Der Zugang von Artikeln kann aus der eigenen Produktion, aus einer Verteilung oder aufgrund einer Bestellung erfolgen. Auch können Artikel durch Kunden zurückgesendet werden. Die Quelle der Zugänge kann also ganz unterschiedlich sein: So können Zugänge auf dem Beschaffungs- oder Produktionsprozess, aber auch auf Rücksendungen mit Ursprung aus dem Vertriebsprozess basieren. In Multi-Site-Systemen können auch Zugänge aus der Verteilung von Artikelmengen zwischen den Standorten vorkommen. Alle vier Typen von Wareneingängen werden mit der Anwendung „Wareneingänge“ erfasst. Durch das Buchen eines Wareneingangs wird die erfasste Menge eines lagergeführten Artikels dem Bestand zugebucht.

Ausgangspunkt kann ein Produktions-, Beschaffungs-, Verteil- oder Vertriebs­auftrag oder ggf. eine Kunden-Rücksendung sein. Diesen Belegen werden die eingegangenen Artikelmengen im Zuge der Wareneingangserfassung zugeordnet. Für jeden Typ (Beschaffung, Produktion, Kunden-Rücksendung und Verteilung) steht in der Anwendung „Wareneingänge“ eine eigene Ansicht mit den jeweils erforderlichen Feldern zur Erfassung von Wareneingängen zur Verfügung.

Auch für das eigene Unternehmen erbrachte Dienstleistungen, die über Beschaffungsaufträge bestellt wurden, werden mit der Anwendung „Wareneingänge“ erfasst.

In diesem Dokument finden Sie die Informationen über die verschiedenen Typen sowie allgemeine Informationen, die auf alle Typen zutreffen, wie z. B. die Beschreibung der Status. Die Ansichten sind in separaten Dokumentationen beschrieben.

1                     Begriffsbestimmung

Belegketten

Die Belegkette zeigt die Verknüpfungen der logisch zusammenhängenden Datenbestände an. Damit können einzelne miteinander verknüpfte Belege zu einem Geschäftsvorfall verfolgt werden. Die Belegkette stellt die Belege primär in ihrem logischen Zusammenhang und sekundär in ihrer chronologischen Reihenfolge dar. Eine typische Belegkette spiegelt die Aktionsfolge eines Geschäftsablaufes wider, wie zum Beispiel Vertriebsangebot, Vertriebsauftrag, Kommissionierung, Lieferung und Rechnung.

Customizing

Vor der Inbetriebnahme eines Comarch-ERP-Enterprise-Systems müssen die Funktionalitäten an die spezifischen betriebswirtschaftlichen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Dieser Prozess wird Customizing genannt und erfolgt in einem Kunden-Adaptierungssystem.

Wareneingang

Eine eingehende Lieferung wird im System mit dem Artikel, der Menge und dem Wareneingangsdatum in einem Wareneingangsbeleg erfasst. Wareneingänge haben immer einen Auftragsbezug.

2                     Typen von Wareneingängen

Ein Wareneingang kann den folgenden Typen entsprechen:

• Beschaffung
• Produktion
• Kunden-Rücksendung
• Verteilung

Hinweis:

Informationen zu den allgemeinen Vorgehensweisen und Aktionen für alle Typen von Wareneingängen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen und Aktionen: Wareneingänge

2.1               Beschaffungseingang

Der Wareneingangstyp „Beschaffung“ dient zum Erfassen und Bear­bei­ten von Wareneingängen aus einer Bestellung. Diese sind auf Beschaffungs­auf­träge zurückzuführen und können nur mit einem Bezug zu einem oder meh­re­ren Beschaffungsaufträgen gebucht werden.

Weitere Informationen zu Wareneingängen aus Beschaffung erhalten Sie in dieser Dokumentation: Wareneingänge aus Beschaffung

2.2               Produktionseingang

Der Wareneingangstyp „Produktion“ dient zum Erfassen und Bearbei­ten von Wareneingängen aus der eigenen Produktion. Diese sind auf Produk­tions­aufträge zurückzuführen und können nur mit einem Bezug zu einem oder mehreren Produktionsaufträgen gebucht werden.

Weitere Informationen zu Produktionseingängen erhalten Sie in dieser Dokumentation: Wareneingänge aus Produktion

2.3               Kunden-Rücksendung

Der Wareneingangstyp „Kunden-Rücksendung“ dient zum Erfassen und Bear­bei­ten von Warenrücksendungen von Kunden. Diese sind entweder

• auf Vertriebs­aufträge zurückzuführen und können dann nur mit einem Bezug zu einem oder mehreren Ver­triebsaufträgen gebucht werden.

Oder

• haben einen Bezug zu einer Kunden-Rücksendung, die in der Regel vom Kunden bereits vor dem Wareneingang angekündigt und im System erfasst wurde. Dazu dient die Anwendung „Kunden-Rücksendungen“. Dann kann der Wareneingang ggf. ohne Bezug zu einem Vertriebsauftrag gebucht.

Weitere Informationen zu Eingängen aus Kunden-Rücksendung erhalten Sie in dieser Dokumentation: Wareneingänge aus Kunden-Rücksendungen

2.4               Verteilauftragseingang

Der Wareneingangstyp „Verteilung“ dient zum Erfassen und Bearbei­ten von Wareneingängen aus einer Verteilung. Diese sind auf Verteil­aufträge zurückzuführen und können nur mit einem Bezug zu einem oder mehreren Verteilaufträgen gebucht werden. Verteilauftragseingänge bestehen nur in Multi-Site-Systemen.

Weitere Informationen zu Verteilauftragseingängen erhalten Sie in dieser Dokumentation: Wareneingänge aus Verteilung

3                     Status und Statusänderungen

Die Statusinformationen der Wareneingänge bilden ein zusätzliches eigenes Informationselement. Mit ihrer Hilfe kann der Benutzer sich schnell ein Bild über den aktuellen Verarbeitungszustand des Wareneinganges machen.

Status werden sowohl auf der Ebene des gesamten Wareneinganges als auch der einzelnen Wareneingangspositionen geführt. Der Status der Wareneingangsbasis fasst ggf. dabei die Status der einzelnen Wareneingangspositionen zusammen. Die Statusinformationen werden gespeichert.

Ein Wareneingang verwendet folgende Status:

• Allgemeiner Status
• Einlagerungsstatus
• Fakturierstatus

Die Wareneingangspositionen haben eigene, ggf. von der Basis abweichende allgemeine Status, die nur in der Belegkette sichtbar sind. Die Wareneingänge und Positionen können die in der Tabelle aufgeführten Status aufweisen.

3.1               Allgemeiner Status

In Bearbeitung

In der Wareneingangsart können Sie den Eröffnungsstatus festlegen, den der Wareneingang beim Erfassen oder nach der Erzeugung erhalten soll. Ist „In Bearbeitung“ festgelegt, dann muss der Wareneingang manuell freigegeben werden bevor er gebucht werden kann. Ein Wareneingang kann den „In Bearbeitung“-Status nicht erneut erhalten, wenn dieser einmal in „Freigegeben“ geändert wurde. Die Einstellung wird sowohl für die Basis als auch für die Positionen verwendet.

Freigegeben

In der Wareneingangsart können Sie den Eröffnungsstatus festlegen, den der Wareneingang beim Erfassen oder nach der Erzeugung erhalten soll. Ist „Freigegeben“ festgelegt, dann muss der Wareneingang nicht manuell freigegeben werden und kann gebucht werden, sobald die Bedingungen dafür erfüllt sind. Die Einstellung wird sowohl für die Basis als auch für die Positionen verwendet.

Erledigt

Wurde die Aktion „Wareneingang buchen“ erfolgreich ausgeführt, dann erhält der Wareneingang und gleichfalls die Positionen den Status „Erledigt“.

Teilweise storniert

Wurde die Aktion „Wareneingang teilweise stornieren“ ausgeführt, dann erhält der teilweise stornierte Wareneingang den Status „Teilweise storniert“. Wurden die Mengen durch diese Aktion vollständig storniert, dann wird der Status „Storniert“ vergeben.

Storniert

Wurde die Aktion „Wareneingang stornieren“ ausgeführt oder wurde der Wareneingang mit der Aktion „Wareneingang teilweise stornieren“ komplett storniert, dann erhält der stornierte Wareneingang den Status „Storniert“.

Ungültig

Das Buchen und Stornieren von Wareneingängen erfolgt blockweise. Deshalb kann beispielsweise der erste Block gebucht werden und danach eine Fehlermeldung bei den Korrekturbuchungen das vollständige Buchen verhindern. In solch einem Fall erhält der Wareneingang den Status „Ungültig“. Der Wareneingang ist dann nicht mehr änderbar, kann aber noch einmal gebucht oder storniert werden. Zuvor muss jedoch die Fehlerursache beseitigt werden.

3.2               Einlagerungsstatus

Der Einlagerungsstatus wird auf Basis- und Positionsebene geführt. Der Einlagerungsstatus in der Basis des Wareneinganges fasst die Positionsstatus zusammen.

Der Einlagerungsstatus auf Positionsebene wird unter folgenden Bedingungen ausgewertet:

• Der Artikel der Position muss einlagerbar sein. Eine Einlagerung ist unter folgenden Bedingungen möglich:
• Der Artikel ist ein „Material“-Artikel und der Materialtyp einer der folgenden:

Lager-Artikel

Varianten-Artikel

Lademittel

Betriebsmittel

• Der Artikel wird im Bestand geführt.
• Die Position ist keine Leergut-Position.
• Die Eingangsmenge muss positiv sein.

Werden die Bedingungen nicht erfüllt, dann wird der Status „Nicht eingelagert“ angezeigt.

Durch einen Lagerauftrag wird zunächst die Einlagerungsmenge der Position ermittelt. Die einlagerbare Menge ist maximal so hoch wie die Eingangsmenge abzüglich der Schrott- und 2.-Wahl-Menge.

Wird der Artikel in weiteren Artikeleinheiten geführt, dann ist die Menge in der Lagereinheit relevant. Die Lagereinheit ist die erste kaufmännische Einheit. Ist keine kaufmännische Einheit vorhanden, dann wird die 1. Artikeleinheit verwendet.

Der Einlagerungsstatus für eine Position wird wie folgt ermittelt:

• Ist die einlagerbare Menge 0, dann erhält die Position den Status „Nicht eingelagert“.
• Ist die einlagerbare Menge geringer als die Eingangsmenge, dann erhält die Position den Status „Teilweise eingelagert“.
• Entspricht die einlagerbare Menge der Eingangsmenge, dann erhält die Position den Status „Komplett eingelagert“

Beachten Sie bitte für einen Auftragspositionenkorrekturbeleg, dass die Positionen in der Regel den Status „Komplett eingelagert“ erhalten. Sie können einen abweichenden Status erhalten, wenn die bereits gespeicherten Positionen eines solchen Belegs nochmal geändert werden. Für diese werden dann die Regeln erneut durchlaufen, um den Status zu ermitteln.

Der Einlagerungsstatus auf Basisebene wird anhand der einlagerbaren Positionen ermittelt. Dazu stehen folgende Informationen zur Verfügung:

• Anzahl der Positionen ohne Löschkennzeichen
• Anzahl der Positionen, die nicht einlagerbar sind
• Anzahl der einlagerbaren Positionen:
• Ermittlung der Positionen, die nicht eingelagert sind
• Ermittlung der Positionen, die komplett eingelagert sind

Der Einlagerungsstatus für die Wareneingangsbasis wird unter Anwendung der Ermittlungsregeln für einlagerbare Positionen wie folgt vergeben:

• Hat der Wareneingang keine Positionen, dann erhält die Wareneingangsbasis den Status „Nicht eingelagert“.
• Entspricht gemäß den Ermittlungsregeln die Anzahl der einlagerbaren Positionen der Anzahl der einlagerbaren Positionen mit dem Einlagerungsstatus „Nicht eingelagert“, dann erhält auch die Wareneingangsbasis den Status „Nicht eingelagert“.
• Entspricht gemäß den Ermittlungsregeln die Anzahl der einlagerbaren Positionen der Anzahl der einlagerbaren Positionen mit dem Einlagerungsstatus „Komplett eingelagert“, dann erhält auch die Wareneingangsbasis den Status „Komplett eingelagert“.
• In allen anderen Fällen wird der Status „Teilweise eingelagert“ vergeben.

3.3               Fakturierstatus

Der Fakturierstatus eines Wareneingangs wird automatisch ermittelt und vom System vergeben. Sobald eine Eingangsrechnung mit einer Wareneingangsposition verknüpft und gebucht ist, wird der Fakturierstatus der Wareneingangsposition gemäß der berechneten Mengen aktualisiert. Der Fakturierungsstatus in der Basis des Wareneinganges fasst die Positionsstatus zusammen.

4                     Korrekturbelegtypen

Verschiedene Aktionen stehen zur Verfügung, einen Wareneingang nach dem Buchen zu korrigieren. Wareneingänge können vollständig oder teilweise storniert werden und ihnen können Auftragspositionen neu zugeordnet werden. Durch jede Korrektur entstehen Korrekturbelege, die den Ursprungsbeleg korrigieren, der in keinem Fall geändert wird.

Für die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen ist wichtig zu wissen, durch welchen Prozess der Korrekturbeleg entstanden ist. Aus diesem Grund werden verschieden Korrekturbelegtypen verwendet. Der originale Wareneingang, mit dem Artikel vereinnahmt wurden, entspricht immer dem Korrekturbelegtyp „Ursprungsbeleg“. Für die Korrekturbelege zum Ursprungsbeleg bestehen die folgenden Korrekturbelegtypen:

• Stornobeleg
• Auftragspositionenkorrekturbeleg
• Auftragspositionenstornobeleg
• Teilstornobeleg

5                     2.-Wahl- und Schrottmengen

Soll über den Wareneingang beispielsweise eine Qualitätskontrolle stattfinden, dann kann dafür in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Lagerlogistik“, die Funktion „2.-Wahl-/Schrott­mengen in Wareneingängen erfassen“ aktiviert werden. Bei aktivierter Funktion können für Wareneingangspositionen sowohl 2.‑Wahl-Artikel als auch Schrottmengen erfasst werden. Beide werden von der Eingangsmenge der gelieferten Artikel abgezogen, sodass sich eine „Gutmenge“ ergibt:

Eingangsmenge – „2.-Wahl-Menge“ – „Schrottmenge“ = Gutmenge

2.-Wahl-Artikel

Für eine Wareneingangsposition (Grundposition) kann eine 2.-Wahl-Position (Detailposition zur Grundposition) erfasst werden, über die ein 2.-Wahl-Artikel mit entsprechender Menge etc. erfasst wird. Dabei darf der abweichende Artikel bzgl. des Ausprägungstyps vom gelieferten Artikel abweichen. Außerdem kann ein abweichender Lagerort erfasst werden.

Die Menge der 2.-Wahl-Position wird von der Menge der Wareneingangsposition abgezogen. Daraus folgt eine „Gutmenge“, die für die Wareneingangsposition gebucht, eingelagert und in der zugehörigen referenzierten Belegposition als geliefert angezeigt wird.

2.-Wahl-Positionen werden für Beschaffung und Verteilung ohne Auftragsbezug im Wareneingang erfasst und separat gebucht. In der Buchung wird lediglich der Wareneingangsbeleg vermerkt.

Für referenzierte Produktionsauftragspositionen wird die 2.-Wahl-Menge und die Schrottmenge als Ausschussmenge zurückgemeldet und angezeigt.

Für referenzierte Kunden-Rücksendungen wird in den Kunden-Rücksendungspositionen die Eingangsmenge aktualisiert, die sowohl 2.-Wahl- als auch Schrottmenge enthält.

Für die Buchung der 2.-Wahl-Menge wird derselbe Buchungsschlüssel wie für die Gutmenge verwendet. Die Bewertung der Buchung erfolgt entweder über den mit dem Buchungsschlüssel festgelegten Bewertungspreis aus den Artikel-Rechnungswesendaten des 2.-Wahl-Artikels oder über einen im Positionseditor manuell erfassten Preis.

Schrottmenge

Wird für eine Wareneingangsposition eine Schrottmenge erfasst, dann wird diese von der Eingangsmenge abgezogen. Eine Ausnahme bildet die Kunden-Rücksendung, da für diese die komplette Eingangsmenge inkl. 2.-Wahl- und Schrottmenge berücksichtigt wird. Für Eingänge aus Produktionsaufträgen wird die Schrottmenge als Ausschussmenge dokumentiert.

Die Schrottmenge wird nicht gebucht.

Wird der eingegangene Artikel in Ausprägungen geführt, dann kann auf Artikel- und optional auch auf Ausprägungsebene eine Schrottmenge erfasst werden. Dabei können sich die Ausprägungsmengen und Schrottmengen von der Eingangsmenge unterscheiden. Beim Buchen des Wareneingangs wird geprüft, ob die Gutmenge des eingegangen Artikels mit der Gutmenge der zugeordneten Ausprägungen übereinstimmt.

6                     Ausprägungen im Wareneingang

Mithilfe einer Ausprägung kann eine Teilmenge eines Artikels identifiziert wer-den. Das ERP-System stellt folgende Ausprägungstypen zur Verfügung:

• Charge
• Los
• Seriennummer mit Bestandsführung
• Seriennummer ohne Bestandsführung

Eine Ausprägung wird durch eine Ausprägungsnummer identifiziert und verfügt über eigene Ausprägungsstammdaten. In den Artikel-Stammdaten werden für Ausprägungen weitere Einstellungen festgelegt. Beim Wareneingang von solchen ausprägungsgeführten Artikeln sind Besonderheiten zu beachten.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Ausprägungen im Wareneingang

7                     Einheiten im Wareneingang

In Wareneingängen müssen Mengeneinheiten für alle weiteren Artikeleinheiten erfasst werden, sofern der Artikel in weiteren Artikeleinheiten geführt wird.

Weitere Informationen zu den Konsequenzen finden Sie in dieser Dokumentation: Einheiten im Wareneingang

8                     Wareneingangsarten

Wareneingangsarten identifizieren zusammen mit einer Nummer einen Wareneingang eindeutig. Außerdem wird in der Wareneingangsart festgelegt, für welchen Typ von Wareneingang die Art verwendet wird: Wareneingänge aus Beschaffung, Wareneingänge aus Produktion, Kunden-Rücksendungen oder Wareneingänge aus Verteilung. Damit wird auch festgelegt, in welcher Ansicht ein Wareneingang bearbeitet wird. In den Wareneingangsarten werden ergänzend weitere Einstellungen und Vorschlagswerte für die Wareneingänge hinterlegt.

Weitere Informationen zu Wareneingangsarten finden Sie in dieser Dokumentation: Wareneingangsarten

9                     Belegkette

Die Belegkette bildet die Verknüpfungen logisch zusammenhängender Belege ab, wie z. B. zwischen einem Beschaffungsauftrag und den zugehörigen Wareneingängen. Sie ist ein Instrument zur Visualisierung der Zusammenhänge und zur Navigation.

Die Belegkette wird in einem andockbaren Fenster zur Verfügung gestellt. Darin wird entweder die Belegkette zum aktuell geöffneten Beleg dargestellt oder in Cockpit-Anwendungen zum in der Ergebnisliste ausgewählten Beleg. Wird eine Position ausgewählt, dann werden die Belegbeziehungen der Position dargestellt. Mit einem Mausklick auf einen Beleg in der Belegkette kann zu diesem gewechselt werden.

Die Belegkette stellt einen eigenen Datenbestand dar. Belegverknüpfungen stehen auf Ebene der Basisdaten und i. d. R. auch auf der Ebene der Einzelpositionen von Belegen zur Verfügung und sind auf beiden Ebenen abfragbar. Für Wareneingänge kann in den Wareneingangsarten festgelegt werden, ob die Belegkettenbeziehungen auf Ebene der Positionen gespeichert werden sollen. Die Daten werden mit Auftragsfortschritt ständig aktualisiert.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Belegkette

10                Cockpits

Cockpit-Anwendungen sind Abfrage-Anwendungen. Mit ihnen kann sich ein Benutzer einen Überblick verschaffen, z. B. zu verfügbaren Beständen oder zu Wareneingängen, die mit dem Status „In Bearbeitung“ gekennzeichnet sind. Darüber hinaus dienen sie der Massenverarbeitung.

Für Wareneingänge werden folgende Cockpit-Anwendungen in den Frameworks „Beschaffung“ und „Lagerlogistik“ zur Verfügung gestellt:

• Cockpit: Wareneingänge
• Cockpit: Wareneingänge/Positionen

Weitere Informationen finden Sie in diesen Dokumentationen:

• Cockpit: Wareneingänge
• Cockpit: Wareneingänge/Positionen

11                Customizing

In der Anwendung „Customizing“ können Sie Folgendes für die Anwendung „Wareneingänge“ festlegen:

• Wareneingangslagerort
• Wareneingänge automatisch Rechnungen zuordnen
• -Wahl-/Schrottmengen in Wareneingängen erfassen
• Stornierungsgrund-Verwendung Wareneingang
• Belegdokument-Vorlage für ein Wareneingangsetikett

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Customizing: Lagerlogistik

12                Berechtigungen für die Anwendung „Wareneingänge“

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.

12.1          Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung „Wareneingänge“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

12.2          Organisations-Zuordnungen

Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.

Damit einer Person die Anwendung „Wareneingänge“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Mandant
• Beschaffung (für Wareneingänge aus Beschaffung)
• Lagerlogistik
• Vertrieb (für Wareneingänge aus Verteilung und Kunden-Rücksendung)

Damit eine Person einen Wareneingang abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Wareneingangsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.

Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.

12.3          Besonderheiten

Für die Anwendung „Wareneingänge“ bestehen keine Besonderheiten.

12.4          Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung „Wareneingänge“ ist für folgende Typen von Geschäftspartnern freigegeben:

• Kunden
• Lieferanten

Jeweils nur lesender Zugriff auf die eigenen Daten.