Comarch Financials Enterprise bietet die Möglichkeit ein Rechnungseingangsbuch zu führen. In einem Rechnungseingangsbuch können Eingangsrechnungen unmittelbar nach dem Posteingang vorerfasst werden,  bevor diese zur Kontrolle an die entsprechenden Abteilungen bzw. Sachbearbeiter weitergeleitet werden.

Für die Vorerfassung der Rechnungseingänge sind eigene Belegarten erforderlich. Über diese Belegarten steuern Sie, für welche Felder zwingend eine Eingabe im Rechnungseingangsbuch erforderlich ist. Die Erfassung kann so auf wenige Pflichtfelder begrenzt werden, sodass auch ein Benutzer ohne spezielle Buchhaltungskenntnisse diese Tätigkeit durchführen kann. Jedem Rechnungseingang wird bei der Erfassung automatisch eine eindeutige fortlaufende Satznummer aus dem Nummernkreis Rechnungseingangsbuch der Anwendung Customizing zugeordnet.

Ist die Vorerfassung abgeschlossen, können Sie den Rechnungseingang für den Buchungsdialog freigeben. Die Funktion Rechnungseingangsbuch muss für den Buchungsdialog über die Belegart aktiviert werden, mit der Sie Eingangsrechnungen buchen. Dies erfolgt, indem Sie das Feld Buchung aus Rechnungseingangsbuch in der Anwendung Belegarten Finanzbuchhaltung für die entsprechende Belegart aktivieren.

Während des Buchens im Buchungsdialog haben Sie die Möglichkeit über die Tastenkombination (Shortcut) [Alt+Pfeil-nach-unten] im Feld Beleg die Auswahlanzeige Rechnungseingangsbuch suchen zu öffnen. Hier werden alle Rechnungseingänge zur Auswahl angezeigt, die für den Buchungsdialog freigegeben sind.

Aufgrund der Anzeige der vorerfassten Rechnungseingänge im Cockpit Rechnungseingangsbuch kann jederzeit kontrolliert werden, welche Rechnungen noch nicht gebucht bzw. noch im Umlauf sind.

Einstellungen

Für die Funktion des Rechnungseingangsbuches, sind Einstellungen in den folgenden Anwendungen vorzunehmen.

Customizing

In der Anwendung Customizing muss für das Framework Finanzbuchhaltung unter der Funktion Allgemein ein Nummernkreis für das Rechnungseingangsbuch festgelegt sein. Dies erfolgt automatisch durch das Setup.

Nummernkreise

In der Anwendung Nummernkreise können Sie den Nummernkreis für die automatische Vergabe der Belegnummer im Rechnungseingangsbuch festlegen. Sofern Sie hier einen Nummernkreis festlegen, muss dieser vom Typ Finanzbuchhaltung Rechnungseingangsbuchbeleg sein. Unter dem Karteireiter Definition legen Sie die Bestandteile fest, aus denen sich die zu erzeugende Belegnummer des Nummernkreises zusammensetzen soll. Dazu geben Sie für alle Bestandteile der Nummer die Herkunft des Wertes sowie dessen Format an. Weitere Informationen zu Nummernkreisen finden Sie im Dokument Nummernkreise.

Belegarten Finanzbuchhaltung

Um vorerfasste Rechnungseingänge aus dem Rechnungseingangsbuch im Buchungsdialog zu buchen, muss die Funktion Rechnungseingangsbuch aktiviert werden. Unter dem Karteireiter Allgemeines der Anwendung Belegarten Finanzbuchhaltung aktivieren Sie für die Belegarten, mit denen Sie Eingangsrechnungen buchen, das Feld Buchung aus Rechnungseingangsbuch.

Belegarten Rechnungseingangsbuch

Über die Belegarten werden die Eingabefelder und Funktionen für das Rechnungseingangsbuch beeinflusst. In den Belegarten kann festgelegt werden, für welche Felder im Rechnungseingangsbuch Eingaben erforderlich sind. Darüber hinaus können Sie der Belegart einen Nummernkreis zuordnen, aus dem beim Buchen die Belegnummer gebildet werden soll. Dieser Nummernkreis muss vom Typ Finanzbuchhaltung Rechnungseingangsbuchbeleg sein.

Arbeiten mit dem Rechnungseingangsbuch

Sofern Sie die Einstellungen aus dem Kapitel Einstellungen vorgenommen haben, können Sie mit dem Rechnungseingangsbuch arbeiten.

In diesem Kapitel erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Anwendungen und Vorgehensweisen zum Rechnungseingangsbuch.

Rechnungseingangsbuch

Die Anwendung Rechnungseingangsbuch dient der Vorerfassung von Eingangsrechnungen, ohne diese sofort zu buchen. Bei der Vorerfassung werden nur minimale Kontrollen durchgeführt. Diese Kontrollen sind unter anderem abhängig von den Einstellungen in der Belegart für das Rechnungseingangsbuch. Ist beispielsweise das Feld Belegnummer erforderlich in der verwendeten Belegart aktiviert, muss für den Rechnungseingang zwingend eine Belegnummer angegeben werden.

Die Erfassung der Rechnungseingänge kann so auf wesentliche Daten, wie z.B. das Belegdatum und  Felder, für die laut Belegart eine Angabe erforderlich ist, begrenzt werden. Die hier angegebenen Werte dienen als Vorbelegung der gleichnamigen Felder im Buchungsdialog.

Zur Weiterverarbeitung der vorerfassten Rechnungseingänge stehen anwendungsbezogene Aktionen zur Verfügung. Sie können Rechnungseingänge für den Buchungsdialog freigeben oder auf den Status In Bearbeitung zurücksetzen.

Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Rechnungseingangsbuch.

Buchungsdialog

Vorerfasste Rechnungseingänge mit dem Status Freigegeben können im Buchungsdialog gebucht werden. In der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung haben Sie während des Buchens die Möglichkeit über die Tastenkombination (Shortcut) [Alt+Pfeil-nach-unten] im Feld Beleg die Auswahlanzeige Rechnungseingangsbuch suchen zu öffnen. Hier werden alle Rechnungseingänge zur Auswahl angezeigt, die für den Buchungsdialog freigegeben sind.

Durch die Auswahl eines Rechnungseingangs zum Buchen werden die vorerfassten Daten automatisch übernommen. Hier können die Kontierungen (z. B. Gegenkonto, Steuerschlüssel usw.) ergänzt werden.

Wurde bereits bei der Vorerfassung eine Belegnummer angegeben, wird diese bei der Übernahme in den Buchungsdialog auch als OP-Nummer vorgeschlagen. Ist die Belegnummer im Buchungsdialog nicht gefüllt, wird diese aufgrund der Buchungsperiode und dem Buchungsdatum aus dem Nummernkreis der verwendeten Belegart ermittelt und ebenfalls als OP-Nummer übernommen.

Mit dem anschließenden Buchen der Rechnung wird der Status der Rechnung im Rechnungseingangsbuch auf Gebucht geändert.

Sofern Sie die Buchung einer Eingangsrechnung stornieren, wird auch der Beleg im Rechnungseingangsbuch freigegeben. D.h. die Eingangsrechnung bekommt den Status Freigegeben und ist im Buchungsdialog wieder auswählbar.

Eingangsrechnungen importieren

Neben der Erfassung über die Anwendung Rechnungseingangsbuch haben Sie die Möglichkeit Eingangsrechnungen aus Fremdsystemen zu importieren. Dazu steht Ihnen im Menü der Finanzbuchhaltung die Hintergrundanwendung Eingangsrechnungen importieren zur Verfügung. Bei Aufruf der Hintergrundanwendung öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie das Importverzeichnis angeben, aus dem der Import erfolgen soll.

Beim Import der Eingangsrechnungen gelten die gleichen Regeln wie bei der Erfassung über die Anwendung Rechnungseingangsbuch. Das bedeutet, dass auch für den Import von Eingangsrechnungen über die Belegart gesteuert wird, welche Werte zwingend im Rechnungseingangsbuch enthalten sein müssen.

Darüber hinaus können Sie Eingangsrechnungen mit Hilfe der Anwendung Daten importieren in das Rechnungseingangsbuch importieren. Die Vorgehensweise dazu ist in dem Dokument Rechnungseingangsbuch importieren beschrieben.

Cockpit: Rechnungseingangsbuch

Mit der Anwendung Cockpit: Rechnungseingangsbuch verschaffen Sie sich einen Überblick über alle oder einzelne vorerfasste Eingangsrechnungen und deren Statusinformationen. Das Cockpit bietet Ihnen somit die Möglichkeit zu kontrollieren, welche Rechnungen noch nicht gebucht sind.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Rechnungseingangsbuch.