1              Themenübersicht

Provisionen sind Entgelte für Dienstleistungen, die im Vertriebsprozess erbracht werden. Mit ihnen gibt ein Unternehmen seinen Vertretern gezielt Anreize, in seinem Sinne aktiv zu werden. Als Provisionsempfänger können alle Partner gekennzeichnet werden, die in der Anwendung „Partner“, Ansicht „Basis“, als Vertreter gekennzeichnet sind. Dies können Mitarbeiter des eigenen Unternehmens sein, für die eine Provision ein Bestandteil der Lohn- oder Gehaltsabrechnung darstellt. Das können aber auch externe Partner sein, wie z. B. Handelsvertreter, die eine Provision aus den von ihnen vermittelten Geschäften erhalten.

Die Provisionsabrechnung basiert auf den erstellten Ausgangsrechnungen, den Provisionsvereinbarungen und den Vertriebsaufträgen, in denen zum einen die provisionsberechtigten Vertreter hinterlegt, zum anderen spezielle Provisionsbeträge für Aufträge oder spezielle Provisionsprozentsätze für einzelne Auftragspositionen angegeben werden können.

In diesem Dokument erfahren Sie, welche Stammdaten und welche Belege als Grundlage für die Provisionsberechnung herangezogen werden und in welchen Schritten eine Provisionsabrechnung erfolgt.

2              Begriffsbestimmung

Provisionen

Provisionen sind Entgelte für Dienstleistungen, die im Vertriebsprozess erbracht werden. Mit ihnen gibt ein Unternehmen seinen Vertretern gezielt Anreize in seinem Sinne aktiv zu werden. Beispielsweise könnte ein Vertreter für jeden durch ihn verkauften Artikel eine Provision erhalten. Provisionen werden auf Basis von Ausgangsrechnungen entweder prozentual ermittelt oder als Festbetrag hinterlegt. Die Grundlagen für die Provisionsermittlung werden in Provisionsvereinbarungen festgelegt.

Provisionsbasis

Die Provisionsbasis ist der für die Berechnung der Provision heranzuziehende Wert. Dieser Wert ergibt sich stets aus einer Ausgangsrechnung unter Berücksichtigung weiterer Festlegungen wie beispielsweise, ob der Nettoerlös, Bruttoerlös oder Deckungsbeitrag herangezogen wird oder ob die Ausgangsrechnung Artikel enthält, für die keine Provisionen gewährt werden.

Provisionsebenen

Provisionsvereinbarungen können auf verschiedenen Provisionsebenen festgelegt werden. Beispielsweise kann vereinbart werden, dass Provisionen pro Vertreter für bestimmte Kunden oder Artikel gewährt werden. Auch eine Kombination aus Vertreter, Kunde und Artikel oder Klassifikationen ist möglich. Kunde, Artikel oder die Kombinationen sind die Provisionsebenen, auf denen Provisionen gewährt werden.

Provisionsfestbetrag

Ein Provisionsfestbetrag ist ein im Vertriebsauftrag festgesetzter Betrag, der als Provision für einen Auftrag oder eine einzelne Auftragsposition gezahlt wird.

Provisionsprozente

Provisionsprozente sind die festgelegten Prozente, mit denen die Provision auf Basis der Provisionsbasis ermittelt wird. Provisionsprozente können beispielsweise gezielt für eine Auftragsposition oder in einer Provisionsvereinbarung für eine Provisionsebene festgelegt werden.

3              Prozess

Der Prozess der Provisionsabrechnung erfordert mehrere Schritte, die nachfolgend erläutert werden.

3.1               Prozessgrafik

3.2               Prozessbeschreibung

Zunächst sind Provisionen mit Vertretern zu vereinbaren, damit Provisionen berechnet werden können. Basis der Provisionsberechnung sind neben der Vereinbarung die Ausgangsrechnungen.

Mithilfe der Anwendung „Provisionen berechnen“ können Sie aufgrund der zum gewählten Zeitpunkt vorhandenen Daten der Ausgangsrechnungen und der entsprechenden Provisionsvereinbarungen die Provisionen berechnen lassen.

Die berechneten Daten werden in der Anwendung „Provisionsabrechnung“ bereitgestellt. Die Abrechnungsdaten können Sie als Berichtsdokument ausgeben.

Provisionen berechnen

Für die Berechnung können Sie in der Anwendung „Provisionen berechnen“ die Provisionsbasis wählen. Folgende Einträge stehen zur Verfügung:

• Nettoerlös
• Bruttoerlös
• Deckungsbeitrag

Hinweis:

Nur der Eintrag „Nettoerlös“ berücksichtigt die Einstellungen der Vertriebspreis-Komponentenarten, die zur Preisberechnung herangezogen wurden. So werden z. B. Zuschläge, die über die Vertriebspreis-Komponentenart als nicht provisionsfähig gekennzeichnet sind, nicht im provisionsfähigen Nettoerlös berücksichtigt.

Hinweis:

Frachtkosten sind nicht provisionsfähig.

Das in der Anwendung „Provisionen berechnen“ angegebene Berechnungsdatum wird in den berechneten Provisionsdaten gespeichert und kann für die Provisionsabrechnung als Suchmerkmal benutzt werden.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Provisionen berechnen

Provisionsabrechnung

Die berechneten Provisionsdaten werden in der Anwendung „Provisionsabrechnung“ angezeigt. Sie können für jede dem Vertreter zugeordnete Ausgangsrechnung die Provisionsbeträge ändern und den Status „Abgerechnet“ vergeben. Einmal abgerechnete Provisionen können mit der Anwendung Provisionsabrechnung angezeigt, aber nicht mehr verändert werden.

Weitere Informationen zum Ändern und Abrechnen von Provisionen finden Sie im Dokument „Provisionsabrechnung“.

Hinweis:

Eine nachträgliche Änderung z. B. der Provisionsvereinbarungen hat keinen Einfluss auf bereits berechnete Provisionen. Ausgangsrechnungen können nachträglich nicht mehr einem Vertreter zugeordnet werden.

Provisionsabrechnung ausgeben

Für die tatsächliche Abrechnung der Provisionen mit Ihrem Vertreter kann die Anwendung „Provisionsabrechnung ausgeben“ hilfreich eingesetzt werden. Mit dieser Anwendung können Sie ein Berichtsdokument ausgeben und damit die berechneten und bei Bedarf geänderten Provisionen belegen.

Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Dokument: Provisionsabrechnungen ausgeben

4                     Basis der Provisionen: Ausgangsrechnungen

Die Ausgangsrechnungen sind die Grundlage der Provisionsberechnung: Sie stellen die Daten für die Provisionsberechnung bereit, indem sie spezielle auftragsbezogene Provisionsvereinbarungen aus den Vertriebsaufträgen und die Ausgangsrechnungswerte als Provisionsbasis bereitstellen.

Als Provisionsbasis können folgende Ausgangsrechnungswerte benutzt werden:

• Bruttoserlös
• Deckungsbeitrag
• Nettoerlös

Hinweis:

Bei der Ermittlung des Nettoerlöses werden die Zu-/Abschläge gemäß den Einstellungen der Vertriebspreis-Komponentenarten berücksichtigt und können dadurch vom Nettoerlös der Ausgangsrechnung abweichen.

Ausgangsrechnungen im Status „Ungültig“ werden bei der Berechnung der Provisionen nicht berücksichtigt.

Hinweis:

Frachtkosten sind nicht provisionsfähig.

5                     Einstellungen

Für die Provisionsberechnung und -abrechnung werden folgende Daten und Einstellungen benötigt.

5.1               Partnerrolle „Vertreter“

Die provisionsberechtigten Vertreter werden in der Anwendung „Partner“, Ansicht „Basis“, als „Vertreter“ gekennzeichnet. Damit Provisionen für die so gekennzeichneten Vertreter auf erzielte Umsätze aus Vertriebsaufträgen berechnet werden können, müssen sie in den Partner-Stammdaten des Kunden, mit dem Umsatz erzielt wird, als zugeordnete Vertreter eingetragen sein. Jedem Kunden können mehrere Vertreter zugeordnet werden. Für die Provisionsabrechnung werden die ersten drei Vertreter, entsprechend der Reihung ihrer Zuordnung, als Vorschlagswerte in die Vertriebsaufträge übernommen.

Weitere Informationen, z. B. wie Sie Partner mit der Partnerrolle „Vertreter“ erfassen, finden Sie im Dokument „Partner“.

Hinweis:

In einem Multi-Site-System ist die „Vertreter“-Partnerrolle in den Partner-Stammdaten des Vertreters für jede Organisation festzulegen, für die der Vertreter provisionsberechtigt sein soll.

5.2        Provisionsvereinbarungen

In den Provisionsvereinbarungen werden die Prozentsätze festgelegt, die für die Provisionsberechnung je Vertreter herangezogen werden sollen. Diese Prozentsätze sind abhängig von gewährten Rabatten.

Hinweis:

Die Prozentsätze der Provisionsvereinbarungen werden für die Berechnung nur dann herangezogen, wenn im Vertriebsauftrag weder ein Provisionsprozentsatz für die Basis und die Positionen noch ein Provisionsbetrag für die Basis eingetragen wurde.

Zusätzlich können die Vereinbarungen für folgende Provisionsebenen bestimmt werden:

• Allgemein
• Kunde
• Kunde + Artikel
• Kunde + Artikel-Klassifikation
• Kunden-Klassifikation
• Kunden-Klassifikation + Artikel
• Kunden-Klassifikation + Artikel-Klassifikation
• Artikel
• Artikel-Klassifikation

Die Prioritäten und Verwendung dieser Ebenen steuern Sie in der Anwendung „Customizing“.

Einzelheiten zur Erfassung von Provisionsvereinbarungen finden Sie im Dokument „Provisionsvereinbarungen“.

5.3        Vertriebspreis-Komponentenarten

In den Vertriebspreis-Komponentenarten können Sie festlegen, ob Zuschläge oder Rabatte für die Berechnung der Provisionen berücksichtigt werden sollen. Die getroffenen Einstellungen finden Berücksichtigung sowohl bei der Vertriebspreisermittlung aus Preislisten als auch durch die Erfassung von Zuschlägen und Rabatten im Vertriebsauftrag.

In der Ausgangsrechnung werden der Nettoerlös und der entsprechend abweichende provisionsfähige Betrag ermittelt. Bei der Provisionsberechnung wird dieser provisionsfähige Betrag nur dann herangezogen, wenn als Provisionsbasis die Einstellung „Nettoerlös“ gewählt wird.

5.4               Vertriebsaufträge

Im Vertriebsauftrag werden aus den Partner-Stammdaten des Kunden die provisionsberechtigten Vertreter vorgeschlagen. Sie können andere Vertreter zuordnen, jedoch nur solche, die in den Kundendaten als Vertreter hinterlegt wurden. Für die Provisionsberechnungen werden nur die Vertreter herangezogen, die im Vertriebsauftrag zugeordnet sind.

Die Provisionsvereinbarungen kommen nur dann zum Tragen, wenn keine abweichenden Einstellungen im Vertriebsauftrag vorgenommen werden. Abweichungen legen Sie fest, indem Sie im Vertriebsauftrag feste Provisionsprozente entweder in der Basis oder den Positionen eintragen, die dann für alle zugeordneten Vertreter für die Provisionsberechnung herangezogen werden.

Alternativ kann für einen Vertriebsauftrag ein Provisionsfestbetrag in der Vertriebsauftragsbasis festgelegt werden, der dann für alle zugeordneten Vertreter berücksichtigt wird.

Der Vertriebsauftrag umfasst die notwendigen Informationen für die Provisionsberechnung. Diese werden beim Erzeugen der Ausgangsrechnung übernommen, sodass auf deren Grundlage eine Provisionsberechnung erfolgen kann.

Weitere Informationen zur Vertreterzuordnung und den abweichenden Einstellungen zu Provisionsvereinbarungen in Vertriebsaufträgen finden Sie in der Dokumentation „Vertriebsaufträge“.