1 Themenübersicht
Mit dem Framework „Projekte“ steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie unternehmensinterne und externe Projekte verwalten, überwachen, und abrechnen können, sowie projektbezogen Material beschaffen oder produzieren können. Bestehende Belege können Sie mit einem Projekt verknüpfen und Kosten und Erlöse hieraus einfließen zu lassen.
Das Framework enthält zudem ein Planungswerkzeug zur Mitarbeiterplanung auf Projektschrittebene. Über die Cockpits steht Ihnen neben dem Projektcontrolling eine Reihe von Aktionen zur Verfügung, um einfach und komfortabel mit einer Vielzahl von Projekten bzw. Projektschritten zu arbeiten.
Mithilfe der Anwendungen des Frameworks „Zeiterfassung“ können Sie projektschrittbezogen Zeiten erfassen, diese auswerten und abrechnen.
2 Begriffsbestimmung
Projektart
Projektarten dienen der Identifikation von Projekten und der Festlegung des Projekttyps. Sie enthalten Einstellungen und Vorschlagswerte für Projekte, z. B. den Eröffnungsstatus und Folgebelegarten.
Projekt
Ein Projekt ist ein in der Regel einmaliges Vorhaben, bei dem innerhalb einer festgelegten Zeitspanne ein Ziel erreicht werden soll. Dazu wird das Projekt in Schritte unterteilt, die wiederum innerhalb einer festgelegten Zeitspanne durchgeführt werden sollen. Zur Abrechnung der in einem Projekt erbrachten Leistungen werden Vertriebsaufträge verwendet.
Projektschritt
Projektschritte gliedern Projekte und können einzeln abgerechnet werden. Sie werden innerhalb eines Projekts erfasst, sie können jedoch in anderen Projekten wiederverwendet werden. Die Projektschritte werden eindeutig durch die Projektschrittnummer identifiziert. Zusätzlich können sie einer Projektschrittart zugeordnet werden.
Projektschrittarten
Projektschrittarten dienen der Beschreibung von Projektschritten und können diesen optional in einem Projekt zugeordnet werden. Sie werden nicht für die Identifikation von Projektschritten verwendet. Projektschrittarten enthalten Projektschrittphasen und legen den Status fest, mit dem Projektschritte in einem Projekt erfasst werden.
Projektschrittphase
Eine Projektschrittphase beschreibt ein Stadium eines Projektschritts. Die Projektschrittphasen werden in der gewünschten Reihenfolge einer Projektschrittart zugeordnet. Dadurch kann in einem Projekt für jeden Projektschritt eine Projektschrittphase ausgewählt werden, die den Projektschritt näher beschreibt.
Projektaktivitäten
Projektaktivitäten dienen dazu, einzelne Arbeitsschritte eines Projektschritts konkret zu terminieren und einem oder mehreren Bearbeitern zuzuweisen, die für die Erledigung der Aktivität verantwortlich sind. Projektaktivitäten sind Einzelaktivitäten, die einem Projektschritt zugeordnet werden. Sie können nur einzeln bearbeitet werden.
3 Prozesse und Belegkette
Im Folgenden werden die betriebswirtschaftlichen Prozesse für das Projektmanagement und die Zeiterfassung sowie die dadurch ggf. entstehenden Beziehungen zu anderen Anwendungen und Business Entitys beschrieben.
3.1 Übersicht Prozessschritte
Das zentrale Element im Prozess des Projektmanagements ist das Projekt. Ein Projekt können Sie in Projektschritte unterteilen, denen Kosten und Erlöse zugeordnet werden.
Darüber hinaus können Sie bereits bestehende Belege, z. B. Vertriebsangebote, Verteilaufträge oder Beschaffungsaufträge, mit dem Projekt oder einem seiner Schritte verknüpfen. Diese Belege werden ebenfalls bei der Ermittlung der Kosten und Erlöse berücksichtigt.
Zur Durchführung eines Projekts können Sie der Projektbasis oder den einzelnen Projektschritten Aktivitäten zuordnen.
Im Framework „Zeiterfassung“ erfassen Sie die durch Ihre Mitarbeiter für ein Projekt aufgewendete Zeit und ordnen diese den entsprechenden Projektschritten zu. Wiederkehrende Tätigkeiten können Sie in Projektzeitvorlagen erfassen und beliebig oft wiederverwenden.
Die in der Zeiterfassung dokumentierten Leistungen rechnen sie mit Ihren Kunden ab, indem Sie Vertriebsaufträge erzeugen. Über die Anwendung „Artikelzuordnungen“ legen Sie fest, für welche Leistungen welche Dienstleistungs-Artikel für die Vertriebsauftragspositionen verwendet werden sollen.
3.2 Belegkette
In der Belegkette zum Projekt sind folgende nachgelagerte Belege sichtbar, sobald sie über eine Belegbeziehung verbunden sind:
| Beleg | Bedingung für Anzeige |
| Vertriebsauftrag | Zur Abrechnung der Projektschritte können Sie Abrechnungspositionen erfassen, mit denen Vertriebsaufträge erzeugt werden.
Eine Basis eines Vertriebsauftrags können Sie zudem für einzelne Projektschritte in der Anwendung „Projekte“ erzeugen. In der Anwendung „Projektbelege“ können Sie bereits bestehende Vertriebsaufträge mit einem Projekt oder einem Projektschritt verknüpfen |
| Vertriebsangebot
Beschaffungsangebot Beschaffungsauftrag Verteilauftrag Produktionsauftrag |
Die Belegbasis dieser Belege können Sie für einzelne Projektschritte in der Anwendung „Projekte“ erzeugen.
In der Anwendung „Projektbelege“ können Sie bereits bestehende Belege mit einem Projekt oder einem Projektschritt verknüpfen |
3.3 Bearbeitungsschritte
Wie Sie die Kosten und Erlöse Ihres Projekts berechnen, ist im Kapitel „Aktion: Kosten und Erlöse berechnen“ der Dokumentation „Projekte“ beschrieben. Zudem enthalten die Feldbeschreibungen der Felder des Karteiereiters „Controlling“ Informationen darüber, wie die Werte ermittelt werden.