Alle Personen und Organisationen werden im ERP-System als Partner dargestellt und nur einmal unter einer Identifikation erfasst, unabhängig davon, ob sie als Kunde, Lieferant oder einer anderen Rolle in den Geschäftsprozessen in Erscheinung treten. Die Daten zu einem Partner werden nur an einer Stelle gespeichert. Gleichzeitig können Sie den Partner auf verschiedene Weise in unterschiedlichen Geschäftsprozessen verwenden. Ein Anwendungsbeispiel ist eine mehrstufige Aufbauorganisation, von der Konzernzentrale bis zur kleinsten Abteilung.
Partner gehören zu den Stammdaten eines Unternehmens. Mit dem Begriff „Partner“ werden Personen und Organisationen bezeichnet, die für die interne oder externe Abwicklung von Unternehmensprozessen relevant sind. Ein Partner kann verschiedene Rollen annehmen. Eine Rolle bedeutet, dass ein Partner in den Prozessen eine bestimmte Position einnimmt und eine bestimmte Aufgabe hat.
Beispiel:
Ein Partner in der Rolle des Mitarbeiters kann gleichzeitig auch ein Partner mit der Partnerrolle Kunde sein, wenn er zum Beispiel im Werksverkauf des eigenen Unternehmens etwas einkauft.
Ein Partner hat unabhängig von der Partnerrolle und den zugeordneten Daten immer nur eine einzige, eindeutige Identifikation. Diese wird z. B. in den Belegen der Frameworks „Vertrieb“ oder Beschaffung“ verwendet. Für Partnerrollen werden rollenspezifische Daten erfasst, so z. B. Lieferantendaten für Partner in der Rolle „Lieferant“. Für jeden Partner werden Basisdaten erfasst, wie z. B. die Adressdaten.
In diesem Dokument bekommen Sie einen Überblick, welche Stammdaten für einen Partner einzurichten sind, und wo Sie Informationen über das Importieren und das Reorganisieren von Partner-Stammdaten finden.
Die Beschreibung der Anwendung „Partner“ finden Sie in der Dokumentation „Partner“.
1 Partner-Stammdaten
Ein Partner benötigt Daten, die ihn beschreiben, und Daten, mit denen die Rolle eines Partners in anderen Bereichen festgelegt ist. Beispielsweise beschreiben Sie einen Partner mit Adress- und Kommunikationsdaten. Alle diese Daten zählen zu den Stammdaten eines Partners.
Stammdaten erfassen Sie nicht ausschließlich in der Anwendung „Partner“ (siehe Dokumentation „Partner“). Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung zu den Stammdatenanwendungen für Partner.
1.1 Anreden
Eine Anrede ist ein Bestandteil einer Personenadresse. Sie dient der Unterscheidung der Geschlechter. Hauptsächlich werden Anreden in der schriftlichen Kommunikation benutzt, z. B. in Serienbriefen des Dokumenten-Managements.
Die Anwendung „Anreden“ erlaubt die Erfassung solcher Daten. Sie können danach in der Anwendung „Partner“ verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Anreden“.
1.2 Titel
Ein Titel ist ein Bestandteil einer Personenadresse und erweitert den Namen. Akademische Titel oder Adelstitel sind Beispiele, mit denen Personen z. B. in Serienbriefen des Dokumenten-Managements korrekt benannt werden können.
Die Anwendung „Titel“ erlaubt die Erfassung solcher Daten. Sie können danach in der Anwendung „Partner“ verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Titel“.
1.3 Tätigkeiten
Eine Tätigkeit ist ein Bestandteil einer Personenbeschreibung und gibt Auskunft über das berufliche Aufgabengebiet. Sie dient der Information und kann z. B. Mitarbeiter- oder Ansprechpartnerdaten ergänzen.
Die Anwendung „Tätigkeiten“ erlaubt die Erfassung solcher Daten. Sie können danach in der Anwendung „Partner“ verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Tätigkeiten“.
1.4 Kommunikationsarten
Die Kommunikation und Korrespondenz mit einem Partner kann auf recht vielfältige Weise ausgeführt werden. Deshalb können Kommunikationsarten individuell erfasst werden. Eine Kommunikationsart wird durch folgende Medien klassifiziert:
- Telefon
- Telefax
- Telex
- URL
- VoIP
Eine Kommunikationsart könnte zum Beispiel „Mobil-Telefon (dienstlich)“ heißen, die mit dem Medium „Telefon“ klassifiziert wird.
Die Anwendung „Kommunikationsarten“ erlaubt die Erfassung solcher Daten. Sie werden danach als Felder in der Anwendung „Partner“ angezeigt, die mit Partnerdaten gefüllt werden können. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Kommunikationsarten“.
1.5 Partner-Beziehungstypen
Partner sind natürliche Personen (Menschen) oder Organisationen (Unternehmen). Sie stehen sowohl im eigenen Unternehmen intern (Wurzel ist der Mandant) als auch extern untereinander in einer Beziehung. Durch die Zuordnung unterschiedlicher Partner zueinander entstehen bestimmte Partnerbeziehungen. Diese Partnerbeziehungen werden typisiert. Einige von ihnen sind bereits vordefiniert, z. B. der Partner-Beziehungstyp „Rechnungsempfänger“.
Die Anwendung „Partner-Beziehungstypen“ erlaubt die Erfassung solcher Daten. Sie können danach in der Anwendung „Partner“ verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Partner-Beziehungstypen“.
1.6 Partner-Vorlagen
Viele Stammdaten von Partnern sind gleich. Damit diese nicht immer wieder erfasst werden müssen, wenn neue Partner hinzukommen, können Partner-Vorlagen genutzt werden. In Partner-Vorlagen erfassen Sie die immer wiederkehrenden Partner-Stammdaten und nutzen diese beim Erfassen eines Partners als Vorschlagswerte.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Partner-Vorlagen“.
1.7 Stammdatennutzung in Organisationsstrukturen
Ist für eine OLTP-Datenbank eingerichtet, dass mit inhaltsbezogenen Berechtigungen gearbeitet werden kann, dann sind in der Regel verschiedene Organisationen vorhanden, für die separat Partner-Stammdaten eingerichtet werden können. In diesem Fall beachten Sie bitte die folgenden Dokumentationen, in denen Sie Wissenswertes über Organisationstrukturen und die Verwendung von eigenen Stammdaten pro Organisation oder zentral verwendeten Stammdaten über viele Organisationen hinweg erfahren:
2 Partner abfragen
Um Partnerdaten abfragen zu können, stehen Ihnen verschiedene Anwendungen in unterschiedlichen Frameworks zu Verfügung:
- Cockpit-Anwendungen
Mithilfe der Cockpit-Anwendungen können Sie sich Informationen über einen Partner im jeweiligen Kontext anzeigen lassen. Beispielsweise stehen folgende Cockpit-Anwendungen im Framework „Beziehungs-Management“ zur Verfügung:
- Cockpit: Partner
- Cockpit: Kunden
- Cockpit: Lieferanten
Beachten Sie bitte die jeweilige Anwendungsdokumentation.
- Anwendung „Kundenübersicht“
Die Anwendung „Kundenübersicht“ bietet einen Überblick über alle relevanten Informationen, die zu einem Kunden erfasst wurden. Die Oberfläche der Anwendung kann an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Die Daten können nicht bearbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Kundenübersicht“.
3 Partner importieren
Für die erleichterte Übernahme von Daten aus Fremd- oder Altsystemen stehen verschiedene Importfunktionen für Partner-Stammdaten zur Verfügung. Wie Sie Partner-Stammdaten importieren ist in folgenden Dokumentationen beschrieben:
4 Partner reorganisieren
Nicht mehr verwendete Partner-Stammdaten können reorganisiert werden. Dazu müssen Sie Löschkennzeichen für die Stammdaten vergeben. Erst danach wird vom System geprüft, ob die Stammdaten tatsächlich gelöscht werden können.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Partner reorganisieren“.