1 Einführung
Die Funktion „OP-Bereinigung“ dient der Auflösung offener Posten, deren Begleichung z. B. durch eine Zahlung nicht mehr zu erwarten ist. Die Bereinigung (Auflösung) offener Posten kann durch Ausbuchung oder Auszifferung erfolgen. Während bei der Ausbuchung der OP-Restbetrag gegen ein Aufwands- oder Ertragskonto ausgebucht wird, werden bei der Auszifferung offene Posten eines Geschäftspartners bzw. Sachkontos gegeneinander verrechnet. Die Auszifferung offener Posten ist auf zwei Arten möglich, entweder als Soll-Haben-Auszifferung gleicher gegensätzlicher Beträge (z. B. Rechnung gegen Gutschrift) oder als Nullsaldenauszifferung mehrerer offener Posten, die zum festgelegten Stichtag in Summe null ergeben oder einen festgelegten Restbetrag nicht überschreiten.
Gesteuert wird die Bereinigung offener Posten über die Anwendung „Cockpit: OP-Bereinigung“. In dieser Anwendung werden alle Aktionen, von der Vorschlagserstellung bis zur Durchführung der OP-Bereinigung angestoßen.
Für die OP-Bereinigung kommen alle Posten infrage, die aktuell einen offenen Saldo aufweisen. Die Auswahl der offenen Posten erfolgt aufgrund von zahlreichen Auswahlmerkmalen und Einstellungen durch die Vorschlagserstellung. Dabei wird der Stichtag vorgegeben, zu dem die OP-Bereinigung durchgeführt werden soll. Dieser Stichtag dient darüber hinaus als weiteres Auswahlmerkmal für die zu verarbeitenden offenen Posten. Das heißt, es werden nur solche Posten in die Verarbeitung einbezogen, deren Belegdatum kleiner oder gleich und deren Buchungsperiode nicht größer der Periode des vorgegebenen Stichtags ist.
Bereits gebuchte OP-Bereinigungen können über den Bereinigungsvorschlag wieder storniert werden.
In diesem Dokument sind die notwendigen Einstellungen beschrieben, um offene Posten durch Ausbuchung oder Auszifferung zu bereinigen. Darüber hinaus enthält dieses Dokument eine kurze Ablaufbeschreibung zur Durchführung der OP-Bereinigung.
2 Einstellungen
In diesem Kapitel ist beschrieben, welche Einstellungen im Vorfeld vorzunehmen sind, um offene Posten von Personenkonten und Sachkonten zu bereinigen.
Customizing
Zunächst sind in der Anwendung „Customizing“ unter der Hauptfunktion „Finanzbuchhaltung“ grundsätzliche Angaben für die OP-Bereinigung festzulegen.
In der Funktion „Dokumente“ nehmen Sie die Einstellungen für die Ausgabe der Belegdokumente in der OP-Bereinigung vor. Hier wird eine Belegdokument-Vorlage ausgewählt, die den Aufbau und die Ausgabe des Belegdokumentes „OP-Bereinigungsvorschlag“ steuert, z. B. die Ausgabe per Drucker oder E-Mail. Diese Einstellungen dienen als Vorgabewerte und gelten dann, wenn in der OP-Bereinigung keine abweichenden Ausgabeeinstellungen vorgenommen werden. Sind für eine Belegkategorie mehrere Einstellungen eingerichtet, wird die als „bevorzugt“ gekennzeichnete Einstellung herangezogen.
Des Weiteren können Sie in der Funktion „Vorschlagswert“ unter dem Karteireiter „Buchen“ Standardbelegarten für die Verbuchung von OP-Ausbuchungen, OP-Auszifferungen und Auszifferungen von Anzahlungsanforderungen aus erzeugten OP-Bereinigungsvorschlägen festlegen.
Die hier angegebenen Standardbelegarten für OP-Ausbuchungen und OP-Auszifferungen müssen dem Belegtyp „OP-Verrechnung“, die Belegart für Auszifferungen von Anzahlungsanforderungen dem Belegtyp „Anzahlungsanforderungs-Verrechnung“ zugeordnet sein.
Unter der Rubrik „Ausbuchungs-Abzugsarten für Sachkonten-OP“ können Sie eine Abzugsart angeben, die für die Ausbuchung offener Posten von Sachkonten verwendet werden soll. Es dürfen nur Abzugsarten vom Abzugstyp „Ausbuchung Unterzahlung“ eingetragen werden
Außerdem ist unter der Funktion „Allgemeines“ beim Mandaten ein Nummernkreis für die OP-Bereinigung vom Typ „Finanzbuchhaltung OP-Bereinigung Satznummer“ anzugeben, der durch das Setup automatisch vorbelegt wird. Aus diesem Nummernkreis erfolgt die automatische Vergabe der Vorschlagsnummer bei der Erzeugung eines OP-Bereinigungsvorschlages.
Belegarten Finanzbuchhaltung
In der Anwendung „Belegarten Finanzbuchhaltung“ können Sie im Unterkarteireiter „Nummernkreise“ unter dem Karteireiter „Buchen“ den Nummernkreis festlegen, der für die Vergabe der Belegnummern für die Verbuchung von Vorschlägen zur OP-Bereinigung verwendet werden soll. Dieser Nummernkreis muss vom Typ „Finanzbuchhaltung Belegnummer“ sein und ist nur in den Standardbelegarten für OP-Ausbuchung, OP-Auszifferung und Auszifferung von Anzahlungsanforderungen anzugeben, die in der Anwendung „Customizing“ eingetragen sind.
3 Ablauf OP-Bereinigung
In diesem Kapitel ist der generelle Ablauf beschrieben, um offene Posten durch die OP-Bereinigung aufzulösen. Der gesamte Ablauf der OP-Bereinigung wird dabei über die Anwendung „Cockpit: OP-Bereinigung“ gesteuert.
3.1 Cockpit: OP-Bereinigung
Das Cockpit „OP-Bereinigung” ist die zentrale Anwendung für die Bereinigung (Auflösung) offener Posten. Diese Anwendung dient der Darstellung aller erzeugten OP-Bereinigungsvorschläge und deren Weiterverarbeitung durch entsprechende anwendungsbezogene Aktionen.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Cockpit: OP-Bereinigung“.
3.1.1 OP-Bereinigungsvorschlag erzeugen
Um offene Posten durch Ausbuchung oder Auszifferung systematisch zu bereinigen, müssen Sie zunächst einen OP-Bereinigungsvorschlag erzeugen. Dazu wechseln Sie aus dem Cockpit „OP-Bereinigung“ über die Aktion „OP-Bereinigungsvorschlag erzeugen“ in die gleichnamige Anwendung.
In dieser Anwendung legen Sie fest, ob die Bereinigung der offenen Posten durch Ausbuchung oder Auszifferung erfolgt. Darüber hinaus stehen zahlreiche Auswahlkriterien für Partner, Sachkonten und offene Posten zur Verfügung. Über die Aktion „OP-Bereinigungsvorschlag erzeugen“ wird der Bereinigungsvorschlag erzeugt und für diesen die Partner bzw. Sachkonten und deren offene Posten unter Berücksichtigung der getroffenen Auswahlkriterien ermittelt. Zusätzlich wird bei dieser Aktion eine Vorschlagsliste für den Bereinigungsvorschlag ausgegeben.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation „OP-Bereinigungsvorschlag erzeugen“.
3.1.2 OP-Bereinigung durchführen
Um für einen OP-Bereinigungsvorschlag die OP-Bereinigung durchzuführen, markieren Sie in der Anwendung „Cockpit: OP-Bereinigung“ den entsprechenden Vorschlag und rufen über die Aktionsrolle die Aktion „OP-Bereinigung durchführen“ auf. Abhängig von der OP-Bereinigungsart werden die offenen Posten mit der Durchführung gegen Aufwands- und Ertragskonten ausgebucht oder gegeneinander verrechnet (ausgeziffert).
Eine ausführliche Beschreibung dieser Aktion finden Sie in der Dokumentation „Cockpit: OP-Bereinigung“.
3.1.3 OP-Bereinigung stornieren
Für bereits durchgeführte OP-Bereinigungen kann die Aktion „OP-Bereinigung stornieren“ ausgeführt werden. Dazu markieren Sie den Bereinigungsvorschlag der storniert werden soll und rufen über die Aktionsrolle die Aktion „OP-Bereinigung stornieren“ auf.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Aktion finden Sie in der Dokumentation „Cockpit: OP-Bereinigung“.
4 Auswertung
Offene Posten, die durch einen Bereinigungsvorschlag gesperrt sind, können in den folgenden Anwendungen und Berichten über das Feld „Sperre OP-Bereinigung“ oder die Auswahl „Gesperrt durch OP-Bereinigung im Feld „Sperre“ zusätzlich ausgewählt werden:
- Cockpit: Finanzbuchhaltung in der Sicht „Offene Posten“
- Cockpit: Offene Posten
- Offene Posten Debitoren ausgeben
- Offene Posten Kreditoren ausgeben
- Neubewertung von OP Debitoren ausgeben
- Neubewertung von OP Kreditoren ausgeben
- Währungswerte offener Posten Debitoren ausgeben
- Währungswerte offener Posten Kreditoren ausgeben