Für die Mahnungen können Sie eine Hierarchie von bis zu neun Mahnstufen mit individueller Gestaltung nutzen. Neben Debitoren können auch offene Forderungen gegenüber Kreditoren gemahnt werden. Hierbei kann es sich sowohl um reguläre Personenkonten als auch um Einmalkunden oder Einmallieferanten handeln. Konzernmahnungen bieten die Möglichkeit, die offenen Posten aus mehreren Organisationen gemeinsam von einer übergeordneten Organisation mahnen zu lassen.

Um verschiedene Gruppen von Partnern im Mahnwesen unterschiedlich behandeln und ansprechen zu können, stehen Ihnen Mahnprofile zur Verfügung. Je Mahnprofil und Mahnstufe können individuelle Angaben für Zinsen und Gebühren festgelegt werden. Weiterhin können Daten wie Mahntoleranztage, Mahnmindestbetrag und Mahnintervall auf dieser Ebene vorgegeben werden.

Die anzuwendenden Textbausteine werden je Fremdsprache erfasst. Die Kundenzuordnung der Texte erfolgt bezogen auf das Mahnprofil, die Mahnstufe und die hinterlegte Sprache des Kunden. Dies ermöglicht Ihnen eine optimale Steuerung der Kundenkommunikation.

Die Mahnung kann wahlweise alle Posten oder nur die fälligen Posten eines Partners darstellen. Partner oder einzelne Posten lassen sich vom Mahnlauf ausschließen.

Einstellungen

Bevor Sie mit dem Mahnen beginnen, sind folgende Stammdaten einzurichten:

Customizing

Zunächst sind grundsätzliche Angaben für das Mahnwesen im Customizung unter der Funktion Finanzbuchhaltung – Vorschlagswert/Mahnung vorzunehmen. Hier ist anzugeben, wie viele Mahnstufen generell in Ihrer Organisation/Firma genutzt werden sollen. Maximal 9 Mahnstufen sind möglich. Weiterhin legen Sie fest, ob neben Debitoren auch Ihre Kreditoren gemahnt werden sollen (die Einstellung gilt als Vorbelegung).

Sofern die Felder Debitoren mahnen bzw.  Kreditoren mahnen aktiviert wurden, ist in jedem Fall auch ein Standardmahnprofil festzulegen. Zusätzlich ist im Customizing eine Mahnstufe anzugeben, bis zu der die Mahnungen per Mail oder per Fax versendet werden. Mahnungen, die über die dort angegebene Mahnstufe hinaus gehen, werden grundsätzlich auf Papier gedruckt. Ein Grund dafür ist beispielsweise, dass Mahnungen mit Androhung einer Zwangsvollstreckung per Einschreiben versendet werden müssen.

Mahnprofile

Über das Mahnprofil werden die Parameter festgelegt, mit wie vielen Mahnstufen, in welchen Intervallen, zu welchen Mahngebühren etc. die offenen Posten gemahnt werden sollen. Im Customizing wird ein Standard-Mahnprofil angeben. Dieses wird für alle Partner verwendet, denen kein abweichendes Mahnprofil in den Partnerstammdaten zugeordnet ist. Wollen Sie also alle Kunden im Mahnwesen gleich behandeln, ist nur an einer Stelle, im Customizing, ein (Standard-) Mahnprofil zu hinterlegen.

Möchten Sie jedoch im Rahmen der Mahnungen differenzieren, brauchen Sie unterschiedliche Mahnprofile. Jenen Kunden, bei denen Sie vom Standard abweichen wollen, ist ein anderes Mahnprofil im Partnerstamm zuzuordnen. Beispielsweise kann es Kunden geben, denen Sie keine Mahnungen, sondern nur Kontoauszüge zusenden wollen. In einem Mahnprofil für Kontoauszüge sind u. a. die Mahnstufen nicht hochzuzählen und andere Texte zu hinterlegen.

Mahnformular / Texte

Das Mahnformular besteht aus zwei Textbausteinen und der Aufstellung der mahnfähigen offenen Posten. Der erste Textbaustein ist vom Typ Kopftext und wird vor der Aufstellung der offenen Posten gedruckt. Der zweite Textbaustein ist vom Typ Fußtext und wird nach der Aufstellung der offenen Posten gedruckt. Er stellt die Grußformel dar. Die Textbausteine sind in der Anwendung Textbausteine zu pflegen. In den verwendeten Mahnprofilen sollte unter dem Karteireiter Texte mindestens ein Textbaustein vom Typ Kopftext und einer vom Typ Fußtext hinterlegt werden. Diese Texte werden dann für alle Mahnstufen und auch für Kontoauszüge herangezogen. Es besteht auch die Möglichkeit, verschiedenartige Textbausteine je Mahnstufe zu hinterlegen.

In den Textbausteinen kann mit sogenannten Platzhaltern gearbeitet werden, die später beim Durchführen der Mahnungen durch die jeweils echten Werte ersetzt werden (z. B. Mahndatum, Berücksichtigung der Zahlungseingänge bis…, Letzte Zahlfrist bis…, fälliger Gesamtbetrag etc.).

Begrüßungsformeln

Im Mahnformular und den Kontoauszügen können die Empfänger über Begrüßungsformeln mit einer in der Korrespondenzsprache üblichen Anrede und Grußformel angesprochen werden. Die Begrüßungsformel setzt sich aus Text, Anrede, Titel, Namen und Namenszusätzen zusammen.

Die Texte für Begrüßungs- und Schlussformeln werden je Anrede, Kontext und Sprache in der Anwendung Begrüßungsformeln verwaltet. Eine Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Begrüßungsformeln.

Für die Textbausteine der Formulare stehen die Platzhalter {greeting} als Begrüßungsformel am Anfang und {valediction} als Schlussformel (Grußformel) am Ende zur Verfügung. Diese Platzhalter werden bei der Erstellung der Formulare mit den Werten aus der Begrüßungsformel ersetzt.

Mahnunterbrechungsgründe

Mahnunterbrechungsgründe sind gleichzeitig auch Mahnsperren und geben den Hinweis, warum ein Partner oder ein offener Posten vom Mahnen ausgeschlossen ist. Wird ein Mahnunterbrechungsgrund im Partnerstamm hinterlegt, sind generell alle offenen Posten eines Partners zum Mahnen gesperrt. Dabei kann unterschieden werden, ob der Partner generell nicht gemahnt werden soll oder die Sperre nur bis zu einem bestimmten Datum gilt. Statt einer generellen Mahnsperre für einen Partner, können auch nur vereinzelte offene Posten vom Mahnwesen ausgeschlossen werden. Diese Möglichkeit besteht zum einen im Buchungsprogramm sofort bei der Erfassung einer Rechnung oder im Nachhinein über das Cockpit: Finanzbuchhaltung mit der Aktion [OP ändern]. Auch hier kann die Mahnsperre bis zu einem bestimmten Datum eingegrenzt werden.

Prozesse im Mahnwesen

In diesem Kapitel soll Ihnen ein kurzer Überblick über die Prozessschritte zur Durchführung von Mahnungen gegeben werden. Alle Prozesse werden über das Cockpit Mahnungen gesteuert.

Cockpit Mahnungen

Das Cockpit Mahnungen ist die zentrale Anwendung für das Mahnwesen. In ihr werden alle erzeugten Mahnvorschläge angezeigt und über Aktionen weiter verarbeitet. Über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste stehen z. B. Aktionen zur Bearbeitung, Prüfung und Ausgabe der Mahnungen zur Verfügung.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Mahnungen.

Mahnvorschlag erzeugen und ausgeben

Innerhalb des Cockpits Mahnungen ist über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnvorschlag erzeugen] aufzurufen. Bei der Erzeugung eines Mahnvorschlages stehen umfangreiche Selektionen und wahlfreie Sortiermöglichkeiten zur Verfügung. Diese Mahnauswahl kann abgespeichert und beim nächsten Mahnlauf wieder verwendet werden. Sie können auch verschiedene Auswahlen definieren und speichern.

Das Programm ermittelt nun die offenen Posten aufgrund der getroffenen Auswahl, der Fälligkeiten und Mahntoleranztage etc. Für alle mahnfähigen offenen Posten wird eine Mahnvorschlagsliste erstellt. Gesperrte offene Posten können wahlweise dargestellt werden. Sperren liegen z.B. vor, wenn:

• offene Posten vom Mahnen ausgeschlossen sind (aufgrund von gesetzten Mahnsperren) oder
• wenn offene Posten in einem anderen Mahnvorschlag enthalten sind.

Bei der Mahnauswahl kann ein Feld aktiviert werden, welches die Bearbeitung eines Mahnvorschlages überspringt und sofort die Mahnungen erstellt. Falls eine sofortige Durchführung der Mahnungen nicht erwünscht ist, erfolgt die Bearbeitung des Mahnvorschlages im Dialog.

Eine Mahnvorschlags-Liste kann jederzeit innerhalb des Cockpits Mahnungen über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste über die Aktion [Mahnvorschlag ausgeben] erneut gedruckt werden.

Mahnvorschlag bearbeiten (optional)

Um den zuvor erzeugten Mahnvorschlag zur Bearbeitung auszuwählen, aktualisieren Sie innerhalb der Anwendung Cockpit: Mahnungen die Anzeige. Markieren Sie den erzeugten Mahnvorschlag und rufen über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnvorschlag bearbeiten] auf. Sie befinden sich jetzt in der Vorschlagsbearbeitung. Hier ist der Mahnvorschlag zunächst über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste zu sperren, damit er bearbeitet werden kann. Nach der Bearbeitung ist die Sperrung wieder aufzuheben (ebenfalls über den Aktionen-Button), da sonst das Durchführen der Mahnungen nicht möglich ist.

Im Rahmen der Bearbeitung können Personenkonten komplett aus einem Vorschlag entfernt, oder nur einzelne Mahnpositionen eines Personenkontos hinzugefügt, geändert oder entfernt werden. Innerhalb der Mahnpositionen sind z.B. Buchungstext und Mahnstufe änderbar. Nach Bearbeitung eines Mahnvorschlages kann die geänderte Vorschlagsliste zur Kontrolle erneut gedruckt werden (über Aktion [Mahnvorschlag ausgeben]). Es können mehrere Mahnvorschläge, z.B. von unterschiedlichen Sachbearbeitern parallel existieren und getrennt bearbeitet werden. Ein Vorschlag ist beliebig oft änderbar, solange bis er tatsächlich durchgeführt wird.

Die Bearbeitung der Mahnvorschläge ist nicht zwingend. Sie können auch direkt die Mahnungen durchführen, wenn keine Bearbeitung der Vorschläge erfolgen soll.

Mahnvorschlag prüfen

Bevor Sie die Mahnungen durchführen, können alle Positionen in einem Mahnvorschlag noch einmal geprüft werden. Diese Prüfung ermittelt Saldoabweichungen zwischen den Mahnpositionen und den aktuellen OP-Salden im System. Grund dafür ist, es kann vorkommen, dass ein OP beglichen oder teilweise beglichen wird, während dieser noch einem Mahnvorschlag zugeordnet ist.

Eine Prüfung ist in jedem Fall zu empfehlen, wenn zwischen Bearbeitung und Durchführung eines Mahnvorschlages eine gewisse Zeitspanne liegt. Zur Prüfung wählen Sie den Mahnvorschlag durch anklicken aus und rufen über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnvorschlag prüfen] auf. Alternativ kann in der Auswahl zur Erstellung des Mahnvorschlages hinterlegt werden, dass grundsätzlich vor dem Durchführen der Mahnungen eine Prüfung stattfindet.

Nach der Prüfung aktualisieren Sie bitte die Anzeige. Weist nun der Mahnvorschlag den Status fehlerhaft auf (gekennzeichnet durch einen roten Punkt in der Statusspalte), ist der Mahnvorschlag erneut zu bearbeiten. Die fehlerhaften Positionen (ebenfalls rot gekennzeichnet) sind zu löschen und ggf. mit ihrem aktuellen Saldo wieder hinzuzufügen.

Mahnungen durchführen und ausgeben

Markieren Sie innerhalb der Anwendung Cockpit: Mahnungen den Mahnvorschlag und rufen anschließend über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnungen durchführen] auf. Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem neben weiteren Angaben noch mal die Abfrage erfolgt, ob der Mahnvorschlag geprüft werden soll.

Nach Durchführung eines Mahnvorschlages werden die Mahnungen erstellt und damit die Mahnstufen hoch gezählt. Je nach Einstellung im Mahnprofil werden die Mahnungen gedruckt, per E-Mail oder auch per Fax versendet.

Sofern Mahnungen per E-Mail versendet werden sollen, sind zusätzliche Einstellungen im Mahnprofil und anderen Anwendungen (z. B. im Partnerstamm) erforderlich. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in der Dokumentation Mahnungen per E-Mail.

Die erstellten Mahnungen eines Mahnlaufes können jederzeit erneut über die Aktion [Mahnungen ausgeben] per Druck, per Mail oder per Fax ausgegeben werden.

Mahnvorschläge löschen

Es besteht die Möglichkeit einen Mahnvorschlag zu löschen, sofern für diesen der Mahnlauf noch nicht durchgeführt wurde. Damit sind alle darin enthaltenen offenen Posten wieder freigegeben und stehen für die Aufnahme in einen neuen oder bestehen Mahnvorschlag zur Verfügung.

Um einen Mahnvorschlag zu löschen, ist dieser über die Anwendung Cockpit: Mahnungen auszuwählen und mit Hilfe des Löschbuttons in der Standard-Menüleiste zu löschen.

Mahnungen stornieren

Ein durchgeführter Mahnlauf kann storniert werden. Dabei wird der gesamte Mahnlauf zurückgesetzt inklusive der Mahnstufen und Mahndaten.

Innerhalb der Anwendung Cockpit: Mahnungen ist der durchgeführte Mahnlauf anzuklicken. Anschließend rufen Sie über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnungen stornieren] auf.