1 Themenübersicht
Der Vertrieb hat die Aufgabe, die vom Unternehmen produzierten oder gehandelten materiellen und immateriellen Güter abzusetzen, indem er sie möglichst gewinnbringend an andere Marktteilnehmer verkauft. Beauftragt ein Kunde Ihr Unternehmen mit der Lieferung von materiellen und immateriellen Gütern, so spiegelt sich dies in den Vertriebsaufträgen wider.
Im Vertriebsauftrag ist der Leistungsumfang des Auftrags genau beschrieben: Die zu liefernden Waren und Dienstleistungen werden erfasst und mit Mengen, Preisen sowie Liefer- und Zahlungsbedingungen versehen. Bereits im Vertriebsauftrag werden alle für die Kommissionierung, die Lieferung und die Fakturierung relevanten Daten als Basis für den weiteren Ablauf im Vertrieb festgelegt. Der Vertriebsauftrag ist das zentrale Element für alle Prozesse im Vertrieb.
Entsprechen die versandten Artikel nicht den Vorstellungen des Kunden, weil diese beispielsweise nicht passgenau oder defekt sind, dann liefert der Kunde diese Artikel zurück. Für die Rückabwicklung dieser Verkäufe stellt das System mehrere Funktionen bereit, wie z. B. Wareneingänge vom Typ „Kunden-Rücksendung“ mit der Möglichkeit einer Nachlieferung oder Verrechnung. Alternativ können angekündigte Rücksendungen erfasst und auf deren Grundlage der Wareneingang und die Verrechnung vereinfacht erzeugt werden.
Dieses Dokument ist eine Einführungsdokumentation in das Thema „Kunden-Rücksendungen“. Dabei werden ausschließlich die Prozesse beschrieben, die nur dann abbildbar sind, wenn die Funktion „Kunden-Rücksendungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist.
Sie finden nachfolgend Informationen über die Prozesse, in denen Kunden-Rücksendungen eingebunden sind, und Informationen über die bestehenden Möglichkeiten, Kunden-Rücksendungen zu bearbeiten.
2 Begriffsbestimmung
Kunden-Rücksendung
„Kunden-Rücksendung“ bezeichnet sowohl einen Beleg als auch einen Prozess im ERP-System. Der Prozess umfasst die Rücksendung eines Artikels, der zuvor an einen Kunden geliefert wurde. Dabei kann dieser Prozess mit einer Ankündigung der Kunden-Rücksendung beginnen, sodass der Beleg „Kunden-Rücksendung“ bereits vor Rücksendung erfasst werden kann, oder spontan mit dem Wareneingang. Häufig können zurückgesandte Artikel nicht erneut als neu verkauft werden. Deshalb kann beim Wareneingang eine Qualitätssicherung stattfinden, wodurch zurückgesandte Artikel als 2.-Wahl-Artikel oder Schrott klassifiziert werden können.
3 Prozesse und Belegkette
Ist die die Funktion „Kunden-Rücksendungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert, dann können folgende Rücksendungsprozesse mithilfe der Anwendung „Kunden-Rücksendungen“ genutzt werden.
- Prozess: Erwartete Kunden-Rücksendung
- mit oder ohne Beziehung zu einem Lieferbeleg
- mit Abholung beim Kunden und Rücksendung an Lieferanten oder direkte Abholung durch den Lieferanten
- Prozess: Unerwartete Kunden-Rücksendung
3.1 Prozess: Erwartete Kunden-Rücksendung
Die „erwartete Kunden-Rücksendung“ bezeichnet den Prozess der vom Kunden angekündigten Rücksendung der an ihn zuvor gelieferten Artikel. In der Regel liegt dieser Ankündigung ein Lieferbeleg zugrunde.
3.1.1 Erwartete Kunden-Rücksendung mit oder ohne Beziehung zu einem Lieferbeleg
Erwartete Kunden-Rücksendung mit Bezug zu einem Lieferbeleg
Grundsätzlich ist zu beachten, dass sowohl bei erwarteten wie unerwarteten Kunden-Rücksendungen Beziehungen zu Lieferbelegen hergestellt werden können.
3.1.1.1 Prozessbeschreibung „Erwartete Kunden-Rücksendung mit Bezug zu einem Lieferbeleg“
Der Prozess „Kunden-Rücksendung mit Bezug zu einem Lieferbeleg“ erlaubt alle Maßnahmen zur Abwicklung der Kunden-Rücksendung. Dazu wird die Beziehung zu einem bestehenden Lieferbeleg vorausgesetzt. Als Lieferbeleg werden „Lieferschein“, „Rechnung mit Materialbuchung“ und auch ein „Vertriebsauftrag“ angesehen.
Auf Basis einer angegebenen Lieferscheinposition versucht das System anhand der Belegbeziehungen die jeweils zugehörige Rechnungsposition zu ermitteln. Nur mithilfe dieser Beziehungen ist eine Nachlieferung mit denselben Belegen (insbesondere mit dem Vertriebsauftrag) möglich und damit nachvollziehbar.
3.1.1.2 Prozessbeschreibung „Erwartete Kunden-Rücksendung ohne Bezug zu einem Lieferbeleg“
Der Prozess „Kunden-Rücksendung ohne Bezug zu einem Lieferbeleg“ basiert ausschließlich auf der Angabe eines Artikels. Da kein Bezug zu einem Lieferbeleg besteht, kann die Nachlieferung mit einem bestehenden Beleg nicht erfolgen. Natürlich kann mithilfe einer sonstigen Maßnahme und daraufhin neuen Beleg geliefert werden.
3.1.2 Erwartete Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden
Erwartete Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden
Prozessbeschreibung „Erwartete Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden“
Der Prozess „Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden“ erlaubt alle Maßnahmen zur Abwicklung der Kunden-Rücksendung, sofern ein Bezug zu einem Lieferbeleg besteht. Anderenfalls ist keine Nachlieferung möglich. Siehe dazu das Kapitel „Erwartete Kunden-Rücksendung mit oder ohne Beziehung zu einem Lieferbeleg“.
Durch diesen Prozess wird ein Abholschein erzeugt und die Lieferung kann von einem Lieferpartner zu einem Standort erfolgen, der die Ware annimmt.
3.1.3 Erwartete Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden und Rücksendung zum Lieferanten
Erwartete Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden und der Rücksendung an den Lieferanten
Prozessbeschreibung „Erwartete Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden und Rücksendung an den Lieferanten“
Der Prozess „Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden und Rücksendung an den Lieferanten“ (Streckengeschäft-Rückabwicklung) erlaubt alle Maßnahmen zur Abwicklung der Kunden-Rücksendung, sofern ein Bezug zu einem Lieferbeleg besteht. Anderenfalls ist keine Nachlieferung möglich. Siehe dazu das Kapitel „Erwartete Kunden-Rücksendung mit oder ohne Beziehung zu einem Lieferbeleg“.
Durch diesen Prozess wird ein Abholschein erzeugt, mit dem die Ware beim Kunden abgeholt und daraufhin an den Lieferanten zurückgesandt wird.
3.1.4 Erwartete Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden durch den Lieferanten
Erwartete Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden durch den Lieferanten
Prozessbeschreibung „Erwartete Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden durch den Lieferanten“
Der Prozess „Kunden-Rücksendung mit Abholung beim Kunden durch den Lieferanten“ (Streckengeschäft-Rückabwicklung) erlaubt alle Maßnahmen zur Abwicklung der Kunden-Rücksendung, sofern ein Bezug zu einem Lieferbeleg besteht. Anderenfalls ist keine Nachlieferung möglich. Siehe dazu das Kapitel „Erwartete Kunden-Rücksendung mit oder ohne Beziehung zu einem Lieferbeleg“.
Durch diesen Prozess wird ein Abholschein für den Lieferanten erzeugt, der die Ware beim Kunden selbstständig abholen und annehmen soll.
3.2 Prozess: Unerwartete Kunden-Rücksendung
Die „unerwartete Kunden-Rücksendung“ bezeichnet den Prozess des spontanen Wareneingangs einer Rücksendung durch den Kunden. Diese Rücksendung wurde nicht angekündigt und zunächst ist unter Umständen nicht ersichtlich, ob diese Rücksendung jene Artikel umfasst, die zuvor an den Kunden gelieferten wurden.
In der Regel liegt diesem Wareneingang kein Lieferbeleg zugrunde. Die folgende Prozessgrafik zeigt die unerwartete Kunden-Rücksendung ohne Beziehung zu einem Lieferbeleg:
Unerwartete Kunden-Rücksendung mit dem Bezug zu einem Artikel
Die folgende Prozessgrafik zeigt die unerwartete Kunden-Rücksendung mit Beziehung zu einem Lieferbeleg:
Unerwartete Kunden-Rücksendung mit dem Bezug zu einem Lieferbeleg
Grundsätzlich ist zu beachten, dass sowohl bei erwarteten wie unerwarteten Kunden-Rücksendungen Beziehungen zu Lieferbelegen hergestellt werden können.
3.2.1 Prozessbeschreibung „Unerwartete Kunden-Rücksendung ohne Bezug zu einem Lieferbeleg“
Der Prozess „Unerwartete Kunden-Rücksendung ohne Bezug zu einem Lieferbeleg“ basiert ausschließlich auf der Angabe eines Artikels, so wie für die erwartete Kunden-Rücksendung ohne Lieferbeleg. Da kein Bezug zu einem Lieferbeleg besteht, kann die Nachlieferung mit einem bestehenden Beleg nicht erfolgen. Natürlich kann mithilfe einer sonstigen Maßnahme und daraufhin neuen Beleg geliefert werden.
3.2.2 Prozessbeschreibung „Unerwartete Kunden-Rücksendung mit Bezug zu einem Lieferbeleg“
Der Prozess „Unerwartete Kunden-Rücksendung mit Bezug zu einem Lieferbeleg“ erlaubt alle Maßnahmen zur Abwicklung der Kunden-Rücksendung, ebenso wie für die erwartete Kunden-Rücksendung mit Bezug zu einem Lieferbeleg. Dazu wird die Beziehung zu einem bestehenden Lieferbeleg vorausgesetzt. Als Lieferbeleg werden „Lieferschein“, „Rechnung mit Materialbuchung“ und auch ein „Vertriebsauftrag“ angesehen.
Auf Basis einer angegebenen Lieferscheinposition versucht das System anhand der Belegbeziehungen die jeweils zugehörige Rechnungsposition zu ermitteln. Nur mithilfe dieser Beziehungen ist eine Nachlieferung mit denselben Belegen (insbesondere mit dem Vertriebsauftrag) möglich und damit nachvollziehbar.
3.3 Belegkette
In der Belegkette zur Kunden-Rücksendung sind folgende vor- und nachgelagerte Belege sichtbar, sobald sie über eine Belegbeziehung verbunden sind. Die Belege werden wechselseitig angezeigt, sodass z. B. ein referenzierter Vertriebsauftrag in der Belegkette zu einer Kunden-Rücksendung angezeigt wird und im Wechsel die Kunden-Rücksendung in der Belegkette des Vertriebsauftrages angezeigt wird.
| Beleg | Bedingung für die Anzeige |
| Kunden-Rücksendung | Nach dem Erfassen oder Erzeugen erscheint der Beleg „Kunden-Rücksendung“ in der Belegkette der Anwendung „Kunden-Rücksendungen“. |
| Lieferauftrag | Ist für eine Position der Bezug „Lieferschein“ eingestellt, dann wird der referenzierte Lieferauftrag in der Belegkette angezeigt. |
| Ausgangsrechnung | Ist für eine Position der Bezug „Rechnung mit Materialbuchung“ eingestellt, dann wird die referenzierte Ausgangsrechnung in der Belegkette angezeigt. |
| Vertriebsauftrag | · Ist für eine Position der Bezug „Vertriebsauftrag“ eingestellt, dann wird der referenzierte Vertriebsauftrag in der Belegkette angezeigt.
· Wurde für eine Position ein Gutschriftsauftrag erzeugt, dann wird der zugehörige Vertriebsauftrag in der Belegkette angezeigt. Hinweis: Auch in der Belegkette des zugehörigen Wareneingangs wird der Gutschriftsauftrag angezeigt. |
| Wareneingang | · Wurde für einen Artikel ein Wareneingang referenziert, dann wir dieser in der Belegkette anzeigt.
· Wurde ein referenzierter Wareneingang storniert, dann wird dieser weiterhin in der Belegkette angezeigt, um die Referenz nachvollziehen zu können. |
4 Wareneingang aus Kunden-Rücksendung mit Bezug zu einem Kunden-Rücksendungsbeleg
Werden Artikel von einem Kunden an das eigene Unternehmen zurückgesandt, die zuvor an diesen Kunden geliefert wurden, dann können diese Artikel mithilfe der Anwendung „Wareneingänge“ in den eigenen Artikelbestand zurückgebucht werden. Dazu werden die im Folgenden beschriebenen Varianten dieses Prozesses unterstützt.
- Wareneingang aus Kunden-Rücksendung mit Rücksende-Bezug „Kunden-Rücksendung“ und mit Bezug auf einen bestehenden Kunden-Rücksendungsbeleg: Der Wareneingang wird mit Bezug auf eine Kunden-Rücksendung erzeugt.
- Wareneingang aus Kunden-Rücksendung mit Rücksende-Bezug „Kunden-Rücksendung“: Die Wareneingangspositionen werden über die Anwendung „Kunden-Rücksendungen“ den Kunden-Rücksendungspositionen zugeordnet.
Außerdem kann eine Kunden-Rücksendung inklusive Positionen unter anderem auf Basis eines Wareneinganges erzeugt werden.
4.1 Wareneingang aus Kunden-Rücksendung mit Rücksende-Bezug „Kunden-Rücksendung“ und einem Bezug zu einem bestehenden Kunden-Rücksendungsbeleg
Wird die Anwendung „Kunden-Rücksendungen“ für die Bearbeitung von Kunden-Rücksendungen verwendet, dann kann in der Anwendung „Wareneingänge“ ein Wareneingang mit dem Rücksende-Bezug „Kunden-Rücksendung“ und einem Bezug zu einem Kunden-Rücksendungsbeleg verbucht werden. In der Anwendung „Wareneingangsarten“ kann der Rücksende-Bezug „Kunden-Rücksendung“ eingestellt werden. Die Anwendung „Kunden-Rücksendungen“ dient in der Regel dem Erfassen einer vom Kunden angekündigten Kunden-Rücksendung.
Besteht ein Kunden-Rücksendungsbeleg, dann kann in der Anwendung „Wareneingänge“ mithilfe einer „Neu“-Aktion ein neuer Wareneingang inklusive der Positionen aus dem referenzierten Kunden-Rücksendungsbeleg erzeugt werden. Die Voraussetzungen für die Übernahme der Positionen und weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Wareneingänge aus Kunden-Rücksendungen“.
4.2 Wareneingang aus Kunden-Rücksendung mit Rücksende-Bezug „Kunden-Rücksendung“
Wird die Anwendung „Kunden-Rücksendungen“ für die Bearbeitung von Kunden-Rücksendungen verwendet, dann kann in der Anwendung „Wareneingänge“ ein Wareneingang mit dem Rücksende-Bezug „Kunden-Rücksendung“ erfasst werden. In der Anwendung „Wareneingangsarten“ kann der Rücksende-Bezug „Kunden-Rücksendung“ eingestellt werden.
Der Bezug zu einer Kunden-Rücksendung muss nach dem Erfassen des Wareneingangs über die Anwendung „Kunden-Rücksendungen“ erfolgen. Alternativ kann auf Basis des Wareneingangs eine neue Kunden-Rücksendung inklusive Positionen erzeugt werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Kunden-Rücksendungen“.