Seit der Einführung des europäischen Binnenmarktes und dem Wegfall der Binnengrenzen innerhalb der Europäischen Union sind die zoll- und außenwirtschaftsrechtlichen Kontroll- und Anmeldeverfahren weggefallen. Stattdessen wurde ein neues Erhebungskonzept eingeführt, das permanente statistische Erhebungssystem (Intrastat). Dieses System dient dazu, den einzelnen Ländern der Europäischen Union einen Überblick über ihren gesamten Außenhandel (EU- und Drittlandshandel) zu verschaffen. Die innergemeinschaftlichen Warensendungen sind dabei zentraler Betrachtungsgegenstand im Rahmen von Intrastat.
1 Begriffsbestimmung
Eine Intrastat-Meldung gibt Auskunft über die Im- und Exporte eines Unternehmens innerhalb der Europäischen Gemeinschaft. Sie dient der Übermittlung der Angaben eines Unternehmens an die Behörde des Landes, in dem der Auskunftspflichtige ansässig ist. In Deutschland ist das beispielsweise das Statistische Bundesamt.
Intrastat-Meldungsvorschlag
Ein Intrastat-Meldungsvorschlag enthält eine Auflistung der an die zuständige Intrastat-Behörde zu meldenden Artikel. Ein Vorschlag kann entweder versandte oder eingegangene Artikel innerhalb eines Monats auflisten, sodass unter Umständen zwei Meldungsvorschläge entstehen. Ein Intrastat-Meldungsvorschlag ist nicht für die direkte Übermittlung an die zuständige Intrastat-Behörde geeignet, sondern dient zur Übergabe an eine Drittsoftware.
Intrastat-Warenverzeichnis
Für die Intrastat-Meldung müssen die Artikel gemäß des Intrastat-Warenverzeichnisses kategorisiert werden. Das Warenverzeichnis enthält Warennummern, unter denen bestimmte Eigenschaften ähnlicher Artikel zusammengefasst werden. Es kann von der Intrastat-Behörde angefordert werden, die für den Auskunftspflichtigen zuständig ist.
Intrastat-Geschäftsarten
Die Intrastat-Geschäftsarten kategorisieren die verschiedenen Geschäfte, wie beispielsweise Kauf, Verkauf oder Lohnveredelung etc., für die Intrastat-Meldung.
Intrastat-Statistische-Verfahren
Mit dem Intrastat-Verkehrszweig wird festgelegt, wie die innergemeinschaftliche Lieferung vermutlich transportiert wird. Bei der Versendung wird der Verkehrszweig durch das aktive Verkehrsmittel bestimmt, mit dem die Waren das Land verlassen. Beim Eingang wird der Verkehrszweig durch das aktive Verkehrsmittel bestimmt, mit dem die Waren in das Land eingeführt werden.
Intrastat-Verkehrszweige
Mit dem Verkehrszweig wird festgelegt, wie die innergemeinschaftliche Lieferung und damit die Versendung abgewickelt wird. Der Verkehrszweig ist relevant für die Intrastat-Meldung.
Intrastat-Häfen
Für die Intrastat-Meldung ist bei Bedarf die Angabe eines Hafens oder Flughafens erforderlich, über den eine Lieferung versendet wird.
Hinweis:
In Deutschland und Österreich muss der Hafen in der Intrastat-Meldung nicht mehr angegeben werden.
2 Intrastat-Meldungen
2.1 Prozess
Warenlieferungen zwischen den Ländern der europäischen Union müssen von den beteiligten Unternehmen in ihren Ländern der jeweils dafür zuständigen Behörde mit weiteren festgelegten Informationen gemeldet werden.
Für einige Unternehmen gibt es trotz Warenverkehr zwischen diesen Ländern eine Befreiung von der Intrastat-Meldung. Die Kriterien für eine Befreiung erfahren Sie bei Ihrer für die Meldung zuständigen nationalen Behörde (z. B. ist dies für Deutschland das Statistische Bundesamt und für Österreich die Statistik Austria). Auf die Kriterien für eine Befreiung wird in diesem Dokument nicht weiter eingegangen.
Die Information, ob ein Unternehmen meldepflichtig ist, wird in der Anwendung Customizing in der Rubrik „Länderbesonderheiten“ hinterlegt. In Multi-Site Systemen ist diese Information ggf. pro Firma erforderlich.
Wenn eine Meldepflicht besteht und die zu meldenden Werte aus dem System gewonnen werden sollen, dann wird regelmäßig mit dem Verarbeitungsauftrag „Intrastat-Meldungsvorschläge berechnen“ das Suchen nach relevanten Geschäftsvorfällen gestartet werden. Als Quelle dienen die Intrastat relevanten Belege, d. h. die im System gebuchten Ein- und Ausgangsrechnungen bzw. deren auslösende Beschaffungs-, Vertriebs- und Verteilaufträge. Die gesammelten relevanten empfangenen oder versendeten Positionen werden als Ergebnis dieser Aktion in den Intrastat-Meldungsvorschlägen gespeichert.
Hinweis:
In den Beleganwendungen werden auf den Intrastat-Karteireitern der Positionen viele relevante Informationen angezeigt.
In der Anwendung „Intrastat-Meldungsvorschläge“ können die vom System ermittelten Positionen eines Meldungsvorschlags pro Warenstromrichtung (Eingang und Versand) betrachtet und, falls erforderlich, geändert oder ergänzt werden. Welche Werte geändert werden können und wie diese Änderungen vorzunehmen sind, erfahren Sie in den Dokumentationen zur o. g. Anwendung.
Nachdem alle zu meldenden Geschäftsvorfälle hinzugefügt und ggf. bearbeitet wurden, werden diese mit der Aktion „Datei für Drittsoftware ausgeben“ in eine durch den Benutzer wählbare Datei im Knowledge Store ausgegeben. Die Ausgabe erfolgt auf Basis eines Meldungsvorschlags. Dabei kann mit unterschiedlichen Einstellungen gearbeitet werden. Es können sowohl neue Dateien erzeugt als auch vorhandene ergänzt werden. Dabei ist auf eine sinnvolle Einstellung für die auszugebenden Datensätze bezüglich des Status zu achten, d. h. es kann eingegrenzt werden, ob bereits ausgegebene Positionen eines Meldungsvorschlags erneut ausgegeben werden oder nicht.
Die Meldungsvorschläge unterscheiden sich nach Warenstromrichtung, d. h. nach Eingang und Versand. Wenn für beide Richtungen Geschäftsvorfälle innerhalb eines Meldungsmonats vorliegen, erhält man also zwei Dateien, was wiederum bedeutet, dass die o. g. Aktion pro Firma zweimal ausgeführt werden muss.
Die dabei entstehenden Dateien werden im Anschluss in die für Ihr Land zulässige Drittsoftware eingelesen. Welche Software für Ihr Land zulässig ist, erfahren Sie bei ihrer nationalen, für die Intrastat-Meldung zuständigen Behörde (z. B. ist dies für Deutschland das Programm IDES, für Österreich IDEP). Von diesen Programmen kann die tatsächliche Meldung i. d. R. online erfolgen bzw. auf anderem Wege gemeldet werden. Wie diese Programme zu bedienen sind, erfahren Sie in der Dokumentation des jeweiligen Programms.
2.2 Stammdaten
Für eine Intrastat-Meldung sind, abhängig vom Land, in dem gemeldet werden muss, unterschiedliche Informationen zu melden. Um unterschiedlichen Anforderungen zu genügen, gibt es verschiedene Intrastat-Stammdaten, die ggf. nicht mehr in jedem Land gemeldet werden müssen. Bitte stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem Land erforderlichen Informationen gemeldet werden. Das kann in Einzelfällen auch bedeuten, dass Informationen manuell nachbearbeitet oder ergänzt werden müssen. Es ist auch möglich, dass ermittelte Werte manuell korrigiert oder überhaupt auch erst manuell errechnet werden müssen. Dies kann häufig auch in der Drittsoftware erfolgen.
Für die Intrastat-Meldung stehen die folgenden Stammdaten zur Verfügung:
- Intrastat-Warenverzeichnis
- Intrastat-Verkehrszweige
- Intrastat-Geschäftsarten
- Intrastat-Häfen
- Intrastat-Statistische-Verfahren
Weitere Informationen zu den genannten Stammdaten-Anwendungen erhalten Sie in den Anwendungs-Dokumentationen und Vorgehensweisen der jeweiligen Anwendung.
Weitere, jedoch auch an anderer Stelle verwendete Stammdaten sind Länder und Regionen, in Multi-Site-Umgebungen auch die meldepflichtige Organisation bzw. Firma.
Hinweis:
Beachten Sie bitte auch, dass als notwendige Bedingung für die Ermittlung des Auskunftspflichtigen für alle relevanten Firmen in der Sicht „Partner, Rechnungswesen“ eine Umsatzsteuer-ID eingetragen sein muss (abhängig vom Land ggf. auch die Steuernummer).
3 Customizing
In der Anwendung „Customizing“ können Sie folgende Einstellungen für die Intrastat-Meldungsvorschläge einstellen:
- In der Rubrik „Länderbesonderheiten“ kann über die Checkbox „Intrastat“ festgelegt werden, ob die Funktionalitäten für eine Intrastat-Meldung zur Verfügung stehen oder nicht. In Multi-Site-Umgebungen muss für den Mandanten die Checkbox aktiviert sein, um die Intrastat-Funktionalitäten zu aktivieren. Zudem wird mit dieser Checkbox dann pro Firma festgelegt, ob diese meldepflichtig ist und die meldungsrelevanten Daten gesammelt werden sollen.
- In der Rubrik „Basis“ unter Intrastat kann eine Kodierungsart und eine Gewichtseinheit festgelegt werden.
- Die Kodierungsart wird benötigt, um bei der Ausgabe der Datei für die Drittsoftware die Identifikation der zu meldenden Regionen zu ersetzen. Für die Intrastat-Funktionalität werden von dieser Kodierungsart nur die Regionenkodierungen verwendet.
- Die Gewichtseinheit wird verwendet, um bei der Intrastat-Meldungsvorschlags-Berechnung die Systemeinheit für Gewicht in die hier eingetragene umzurechnen. Wenn diese übereinstimmen, wird keine Umrechnung vorgenommen. Wenn in Ihrem System die Systemeinheit für Gewicht Kilogramm ist, dann ist in diesem Feld keine Eingabe erforderlich.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument Customizing.