Im Prozess der Beschaffung werden alle Vorgänge abgebildet, die mit dem Zufluss von Waren und Dienstleistungen von externen Partnern in Zusammenhang stehen.

Ein zentrales Element im Prozess der Beschaffung bildet der Beschaffungs­auftrag. Die Beauftragung eines Lieferanten zur Lieferung von benötigten materiellen und immateriellen Gütern spiegelt sich in den Beschaffungs­auf­trägen wider. Häufig geht dem Auftrag ein Entscheidungsprozess voraus, der auf der Ermitt­lung des Bedarfs basiert und über Beschaffungsanfragen zu Angeboten der Lie­fe­ranten führt. Der Entscheidungsprozess soll dabei sicher­stellen, dass der optimale Lieferant gefunden wird. Dabei wird berücksichtigt, dass die richtigen Güter zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Menge zum richtigen Ort geliefert werden. Eine entscheidende Rolle spielen dabei in der Regel auch die besten Bedingungen und der beste Preis.

Im Beschaffungsauftrag ist der Leistungsumfang des Auftrags beschrie­ben. Über die Belegdokumente „Bestellung“ und „Bestelländerung“ können die Details des Beschaffungsauftrags an den Lieferanten übermittelt werden. Optional kann die Antwort des Lieferanten mit oder ohne Abweichungen als Bestellbestätigung erfasst werden.

Aus den bestellten Gütern werden erwartete oder offene Lieferungen. Wer­den Waren geliefert, so erfasst der Benutzer die Mengen der eingegan­ge­nen Artikel in der Anwendung „Wareneingänge“ im Framework „Lagerlogistik“. Mit dem Buchen des Waren­ein­gangs werden die gelieferten Artikel in der Regel dem Be­stand zugebucht. Die Kontrolle der eingehenden Rechnungen sowie die Erfassung und der Abgleich der Werte für die gelieferten Artikel wird in der Anwendung „Eingangs­rech­nungen“ durch­geführt.

In dieser Dokumentation finden Sie eine Übersicht über den gesamten Beschaffungsprozess.

1             Begriffsbestimmung

Beschaffungsanfrage

Die Beschaffungsanfrage ist eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots an einen oder mehrere Lieferanten. Eine Beschaffungsanfrage enthält in der Regel Angaben zum Artikel, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zum Ort der Lieferung und zur Angebotsfrist.

Beschaffungsangebote

Das Beschaffungsangebot ist ein Angebot eines Lieferanten über angefragte Artikel. Ein Beschaffungsangebot enthält Angaben zum Artikel, zum Preis, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zur Lieferbedingung und Zahlungsbedingung sowie zum Ort der Lieferung. Die Befristung von Angeboten wird über die Angabe der Bindungsfrist festgelegt. Beschaffungsangebote können sich auf eine Beschaffungsanfrage im System beziehen und damit die Belegkette fortführen.

Beschaffungskontrakte

Ein Beschaffungskontrakt ist eine vertragliche Rahmenvereinbarung über Warenlieferungen oder Dienstleistungen zwischen einem Kunden und einem Lieferanten. Ein Beschaffungskontrakt wird immer durch einen Kontrakttyp gekennzeichnet, wie zum Beispiel „Fixe Menge“ oder „Fixer Termin“. Dadurch wird vorgegeben, zu welchem Zeitpunkt oder mit welchem Ereignis ein Kontrakt erledigt ist. Ein Kontraktabruf kann nur mithilfe eines Beschaffungsauftrages erfolgen.

Kontraktabruf

Die Zuordnung von Kontraktpositionen zu Auftragspositionen im Vertriebs- oder Beschaffungsauftrag wird auch als Kontraktabruf bezeichnet. Über diese Zuordnung ergibt sich der Abrufstatus der Kontraktpositionen, abhängig vom jeweiligen Kontrakttyp.

Bestellung

Eine Bestellung ist das Belegdokument zum Beschaffungsauftrag. Sie dient dazu, den Lieferanten über die getroffenen Vereinbarungen des Beschaffungsauftrages zu informieren.

Bestellbestätigung

Die Bestellbestätigung ist ein externes Belegdokument, mit welchem ein Partner mit der Partnerrolle „Lieferant“ die Annahme einer Bestellung bestätigt oder ablehnt oder einen Änderungsvorschlag macht. Die Bestellbestätigung enthält in der Regel Daten zu den bestellten Artikeln, Mengen, Preisen, Konditionen und Terminen.

Konsignation

Bei einer Konsignation wird die Ware eines Lieferanten (Konsignant) in einem Konsignationslager direkt bei seinem Kunden (Konsignator) zur Verfügung gestellt. Das Geschäft und der Eigentumsübergang finden erst beim Abgang der Ware aus dem Konsignationslager statt, d. h. durch den Verbrauch oder den Weiterverkauf der Ware durch den Kunden. Dieser Abgang wird als Konsignationsentnahme bezeichnet. Der Kunde informiert den Lieferanten in vereinbarten Intervallen über die Konsignationsentnahmen mithilfe einer Konsignations-Entnahmemeldung. Auf Grundlage der Entnahmemeldungen werden Rechnungen gestellt. Beschaffungsseitig wird diese Art des Geschäfts als Lieferanten-Konsignation bezeichnet, vertriebsseitig als Kunden-Konsignation.

Wareneingang

Eine eingehende Lieferung wird im System mit dem Artikel, der Menge und dem Wareneingangsdatum in einem Wareneingangsbeleg erfasst. Wareneingänge haben immer einen Auftragsbezug.

Eingangsrechnung

Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um einen Fremdbeleg, der auch eine Gutschrift sein kann.

Warenrücklieferschein

Der Warenrücklieferschein enthält eine Aufstellung der zurückzuliefernden Artikel.

Liefermahnung

Eine Liefermahnung ist eine Erinnerung des Kunden an den Lieferanten, eine fällige Leistung zu erbringen.

Belegketten

Die Belegkette zeigt die Verknüpfungen der logisch zusammenhängenden Datenbestände an. Damit können einzelne miteinander verknüpfte Belege zu einem Geschäftsvorfall verfolgt werden. Die Belegkette stellt die Belege primär in ihrem logischen Zusammenhang und sekundär in ihrer chronologischen Reihenfolge dar. Eine typische Belegkette spiegelt die Aktionsfolge eines Geschäftsablaufes wider, wie zum Beispiel Vertriebsangebot, Vertriebsauftrag, Kommissionierung, Lieferung und Rechnung.

2             Prozesse und Belegkette

Im Folgenden werden die betriebswirtschaftlichen Prozesse für die Beschaf­fung sowie die dadurch ggf. entstehenden Beziehungen zu anderen Anwendungen und Business Entitys beschrieben.

2.1       Prozessübersicht

In der nachfolgenden Grafik erhalten Sie eine Übersicht möglicher Beschaffungsprozesse. Die wesentlichen Elemente des Beschaffungsprozesses werden im Anschluss erläutert.

Darüber hinaus werden in weiteren Kapiteln verschiedene Prozesse genauer beschrieben:

• Lieferanten-Konsignation und Konsignationsaufträge
• Verteilung
• Rücksendungen

Übersicht Beschaffungsprozesse

Beschaffungsaufträge

Beschaffungssaufträge sind die zentralen Belege in der Beschaffung. Sie können auf folgende Arten entstehen:

• Manuelles Erfassen in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“
• Erzeugen aus einem Beschaffungsangebot in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ oder in der Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“
• Importieren über die Funktionen des Business Integration Service
• Erzeugen aus Beschaffungsvorschlägen

Die Reihenfolge der möglichen Folgeprozesse legen Sie in den Beschaffungs-Auftragsarten fest. So können Sie zum Beispiel entscheiden, ob aus Beschaffungsaufträgen heraus externe Lieferungen wie die Abholung bestellter Ware angestoßen werden kann.

Die Beziehungen der Belege untereinander werden in der Belegkette der Anwendungen dargestellt. Die Belegkette steht sowohl für die Basis als auch für einzelne Positionen zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel „Belegkette“.

Beschaffungsvorschläge

Beschaffungsvorschläge können durch das System ermittelt und auf folgende Arten erzeugt werden:

• in der Anwendung „Beschaffungsvorschläge berechnen“ im Framework „Beschaffung“
• in der Anwendung „Beschaffungsvorschläge erzeugen“ nach erfolgter Planung durch die Anwendung „Materialbedarfsplanung“ im Framework „Disposition“

Aus den Beschaffungsvorschlägen können zunächst Beschaffungsanfragen an die Lieferanten für das Einholen von Beschaffungsangeboten erzeugt werden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, aus den Beschaffungsvorschlägen direkt Beschaffungsaufträge zu erzeugen. Das Einholen von Beschaffungs­angeboten ist dann nicht erforderlich.

Beschaffungskontrakte

Beschaffungskontrakte können als Vorstufe zu einem Beschaffungsauftrag verwendet werden. Ein Kontrakt ist eine vertragliche Rahmenvereinbarung über Warenlieferungen oder Dienstleistungen, mit dem ein Kunde gegenüber einem Lieferanten die Abnahme von bestimmten Warenmengen oder Werten über einen bestimmten Zeitraum vereinbart. Der Lieferant verpflichtet sich im Gegenzug, die Artikel des Kontraktes in Höhe der vereinbarten Kontraktmenge oder des Kontraktwertes in einem bestimmten Zeitraum zu liefern. Im Kontrakt werden Preise und Konditionen vereinbart. Der eigentliche Nutzen eines Kontraktes liegt neben einer Preisvorgabe für einen Artikel auch in der Überwachung der im Kontrakt vereinbarten Bedingungen.

Kontrakte werden über Zuordnungen in einem Beschaffungsauftrag verwendet. Diese Zuordnungen werden auch als Kontraktabrufe bezeichnet. Wareneingänge können nicht mit direktem Bezug zu einem Kontrakt erfasst und gebucht werden, es ist immer eine Auftragsposition erforderlich. Ein Beschaffungskontrakt kann auch aus einem Beschaffungsangebot heraus erzeugt werden. Weitere Informationen zum Thema Beschaffungskontrakte finden Sie in der Dokumentation „Beschaffungskontrakte“.

Hinweis:
Für Vereinbarungen zwischen Kunden und Lieferanten im Rahmen von Konsignationsgeschäften stehen Beschaffungskontrakte vom Typ „Konsignation“ zur Verfügung. Solche Kontrakte werden in diesem Abschnitt nicht beschrieben. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Lieferanten-Konsignation“ und der Dokumentation „Einführung: Lieferanten-Konsignation“.

Beschaffungsanfragen und Beschaffungsangebote

Wenn der Warenbedarf manuell ermittelt wurde, beginnt der Prozess mit dem manuellen Erfassen einer Beschaffungsanfrage an die Lieferanten. Die daraufhin eingehenden Angebote werden mit der Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ im Framework „Beschaffung“ verglichen. Das beste Angebot wird ermittelt und aus diesem ein Beschaffungsauftrag erzeugt.

Bestellungen, Bestelländerungen und Bestellbestätigungen

Um den Inhalt des Beschaffungsauftrags an den Lieferanten zu übermitteln, kann eine Bestellung ausgegeben und versendet werden. Nach Änderungen am Beschaffungsauftrag und an der daraus resultierenden Bestellung kann eine Bestellung vom Typ „Bestelländerung“ ausgegeben werden. Mögliche Änderungen sind das Hinzufügen neuer Positionen und das Verändern oder Löschen vorhandener Positionen. Mit einer Bestelländerung wird der Lieferant über die veränderten Bestellpositionen informiert. Diese Möglichkeit besteht auch, wenn ein Beschaffungsauftrag geändert wurde, zu dem bereits eine Bestelländerung ausgegeben und versendet wurde. In diesem Fall werden die Änderungen auf Basis der Bestelländerung ermittelt.

Im Beschaffungsauftrag kann festgelegt werden, ob eine Bestellbestätigung des Lieferanten erforderlich ist. Die Bestellbestätigung dokumentiert die Rückmeldung eines Lieferanten zu einer erzeugten Bestellung oder Bestelländerung. Diese Rückmeldung kann z. B. die vollständige Annahme der Bestellung sein oder einen anderen Liefertermin beinhalten. Die vom Lieferanten übermittelte Bestellbestätigung erfassen Sie in der gleichnamigen Anwendung manuell oder erzeugen Sie aus der Bestellung. Steht eine Bestellbestätigung aus, können Sie eine Bestätigungsmahnung ausgeben und an den Lieferanten senden.

Ebenso besteht die Möglichkeit, bei verspäteter Lieferung eine Liefermahnung auszugeben und an den Lieferanten zu senden.

Wareneingänge und Eingangsrechnungen

Der Eingang der bestellten Ware wird mithilfe der Anwendung „Waren­eingänge“ im Framework „Lagerlogistik“ erfasst. Auch die Eingangsrechnung wird erfasst. Wareneingang und Eingangsrechnung werden dabei dem Beschaffungs­auftrag zugeordnet. Wenn die Rechnung oder eine Teilrechnung vor der Lieferung gestellt und beglichen wird, dann kann die Reihenfolge auch abweichen. Mit dem Buchen des Waren­eingangs und der Eingangs­rechnung, ggf. auch eines Lager­auftrags, ist der Beschaffungspro­zess abgeschlossen.

Bei Abweichungen zwischen einer Eingangsrechnung und den im Beschaffungs-auftrag hinterlegten Werten besteht die Möglichkeit, eine Gutschrift über die Differenz zu erzeugen (Korrektureingangsrechnung). Diese Gutschrift kann als Belastungsanzeige an den Lieferanten gesendet werden.

2.2       Allgemeiner Beschaffungsprozess

Allgemeiner Beschaffungsprozess

Der Standardauftrag ist ein Beschaffungsauftrag vom Typ „Auftrag“, bei dem Artikel bei einem Lieferanten gekauft und an einen Lagerort geliefert werden. Der Auftrag enthält alle Angaben zum Lieferant, Lieferpartner und Rechnungssteller sowie alle kaufmännischen Vereinbarungen wie Lieferbedingungen, Versandbedingungen, Zahlungsbedingungen, Preise und Rabatte, Artikel und Mengen. Die steuernden Daten zu den verschiedenen Aktionen legen Sie in der Auftragsart fest. Weitere Informationen zu den steuernden Elementen finden Sie in den Dokumentationen „Beschaffungsaufträge“ und „Beschaffungs-Auftragsarten“.

2.3       Lieferanten-Konsignation und Konsignationsaufträge

Mit dem Begriff „Lieferanten-Konsignation“ wird ein logistischer Vorgang bezeichnet, bei dem ein Lieferant bereits Artikel im Lager seines Kunden lagert, damit dieser direkt Artikel entnehmen kann. Erst nachdem der Kunde die Artikel aus dem Konsignationslager entnommen hat, erfolgt der Eigentumsübergang und daraus folgende Rechnungen.

Zur Durchführung von Konsignationsgeschäften treffen der Kunde und der Lieferant eine Konsignationsvereinbarung für bestimmte Artikel, Standorte und Zeiträume. Die Vereinbarung erfassen Sie mithilfe eines Beschaffungskontrakts vom Typ „Konsignation“. Zum Abruf der Konsignationsware beim Lieferanten steht der Beschaffungsauftrag vom Typ „Konsignationsauftrag“ zur Verfügung. Der Kunde informiert innerhalb dieses Konsignationsgeschäftes den Lieferanten in vereinbarten Intervallen über entnommene Mengen, beispielsweise bei jeder Entnahme oder zusammengefasst pro Tag oder Periode. Dazu verwendet er Konsignations-Entnahmemeldungen. Weitere Informationen finden Sie in dem Dokument „Einführung: Lieferanten-Konsignation“.

2.4       Verteilung

Wenn die Beschaffung von internen Lieferanten erfolgt, bestehen zwei Möglichkeiten:

• In einem Beschaffungsauftrag wird ein interner Lieferant verwendet und der Prozess verläuft analog zur Beschaffung bei externen Lieferanten.
• Mithilfe eines Verteilvorschlags und eines daraus erzeugten Verteilauftrages wird der Prozess der Warenverteilung vereinfacht. Weitere Informationen finden Sie in den Dokumentationen „Verteilvorschläge“, „Einführung: Verteilaufträge“ und „Wareneingänge aus Verteilung“.

Gehört der interne Lieferant zu einer anderen Firma des eigenen Unternehmens, bedarf es einer internen Verrechnung. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Einführung: Interne Verrechnung“.

2.5       Rücksendungen

Die Rücksendung gelieferter Artikel an den Lieferanten kann mit folgenden Prozessen durchgeführt werden:

• Rücksendung bereits bezahlter und eingelagerter Ware mit anschließender Gutschrift (Rücksendung mit Materialbuchung)
• Rücksendung noch nicht bezahlter und nicht eingelagerter Ware (Rücksendung ohne Materialbuchung)
• Wertgutschriften ohne Rücksendung von Waren (Rücksendung ohne Materialbuchung)

Im ERP-System wird unterschieden zwischen Rücksendungen mit Materialbuchung und Rücksendungen ohne Materialbuchung. Die Rücksendung mit Materialbuchung bewirkt ein Buchen der abgegangenen Mengen, sie ist das Gegenstück zum Buchen des Wareneingangs. Mit der Rücksendung ohne Materialbuchung hingegen kann lediglich ein Belegdokument, der Warenrücklieferschein, ausgegeben werden. Wenn in diesem Fall eine Abbuchung von Waren erforderlich ist, so erfolgt diese mit einer manuellen Materialbuchung (manuellen Korrekturbuchung), einem Wareneingangsstorno oder einem Wareneingangsteilstorno.

Für die Rücksendung stehen in den Anwendungen „Beschaffungsaufträge“ und „Wareneingänge“ verschiedene Aktionen zur Verfügung, deren Verwendung hauptsächlich von der Konstellation des Wareneingangs abhängt, d. h. ob in Ausprägungen geführte Artikel beteiligt sind und ob die Ware auf einem unterteilten Lagerort eingegangen ist.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Rücksendeprozessen in der Beschaffung und den Bearbeitungsmöglichkeiten von Rücksendungen erhalten Sie in der Dokumentation „Warenrücksendungen und Gutschriften“.

2.6       Belegkette

In der Belegkette des Beschaffungsauftrags sind folgende vor- und nachgelagerte Belege sichtbar, sobald sie über eine Belegbeziehung verbunden sind. Auch die Positionen der Belege sind in den meisten Fällen miteinander verknüpft. Die Belege werden wechselseitig angezeigt, sodass z. B. ein referenzierter Beschaffungskontrakt in der Belegkette zu einem Beschaffungsauftrag angezeigt wird und im Wechsel der Beschaffungsauftrag in der Belegkette des Beschaffungskontrakts angezeigt wird.

Der Fortschritt des Beschaffungsprozesses wird im Status der Belege ersichtlich. Der Beschaffungsauftrag ist hierfür der zentrale Beleg, der für alle Folgeprozesse auf Positionsebene und in der Basis den Status widerspiegelt.

3             Bonusabrechnung

Boni in der Beschaffung dienen der nachträglichen Vergütung eines Anteils der bei einem Lieferanten in einem bestimmten Zeitraum getätigten Umsätze. Die Vergütung kann aktiv durch eine Belastung an den Lieferanten oder durch eine Wertgutschrift erfolgen. Grundlage bonusrelevanter Umsätze sind Eingangsrechnungen oder Gutschriften. Welche konkreten Rechnungspositionen bonusrelevant sind und mit welchen Lieferanten Vereinbarungen getroffen werden, kann in den Beschaffungsbonusvereinbarungen festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Einführung: Beschaffungsbonus“.