Mit der Vergabe von Berechtigungen wird in Comarch ERP Enterprise und Comarch Financials Enterprise unter anderem gesteuert, welche Funktionen im System aufgerufen und welche Objekte mit diesen Funktionen bearbeitet werden können. Dieses Berechtigungskonzept können Sie in der technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Zusätzlich können in Comarch Financials Enterprise Berechtigungen für bestimmte (selektive) Daten (sogenannte Berechtigungsobjekte) vergeben werden. Diese Datenberechtigungen erlauben es, Auswertungs-, Buchungs- und Modifizierungsrechte auf Einzeldatenebene zuzulassen und einzuschränken.

Generell bestehen für Benutzer in Comarch Financials Enterprise keine Auswertungs-, Buchungs- und Modifizierungsbeschränkungen auf Datenebene. D. h. hat ein Benutzer beispielswiese die Berechtigung den Buchungsdialog zu öffnen, kann er auch Buchungen erfassen. Um Datenberechtigungen im Rechnungswesen zu vergeben, muss zum einen die Funktion Berechtigungen und zum anderen das Buchungs-, Auswertungs- oder Modifizierungsrecht für das entsprechende Berechtigungsobjekt aktiviert werden.

Mit Aktivierung der Berechtigung für das Rechnungswesen haben Sie die Möglichkeit Berechtigungen für die folgenden Berechtigungsobjekte zu vergeben:

• Sachkonto
• Dimension 01 bis 20
• Spaltenschema
• Zeilenschema
• Kostenart

Bei der Vergabe von Berechtigungen für ein Berechtigungsobjekt kann grundsätzlich entschieden werden, über welche Objekte ein Benutzer Auswertungen erstellen und für welche Objekte er Buchungen vornehmen darf. Für das Berechtigungsobjekt Sachkonto beispielsweise können Sie so einem Benutzer z. B. die Berechtigung zur Auswertung aller Sachkonten erteilen, aber einzelne Sachkonten davon ausschließen.

Diese Berechtigungen werden einer Berechtigungsrolle zugewiesen und gelten somit für alle Benutzer und Benutzergruppen, die der Berechtigungsrolle zugeordnet sind.

Buchungsrecht

Das Buchungsrecht umfasst die direkte Bebuchung oder Werteerfassung für bebuchbare Objekte. Die indirekte Bebuchung von Objekten wird hierdurch nicht beeinflusst. Für indirekte Bebuchungen z. B. durch automatische Skonto-, Steuer- oder Sammelkontenbuchungen erfolgt generell keine Berechtigungskontrolle.

Besonderheiten für Buchungsrechte

Im Rechnungswesen werden für das Buchungsrecht Besonderheiten berücksichtigt. In der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung beispielsweise können Sie nicht nur Buchungen erfassen, sondern auch bestehende Buchungsvorgänge durch Anzeigen auswerten. Daher kann hier keine Trennung nach Buchungs- und Auswertungsberechtigung erfolgen. Sofern einem Benutzer das Buchungsrecht für ein Sachkonto erteilt wurde, besitzt er im Buchungsdialog auch automatisch die Berechtigung dieses Sachkonto auszuwerten. Hat ein Benutzer dagegen keine Buchungsberechtigung für ein Sachkonto, kann er dieses im Buchungsdialog auch nicht auswerten, obwohl er das Auswertungsrecht für das Sachkonto besitzt.

Diese Besonderheit gilt unter anderem auch für die Anwendungen Kassenblattvorerfassung, Buchen Controlling und Planen im Dialog.

Auswertungsrecht

Das Auswertungsrecht umfasst alle auswertenden Tätigkeiten von Berechtigungsobjekten im Sinne von Berichten und Cockpitanzeigen. Für den direkten Aufruf eines Objekts in Cockpits hat eine fehlende Auswertungsberechtigung zur Folge, dass die Anzeigeanforderung durch eine Fehlermeldung abgewiesen wird.

Sofern eine indirekte Auswahl von geschützten Objekten erfolgt, wird bei fehlender Auswertungsberechtigung die Objektbezeichnung durch den Text Nicht berechtigt unkenntlich gemacht. Des Weiteren werden diese Objekte ohne Werte ausgegeben und in Summendarstellungen nicht berücksichtigt. Beispiel hierfür sind Berichte und Cockpitanzeigen die aufgrund ihrer Auswahl (z. B. Mehrfachauswahl oder generische Auswahlangaben) sowohl Objekte umfassen für die ein Benutzer berechtigt ist, als auch Objekte, für die dieser Benutzer nicht berechtigt ist. Dies gilt ebenso für Bewegungsanzeigen die für Objekte abgerufen werden für die ein Benutzer berechtigt ist, und die innerhalb ihrer gelisteten Einzelbewegungen wiederum für Auswertungen geschützte Objekte beinhalten. Z. B. darf ein Sachkonto auf Grund der Berechtigungen eines Benutzers ausgewertet werden, jedoch umfassen die Buchungen auf diesem Konto auch Gegenbuchungen für ein Konto für welches der Benutzer nicht berechtigt ist.

Besonderheiten für Auswertungsrechte

Für Auswertungsrechte werden Besonderheiten in Cockpits und insbesondere in Berichten berücksichtigt. So beispielsweise bei Auswertungen über die Berichtsanwendung Definierte Berichte ausgeben. Hier kann bereits beim Abruf geprüft werden, ob der gewählte Bericht Objekte enthält, für die der aufrufende Benutzer keine Auswertungsberechtigung besitzt. Dies erfolgt über das Feld Prüfung auf vollständige Berechtigung. Wird das Feld aktiviert, bekommt der Benutzer eine entsprechende Fehlermeldung, sofern er nicht für alle Objekte des Berichts die Auswertungsberechtigung hat. Ist das Feld nicht aktiviert, werden die Objekte, für die der aufrufende Benutzer keine Auswertungsberechtigung hat, mit dem Wert 0,00 und der Objektbezeichnung Nicht berechtigt in dem Bericht ausgegeben. In der Ergebnisdarstellung werden diese Objekte nicht berücksichtigt. Das heißt, die Werte der nichtberechtigten Objekte fehlen in der Summierung. Ist der aufrufende Benutzer nicht für alle im Bericht verwendeten Spalten- und Zeilenschemata auswertungsberechtigt, wird die Ausgabe des Berichts mit einem entsprechenden Hinweis unterbunden.

Darüber hinaus wird in einigen Cockpitanzeigen und Berichten des Rechnungswesens auch die Berechtigungskontrolle für Sachkonten durchgeführt, die als Gegenkonten angegeben sind. Bei fehlender Auswertungsberechtigung wird sowohl bei Konten als auch bei Gegenkonten die Kontonummer mit ***** und die Bezeichnung mit Nicht berechtigt unkenntlich gemacht. Dies gilt z. B. für die Berichte Buchungsjournal ausgeben, Periodische Buchungen ausgeben.

Modifizierungsrecht

Das Modifizierungsrecht kann nur für die Berechtigungsobjekte Spaltenschema und Zeilenschema vergeben werden. Dieses Recht umfasst die Neuanlage (auch durch duplizieren), die Änderung und die Löschung der eigentlichen Stammdateneinträge eines Objektes. Inhaber dieser Berechtigung dürfen die Stammdaten des Objektes im vollen Umfang bearbeiten.

Vorgehensweise Berechtigungen im Rechnungswesen

Um Datenberechtigungen im Rechnungswesen zu vergeben, müssen zunächst Einstellungen in der Anwendung Customizing vorgenommen werden.  In der Anwendung Berechtigungen im Rechnungswesen können Sie dann die Berechtigungen für verschiedene Berechtigungsobjekte verwalten.

Einstellungen

Für die Vergabe von Berechtigungen im Rechnungswesen müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden.

Customizing

Zunächst muss in der Anwendung Customizing die Funktion Berechtigungen für das Framework Comarch Financials Enterprise aktiviert werden.

Unter dem Karteireiter Einstellungen können Sie organisationsabhängig steuern, ob und welche Berechtigungen Sie vergeben möchten. Durch Aktivierung des jeweiligen Feldes können folgende Berechtigungen vergeben werden:

• Buchungsberechtigung für Sachkonten
• Auswertungsberechtigung für Sachkonten
• Buchungsberechtigung für Kostenarten
• Auswertungsberechtigung für Kostenarten
• Modifikationsberechtigung für Zeilenschema
• Auswertungsberechtigung für Zeilenschema
• Modifikationsberechtigung für Spaltenschema
• Auswertungsberechtigung für Spaltenschema

Dimensionstypen

In der Anwendung Dimensionstypen aktivieren Sie die Berechtigungsvergabe für optionale Dimensionen. Über die Felder Buchungsberechtigung und Analyseberechtigung können Sie für jeden Dimensionstyp steuern, ob und welche Berechtigungen Sie vergeben wollen.

Berechtigungen im Rechnungswesen

Die Anwendung Berechtigungen im Rechnungswesen dient der Erfassung und Bearbeitung von Berechtigungen für einzelne Berechtigungsobjekte der Finanzbuchhaltung und des Controllings, z. B. das Berechtigungsobjekt Sachkonto oder Kostenart. Hier können Sie den Benutzern einer Berechtigungsrolle Buchungs-, Auswertungs- und Modifizierungsberechtigungen für die Objekte eines Berechtigungsobjektes einer Organisation erteilen oder entziehen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Berechtigungen im Rechnungswesen.

Berechtigungskontrolle

Durch die Vergabe von Berechtigungen in der Anwendung Berechtigungen im Rechnungswesen werden Kontrollen in verschiedenen Anwendungen der Finanzbuchhaltung und des Controllings ausgelöst. In welchen Anwendungen Berechtigungen kontrolliert werden, ist abhängig davon, welche Berechtigungen vergeben sind. Wie bereits in den Kapiteln Buchungsrecht und Auswertungsrecht beschrieben, betreffen Auswertungsberechtigungen in der Regel Cockpit und Berichtsanwendungen, Buchungsberechtigungen hauptsächlich die Buchungserfassung.