Einführung: Automatische Folgebuchungen

In der Finanzbuchhaltung können zu einem Buchungsvorgang automatische Folgebuchungen gebildet werden. Dies sind in der Regel Umbuchungen fester Betragsanteile einer Basisbuchung von einem Aufwandskonto auf ein anderes, z. B. 30% einer angefallenen Bewirtungsausgabe auf ein Konto für nicht abzugsfähige Bewirtungskosten. Zudem ist es über automatische Folgebuchungen beispielsweise möglich, Parallelbuchungen in zwei Kontengruppen abzubilden, die kosten- und ergebnisneutral vorgenommen werden sollen.

Die Erstellung automatischer Folgebuchungen basiert auf der Einrichtung von Muster-Folgebuchungen, der Festlegung von Auswahlkriterien für die Belegauswahl sowie der Verbuchung entsprechender Basisbelege, die keine Eröffnungsbilanzbuchungen darstellen. Als Muster-Folgebuchung können nur Belege vom Typ Hauptbuch Buchungen, Rechnungen, oder Gutschrift erfasst werden.

Eine automatische Folgebuchung enthält immer die Referenz  auf den auslösenden gebuchten Basisbeleg und auf die zugrunde liegende erfasste Muster-Folgebuchung. Mithilfe einer Cockpitanwendung können Sie die automatischen Folgebuchungen im Dialog auswerten.

Einstellungen

Für die Verwendung automatischer Folgebuchungen sind Einstellungen und Stammdaten in den folgenden Anwendungen erforderlich.

Nummernkreise

In der Anwendung Nummernkreise richten Sie den Nummernkreis ein, der für die automatische Vergabe der Belegnummer bei automatischen Folgebuchungen verwendet werden soll. Für diesen Nummernkreis muss der Typ Finanzbuchhaltung Belegnummer gewählt werden. Unter dem Karteireiter Definition legen Sie die Bestandteile fest, aus denen sich die zu erzeugende Belegnummer des Nummernkreises zusammensetzen soll. Dazu geben Sie für alle Bestandteile der Nummer die Herkunft des Wertes sowie dessen Format an.

Für die Herkunft der Bestandteile einer Belegnummer für automatische Folgebuchungen ist in jedem Fall der Wert Firma festzulegen, um zu gewährleisten, dass die Nummernvergabe je Firma separat erfolgt. Weitere Informationen zu Nummernkreisen finden Sie im Dokument Nummernkreise und Erweiterung: Nummernkreise/Comarch Financials Enterprise.

Belegarten Finanzbuchhaltung

Automatische  Folgebuchungen sind nur mit Belegarten möglich, denen entweder der Belegtyp Hauptbuch Buchungen, Rechnungen oder Gutschrift zugeordnet ist.

Bei Belegarten die Sie für automatische Folgebuchungen verwenden, ist die Angabe eines Nummernkreises für automatische Folgebuchungen Pflicht. Aus diesem Nummernkreis erfolgt die Vergabe der eindeutigen Belegnummern für die erzeugten automatischen Folgebuchungen.

Den Nummernkreis tragen Sie in der Anwendung Belegarten Finanzbuchhaltung unter dem Karteireiter Buchung im Unterkarteireiter Nummernkreise im Feld Nummernkreis automatische Folgebuchungen ein.

Belegauswahl für automatische Folgebuchungen

In der Anwendung Belegauswahl für automatische Folgebuchungen legen Sie die Merkmale zur Auswahl der Basisbelege fest, zu denen automatische Folgebuchungen gebildet werden sollen. Sie können in dieser Anwendung beliebig viele Belegauswahlen einrichten und somit automatische Folgebuchungen für unterschiedliche Buchungsanforderungen erstellen.

Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Belegauswahl für automatische Folgebuchungen.

Buchungsserver

Die Erstellung der automatischen Folgebuchungen erfolgt durch  einen eigenen Buchungsserver. Dieser Buchungsserver muss in der Anwendung Buchungsserver eingerichtet und dem Subsystem Automatische Folgebuchungen zugeordnet sein.

Prozess automatische Folgebuchungen

Generell wird eine automatische Folgebuchung über einen aktiven Buchungsserver im Hintergrund erstellt und verbucht. Der auslösende Basisbeleg ist ein erfasster und gebuchter Beleg, z. B. eine Rechnung. Die Ausgabe der automatischen Folgebuchung erfolgt aber nur dann, wenn der Basisbeleg über die Abrufparameter einer aktiven Muster-Folgebuchung identifiziert wurde.

Muster-Folgebuchungen

In einer Muster-Folgebuchung sind, neben der Belegauswahl zur Identifizierung der Basisbelege, die grundlegenden Einstellungen für die Erstellung der automatischen Folgebuchungen festgelegt. Unter anderem ist mit der Muster-Folgebuchung der für die automatische Folgebuchung gültige Buchungssatz vorgegeben.

Muster-Folgebuchungen erfassen Sie im Buchungsdialog mit einer Belegart vom Typ Hauptbuch Buchungen, Rechnungen oder Gutschrift. Muster-Folgebuchungen können neu erfasst oder aus einer bestehenden Muster-Folgebuchung dupliziert werden. Vorhandene Muster-Folgebuchungen können Sie bearbeiten, löschen, aktivieren oder erledigen. Die Vorgehensweisen dazu finden Sie in der Dokumentation Vorgehensweisen: Muster-Folgebuchungen.

Unter dem Karteireiter Muster-Folgebuchungen legen Sie unter anderem den Abrufzeitraum für die automatischen Folgebuchungen, den Verrechnungsanteil und die Berechnungsgrundlage fest. Eine Beschreibung der einzelnen Felder des Karteireiters finden Sie in dem Dokument Buchen Finanzbuchhaltung.

Hinweis
Für Muster-Folgebuchungen bestehen spezielle Fähigkeiten, für die Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben können. Es handelt sich dabei um die Fähigkeiten:

  • Muster-Folgebuchungen zu erzeugen oder zu bearbeiten

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.posting.CreateAndEditFollowUpVouchers

Besitzt ein Benutzer diese Fähigkeit, kann er im Buchungsdialog Muster-Folgebuchungen erzeugen und bearbeiten

  • Muster-Folgebuchungen von anderen Benutzern zu laden

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.posting.LoadFollowUpVouchersOfOtherUsers

Besitzt ein Benutzer diese Fähigkeit, kann er im Buchungsdialog die Muster-Folgebuchungen anderer Benutzer aufrufen

Automatische Folgebuchungen erstellen

Sofern Sie im Buchungsdialog einen Basisbeleg (z. B. eine Rechnung) erfasst und gebucht haben, wird im Hintergrund geprüft, ob zu diesem Beleg automatische Folgebuchungen gebildet werden können. Dazu muss im Subsystem Automatische Folgebuchungen ein Buchungsserver eingerichtet und aktiv sein.

Der Abgleich des Basisbeleges findet immer gegen alle aktiven Muster-Folgebuchungen der Organisation statt. Entspricht der Basisbeleg den Auswahlmerkmalen der Belegauswahl einer aktiven Muster-Folgebuchung wird zu diesem Basisbeleg eine automatische Folgebuchung gebildet.

Dies erfolgt durch Duplizieren der Muster-Folgebuchung. Die entstandene automatische Folgebuchung wird dann mit den Daten des Basisbeleges aktualisiert, wobei die eingetragene Kontierung und der Steuerschlüssel aus der Muster-Folgebuchung erhalten bleiben.

Die Datenbasis für eine automatische Folgebuchung ist immer die Teilbuchung des Basisbeleges, das heißt, die Buchung auf dem Sachkonto. Das Gegenkonto der Teilbuchung kann ein Sachkonto oder ein Personenkonto sein.

Der Buchungsbetrag für die automatische Folgebuchung errechnet sich aus dem Buchungsbetrag der Teilbuchung anhand des festgelegten Verrechnungsanteils in der Muster-Folgebuchung. Abhängig von der Berechnungsgrundlage in der Muster-Folgebuchung erfolgt dies aus dem Brutto-, Netto-, oder Steuerbetrag.

Cockpit: Automatische Folgebuchungen

Zur Auswertung der Folgebuchungen steht Ihnen die Anwendung Cockpit: Automatische Folgebuchungen zur Verfügung. Abhängig von der getroffenen Auswahl bietet diese Anwendung einen Überblick über alle eingerichteten Muster-Folgebuchungen und deren zugeordneten automatischen Folgebuchungen.

Die ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Cockpit: Automatische Folgebuchungen.

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