Artikel werden verwendet, um den Material- und Leistungsfluss in einem Unternehmen abzubilden. Als Artikel werden die lagerfähigen Waren eines Unternehmens, also Rohmaterialien, Endprodukte, selbstständig absetzbare Baugruppen, Ersatzteile usw. verstanden, aber auch (Dienst-)Leistungen, Verrechnungen und Lademittel. Durch diese Summe an Anforderungen an den Artikel zeigt sich auch dessen zentrale Rolle im ERP-System.
In diesem Dokument bekommen Sie einen Überblick, welche Stammdaten für einen Artikel einzurichten sind, und wo Sie Informationen über das Importieren und das Reorganisieren von Artikel-Stammdaten finden.
Die Beschreibung der Anwendung „Artikel“ finden Sie in der Dokumentation „Artikel“.
1 Artikel-Stammdaten
Ein Artikel benötigt Daten, die ihn beschreiben, und Daten, mit denen die Verwendung eines Artikels in anderen Bereichen festgelegt ist. Beispielsweise beschreiben Sie eine Artikel mit seinem Gewicht und seiner Abmessung oder in welcher Einheit er geliefert wird. Alle diese Daten zählen zu den Stammdaten eines Artikels.
Stammdaten erfassen Sie nicht ausschließlich in der Anwendung „Artikel“ (siehe Dokumentation „Artikel“). Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung zu den Stammdatenanwendungen für Artikel.
1.1 Einheiten
Damit ein Artikel verwendet werden kann, benötigt dieser die Angabe einer Basiseinheit, in welcher er geführt wird. Eine Basiseinheit benötigt jeder Artikel aller Artikeltypen, d. h. auch unabhängig davon, ob dieser bestandsgeführt ist oder nicht.
Für alle Artikel vom Typ „Material“ – außer Set-Artikel – können abhängig von den Einstellungen in der Anwendung „Customizing“ bis zu vier parallele Lagereinheiten erfasst werden. Parallele Einheiten werden immer dann verwendet, wenn Artikel in Einheiten verschiedenen Typs verwendet werden sollen, die Einheiten jedoch nicht mit einem fixen Umrechnungsfaktor umgerechnet werden können, wie z. B. von kg in Stück. Bei Verwendung von parallelen Lagereinheiten werden die Bestände des Artikels parallel in allen seinen Lagereinheiten gespeichert.
Wenn Artikel in unterschiedlichen Gebinden bzw. Einheiten geführt werden sollen, dann besteht die Möglichkeit, Artikeln Verpackungseinheiten zuzuordnen und entsprechende feste Umrechnungsfaktoren zu hinterlegen. Diese Umrechnungsfaktoren können ggf. für den Artikel auf der Beschaffungsseite auch lieferantenindividuell hinterlegt werden. In diesem Fall müssen die entsprechenden Einheiten als Beschaffungseinheiten zugeordnet und der Umrechnungsfaktor erfasst werden.
Um einen Artikel in unterschiedlichen Einheiten ein- und verkaufen zu können, besteht die Möglichkeit, Einheiten als Beschaffungs- und Vertriebseinheiten zuzuordnen. Die Beschaffungseinheiten können auch lieferantenbezogen zugeordnet werden und es kann ein lieferantenspezifischer Umrechnungsfaktor festgelegt werden. Des Weiteren kann die Beschaffung des Artikels auf die zugeordneten Lieferanten eingeschränkt werden.
Voraussetzung für eine Beschaffungs- und Vertriebseinheit ist ein vorhandener Umrechnungsfaktor in eine Lagereinheit oder Verpackungseinheit, d. h. eine Beschaffungs- oder Vertriebseinheit muss eine der Lagereinheiten (Basiseinheit oder parallele Lagereinheit) sein oder als Verpackungseinheit zugeordnet worden sein. Nicht jede Lagereinheit oder Verpackungseinheit ist auch automatisch eine Beschaffungs- oder Vertriebseinheit.
Beachten Sie bitte auch die Dokumentation „Einheiten“.
1.2 Artikelmerkmale und Artikelmerkmals-Klassifikationen
Artikel haben eine eindeutige Identifikation, über die ein Artikel gefunden werden kann. Daneben lässt sich ein Artikel auch mit Merkmalen beschreiben, die ebenfalls in einer Suche nach einem Artikel verwendet werden können. Diese Stammdaten dienen einerseits dem Auffinden des gewünschten Artikels und anderseits der Konfiguration eines Artikels. Die beschreibenden Artikelmerkmale können sowohl feste Merkmale sein als auch variable Merkmale, die erst beim Vertriebsauftrag in Zusammenarbeit mit dem Kunden festgelegt werden.
Damit Sie Artikelmerkmale nutzen können, ist zunächst eine Klassifizierung der Artikel erforderlich. Mithilfe der Artikelmerkmals-Klassifikationen strukturieren Sie die Artikel, die Sie mit Artikelmerkmalen beschreiben möchten.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Einführung: Artikelmerkmale“.
1.3 Artikel-Vorlagen
Viele Stammdaten von Artikeln sind gleich. Damit diese nicht immer wieder erfasst werden müssen, wenn neue Artikel hinzukommen, können Artikel-Vorlagen genutzt werden. In Artikel-Vorlagen erfassen Sie die immer wiederkehrenden Artikel-Stammdaten und nutzen diese beim Erfassen eines Artikels als Vorschlagswerte.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Artikel-Vorlagen“.
1.4 Stammdatennutzung in Organisationsstrukturen
Ist für eine OLTP-Datenbank eingerichtet, dass mit inhaltsbezogenen Berechtigungen gearbeitet werden kann, dann sind in der Regel verschiedene Organisationen vorhanden, für die separat Artikel-Stammdaten eingerichtet werden können. In diesem Fall beachten Sie bitte die folgenden Dokumentationen, in denen Sie Wissenswertes über Organisationstrukturen und die Verwendung von eigenen Stammdaten pro Organisation oder zentral verwendeten Stammdaten über viele Organisationen hinweg erfahren:
2 Artikel abfragen
Um Artikeldaten abfragen zu können, stehen Ihnen verschiedene Anwendungen zu Verfügung:
- Anwendung „Artikelinformationen“
Mithilfe der Anwendung „Artikelinformationen“ können Sie sich Informationen über einen Artikel zusammenstellen, die Sie in verschiedenen Bereichen in einem amodalen Fenster anzeigen lassen können. Beispielsweise können Sie sich während der Bearbeitung eines Vertriebsauftrages die Langbezeichnung eines Artikels in einem amodalen Fenster anzeigen lassen und müssen dafür nicht in die Stammdaten-Anwendung „Artikel“ wechseln.
- Anwendung „Artikelübersicht“
Die Anwendung „Artikelübersicht“ bietet einen Überblick über alle relevanten Informationen, die zu einem Artikel erfasst wurden. Die Oberfläche der Anwendung kann an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Die Daten können nicht bearbeitet werden.
3 Artikel importieren
Für die erleichterte Übernahme von Daten aus Fremd- oder Altsystemen stehen verschiedene Importfunktionen für Artikel-Stammdaten zur Verfügung. Wie Sie Artikel-Stammdaten importieren ist in folgenden Dokumentationen beschrieben:
- Artikel importieren
- Artikeldaten von Kunden und Lieferanten importieren
- Artikel-Vorlagen importieren
- Artikelmerkmale importieren
- Artikelmerkmals-Klassifikationen importieren
4 Artikel reorganisieren
Nicht mehr verwendete Artikel-Stammdaten können reorganisiert werden. Dazu müssen Sie Löschkennzeichen für die Stammdaten vergeben. Erst danach wird vom System geprüft, ob die Stammdaten tatsächlich gelöscht werden können.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Artikel reorganisieren“.