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Eingangsrechnungen können beispielsweise gescannt oder elektronisch übermittelt werden. So erhaltene Eingangsrechnungen werden als eEingangsrechnungen bezeichnet. Damit diese geeignet in das ERP-System integriert werden können, steht die Anwendung eEingangsrechnungen zur Verfügung. Zunächst werden solche Eingangsrechnungen mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren zur Verarbeitung zur Verfügung gestellt. Diese App konvertiert z. B. Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD, XRechnung oder FatturaPA.
Nachdem die eEingangsrechnungen bearbeitet wurden, können sie in das ERP-System importiert und Eingangsrechnungen mit entsprechender Identifikation zur weiteren Bearbeitung daraus erzeugt werden.
Mithilfe der Anwendung eEingangsrechnungen können Sie auch einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, so wie im UStG §14 Absatz 1 vorgeschrieben: „… Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. …“.
In dieser Dokumentation wird beschrieben, wie Sie eEingangsrechnungen für den Import bearbeiten und importieren.
Anleitungen für den Umgang mit eEingangsrechnungen finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: eEingangsrechnungen
Begriffsbestimmung
eEingangsrechnungen sind Eingangsrechnungen, die in einem elektronischen Format empfangen wurden, wie z. B. im Format ZUGFeRD oder FatturaPA, und konvertiert in das ERP-System zum Prüfen und zur weiteren Verarbeitung gelangen.
Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Anwendung eEingangsrechnungen können Sie die über die App Comarch eRechnung erhaltene und mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren konvertierte Eingangsrechnung so bearbeiten und mit entsprechenden Daten ergänzen, dass die Daten in das ERP-System importiert werden können und eine Eingangsrechnung erzeugt werden kann.
eEingangsrechnungen sind Eingangsrechnungen, die in einem elektronischen Format empfangen wurden, wie z. B. im Format ZUGFeRD oder FatturaPA, und konvertiert in das ERP-System zum Prüfen und zur weiteren Verarbeitung gelangen.
eEingangsrechnungen haben zunächst den Status Empfangen. Werden Sie in der Anwendung eEingangsrechnungen geöffnet, dann wird automatisch die Aktion [Konvertierte Daten übernehmen] ausgeführt und damit die Daten aus der Importdatei übernommen.
Die Übernahme der Daten wird bestimmt durch die Zuordnung einer Transformationsdatei. Beachten Sie bei Bedarf die Dokumentation eEingangsrechnungsformat-Zuordnungen zur Anwendung eEingangsrechnungsformat-Zuordnungen.
Bei der Datenübernahme werden sowohl Daten aus der empfangenen eRechnung als auch Vorschlagswerte übernommen, die Sie mithilfe der App Comarch eRechnungen konvertieren festgelegt haben.
Die Anwendung besteht aus einem Identifikations- und Arbeitsbereich.
Identifikationsbereich
Im Identifikationsbereich der Anwendung finden Sie unter anderem die mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren konvertierten Identifikationsdaten einer Eingangsrechnung. Das sind insbesondere folgende Daten:
- eEingangsrechnung
Rechnungsnummer des Fremdbelegs und Zeitstempel der Verarbeitung durch die App Comarch eRechnung konvertieren.
- Format
Format, in dem der Fremdbeleg empfangen wurde, und die Format-Zusatzinformation.
Darüber hinaus umfasst der Identifikationsbereich mehrere Karteireiter, unter denen unter anderem weitere konvertierte Daten einer Eingangsrechnung zusammengefasst sind oder Einstellungen für das Erzeugen einer Eingangsrechnung im ERP-System festgelegt werden können. Diese Daten und Festlegungen sind in folgenden Kapiteln beschrieben:
- Karteireiter Allgemeines
- Karteireiter Belegdaten
- Karteireiter Zahlung
- Karteireiter Belegbezug-Suchmerkmale
- Karteireiter Rechnungseinstellungen
- Karteireiter Adressen
- Karteireiter Speicherorte
Identifikationsfelder
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| eEingangsrechnung | In diesem Feld wählen Sie die Nummer der eEingangsrechnung, die geöffnet werden soll. Diese Eingangsrechnungsnummer kann nicht manuell vergeben werden. Sie wird mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren erzeugt und besteht aus der Identifikation des Fremdbelegs und einem Zeitstempel. Der Zeitstempel ergibt sich durch den Verarbeitungszeitpunkt durch die App Comarch eRechnung konvertieren. |
| Status | Angezeigt werden der Allgemeine Status und der Status zum Vorzeichenwechsel.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Kapitel: Status der Basis |
| Eingangsrechnung | Wurde die eEingangsrechnung erfolgreich in das ERP-System importiert, dann wird in diesem Feld die Eingangsrechnungsnummer der erzeugten Eingangsrechnung im ERP-System angezeigt. |
| Format | Angezeigt wird das Format, in dem die Eingangsrechnung empfangen wurde. Das können beispielsweise folgende Formate sein:
· FATTURAPA13 · ZUGFERD21 |
| Format-Zusatzinformation | In diesem Feld wird zum angezeigten Format eine zusätzliche Information angezeigt. Das kann beispielsweise eine Formatversion sein oder ein Hinweis zur Interpretation der empfangenen Daten. |
Karteireiter Allgemeines
Unter diesem Karteireiter finden Sie die ermittelten Daten aus der Konvertierung bezüglich der Geschäftspartner und der allgemeinen Rechnungsdaten, wie z. B. den Bruttobetrag oder die Währung der Rechnung.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Beschaffungsorganisation | Angezeigt wird die Organisation, die anhand der Angaben zum Besteller in der eEingangsrechnung von der App Comarch eRechnung konvertieren ermittelt wurde. |
| Rechnungsteller | Angezeigt wird die Identifikation des Partners, der anhand der Angaben zum Lieferanten in der eEingangsrechnung von der App Comarch eRechnung konvertieren als Rechnungssteller ermittelt wurde. |
| Eingangsrechnungsart | Erfassen Sie in diesem Feld die Eingangsrechnungsart, die beim Import der eEingangsrechnung für das Erzeugen der Eingangsrechnung im ERP-System verwendet werden soll. Die Eingangsrechnungsart beeinflusst die Wertehilfe für die Artikel in Abhängigkeit der Einstellung für die Suchmerkmale mit Belegbezug. Beispielsweise wird für eine Eingangsrechnungsart des Typs Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung die Suche nach Beschaffungs-Artikeln stets mit dem Eintrag Beschaffungs-Artikel vorgeschlagen.
Die Eingangsrechnungsart kann bis zum Importprozess geändert werden. Bei einer Änderung erfolgt keine neue Ermittlung von Belegstatusangaben in den Positionen. |
| Eingangsrechnungsart (Vorschlag) | Angezeigt wird die Eingangsrechnungsart, die in der App Comarch eRechnung konvertieren für das verwendete Übermittlungsformat als Vorschlagswert für die Konvertierung hinterlegt ist. Dabei versucht die App, das bestmögliche Ergebnis vorzuschlagen. Geprüft wird deshalb z. B. der positive oder negative Betrag einer eEingangsrechnung oder der Dokumenttyp, um daraufhin eine Eingangsrechnungsart für eine Rechnung oder Gutschrift vorzuschlagen. |
| Bruttobetrag | Der Bruttobetrag aus der eEingangsrechnung wird angezeigt. |
| Währung | Die Währung aus der eEingangsrechnung wird angezeigt. |
| Lieferant | In diesem Feld können Sie bei Bedarf die Partner-Identifikation des Lieferanten erfassen, wenn dieser vom Rechnungssteller abweicht.
Die in diesem Feld erfasste Partner-Identifikation wird für folgende Aktionen verwendet: · bei der Ermittlung von Artikeln über die Lieferanten-Artikel · beim Erzeugen von Lieferanten-Artikeln · bei den Einstellungen für die Suchmerkmale mit Belegbezug für die Wertehilfe · bei der Ermittlung der Steuerschlüssel, falls kein Lieferpartner erfasst ist Ist keine Partner-Identifikation für einen Lieferanten erfasst, dann wird der Rechnungssteller als Suchmerkmal für den Lieferanten verwendet. Die Wertehilfe für dieses Feld bietet nur die Partner-Identifikationen der Lieferanten an, zu denen der Rechnungssteller in den Partner-Stammdaten als Rechnungssteller zugeordnet ist. |
| Lieferpartner | Der Lieferpartner wird bei der Ermittlung der Steuerschlüssel für die Artikel gemäß den Steuer-Zuordnungen verwendet. Fehlt der Lieferpartner, dann wird der Lieferant als Lieferpartner verwendet.
Die Partner-Identifikation des verwendeten Lieferpartners wird der Position hinzugefügt, wenn der ermittelte Steuerschlüssel verwendet wird. Darüber hinaus wird der Lieferpartner als Suchmerkmal in der Artikel-Suche mit Bezug zu Beschaffungsaufträgen oder Wareneingängen vorgeschlagen. |
Karteireiter Belegdaten
Unter diesem Karteireiter sind die Daten zum Fremdbeleg zusammengefasst.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Fremdbelegnummer und -datum | In diesem zweiteiligen Feld werden die Fremdbelegnummer und das Fremdbelegdatum angezeigt, die aus der eEingangsrechnung von der App Comarch eRechnung konvertieren ermittelt wurden.
Das Fremdbelegdatum kann geändert werden. |
| Fremdbelegdatum (Original) | In diesem Feld das Fremdbelegdatum angezeigt, das mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren aus der eEingangsrechnung ermittelt wurde. |
| Konvertierungsdatum | Angezeigt wird das Datum, an dem mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren die eEingangsrechnung konvertiert wurde. |
| Leistungsdatum | Angezeigt wird das Datum, das aus der übermittelten Eingangsrechnung mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren als Leistungsdatum konvertiert wurde. Es wird für die zu erzeugende Eingangsrechnung im ERP-System als Leistungsdatum verwendet. Aufgrund des Leistungsdatums wird der Steuerschlüssel in den Positionen ermittelt. |
Karteireiter Zahlung
Unter diesem Karteireiter sind die konvertierten Daten zu den Zahlungsbedingungen zusammengefasst.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Zahlungsart | In diesem Feld wird die Zahlungsart für die zu erzeugende Eingangsrechnung vorgeschlagen. Der Vorschlag kann aus folgenden Quellen stammen:
· aus der App Comarch eRechnung konvertieren, in der für das verwendete Übermittlungsformat ein Vorschlagswert für die Konvertierung hinterlegt werden kann · aus den Partner-Stammdaten des Rechnungsstellers Hinweis: In der Anwendung Customizing, Funktion Comarch eRechnung, können Sie festlegen, welche Daten bevorzugt vorgeschlagen werden sollen. |
| Zahlungsart (Rechnungssteller) | In diesem Feld wird die Zahlungsart angezeigt, die mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren aus der eEingangsrechnung ermittelt wurde. |
| Zahlungsart (Fremdbeleg) | In diesem Feld wird die Zahlungsart als Text angezeigt, der mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren aus der eEingangsrechnung ermittelt wurde. |
| Zahlungsbedingung | Erfassen Sie eine Zahlungsbedingung, die für den Import der konvertierten Daten und die im ERP-System zu erzeugende Eingangsrechnung verwendet werden soll.
Die Zahlungsbedingung beschreibt Bedingungen, die für die Bezahlung der Rechnung gelten sollen: Bei den Zahlungsbedingungen können Fristen und Prozentsätze für die Gewährung von Skonto hinterlegt werden. Hält sich der Rechnungsempfänger bzw. der Zahlungspartner bei der Bezahlung an eine der festgelegten Fristen, dann kann er den für dieses Intervall hinterlegten Skontoprozentsatz vom Rechnungsbetrag abziehen. Weitere Informationen finden Sie im Dokument Zahlungsbedingungen. |
| Zahlungsbedingung (Fremdbeleg) | In diesem Feld wird die Zahlungsbedingung als Text angezeigt, die mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren aus der eEingangsrechnung ermittelt wurde. |
Karteireiter Belegbezug-Suchmerkmale
Für die Ermittlung der Artikel über die Wertehilfe kann eingestellt werden, welche Suche bevorzugt verwendet werden soll. Folgendes steht zur Verfügung:
- Suche nach Beschaffungs-Artikeln
- Suche nach Artikeln in Beschaffungsaufträgen
- Suche nach Artikeln in Wareneingängen
Für die festgelegte Suche werden die weiteren Einstellungen zu den Status und bei Bedarf zum Lieferanten sowie zum Lieferpartner als Suchmerkmale berücksichtigt. Die vorgeschlagenen Einstellungen stammen aus der Anwendung Customizing. Ist die für das Erzeugen der Eingangsrechnung festgelegte Eingangsrechnungsart vom Typ Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung, dann wird stets die Suche nach Beschaffungs-Artikeln verwendet.
Darüber hinaus wird anhand der Suchmerkmale geprüft, ob ein Belegbezug für die Rechnungsposition erforderlich oder vorhanden ist. Der Status eines Belegbezugs wird ebenfalls aufgrund der Einstellungen zu den Suchmerkmalen beeinflusst, wenn die Aktion [Artikel zu Lieferanten-Artikel suchen und hinzufügen] ausgeführt wird. Eine Änderung der Einstellungen zu den Suchmerkmalen hat keinen Einfluss auf Positionen mit bereits ermittelten Belegbezugsstatus.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Einstellung Artikel-Suche | In diesem Feld legen Sie fest, welche Suche primär eingestellt werden soll, wenn Sie nach Beschaffungs-Artikeln suchen, um diese den eEingangsrechnungspositionen zuzuordnen.
Wenn die Eingangsrechnungsart vom Typ Eingangsrechnung ist, dann wird die zugehörige Einstellung aus der Anwendung Customizing verwendet. Ansonsten ist die Suche Beschaffungs-Artikel eingestellt, da kein Belegbezug erforderlich ist. Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Beschaffungs-Artikel · Beschaffungsauftragspositionen · Wareneingangspositionen |
| Allgemeiner Status Beschaffungsauftrag | In diesem Feld legen Sie fest, welcher Allgemeine Status als Suchmerkmal im entsprechenden Abfragefeld in der Suche Beschaffungsauftragspositionen vorgeschlagen werden soll.
Wählen Sie aus folgenden Einträgen: · In Bearbeitung · Freigegeben · Gesperrt · Erledigt |
| Lieferant vorschlagen
(Checkbox) |
Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob der Lieferant in einer Suche nach Beschaffungs-Artikeln vorgeschlagen werden soll.
Ist diese Funktion aktiviert, dann wird die erfasste Partner-Identifikation aus dem Feld Lieferant in der Suche im Abfragefeld Lieferant als Suchmerkmal vorgeschlagen. Fehlt die Partner-Identifikation des Lieferanten, dann wird die Partner-Identifikation des Rechnungsstellers als Suchmerkmal vorgeschlagen. |
| Lieferstatus Beschaffungsauftrag | In diesem Feld legen Sie fest, welcher Lieferstatus als Suchmerkmal im entsprechenden Abfragefeld in der Suche Beschaffungsauftragspositionen vorgeschlagen werden soll.
Wählen Sie aus folgenden Einträgen: · Nicht geliefert · Teilweise geliefert · Komplett geliefert |
| Fakturierstatus Beschaffungsauftrag | In diesem Feld legen Sie fest, welcher Fakturierstatus als Suchmerkmal im entsprechenden Abfragefeld in der Suche Beschaffungsauftragspositionen vorgeschlagen werden soll.
Wählen Sie aus folgenden Einträgen: · Nicht fakturiert · Teilweise fakturiert · Komplett fakturiert |
| Fakturierstatus Wareneingang | In diesem Feld legen Sie fest, welcher Fakturierstatus als Suchmerkmal im entsprechenden Abfragefeld in der Suche Wareneingangspositionen vorgeschlagen werden soll.
Wählen Sie aus folgenden Einträgen: · Nicht fakturiert · Teilweise fakturiert · Komplett fakturiert |
Karteireiter Rechnungseinstellungen
Unter diesem Karteireiter finden Sie Einstellungen, die zur Erzeugung einer Eingangsrechnung herangezogen werden.
Im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Verteilung | In diesem Feld legen Sie für die zu erzeugende Eingangsrechnung fest, welcher Verteilungsschlüssel für Positionen mit Verrechnungs-Artikel verwendet werden soll.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Menge · Wert · Gewicht · Volumen · Sonstiger Faktor |
| Einstellung Steuerschlüssel-Zuordnung | In diesem Feld legen Sie fest, ob ein Steuerschlüssel ermittelt und ggf. wie ein Steuerschlüssel anhand der Steuer-Zuordnungen einem Artikel in der eEingangsrechnung zugeordnet werden soll. Der Vorschlagswert für dieses Feld stammt aus der Anwendung eEingangsrechnungsformat-Zuordnungen, in der für die relevante Transformationsdatei ein Eintrag festgelegt werden kann. Diese Einstellung wird immer dann verwendet, wenn ein Artikel geändert oder neu hinzugefügt wird.
Wählen Sie bei Bedarf zwischen folgenden Einträgen: · Nie Keine Steuerschlüsselprüfung · Mit automatischer Steuerschlüssel-Änderung Steuerschlüsselprüfung wird immer ausgeführt und ein ermittelter Steuerschlüssel in die Position übernommen. Fehlt dem System ein geeigneter Steuerschlüssel, dann wird der Steuerschlüssel in der Position nicht verändert und führt bei Bedarf zu einer Fehlermeldung bei der Weiterverarbeitung. · Mit Steuerschlüssel-Änderung bei Bedarf Steuerschlüsselprüfung wird immer ausgeführt. Fehlt dem System der Steuerschlüssel aus der Position, dann wird ein Steuerschlüssel ermittelt und in die Position übernommen. Sie können die Einstellung jederzeit ändern. Bestehende Steuerschlüssel-Zuordnungen werden dadurch nicht geändert. |
| Verarbeitungssprache | In diesem Feld wird die Sprache vorgeschlagen, die beim Übernehmen der konvertierten Daten herangezogen und die für die Ermittlung der Mengeneinheiten eines Artikels verwendet wurde. Welche Sprache beim Konvertieren der eEingangsrechnung herangezogen wird, ermittelt das System in dieser Reihenfolge. Die zuerst ermittelte Sprache wird verwendet:
1. Ermittlung der Sprache, die in der Importdatei mit dem Attribut codeLanguage angegeben ist. Die Importdatei liegt dazu als transformiertes neutrales XML vor. 2. Ermittlung der Sprache, die in der Anwendung eEingangsrechnungsformat-Zuordnungen für die relevante Transformationsdatei in der Spalte Verarbeitungssprache festgelegt ist. 3. Ermittlung der Sprache, die als Korrespondenzsprache in den Partner-Stammdaten für den relevanten Lieferanten festgelegt ist. 4. Ermittlung der Sprache, die als Inhaltssprache zum Ausführungszeitpunkt der Ermittlung in den jeweiligen Benutzereinstellungen festgelegt ist. Mit der ermittelten Sprache werden in der eEingangsrechnung die Identifikationen der Mengeneinheiten eines Artikels ermittelt. Mit ihr erfolgt die Prüfung und der Import der Daten. Bleibt das Feld leer, dann wird die Inhaltsprache verwendet, die zum Ausführungszeitpunkt der Ermittlung der Mengeneinheiten eines Artikels in den Benutzereinstellungen des Benutzers festgelegt ist, der die Übernahme der konvertierten Daten einer eEingangsrechnung gestartet hat. |
| Einheitenänderung erlauben | Mithilfe dieser Funktion können Sie festlegen, ob ermittelte Einheiten geändert werden dürfen.
Ist diese Funktion aktiviert, dann sind die relevanten Spalten eingabebereit. Ist diese Funktion deaktiviert, dann werden die Einheiten angezeigt. |
Karteireiter Adressen
Unter diesem Karteireiter sind die Namen und Adressen der Beschaffungsorganisation und des Rechnungsstellers aus der konvertierten eRechnung aufgeführt.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Name Beschaffungsorganisation | In diesem Feld wird der Name der Beschaffungsorganisation als Text angezeigt, der mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren aus der eEingangsrechnung ermittelt wurde. |
| Name Rechnungssteller | In diesem Feld wird der Name des Rechnungsstellers als Text angezeigt, der mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren aus der eEingangsrechnung ermittelt wurde. |
| Adresse Beschaffungsorganisation | In diesem Feld wird die Adresse der Beschaffungsorganisation als Text angezeigt, die mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren aus der eEingangsrechnung ermittelt wurde. |
| Adresse Rechnungssteller | In diesem Feld wird die Adresse des Rechnungsstellers als Text angezeigt, die mithilfe der App Comarch eRechnung konvertieren aus der eEingangsrechnung ermittelt wurde. |
Karteireiter Speicherorte
Unter diesem Karteireiter sind die Speicherorte der verfügbaren Dateien aufgeführt.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Importdatei | In diesem Feld wird der Hyperlink zur Importdatei angeboten, die von der App Comarch eRechnung konvertieren erzeugt wurde. Die Importdatei ist eine XML-Datei, auf deren Basis die Daten in die Datenbank des ERP-Systems übernommen werden, um sie zu bearbeiten und um danach eine Eingangsrechnung für das ERP-System zu erzeugen. |
| Übermittelte Rechnung | In diesem Feld wird der Hyperlink zur originalen Eingangsrechnungsdatei angeboten, die von der App Comarch eRechnung konvertieren konvertiert wurde. Die Datei ist je nach Rechnungsformat entweder eine PDF-Datei mit den eingebetteten XML-Rechnungsdaten oder eine XML-Datei. |
| Lesbare eRechnung | In diesem Feld wird der Hyperlink zur lesbaren Datei angeboten, die von der App Comarch eRechnung konvertieren auf Basis der übermittelten Rechnung erzeugt wurde. Das kann zum Beispiel eine HTML-Datei sein.
Diese lesbare Datei dient nur der Information und kann auch nur dann erzeugt werden, wenn für das Format, in dem die Eingangsrechnung übermittelt wurde, eine Umwandlungstechnik zur Verfügung steht. |
Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich enthält eine Tabelle mit den Rechnungspositionen der eEingangsrechnung. Neben den Rechnungspositionen zu z. B. Lieferungen können sich aus der eEingangsrechnung zusätzliche Positionen aus Dienstleistungs- oder Frachtkosten sowie Zu- und Abschlägen ergeben.
In der Tabelle ergänzen Sie die Daten für die Zuordnung zu den eigenen Artikeln.
Positionstabelle
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Artikel | In dieser Spalte erfassen Sie die Identifikation des eigenen Artikels, der in der zu erzeugenden Eingangsrechnungsposition verwendet werden soll.
Sie können mithilfe der Aktion [Artikel zu Lieferanten-Artikel suchen und hinzufügen] in der Standard-Symbolleiste die Artikel auf Basis der Lieferanten-Artikel vom System ermitteln und hinzufügen lassen. |
| Steuerschlüssel | Die Identifikation des Steuerschlüssels wird vorgeschlagen, wenn diese aus der eEingangsrechnung ermittelt werden konnte.
Ändern Sie bei Bedarf den Steuerschlüssel, der für das Erzeugen der Eingangsrechnungsposition verwendet werden soll. Beachten Sie bei Bedarf die Festlegung im Feld Einstellung Steuerschlüssel-Zuordnung und der potentiellen Änderung der Steuerschlüssel-Zuordnung, wenn die Artikel-Identifikation geändert wird. Hinweis: Mithilfe der Aktion [Steuerschlüssel-Zuordnung prüfen] werden Ihnen Meldungen für alle Artikel angezeigt, bei denen über die Steuerschlüssel-Zuordnung ein anderer Steuerschlüssel zum Tragen kommen würde. |
| Gesamtmenge | Die Gesamtmenge aus der eEingangsrechnung wird vorgeschlagen. Ändern Sie bei Bedarf die Gesamtmenge, die für das Erzeugen der Eingangsrechnungsposition verwendet werden soll. Beachten Sie bitte, dass die Zuordnung eines Verrechnungs-Artikels dazu führt, dass für die Gesamtmenge automatisch null (0) eingesetzt wird. |
| Einheit | In dieser Spalte wird die Einheit aus der eEingangsrechnung angezeigt. Diese Einheit und die 1. Artikeleinheit des zugeordneten Artikels müssen übereinstimmen.
In Abhängigkeit der Einstellung für die Funktion [Einheitenänderung erlauben] können Sie die Einheit ändern. |
| Nettobetrag | In dieser Spalte wird der Nettobetrag aus der eEingangsrechnung angezeigt. |
| Verteilung | Ist der Position ein Verrechnungs-Artikel zugeordnet, dann wird in dieser Spalte die Verteilung gemäß Einstellung in der Basis vorgeschlagen. |
| Status | In dieser Spalte werden folgende Status und Informationen angezeigt:
· Artikelinformation mit der Angabe, ob die Artikel-Identifikation im Fremdbeleg angegeben wurde · Belegbezugsstatus mit der Information über einen vorhandenen oder evtl. nicht notwendigen Belegbezug · Anzeige Set-Artikel, wenn ein Set-Artikel zugeordnet wurde · Information über die automatische oder manuelle Zuordnung eines Artikels · Anzeige Verrechnungs-Artikel, wenn ein Verrechnungs-Artikel zugeordnet wurde · Anzeige einer Zuordnungsabweisung, wenn eine Zuordnung eines Artikels möglich wäre, die Suchmerkmal-Einstellungen in der Basis für einen Belegbezug diese Zuordnung jedoch verhindern |
| Nicht importieren
(Checkbox) |
In dieser Spalte können Sie mithilfe der Checkbox pro Position entscheiden, ob diese in einer zu erzeugenden Eingangsrechnung als Eingangsrechnungsposition erzeugt werden soll. Dies ist für Positionen zu Set-Artikeln sinnvoll, denn in der zu erzeugenden Eingangsrechnung werden automatisch Detailpositionen erzeugt, wenn ein Bezug zu einem Wareneingang oder einem Beschaffungsauftrag hergestellt wird. Würden die Set-Komponenten auch importiert werden, dann wären sie doppelt in der Eingangsrechnung vorhanden. |
| Fremdbelegposition | In dieser Spalte wird die Positionsnummer des Fremdbelegs angezeigt. |
| Lieferanten-Artikelnummer | Angezeigt wird die Lieferanten-Artikelnummer aus der eEingangsrechnung. Diese Lieferanten-Artikelnummer wird verwendet, um den eigenen Artikel in der OLTP-Datenbank zu ermitteln. Ist die Lieferanten-Artikelnummer dem eigenen Artikel nicht zugeordnet, dann wird diese Lieferanten-Artikelnummer für das Erzeugen der Artikel-Stammdaten für den Lieferanten verwendet. |
| Steuerschlüssel (konvertiert) | In dieser Spalte wird der Steuerschlüssel aus der eEingangsrechnung angezeigt. Er wird von der App Comarch eRechnung konvertieren auf Basis des Steuersatzes und weiterer Angaben ermittelt. |
| Gesamtmenge (Fremdbeleg) | In dieser Spalte wird die Gesamtmenge aus der übermittelten eEingangsrechnung angezeigt. |
| Lieferanten-Artikelbezeichnung | Angezeigt wird die Bezeichnung zur Lieferanten-Artikelnummer aus der eEingangsrechnung. Ist die Lieferanten-Artikelbezeichnung dem eigenen Artikel nicht zugeordnet, dann wird diese Lieferanten-Artikelbezeichnung für die Zuordnung verwendet. |
| Set-Nettobetrag (berechnet) | Ist ein Set-Artikel zugeordnet, dann wird in dieser Spalte der berechnete Set-Nettobetrag angezeigt, wenn der Nettobetrag für diese Position mit null (0) angegeben ist. Das ist in der Regel die Grundposition, während für die Detailpositionen die Nettobeträge angegeben sind.
Damit ein Set-Nettobetrag berechnet werden kann, müssen Sie zuvor die dem Set-Artikel nachfolgenden Positionen mit den zugehörigen Set-Komponenten als nicht importierbar kennzeichnen. Ihnen steht dazu diese Aktion zur Verfügung: Detailpositionen zu Set-Artikeln als nicht zu importieren kennzeichnen Sind die entsprechenden Positionen mit Set-Komponenten gekennzeichnet, dann können Sie mithilfe dieser Aktion die Nettobeträge berechnen lassen: Nettobetrag für Set-Artikel berechnen |
| Eigene Artikel-Identifikation auf Rechnung | Ist dem Lieferanten die eigene Artikel-Identifikation z. B. aus einer Bestellung bekannt und hat diese in seiner Rechnung angegeben, dann wird diese in dieser Spalte angezeigt. |
| Information | Wenn in der Spalte Eigene Artikel-Identifikation auf Rechnung ein Artikel aufgeführt ist, der kein Beschaffungs-Artikel der relevanten Beschaffungsorganisation ist, dann erhalten Sie in dieser Spalte darüber eine Information. |
| Kontoherkunft | Die Kontoherkunft wird automatisch während der Prüfung für den Import ermittelt. Bei Bedarf können Sie die Kontoherkunft manuell festlegen. |
| Konto | Das Konto wird automatisch während der Prüfung für den Import ermittelt. Wurde die Kontoherkunft manuell festgelegt, dann kann in Abhängigkeit der festgelegten Kontoherkunft ein Konto festgelegt werden. |
| Verwendeter Lieferpartner | Wurde für einen Artikel der Steuerschlüssel automatisch ermittelt, dann wird in dieser Spalte die dafür verwendete Partner-Identifikation des Lieferpartners angezeigt. Wenn für die Eingangsrechnungsart der Typ Eingangsrechnung ohne Belegbezug festgelegt ist, dann wird dieser verwendete Lieferpartner in die Rechnungsposition der Eingangsrechnung übernommen.
Der zu verwendende Lieferpartner kann geändert werden. Beachten Sie, dass im Fall einer automatischen Steuerschlüssel-Zuordnung und durch eine Änderung des Artikels Ihre Lieferpartner-Änderung gelöscht und mithilfe der Artikel-Stammdaten neu ermittelt und vorgeschlagen wird. |
Symbolleiste der Positionstabelle
Die Symbolleiste der Positionstabelle enthält folgende positionsbezogene Aktionen:
- Aktion [Artikel-Stammdaten zu Lieferanten-Artikel erzeugen]
Mithilfe dieser Aktion werden für eine zuvor in der Tabelle markierte Rechnungsposition die Artikel-Stammdaten für den in der Rechnungsposition angezeigten Lieferanten-Artikel für die relevante Beschaffungsorganisation und den Lieferanten erzeugt. Fehlt die Angabe des Lieferanten, dann werden die Artikel-Stammdaten für den Rechnungssteller erzeugt.
Zum Bearbeiten der Artikel-Stammdaten wechseln Sie in die Anwendung Artikel mithilfe dieser Aktion: [Artikel, Ansicht „Lieferanten“]
- Aktion [Artikel, Ansicht “Lieferanten”]
Mithilfe dieser Aktion wechseln Sie in die Anwendung Artikel, Ansicht Lieferanten. Ihnen werden für die ausgewählte Rechnungsposition die zugehörigen Lieferanten-Artikel-Daten geöffnet.
Anwendungsbezogene Aktionen
In der Anwendung eEingangsrechnungen stehen anwendungsbezogene Aktionen zur Verfügung, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Konvertierte Daten übernehmen
- Konvertierte Daten entfernen
- Artikel zu Lieferanten-Artikel suchen und hinzufügen
- Artikel-Stammdaten zu Lieferanten erzeugen
- Vorzeichen ändern
- Nettobetrag für Set-Artikel berechnen
- Steuerschlüssel-Zuordnung prüfen
- Detailpositionen zu Set-Artikeln als nicht zu importieren kennzeichnen
- Nicht-importieren-Kennzeichen entfernen
- Importieren freigeben/Importfreigabe aufheben
- Für den Import prüfen
- Daten importieren und Eingangsrechnung erzeugen
Konvertierte Daten übernehmen
Mithilfe der Aktion [Konvertierte Daten übernehmen] werden die konvertierten Daten aus der übermittelten Eingangsrechnung in die Anwendung eEingangsrechnungen sichtbar übernommen, um diese bearbeiten zu können. Diese Aktion wird automatisch beim Öffnen einer eEingangsrechnung ausgeführt.
Haben Sie Daten geändert und möchten diese wieder entfernen, dann können Sie dazu die Aktion [Konvertierte Daten entfernen] nutzen und anschließend wiederum mit der Aktion [Konvertierte Daten übernehmen] die Daten aus der konvertierten Eingangsrechnung übernehmen.
Konvertierte Daten entfernen
Mithilfe dieser Aktion entfernen Sie alle Daten der geöffneten eEingangsrechnung und löschen somit alle gespeicherten Änderungen an Positionen oder den Basiseinstellungen für den Import der eEingangsrechnung.
Wurden bereits Artikel-Stammdaten für Lieferanten-Artikel erzeugt, dann bleiben diese erhalten und müssen bei Bedarf in der Anwendung Artikel bearbeitet oder gelöscht werden.
Mithilfe der Aktion [Konvertierte Daten übernehmen] öffnen Sie erneut die eEingangsrechnung und fügen die konvertierten Daten aus der Originalrechnung wieder hinzu.
Artikel zu Lieferanten-Artikel suchen und hinzufügen
Mithilfe dieser Aktion werden Artikel gesucht, die zu den Lieferanten-Artikeln passen. Das betrifft nur jene Positionen, bei denen die Artikel-Angabe fehlt oder ein Pseudo-Artikel zugeordnet ist. Für die Suche werden die Beschaffungsorganisation, der Lieferant oder bei Bedarf der Rechnungssteller berücksichtigt. Im Anschluss der Suche werden die Suchmerkmale für den Belegbezug beachtet. Das kann dazu führen, dass ein passender Artikel gefunden wurde, dieser jedoch nicht hinzugefügt wird.
Artikel-Stammdaten zu Lieferanten erzeugen
Mithilfe dieser Aktion werden für alle Rechnungsposition, denen Artikel zugeordnet sind, die Artikel-Stammdaten für den in der Rechnungsposition angezeigten Lieferanten-Artikel für die relevante Beschaffungsorganisation und den Lieferanten erzeugt, wenn diese fehlen. Fehlt die Angabe des Lieferanten, dann werden die Artikel-Stammdaten für den Rechnungssteller erzeugt.
Zum Bearbeiten der Artikel-Stammdaten wechseln Sie in die Anwendung Artikel, z. B. mithilfe dieser Aktion in der Symbolleiste der Positionstabelle: [Artikel, Ansicht „Lieferanten“]
Vorzeichen ändern
Mit dieser Aktion ändern Sie das Vorzeichen des Bruttobetrages. Gleichzeitig werden die Nettobeträge der Positionen und die nicht sichtbaren Steuerbeträge angepasst.
Diese Aktion ist bei übermittelten Eingangsrechnungen hilfreich, die eine Gutschrift darstellen, jedoch mit positivem Bruttobetrag ausgegeben wurden (Beispiel: FatturaPA-Rechnungen mit Dokumenttyp TD04). Für zu erzeugende Eingangsrechnungen, die Gutschriften darstellen, sind negative Bruttobeträge erforderlich.
Über die Änderung eines Vorzeichens informiert Sie der Status Vorzeichenwechsel im Identifikationsbereich.
Nettobetrag für Set-Artikel berechnen
Mithilfe dieser Aktion werden in der Positionstabelle die Positionen mit einem Set-Artikel und einem Nettobetrag von null (0) ermittelt, um für sie den Nettobetrag aufgrund von nachfolgenden zugehörigen Positionen mit Set-Komponenten zum Set-Artikel zu berechnen. Die Positionen mit den Set-Komponenten müssen dazu zuvor als Nicht importieren gekennzeichnet sein. Nutzen Sie dazu diese Aktion: [Detailpositionen zu Set-Artikeln als nicht zu importieren kennzeichnen].
Der berechnete Nettobetrag wird in der Positionstabelle in dieser Spalte angezeigt: Set-Nettobetrag (berechnet).
Steuerschlüssel-Zuordnung prüfen
Mithilfe dieser Aktion wird geprüft, ob die in der eEingangsrechnung zugeordneten Steuerschlüssel mit den in der OLTP-Datenbank bestehenden Steuerschlüsseln übereinstimmen. Dabei werden alle Positionen geprüft, für die folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Die Artikel-Identifikation besteht in der OLTP-Datenbank.
- Der Status der Position lässt einen Import zu.
Die Prüfung der Steuerschlüssel erfolgt unabhängig der Einstellung im Feld Einstellung Steuerschlüssel-Zuordnung.
Detailpositionen zu Set-Artikeln als nicht zu importieren kennzeichnen
Mithilfe dieser Aktion ermittelt das System in der Positionstabelle zu den zugeordneten Set-Artikeln eventuell vorhandene Detailpositionen als Komponenten des Set-Artikels und kennzeichnet diese als nicht zu importieren. Damit wird das doppelte Vorkommen von Detailpositionen in der zu erzeugenden Eingangsrechnung vermieden.
Bitte überprüfen Sie in jedem Fall nach der Ausführung dieser Aktion die automatisch aktivierten Checkboxen in der Spalte Nicht importieren.
Nicht-importieren-Kennzeichen entfernen
Mithilfe dieser Aktion werden alle aktivierten Checkboxen in der Spalte Nicht importieren deaktiviert. Damit würden alle Positionen beim Erzeugen einer Eingangsrechnung als Eingangsrechnungspositionen erzeugt.
Importieren freigeben/Importfreigabe aufheben
Mithilfe dieser Aktion geben Sie die eEingangsrechnung zum Importieren frei, sodass die Import-Aktion ausgeführt werden kann, oder heben diesen Prozess wieder auf und die Bearbeitung der eEingangsrechnung kann fortgesetzt werden.
Das Freigeben erfolgt ohne Prüfung der eEingangsrechnung. Prüfungen erfolgen mit dem Importprozess.
Für den Import prüfen
Mithilfe dieser Aktion werden die Daten der eEingangsrechnung für den erfolgreichen Import der Daten geprüft. Sind die Daten fehlerfrei, dann erhält die eEingangsrechnung den Status Zum Import freigegeben und damit ist die Aktion [Daten importieren und Eingangsrechnung erzeugen] für die Ausführung des Imports freigegeben. Zur Prüfung der zu erzeugenden Eingangsrechnung wird nicht der Nummernkreis der Eingangsrechnungsart verwendet, sondern der in der Anwendung Customizing, Funktion Comarch eRechnung, im Feld Importprüfungs-Nummernkreis festgelegte Nummernkreis.
Daten importieren und Eingangsrechnung erzeugen
Mithilfe dieser Aktion importieren Sie die Daten der eEingangsrechnung und das ERP-System erzeugt daraus eine Eingangsrechnung gemäß der festgelegten Eingangsrechnungsart.
Nach dem Import der Daten wird im Feld Eingangsrechnung die Identifikation der erzeugten Eingangsrechnung angezeigt. Diese können Sie in der Anwendung Eingangsrechnungen öffnen und weiter bearbeiten.
Ist die zu erzeugende Eingangsrechnung eine des Typs Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung und weicht die Partner-Identifikation des Lieferpartners von der des Rechnungsstellers ab, dann wird die Partner-Identifikation aus dem Attribut deliverySupplierPartner aus der Importdatei für die Eingangsrechnungspositionen importiert. Für andere Eingangsrechnungstypen wird dieses Attribut ignoriert.
Status und Statusänderungen
Zu einer geöffneten eEingangsrechnung werden folgende Status angezeigt:
Für die Basis:
- Allgemeiner Status
- Vorzeichenstatus
Für die Positionen:
- Artikelinformation
- Belegbezugsstatus
- Information über Set-Artikel
- Artikel-Zuordnungsstatus
- Information über Verrechnungs-Artikel
- Status über zurückgewiesene Artikel-Zuordnung
Status der Basis
Folgende Status können für die Basis einer eEingangsrechnung angezeigt werden:
| Allgemeiner Status | Vorzeichenstatus |
| Empfangen | Ohne Vorzeichenwechsel |
| In Bearbeitung | Mit Vorzeichenwechsel |
| Zum Import freigegeben | |
| Importiert | |
| Nicht importieren |
Status der Positionen
Für eine Position können verschiedene Informationen und Status angezeigt werden, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Artikelinformation
- Belegbezugsstatus
- Information über Set-Artikel
- Artikel-Zuordnungsstatus
- Information über Verrechnungs-Artikel
- Status über zurückgewiesene Artikel-Zuordnung
Artikelinformation
| Status | Erläuterung |
| Artikelinfo: ohne | Der Position fehlt die Information über einen Artikel. |
| Artikelinfo: Pseudo-Artikel | Der Position wurde ein Pseudo-Artikel zugeordnet, der auch ein Beschaffungs-Artikel ist.
Die automatische Zuordnung eines Pseudo-Artikels erfolgt immer dann, wenn für den betroffenen Steuerschlüssel ein Pseudo-Artikel für die Konvertierung hinterlegt ist und keine Information zu einer Lieferanten-Artikelnummer in der empfangenen Eingangsrechnung ermittelt werden konnte, sondern nur eine Lieferanten-Artikelbezeichnung. |
| Artikelinfo: Beschaffungs-Artikel aus Fremdbeleg | Ist dem Lieferanten die eigene Artikel-Identifikation bekannt und hat diese in seiner Rechnung angegeben, dann wird sie konvertiert und der Position zugeordnet. Die Zuordnung dieses Beschaffungs-Artikels aus dem Fremdbeleg wird mit dieser Information angezeigt. |
| Artikelinfo: ungültiger Beschaffungs-Artikel | Der Position wurde ein Artikel zugeordnet, der kein Beschaffungs-Artikel der Beschaffungsorganisation ist, oder im ERP-System fehlt (unbekannte Identifikation). |
Belegbezugsstatus
Der Belegbezug wird anhand der zum Prüfzeitpunkt angegebenen Daten geprüft und bleibt auch bei erneuter Ermittlung der Belegbezüge mit veränderten Suchmerkmalen erhalten. Ein bereits ermittelter Belegbezug bleibt demnach auch dann erhalten, wenn sich der bestehende Belegbezug anhand der geänderten Suchmerkmale nicht ermitteln ließe.
Folgende Angaben werden zur Bestimmung des Belegbezugs verwendet:
- Eingangsrechnungsart
- Einstellungen unter dem Karteireiter Belegbezug-Suchmerkmale
| Status | Erläuterung |
| Belegbezug: nicht geprüft | Der Position fehlen Daten, mit denen ein Belegbezug ermittelt werden könnte. In der Regel fehlt die Artikel-Zuordnung. |
| Belegbezug: vorhanden | Das ERP-System hat gemäß den Daten zur Rechnungsposition (Artikel, Lieferant, Beschaffungsorganisation, Eingangsrechnungsart) eine geeignete Wareneingangs- oder Beschaffungsauftragsposition ermittelt.
Bei der Ermittlung der Belegposition berücksichtigt das ERP-System die Einstellungen unter dem Karteireiter Suchmerkmale Belegbezug. Ein Belegbezug wird auch dann ermittelt, wenn die angegebene Eingangsrechnungsart einen Belegbezug erfordert, die Artikel-Suche jedoch mit dem Eintrag Beschaffungs-Artikel festgelegt ist. |
| Belegbezug: nicht erforderlich | Ist der Position ein Verrechnungs-Artikel zugeordnet oder ist aufgrund der festgelegten Eingangsrechnungsart ein Belegbezug nicht erforderlich (z. B. Typ Eingangsrechnung ohne Beleg), dann wird dieser Status angezeigt. |
| Belegbezug: fehlt | Das ERP-System hat gemäß den Daten zur Rechnungsposition (Artikel, Lieferant, Beschaffungsorganisation, Eingangsrechnungsart) nach einer geeigneten Wareneingangs- oder Beschaffungsauftragsposition gesucht, aber keine gefunden.
Bei der Ermittlung der Belegposition berücksichtigt das ERP-System die Einstellungen unter dem Karteireiter Suchmerkmale Belegbezug. |
Information über Set-Artikel
Ist der Position ein Set-Artikel zugeordnet, dann werden Sie mit einem weiteren Status-Icon darüber informiert. Diese Information steht Ihnen zur schnellen Prüfung von Set-Artikeln und den zugehörigen Detailpositionen zur Verfügung.
| Status | Erläuterung |
| Set-Artikel | Ist der zugeordnete Artikel ein Set-Artikel, dann wird diese Information angezeigt. Anderenfalls ist dieses Status-Icon ausgeblendet. |
Artikel-Zuordnungsstatus
Der Zuordnungsstatus eines Artikels informiert Sie darüber, ob zum Artikel die Stammdaten des zugehörigen Lieferanten-Artikels vorhanden sind und wie der Artikel zugeordnet wurde. Der Status berücksichtigt den angegebenen Lieferanten zum Ermittlungszeitpunkt.
Die Status im Einzelnen:
| Status | Erläuterung |
| Artikel-Zuordnung: ohne | Der Position fehlt die Zuordnung eines Artikels. |
| Artikel-Zuordnung: automatisch | Aufgrund des Lieferanten-Artikels und dem zum Ermittlungszeitpunkt angegebenen Lieferanten hat das ERP-System bei der Ausführung der Aktion [Artikel zu Lieferanten-Artikel suchen und hinzufügen] einen Artikel gefunden und hinzugefügt.
Bei fehlender Lieferanten-Angabe wird der Rechnungssteller für die Ermittlung verwendet. |
| Artikel-Zuordnung: Artikel/Lieferanten-Artikel-Zuordnung fehlt | Aufgrund des Lieferanten-Artikels und dem zum Ermittlungszeitpunkt angegebenen Lieferanten konnte das ERP-System bei der Ausführung der Aktion [Artikel zu Lieferanten-Artikel suchen und hinzufügen] keinen Artikel finden, dem der Lieferanten-Artikel zugeordnet ist.
Bei fehlender Lieferanten-Angabe wird der Rechnungssteller für die Ermittlung verwendet. Auch für diesen fehlt die Artikel/Lieferanten-Artikel-Zuordnung. |
| Artikel-Zuordnung: manuell | Der Artikel wurde der Position manuell hinzugefügt. |
Information über Verrechnungs-Artikel
Sie werden darüber informiert, ob der zugeordnete Artikel ein Verrechnungs-Artikel ist.
| Status | Erläuterung |
| Verrechnungs-Artikel: nein | Die Artikel-Zuordnung fehlt oder der zugeordnete Artikel ist kein Verrechnungs-Artikel. |
| Verrechnungs-Artikel: ja | Der zugeordnete Artikel ist ein Verrechnungs-Artikel |
Status über zurückgewiesene Artikel-Zuordnung
Wurde während der Ausführung der Aktion [Artikel zu Lieferanten-Artikel suchen und hinzufügen] für Rechnungspositionen ein Artikel auf Basis des Lieferanten-Artikels und Lieferanten gefunden, dann wird der gefundene Artikel hinzugefügt, wenn zusätzlich einer der folgenden Belegbezugsstatus zutrifft:
- Belegbezug: nicht erforderlich oder Belegbezug: nicht geprüft
Das immer dann der Fall, wenn Folgendes zutrifft:
- ein Verrechnungs-Artikel ist betroffen
- für die angegebene Eingangsrechnungsart ist der Typ Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung festgelegt
- die Artikel-Suche ist auf den Eintrag Beschaffungs-Artikel festgelegt
- Belegbezug: vorhanden
Unter Berücksichtigung der anhand zum Prüfzeitpunkt angegebenen Daten für die Belegbezug-Suchmerkmale.
In allen anderen Fällen wird ein gefundener Beschaffungs-Artikel nicht hinzugefügt und damit die Zuordnung abgewiesen.
| Status | Erläuterung |
| Artikel gemäß Lieferanten-Artikel gefunden, aber nicht hinzugefügt wegen Belegbezug-Suchmerkmalen | Aufgrund des Lieferanten-Artikels und dem zum Ermittlungszeitpunkt angegebenen Lieferanten hat das ERP-System bei der Ausführung der Aktion [Artikel zu Lieferanten-Artikel suchen und hinzufügen] einen Beschaffungs-Artikel gefunden. Dieser wird jedoch nicht hinzugefügt, weil ein erforderlicher Belegbezug gemäß den zum Prüfzeitpunkt festgelegten Belegbezug-Suchmerkmalen nicht ermittelt werden konnte. |
| Artikel gemäß eigener Artikel-Identifikation auf Rechnung gefunden, aber nicht hinzugefügt wegen Belegbezug-Suchmerkmalen | Aufgrund der auf der eEingangsrechnung gefundenen eigenen Artikel-Identifikation hat das ERP-System bei der Ausführung der Aktion [Artikel zu Lieferanten-Artikel suchen und hinzufügen] einen Beschaffungs-Artikel gefunden. Dieser wird jedoch nicht hinzugefügt, weil ein erforderlicher Belegbezug gemäß den zum Prüfzeitpunkt festgelegten Belegbezug-Suchmerkmalen nicht ermittelt werden konnte. |
Customizing
Für die Anwendung eEingangsrechnungen sind in der Anwendung Customizing die folgenden Einstellungen in der Funktion Comarch eRechnung relevant.
Rubrik Eingangsrechnungen
| Feld | Erläuterung |
| Dokumentart für eEingangsrechnungen | In diesem Feld erfassen Sie die Dokumentart, mit der die von Comarch eRechnung empfangenen eEingangsrechnungen im Dokumenten-Management abgelegt werden.
Nach einem erfolgreichen Import der konvertierten Daten werden mit dieser Dokumentart die empfangene eEingangsrechnung und je nach Format auch die lesbare eRechnung der im ERP-System erzeugten Eingangsrechnung zugeordnet. |
| Verteilung | In diesem Feld legen Sie einen Vorschlagswert fest, der für eEingangsrechnungen verwendet wird, wenn darin eine Position mit einem Verrechnungs-Artikel enthalten ist. Sie legen fest, wonach verteilt werden soll.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Menge · Wert · Gewicht · Volumen · Sonstiger Faktor |
| Zahlungsart-Herkunft | Bereits während der Konvertierung einer eRechnung wird eine Zahlungsart ermittelt. Darüber hinaus kann auch in der Rechnungswesen-Ansicht des Rechnungsstellers eine Zahlungsart festgelegt sein. In diesem Feld legen Sie fest, woher das ERP-System die Zahlungsart heranzieht.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Fremdbeleg bevorzugt · Partner bevorzugt · Partner |
| Importprüfungs-Nummernkreis | Ordnen Sie in diesem Feld ausschließlich für die Prüfung des Imports einen im System vorhandenen Nummernkreis des Typs Eingangsrechnungen zu. Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für eine potentiell zu erzeugende Eingangsrechnung automatisch eine Nummer zu ermitteln und zu vergeben. Durch diesen separaten Nummernkreis wird vermieden, dass der Nummernkreis der Eingangsrechnungsart belastet wird. Der Nummernkreis der Eingangsrechnungsart wird somit für das tatsächliche Erzeugen der Eingangsrechnung verwendet. |
Rubrik Belegbezug-Suchmerkmale
Neben der Ermittlung für den gegebenenfalls notwendigen Belegbezug werden die folgenden Angaben auch als Suchmerkmale in der jeweiligen Wertehilfe verwendet:
| Feld | Erläuterung |
| Einstellung Artikel-Suche | In diesem Feld legen Sie fest, welche Suche vorgeschlagen wird, wenn Sie in der Anwendung eEingangsrechnungen nach Beschaffungs-Artikeln suchen, um diese den eEingangsrechnungspositionen zuzuordnen und einen Belegbezug zu ermitteln.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Beschaffungs-Artikel · Beschaffungsauftragspositionen · Wareneingangspositionen |
| Allgemeiner Status Beschaffungsauftrag | In diesem Feld legen Sie fest, welcher Allgemeine Status für einen Beschaffungsauftrag als Suchmerkmal vorgeschlagen wird, wenn Sie in der Anwendung eEingangsrechnungen mit der Artikel-Suche Beschaffungsauftragspositionen nach Beschaffungs-Artikeln suchen, um diese den eEingangsrechnungspositionen zuzuordnen und einen Belegbezug zu ermitteln.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · In Bearbeitung · Freigegeben · Gesperrt · Erledigt |
| Lieferstatus Beschaffungsauftrag | In diesem Feld legen Sie fest, welcher Lieferstatus für einen Beschaffungsauftrag als Suchmerkmal vorgeschlagen wird, wenn Sie in der Anwendung eEingangsrechnungen mit der Artikel-Suche Beschaffungsauftragspositionen nach Beschaffungs-Artikeln suchen, um diese den eEingangsrechnungspositionen zuzuordnen und einen Belegbezug zu ermitteln.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Nicht geliefert · Teilweise geliefert · Komplett geliefert |
| Fakturierstatus Beschaffungsauftrag | In diesem Feld legen Sie fest, welcher Fakturierstatus für einen Beschaffungsauftrag als Suchmerkmal vorgeschlagen wird, wenn Sie in der Anwendung eEingangsrechnungen mit der Artikel-Suche Beschaffungsauftragspositionen nach Beschaffungs-Artikeln suchen, um diese den eEingangsrechnungspositionen zuzuordnen und einen Belegbezug zu ermitteln.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Nicht fakturiert · Teilweise fakturiert · Komplett fakturiert |
| Fakturierstatus Wareneingang | In diesem Feld legen Sie fest, welcher Status für einen Wareneingang als Suchmerkmal vorgeschlagen wird, wenn Sie in der Anwendung eEingangsrechnungen mit der Artikel-Suche Wareneingangspositionen nach Beschaffungs-Artikeln suchen, um diese den eEingangsrechnungspositionen zuzuordnen und einen Belegbezug zu ermitteln.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Nicht fakturiert · Teilweise fakturiert · Komplett fakturiert |
Business Entitys
Für die Anwendung eEingangsrechnungen ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
eRechnung
com.sem.ext.app.einvoice.obj.Invoice
Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.
Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung eEingangsrechnungen bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung eEingangsrechnungen im Benutzermenü angezeigt wird und sie diese öffnen darf, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
- Mandant
Damit eine Person eine eEingangsrechnung öffnen oder Daten darin bearbeiten kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung Eingangsrechnungsarten in der Tabelle Berechtigungen erfasst sein. Dazu wird vorausgesetzt, dass die Eingangsrechnungsart während der Konvertierung ermittelt wurde. Das ist die Eingangsrechnungsart, die für die Konvertierung vorgeschlagen wird. Fehlt diese, dann wird diese Berechtigungsprüfung nicht ausgeführt und die eEingangsrechnung kann bearbeitet werden.
Beachten Sie zusätzlich, dass die Berechtigungsprüfungen für das Erzeugen einer Eingangsrechnung gemäß der für die Erzeugung festgelegten Eingangsrechnungsart erfolgen.
Weitere Informationen zur Tabelle Berechtigungen und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation Inhaltsbezogene Berechtigungen.
Besonderheiten
Für die Anwendung eEingangsrechnungen bestehen keine Besonderheiten.
Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung eEingangsrechnungen ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.