Dieses Dokument beschreibt, wie Dokument-Verknüpfungsarten im Sys­tem abge­bildet sind und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Erfahren Sie, in wel­cher Bezie­hung eine Dokument-Verknüpfungsart zu anderen Anwen­dungen und Busi­ness Entitys stehen kann.

Im Dokumenten-Management können Dokumente Business Entitys verknüpft werden. Anhand der Dokument-Verknüpfungsart können Sie den semantischen Zusammenhang erkennen, in dem die Verknüpfung erstellt wurde, beispielsweise, ob es sich bei einem verknüpften Partner um den Empfänger einer Ausgangsrechnung handelt.

In der Anwendung Dokument-Verknüpfungsarten können Sie benutzerdefinierte Dokument-Verknüpfungsarten erfassen und bearbeiten. Neben den benutzerdefinierten Dokument-Verknüpfungsarten gibt es noch folgende systemdefinierte Dokument-Verknüpfungsarten:

• ENTITY_IMAGE
• MARKETING_INFO

Die systemdefinierten Dokument-Verknüpfungsarten werden automatisch vom System angelegt und ver­wendet. Die Ver­knüpfungsart ENTITY_IMAGE wird verwendet, wenn Sie ein Logo bei einem Partner oder einem Artikel hinterlegen. Für das Logo wird ein Dokumentangelegt, welches mit dem Partner bzw. Artikel verknüpft wird. Die Dokument-Verknüpfungsart MARKETING_INFO wird im Framework Beziehungs-Management verwendet, wenn in den Anwendungen Vertriebsaussichten oder Vertriebskampagnen eine Notiz erfasst wird. Diese Notiz wird automatisch mit der entsprechenden Vertriebskampagne verknüpft.

In der Anwendung Customizing hinterlegen Sie Dokument-Verknüpfungsarten für die Frameworks Beschaffung, Lagerlogistik, Produktion, Versand und Vertrieb. Folgende Dokument-Verknüpfungsarten werden angegeben:

• Auftrags-Dokument-Verknüpfungsart,
• Beleg-Dokument-Verknüpfungsart,
• Partner-Dokument-Verknüpfungsart.

Diese sorgen z. B. dafür, dass eine im Dokumenten-Management abgelegte Ausgangsrechnung mit dem Auftrag und dem zugehörigen Partner (Rechnungsempfänger) verknüpft wird.

Begiffsbestimmung

• Dokument – Ein Dokument ist ein Objekt, mit dem Sie Dokumentdateien verwalten und Verknüpfungen zu anderen Objekten im ERP-System herstellen. Ein Dokument ist wie ein virtueller Umschlag für die Metadaten zu einem Dokument und für die Dokumentdateien (physische Dateien, die im Knowledge Store abgelegt werden). Außerdem dient das Dokument dazu, neue Dokumentdateien zu erstellen, indem Adressaten und eine Dokumentvorlage dem Dokument hinzugefügt werden. Daraus erzeugt das ERP-System eine neue Dokumentdatei, beispielsweise einen Serienbrief.
• Dokument-Verknüpfungsarten – Dokumentverknüpfungsarten dienen der Klassifizierung der Dokumente. Das ERP-System hat vordefinierte Arten:
  • für Grafiken, wie Logos zu Partner und Artikel, und
  • für Marketing-Informationen, die ausschließlich im Beziehungs-Management verwendet werden.

  Darüber hinaus können selbst definierte Dokumentverknüpfungsarten in der Anwendung Customizing für Partner, Aufträge und sonstige Belege für Vertrieb und Beschaffung hinterlegt werden. Diese werden herangezogen, wenn Sie die vom System erzeugten Dokumentdateien automatisch im Dokumenten-Management ablegen möchten. Außerdem können Sie weitere Arten für Verknüpfungen zu Dokumenten verwenden.

Anwendungsbeschreibung

In der Anwendung Dokument-Verknüpfungsarten werden die gleichnamigen Ver­knüpfungsarten erfasst und verwaltet. Die Anwendung ist in einen Abfrage­bereich und einen Arbeitsbereich unterteilt.

Abfragebereich

Im Abfragebereich können Sie bei Bedarf eine oder mehrere Dokument-Ver­knüpfungsarten heraussuchen, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten. Gren­zen Sie über die Abfragemerkmale in den folgenden Feldern ein, welche Doku­ment-Verknüpfungsart(en) in der Tabelle im Arbeitsbereich angezeigt werden sol­len.

• Dokument-Verknüpfungsart – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf die Identifikation einer Dokument-Verknüpfungsart als Abfragemerkmal, die in der Positionstabelle des Arbeitsbereiches angezeigt werden soll.
• Bezeichnung – Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf die Bezeichnung einer Dokument-Verknüpfungsart als Abfragemerkmal, die in der Positionstabelle des Arbeitsbereiches angezeigt werden soll.
• Löschkennzeichen – Wählen Sie in diesem Feld aus, ob Sie die Dokumentverknüpfungsarten mit oder ohne Löschkennzeichen anzeigen möchten. Als Vorschlagswert wird Ohne Löschkennzeichen angezeigt.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich enthält eine Tabelle zum Erfassen und Bearbeiten von Doku­ment-Verknüpfungsarten. In der Tabelle werden die folgenden Eingabefelder angezeigt:

• Dokument-Verknüpfungsart – In dieser Spalte erfassen Sie die ein­deu­tige Iden­ti­fikation der Dokument-Verknüpfungsart.
  Hinweis

  Die Identifikationen der systemdefinierten Dokument-Verknüpfungsarten ENTITY_IMAGE und MARKETING_INFO können Sie nicht verwenden.
• Bezeichnung – In dieser Spalte erfassen Sie die Bezeichnung der Dokument-Verknüpfungsart. Die Bezeichnung ist ein zusätzlicher Name für die Dokument-Verknüpfungsart. Aussagekräftige Be­zeich­nun­gen erleichtern dem Benutzer die Suche. Die Bezeichnung ist frei wählbar und kann mehr­deu­tig sein, das heißt mehrere Dokument-Verknüpfungsarten können die gleiche Bezeichnung haben. Die Bezeichnung kann in mehreren Sprachen erfasst werden.

Customizing

Für die Anwendung Dokument-Verknüpfungsarten sind keine der Einstellun­gen relevant, die Sie in der Anwendung Customizing treffen.

Business Entitys

Für die Anwendung Dokument-Verknüpfungsarten ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Dokument-Verknüpfungsart

com.cisag.app.general.docman.obj.DocumentReferenceType

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

Basis Belegdaten

com.cisag.app.general.OrderData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumen­tation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Dokument-Verknüpfungsarten bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Dokument-Verknüpfungsarten ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Dokument-Verknüpfungsarten bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Dokument-Verknüpfungsarten ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.