1 Themenübersicht
Mit Debitoren-Guthaben können ausstehende Rechnungen oder Anzahlungsanforderungen ausgeglichen werden. In diesem Dokument wird beschrieben, welche Rolle Debitoren-Guthabenarten bei der Bearbeitung von Debitoren-Guthaben spielen. Sie erhalten Informationen über die in den Debitoren-Guthabenarten hinterlegten Vorschlagswerte und Einstellungen für Debitoren-Guthaben sowie deren Auswirkungen auf die Bearbeitung und Weiterbearbeitung von Debitoren-Guthaben.
Anleitungen für den Umgang mit Debitoren-Guthabenarten, z. B. wie Sie Debitoren-Guthabenarten erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Debitoren-Guthabenarten“.
2 Anwendungsbeschreibung
Mit der Anwendung „Debitoren-Guthabenarten“ können Debitoren-Guthabenarten erfasst werden. Debitoren-Guthabenarten dienen der Identifikation von Debitoren-Guthaben. Außerdem enthalten Debitoren-Guthabenarten Einstellungen für die zu erzeugenden Debitoren-Guthaben.
In der Anwendung „Customizing“ kann pro Firma eine Debitoren-Guthabenart festgelegt werden. Diese Art verwendet das System, um ein Debitoren-Guthaben zu erzeugen. Dieser Erzeugungsprozess wird automatisch in der Finanzbuchhaltung beim Buchen einer Zahlung ausgeführt. Wurde die Zahlung einem offenen Posten zugeordnet, dann kann sie diesen in festlegbarer Höhe ausgleichen. Ist ein offener Posten des Typs „Anzahlung“ zugeordnet, dann bezieht sich die Zahlung bereits auf eine Anzahlungsanforderung. Im weiteren Prozess kann ein erzeugtes Debitoren-Guthaben in der Anwendung „Debitoren-Guthaben“ angezeigt werden, um dieses Vertriebsbelegen zuordnen zu können und damit ein Guthaben zu reservieren.
Die Anwendung „Debitoren-Guthabenarten“ ist nicht in einen Identifikations- und einen Arbeitsbereich aufgeteilt. Sie hat nur einen Arbeitsbereich mit Eingabefeldern.
Eingabefelder
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Art | Im Feld „Art“ wird die eindeutige Identifikation der Debitoren-Guthabenart erfasst. Sie ist frei wählbar.
Ist in der Anwendung „Customizing“ ein Nummernkreis für die Debitoren-Guthabenart hinterlegt, dann wird beim Ausführen der Neu-Aktion auf Basis des Nummernkreises eine Identfikation vorgeschlagen. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Erfassen Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung, damit die Suche danach erleichtert wird.
Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Sonderzeichen, dass diese in einer zu suchenden Zeichenkette aus technischen Gründen in folgende Platzhalter umgewandelt werden: · Stern (*) zu Unterstrich (_) · Fragezeichen (?) zu Prozentzeichen (%) Die Verwendung eines Unterstriches in einem Suchmerkmal würde nicht nur nach dem Unterstrich, sondern nach einem beliebigen Zeichen suchen. Gleichermaßen wird das Prozentzeichen ausgewertet, welches dann keinem, einem oder mehreren Zeichen entspricht. Die Verwendung von Unterstrichen und Prozentzeichen in Zeichenketten sollte deshalb vermieden werden, da möglicherweise andere und mehr Objekte gefunden werden als beabsichtigt. |
| Nummernkreis | In der Debitoren-Guthabenart wird ein Nummernkreis ausgewählt, mit dessen Hilfe das System für neue Debitoren-Guthaben automatisch eine Nummer nach einem festgelegten Muster erzeugt. Der Nummernkreis wird zuvor in der Anwendung „Nummernkreise“ erfasst. Er muss vom Typ „Debitoren-Guthaben“ sein. |
3 Customizing
Für die Anwendung „Debitoren-Guthabenarten“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Rechnungswesen“ relevant.
Siehe auch die Dokumentation „Customizing: Rechnungswesen“ und darin die Kapitel zu „Debitoren-Guthaben“ und „Nummernkreise“.
Hauptfunktion „Rechnungswesen“, Unterfunktion „Debitoren-Guthaben“
Sie können in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Rechnungswesen“, Unterfunktion „Debitoren-Guthaben“ zunächst die Funktion „Debitoren-Guthaben“ pro Firma aktivieren und zusätzlich im Feld „Debitoren-Guthabenart“ eine Art hinterlegen, die beim Erzeugen von Debitoren-Guthaben verwendet werden soll.
Im Einzelnen:
| Feld/Funktion | Erläuterung |
| Debitoren-Guthaben
(Funktion) |
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann werden Guthaben auf Debitorenkonten in der Anwendung „Debitoren-Guthaben“ bereitgestellt, um diese für Vertriebsbelege reservieren zu können. Zu diesen bereitgestellten Guthaben zählen sowohl Anzahlungen gemäß Anzahlungsanforderungen als auch Vorkasse–Zahlungen. In der Anwendung „Debitoren-Guthaben“ reservieren Sie ein bereitgestelltes Guthaben für Vertriebsbelege.
Durch die Aktivierung dieser Funktion werden darüber hinaus die bisherigen Zahlungszuordnungen, die mithilfe der Anwendung „Vorkasse-Zahlungen zuordnen“ vorgenommen wurden, durch Reservierungen ersetzt und in der Anwendung „Debitoren-Guthaben“ zur Verfügung gestellt. |
| Debitoren-Guthabenart
(Feld) |
Erfassen Sie in diesem Feld eine Debitoren-Guthabenart, die vom System verwendet werden soll, wenn ein Debitoren-Guthaben erzeugt wird, das z. B. für eine Anzahlungsanforderung oder einen anderen Vertriebsbeleg reserviert werden kann. |
Hauptfunktion „Rechnungswesen“, Unterfunktion „Nummernkreise“
Sie können in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Rechnungswesen“, Unterfunktion „Nummernkreise“ einen Nummernkreis im Feld „Debitoren-Guthabenarten-Nummernkreis“ hinterlegen. Wenn für die in der Titelleiste ausgewählte Firma ein Nummernkreis hinterlegt ist, dann wird die sich hieraus ergebende nächste Nummer beim Erfassen einer Art vorgeschlagen.
Im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Debitoren-Guthabenarten-Nummernkreis | Ordnen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen im System vorhandenen Nummernkreis des Typs „Belegarten“ zu, wenn Sie für Debitoren-Guthabenarten die automatische Nummernvergabe aktivieren möchten.
Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für alle neuen Debitoren-Guthabenarten automatisch eine Debitoren-Guthabenartennummer zu ermitteln und vorzuschlagen. Die Debitoren-Guthabenartennummer dient der eindeutigen Identifikation der Debitoren-Guthabenart. |
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Debitoren-Guthabenarten“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Debitoren-Guthabenart
com.cisag.app.financials.debtorcredit.obj.DebtorCreditType
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
Rechnungswesen Belegdaten
com.cisag.app.financials.OrderData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Debitoren-Guthabenarten“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann wird einer Person die Anwendung „Debitoren-Guthabenarten“ nur angezeigt, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Mandant
- Rechnungswesen
Die Anwendung „Debitoren-Guthabenarten“ umfasst die Tabelle „Berechtigungen“. Damit eine Person ein Debitoren-Guthaben nutzen kann, muss sie in den Partner-Stammdaten mindestens einer Organisation zugeordnet sein, die in der Tabelle „Berechtigungen“ der Debitoren-Guthabenart erfasst wurde.
Hinweis:
Die Tabelle ist nur dann sichtbar, wenn für den Benutzer über eine Berechtigungsrolle die Fähigkeit „Berechtigungen anzeigen“ für das zugehörige Business Entity vergeben wurde. Um inhaltsbezogene Berechtigungen bearbeiten zu können, benötigt er zusätzlich die Fähigkeit „Berechtigungen ändern“.
Daneben sind ihm die generellen Fähigkeiten zum Öffnen der jeweiligen Anwendung und zum Öffnen und Bearbeiten des jeweiligen Business Entitys zuzuweisen.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Debitoren-Guthabenarten“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Debitoren-Guthabenarten“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.