Ein Debitoren-Guthaben ist ein Betrag, der auf ein Debitoren-Konto gebucht wurde, beispielsweise aufgrund einer Zahlung durch den Debitor auf ein Bankkonto. Ein Debitoren-Guthaben kann mit zukünftigen Forderungen verrechnet, an den Debitoren zurücküberwiesen (Banküberweisung) oder bar ausgezahlt werden (Kasse).

In dieser Dokumentation wird beschrieben, wie Debitoren-Guthaben im System verwendet werden und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Erfahren Sie, in welcher Beziehung ein Debitoren-Guthaben zu anderen Anwendungen und Busi­ness Entitys stehen kann und wie es in die betriebswirtschaftlichen Pro­zesse eingebunden ist. Diese Dokumentation behandelt nicht die Entstehung von Debitoren-Guthaben auf einem Debitoren-Konto.

Welche Rolle Debitoren-Guthabenarten spielen und wie sie erfasst werden ist in der Dokumentation Debitoren-Guthabenarten beschrieben.

Anleitungen für den Umgang mit Debitoren-Guthaben, z. B. wie Sie Debitoren-Guthaben bearbeiten, finden Sie in der Doku­mentation Vorgehensweisen: Debitoren-Guthaben.

Anwendungsbeschreibung

Mithilfe dieser Anwendung ordnen Sie einem Vertriebsbeleg (z. B. einer Anzahlungsanforderung) ein Debitoren-Guthaben zu. Dadurch wird das Guthaben zunächst für die Verrechnung mit der zu erbringenden Leistung reserviert. Wird die Leistung mit einer Ausgangsrechnung abgerechnet, dann wird der dafür reservierte Betrag der Ausgangsrechnung zugeteilt. Um den zugeteilten Betrag reduziert sich das noch zuteilbare Debitoren-Guthaben. Die Zuteilung muss mit einer Buchung durch die verwendete Finanzbuchhaltung bestätigt werden. Daraus folgt, dass in Höhe der bestätigten Zuteilung die Forderung aus der Ausgangsrechnung (ggf. teilweise) verrechnet ist.

Debitoren-Guthaben entstehen durch Buchungen auf Debitoren-Konten in der Finanzbuchhaltung, z. B. in Comarch Financials Enterprise, ohne dieses Guthaben direkt einer Leistung zuordnen zu können. Debitoren-Guthaben entstehen beispielweise auch an einer Kasse, indem dort Geld eines Kunden entgegengenommen wird.

Die Anwendung Debitoren-Guthaben besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die ein Debitoren-Guthaben eindeutig identifizieren, sowie die für das Debitoren-Guthaben allgemeingültigen Basisdaten. Außerdem finden Sie weitere Daten unter Karteireitern, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:

• Karteireiter Allgemeines
• Karteireiter Belegzuordnung
• Karteireiter Firma
• Karteireiter Steueraufteilungen – Anzahlungen
• Karteireiter Belegausgabe
• Karteireiter Texte

Felder zur Identifikation

Die Felder im Einzelnen:

• Nummer – Im Feld Nummer wird die eindeutige Identifikation des Debitoren-Guthabens erfasst. Sie besteht aus zwei Angaben: der Debitoren-Guthabenart im ersten Eingabefeld und der Debitoren-Guthabennummer im zweiten Eingabefeld. Die verwendete Debitoren-Guthabenart dient gemeinsam mit der Debitoren-Guthabennummer zur Identifizierung des Debitoren-Guthabens. Beachten Sie bitte, dass neue Debitoren-Guthaben nicht erfasst werden können. Sie werden stets durch andere Prozesse erzeugt.
  • Debitoren-Guthabenart – Wählen Sie als Auswahlmerkmal eine Debitoren-Guthabenart für das Debitoren-Guthaben, das Sie öffnen möchten
  • Debitoren-Guthabennummer – Die Debitoren-Guthabennummer wird automatisch vom System auf der Basis des Nummernkreises erzeugt, der in der Debitoren-Guthabenart festgelegt wurde. Wählen Sie die Nummer des Debitoren-Guthabens, das Sie öffnen möchten.

• Status – Für Debitoren-Guthaben werden folgende Status angezeigt:
  • Allgemeiner Status
  • Ausgabestatus
  • Reservierungsstatus
  • Zuteilungsstatus

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Status und Statusänderungen.

• Debitor – In diesem Feld wird die Identifikation des Partners angezeigt, für den das Debitoren-Guthaben erzeugt wurde. Der Partner muss in den Partner-Stammdaten als Debitor gekennzeichnet sein.
  In einem Multi-Site-System bezieht sich das erzeugte Guthaben auf die zum Erzeugungszeitpunkt gewählte Firma.

Karteireiter Allgemeines

Unter dem Karteireiter Allgemeines werden Daten zum Debitor und zu den Guthaben angezeigt.

Die Felder im Einzelnen:

• Name, Adresse – In diesen Feldern werden der Name und die Adresse des Debitors erfasst. Die Felder Name und Adresse werden vom System automatisch aus den Partner-Stammdaten gefüllt. Bei Bedarf können der Name und die Adresse für einen Beleg im Status In Bearbeitung oder Freigegeben entweder manuell, per Auswahl-Aktion oder per Aktualisieren-Aktion geändert werden.
  Hinweis

  In diesen Feldern geänderte Daten werden nur im Beleg gespeichert, nicht in den Partner-Stammdaten. Hat sich in den Stammdaten der Name oder die Adresse des Adressaten geändert, dann können die aktuellen Daten über den [Aktualisieren]-Button rechts neben dem Feld Name in den Beleg übernommen werden.
• zu Händen – In diesem Feld wird der Ansprechpartner des Debitors erfasst. Ein Ansprechpartner beim Adressaten kann in den Feldern mit der Bezeichnung zu Händen ausgewählt, geändert oder frei erfasst werden. Vorgeschlagen wird der bevorzugte allgemeine Ansprechpartner, der in den Partner-Stammdaten des Adressaten festgelegt werden kann.
  Weitere Informationen zu diesen Feldern finden Sie in dieser Dokumentation: Feld zu Händen
• Erzeugungsdatum – Datum, an dem der Debitoren-Guthabenbeleg erzeugt wurde. Das Datum bezieht sich auf die Zeitzone der Firma, zu der der Guthabenbeleg gehört.
• Belegdatum – In diesem Feld wird das Datum des Debitoren-Guthabenbelegs angezeigt. Das Datum wurde durch den Beleg festgelegt, der das Guthaben erzeugt.

• Ausgabedatum – Datum, an dem der Debitoren-Guthabenbeleg als Debitoren-Guthabenbestätigung ausgegeben wurde.
• Guthabentyp – In diesem Feld wird der Typ des Guthabens angezeigt. Folgende Typen werden unterschieden:
  • Anzahlung – Der Typ Anzahlung erfordert eine Steueraufteilung des Anzahlungsbetrages auf mindestens einen Steuerschlüssel (Steuerprozentsatz). Dieser wird bei der Zuteilung der Guthabenreservierung anteilig auf den tatsächlich verrechneten Betrag berechnet.
  • Sonstige – Der Typ Sonstige ist frei von einer Steueraufteilung. Jegliche Steuerinformationen fehlen
• Ersatz-Debitoren-Guthaben – Wurde ein Debitoren-Guthaben durch die Finanzbuchhaltung nicht so bestätigt, wie es vorab erzeugt wurde, dann bekommt dieser Debitoren-Guthabenbeleg den Status Ungültig. Als Ersatz wird durch die Finanzbuchhaltung ein anderer Debitoren-Guthabenbeleg erzeugt und gebucht. Im ungültigen Debitoren-Guthabenbeleg wird dieser Ersatzbeleg in diesem Feld angezeigt. Dies ermöglicht dem Benutzer die im ungültigen Debitoren-Guthabenbeleg bereits erfassten Reservierungen zu ändern.
• Erzeugungsbelegtyp – In diesem Feld wird der Belegtyp angezeigt, aufgrund dessen der Debitoren-Guthabenbeleg erzeugt wurde. Der jeweilig zugrunde liegende Belegtyp ist systemabhängig. Beispielsweise können folgende Belegtypen angezeigt werden:
  • Buchungsbeleg Finanzbuchhaltung – Das Guthaben wurde über eine Finanzbuchhaltung durch eine Kontobuchung vereinnahmt
  • Kassenbeleg – Einnahme des Guthabens durch eine Kasse
• Erzeugungsbelegbezug – In diesem Feld wird die Identifikation des Beleges oder der Belegposition angezeigt, aufgrund derer der Debitoren-Guthabenbeleg erzeugt wurde.
• Belegbetrag – In diesem Feld wird der Betrag des Guthabens in der Belegwährung angezeigt
• Reservierbares Guthaben – In diesem Feld wird der Betrag angezeigt, der noch reserviert werden kann. Der Betrag ist somit die Differenz aus dem Belegbetrag und dem reservierten Guthaben in der Belegwährung.
  In Höhe des reservierbaren Guthabens können weitere Reservierungen für Belege (z. B. Vertriebsaufträge, Anzahlungsanforderungen) erfasst werden.
• Reserviertes Guthaben – In diesem Feld wird der vom Belegbetrag reservierte Betrag in der Belegwährung angezeigt
• Zugeteiltes Guthaben – In diesem Feld wird der vom Belegbetrag bereits für Forderungen zugeteilte Betrag in der Belegwährung angezeigt

Karteireiter Belegzuordnung

Unter dem Karteireiter Belegzuordnung finden Sie die Identifikation des zugeordneten Vertriebsbelegs zum Debitoren-Guthaben und weitere Informationen aus der Finanzbuchhaltung, beispielsweise einen Verwendungszweck, der aus einem Bankbeleg stammen könnte.

Die Felder im Einzelnen:

• Verwendungszweck – In diesem Feld wird der originale Verwendungszweck angezeigt, wie er beispielsweise von der Bank übermittelt wurde. Er dient als Hinweis für die manuelle Zuordnung des Debitoren-Guthabens zu einem Vertriebsbeleg.
• Belegzuordnungsvorschlag – In diesem Textfeld werden die von der Finanzbuchhaltung aus dem Verwendungszweck eines Debitoren-Guthabenbuchungsbelegs ermittelten Belegarten und Nummern von Belegen angezeigt, die für den Versuch einer automatisierten Belegzuordnung herangezogen wurden.
  Die Information dient dazu, das eingestellte Verfahren (z. B. ein Verwendungszweckprofil) zu überprüfen und zu verfeinern, mit dem ein rein textlich übermittelter Verwendungszweck einer Banküberweisung automatisch in eine Belegidentifikation umgewandelt wird. Darüber hinaus dienen sie einem Benutzer dazu, den oder die richtigen Belege zu ermitteln, für die das Debitoren-Guthaben reserviert werden soll.
• Zuordnungsbelegtyp – In diesem Feld wird der Belegtyp angezeigt, dem der Debitoren-Guthabenbeleg zugeordnet wurde. Die Zuordnungsbelegtypen sind systemabhängig und können beispielsweise folgende sein:
  • Vertriebsauftrag
  • Anzahlungsanforderung
• Zuordnungsbelegbezug – In diesem Feld wird die ermittelte Identifikation eines Vertriebsbeleges angezeigt.
  Wurde ein Debitoren-Guthabenbeleg erzeugt und bezieht sich dieser direkt auf eine Buchung zu einer Anzahlungsanforderung, dann wird in diesem Feld der Belegbezug auf diese Anzahlungsanforderung angezeigt. Dieser Belegbezug wird für das automatische Reservieren des Guthabens für die in der Anzahlungsanforderung referenzierten Belege herangezogen.
  Bezieht sich eine Zahlung auf einen oder mehrere Vertriebsaufträge ohne Anzahlungsanforderung, dann wird der erste Belegbezug in diesem Feld angezeigt.

Karteireiter Firma

Unter dem Karteireiter Firma finden Sie u. a. die Identifikation der Firma, die das Debitoren-Guthaben vereinnahmt hat.

Die Felder im Einzelnen:

• Firma – In diesem Feld wird die Partneridentifikation der Firma angezeigt, die das Debitoren-Guthaben vereinnahmt hat. Das ist die Firma, für die der Debitoren-Guthabenbeleg erzeugt wurde.
• Name, Adresse – In diesen Feldern werden der Name und die Adresse der Firma angezeigt. Die Felder Name und Adresse werden vom System automatisch aus den Partner-Stammdaten gefüllt.
• Zuständiger Mitarbeiter – In diesem Feld kann die Partner-Identifikation eines Mitarbeiters erfasst werden, der für die Firma zuständig ist

Karteireiter Steueraufteilungen – Anzahlungen

Unter dem Karteireiter Steueraufteilungen – Anzahlungen finden Sie ausschließlich für Debitoren-Guthaben des Typs Anzahlungen weitere Informationen zu den Steueraufteilungen, die aus der angeschlossenen Finanzbuchhaltung stammen.

Die Felder im Einzelnen:

• Nettobetrag – In diesem Feld wird die Summe aller Nettobeträge angezeigt
• Steuerbetrag – In diesem Feld wird die Summe aller Steuerbeträge angezeigt

Die Tabelle mit den Steueraufteilungen enthält folgende Spalten:

• Steuerschlüssel – In dieser Spalte wird der Steuerschlüssel angezeigt, der bei der Buchung der Anzahlung in der Finanzbuchhaltung verwendet wurde. Ein Steuerschlüssel kommt innerhalb der Tabelle nur einmalig vor.
• Steuer-Prozentsatz – In dieser Spalte wird der Steuer-Prozentsatz angezeigt, der bei der Buchung der Anzahlung in der Finanzbuchhaltung verwendet wurde.
  Hinweis

  Beachten Sie bitte, dass der Steuer-Prozentsatz im Steuerschlüssel änderbar ist und die Finanzbuchhaltung den Steuer-Prozentsatz verwendet, der zur Buchung des Debitoren-Guthabens festgelegt war.
• Nettobetrag – In dieser Spalte wird der Nettobetrag angezeigt, der für den angezeigten Steuerschlüssel bei der Buchung der Anzahlung in der Finanzbuchhaltung gebucht wurde.
• Steuerbetrag – In dieser Spalte wird der Steuerbetrag angezeigt, der für den angezeigten Steuerschlüssel bei Buchung der Anzahlung in der Finanzbuchhaltung gebucht wurde.
• Bruttobetrag – In dieser Spalte wird der Bruttobetrag angezeigt, der für den angezeigten Steuerschlüssel bei Buchung der Anzahlung in der Finanzbuchhaltung gebucht wurde.

Karteireiter Belegausgabe

Unter dem Karteireiter Belegausgabe werden die Einstellungen für die Ausgabe der zur Verfügung stehenden Belegdokumente in einer Tabelle angezeigt oder vorgeschlagen. Die Ausgabeeinstellungen stammen aus einer Belegdokument-Vorlage. Herangezogen wird die Belegdokument-Vorlage, die in den Partner-Stammdaten des Debitors hinterlegt ist. Fehlt diese in den Partner-Stammdaten, dann wird die Belegdokument-Vorlage verwendet, die in der Anwendung Customizing, Hauptfunktion Rechnungswesen, Unterfunktion Dokumente, festgelegt ist.

Weitere Informationen zu den Ausgabeeinstellungen finden Sie im Bedienungs­leitfaden. Dort wird auch beschrieben, welche weiteren Anwendungen, System- und Benutzereinstellungen bei der Belegdokument­ausgabe eine Rolle spielen und wann welche Einstellungen zum Tragen kommen.

Die Spalten im Einzelnen:

• Belegtyp – In dieser Spalte wird der Belegtyp angezeigt, für den in dieser Zeile die Ausgabeeinstellungen dargestellt werden. Folgende Belegtypen stehen in dieser Anwendung zur Verfügung:
  • Anzahlungsbestätigung
  • Debitoren-Guthabenbestätigung
• Medium – Das Ausgabemedium wird angezeigt, auf dem das Belegdokument gemäß Vorlage ausgegeben wird. Grundsätzlich stehen folgende Ausgabemedien zur Verfügung:
  • Drucker (dabei auch Ausgabe in Datei möglich),
  • E-Mail,
  • Fax

Sofern mehrere Belegdokument-Vorlagen für das Belegdokument Rücksendungsbeleg bestehen und diese in den Kunden-Stammdaten oder in der Anwendung Customizing für mehrere Ausgabemedien hinterlegt sind, können Sie ein Ausgabemedium auswählen.

• Kommunikationsverbindung – Das System ermittelt für die Ausgabemedien Fax und E-Mail eine Kommunikationsverbindung (eine Faxnummer oder eine E-Mail-Adresse) und zeigt diese an.
  Die angezeigte Faxnummer oder E-Mail-Adresse können Sie ändern oder ergänzen.
  Mehrere E-Mail-Empfänger erfassen Sie, indem Sie die E-Mail-Adressen mit Komma und Leerzeichen voneinander trennen.

Karteireiter Texte

Unter dem Karteireiter Datei-Anhänge/Texte können Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge hinterlegt werden. Auf gespeicherte Texte und Datei-Anhänge wird durch ein Notiz-Icon hingewiesen, das auf dem Karteireiter Datei-Anhänge/Texte zu finden ist.

Weitere Informationen zu Texten und Datei-Anhängen und deren Verwendung finden Sie in der Dokumentation Texte.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich finden Sie eine Positionstabelle mit Positionseditor für die Reservierung des Debitoren-Guthabens. Die Spalten und Felder sind in folgenden Kapiteln beschrieben:

• Positionstabelle
• Positionseditor

Beachten Sie bitte, dass mit verschiedenen Positionstypen ein Debitoren-Guthaben reserviert, zugeteilt und die Zuteilung wieder storniert werden kann. Beachten Sie dazu die folgenden Kapitel, in denen die Positionstypen beschrieben sind:

• Positionstyp Reservierung
• Positionstyp Zuteilung
• Positionstyp Zuteilungsstorno

Positionstyp Reservierung

Mit dem Positionstyp Reservierung wird ein Debitoren-Guthaben für einen Vertriebsbeleg reserviert. Die Reservierungspositionen werden erfasst oder mithilfe einer Aktion erzeugt. Sie ist immer eine Grundposition und für sie wird das reservierte Guthaben angezeigt.

Positionstyp Zuteilung

Mit dem Positionstyp Zuteilung wird einer Reservierungsposition (z. B. einer Vertriebsauftragsposition) ein Forderungsbeleg zugeteilt, beispielweise eine Ausgangsrechnung. Deshalb ist dieser Positionstyp immer eine Detailposition zur Grundposition. Diese Detailposition kann nicht erfasst werden. Sie wird dann erzeugt, wenn der Forderungsbeleg zum referenzierten Vertriebsbeleg erzeugt wird. Für Zuteilungspositionen wird das der Position zugeteilte Guthaben angezeigt.

Positionstyp Zuteilungsstorno

Mit dem Positionstyp Zuteilungsstorno wird eine Zuteilungsposition storniert. Wurde beispielweise eine Ausgangsrechnung zu einem Vertriebsbeleg mit reserviertem Debitoren-Guthaben erzeugt, dann entsteht eine Zuteilungsposition. Wird die erzeugte Ausgangsrechnung wieder storniert, dann wird automatisch eine Zuteilungsstornoposition erzeugt, um den zugeteilten Betrag wieder freizugeben.

Dieser Positionstyp ist immer eine Detailposition zur Grundposition. Für Zuteilungsstornopositionen wird das der Position zugeteilte Guthaben mit negativem Vorzeichen angezeigt. Darüber hinaus wird die Identifikation der Zuteilungsposition (Original-Zuteilung) angezeigt, welche mit der Zuteilungsstornoposition storniert wird.

Positionstabelle

Die Positionstabelle enthält einen übersichtlichen Ausschnitt der Daten, die im Positionseditor erfasst werden. Einige Daten lassen sich auch in der Tabelle ändern. Die Beschreibungen der Spalten entsprechen denen der Felder im Positionseditor.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Positionseditor.

Aktionen der Tabellen-Symbolleiste

Neben den für Tabellen üblichen Buttons finden Sie zusätzlich den Button [Debitoren-Guthaben manuell reservieren]. Mithilfe dieses Buttons öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Belege oder Belegpositionen suchen, um für diese einen Guthabenbetrag reservieren zu können. Welche Belege und Belegpositionen herausgesucht werden können, ist systemabhängig.

Die Elemente des Dialogfensters werden nachfolgend beispielhaft für das Heraussuchen von Vertriebsaufträgen beschrieben:

• Ursprungsbeleg – In diesem Feld können Sie auswählen, ob Sie nach Vertriebsaufträgen oder Vertriebsauftragspositionen suchen möchten. Entsprechend wird die Einstellung als Suchmerkmal verwendet.
• Firma – In diesem Feld wird die Firma angezeigt, die das Debitoren-Guthaben vereinnahmt hat. Die Suche verwendet diesen Eintrag als Suchmerkmal und das Ergebnis liefert jene Belege, die zur Firma gehören.
• Debitor – In diesem Feld wird der Debitor angezeigt, für den das Debitoren-Guthaben gebucht wurde. Die Suche verwendet diesen Eintrag als Suchmerkmal und das Ergebnis liefert jene Belege, in denen der Debitor als Rechnungsempfänger oder Zahlungspartner verwendet wurde.
• Währung – In diesem Feld wird die Währung angezeigt, in der das Debitoren-Guthaben gebucht wurde. Die Suche verwendet die Währung als Suchmerkmal und liefert Belege, in denen die Währung mit der Debitoren-Guthaben-Währung übereinstimmt.

Rubrik Vertriebsauftrag

• Vertriebs-Auftragsart – Erfassen Sie eine Vertriebs-Auftragsart als Suchmerkmal
• Vertriebs-Auftragsnummer – Erfassen Sie eine Vertriebs-Auftragsnummer als Suchmerkmal
• Auftraggeber – Erfassen Sie eine Partner-Identifikation für den Auftraggeber eines Vertriebsauftrages als Suchmerkmal
• Rechnungsempfänger – Erfassen Sie eine Partner-Identifikation für den Rechnungsempfänger eines Vertriebsauftrages als Suchmerkmal
• Zahlungspartner – Erfassen Sie eine Partner-Identifikation für den Zahlungspartner eines Vertriebsauftrages als Suchmerkmal
• Erfassungsdatum – Erfassen Sie ein Erfassungsdatum des Vertriebsauftrages als Suchmerkmal
• Status – Erfassen Sie den Status eines Vertriebsauftrags als Suchmerkmal

Die Ergebnisliste liefert gemäß erfasster Suchmerkmale die Belegdaten. Bitte beachten Sie, dass die Spalten in Bezug auf den gewählten Ursprungsbeleg variieren. Wählen Sie den oder die gwünschten Belege oder Belegpositionen aus, um sie in die Positionstabelle oder den Positionseditor zu übernehmen.

Unterhalb der Ergebnisliste finden Sie die Funktion Reservierbares Guthaben vorschlagen. Mithilfe dieser Funktion wird das reservierbare Guthaben in der zu erzeugenden Reservierungsposition vorgeschlagen. Wurden mehrere Positionen ausgewählt, dann erhält die erste Position den vollen möglichen und notwendigen Guthabenbetrag. Ein möglicher Rest wird in der folgenden Position vorgeschlagen usw. Ist der Guthabenbetrag aufgebraucht, dann erhalten alle weiteren Positionen den Vorschlagswert null.

Buttons in der Fußzeile des Dialog-Fensters:

Mithilfe der Aktion [Einzeln übernehmen] wird jede ausgewählte Belegposition einzeln in den Positionseditor als neue Position übernommen. Sie können die Daten im Positionseditor bearbeiten. Danach müssen Sie die Position in die Positionsliste übernehmen.

Mithilfe der Aktion [Gesamt übernehmen] können Sie alle Belegpositionen in einem Schritt in die Positionsliste als neue Positionen übernehmen. Dann wird der Guthabenbeleg sofort gespeichert. Tritt während der Übernahme ein Fehler auf, dann wird automatisch in den Modus Einzeln übernehmen gewechselt.

Positionseditor

Mithilfe des Positionseditors erfassen Sie die Guthaben-Reservierungspositionen. Der Positionseditor umfasst eine Symbolleiste und einen Karteireiter. Siehe dazu die folgenden Kapitel:

• Symbolleiste
• Karteireiter Allgemeines

Symbolleiste

Die Symbolleiste enthält Standard-Aktionen, deren Erläuterungen im Bedienungsleitfaden aufgeführt sind. Darüber hinaus enthält die Symbolleiste folgendes Element:

• Position – Die Positionsnummer dient der genauen Identifizierung der einzelnen Debitoren-Guthabenposition. Mit der Positionsnummer können die einzelnen Positionen in verschiedenen Belegen über eine Belegreferenz verbunden werden.
  Die Positionsnummer wird vom System auf der Basis des Nummernkreises automatisch erzeugt, der in der verwendeten Debitoren-Guthabenart festgelegt ist. Sie können die Positionsnummer im Positionseditor für Positionen des Typs Reservierung manuell vergeben. Sobald eine Position in die Positionstabelle übernommen wurde, lässt sich die Positionsnummer nicht mehr ändern.Detailpositionen für Zuteilungen und Zuteilungsstornos können nicht erfasst werden. Sie werden erzeugt, wenn zur Reservierungsposition ein Forderungsbeleg erzeugt wird, wie z. B. eine Ausgangsrechnung zur referenzierten Vertriebsauftragsposition.
  Aufgrund der Positionsnummer werden die Positionen vom System automatisch sortiert. Diese Sortierung kann der Benutzer nicht direkt ändern. Die Sortierung kann nur über das manuelle Vergeben von Positionsnummern beeinflusst werden.
  Hinweis

  Aufgrund der automatischen Nummerierung und Sortierung können neue Positionen zwar eingefügt werden, sie können dabei aber nicht zwischen zwei vorhandene Positionen platziert werden. Neue Positionen erhalten zunächst immer die nächste fortlaufende Nummer und werden am Ende der Positionen einsortiert. Deshalb ist sinnvoll, im Nummernkreis festzulegen, dass die Positionen in 5er- oder 10er-Schritten nummeriert werden. Dann können Sie eine Position ergänzen und dieser manuell eine Positionsnummer geben, die zwischen den Nummern der vorhandenen Positionen liegt. Ergebnis: Die neue Position wird in der Liste an der gewünschten Stelle zwischen den vorhandenen Positionen einsortiert.

Karteireiter Allgemeines

Die Felder im Einzelnen:

• Typ – Sowohl in der Positionstabelle als auch im Positionseditor wird der Positionstyp angezeigt. Folgende Typen von Positionen werden unterschieden:
  • Reservierung – Der Positionstyp Reservierung ist immer eine Grundposition, mit der ein Debitoren-Guthaben für einen Vertriebsbeleg reserviert wird.
  • Zuteilung – Der Positionstyp Zuteilung ist immer eine Detailposition zur Reservierungsposition. Dieser Positionstyp ist für die Belege, denen das mit der Grundposition reservierte Guthaben zugeteilt wurde.
  • Zuteilungsstorno – Der Positionstyp Zuteilungsstorno ist immer eine Detailposition zur Reservierungsposition. Dieser Positionstyp ist für die Belege, denen zunächst das mit der Grundposition reservierte Guthaben zugeteilt, aber danach storniert wurde.
• Status – Sowohl in der Positionstabelle als auch im Positionseditor wird einer der folgenden Status angezeigt:
  • Allgemeiner Status
    • Freigegeben – Die Position hat den Zuteilungsstatus Nicht zugeteilt oder Teilweise zugeteilt
    • Erledigt – Die Position hat den Zuteilungsstatus Komplett zugeteilt
  • Zuteilungsstatus
    • Nicht zugeteilt – Reservierungen können bestehen. Guthaben wurde nicht zugeteilt
    • Teilweise zugeteilt – Für mindestens eine Reservierung wurde bereits Guthaben zugeteilt
    • Komplett zugeteilt – Das komplette Guthaben wurde zugeteilt
• Erzeugungszeitpunkt – Sowohl in der Positionstabelle als auch im Positionseditor wird der Zeitpunkt angezeigt, zu dem die Reservierung, die Zuteilung oder der Zuteilungsstorno erzeugt wurde.
• Belegtyp – Sowohl in der Positionstabelle als auch im Positionseditor wird der Belegtyp angezeigt, für den ein Guthaben reserviert oder zugeteilt wurde. Der jeweilig zugrunde liegende Belegtyp ist systemabhängig und zudem abhängig vom Positionstypen. Beispielsweise können folgende Belegtypen angezeigt werden:
  • Vertriebsauftrag
  • Ausgangsrechnung
• Belegbezug – Sowohl in der Positionstabelle als auch im Positionseditor wird der Beleg oder die Belegposition erfasst bzw. angezeigt, für die ein Guthaben reserviert oder zugeteilt wurde. Der Belegbezug gemäß Positionstyp kann geändert werden, wenn kein Betrag zugeteilt wurde.
• Reserviertes Guthaben – Erfassen Sie für eine Position des Typs „Reservierung“ in der Positionstabelle oder im Positionseditor einen positiven Betrag, der vom Debitoren-Guthaben reserviert werden soll. Die maximale Höhe des zu reservierenden Guthabens ergibt sich aus dem noch reservierbaren Betrag. Der reservierbare Betrag wird aus dem Debitoren-Guthabenbetrag abzüglich bereits reservierter Guthaben ermittelt. Der Betrag wird in der Währung des Debitoren-Guthabens erfasst.

• Offenes reserviertes Guthaben – Sowohl in der Positionstabelle als auch im Positionseditor wird für Positionen des Typs Reservierung der Betrag angezeigt, der für einen Beleg reserviert, aber nicht zugeteilt ist.
• Zugeteiltes Guthaben – Sowohl in der Positionstabelle als auch im Positionseditor wird der Betrag angezeigt, der bereits einem oder mehreren Forderungsbelegen gemäß Reservierungsbetrag zugeteilt wurde. Für Positionen der Typen Zuteilung und Zuteilungsstorno wird der jeweilige Positionsbetrag angezeigt. Für den Typ Reservierung wird die Summe aller Zuteilungen abzüglich der Zuteilungsstornos angezeigt.Wie eine Zuteilungsposition entsteht, ist systemabhängig. Beispielsweise entsteht eine Zuteilungsposition aufgrund einer erzeugten Ausgangsrechnung für den Vertriebsauftrag, für den ein Debitoren-Guthaben reserviert wurde.
• Bestätigt (Checkbox) – Mithilfe dieser Funktion wird Ihnen mitgeteilt, ob die Zuteilung bzw. der Zuteilungsstorno durch die Finanzbuchhaltung bestätigt wurde.
• Original-Zuteilung – Für eine Position des Typs Zuteilungsstorno wird angezeigt, welche Belegposition des Typs Zuteilung ganz oder teilweise durch die Zuteilungsstornoposition storniert wurde.

Anwendungsbezogene Aktionen

Ihnen stehen anwendungsbezogene Aktionen in der Anwendung Debitoren-Guthaben zur Verfügung, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:

• Anzahlungsbestätigung erzeugen und ausgeben
• Anzahlungsbestätigungskopie ausgeben
• Guthabenbestätigung erzeugen und ausgeben
• Guthabenbestätigungskopie ausgeben
• Automatisch reservieren
• Nicht zugeteilte Guthabenreservierungen reduzieren

Anzahlungsbestätigung erzeugen und ausgeben

Mithilfe dieser Aktion wird für ein Debitoren-Guthaben des Typs Anzahlung das Belegdokument Anzahlungsbestätigung erzeugt und ausgegeben. Im Dialogfenster für die Ausführung dieser Aktion stehen Ihnen die Parameter Einstellung Ausgabedatum und Ausgabedatum zur Verfügung. Diese Aktion wird Ihnen nur dann angeboten, wenn das Debitoren-Guthaben des Typs Anzahlung sowohl im Status Freigegeben als auch im Status Nicht ausgegeben ist.

Anzahlungsbestätigungskopie ausgeben

Mithilfe dieser Aktion wird für ein Debitoren-Guthaben des Typs Anzahlung, für das bereits das Belegdokument Anzahlungsbestätigung erzeugt und ausgegeben wurde, eine Anzahlungsbestätigungskopie ausgegeben. Diese Aktion wird Ihnen nur dann angeboten, wenn das Debitoren-Guthaben des Typs Anzahlung im Status Ausgegeben ist.

Guthabenbestätigung erzeugen und ausgeben

Mithilfe dieser Aktion wird für ein Debitoren-Guthaben des Typs Sonstige das Belegdokument Guthabenbestätigung erzeugt und ausgegeben. Im Dialogfenster für die Ausführung dieser Aktion stehen Ihnen die Parameter Einstellung Ausgabedatum und Ausgabedatum zur Verfügung. Diese Aktion wird Ihnen nur dann angeboten, wenn das Debitoren-Guthaben des Typs Sonstige sowohl im Status Freigegeben als auch im Status Nicht ausgegeben ist.

Guthabenbestätigungskopie ausgeben

Mithilfe dieser Aktion wird für ein Debitoren-Guthaben des Typs Sonstige, für das bereits das Belegdokument Guthabenbestätigung erzeugt und ausgegeben wurde, eine Guthabenbestätigungskopie ausgegeben. Diese Aktion wird Ihnen nur dann angeboten, wenn das Debitoren-Guthaben des Typs Sonstige im Status Ausgegeben ist.

Automatisch reservieren

Mithilfe der Aktion [Automatisch reservieren…] können automatisch Reservierungen für ein Debitoren-Guthaben erzeugt werden, das sich im Status In Bearbeitung oder Freigegeben befindet und für das noch keine Reservierungen bestehen. Voraussetzung ist, dass ein Vertriebsauftrag oder eine –position referenziert wird, die entweder auf Basis einer Anzahlungsanforderung oder eines Kassenbeleges erzeugt wurde. Für diese wird der volle Debitoren-Guthabenbetrag reserviert.

Nicht zugeteilte Guthabenreservierungen reduzieren

Mithilfe der Anwendung Nicht zugeteilte Guthabenreservierungen reduzieren… können Sie reservierte Guthaben reduzieren, die nicht zugeteilt wurden. Das System prüft vorab, ob der zugeordnete Beleg, z. B. ein Vertriebsauftrag, mit dem Status Erledigt gekennzeichnet ist. Nur in diesem Fall wird Folgendes ausgeführt:

• Das reservierte Guthaben wird bis zum zugeteilten Guthaben reduziert, wenn es darüber liegen sollte
• Das reservierte Guthaben wird auf Null reduziert, wenn nichts zugeteilt wurde

Ist zusätzlich die Funktion Guthabenreservierungen löschen aktiviert, dann wird eine Guthabenreservierung unter folgenden Bedingungen gelöscht:

• Das reservierte Guthaben wurde auf den Betrag Null reduziert oder war bereits Null
• Das reservierte Guthaben hat weder Zuteilungen noch Zuteilungsstornierungen

Status und Statusänderungen

Die Debitoren-Guthaben und Debitoren-Guthabenpositionen können verschiedene Status haben, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:

• Allgemeiner Status
• Ausgabestatus
• Reservierungsstatus
• Zuteilungsstatus

Allgemeiner Status

Sowohl das Debitoren-Guthaben als auch die Debitoren-Guthabenposition haben einen allgemeinen Status, der in folgenden Kapiteln beschrieben ist:

• Debitoren-Guthaben
• Debitoren-Guthabenposition

Debitoren-Guthaben

Der allgemeine Status eines Debitoren-Guthabens zeigt folgende Status:

• In Bearbeitung – Solange die Zahlung in der Finanzbuchhaltung nicht verbucht ist, hat das Debitoren-Guthaben den Status In Bearbeitung
• Freigegeben – Wurde in der Finanzbuchhaltung der zugehörige Offene Posten gebucht, dann wird der Status für das Debitoren-Guthaben auf Freigegeben geändert.
• Ungültig – Lässt sich eine aus einem Rechnungswesen stammende Zahlung nicht so verbuchen, wie das Debitoren-Guthaben erzeugt wurde, weil beispielsweise die Währung eine andere ist als gebucht werden soll oder Betragsdifferenzen bestehen, dann wird der Status auf Ungültig gesetzt. In diesem Fall wird das neue Debitoren-Guthaben, das durch die Finanzbuchhaltung erzeugt wurde, als Referenz in das ungültige Debitoren-Guthaben eingetragen.
• Erledigt – Der Status Erledigt wird dadurch erreicht, dass das Debitoren-Guthaben durch eine oder mehrere Reservierungen komplett reserviert und alle Reservierungen in voller Höhe zugeteilt wurden, also der vollständige Betrag des Guthabens verbraucht ist.
• Reorganisation begonnen – Der Status ist vorhanden sofern mit der Reorganisation begonnen wurde, der Beleg aber noch nicht komplett reorganisiert wurde.

Debitoren-Guthabenposition

Der allgemeine Status einer Debitoren-Guthabenposition zeigt folgende Status:

• Freigegeben – Die Debitoren-Guthabenposition hat als Ausgangsstatus den Status Freigegeben. Für Reservierungspositionen wechselt der Status mit Zuteilung von Forderungsbelegen. Für Zuteilungs- und Zuteilungsstornopositionen wechselt dieser Status erst mit der Buchung und Bestätigung durch die Finanzbuchhaltung.

• Erledigt – Wurde das reservierte Guthaben einer Reservierungsposition durch Forderungsbelege der zugehörigen Zuteilungspositionen vollständig aufgebraucht, dann erhält die Reservierungsposition den Status Erledigt.
  Wurde die Zuteilungs- oder Zuteilungsstornoposition durch die Finanzbuchhaltung bestätigt und damit gebucht, dann erhält sie den Status Erledigt.

Ausgabestatus

Der Ausgabestatus eines Debitoren-Guthabens zeigt folgende Status:

• Nicht ausgegeben – In Abhängigkeit des Guthabentyps wurde weder eine Debitoren-Guthabenbestätigung noch eine Anzahlungsbestätigung erzeugt oder ausgegeben.
• Ausgegeben – In Abhängigkeit des Guthabentyps wurde eine Debitoren-Guthabenbestätigung oder eine Anzahlungsbestätigung erzeugt und ausgegeben.

Reservierungsstatus

Der Reservierungsstatus eines Debitoren-Guthabens zeigt folgende Status:

• Nicht reserviert – Dieser Status wird in folgenden Fällen vergeben:
  • Kein Guthaben ist reserviert
  • Für das Guthaben ist der allgemeine Status Ungültig vergeben
  • Der reservierte Betrag ist null, obwohl Reservierungen bestehen, deren Verwender storniert wurden
• Teilweise reserviert – Das Guthaben ist teilweise reserviert
• Komplett reserviert – Das Guthaben ist komplett reserviert. Daraus folgt, dass die angezeigten Beträge für den Guthabenbetrag und das reservierte Guthaben identisch sind.

Zuteilungsstatus

Sowohl das Debitoren-Guthaben als auch die Debitoren-Guthabenposition haben einen Zuteilungsstatus, der in folgenden Kapiteln beschrieben ist:

• Debitoren-Guthaben
• Debitoren-Guthabenposition

Debitoren-Guthaben

Der Zuteilungsstatus eines Debitoren-Guthabens zeigt folgende Status:

• Nicht zugeteilt – Reservierungen können bestehen, Zuteilungen fehlen
• Teilweise zugeteilt – Für mindestens eine Reservierung wurde bereits Guthaben zugeteilt. Weitere Zuteilungen fehlen.
• Komplett zugeteilt – Das komplette Guthaben wurde zugeteilt

Debitoren-Guthabenposition

Der Zuteilungsstatus einer Debitoren-Guthabenposition zeigt folgende Status:

• Nicht zugeteilt – Reservierungen können bestehen, Zuteilungen fehlen
• Teilweise zugeteilt – Für mindestens eine Reservierung wurde bereits Guthaben zugeteilt. Weitere Zuteilungen fehlen.
• Komplett zugeteilt – Das komplette reservierte Guthaben wurde zugeteilt

Customizing

Für die Anwendung Debitoren-Guthaben sind in der Anwendung Custo­mizing die folgenden Einstellungen in der Hauptfunktion Rechnungswesen relevant.

Funktion Debitoren-Guthaben

• Debitoren-Guthaben – Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann werden Guthaben auf Debitorenkonten in der Anwendung Debitoren-Guthaben bereitgestellt, um diese für Vertriebsbelege reservieren zu können. Zu diesen bereitgestellten Guthaben zählen sowohl Anzahlungen gemäß Anzahlungsanforderungen als auch Vorkasse–Zahlungen. In der Anwendung Debitoren-Guthaben reservieren Sie ein bereitgestelltes Guthaben für Vertriebsbelege.Durch die Aktivierung dieser Funktion werden darüber hinaus die bisherigen Zahlungszuordnungen, die mithilfe der Anwendung Vorkasse-Zahlungen zuordnen vorgenommen wurden, durch Reservierungen ersetzt und in der Anwendung Debitoren-Guthaben zur Verfügung gestellt.
• Funktion Debitoren-Guthaben/Debitoren-Guthabenart – Erfassen Sie in diesem Feld eine Debitoren-Guthabenart, die vom System verwendet werden soll, wenn ein Debitoren-Guthaben erzeugt wird, das z. B. für eine Anzahlungsanforderung oder einen anderen Vertriebsbeleg reserviert werden kann.

Funktion Dokumente

• Dokumente – Ist die Funktion Debitoren-Guthaben aktiviert, dann können mit der Funktion Dokumente auch Einstellungen für den Belegtyp Debitoren-Guthabenbestätigung hinterlegt werden, wie z. B. eine Belegdokument-Vorlage oder Datei-Anhänge/Texte.

Business Entitys

Für die Anwendung Debitoren-Guthaben ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Debitoren-Guthaben

com.cisag.app.financials.debtorcredit.obj.DebtorCredit

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Debitoren-Guthaben bestehen folgende spezielle Fähigkeiten, die sich auf Aktionen beziehen. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben.

• Belegdokument-Vorlagen übersteuern
  com.cisag.app.general.OverrideDocumentOutputOptions
  Mit dieser Fähigkeit können Sie bei der Belegdokumentausgabe im Ausgabe-Dialogfenster die in der Belegdokument-Vorlage festgelegten Ausgabeeinstellungen grundsätzlich ändern.

• Abweichenden E-Mail Absender verwenden
  com.cisag.sys.services.output.UseDifferentMailFrom
  Mit dieser Fähigkeit können Sie bei der Belegdokumentausgabe im Ausgabe-Dialogfenster die E-Mail-Adresse des Absenders ändern.

• Abweichenden Fax Absender verwenden
  com.cisag.sys.services.output.UseDifferentFaxSender
  Mit dieser Fähigkeit können Sie bei der Belegdokumentausgabe im Ausgabe-Dialogfenster die Faxnummer des Absenders ändern.

Organisations-Zuordnungen

Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert sein.

Damit einer Person die Anwendung Debitoren-Guthaben im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Mandant
• Rechnungswesen

Damit eine Person ein Debitoren-Guthaben öffnen oder Daten darin bearbeiten kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung Debitoren-Guthabenarten in der Tabelle Berechtigungen erfasst sein.

Weitere Informationen zur Tabelle Berechtigungen und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation Inhaltsbezogene Berechtigungen.

Besonderheiten

Für die Anwendung Debitoren-Guthaben bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Debitoren-Guthaben ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.