Debitoren-Guthaben ist eine lizensierte Funktion im Framework Rechnungswesen. Die Funktion Debitoren-Guthaben beschreibt einen Anwendungskomplex zur Reservierung und Zuteilung von Geldmitteln, der es auch anderen Anwendungen als der Finanzbuchhaltung erlaubt Informationen über den Bestand der Geldguthaben auf Debitoren abzurufen und für bestimmte Vorgänge als Zahlungsmittel zu reservieren.

Debitoren-Guthaben entstehen durch Buchungen auf Debitoren-Konten ohne diese Guthaben direkt einer Leistung zuordnen zu können. In der Regel erfolgt dies in der Finanzbuchhaltung durch die Neuanlage offener Posten im Rahmen der Verbuchung von Zahlungseingängen oder durch die Neuanlage offener Posten im Rahmen der Verrechnung bestehender Geld-OP.

Ein Debitoren-Guthaben kann aber auch durch beliebige Vorsysteme angelegt werden, die Geldeingänge für Debitoren verwalten und über die Schnittstelle zur Verbuchung an die Finanz­buchhaltung überstellen, z. B. durch ein angeschlossenes Kassensystem.

Die Zuteilung (Verwendung) der Debitoren-Guthaben erfolgt immer in Bezug auf eine zuvor durchgeführte Guthaben-Reservierung. Das heißt, durch eine Guthaben-Reservierung wird zunächst der Betragsanteil eines Guthabens als Zahlungsmittel für einen bestimmten Vorgang (z. B. einen Auftrag) reserviert. Mit der Zuteilung erfolgt dann die endgültige Verrechnung des reservierten Betrages durch einen Beleg (z. B. eine Ausgangsrechnung).

Debitoren-Guthaben werden durch zwei Guthabentypen abgebildet, dem Guthabentyp Anzahlungen und dem Guthabentyp Sonstige. Ein Debitoren-Guthaben vom Typ Anzahlunge“ entsteht durch die Leistung einer Anzahlung auf eine Anzahlungsanforderung. Da Anzahlungen grundsätzlich steuerpflichtig sind, enthält dieses Debitoren-Guthaben immer eine Steueraufteilung des Guthabenbetrages auf mindestens einen Steuerschlüssel (Steuerprozentsatz). Die Steueraufteilung wird bei der Zuteilung der Guthaben-Reservierung anteilig auf den tatsächlich verrechneten Betrag berechnet.

Der Guthabentyp Sonstige umfasst alle Debitoren-Guthaben, die keine Anzahlungen sind. Für diesen Guthabentyp werden keine Steueraufteilungen berücksichtigt.

Des Weiteren gilt, dass Debitoren-Guthaben generell nur in der Belegwährung des Erzeugungsbeleges geführt werden. Das bedeutet, dass alle Transaktionen für ein Debitoren-Guthaben ausschließlich in der Währung des Debitoren-Guthabens ausgeführt werden können.

Dieses Dokument liefert Ihnen Informationen zu den Auswirkungen der Funktion Debitoren-Guthaben innerhalb der Finanzbuchhaltung. Darüber hinaus finden Sie Hinweise zu erforderlichen Einstellungen sowie auf Anwendungen, die Ihnen mit der Funktion Debitoren-Guthaben unter anderem für Auswertungen zur Verfügung stehen.

Begriffsbestimmung

• Geld-OP – Geld-OP sind offene Posten, die in der Finanzbuchhaltung auf zwei Arten entstehen können. Zum einen durch die Neuanlage von offenen Posten im Rahmen der Buchung von Zahlungen und zum anderen durch die Neuanlage von offenen Posten im Rahmen der Verrechnung bestehender Geld-OP.
• Geldmittelverwendung – Geldmittelverwendungen im Sinne der Finanzbuchhaltung sind alle Buchungen, die den OP-Bestand der Geld-OP mindern
• Guthaben – Als Guthaben im Kontext zu Debitoren-Guthaben werden alle Geld-Verbindlichkeiten (Habensalden und negative Soll Salden) betrachtet, die in der buchenden Organisation auf Debitorenkonten entstehen. Ein Guthaben wird immer über einen offenen bzw. beglichenen Posten ausgedrückt, der als Geld-OP gekennzeichnet ist. Alle Geld-OP auf Debitoren stellen aus der Sicht der Finanzbuchhaltung genau ein korrespondierendes Debitoren-Guthaben dar.
• Guthaben-Reservierung – Die Guthaben-Reservierung ist ein Vorgang der es erlaubt in den Debitoren-Guthaben den Betragsanteil eines Guthabens als Zahlungsmittel exklusiv für bestimmte Vorgänge (z. B. Auftrag) zu reservieren. Für ein Guthaben können beliebig viele Reservierungen erstellt werden, deren Gesamtsumme jedoch den Guthabenbetrag nicht übersteigen darf. Guthaben-Reservierungen können geändert oder wieder gelöscht werden.
• Guthaben-Zuteilungen – Die Guthaben-Zuteilung stellt innerhalb der Debitoren-Guthaben die endgültige Abrechnung reservierter Guthaben auf Belegen dar (z. B. auf Ausgangsrechnungen). Guthaben-Zuteilungen erfolgen immer in Bezug auf eine zuvor durchgeführte Guthaben-Reservierung.
• Vorkasse – Eine die Zahlung betreffende Vertragsbedingung bei Kaufverträgen. Wenn bei einem Kaufvertrag Vorkasse vereinbart wurde, dann erfolgt die Lieferung der Ware erst nach Zahlungseingang des vereinbarten Kaufpreises.

Einstellungen

In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen über notwendige Einstellungen für die Verwendung von Debitoren-Guthaben.

Customizing

Die Funktion Debitoren-Guthaben aktivieren Sie in der Anwendung Customizing unter der Hauptfunktion Rechnungswesen. Für jede Organisation, in der Debitoren-Guthaben erzeugt werden sollen, legen Sie die vom System zu verwendende Debitoren-Guthabenart fest.

Unter der Funktion Nummernkreise wählen Sie zudem einen Nummernkreis vom Typ Belegarten aus. Dieser Nummernkreis ist für die automatische Vergabe der Debitoren-Guthabennummer erforderlich.

Weitere Informationen zu den Einstellungen im Rechnungswesen finden Sie in der Dokumentation Customizing: Rechnungswesen.

Nummernkreise

In der Anwendung Nummernkreise richten Sie den Nummernkreis ein, der für die automatische Vergabe der Debitoren-Guthabennummer verwendet werden soll. Für diesen Nummernkreis muss der Typ Belegarten gewählt werden. Unter dem Karteireiter Definition legen Sie die Bestandteile fest, aus denen sich die zu erzeugende Belegnummer des Nummernkreises zusammensetzen soll. Dazu geben Sie für alle Bestandteile der Nummer die Herkunft des Wertes sowie dessen Format an.

Für die Herkunft der Bestandteile einer Nummer für Debitoren-Guthaben ist in jedem Fall der Wert Firma festzulegen, um zu gewährleisten, dass die Nummernvergabe je Firma separat erfolgt. Weitere Informationen zu Nummernkreisen finden Sie in den Dokumenten Nummernkreise und Erweiterung: Nummernkreise/Comarch Financials Enterprise.

Debitoren-Guthabenarten

Debitoren-Guthabenarten richten Sie in der gleichnamigen Anwendung unter dem Framework Rechnungswesen ein. Sie dienen der Identifikation von Debitoren-Guthaben. Zudem enthalten Debitoren-Guthabenarten automatische Einträge (Vorschlagswerte) und Einstellungen für die erzeugten Debitoren-Guthaben. Die Einstellungen steuern Prüfungen und Berechnungen des Systems für die Debitoren-Guthaben dieser Art sowie die Weiterbearbeitung der Debitoren-Guthaben in nachgelagerten Belegen.

Ausbuchungsprofile

Für automatische Ausbuchungen von OP-Restbeträgen im Rahmen von Zahlungen und OP-Verrechnungen ist in der Anwendung Ausbuchungsprofile ein Ausbuchungsprofil für Debitoren erforderlich. In diesem Ausbuchungsprofil wird über Prozentsätze und Beträge die Grenze bestimmt, bis zu der automatische Ausbuchungen von OP-Restbeträgen bei Unterzahlungen und Überzahlungen vorgenommen werden können.

Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Ausbuchungsprofile.

Partner

In Comarch ERP Enterprise können Sie Anzahlungsanforderungen erstellen und diese an die Finanzbuchhaltung weiterleiten. Anzahlungsanforderungen in Comarch ERP Enterprise sind nur für Partner möglich, die in der Partnerrolle Kunde geführt werden. Zudem muss diesen Partnern im Partnerstamm unter der Sicht Rechnungswesen eine entsprechende Partnerkonten-Klassifikation zugeordnet sein.

Weitere Informationen zu Partnerstammdaten liefert Ihnen die Dokumentation Partner.

Konten-Zuordnungen

Sofern Anzahlungsanforderungen aus Comarch ERP Enterprise an die Finanzbuchhaltung überstellt werden, ist in der Anwendung Konten-Zuordnungen eine Zuordnung mit dem Kontentyp Anzahlungsanforderungskonto einzurichten. In dieser Kontenzuordnung geben Sie die Partnerkonten-Klassifikation des Partners an, für den Anzahlungen auf Anzahlungsanforderungen aus Comarch ERP Enterprise gebucht werden sollen.

Eine Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Konten-Zuordnungen.

Belegartenzuordnung

In der Anwendung Belegartenzuordnung geben Sie unter der Sicht Finanzbuchhaltung die Belegart an, mit der Anzahlungsanforderungen aus Comarch ERP Enterprise in der Finanzbuchhaltung gebucht werden sollen. Die zu verwendende Belegart muss vom Typ Anzahlungsanforderung und einer gültigen Anforderungsart für Anzahlungen zugeordnet sein. Zudem ist eine Belegart für die Verrechnung von offenen Posten anzugeben.

Weitere Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Belegartenzuordnung.

Prozesse Debitoren-Guthaben

Ist die Funktion Debitoren-Guthaben für eine Organisation aktiviert, dann werden in dieser Organisation alle Geld-OP, die auf Debitoren angelegt werden und aus Saldensicht ein Guthaben darstellen (positiver Habensaldo oder negativer Soll-Saldo), als Guthaben in den Debitoren-Guthaben gespeichert. Bei der Verrechnung solcher Geld-OP wird das zuvor reservierte Guthaben in Höhe des Verrechnungsbetrages zugeteilt.

Innerhalb der Debitoren-Guthaben gibt es festgelegte Abläufe, die durch eine Buchung in der Finanzbuchhaltung abgeschlossen werden. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die generellen Abläufe bei Debitoren-Guthaben.

Debitoren-Guthaben anlegen

Debitoren-Guthaben können nicht manuell angelegt werden. In der Regel erfolgt dies durch die Finanzbuchhaltung, sofern aufgrund einer Buchung (z. B. Akontozahlung oder Anzahlung) ein neuer Geld-OP auf einem Debitor entsteht.  Das angelegte Guthaben erhält durch die Finanzbuchhaltung den Status Bestätigt.

Ein Debitoren-Guthaben, das nicht durch die Finanzbuchhaltung sondern durch ein Vorsystem (z. B. Comarch ERP Enterprise, Kassensystem) angelegt wurde, muss grundsätzlich durch die Buchung in der Finanzbuchhaltung zur Verwendung freigegeben bzw. bestätigt werden.  Die Identifizierung des Guthabens erfolgt anhand der Referenz auf das Guthaben, die der auslösenden Buchung in der Schnittstelle zugeordnet ist.

Kann ein Debitoren-Guthaben nach Prüfung nicht so bestätigt werden, wie es vorab angelegt wurde, gilt es als fehlerhaft. Durch die Finanzbuchhaltung wird dann ein neues Debitoren-Guthaben als Ersatz angelegt. Das als fehlerhaft erkannte Guthaben bekommt den Status Ungültig und referenziert auf das Ersatz-Guthaben.

Nachdem ein Debitoren-Guthaben angelegt wurde, kann dieses nicht mehr geändert werden (z. B. nachträgliche Betragsänderung). Zudem ist es nicht möglich Belege zu löschen, durch die Debitoren-Guthaben angelegt wurden. Für diese Belege greift auch die Funktion Heutige Buchungen löschen nicht. Der Storno eines solchen Beleges ist nur dann möglich, wenn zu dem Debitoren-Guthaben keine Reservierungen für das Guthaben vorliegen.

Debitoren-Guthaben reservieren

Reservierungen auf Debitoren-Guthaben dienen dazu, Beträge eines Guthabens für eine spätere Verwendung vorzumerken. Nur Beträge eines Guthabens, die für einen Beleg reserviert sind, können auch auf diesen Beleg zugeteilt (verrechnet) werden.

Guthaben-Reservierungen können direkt durch Belege der Finanzbuchhaltung aber auch durch andere Anwendungen angelegt werden, beispielsweise die Guthaben-Reservierung für einen Vertriebsbeleg über die Anwendung Debitoren-Guthaben im Framework Rechnungswesen. Die Anwendung dient der Verwaltung von Debitoren-Guthaben und bietet die Möglichkeit Reservierungen manuell oder automatisch vorzunehmen. Für weitere Informationen ziehen Sie die Dokumentation der Anwendung zurate.

Für ein Guthaben können beliebig viele Reservierungen erstellt werden, sofern deren Gesamtsumme den Guthabenbetrag nicht überschreitet. Guthaben-Reservierungen können jederzeit in ihrer Betragshöhe geändert werden. Eine Betragsminderung ist jedoch maximal in Höhe des noch nicht zugeteilten (verwendeten) Betrages des Debitoren-Guthabens möglich.

Guthaben-Reservierungen werden innerhalb der Debitoren-Guthaben als eigener Datenbestand geführt. Aus der Sicht der Finanzbuchhaltung sind Guthaben-Reservierungen grundsätzlich keine buchbaren Belege.

Debitoren-Guthaben zuteilen

Durch den Ausgleich bzw. die Verrechnung von Geld-OP werden Debitoren-Guthaben zugeteilt. Die Zuteilung eines Debitoren-Guthabens zu einem Beleg setzt immer das Vorhandensein einer Guthaben-Reservierung für diesen Beleg voraus. Grundsätzlich können beliebig viele Guthaben-Zuteilungen zu einer Guthaben-Reservierung vorgenommen werden, wobei eine Guthaben-Zuteilung maximal in der Höhe des noch nicht zugeteilten Restbetrages der betroffenen Guthaben-Reservierung erfolgen kann.

Guthaben-Zuteilungen werden innerhalb der Debitoren-Guthaben als eigener Datenbestand geführt und stellen Geldmittelverwendungen dar, die in der Finanzbuchhaltung gebucht werden müssen. Für alle Guthaben-Zuteilungen die durch die Finanzbuchhaltung angelegt werden, z. B. im Rahmen der Buchungserfassung, wird zuvor die Guthaben-Reservierung für den Beleg vorgenommen. Dies ist nur möglich, wenn der zu verrechnende Betrag nicht größer ist als der noch nicht reservierte (freie) Betrag des Debitoren-Guthabens. Mit der Buchung des Verrechnungsbeleges wird das reservierte Guthaben zugeteilt und bestätigt. Das heißt, es wird eine Guthaben-Zuteilung mit dem Status Bestätigt angelegt.

Eine Guthaben-Zuteilung, die nicht in der Finanzbuchhaltung sondern durch ein Vorsystem (z. B. Comarch ERP Enterprise, Kassensystem) erstellt wurde, muss grundsätzlich durch die Buchung in der Finanzbuchhaltung bestätigt werden.  Die Identifizierung der Zuteilung erfolgt anhand der Referenz auf die Guthaben-Zuteilung, die der auslösenden Verrechnungsbuchung (z. B. Ausgangsrechnung) in der Schnittstelle zugeordnet ist.

Belege die Guthaben-Zuteilungen anlegen, können grundsätzlich nicht gelöscht werden. Für diese Belege greift auch die Funktion Heutige Buchungen löschen nicht. Der Storno des Beleges der eine Guthaben-Zuteilung vorgenommen hat, löst auch den Storno der Zuteilung aus.

Debitoren-Guthaben bei Vorkasse

Vorkasse ist eine lizensierte Funktion im Framework Vertrieb. Die Aktivierung der Funktion Vorkasse stellt zur Abwicklung von Vorkassegeschäften übergreifende Abläufe in den Framewoks Vertrieb und Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Im Rahmen dieser Abläufe werden die einzelnen Schritte im Vorkasseprozess immer an eine zentrale Bearbeitung für Vorkassen gemeldet. Eine Übersicht der übergreifenden Abläufe liefert Ihnen die Dokumentation Vorkasse.

Mit der Funktion Debitoren-Guthaben wird die zentrale Bearbeitung für Vorkassen durch Debitoren-Guthaben abgebildet. Die sich daraus ergebenen Abläufe im Vorkasseprozess sind durch die nachfolgenden Schritte dargestellt. Ziehen Sie in jedem Fall auch die Dokumentation Vorkasse zurate, die Ihnen unter anderem Hinweise auf notwendige Einstellungen zum Vorkasseprozess liefert.

• Auftrag gegen Vorkasse – In der Anwendung Vertriebsaufträge erfassen Sie einen Auftrag dem Sie eine Vertriebsauftragsart und eine Zahlungsbedingung vom Typ Vorkasse zuordnen. Für weitere Informationen zur Erfassung von Vertriebsaufträgen ziehen Sie die Dokumentation Vertriebsaufträge zurate.
• Buchen des Zahlungseingangs – Im nächsten Schritt wird der Zahlungseingang für den Vorkasseauftrag in der Finanzbuchhaltung gebucht. Das kann im Rahmen des automatischen Bankenbuchens (ABB) oder manuell über den Buchungsdialog erfolgen. Die Zuordnung der Zahlung zum Vorkasseauftrag wird über die Auftragsnummer vorgenommen.
  • Zahlung im Rahmen des ABB – Aufgrund der Angaben im Verwendungszweck wird beim Import der Auszugsdatei das Konto des Debitors aus dem Vertriebsauftrag ermittelt. Zur eindeutigen Identifizierung sollten dazu in der Anwendung Schlüsselwörter entsprechende Suchbegriffe für die Auftragsnummer festgelegt sein. Informationen zu Schlüsselwörtern finden Sie in der Dokumentation Schlüsselwörter. Die Buchung der Zahlung erstellt auf dem ermittelten Debitorenkonto einen offenen Posten in Höhe des Zahlbetrages. Der offene Posten  ist als Geld-OP gekennzeichnet.
  • Zahlungseingang über den Buchungsdialog – Bei einem Zahlungseingang zu einem Vorkasseauftrag können Sie bereits in der Führungsbuchung im Feld OP-Nummer die Auftragsnummer des Vorkasseauftrages erfassen, auf den sich die Zahlung bezieht. Aufgrund dieser Zuordnung wird das Konto des Debitors aus dem Vorkasseauftrag ermittelt und unter der angegebenen OP-Nummer ein offener Posten auf dem Debitorenkonto angelegt, der als Geld-OP gekennzeichnet ist. Für diesen automatischen Vorgang muss in der Anwendung Schlüsselwörter ein entsprechender Suchbegriff für das Schlüsselwort Auftragsnummer angelegt sein.
• Debitoren-Guthaben anlegen – Mit der Buchung der Zahlung wird für diesen Geld-OP ein Debitoren-Guthaben angelegt, in dem die Auftragsnummer als zusätzliche Information gespeichert ist. Erfolgte die Zahlung über das ABB, wird als zusätzliche Information auch der Verwendungszweck der Zahlung in dem Guthaben gespeichert. Das Debitoren-Guthaben ist mit der Buchung bestätigt.
• Guthaben reservieren – Über die Anwendung Debitoren-Guthaben im Framework Rechnungswesen reservieren Sie das Guthaben für den Vorkasseauftrag. Da das Guthaben die Referenz (Auftragsnummer) auf den Vorkasseauftrag bereits enthält, kann die Reservierung automatisch über die Aktion [Automatisch reservieren] vorgenommen werden. Mit der Reservierung wird der Vertriebsauftrag als Bezahlt gekennzeichnet. Für weitere Informationen ziehen Sie die Dokumentation der Anwendung Debitoren-Guthaben zurate.
• Vorkasseauftrag freigeben – Die Freigabe des Vorkasseauftrages wird über die Anwendung Vertriebsaufträge unter direkter Verwendung der aktuellen (letzten) Auftragsbestätigung und der dort hinterlegten Untergrenze in Belegwährung vorgenommen. In dieser Anwendung wird dann über entsprechende Aktionen für den freigegebenen Vorkasseauftrag auch die Lieferung veranlasst und die Ausgangsrechnung erzeugt. Darüber hinaus wird durch diese Aktion das für den Vorkassseauftrag reservierte Guthaben der Ausgangsrechnung zugeteilt. Eine ausführliche Beschreibung der Aktion finden Sie in der Dokumentation Vertriebsaufträge.
• Guthaben zuteilen – Wird der Vorkasseauftrag mit einer Ausgangsrechnung abgerechnet, dann wird der dafür reservierte Betrag der Ausgangsrechnung zugeteilt. Die Guthaben-Zuteilung muss mit der Buchung der  Ausgangsrechnung durch die Finanzbuchhaltung bestätigt werden.
• Ausgangsrechnung buchen – Über die Anwendung Cockpit: Ausgangsrechnungen übertragen Sie die ausgewählte Ausgangsrechnung aus Comarch ERP Enterprise zur Weiterverarbeitung an die Finanzbuchhaltung. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Ausgangsrechnungen. Durch die Übergabe der Ausgangsrechnung entsteht in der Finanzbuchhaltung ein Eintrag im Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung mit der Herkunft Ausgangsrechnung. Hier wird durch die Aktion [Übernehmen und buchen] die in dem ausgewählten Buchungslauf enthaltene Ausgangsrechnung in der Finanzbuchhaltung gebucht. Dabei wird über das zugeteilte Guthaben der offene Posten ausgeglichen und das zugeteilte Guthaben bestätigt. In der Anwendung Debitoren-Guthaben können Sie den Verlauf des Guthabens von der Entstehung über die Reservierung bis zur Zuteilung nachvollziehen.

Debitoren-Guthaben bei Anzahlungsanforderungen aus Comarch ERP Enterprise

Anzahlungsanforderungen sind eine lizensierte Funktion im Framework Vertrieb. Mit einer Anzahlungsanforderung können Sie Anzahlungen zu einem Vertriebsauftrag von einem Debitor anfordern. Die Aktivierung der Funktion Anzahlungsanforderungen stellt übergreifende Abläufe in den Framewoks Vertrieb, Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung zur Verfügung.

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der übergreifenden Abläufe zur Abwicklung von Anzahlungen. Diese Zusammenfassung enthält Hinweise auf weitere Anwendungen und Dokumentationen. Darüber hinaus liefert Ihnen die Dokumentation Anzahlungen Informationen zum Anzahlungsprozess allgemein sowie den erforderlichen Stammdaten.

Anzahlungsanforderung

Unter Comarch ERP Enterprise erfassen Sie eine Anzahlungsanforderung in der Anwendung Anzahlungsanforderungen im Framework Vertrieb. Sofern Sie die Anzahlungsanforderung mit Bezug auf einen Vertriebsauftrag oder eine Vertriebsauftragsposition erfassen, werden die Steuerangeben aus dem Vertriebsauftrag übernommen. Über die Aktion [Anzahlungsanforderung buchen und ausgeben] wird die Anzahlungsanforderung gebucht und der Beleg erstellt.

Im nächsten Schritt wird die erfasste und gebuchte Anzahlungsanforderung in der Anwendung Cockpit: Anzahlungsanforderungen an die Finanzbuchhaltung übertragen. Für ausführliche Informationen zu den Anwendungen Anzahlungsanforderungen und Cockpit: Anzahlungsanforderungen im Framework Vertrieb ziehen Sie die jeweiligen Dokumentationen zurate.

Die übertragene Anzahlungsanforderung steht anschließend unter einem Buchungslauf mit der Herkunft Anzahlungsanforderung in der Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Hier wird durch die Aktion [Übernehmen und buchen] die in dem ausgewählten Buchungslauf enthaltene Anzahlungsanforderung in der Finanzbuchhaltung gebucht. Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung.

Mit der Buchung der Anzahlungsanforderung in der Finanzbuchhaltung wird ein neuer offener Posten unter der Belegnummer des Anforderungsbeleges angelegt. Zudem erhält der offene Posten den Anzahlungsstatus Anzahlungsanforderung, der ihn als Anzahlungsanforderungs-OP ausweist.

Anzahlung

Der Zahlungseingang auf eine Anzahlungsanforderung wird als Anzahlung in der Finanzbuchhaltung vorgenommen. Anzahlungen können manuell erfasst sowie über das automatische Bankenbuchen (ABB) und den automatischen Zahlungsverkehr gebucht werden. Mit der Buchung der Anzahlung entsteht ein offener Posten in der Höhe des Zahlungseingangs. Dieser offene Posten wird als Anzahlung ausgewiesen und stellt einen Geld-OP dar. Auf Basis der in der Anzahlungsanforderung enthaltenen Steuerschlüssel werden zudem die Bemessungsgrundlagen und Umsatzsteuer in Höhe der geleisteten Anzahlung gebucht.

Darüber hinaus löst die Buchung der geleisteten Zahlung eine Rückmeldung an die Anzahlungsanforderung in Comarch ERP Enterprise aus.

Debitoren-Guthaben anlegen

Mit der Buchung der Anzahlung entsteht für den Anzahlungs-OP ein Debitoren-Guthaben vom Typ Anzahlung in Höhe der geleisteten Zahlung. Für dieses Guthaben wird zusätzlich die Steueraufteilung des Guthabenbetrages gespeichert. Darüber hinaus enthält das Debitoren-Guthaben die Referenz auf die Anzahlungsanforderung und damit ggfs. auf einen Auftrag oder eine Auftragsposition.

Guthaben reservieren

Über die Anwendung Debitoren-Guthaben im Framework Rechnungswesen reservieren Sie das Guthaben für den Vertriebsauftrag. Da das Guthaben die Referenz (Auftragsnummer) auf den Vertriebsauftrag enthält, kann die Reservierung automatisch über die Aktion [Automatisch reservieren] vorgenommen werden. Mit der Reservierung wird die Steueraufteilung anteilig auf den reservierten Betrag verrechnet. Für weitere Informationen ziehen Sie die Dokumentation der Anwendung Debitoren-Guthaben zurate.

Guthaben zuteilen

Wird der Vertriebsauftrag mit einer Rechnung abgerechnet, dann erzeugt diese eine Zuteilung des reservierten Betrages in Höhe des in der Rechnung ausgewiesenen Bruttobetrages. Die Steueraufteilung wird bei der Zuteilung der Guthaben-Reservierung anteilig auf den tatsächlich verrechneten Betrag berechnet. Die Guthaben-Zuteilung muss mit der Buchung der  Ausgangsrechnung durch die Finanzbuchhaltung bestätigt werden.

Ausgangsrechnung buchen

Über die Anwendung Cockpit: Ausgangsrechnungen übertragen Sie die ausgewählte Ausgangsrechnung aus Comarch ERP Enterprise zur Weiterverarbeitung an die Finanzbuchhaltung. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Ausgangsrechnungen.

Durch die Übergabe der Ausgangsrechnung entsteht in der Finanzbuchhaltung ein Eintrag im Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung mit der Herkunft Ausgangsrechnung. Hier wird durch die Aktion [Übernehmen und buchen] die in dem ausgewählten Buchungslauf enthaltene Ausgangsrechnung in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Mit der Buchung der Rechnung wird ein neuer offener Posten angelegt. Dieser wird durch die Zuteilung des Debitoren-Guthabens gegen den offenen Posten, der dem Debitoren-Guthaben entspricht, in Höhe der Verrechnung ausgeglichen.

Durch die Buchung in der Finanzbuchhaltung werden die offenen Beträge an Comarch ERP Enterprise übertragen, so dass die Anzahlungsanforderung auf den Status komplett bzw. teilweise gezahlt wechselt. Zudem wird die Guthaben-Zuteilung bestätigt.

Debitoren-Guthaben initialisieren

Die Hintergrundanwendung Debitoren-Guthaben initialisieren müssen Sie einmalig für jede Organisation aufrufen, in der Sie die Funktion Debitoren-Guthaben aktiviert haben. Dies sollte in jedem Fall direkt nach der Aktivierung erfolgen.

Die Hintergrundanwendung dient dazu, Debitoren-Guthaben für bestehende Geld-OP anzulegen. Dabei werden nur Geld-OP verarbeitet, die ein tatsächliches Guthaben auf Debitoren darstellen. Das bedeutet, der OP-Saldo ist ein positiver Habensaldo oder ein negativer Soll-Saldo.

Sofern die Funktion Vorkasse aktiviert ist, werden darüber hinaus die bisherigen Zahlungszuordnungen, die mithilfe der Anwendung Vorkasse-Zahlungen zuordnen vorgenommen wurden, als Reservierungen in den Debitoren-Guthaben angelegt.

Eine Beschreibung der Hintergrundanwendung finden Sie in dem Dokument Debitoren-Guthaben initialisieren.

Cockpit: Debitoren-Guthaben

Zur Auswertung der Debitoren-Guthaben steht Ihnen die Anwendung Cockpit: Debitoren-Guthaben zur Verfügung. Abhängig von der getroffenen Auswahl bietet diese Anwendung einen Überblick über alle oder einzelne Debitoren-Guthaben und deren Statusinformationen.

Für ausführliche Informationen ziehen Sie die Dokumentation der Anwendung zurate.