1                     Themenübersicht

In der Warenwirtschaft endet die Betrachtung des vertrieblichen Werteverkehrs mit dem Abgang von Waren aus dem eigenen Bestand und dem Erzeugen einer Rechnung an den Kunden. In der Beschaffung endet die Betrachtung mit der Über­nahme von Waren in den eigenen Bestand und dem Erhalt einer Rechnung vom Lieferanten.

Mit dem Erzeugen einer Ausgangsrechnung für den Kunden bzw. dem Erhalten einer Eingangsrechnung vom Lieferanten entstehen unter Berücksichtigung der Zahlungsbedingungen Außenstände, d. h. nicht bezahlte Beträge für die gelie­ferten Waren bzw. erbrachten Leistungen. Die warenwirtschaftlichen Geschäfts­prozesse führen also dazu, dass aus Kunden Schuldner und aus Lieferanten Gläubiger werden. Ein Kunde ist solange Schuldner (Debitor) des eigenen Unter­nehmens, bis er die gelieferten Waren oder die erbrachten Leistungen bezahlt hat. Gleiches gilt für die Beziehung zum Lieferanten, der zum Gläubiger (Kreditor) wird, bis das eigene Unternehmen die vereinnahmten Waren und Leistungen bezahlt hat.

Die Außenstände werden auch „offene Posten“ (kurz: OP) genannt. Die sinn­volle Verwaltung der offenen Posten trägt maßgeblich zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens bei. Finanzbuchführungen (kurz: FiBu) erfassen den außerbetrieblichen Werteverkehr eines Unternehmens aus den Geschäfts­bezie­hungen zu Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) und die dadurch bedingten Veränderungen der Vermögens- und Kapitalverhältnisse. Damit lie­fern Finanzbuchführungen neben dem Zahlenmaterial zur Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung auch den aktuellen Stand der „offenen Posten“.

Comarch ERP Enterprise bietet zwei Möglichkeiten, Finanzbuchführungen mit den Daten der erzeugten Ausgangsrechnungen und der erhaltenen Eingangsrechnungen zu ver­sorgen.

• Die Daten können über eine Offline-Schnittstelle bereitgestellt werden. Über der Offline-Schnittstelle lassen sich die unterschiedlichsten Finanzbuchfüh­run­gen zusammen mit Comarch ERP Enterprise nutzen.

Die Bereitstellung der Daten über eine Offline-Schnittstelle wird in der Dokumentation Rechnungen in eine fremde Finanzbuchführung übertragen beschrieben.

• Zusätzlich stellt Comarch ERP Enterprise eine Online-Schnittstelle zur Finanzbuchführung zur Verfügung. Diese Online-Schnittstelle (kurz: Finanzbuchführungs-Stan­dard­schnittstelle) bietet den Vorteil, dass der Datenaustausch im Hinter­grund und ohne zusätzlichen Aufwand des Benutzers erfolgt. Zusätzlich kann Comarch ERP Enterprise Informationen zum Stand der offenen Posten aus der Finanzbuchführung übernehmen und z. B. zur Prüfung des Kre­dit­limits verwenden.

Diese Dokumentation beschreibt die Funktionsweise und den Aufbau der Stan­dard­schnittstelle zur Finanzbuchführung. Außerdem wird die Struk­tur der übertragenen Daten dargestellt. Die für die Schnittstelle relevanten Merk­male in den Partner-Stammdaten werden ebenfalls erläutert.

Anleitungen für den Umgang mit der Schnittstelle, z. B. welche Verarbei­tungs­aufträge Sie erfassen oder bearbeiten müssen, finden Sie in der Doku­mentation Datentransfer zur Varial-Finanzbuchführung einrichten.

2                     Begriffsbestimmung

Finanzbuchführung

Die Finanzbuchführung ist Teil des Rechnungswesens. Sie dient dazu, den außerbetrieblichen Werteverkehr des eigenen Unterneh­mens aus den Geschäftsbeziehungen zu Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) und die dadurch bedingten Veränderungen der Vermögens- und Kapi­talverhältnisse zu erfassen und zu verwalten. Die Finanzbuchführung liefert den aktuellen Stand der „offenen Posten“ und das Zahlenmaterial zur Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.
Comarch ERP Enterprise überträgt Informationen über Kunden und Lieferanten, die in Comarch ERP Enterprise als Debitoren bzw. Kreditoren gekennzeichnet sind, an die Finanzbuchführung. Zu den übertragenen Informationen gehören Partner-Stamm­daten sowie die für die Buchführung freigegebenen Eingangs- und Aus­gangs­rechnungen. Die Finanzbuchführung legt anhand der Partner-Stammdaten für jeden Kunden oder Lieferanten ein Debitoren- bzw. Kredito­ren­konto an. Auf diesen Konten werden die von Comarch ERP Enterprise übertragenen Infor­mationen über die Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen gebucht. In zeitlich vor­gegebenen Abständen übergibt die Finanzbuchführung die Sal­den der Debitoren- und Kreditorenkonten an Comarch ERP Enterprise. Weist ein Debitoren­konto eine Schuld auf, die das Kreditlimit des Kunden übersteigt, kann der Kun­de mit einer Liefer- oder Buchungssperre versehen werden. Eventuell gesetzte Sperren werden zusammen mit den Salden an Comarch ERP Enterprise übergeben.

Finanzbuchführungs-Standardschnittstelle

Die Finanzbuchführungs-Standardschnittstelle dient dem Austausch von Daten zwischen Comarch ERP Enterprise und der Finanzbuchführung. Diese Schnittstelle arbeitet in zwei Richtungen (bidirektional). Aus Comarch ERP Enterprise werden Stammdaten der Partner sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen an die Finanzbuch­füh­rung übertragen. Aus der Varial-Finanzbuchführung werden Informationen über offene Posten an Comarch ERP Enterprise übertragen.

Debitor

Debitor ist die Bezeichnung für einen Kunden, der auch in der Varial-Finanz­buchführung verwaltet wird. Das Debitorenkennzeichen in den Part­ner-Stammdaten entscheidet darüber, ob für einen Kunden ein entsprechendes Debitorenkonto in der Finanzbuchführung angelegt wird.
Bei aktivierter Finanzbuchführung können nur diejenigen Kunden nicht als Debi­toren gekennzeichnet sein, denen ein abweichender, als Debitor gekenn­zeichneter Rechnungsempfänger zugeordnet ist.

Kreditor

Kreditor ist die Bezeichnung für einen Lieferanten, der auch in der Finanzbuchführung verwaltet wird. Das Kreditorenkennzeichen in den Part­ner-Stammdaten entscheidet darüber, ob für einen Lieferanten ein entspre­chen­des Kreditorenkonto in der Finanzbuchführung angelegt wird.
Bei aktivierter Finanzbuchführung können nur diejenigen Lieferanten nicht als Kreditoren gekennzeichnet sein, denen ein abweichender, als Kreditor gekenn­zeichneter Rechnungssteller zugeordnet ist.

Firma

Eine Firma stellt die oberste Ebene der Finanzbuchführung dar. In dieser Hinsicht korrespondiert eine Firma in der Finanzbuchführung mit dem Begriff „Mandant“ in Comarch ERP Enterprise.
Während in Comarch ERP Enterprise nur ein Mandant pro OLTP-Datenbank angelegt werden kann, ist es in der Finanzbuchführung möglich, beliebig viele Firmen in einer Datenbank anzulegen. Die Buchführung der Firmen kann unabhängig von­einander geführt werden. Je nach lizenziertem Funktionsumfang können Fir­men aber auch in Konzernen zusammengefasst werden, die unter Berücksich­ti­gung der gesetzlichen Bedingungen als Einheit betrachtet werden.
In der Anwendung „Customizing“ in Comarch ERP Enterprise wird festgelegt, zu welcher Firma die von der OLTP-Datenbank übertragenen Datensätze gehören.

Offene Posten

Mit dem Erzeugen einer Ausgangsrechnung für den Kunden bzw. dem Erhalten einer Eingangsrechnung vom Lieferanten entstehen unter Berücksichtigung der Zahlungsbedingungen Außenstände, d. h. nicht bezahlte Beträge für die gelie­ferten Waren bzw. erbrachten Leistungen. Dadurch werden aus Kunden Schuld­ner (Debitoren) und aus Lieferanten Gläubiger (Kreditor). Ein Kunde ist solange Schuldner des eigenen Unternehmens, bis er die gelieferten Waren oder die erbrachten Leistungen bezahlt hat. Gleiches gilt für die Beziehung zum Liefe­ran­ten: Dieser wird zum Gläubiger, bis das eigene Unternehmen die verein­nah­mten Waren und Leistungen bezahlt hat.
Die entstandenen Außenstände werden auch „offene Posten“ (kurz: OP) ge­nannt. Die sinnvolle Verwaltung dieser offenen Posten trägt maßgeblich zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens bei.

3                     Schnittstellenbeschreibung

Die Varial-Finanzbuchführungs-Standardschnittstelle benutzt das Import-API (Appli­ca­tion Programming Interface) der Varial World Edition, mit dem Daten asyn­chron in die Varial-Finanzbuchführung übertragen und dort abgefragt wer­den können.

Aus jeder OLTP-Datenbank können die Daten nur an eine Firma in der Varial-Finanzbuchführung übertragen werden. In der Anwendung „Cus­tomizing“ in Comarch ERP Enterprise wird festgelegt, zu welcher Firma in der Finanz­buch­führung die aus der OLTP-Datenbank übertragenen Datensätze gebucht werden. Im Hintergrund laufende Verarbeitungsaufträge übertragen die Part­nerdaten. Eingangs- und Ausgangsrechungen werden über die Anwendung „Finanzcockpit“ in die Finanzbuchführung übertragen.

Daten, die zum selben Zeitpunkt in die Finanzbuchführung über­tra­gen werden, werden in einer „Sitzung“ zusammengefasst. Nach dem Empfang der Datensätze überprüft die Finanzbuchführung die Datensätze und verarbeitet sie weiter, falls sie fehlerfrei sind. Die Finanzbuchfüh­rung bestätigt lediglich einen korrekten Empfang der Datensätze, nicht aber deren korrekte Verarbeitung. Eventuelle Fehlermeldungen werden in der Anwen­dung „Bearbeitung Übernahme“ der Finanzbuchführung angezeigt. In dieser Anwendung können Sie fehlerhafte Datensätze manuell korri­gieren und eine erneute Verarbeitung der korrigierten Datensätze veran­lassen.

Ist ein Datensatz fehlerhaft, wird in der Varial-Finanzbuchführung auch die Sitzung als fehlerhaft gekennzeichnet. Alle Datensätze, die zum Zeitpunkt der Übertragung korrekt sind, werden jedoch korrekt verarbeitet und müssen nicht erneut importiert werden.

3.1               Partnerdaten/Personenkonten

Die Daten der in Comarch ERP Enterprise erfassten Debitoren und Kreditoren sowie Änderun­gen der Daten bestehender Debitoren und Kreditoren werden automatisch durch die Finanzbuchführungs-Standardschnittstelle in die Varial-Finanz­buch­führung übertragen.

Warnung:
Mithilfe der Anwendung „Partner übertragen“ (com.cisag.app.financials.batch.ui.PartnerTransfer) werden Datensätze für die Übertragung von Debitoren- und Kreditorendaten zum Rechnungswesen erzeugt. Wenn Sie Sie Datensätze für eine vollständige Übertragung der Partnerdaten erzeugen lassen, dann werden beim Übertragen auch alle Bankverbindungen, die in Comarch ERP Enterprise als bevorzugt gekennzeichneten sind, in Varial neu erzeugt. Dadurch können SEPA-Mandatsreferenzen, die in Varial bereits vorhanden waren, gelöscht werden, wenn sie in Comarch ERP Enterprise nicht vorhanden sind. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Partner übertragen“.

Voraussetzungen

Damit die Daten der in Comarch ERP Enterprise erfassten Debitoren und Kreditoren in die Varial-Finanz­buch­führung übertragen werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein.

• Debitoren- und Kreditorenkennzeichen

Ein Partner wird von der Finanzbuchführungs-Standardschnittstelle nur dann als für die Finanzbuchführung relevant und damit als „übertragenswert“ erkannt, wenn in Comarch ERP Enterprise in den Kunden-Stammdaten das Kennzeichen „Debitor“ bzw. in den Lieferanten-Stammdaten das Kennzeichen „Kreditor“ gesetzt ist.

Das Kennzeichen kann für jeden Partner nur einmal gesetzt und anschließend nicht wieder gelöscht werden. Wenn ein Partner in Comarch ERP Enterprise als gelöscht ge­kennzeichnet wird, hat dies keine Auswirkung auf das entsprechende Perso­nen­konto in der Finanzbuchführung.

• Kontonummer

Die Partnernummern in Comarch ERP Enterprise können, müssen aber nicht, mit den Num­mern der Personenkonten in der Finanzbuchführung übereinstim­men. In der Finanzbuchführung angelegte Personenkonten über­neh­men ihre Kontonummer aus den Debitoren- bzw. Kreditorennummer in Comarch ERP Enterprise.

Um zu verhindern, dass zwei Debitoren- oder Kreditorenkonten in der Finanzbuchführung dieselbe Kontonummer erhalten, sind die Debitoren- und Kreditorennummern in Comarch ERP Enterprise eindeutig. Ein Partner, der in Comarch ERP Enterprise gleichzeitig Kunde (Debitor) und Lieferant (Kreditor) ist, kann aber in der Finanzbuchführung die gleiche Kontonummer für das Debitoren- und das Kreditorenkonto haben.

Eine Änderung in der Ansicht „Basis“ der Partner-Stammdaten für einen Part­ner, der zugleich Debitor und Kreditor ist, führt in der Finanzbuch­führung zu einer Änderung in beiden Personenkonten: sowohl im Debitoren- als auch im Kreditorenkonto des Partners. Die Finanzbuchführungs-Standard­schnitt­stelle überträgt die Änderung in zwei getrennten Datensätzen. Werden dagegen in Comarch ERP Enterprise nur die kunden- bzw. lieferantenspezifischen Daten geändert, ist nur das entsprechende Debitoren- bzw. Kreditorenkonto davon betroffen. Die Schnittstelle überträgt in diesem Falle nur einen Datensatz.

• Kontovorlagen

Beim Anlegen eines Personenkontos in der Finanzbuchführung muss u. a. als Pflichtfeld ein Abstimmkonto angegeben werden. Da der Kontenplan, und somit die gültigen Abstimmkonten, in Comarch ERP Enterprise nicht bekannt sind, wird stattdessen eine Kontovorlage benutzt, die einen Verweis auf das zu verwen­den­de Abstimmkonto enthält.

Normalerweise wird in den Vorlagen zwischen Personenkonten mit Adresse im Inland, in einem EU-Staat oder in einem Drittland unterschieden. Die Konto­vor­lage in der Finanzbuchführung kann aber darüber hinaus noch wei­te­re, für das Warenwirtschaftssystem nicht relevante Daten als Vorschlags­werte mit übergeben, die bei der Neuanlage eines Debitors oder Kreditors über­nommen werden. Zum Beispiel können Mahn­gruppen, Skontokonten und Zahlungstoleranzen hinterlegt werden.

• Führendes System

Die Übertragung von Partnerdaten erfolgt von Comarch ERP Enterprise in die Varial-Finanz­buchführung. Eventuelle Änderungen zu bestehenden Personenkonten in der Finanzbuchführung werden nicht zurück nach Comarch ERP Enterprise trans­por­tiert. Damit gilt Comarch ERP Enterprise als führendes System.

Hinweis:
Da die Partnerverwaltung in Comarch ERP Enterprise das führende System ist, empfehlen wir, alle Lieferanten/Kreditoren in der Anwendung „Partner“ in Comarch ERP Enterprise als Stammdaten anzulegen und zu verwalten. So wird gewährleistet, dass Debi­toren- und Kreditorennummern nicht doppelt vergeben werden.

Es ist jedoch auch möglich, Personenkonten direkt in der Finanz­buch­führung anzulegen. Dies kann unter bestimmten Umständen sinnvoll sein. Ein Beispiel hierfür sind Steuerberater und andere Finanzdienstleister, die nicht als Teilnehmer der reinen Warenwirtschaft des Unternehmens benötigt werden.

Die Herkunft wird in einem Attribut im Personenkonto in der Finanz­buchführung gespeichert. Ein Personenkonto, das in Comarch ERP Enterprise angelegt und über die Finanzbuch­füh­rungs-Standardschnittstelle in die Finanz­buchführung übertragen wurde, erhält den Wert „SEMIRAMIS“ als Datenher­kunft. Wurde das Personenkonto direkt in der Finanzbuchführung angelegt, bleibt das Merkmal leer. Bei solchen Personenkonten gilt die Finanzbuchführung als führendes System. Dies bedeutet, dass keine Infor­ma­tionen zu den offenen Posten dieser Konten an Comarch ERP Enterprise übergeben wer­den. Für Personenkonten, die nur in der Finanzbuchhaltung angelegt wurden, gilt es sicherzustellen, dass diese ihre Nummern auf der Basis eines eigenen Nummerkreises bzw. einer eigenen Nummernlogik erhalten, damit diese Personendaten nicht zufällig durch die Daten eines Partners mit gleicher Num­mer in Comarch ERP Enterprise überschrieben werden.

Comarch ERP Enterprise kann auch bei solchen Konten die Führung übertragen werden. Wenn Comarch ERP Enterprise dann eine Änderung zu einem in der Finanzbuch­führung angelegten Personenkonto überträgt, wird die Herkunft entsprechend zu „SEMIRAMIS“ geändert. Das gleiche gilt auch, wenn Comarch ERP Enterprise eine Rech­nung zu diesem Personenkonto überträgt. Die Herkunft eventuell bestehender, in der Finanzbuchführung angelegter Rechnungen wird jedoch nicht automatisch geändert.

Hinweis:
Wenn mehrere OLTP-Datenbanken Daten in die gleiche Firma übertragen, kann die Varial-Finanzbuchführung die Herkunft eines Datensatzes nicht eindeu­tig zuordnen. Die offenen Posten und die Salden der Personenkonten werden an alle OLTP-Datenbanken übergeben, auch wenn der Debitor oder die Rechnung nur aus einer OLTP-Datenbank stammt.
Sind in mehreren OLTP-Datenbanken Debitoren (oder Kreditoren) mit der glei­chen Debitorennummer (bzw. Kreditorennummer) erfasst, können bei der Über­tragung der Daten in die Varial-Finanzbuchführung Fehler auftreten.

• Pseudopartner/Konto diverse

In Comarch ERP Enterprise angelegte Pseudopartner können ebenfalls in die Varial-Finanz­buchführung übertragen werden. Dort wird das entsprechende Debito­ren- bzw. Kreditorenkonto als „Konto diverse“ gekennzeichnet. Einige Daten eines Pseudopartners, wie unter anderem Adresse, Steuernummer und Um­satz­steueridentifikationsnummer (kurz: UStID), werden von der Finanzbuchführung bei der Anlage eines Partners oder bei Änderungen der Daten nicht berücksichtigt. Bei der Übertragung von Eingangs- oder Ausgangs­belegen sind diese Felder jedoch von Bedeutung und werden auch übertragen.

3.2               Rechnungen und Gutschriften

Damit die Daten der in Comarch ERP Enterprise erfassten Rechnungen und Gutschriften in die Varial-Finanz­buch­führung übertragen werden können, müssen fol­gende Voraussetzungen erfüllt sein.

Voraussetzungen

Ein- und Ausgangsrechnungen bzw. Gutschriften werden mit der Anwendung „Finanzcockpit“ in die Finanzbuchführung übertragen. Die Anwendung und die Vorgehensweise zur Übertragung der Rechnungen werden in der Dokumentation Finanzcockpit beschrieben.

• Rechnungspartner und Rechnungssteller

Übertragene Ausgangsrechnungen werden auf das Debitorenkonto des in der Ausgangsrechnung angegebenen Rechnungspartners gebucht. Übertragene Ein­gangsrechnungen werden auf das Kreditorenkonto des in der Eingangsrechnung angegebenen Rechnungsstellers gebucht.

• Buchungsdatum und Buchungsperiode

Bei der Übertragung der Ausgangs- und Eingangsrechnungen in die Finanzbuchführung kann ein Buchungsdatum angegeben werden. Alle Rechnun­gen, die zusammen übertragen werden, werden unter dem angegebenen Bu­chungsdatum in der Finanzbuchführung gebucht. Wenn das Feld leer bleibt, wird das Belegdatum der Rechnung als Buchungsdatum übernom­men. Das Buchungsdatum steuert in der Finanzbuchführung die Periode. Ist die Periode für den Buchungskreis geschlossen, wird die Buchung im Übernahme­pro­tokoll als fehlerhaft abgewiesen.

3.3               Offene Posten und Salden

Damit die Daten der offenen Posten und Salden aus die Finanz­buch­führung nach Comarch ERP Enterprise übertragen werden können, müssen folgende Voraus­setzungen erfüllt sein.

Voraussetzungen

Die offenen Posten und die Salden der Debitorenkonten werden automatisch im Hintergrund aus der Finanzbuchführung übernommen. Beim Start der dafür nötigen Hintergrundanwendung können Sie einstellen, in welchem zeitlichen Abstand die Übernahme erfolgen soll.

• Herkunft der Rechnungen

In den Partner-Stammdaten werden in der Ansicht „Rechnungswesen“ unter dem Karteireiter „Finanzbuchführungsdaten“ in der Rubrik „Debitorendaten“ im Feld „Offene Posten“ das Saldo des Debitorenkontos angezeigt. Der Saldo des Debitorenkontos setzt sich aus der Summe der offenen Posten abzüglich der geleisteten, aber noch nicht verrechneten Zahlungen zusammen. Dies ist die Bruttodarstellung.

Bei der Berechnung der Salden in der Bruttodarstellung werden sämtliche auf das Debitorenkonto gebuchten offenen Rechnungen und Gutschriften berück­sichtigt. Das bedeutet, dass nicht nur diejenigen Rechnungen und Gutschriften, die aus Comarch ERP Enterprise übertragen wurden, betrachtet werden, sondern auch sol­che, die direkt in der Varial-Finanzbuchführung angelegt wurden. Bei der Berechnung von offenen Posten in der Nettodarstellung dagegen werden nur aus Comarch ERP Enterprise stammende Rechnungen und Gutschriften berücksichtigt.

• Darstellung der Beträge

Die Finanzbuchführung übergibt die offenen Posten und die Salden der Debitorenkonten als Brutto- und Nettobeträge. Die Bruttobeträge enthalten auch die zu leistenden Steuerbeträge; die Nettobeträge sind ohne Berück­sichtigung der Steuerbeträge berechnet.

Bei den Salden der Debitorenkonten berücksichtigt die Bruttodarstellung auch Zahlungseingänge, die noch keiner Rechnung zugeordnet wurden. Bei der Netto­darstellung dagegen werden nur solche Zahlungseingänge betrachtet, die einer aus Comarch ERP Enterprise stammenden Rechnung zugeordnet sind.

Alle Beträge werden in der Leitwährung/Hauswährung übergeben.

• Liefersperre

Zusammen mit den Salden der Debitorenkonten wird auch das Kennzeichen „Liefersperre“ zurück an Comarch ERP Enterprise übergeben.

• Offene Posten und Kreditlimitprüfung

Die übernommenen Salden der Debitorenkonten werden im Business Object com.cisag.app.sales.obj.CustomerOutstandingDebt gespeichert. Dieses Business Object dient der Kreditlimitprüfung. Auch andere für die Prüfung relevante Daten aus der Warenwirtschaft werden in diesem Business Object gespeichert. Folgende Beträge werden in diesem Business Object geführt:

• bestellte, aber noch nicht gelieferte Waren, netto ohne Steuern,
• gelieferte, aber noch nicht fakturierte Waren, netto ohne Steuern,
• fakturierte, aber noch nicht in die Finanzbuchführung übertrage­ne Waren, netto ohne Steuern,
• der von der Finanzbuchführung übertragene Bruttosaldo mit Steuern.

Das Business Object enthält auch ein Kennzeichen für die Liefersperre.

4                     Datenbeschreibung

In diesem Kapitel wird die Struktur der Varial-Finanzbuchführungs-Standardschnitt­stelle beschrieben.

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die Datensätze als CORBA-Objekte definiert sind, die wiederum andere Strukturen und Listen enthalten können.

4.1               Debitoren und Kreditoren

Bei der Übertragung wird zwischen einer Neuanlage und einer Änderung unter­schieden.

• Neuanlage:

Das Personenkonto wird neu angelegt. Die Kontonummer des Personen­kon­tos darf für den Kontenbereich (Debitor/Kreditor) in der Finanz­buch­führung für die aktuelle Firma noch nicht vergeben sein.

Hinweis:
Da die Partnerverwaltung in Comarch ERP Enterprise das führende System ist, empfehlen wir, auch Lieferanten/Kreditoren, welche in der Warenwirtschaft keine Bedeu­tung haben (Steuerberater, Rechtsanwälte, etc.) in der Anwendung „Partner“ in Comarch ERP Enterprise als Stammdaten anzulegen und zu verwalten. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass Debitoren- und Kreditorennummern nicht doppelt vergeben werden.

• Änderung:

Das Personenkonto muss bereits existieren. Die Änderungen werden in der Finanzbuchführung sofort wirksam.

Hinweis:
Wenn in der Varial-Finanzbuchführung Personenkonten direkt angelegt wurden und in den Partner-Stammdaten in Comarch ERP Enterprise für einen anderen Partner dieselbe Debitoren- oder Kreditorennummer verwendet werden, dann werden eventuell ungewollt Datenänderungen übernommen.
Um dies zu vermeiden, ist die Verwendung von Nummernkreisen sehr empfeh­lenswert.

4.1.1          Übertragene Felder (Standard)

Bei den übertragenen Daten (Feldern) wird zwischen zwingenden und optiona­len Angaben unterschieden. Eine zwingende Angabe wird immer von Comarch ERP Enterprise übertragen. Für optionale Angaben gelten für die Datentypen Varchar, Number und Enum sowohl bei Neuanlagen als auch bei Änderungen folgende Konven­tio­nen:

• Varchar und Number:

Wenn das Feld in Comarch ERP Enterprise leer ist oder sich seit der letzten Übertragung nicht geändert hat, wird ein Stern (*) übertragen.

• Enum:

Wenn das Feld in Comarch ERP Enterprise leer ist, wird der Wert 0 (Default) übertragen.

Wenn ein Feld in Comarch ERP Enterprise gelöscht wurde, so wird dagegen ein Leer-String über die Varial-Finanzbuchführungs-Standardschnittstelle übergeben. Damit wird ein ggf. in der Finanzbuchführung vorhandener Inhalt des Feldes auch gelöscht.

Hinweis:
In der folgenden Tabelle steht „X“ für eine zwingende Eingabe. „AX“ steht für zwin­gende Eingaben bei Abhängigkeiten, zum Beispiel Bankverbindungen bei Zah­lungsart „Überweisung“ oder Informationen für das Mahnwesen. „EKX“ steht für eine zwingende Eingabe bei Partnern, die als Pseudopartner bzw. in einem „Konto diverse“ (für Einmalkunden) geführt werden. Wenn im Feld „Muss“ kein Zeichen angege­ben wird, ist die Eingabe optional.

4.1.2          Länderspezifische Felder

Für einige länderspezifische Versionen der Finanzbuchführung kön­nen weitere Informationen übertragen werden. Die entsprechenden Felder sind in den folgenden Tabellen pro Land aufgeführt.

Schweiz

Für die Schweiz können die folgenden länderspezifischen Felder übertragen wer­den.

Italien

Für Italien können die folgenden länderspezifischen Felder übertragen werden. Die meisten dieser länderspezifischen Daten werden für die Abwicklung der in Italien vorgeschriebenen Ritenuta-Behandlung benötigt. Bei bestimmten Liefe­ranten (zum Beispiel bei selbstständigen Handelsvertretern, Rechtsanwälten oder Steuerberatern) wird von der Rechnung ein Prozentsatz als „Ritenuta d’acconto“ einbehalten und an das Steueramt – sozusagen wie eine Quellen­steuer – abgeführt.

4.2               Rechnungen und Gutschriften

Eine Rechnung oder Gutschrift besteht aus einem Belegkopf und mindestens einer Sachkontenaufteilung. Der Belegkopf entspricht dem zu zahlenden Betrag (Bruttobetrag inkl. Steuern), der auf das Debitoren- oder Kreditorenkonto gebucht werden soll.

Die Sachkontenaufteilungen werden aus den einzelnen Rechnungspositionen unter Berücksichtigung eventueller Rabatte (außer Skonti) berechnet. Um die übertragene Datenmenge möglichst klein zu halten, werden alle Rechnungs­positionen, die das gleiche Konto und den gleichen Steuerschlüssel haben, zu einer Sachkontenaufteilung gruppiert.

Um Rundungsfehler bei der Berechnung der Steuerbeträge möglichst zu ver­mei­den, überträgt die Finanzbuchführungs-Standardschnittstelle die Steuer­beträge als eine separate Sachkontenaufteilung. Sämtliche Rechnungspositio­nen mit dem gleichen Steuerschlüssel werden summiert und in einer eigenen Sachkontenaufteilung in die Varial-Finanzbuchführung übertragen.

Alle Beträge werden ohne Vorzeichen übertragen. Für Gutschriften (negative Beträge) ist stattdessen das Feld „Gutschrift“ anzugeben. Wenn dieses Feld im Belegkopf wahr ist, so ist auch in allen Sachkontenaufteilungen das Feld „Gut­schrift“ wahr.

Wenn ein Feld in Comarch ERP Enterprise leer oder unbekannt ist, wird ein Stern (*) übertra­gen.

4.2.1          Belegkopf

Für den Belegkopf werden einige Felder im Standard immer übertragen. Für Pseudopartner/Einmalkunden sowie für einige länderspezifische Versionen der Varial-Finanzbuchführung können weitere Informationen in die Finanzbuchführung übertragen werden. Dies wird im Folgenden jeweils beschrie­ben.

4.2.1.1      Übertragene Felder (Standard)

Die folgenden Felder werden übertragen.

Hinweis:
In der folgenden Tabelle steht „X“ für eine zwingende Eingabe. „AX“ steht für zwin­gende Eingaben bei Abhängigkeiten, zum Beispiel Bankverbindungen bei Zah­lungsart „Überweisung“ oder Informationen für das Mahnwesen. „EKX“ steht für eine zwingende Eingabe bei Partnern, die als Pseudopartner bzw. in einem „Konto diverse“ (für Einmalkunden) geführt werden. Wenn im Feld „Muss“ kein Zeichen angege­ben wird, ist die Eingabe optional.

4.2.1.2      Länderspezifische Felder

Für einige länderspezifische Versionen der Finanzbuchführung kön­nen weitere Informationen übertragen werden. Die entsprechenden Felder sind in den folgenden Tabellen pro Land aufgeführt.

Schweiz

Für die Schweiz können die folgenden länderspezifischen Felder übertragen werden.

Italien

Für Italien können die folgenden länderspezifischen Felder übertragen werden.

4.2.2          Steueraufteilung

4.2.3          Sachkontenaufteilung

Die folgenden Felder werden für Sachkontenaufteilungen übertragen.

Hinweis:
In der folgenden Tabelle steht „X“ für eine zwingende Eingabe. „AX“ steht für zwin­gende Eingaben bei Abhängigkeiten, zum Beispiel Bankverbindungen bei Zah­lungsart „Überweisung“ oder Informationen für das Mahnwesen. „EKX“ steht für eine zwingende Eingabe bei Partnern, die als Pseudopartner bzw. in einem „Konto diverse“ (für Einmalkunden) geführt werden. Wenn im Feld „Muss“ kein Zeichen angege­ben wird, ist die Eingabe optional.

Kostenaufteilung

4.3               Offene Posten

Zur Abfrage der offenen Posten überträgt Comarch ERP Enterprise den Code der Firma und einen Zeitstempel (Timestamp) an die Varial-Finanzbuchführung. Die Varial-Finanzbuchführung übergibt darauf einen neuen Zeitstempel und die Liste aller offenen Posten, die sich seit der letzten Übertragung verändert haben. Auch komplett ausgeglichene Salden, bei denen der offene Betrag null ist, werden an Comarch ERP Enterprise zurückgegeben.

Hinweis:
Es werden nur die offenen Posten jener Personenkonten übertragen, welche auch in Comarch ERP Enterprise angelegt wurden.

Hinweis:
Für einige länderspezifische Versionen der Varial-Finanzbuchführung kön­nen weitere Informationen übertragen werden. Die entsprechenden Felder sind in der folgenden Tabelle nicht mit aufgeführt.

Die restlichen Felder finden in Comarch ERP Enterprise keine Verwendung.

4.4               Salden der Debitorenkonten

Zur Abfrage der Salden der Debitorenkonten überträgt Comarch ERP Enterprise den Code der Firma und einen Zeitstempel (Timestamp) an die Varial-Finanzbuch­füh­rung. Die Varial-Finanzbuchführung übergibt darauf einen neuen Zeit­stem­pel und die Liste aller Debitorenkonten, deren Salden sich seit der letzten Über­tragung verändert haben.

Die Salden werden als Bruttobeträge übergeben. Auch komplett ausgeglichene Sal­den, bei denen der offene Betrag null ist, werden an Comarch ERP Enterprise zurückge­ge­ben. Zusammen mit den Salden werden auch die Liefer- und Buchungssperren zurück an Comarch ERP Enterprise übergeben.

Hinweis:
Es werden nur Salden jener Personenkonten übertragen, welche auch in Comarch ERP Enterprise angelegt wurden.

5                     Berechtigungen

Comarch ERP Enterprise arbeitet mit einem mehrstufigen Berechtigungskonzept. Fähigkeiten und Berechtigungen können generell auf verschiedenen Ebenen vergeben wer­den:

• Auf den Ebenen für Frameworks und Anwendungen vergeben Sie z. B. eine Berechtigung, mit der eine Anwendung geöffnet werden kann.
• Auf den Ebenen für Business Entitys vergeben Sie z. B. eine Berechtigung, mit der ein Beschaffungs- oder Vertriebsauftrag erfasst oder erzeugt wer­den kann. Die Entity-bezogenen Berechtigungen gelten anwendungs­über­greifend.

Für einige Anwendungen wurden spezielle Fähigkeiten entwickelt, die sich auf bestimmte Aktio­nen und Funk­tionen beziehen. Auch für diese Fähigkeiten kön­nen Berechtigungen vergeben werden. So kann z. B. für die spezielle Fähig­keit, eine Bestellung oder Auftragsbestätigung ausgeben zu können, eine Berech­ti­gung vergeben werden.

Das Berechtigungskonzept sowie die generellen anwendungsbezogenen und Entity-bezogenen Berechtigungen können Sie in der technischen Dokumen­tation „Berechtigungen“ nachlesen.

Auf der Ebene des Frameworks „System-Management“ und der Anwendungen „Customizing“ und „Verarbeitungsaufträge“ existieren Standard-Berech­ti­gun­gen.

Die Berechtigungen zu den in dieser Dokumentation erwähnten Anwen­dun­gen sind in den entsprechenden Benutzerdokumentationen nachzu­lesen.

Informationen zum Berechtigungskonzept der Varial-Finanzbuch­füh­rung lesen Sie bitte in der Administrations-Dokumentation der Varial-Finanzbuchführung.

Für die Funktion der Varial-Finanzbuchführungs-Standardschnittstelle existieren keine weiteren Berechtigungen.