1                     Allgemein

Für die Migration der Daten aus dem Varial-Rechnungswesen in Comarch Financials Enterprises (CFE) stehen Anwendungen und Funktionen zur Verfügung, die die Datenübernahme aus den Rechnungswesenbereichen „Finanzbuchhaltung“ und „Anlagenbuchhaltung“ unterstützen. Diese Anwendungen und Funktionen sind in einer speziellen App eingebunden, die aus dem Semiramis Supportsystem heruntergeladen werden muss.

Eine Datenmigration sollte aus zwingenden Gründen immer erst in einer dem Echtsystem entsprechenden Testumgebung durchgeführt werden, bevor die endgültige Datenmigration auf dem Echtsystem erfolgt.

Bei der Migration der Varialdaten werden grundsätzlich keine Einzelbewegungen bzw. Buchungen übernommen. Dies betrifft sowohl die Daten der Finanzbuchhaltung als auch die Daten der Anlagenbuchhaltung. Hier werden aus der Varial-Finanzbuchhaltung die offenen Posten der Personenkonten sowie die Monatssalden der Sachkonten übernommen. Eine Übernahme der offenen Posten für OP-führende Sachkonten erfolgt zurzeit nicht.

Aus der Varial-Anlagenbuchhaltung wird der Anlagenbestand per Wirtschaftsjahresbeginn übernommen. Sollte eine Umstellung im laufenden Jahr erfolgen, können auch die im laufenden Jahr neu hinzu gekommenen Anlagen in der Datenübernahme berücksichtigt werden. Dazu später mehr.

Die Daten aus dem Rechnungswesenbereich „Controlling“ werden nicht übernommen.

Mit dieser Dokumentation erhalten Sie einen Überblick über die Funktionen und Vorgehensweisen bei der Datenmigration.

Das Kapitel „Generelle Voraussetzungen“ informiert Sie beispielsweise über technische Einstellungen und Softwarevoraussetzungen. Des Weiteren erhalten Sie in dem Unterkapitel „Mapping“ Informationen zur Umsetzung von Stammdaten während der Datenmigration.

In dem Kapitel „Datenübernahme“ erfahren Sie, wie Sie die Daten der Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung aus Varial in CFE importieren und welche Kontrollfunktionen aufzurufen sind.

2                     Generelle Voraussetzungen

Um eine fehlerfreie Migration der Daten aus dem Varial-Rechnungswesen in Comarch Financials Enterprise (CFE) zu gewährleisten, sind generelle Voraussetzungen zu erfüllen. Die wichtigste Voraussetzung ist die korrekte und vollständige Einrichtung der Organisationen in Comarch Financials Enterprise. Die Vorgehensweise finden Sie in der Dokumentation „Installationshandbuch Comarch Financials Enterprise“. Diese Dokumentation steht als Supportauslieferung des Supportcenters unter der Nummer INF-001943 zum Download zur Verfügung.

Die im Folgenden aufgeführten Voraussetzungen sind unterstützende Informationen und Hinweise, die ergänzend zum Installationshandbuch zu betrachten sind.

Allgemeine Voraussetzungen für die Migration:

• In CFE ist ein aktueller Softwarereleasestand ab Version 5.4 erforderlich. Sollte der derzeitiger Releasestand kleiner sein, ist vor der Datenübernahme

zwingend der Releasewechsel mindestens auf die CFE-Version 5.4 durchzuführen.

• Der derzeitige Programmstand für die Übernahme der Varialdaten basiert auf der Varial World Edition 1.95.19 und kann für die Migration anderer Varialversionen und Varialstände (insbesondere älterer Stände) ohne Anpassungen und Rücksprachen mit einem Berater der Firma Comarch nicht verwendet werden.
• In den Systemproperties sind die technischen Einstellungen als Voraussetzung für die Migration zu hinterlegen. Hierbei handelt es sich um eine Datei im classes-Verzeichnis von CEE. Unter anderem ist in diesen Systemproperties der Dateipfad anzugeben, unter dem die Varial-Bibliothek im System abgelegt ist. Darüber hinaus geben Sie einen für die Übernahme zu verwendenden Nummernkreis an. Hier sollte der Nummernkreis „FAC_POST“ für die eindeutige Vergabe der Satznummer verwendet werden.

Voraussetzungen für die Migration der Finanzbuchhaltung:

Als weitere Voraussetzung müssen vor einer Migration die benötigten Stammdaten in der CFE-Datenbank eingerichtet oder über entsprechende Importfunktionen ins System importiert werden, sofern diese nicht bereits durch das CEE (Comarch ERP Enterprise) vorhanden sind.

In der folgenden Aufstellung sind die wichtigsten Stammdaten erwähnt, die für eine Datenmigration in CFE vorhanden sein müssen. Bitte klären Sie mit Ihrem Comarch-Berater die Vorgehensweise und im Besonderen die Reihenfolge zum einrichten der benötigten Stammdaten für CFE.

• Zunächst sind die Organisationen deren Daten aus Varial übernommen werden sollen, in CFE anzulegen bzw. unter der Anwendung „Organisationen“ für das Rechnungswesen zu aktivieren. Bei der Einrichtung der Organisationen ist darauf zu achten, dass die Berechtigungen Konten- und Kostenartenzuordnungen nicht einer anderen Organisation (wie z.B. „00000“) zugeordnet sind.

Durch das anschließende „Setup“ werden Grundparameter und Basisdaten für das Rechnungswesen erzeugt. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Comarch-Berater.

• Des Weiteren sind Einstellungen in der Anwendung „Customizing“ vorzunehmen. Z. B ist der Adapter für CFE Finanzbuchhaltung und CFE Controlling auszuwählen. Darüber hinaus muss zwingend der Nummernkreis „FAC_Post“ als „Nummernkreis Buchungsdatenbank“ vorhanden sein. Aus diesem Nummernkreis wird die fortlaufende Satznummer für alle Buchungen übergeben.
• Die Geschäftsjahre und Steuerjahre in CFE müssen gleichlautend mit den Geschäftsjahren in Comarch ERP Enterprise sein. Dies bedeutet, es müssen in der Anwendung „Geschäftsjahre“ unter den Reitern „Finanzbuchhaltung“, „Anlagenbuchhaltung“ und „Controlling“ alle Geschäftsjahre eingerichtet werden, die auch in Comarch ERP Enterprise vorhanden sind. Überdies sind in der Anwendung „Steuerjahre“ alle Steuerjahre und Perioden analog zu den Geschäftsjahren einzurichten.

Dabei müssen in CFE alle Geschäftsjahre und Perioden, sowie alle Steuerjahre und Perioden ab dem ersten zu übernehmenden Wirtschaftsjahr den Staus „Offen“ haben. Alle vorherigen Geschäftsjahre, Steuerjahre und Perioden dagegen müssen zwingend den Status „Abgeschlossen“ haben. Dies begründet sich darin, dass die Übernahme der Salden aus der Varial-Finanzbuchhaltung ab dem ersten offenen Geschäftsjahr in CFE erfolgt. Die Salden der Vorjahre werden kumuliert als Eröffnungsbilanzwerte in die Vortragperiode des ersten offenen Geschäftsjahres übernommen.

• Darüber hinaus müssen Sammelkontenprofile, Mahnprofile, Zahlungsprofile und Zinsprofile eingerichtet werden, um diese in der Anwendung „Customizing“ als Standardwerte für das Partnersetup zu hinterlegen.

Voraussetzungen für die Migration der Anlagenbuchhaltung:

• In Varial sollte vor der Übernahme die Anlagenbuchhaltung mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt werden. Die Schluss- und Eröffnungsbilanzwerte der Bestände müssen mit dem Anlagenspiegel übereinstimmen.
• Die Anlagenbuchhaltung kann grundsätzlich zum Jahresanfang mit den Endwerten des letzten Wirtschaftsjahres übernommen werden. Eine Umstellung im laufenden Jahr ist mit gewissen Einschränkungen möglich.

Dazu nun folgende Ausführungen:

Die Zugänge von Anlagen im laufenden Geschäftsjahr können per Datenübernahme ebenfalls übernommen werden. Alle anderen Buchungen, wie bereits gerechnete Abschreibungen, Abgänge, Umbuchungen von Bestandskonten, Kostenstellen etc. können bei der Datenübernahme nicht berücksichtigt werden.

Das bedeutet bei einer Umstellung im laufenden Jahr folgendes:

• Die Abschreibungen müssen für das laufende Jahr storniert werden, in der Analgenbuchhaltung und auch in der Finanzbuchhaltung. Nach erfolgter Übernahme werden die Abschreibungen neu gerechnet und automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben.
• Anlagenabgänge und Umbuchungen müssen sowohl in der Anlagenbuchhaltung als auch in der Finanzbuchhaltung storniert und später wieder nacherfasst werden.

Für die Anlagenbuchhaltung sind folgende Stammdaten vor der Migration in CFE einzurichten:

• Mindestens ein Abschreibungsbereich.
• Besondere Abschreibungsmethoden, die in CFE nicht durch die Standardabschreibungsmethoden abgebildet sind. I.d.R. werden die Abschreibungsmethoden aus Varial in der Mappingtabelle mit den Standardmethoden in CFE umgesetzt.
• Anlagenstandorte sind in CFE Pflicht. Sofern in den übernommenen Anlagen aus Varial kein Standort enthalten ist, kann über die Mappingtabelle eine Umschlüsselung erfolgen. Zum Datenfeld „Anlagenstandort mit Varialwert „leer“ kann auf einen CFE-Wert umgeschlüsselt werden. Dieser Wert (Anlagenstandort) muss in CFE vorhanden sein.
• Anlagengruppen sind in CFE anzulegen. Sofern die Halbjahresregel greift, muss diese in den Anlagengruppen aktiviert werden.
• Alle Kontenzuordnungen und gegebenenfalls Kostenartenzuordnungen sind vorzunehmen.
• Gegebenenfalls sind neue Belegtypen und Bewegungsarten für die Übernahme anzulegen, bei denen die Abschreibung nicht sofort gerechnet wird.

2.1               Mapping

Für die Übernahme der Daten kann es notwendig sein, die in Varial vorkommenden Schlüsselungen (z.B. Belegarten, Steuerschlüssel, Währungen, Sachkonten, Partner, Abschreibungsbereiche, Anlagengruppen, Abschreibungsmethoden usw.) in gültige Schlüssel für CFE umzusetzen. Dies geschieht über die Tabelle der Anwendung „Mappings für Varialdaten übernehmen“. In dieser Anwendung legen Sie für die Varialdaten organisationsübergreifend und teilweise je Organisation die neuen Werte für CFE fest, bei denen beispielsweise in Varial und CFE keine Namensgleichheit besteht. Dabei können nur Umschlüsselungen für die vorgegebenen Datenfelder erfasst werden. Einige dieser Datenfelder sind in Varial nicht vorhanden, in CFE erfordern diese aber einen Wert, d.h. für diese Datenfelder ist in der Spalte „Wert für CFE“ eine Angabe zwingend erforderlich. Während der eigentlichen Datenübernahme werden die alten Schlüsselwerte aufgrund der Mappingtabelle in die neuen Werte umgesetzt.

Hinweis: Die umgesetzten Schlüssel der Mappingtabelle werden bei der Datenübernahme nicht automatisch angelegt. Sie sind vor der Datenübernahme in CFE manuell einzurichten. Dies gilt für alle in Varial vorkommenden Schlüsselwerte, auch wenn diese nicht über die Mappingtabelle umgesetzt werden.

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die Datenfelder der Mappingtabelle.

3                     Datenübernahme

Für die Übernahme der Daten aus dem Varial-Rechnungswesen in Comarch Financials Enterprise sind Funktionen und Anwendungen auszuführen, die zum einen durch die Installation der App für die Varial Migration und zum anderen als Standard in CFE zur Verfügung stehen. Der Aufruf dieser Funktionen und Anwendungen muss nach einer festgelegten Reihenfolge erfolgen.

In diesem Kapitel sind die einzelnen Schritte zur Übernahme der Varialdaten beschrieben. Die einzelnen Schritte sind in der erforderlichen Reihenfolge aufgeführt.

3.1               Varialdaten importieren/übernehmen

3.1.1          Varialdaten importieren

Mit Aufruf dieser Anwendung importieren Sie die Daten für die Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung im „Hintergrund“ oder „Sofort“. Die Übernahme der offenen Posten, Monatssalden und Inventarbestände kann unabhängig voneinander und zeitversetzt erfolgen. Es werden dabei aber immer die Daten aller Übernahmeorganisationen importiert.

In dem angezeigten Dialogfenster der Hintergrundanwendung „Varialdaten importieren“ können Sie wählen, welche Daten Sie aus Varial importieren und später übernehmen wollen.

Die Felder der Hintergrundanwendung:

Abhängig von dem gewählten Übernahmevorgang (Salden, offene Posten, Anlagen) werden die Daten in ein Zwischen-BO importiert. Diese importierten Datensätze können über die entsprechenden Cockpits für die Varialübernahme angezeigt werden, z.B. „Cockpit: Varialübernahme (Salden)“.

3.1.2          Varialdaten für CFE aufbereiten

In dieser Anwendung werden die importierten Daten so aufbereitet, dass sie in die Struktur von Comarch Financials Enterprise übernommen werden können. Bei dieser Aufbereitung werden die in der Mappingtabelle hinterlegten Umsetzungen und Fehlwerte berücksichtigt.

In dem angezeigten Dialogfenster der Hintergrundanwendung „Varialdaten für CFE aufbereiten“ können Sie die Aufbereitung im „Hintergrund“ oder „Sofort“ durchführen. Werden bei dieser Aufbereitung Fehler festgestellt, müssen diese behoben werden und die Schritte „Varialdatem importieren“ und „Varialdaten für CFE aufbereiten“ wiederholt werden.

3.1.3          Varialdaten übernehmen

Sofern die Daten fehlerfrei aufbereitet sind, können Sie diese übernehmen. Mit Aufruf der Hintergrundanwendung „Varialdaten übernehmen“ werden die Monatssalden in die CFE-Schnittstellendateien „PrePostinHeader“ und „PrePostingItem“, die offenen Posten in die CFE-Schnittstelle „PreOpenItem“ importiert. Die Inventarbestände werden direkt in den Anlagenstamm und die Anlagenbuchungen importiert.

In dem angezeigten Dialogfenster können Sie wählen, für welche Daten die Übernahme erfolgen soll und ob diese im „Hintergrund“ oder „Sofort“ ausgeführt wird.

3.1.4          Prüfen

Sofern die Varialdaten in die CFE-Schnittstellen übernommen wurden, sind die Daten zu prüfen.  Abhängig davon, welche Daten Sie übernommen haben, stehen Ihnen dazu die Anwendungen „Cockpit: Varialübernahme (Salden)“, „Cockpit: Varialübernahme (Offene Posten)“ und „Cockpit: Varialübernahme (Anlagen)“ zur Verfügung. In diesen Anwendungen erhalten Sie einen Überblick über alle übernommenen Daten und deren Statusinformationen.

Beispielsweise werden Ihnen in der Anwendung „Cockpit: Varialübernahme (Offenen Posten) alle übernommen offenen Posten angezeigt, die importiert bzw. übertragen wurden. Dabei können Sie der Statusinformation entnehmen, bei welchen Posten „Fehler beim Übertragen“ aufgetreten sind. Diese Fehler sind zu analysieren und entsprechende Maßnahmen zu treffen.

3.2               Daten in CFE übertragen

Nachdem die Varialdaten erfolgreich übertragen und geprüft wurden, können diese in die CFE-Datenbank übertragen werden. Dafür sind (je Übernahmeorganisation und abhängig von den jeweils übernommenen Daten) folgende Schritte in der angegebenen Reihenfolge durchzuführen:

• Importierte Belege prüfen und vervollständigen
• Importierte Belege FiBu übertragen
• Importierte offene und ausgegl. Posten übertragen
• Saldenneuaufbau
• Vorträge rechnen
• Gewinnbuchungen
• Abstimmung
• Vor der Erfassung neuer Buchungen

Hinweis: Bei der Übernahme der Inventarbestände sind keine weiteren Schritte erforderlich, da diese direkt in den Anlagenstamm geschrieben werden und die Anlagenbuchungen erstellt werden.

3.2.1          Importierte Belege prüfen und vervollständigen

Sofern Sie offene Posten oder Monatssalden  übernehmen, rufen Sie die Hintergrundanwendung „Importierte Belege prüfen und vervollständigen“ auf. In dem angezeigten Dialogfenster geben Sie die Organisation an, deren Belege geprüft werden sollen und wählen „Im Hintergrund“ um den Verarbeitungsauftrag zu starten.

Über das Menü System-Management unter der Funktion „Verarbeitungsaufträge“ öffnen Sie die Anzeige der Verarbeitungsaufträge. In dieser Anzeige finden Sie Ihren Verarbeitungsauftrag „Importierte Belege prüfen und vervollständigen“. Weist der Verarbeitungsauftrag den Staus „Abgeschlossen“ auf, muss geprüft werden, ob alle Belege auch in Ordnung sind. Dazu steht Ihnen die Anwendung „Importierte Belege Finanzbuchhaltung“ zur Verfügung. Sofern die Belege in Ordnung sind, können die importierten Belege übertragen werden.

3.2.2          Importierte Belege übertragen

Zum Übertragen der importierten Belege rufen Sie die Hintergrundanwendung „Importierte Belege FiBu übertragen“ auf. In dem angezeigten Dialogfenster geben Sie die Organisation an, deren Belege übertragen werden sollen und wählen „Im Hintergrund“ um den Verarbeitungsauftrag zu starten.

Ist die Übertragung erfolgreich abgeschlossen, muss geprüft werden, ob alle Belege in Ordnung sind. Dazu steht die Anwendung „Importierte Belege Finanzbuchhaltung“ zur Verfügung.

Sofern keine Fehler festgestellt wurden, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

3.2.3          Importierte offene und ausgeglichene Posten übertragen

Sofern Sie offene Posten übernehmen, rufen Sie die Hintergrundanwendung „Importierte offene und ausgegl. Posten übertragen“ auf. In dem angezeigten Dialogfenster geben Sie die Organisation an, deren offene  bzw. beglichene Posten übertragen werden sollen und wählen „Im Hintergrund“ um den Verarbeitungsauftrag zu starten.

Über das Menü System-Management unter dem Punkt „Verarbeitungsaufträge“ öffnen Sie die Anzeige der Verarbeitungsaufträge. In dieser Anzeige finden Sie Ihren Verarbeitungsauftrag „Importierte offene und ausgegl. Posten übertragen“. Hier können Sie den Status des Verarbeitungsauftrags verfolgen.

Ist die Übertragung erfolgreich abgeschlossen, muss geprüft werden, ob alle Posten in Ordnung sind. Dazu steht die Anwendung „Importierte offene und ausgeglichene Posten“ zur Verfügung.

3.2.4          Saldenneuaufbau

Bei der Übernahme der Monatssalden ist nach dem Übertragen der Belege zwingend der Saldenneuaufbau zu starten. Dazu rufen Sie je Übernameorganisation die Hintergrundanwendung „Saldenneuaufbau“ auf. In dem angezeigten Dialogfenster geben Sie für das Geschäftsjahr als Startwert das erste übernommene Wirtschaftsjahr an.

3.2.5          Vorträge rechnen

Nach dem Saldenneuaufbau sind die Vorträge über die Anwendung „Geschäftsjahre“ je Organisation zu übernehmen. In dieser Anwendung muss bei allen angelegten Geschäftsjahren der Wert „Übernommen“ in dem Feld „Salden übernommen“ eingetragen sein, auch wenn keine Salden vorhanden sind. Dies ist nicht erforderlich, sofern in der Anwendung „Customizing“ unter der Hauptfunktion „Finanzbuchhaltung“ und der Funktion „Allgemein“ die Einstellung „Automatische Saldenvorträge Finanzbuchhaltung“ aktiviert war.

3.2.6          Gewinnbuchungen

In Varial wird im Rahmen des Jahresabschlusses ein sich ergebender Jahresgewinn oder –verlust automatisch auf ein Bilanzgewinn- bzw. Bilanzverlustkonto gebucht. Diese Buchung kann durch die Datenübernahme nicht nachgestellt werden und muss im Anschluss aller Prüfungen manuell in CFE vorgenommen werden.

3.2.7          Abstimmung

Nach der Datenmigration aus dem Varial-Rechnungswesen in Comarch Financials Enterprise müssen die Datenbestände zwingend abgestimmt werden. Dazu sind, je nach Umfang der Datenübernahme, in beiden Anwendungen (Varial und CFE) Listen zu erstellen, die nach den gleichen Kriterien selektiert sein sollten. Des Weiteren können zu Prüfzwecken die Berichte „fehlerhafte Belege ausgeben“ bzw. „fehlerhafte OP ausgeben“ erstellt werden.

Hinweis: Diese Abstimmarbeiten sind vom Anwender für spätere Prüfungen zu dokumentieren.

3.2.8          Vor der Erfassung neuer Buchungen

Sofern die Daten aus dem Varial-Rechnungswesen übernommen, importiert, geprüft und abgestimmt sind, sollte vor der Erfassung der ersten Buchungen in Comarch Financials Enterprise ggf. die Verknüpfung von ERP Rechnungs-GUIDs mit den übernommenen Buchungen hergestellt werden. Dazu öffnen Sie die Anwendung „Werkzeugsammlung“ und starten unter der Rubrik „Finanzbuchhaltung“ die Aktion „Verknüpfung von ERP Rechnungs-GUIDs mit den Buchungen (nach Import)“. Mit dieser Verknüpfung schaffen Sie die Möglichkeit, aufgrund der Stati in den Ausgangsrechnungen, zu erkennen, welche Rechnungen noch offen sind.