Nachfolgend wird die Anwendung „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ beschrieben. Diese Anwendung dient primär der Abfrage von Rückrufaktionen über deren Kundenpositionsinformationen, wie beispielsweise die Ansprechpartner des Kunden und den Rückrufaktions-Kundenstatus. Sie verschaffen sich mit dieser Anwendung einen Überblick über die von Rückrufaktionen betroffenen Kunden.
Darüber hinaus können Sie aus der Anwendung heraus für eine oder mehrere Rückrufaktionen z. B. Kundenanschreiben erzeugen oder Kundenpositionen erledigen.
1 Begriffsbestimmung
Die Rückrufaktion ist die zentrale Anwendung für das Rückrufmanagement eines Unternehmens. Mithilfe einer Rückrufaktion wird festgelegt, welche Ausprägungen eines Artikels in welcher Menge von welchen Kunden zurückgerufen oder aus der Lieferkette zurückgenommen werden sollen. Darüber hinaus werden in einer Rückrufaktion auch Informationen über den Fortschritt des Rückrufs gesammelt.
Qualitätssicherungs-Status (QS-Status)
Für die Ebenen Lagerort und Lagerzone – und parallel dazu auch für die Ebene der Ausprägung – kann ein QS-Status definiert werden. Die jeweiligen Bestände können gezielt nach den möglichen QS-Status ausgewertet und verwendet werden. Beim Zusammentreffen von QS-Status auf Lagerebene und QS-Status auf Ebene der Ausprägung gilt jeweils der ungünstigere QS-Status.
„Kunden-Rücksendung“ bezeichnet sowohl einen Beleg als auch einen Prozess im ERP-System. Der Prozess umfasst die Rücksendung eines Artikels, der zuvor an einen Kunden geliefert wurde. Dabei kann dieser Prozess mit einer Ankündigung der Kunden-Rücksendung beginnen, sodass der Beleg „Kunden-Rücksendung“ bereits vor Rücksendung erfasst werden kann, oder spontan mit dem Wareneingang.Häufig können zurückgesandte Artikel nicht erneut als neu verkauft werden. Deshalb kann beim Wareneingang eine Qualitätssicherung stattfinden, wodurch zurückgesandte Artikel als 2.-Wahl-Artikel oder Schrott klassifiziert werden können.
2 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Abfrage-Anwendung „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ verschaffen Sie sich einen Überblick über alle oder ausgewählte Kundenpositionen in Rückrufaktionen. Sie erhalten Informationen über die Ansprechpartner der Kunden und über die Ausprägungen, die an die Kunden geliefert wurden. Darüber hinaus können Sie kundenpositionsbezogene Aktionen ausführen.
Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.
2.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren.
Der Abfragebereich wird pro Ansicht gespeichert. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Dazu wählen Sie aus einem Felder-Vorrat die gewünschten Abfragefelder aus. Die Beschreibung der Abfragefelder finden Sie in der Regel in der Direkthilfe.
Nachfolgend sind einige Abfragefelder dokumentiert. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung im Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.
| Feld | Erläuterung |
| Rückrufaktionsart | Geben Sie eine oder mehrere Rückrufaktionsarten als Suchmerkmal ein. |
| Rückrufaktionsnummer | Geben Sie eine oder mehrere Rückrufaktionsnummern als Suchmerkmal ein. |
| Kunde | Geben Sie eine oder mehrere Partneridentifikationen als Suchmerkmal für die Kunden ein, die zurückzurufende Ware erhalten haben. |
| Kundenname | Geben Sie eine oder mehrere Namen als Suchmerkmal für die Kunden ein, die zurückzurufende Ware erhalten haben. |
| Rückrufaktionsstatus | Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf den Status der gesuchten Rückrufaktion aus. Sie können einen, mehrere oder alle der folgenden Status als Suchmerkmale auswählen:
· Erfasst · Positionserzeugung in Bearbeitung · Positionen erzeugt · Eröffnet · Abgeschlossen |
Detailsuche „Kunden-Kontakte“
Zusätzlich zu der Hauptsuche mit den Abfragemerkmalen im Abfragebereich kann die Detailsuche „Kunden-Kontakte“ genutzt werden. Detailsuchen können mit der Hauptsuche kombiniert werden, sodass sowohl die Abfragemerkmale aus dem Abfragebereich als auch die Abfragemerkmale der Detailsuche als UND-Verknüpfung ausgewertet werden. Zum Kombinieren steht in der Rubrikzeile der Detailsuche eine Checkbox zur Verfügung. Um auch entsprechende Ergebnisse im Arbeitsbereich anzeigen zu können, steht der Button „Kunden-Kontakte“ zur Verfügung. Ist dieser Button aktiviert, dann erscheint im Arbeitsbereich eine weitere Überschriftenzeile mit entsprechenden Detailinformationen.
Abfragefelder:
| Feld | Erläuterung |
| Partner | Geben Sie eine oder mehrere Partneridentifikationen als Suchmerkmal für die Ansprechpartner eines Kunden ein. |
| Kommunikationsart-Bezeichnung | Geben Sie als Suchmerkmal für die Ansprechpartner eines Kunden die Bezeichnung der als bevorzugt gekennzeichneten Kommunikationsart des Ansprechpartners ein. Eine Kommunikationsart ist durch ein Medium typisiert, z. B. E-Mail. |
Details in der Ergebnisliste:
| Spalte | Erläuterung |
| Beziehungstypbezeichnung | Die Bezeichnung des Partner-Beziehungstyps der Beziehung zwischen Kunde und Ansprechpartner wird angezeigt. |
| Partner | Die Partneridentifikation des Ansprechpartners wird angezeigt. |
| Partnername | Der Name des Ansprechpartners wird angezeigt. |
| Kommunikationsart-Bezeichnung | Die Bezeichnung der als bevorzugt gekennzeichneten Kommunikationsart des Ansprechpartners wird angezeigt. |
| Kommunikationsdaten | Die Kommunikationsdaten des Ansprechpartners werden angezeigt, so wie sie in den Partner-Stammdaten des Kunden hinterlegt sind. |
Detailsuche „Lieferungen“
Zusätzlich zu der Hauptsuche mit den Abfragemerkmalen im Abfragebereich kann die Detailsuche „Lieferungen“ genutzt werden. Detailsuchen können mit der Hauptsuche kombiniert werden, sodass sowohl die Abfragemerkmale aus dem Abfragebereich als auch die Abfragemerkmale der Detailsuche als UND-Verknüpfung ausgewertet werden. Zum Kombinieren steht in der Rubrikzeile der Detailsuche eine Checkbox zur Verfügung. Um auch entsprechende Ergebnisse im Arbeitsbereich anzeigen zu können, steht der Button „Lieferungen“ zur Verfügung. Ist dieser Button aktiviert, dann erscheint im Arbeitsbereich eine weitere Überschriftenzeile mit entsprechenden Detailinformationen.
Abfragefelder:
| Feld | Erläuterung |
| Artikel | Geben Sie eine oder mehrere Artikel als Suchmerkmal für die Rückrufaktionen ein. |
| Ausprägung | Geben Sie eine oder mehrere Ausprägungsidentifikationen als Suchmerkmal für die Rückrufaktionen ein. |
| Lieferauftragsart | Geben Sie die Lieferauftragsart als Suchmerkmal für die Rückrufaktionen ein. |
| Lieferauftragsnummer | Geben Sie die Lieferauftragsnummer als Suchmerkmal für die Rückrufaktionen ein. |
| Ausgangsrechnungsart | Geben Sie die Ausgangsrechnungsart als Suchmerkmal für die Rückrufaktionen ein. |
| Ausgangsrechnungsnummer | Geben Sie die Ausgangsrechnungsnummer als Suchmerkmal für die Rückrufaktionen ein. |
| Kunden-Rücksendungsart | Geben Sie die Kunden-Rücksendungsart als Suchmerkmal für die Rückrufaktionen ein. |
| Kunden-Rücksendungsnummer | Geben Sie die Kunden-Rücksendungsnummer als Suchmerkmal für die Rückrufaktionen ein. |
Details in der Ergebnisliste:
| Spalte | Erläuterung |
| Ausprägungspositionsnummer | Die Nummer der Ausprägungsposition in der Rückrufaktion wird angezeugt. |
| Artikel | Die Identifikation des zurückzurufenden Artikels wird angezeigt. |
| Ausprägung | Die Identifikation der zurückzurufenden Ausprägung wird angezeigt. |
| Gelieferte Menge | Die gelieferte Menge der Ausprägung wird angezeigt. |
| Auftragstyp | Der Typ des Auftrags wird angezeigt, der der Lieferposition in der Rückrufaktion zugrunde liegt: Lieferauftrag oder Ausgangsrechnung mit Materialbuchung. |
| Belegposition | Die Nummer der Lieferauftragsposition oder Ausgangsrechnungeposition wird angezeigt, auf die sich die Lieferposition der Rückrufaktion bezieht. |
| Kunden-Rücksendung | Die Nummer der Kunden-Rücksendungsposition wird angezeigt, die für die Lieferposition erzeugt wurde. |
| Ausprägungs-Positionsstatus | Der Status der Ausprägungsposition in der Rückrufaktion wird angezeigt. Mögliche Werte sind:
· Erfasst/Erzeugt (je nachdem, ob die Ausprägungsposition manuell erfasst wurde oder vom System erzeugt wurde) · Ausgeschlossen Im Tooltip des Status-Icons wird der Grund des Ausschlusses angezeigt. · Erledigt Im Tooltip des Status-Icons wird der Grund der Erledigung angezeigt. |
2.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Rückrufaktions-Kundenpositionen angezeigt werden. Welche Informationen zu einer Kundenposition angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um eine Kundenposition auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen zu betrachten, können mehrere Ansichten erstellt werden.
| Spalte | Erläuterung |
| Rückrufaktionsart | Die Art der Rückrufaktion wird angezeigt. Art und Nummer gemeinsam identifizieren eine Rückrufaktion eindeutig. |
| Rückrufaktionsnummer | Die Nummer der Rückrufaktion wird angezeigt. Art und Nummer gemeinsam identifizieren eine Rückrufaktion eindeutig. |
| Status | Der Status der Rückrufaktion wird angezeigt. Mögliche Werte sind:
· Erfasst · Positionserzeugung in Bearbeitung · Positionen erzeugt · Eröffnet · Abgeschlossen |
| Kunde | Die Partneridentifikation des Kunden wird angezeigt, der zurückzurufende Ware erhalten hat. |
| Kundenname | Der Name des Kunden, der zurückzurufende Ware erhalten hat, wird angezeigt. |
| PLZ | Die Postleitzahl aus den Kunden-Stammdaten wird angezeigt. |
| Ort | Der Ort aus den Kunden-Stammdaten wird angezeigt. |
| Straße | Die Straße aus den Kunden-Stammdaten wird angezeigt. |
| Region | Die Regionsidentifikation aus den Kunden-Stammdaten wird angezeigt. |
| Landesbezeichnung | Die Landesbezeichnung aus den Kunden-Stammdaten wird angezeigt. |
| Rückrufaktions-Kundenstatus | Die Identifikation des für die Kundenposition festgelegten Status wird angezeigt. Die Status werden in der Anwendung „Rückrufaktions-Kundenstatus“ erfasst und in der Anwendung „Rückrufaktionen“ oder „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ den Kundenpositionen zugewiesen. |
| Kunden-Positionsstatus | Der Status der Kundenposition in der Rückrufaktion wird angezeigt. Mögliche Werte sind:
· Erzeugt · Ausgeschlossen Im Tooltip des Status-Icons wird der Grund des Ausschlusses angezeigt. · Erledigt Im Tooltip des Status-Icons wird der Grund der Erledigung angezeigt. |
Zusätzlich können weitere Informationen über die Detailbuttons der Detailsuchen hinzugefügt werden. Die Beschreibung der Spalten finden Sie in den folgenden Kapiteln:
- Detailsuche „Kunden-Kontakte“
- Detailsuche „Lieferungen“
2.3 Anwendungsbezogene Aktionen
Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ zur Verfügung:
- Aktion „Kundenanschreiben erzeugen…“
- Aktion „Kundenstatus festlegen…“
- Aktion „Erledigen…“
- Aktion „Ausschließen…“
- Aktion „Einschließen“
2.3.1 Aktion „Kundenanschreiben erzeugen…“
Mithilfe der Aktion „Kundenanschreiben erzeugen…“ wird ein Dokument in der Anwendung „Dokumente“ im Framework „Dokumenten-Management“ erzeugt und mit der Rückrufaktion verknüpft. Dazu müssen Sie unter anderem eine Dokument-Vorlage angeben. Auf Basis der Dokument-Vorlage wird für die ausgewählten Kundenpositionen automatisch eine Dokument-Datei erzeugt.
Die ausgewählten Kunden werden ebenfalls mit dem Dokument verknüpft und als Adressaten des Dokuments übernommen.
Mit dieser Aktion können Sie auch Serienbriefe und Serien-E-Mails erzeugen. Verwenden Sie dazu eine Dokument-Vorlage, die mit einer Microsoft® Word Serienbriefvorlage oder einer E-Mail-Vorlage mit Seriendruckfeldern verbunden ist. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Dokumente“.
Die Voraussetzungen, die Parameter im Dialog-Fenster und die Auswirkungen der Aktion werden in der Dokumentation „Rückrufaktionen“ beschrieben.
2.3.2 Aktion „Kundenstatus festlegen…“
Mithilfe der Aktion „Kundenstatus festlegen…“ weisen Sie den ausgewählten Kunden einen Status zu, der z. B. den Status der Kommunikation mit dem Kunden beschreibt. Die möglichen Statuswerte werden zuvor in der Anwendung „Rückrufaktions-Kundenstatus“ erfasst.
2.3.3 Aktion „Erledigen…“
Mithilfe der Aktion „Erledigen…“ legen Sie für die ausgewählten Kunden fest, dass sie sowohl in dieser als auch in späteren Rückrufaktionen nicht berücksichtigt werden sollen. Dazu müssen Sie einen Grund für die Erledigung eingeben, der anschließend im Tooltip des Status-Icons dieser Position angezeigt wird.
Die Kundenpositionen erhalten den Status „Erledigt“. In späteren Rückrufaktionen werden die Kunden bei der automatischen Positionserzeugung nicht berücksichtigt.
Als Ergebnis der Aktion erhalten auch alle Lieferpositionen an den Kunden den Status „Erledigt“. Als Erledigungsgrund für die Lieferposition wird automatisch folgender Text verwendet „Rückruf von Kunde [Kundennummer (Name)] manuell erledigt“.
Wurden alle Kundenpositionen, die eine Ausprägung betreffen, erledigt, dann erhält die zugehörige Ausprägungsposition ebenfalls den Status „Erledigt“. Als Erledigungsgrund für die Ausprägungsposition wird automatisch folgender Text verwendet: „Rückruf von allen betroffenen Kunden manuell erledigt“.
Sie können die Aktion beispielsweise für solche Kunden verwenden, die den Betrieb eingestellt haben und nicht mehr erreichbar sind.
Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn die Rückrufaktion den Status „Eröffnet“ hat und sich die Anwendung im Modus „Anzeigen“ befindet. Für Positionen im Status „Ausgeschlossen“ kann die Aktion nicht ausgeführt werden.
Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
2.3.4 Aktion „Ausschließen…“
Mithilfe der Aktion „Ausschließen…“ legen Sie für die ausgewählten Positionen fest, dass sie in dieser Rückrufaktion nicht berücksichtigt werden sollen. Dazu müssen Sie einen Grund für den Ausschluss eingeben, der anschließend im Tooltip des Status-Icons der Position angezeigt wird.
Die Kundenpositionen erhalten den Status „Ausgeschlossen“. Diese Kunden werden in späteren Rückrufaktionen bei der automatischen Positionserzeugung wieder berücksichtigt.
Als Ergebnis der Aktion erhalten auch alle Lieferpositionen an diesen Kunden den Status „Ausgeschlossen“. Als Ausschlussgrund für die Lieferposition wird automatisch folgender Text verwendet: „Kunde [Nummer (Name)] manuell ausgeschlossen“.
Wenn alle Lieferpositionen einer Ausprägung ausgeschlossen sind, erhält auch die betreffende Ausprägungsposition den Status „Ausgeschlossen“. Als Ausschlussgrund für diese Ausprägungsposition wird automatisch folgender Text verwendet: „Alle betroffenen Kunden manuell ausgeschlossen“.
Neben dem Ausschlussgrund werden auch der Benutzer, der die Aktion ausführt, und der Zeitpunkt der Ausführung gespeichert.
Sie können die Aktion beispielsweise dann verwenden, wenn Sie den Kunden in einer anderen Rückrufaktion berücksichtigen möchten.
Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn die Rückrufaktion den Status „Positionen erzeugt“ hat und sich die Anwendung im Modus „Anzeigen“ befindet.
2.3.5 Aktion „Einschließen“
Mithilfe der Aktion „Einschließen“ legen Sie für die ausgewählten Positionen im Status „Ausgeschlossen“ fest, dass sie in der zugehörigen Rückrufaktion wieder berücksichtigt werden sollen.
Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn die Rückrufaktion den Status „Positionen erzeugt“ hat.
3 Customizing
Für die Anwendung „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen relevant:
| Funktion/Feld | Erläuterung |
| Vertrieb/Kunden-Rücksendungen | Das Feld „“ und die Aktion „Kunden-Rücksendungen erzeugen“ stehen nur dann zur Verfüung, wenn die Funktion „Kunden-Rücksendungen“ für den Mandanten aktiv ist. |
| Lagerlogistik/Ausprägungen | Mit Rückrufaktionen werden die Ausprägungen von Artikeln zurückgerufen. Damit Sie Rückrufaktionen verwenden können, muss in der Hauptfunktion „Lagerlogistik“ die Funktion „Ausprägungen“ aktiv sein. |
| Lagerlogistik/Ausprägungen/Ausprägungsnachweis | Rückrufaktionspositionen werden auf der Grundlage von Ausprägungsnachweis-Datensätzen erzeugt. Sie können deshalb nur dann erzeugt werden, wenn die Einstellung „Ausprägungsnachweis“ für den Mandanten aktiv ist. Andernfalls können Sie nicht alle Funktionen der Rückrufaktion nutzen. |
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Rückrufaktion
com.cisag.app.inventory.recall.obj.ProductRecall
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.inventory.OrderData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Vertrieb
Damit eine Person Rückrufaktionen abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Rückrufaktionsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ ist für folgende Typen von Geschäftspartnern freigegeben:
- Kunden
- Vertreter