Für eine automatische Nummernvergabe durch das System werden Nummernkreise benötigt. In diesen Nummernkreisen ist festgelegt, aus welchen Teilen die Nummer besteht, wie lang sie ist und welches die zuletzt vergebene Nummer war, um die nächste freie Nummer ermitteln zu können.

Nachfolgend ist die Anwendung Cockpit: Nummernverwendung beschrieben. In dieser Anwendung erhalten Sie einen Überblick über die bestehenden Nummernkreise und insbesondere die darin verwendeten Nummern und deren Status innerhalb der Finanzbuchhaltung. Bei Nummern mit dem Status Verwendet können Sie die Buchungsdetails anzeigen und Einzelheiten der Buchung einsehen.

Das Cockpit Nummernverwendung ist ein anpassbares Cockpit und kann flexibel an jeden einzelnen Benutzer angepasst werden. Eine ausführliche Beschreibung zu den anpassbaren Cockpits finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Anleitungen für den Umgang mit Nummernkreisen, z. B. wie Sie Nummernkreise erfassen oder bearbeiten, finden Sie in den Dokumentationen Vorgehensweisen: Nummernkreise und Nummernkreise.

Begriffsbestimmung

• Nummernkreis – Ein Nummernkreis enthält die Bedingungen zur automatischen Vergabe von Nummern, die zur Identifikation von Objekten dienen. Beispielsweise kann ein Nummernkreis für die automatische Vergabe von Identifikationen für Partner festgelegt werden. Auch für die Beleg-Identifikation, die aus einer Belegart und einer Nummer besteht, wird zur automatischen Vergabe einer Nummer ein Nummernkreis herangezogen. In solchen Nummernkreisen werden auch die zu vergebenen Belegpositionsnummern festgelegt.

Anwendungsbeschreibung

Angezeigt werden alle den Suchmerkmalen entsprechenden Nummernkreise und deren verwendete, freie oder reservierte Nummern. Die Nummern mit dem Status Frei sind blockweise vom System vorreserviert, Nummern mit dem Status Reserviert sind vergeben, aber noch nicht endgültig gespeichert.

Die Anwendung Cockpit: Nummernverwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

Abfragebereich

Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Nachfolgend sind alle wählbaren Abfragefelder aufgeführt.

• Nummernkreis – Geben Sie hier bitte den(die) Nummernkreis(e) an, der verarbeitet werden soll(en). Keine Angabe bedeutet, dass alle Nummernkreise ausgewertet werden.
• Nummer – Geben Sie hier bitte die Nummer(n) des Nummernkreises an, die verarbeitet werden soll(en). Keine Angabe bedeutet, dass alle Nummern ausgewertet werden.
• Status Nummernkreis – Wählen Sie die zu verarbeitenden Nummernkreise anhand ihres Statuswertes aus. Gültige Statuswerte des Nummernkreises sind:
  • (Alle)
  • Frei
  • Reserviert
  • Vergeben
• Änderungszeitpunkt – Geben Sie hier bitte das Änderungsdatum an, das berücksichtigt werden soll. Keine Angabe bedeutet, dass Daten unabhängig vom Änderungsdatum ausgewertet werden.
• Belegdatum – Geben Sie hier bitte das Belegdatum an, das berücksichtigt werden soll. Keine Angabe bedeutet, dass Daten unabhängig vom Belegdatum ausgewertet werden.
• Erfasst von – Geben Sie hier bitte den Erfasser an, der berücksichtigt werden soll. Keine Angabe bedeutet, dass die Daten unabhängig vom Erfasser ausgewertet werden.
• Organisation – Geben Sie hier bitte die Organisation an, die berücksichtigt werden soll. Keine Angabe bedeutet, dass Daten unabhängig von der zugrundeliegenden Organisation ausgewertet werden.
• Verwendungsdatum – Geben Sie hier das Verwendungsdatum, das berücksichtigt werden soll. Keine Angabe bedeutet, dass Daten unabhängig vom Verwendungsdatum ausgewertet werden.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Nummern und Nummernkreise angezeigt werden.

Ansicht Standard

Im Folgenden sind die in der Standardansicht festgelegten Spalten beschrieben. Grundsätzlich sind alle für die Auswahl eingebbaren Felder anzeigbar, allerdings nicht erfassbar.

• Nummernkreis – Kennung des Nummernkreises
• Verwendungsnummer – Anzeige der aus dem Nummernkreis verwendete Nummer
• Verwendungsdatum – Datum, an dem die Nummer bzw. der Nummernkreis verwendet wurde
• Status Nummernkreis – Aktueller Status der Nummer. Folgender Status ist möglich:
  • Frei – Diese Nummern sind blockweise vom System vorreserviert
  • Reserviert – Nummern mit diesem Status sind vergeben, aber noch nicht endgültig gespeichert
  • Vergeben – Diese Nummern sind in gebuchten Belegen gespeichert
• Änderungszeitpunkt – Zeitpunkt der letzten Änderung
• Belegdatum – Anzeige des Belegdatums, mit dem die Nummer einem Beleg zugeordnet wurde
• Erfasst von – Erfasser des Nummernkreises bzw. der verwendeten Nummer

Anwendungsbezogene Aktion [Buchungsdetails]

Diese Aktion kann nur für Positionen ausgeführt werden, die den Status Vergeben aufweisen. Bei Aufruf der Aktion  wechseln Sie mit der zuvor markierten Position in die Anwendung Wartung Buchungsdetails. Hier werden Ihnen relevante Einzelheiten der Buchung, wie Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und -periode, Buchungsbetrag, etc. zu Ihrer Information angezeigt.

Customizing

Für die Anwendung Cockpit: Nummernverwendung sind in der Anwendung Custo­mizing keine Einstellungen fest­zulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Cockpit: Nummernverwendung ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Nummernverwendungencom.sem.ext.app.fin.general.obj.NumberRangeUsage

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Nummernverwendung bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert sein.

Damit einer Person die Anwendung Cockpit: Nummernverwendung im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Nummernverwendung bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Nummernverwendung ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.