Das Cockpit Mahnungen ist die zentrale Anwendung für das Mahnwesen. Diese Anwendung dient der Darstellung aller erzeugten Mahnvorschläge mit den jeweiligen Beträgen (z.B. OP-Mahnbetrag, Gesamtmahnbetrag etc.) und Statusinformationen. Die Statusinformationen zeigen Ihnen den Verarbeitungszustand der Mahnvorschläge an (z.B. Mahnungen durchgeführt oder Mahnungen storniert). Alle Mahnvorschläge werden in dieser Anwendung über Aktionen weiterverarbeitet.

Das Cockpit Mahnungen ist ein anpassbares Cockpit und kann flexibel an jeden einzelnen Benutzer angepasst werden. Eine ausführliche Beschreibung zu den anpassbaren Cockpits finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Einen Überblick über die Einstellungen, Voraussetzungen und Prozesse im Mahnwesen erhalten Sie in der Dokumentation Einführung: Mahnwesen.

Begriffsbestimmung

• Mahnauswahl/Mahnselektion – Über eine Mahnauswahl erzeugen Sie einen Mahnvorschlag. Mit einer Mahnauswahl bestimmen Sie, welche Daten in einem Mahnvorschlag berücksichtigt werden. In einer Mahnauswahl können Selektionen nach Partnern allgemein, nach Debitoren oder Kreditoren und nach OP-Daten vorgenommen werden. Eine Mahnauswahl kann abgespeichert und beim nächsten Mahnlauf wieder verwendet werden. Sie können auch verschiedene Auswahlen definieren und speichern.
• Mahnvorschlag – In einem Mahnvorschlag befinden sich all jene offenen Posten, die aufgrund der getroffenen Auswahl, der Netto-Fälligkeiten und Mahntoleranztage etc. berücksichtigt werden können.
• Mahnungen – Mahnungen werden aus einem Mahnvorschlag generiert und können per Druckausgabe, per E-Mail oder per Fax an die betreffenden Partner versendet werden.

Anwendungsbeschreibung

Mithilfe der Abfrageanwendung Cockpit: Mahnungen können Sie sich einen Überblick über alle oder einzelne Mahnläufe verschaffen. Im Dropdown-Menü des Buttons [Ansichten auswählen und organisieren] können Sie verschiedene Sichten zur Auswertung der Mahnvorschläge wählen.

Es besteht die Möglichkeit einen Mahnvorschlag zu löschen, sofern dieser noch nicht durchgeführt wurde. Damit sind alle darin enthaltenen offenen Posten wieder freigegeben und stehen für die Aufnahme in einen neuen oder bestehen Mahnvorschlag zur Verfügung. Darüber hinaus stehen über Aktionen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

Abfragebereich

Im Abfragebereich werden Abfragefelder angelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung. Der Abfragebereich enthält die Felder, die einen Mahnlauf eindeutig identifizieren.

Die Felder im Einzelnen:

• Benutzer – Dies ist das Abfragefeld für Benutzer. Sie können eine Benutzeridentifikation eingeben. Nach Betätigen des Aktualisieren-Buttons werden nur die Mahnvorschläge des angegebenen Benutzers dargestellt.
• Status (Mahnung) – Der Status zeigt den Zustand eines Mahnlaufes an. Dabei kann es sich um verschiedene Status handeln, wie zum Beispiel der Bearbeitungsstatus, der Durchführungsstatus oder der Stornostatus. Sie können einen Status oder eine Kombination aus mehren Status angeben. Nach Betätigen des Aktualisieren-Buttons werden nur jene Mahnvorschläge dargestellt, die dem Abfragefeld entsprechen.
• Mahnvorschlag – Dies ist das Abfragefeld für Mahnvorschläge. Der Mahnvorschlag ist eine fortlaufende Nummer, die bei der Erstellung eines Vorschlages vom Programm vergeben wird. Über die Wertehilfe Mahnvorschlag suchen können Sie einen oder mehrere Mahnvorschläge auswählen.
• Bezeichnung (Mahnung) – Dies ist das Abfragefeld für Bezeichnungen. Sie können Zeichen eingeben und beispielsweise folgende Platzhalter verwenden: beginnen mit „aBc“ oder enden mit „aBc“.
• Erzeugt am – Dies ist das Abfragefeld für das Erzeugungsdatum. Sie können ein bestimmtes Erzeugungsdatum eingeben. Nach Betätigen des Aktualisieren-Buttons werden nur die Mahnvorschläge dargestellt, die dem angegebenen Datum entsprechen. Alternativ dazu können u.a. folgende Wertbereiche angegeben werden:
  • gestern
  • heute
  • letzte Woche
  • diesen Monat
  • letzten Monat
• Interner Ansprechpartner – Dies ist das Abfragefeld für interne Ansprechpartner Sie können Zeichen eingeben und beispielsweise folgende Platzhalter verwenden: beginnen mit „aBc“ oder enden mit „aBc“. Über die Wertehilfe Mitarbeiter der Organisation suchen können Sie einen oder mehrere Anprechpartner auswählen.
• Mahndatum – Dies ist das Abfragefeld für das Mahndatum. Sie können hier verschiedene Zeitpunkte oder Zeitdräume eingeben.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Mahnvorschläge bzw. Mahnläufe angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Mahnlauf angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Im Folgenden sind die in der Standardansicht festgelegten Spalten beschrieben. Grundsätzlich sind alle für die Auswahl eingebbaren Felder anzeigbar, allerdings nicht editierbar.

Ansicht Standard

Die Spalten der Ansicht im Einzelnen:

• Benutzer – In dieser Spalte wird der Benutzer angezeigt, der einen Mahnvorschlag erzeugt hat
• Mahnvorschlag – In dieser Spalte wird die Mahnvorschlagsnummer angezeigt. Diese wird vom Programm im Rahmen der Vorschlagserstellung fortlaufend vergeben.
• Bezeichnung – In dieser Spalte wird die Bezeichnung der Mahnauswahl dargestellt
• Mahndatum – In dieser Spalte wird das Mahndatum angezeigt. Das Mahndatum wird bei der Erzeugung eines Mahnvorschlages angegeben.
• Zahlungseingang bis – Die Information Zahlungseingang bis wird bei der Erzeugung eines Mahnvorschlages angegeben. Es gibt das Datum an, bis zu dem die Zahlungseingänge erfasst wurden. Dieses Datum kann als Hinweis für den Mahnempfänger auf der Mahnung angedruckt werden.
• OP-Mahnbetrag – Dies ist der Gesamtbetrag aller im Mahnvorschlag enthaltenen offenen Posten, ohne Mahngebühren und Mahnzinsen. Gesperrte offene Posten sind in dieser Summe mit enthalten.
• Gesamtmahnbetrag – Dies ist der Gesamtmahnbetrag eines Mahnvorschlages, inklusiver aller Mahngebühren und Mahnzinsen und abzüglich der Summer der gesperrten offen Posten
• Status (Mahnung) – Der Status stellt den Verarbeitungszustand eines Mahnvorschlages dar, z.B. Vorschlag bearbeitet, Mahnungen durchgeführt, Mahnungen nicht stornier).

Ansicht Erweitert

In dieser Ansicht stehen Ihnen neben den Standardinformationen zusätzliche Informationsfelder in folgenden Spalten zur Verfügung.

• Mahnauswahl – In dieser Spalte wird die Identifikation der Mahnauswahl angezeigt, die dem Mahnvorschlag zugrunde liegt
• Auswahlbezeichnung – In dieser Spalte wird die Bezeichnung der Mahnauswahl dargestellt
• Letzte Zahlfrist bis – Diese Spalte enthält das Datum für die letzte Frist der Zahlung
• Interner Ansprechpartner – In dieser Spalte wird der für den Mahnvorschlag zuständige  Ansprechpartner angezeigt
• Name Ansprechpartner – In dieser Spalte wird der Name des Ansprechpartners angezeigt
• Mahnzinsen – In dieser Spalte werden die Mahnzinsen gesamt je Personenkonto und die Mahnzinsen je OP angezeigt
• Storniert am – Sofern der Mahnvorschlag storniert wurde, wird in dieser Spalte das Datum des Stornos angezeigt
• Erzeugt am – In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem der Mahnvorschlag erzeugt wurde
• Erfasst von – In dieser Spalte wird der Benutzer angezeigt, der den Mahnvorschlag erzeugt hat
• Bearbeitet am – In dieser Spalte wird das Datum der letzten Bearbeitung des Mahnvorschlages angezeigt
• Bearbeitet von – In dieser Spalte wird der Benutzer angezeigt, der  den Mahnvorschlag zuletzt bearbeitet hat
• Ausgeführt am – In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem der Mahnlauf durchgeführt wurde
• Ausgeführt von – In dieser Spalte wird der Benutzer angezeigt, der den Mahnlauf durchgeführt hat
• Mahngebühren – In dieser Spalte werden die Mahngebühren gesamt je Personenkonto und die Mahngebühren je OP angezeigt
• Storniert von – In dieser Spalte wird der Benutzer angezeigt, von dem der Mahnvorschlag storniert wurde

Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen im Cockpit Mahnungen zur Verfügung:

• [Mahnvorschlag erzeugen]
• [Mahnvorschlag bearbeiten]
• [Mahnvorschlag ausgeben]
• [Mahnvorschlag prüfen]
• [Mahnungen durchführen]
• [Mahnungen ausgegeben]
• [Mahnungen stornieren]

Mahnvorschlag erzeugen

Durch diese Aktion gelangen Sie in die Anwendung Mahnvorschlag erzeugen, in der Sie eine bestehende Mahnauswahl auswählen oder eine neue Mahnauswahl einrichten können. Bei der Erzeugung eines Mahnvorschlages stehen umfangreiche Selektionen und wahlfreie Sortiermöglichkeiten zur Verfügung.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Mahnvorschlag erzeugen

Mahnvorschlag bearbeiten

Diese Aktion wechselt in die Anwendung Mahnvorschlag bearbeiten. Innerhalb des Cockpits Mahnungen aktualisieren Sie zunächst die Anzeige. Markieren Sie dann einen Mahnvorschlag zur Bearbeitung und rufen über die Aktionsrolle in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnvorschlag bearbeiten] auf. Sie befinden sich jetzt in der Vorschlagsbearbeitung.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Mahnvorschlag bearbeiten

Mahnvorschlag ausgeben

Sofern in der verwendeten Mahnauswahl das Feld Vorschlagsliste drucken aktiviert ist, wird  beim erstmaligen Erzeugen eines Mahnvorschlages auch automatisch eine Mahnvorschlagsliste erstellt bzw. gedruckt. Der Druck ist jederzeit wiederholbar.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die Anwendung Cockpit: Mahnungen
2. Aktualisieren Sie die Anzeige und geben ggf. im Abfragebereich die Suchmerkmale für den Mahnvorschlag ein, der erneut gedruckt werden soll. Markieren Sie den Mahnvorschlag.
3. Wählen Sie über die Aktionsrolle in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnvorschlag ausgeben]
   → Das Dialog-Fenster Mahnvorschläge ausgeben öffnet sich
4. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrund- und Ausgabeeinstellungen
5. Wählen Sie in dem Dialog-Fenster den Button [Ausgeben]
   → Die Mahnvorschlagsliste wird gedruckt

Mahnvorschlag prüfen

Bevor Sie die Mahnungen durchführen, können alle Positionen in einem Mahnvorschlag noch einmal geprüft werden. Diese Prüfung ermittelt Saldoabweichungen zwischen den Mahnpositionen und den aktuellen OP-Salden im System. Grund dafür ist, es kann vorkommen, dass ein OP beglichen oder teilweise beglichen wird, während dieser noch einem Mahnvorschlag zugeordnet ist.

Eine Prüfung ist in jedem Fall zu empfehlen, wenn zwischen Bearbeitung und Durchführung eines Mahnvorschlages eine gewisse Zeitspanne liegt. In der Mahnauswahl können Sie direkt hinterlegen, dass grundsätzlich vor dem Durchführen der Mahnungen eine Prüfung stattfindet.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die Anwendung Cockpit: Mahnungen
2. Aktualisieren Sie die Anzeige und geben ggf. im Abfragebereich die Suchmerkmale für den Mahnvorschlag der geprüft werden soll ein. Markieren Sie den Mahnvorschlag.
3. Wählen Sie über die Aktionsrolle in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnvorschlag prüfen]
   → Das Dialog-Fenster Mahnvorschlag prüfen öffnet sich
4. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen
5. Wählen Sie in dem Dialog-Fenster den Button [Sofort] oder [Im Hintergrund]
   → Der Mahnvorschlag wird geprüft

Nach der Prüfung aktualisieren Sie bitte die Anzeige. Weist nun der Mahnvorschlag den Status fehlerhaft auf (gekennzeichnet durch einen roten Punkt in der Statusspalte), ist der Mahnvorschlag erneut zu bearbeiten. Die fehlerhaften Positionen (ebenfalls rot gekennzeichnet) müssen Sie löschen und ggf. mit ihrem aktuellen Saldo wieder hinzufügen.

Mahnvorschlag löschen

Es besteht die Möglichkeit einen Mahnvorschlag (der noch nicht durchgeführt wurde) zu löschen. Damit sind alle darin enthaltenen offenen Posten wieder freigegeben und stehen für die Aufnahme in einen neuen oder bestehen Mahnvorschlag zur Verfügung.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die Anwendung Cockpit: Mahnungen
2. Aktualisieren Sie die Anzeige und geben ggf. im Abfragebereich die Suchmerkmale für den Mahnvorschlag der gelöscht werden soll ein. Markieren Sie den Mahnvorschlag.
3. Betätigen Sie in der Standard-Symbolleiste den Löschen-Button
   → Das Dialog-Fenster Löschen öffnet sich
4. Wählen Sie in dem Dialog-Fenster den Button [Ja], wenn Sie wirklich löschen wollen

Mahnungen durchführen

Mithilfe dieser Aktion können Sie die Mahnung durchführen. Dazu stehen Ihnen in einem Dialogfenster weitere Parameter zur Verfügung: Sie können z. B. das Mahndatum auf Mahnungen angeben oder festlegen bis zu welchem Datum der Zahlungseingang erwartet wird.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die Anwendung Cockpit: Mahnungen
2. Aktualisieren Sie die Anzeige und geben ggf. im Abfragebereich die Suchmerkmale für den Mahnvorschlag der durchgeführt werden soll ein. Markieren Sie den Mahnvorschlag.
3. Wählen Sie über die Aktionsrolle in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnungen durchführen]
   → Das Dialog-Fenster Mahnungen durchführen öffnet sich.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen
5. Ändern Sie unter dem Karteireiter Ausgabeeinstellungen bei Bedarf das Ausgabemedium, z. B. von E-Mail auf Drucker
6. Wählen Sie in dem Dialog-Fenster den Button [Anzeigen] oder [Ausgeben]
   → Die Mahnungen werden durchgeführt

Das Dialogfenster stellt folgende Parameter zur Verfügung:

• Mahnvorschlag – Dieses Feld wird informatorisch angezeigt und stellt eine fortlaufende Nummer dar, die vom Programm im Rahmen der Vorschlagserzeugung automatisch vergeben wird
• Interner Ansprechpartner – Dieses Feld wird informatorisch angezeigt und stellt den von Ihnen angegebenen internen Ansprechpartner für den Mahnvorschlag dar. Dieser Sachbearbeiter kann auf den Mahnungen als zuständiger Ansprechpartner angedruckt werden.
• Mahndatum auf Mahnungen – In diesem Feld wird das Mahndatum, welches bei der Vorschlagserzeugung angegeben wurde, vorbesetzt und kann überschrieben werden
• Zahlungseingang bis – Dieses Datum wird ebenfalls aus der Vorschlagserzeugung vorbesetzt und kann überschrieben werden. Das Datum kann als Hinweis für den Mahnempfänger auf der Mahnung angedruckt werden.
• Letzte Zahlfrist bis – Dieses Datum wird ebenfalls aus der Vorschlagserzeugung vorbesetzt und kann überschrieben werden. Das Datum kann als Hinweis für den Mahnempfänger auf der Mahnung angedruckt werden.
• Mahnvorschlag prüfen – Bevor die Mahnungen endgültig durchgeführt werden, prüft das Programm, ob es Saldoabweichungen zwischen den Mahnpositionen im Mahnvorschlag und deren aktuellen OP-Salden im System gibt. Es kommt vor, dass offene Posten beglichen oder teilweise beglichen werden, während diese einem Mahnvorschlag zugeordnet sind. Eine Prüfung ist in jedem Fall zu empfehlen, wenn zwischen Bearbeitung und Durchführung eines Mahnvorschlages eine gewisse Zeitspanne liegt.

Nach Durchführung eines Mahnvorschlages werden die Mahnungen erstellt und damit die Mahnstufen hoch gezählt. Je nach Ausgabeeinstellung werden die Mahnungen gedruckt, per E-Mail oder auch per Fax versendet.

Mahnungen ausgeben

Die erstellten Mahnungen eines Mahnvorschlages können jederzeit erneut ausgegeben werden (per Druck, per E-Mail oder per Fax).

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die Anwendung Cockpit: Mahnungen
2. Aktualisieren Sie die Anzeige und geben ggf. im Abfragebereich die Suchmerkmale für den Mahnvorschlag der erneut gedruckt werden soll ein. Markieren Sie den Mahnvorschlag.
3. Wählen Sie über die Aktionsrolle in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnungen ausgeben]
   → Das Dialog-Fenster Mahnungen ausgeben öffnet sich
4. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrund- und Ausgabeeinstellungen
5. Wählen Sie in dem Dialog-Fenster den Button [Anzeigen] oder [Ausgeben]
   → Die Mahnungen werden erneut ausgegeben

Mahnungen stornieren

Ein durchgeführter Mahnlauf kann storniert werden. Dabei wird der gesamte Mahnlauf zurückgesetzt inklusive der Mahnstufen und Mahndaten.

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie die Anwendung Cockpit: Mahnungen
2. Aktualisieren Sie die Anzeige und geben ggf. im Abfragebereich die Suchmerkmale für den Mahnvorschlag der storniert werden soll ein. Markieren Sie den Mahnvorschlag.
3. Wählen Sie über die Aktionsrolle in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Mahnungen stornieren]
   → Das Dialog-Fenster Mahnungen stornieren öffnet sich
4. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen
5. Wählen Sie in dem Dialog-Fenster den Button [Sofort] oder [Im Hintergrund]
   → Die Mahnungen werden storniert

Customizing

Für die Anwendung Cockpit: Mahnungen sind in der Anwendung Customizing keine Angaben vorzunehmen.

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Mahnungen bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Cockpit: Mahnungen ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Mahnungen bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Mahnungen ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.