1 Themenübersicht
Mit der Funktion „Schnittstelle Lexware Reisekosten“ können die Reisekosten der Mitarbeiter aus Lexware in Comarch Financials Enterprise importiert, gebucht und ausgewertet werden. Dafür stellt Lexware die Reisekosten in einer CSV-Datei zur Verfügung. Der Import der Reisekosten erfolgt ausschließlich durch die Aktion „Import Reisekosten“ der Anwendung „Cockpit: Lexware Reisekosten“. Diese Anwendung dient darüber hinaus der Darstellung und Weiterverarbeitung aller importierten Reisekosten.
Das Cockpit „Lexware Reisekosten“ ist ein anpassbares Cockpit und kann flexibel an jeden einzelnen Benutzer angepasst werden. Eine ausführliche Beschreibung zu den anpassbaren Cockpits finden Sie in dem Dokument „Anpassbare Cockpits“.
Nachfolgend ist die Anwendung „Cockpit: Lexware Reisekosten“ beschrieben.
2 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe dieser Abfrageanwendung verschaffen Sie sich einen Überblick über die importierten Reisekosten aller oder einzelner Mitarbeiter. Angezeigt werden alle Reisekosten, die den Suchmerkmalen des Abfragebereiches entsprechen. Über anwendungsbezogene Aktionen können Sie beispielsweise die aus den Reiskosten erzeugten Reisebelege bearbeiten, buchen oder neue Reisekosten importieren.
Über den Button „Summe“ haben Sie die Möglichkeit eine Summendarstellung der Brutto-, Netto- und Steuerbeträge aller angezeigten Reisebelege ein- bzw. auszublenden.
Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.
2.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich stehen Abfragefelder zur Eingrenzung der Anzeige zur Verfügung. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.
Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.
Die Felder im Einzelnen
| Felder | Erläuterungen |
| <begin com.cisag.app.general.Partner 18 11 2 de>Partner<end com.cisag.app.general.Partner 18 11 2 de> | <begin com.cisag.app.general.Partner 18 31 2 de>Geben Sie bei Bedarf einen oder mehrere Partner als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Daten an oder wählen diese über die Wertehilfe des Feldes aus.<end com.cisag.app.general.Partner 18 31 2 de> |
| <begin com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderTripState 18 11 2 de>Reisestatus<end com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderTripState 18 11 2 de> | <begin com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderTripState 18 31 2 de>Geben Sie in diesem Feld den Status als Such-merkmal für die anzuzeigenden Daten an. Der Status zeigt z. B. an, ob die Reisebelege fehlerfrei übernommen, bereits archiviert (gebucht), oder mit einer Buchungssperre belegt sind. Folgende Auswahl kann gewählt werden:
· (Alle) · Übernommen, fehlerfrei · Übernommen, fehlerhaft · Archiviert · Buchungssperre<end com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderTripState 18 31 2 de> |
| <begin com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderEmployeeNumber 18 11 2 de>Lexware Personalnummer<end com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderEmployeeNumber 18 11 2 de> | <begin com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderEmployeeNumber 18 31 2 de>Geben Sie bei Bedarf eine oder mehrere Lexware Personalnummern als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Daten an.<end com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderEmployeeNumber 18 31 2 de> |
| <begin com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderImportTime 18 11 2 de>Zeitpunkt Import<end com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderImportTime 18 11 2 de> | <begin com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderImportTime 18 31 2 de>Mit dieser Angabe wählen Sie die anzuzeigenden Daten aufgrund des Zeitpunktes ihres Imports aus.<end com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.TripHeaderImportTime 18 31 2 de> |
2.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Reisekosten angezeigt werden. Welche Informationen dabei angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Im Folgenden werden die Felder der Ansicht „Standard“ beschrieben. Grundsätzlich sind alle für die Auswahl eingebbaren Felder anzeigbar, allerdings nicht erfassbar.
2.2.1 Ansicht „Standard“
| Spalten | Erläuterungen |
| Reisenummer | In dieser Spalte wird die Nummer der Reise angezeigt. |
| Partner | In dieser Spalte wird die Partnernummer des Mitarbeiters angezeigt, die entweder mit den Reiskosten übermittelt oder aufgrund der Personalnummer zugeordnet wurde. |
| Partnername | Diese Spalte enthält den Namen des Partners. |
| Lexware Personalnummer | In dieser Spalte wird die Personalnummer des Mitarbeiters angezeigt. |
| Reisestatus | In dieser Spalte wird der Status des übernommenen Reisebeleges angezeigt. Der Status kann folgenden Wert aufweisen:
· Übernommen, fehlerfrei: Der Reisebeleg ist fehlerfrei aus Lexware übernommen. · Übernommen, fehlerhaft: Bei der Übernahme der Reisekosten wurden Fehler festgestellt, z.B. konnte aufgrund der Lexware Personalnummer kein Partner zugeordnet werden. · Archiviert: Der Reisebeleg ist bereits in der Finanzbuchhaltung gebucht. · Buchungssperre: Der Reisebeleg ist für die Aktion „Buchungen erzeugen“ gesperrt. |
| Bruttobetrag | In dieser Spalte wird der Gesamtbruttobetrag aller unter einer Reisenummer zusammengefassten Reisebelege angezeigt. |
| Nettobetrag | In dieser Spalte wird der Gesamtnettobetrag aller unter einer Reisenummer zusammengefassten Reisebelege angezeigt. |
| Steuerbetrag | In dieser Spalte wird der Gesamtsteuerbetrag aller unter einer Reisenummer zusammengefassten Reisebelege angezeigt. |
| Zeitpunkt Import | Diese Spalte enthält den Zeitpunkt, zu dem die Reisekosten importiert wurden. |
2.3 Anwendungsbezogene Aktionen
Über die Aktionsrolle stehen die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen zur Verfügung:
- Import Reisekosten
- Reise bearbeiten
- Erneut prüfen
- Buchungssperre setzen
- Buchungssperre entfernen
- Buchungen erzeugen
- Löschen
2.3.1 Import Reisekosten
Mit dieser Aktion lesen Sie die von Lexware bereitgestellten Reisekosten zur Weiterverarbeitung in Comach Financials Enterprise ein. Während des Imports werden die Reisekosten aufbereitet, Belege aus den Reisekosten erzeugt und diese auf ihre Buchbarkeit geprüft.
Bei der Aufbereitung der Reisekosten wird beispielsweise die mit den Reisekosten übermittelte Personalnummer des Mitarbeiters in den entsprechenden Partner der Anwendung „Partner“ umgesetzt. Weitere Informationen finden Sie im Dokument „Einführung: Lexware Reisekosten“ sowie unter „Customizing“.
Des Weiteren wird geprüft, ob aufgrund der Steuerprozente in den Reisekosten ein gültiger Steuerschlüssel ermittelt werden konnte. Weitere Informationen finden Sie im Dokument „Steuerzuordnung“.
Sofern ein Fehler festgestellt wird, erhält der Reisebeleg den Status „Übernommen, fehlerhaft“. Ansonsten wird der Status „Übernommen, fehlerfrei“ vergeben.
In dem angezeigten Dialogfenster können Sie den Import sofort oder im Hintergrund durchführen. Dabei werden neben den informatorisch angezeigten Einstellungen folgende Parameter berücksichtigt:
| Feld | Erläuterung |
| Ordner Lexware Daten | Geben Sie das Verzeichnis (kstore) an, in dem die zu importierende CSV-Datei mit den Lexware Reisekosten abgelegt ist. Dieses Feld wird mit den Angaben aus der Anwendung „Customizing“ vorbesetzt und kann bei Bedarf überschrieben werden. |
| Dateiname | Geben Sie den Namen der Importdatei an. Dieses Feld wird mit den Angaben aus der Anwendung „Customizing“ vorbesetzt und kann bei Bedarf überschrieben werden. |
2.3.2 Reise bearbeiten
Mit dieser Aktion wechseln Sie in die Anwendung „Erzeugte Reise“. In dieser Anwendung können Sie den zuvor gewählten Reisebeleg kontrollieren, bearbeiten und korrigieren. Eine Ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument „Erzeugte Reisen“.
2.3.3 Erneut prüfen
Für diese Aktion ist keine Auswahl einzelner Reisekostenbelege möglich. Die erneute Prüfung wird für alle Reisekostenbelege der Anzeige durchgeführt, deren Status „Übernommen, fehlerhaft“ ist. Belege, bei denen kein Fehler mehr festgestellt wird, erhalten dann den Status „Übernommen, fehlerfrei“. Fehlerfreie Reisebelege können dann über die Aktion „Buchungen erzeugen“ verarbeitet werden.
2.3.4 Buchungssperre setzen
Die Aktion „Buchungssperre setzen“ ist nur für Reisebelege mit dem Status „Übernommen, fehlerfrei“ oder „Übernommen fehlerhaft“ zulässig. Mit dieser Aktion setzen Sie den Status für zuvor markierte Reisebelege auf den Wert „Buchungssperre“ und sperren diese Belege für die Aktion „Buchungen erzeugen“.
2.3.5 Buchungssperre entfernen
Die Aktion „Buchungssperre entfernen“ ist nur für Reisebelege mit dem Status „Buchungssperre“ zulässig. Mit dieser Aktion setzen Sie den Status für zuvor markierte Reisebeleg auf den Wert „Übernommen, fehlerfrei“ bzw. „Übernommen fehlerhaft“ zurück. Fehlerfreie Reisebelege können dann über die Aktion „Buchungen erzeugen“ verarbeitet werden.
2.3.6 Buchungen erzeugen
Reisebelege mit dem Status „Übernommen, fehlerfrei“ können mit dieser Aktion gebucht werden. Die gebuchten Belege erhalten anschließend den Status „Archiviert“.
In dem angezeigten Dialogfenster können Sie die Reisebelege sofort oder im Hintergrund buchen. Dabei werden neben den Informatorisch angezeigten Einstellungen folgende Parameter berücksichtigt:
| Feld | Erläuterung |
| Konto | In diesem Feld geben Sie den Partner an, dessen Reisebelege gebucht werden sollen. Lassen Sie dieses Feld leer, werden alle Reisebelege mit dem Status „Übernommen, fehlerfrei“ gebucht. |
| Belegdatum | Dieses Feld stellt das Belegdatum für die erzeugten Buchungen dar und wird mit dem Tagesdatum vorbesetzt. |
| Beleg | Hier können Sie eine Belegnummer für die Buchungen der Lexware Reisekosten angeben. Eine Belegnummer muss nur angegeben werden, wenn in der Belegart für Lexware Reisekostenbuchungen kein Nummernkreis festgelegt ist. Die für Reisekostenbuchungen zu verwendende Belegart ist in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt. |
2.3.7 Löschen
Mit dieser Aktion löschen Sie zuvor markierte Reisebelege. Im angezeigten Dialogfenster müssen Sie die Aktion durch den OK-Button bestätigen.
3 Customizing
Für die Anwendung „Cockpit: Lexware Reisekosten“ sind in der Anwendung „Customizing“ unter der Hauptfunktion „Finanzbuchhaltung“ folgende Einstellungen in der Funktion „Schnittstelle Lexware Reisekosten“ festzulegen:
| Feld | Erläuterung |
| Ermittlung Partner | Über dieses Feld steuern Sie, wie beim Import der Reisekosten der Partner ermittelt wird. Folgende Einstellung kann gewählt werden:
· Übergabe Partner: Sofern diese Einstellung festgelegt ist, wird der Partner aus den importierten Reisekosten verwendet. Dieser Partner muss ein gültiger Partner in der Anwendung „Partner sein“. · Übergabe Lexware Personalnummer: Bei dieser Einstellung wird die Personalnummer aus Lexware in den Reisekosten übermittelt. Zur Ermittlung der Partnernummer während des Imports muss die Personalnummer in der Anwendung „Partner“ dem entsprechenden Partner zugeordnet sein. |
| Belegart | In diesem Feld legen Sie die Belegart fest, mit der die Reisekosten gebucht werden sollen. Es sind nur Belegarten des Belegtyps „Rechnung“ zulässig. |
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Cockpit: Lexware Reisekosten“ ist kein Business Entity relevant.
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Cockpit: Lexware Reisekosten“ besteht folgende spezielle Fähigkeit, die sich auf Aktionen bezieht. Für diese Fähigkeit können Sie in der Anwendung „Berechtigungsrollen“ Berechtigungen vergeben.
Archivierte Reisen löschen
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.DeleteArchivedTrips
Sofern ein Benutzer diese Fähigkeit besitzt, kann er über die anwendungsbezogene Aktion „Löschen“ bereits gebuchte Reisebelege (Status „Archiviert“) löschen.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung „Cockpit: Lexware Reisekosten“ nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Cockpit: Lexware Reisekosten“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Cockpit: Lexware Reisekosten“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.