Mit der Funktion Schnittstelle Lexware Reisekosten  können die Reisekosten der Mitarbeiter aus Lexware in Comarch Financials Enterprise importiert, gebucht und ausgewertet werden. Dafür stellt Lexware die Reisekosten in einer CSV-Datei zur Verfügung. Der Import der Reisekosten erfolgt ausschließlich durch die Aktion [Import Reisekosten] der Anwendung Cockpit: Lexware Reisekosten. Diese Anwendung dient darüber hinaus der Darstellung und Weiterverarbeitung aller importierten Reisekosten.

Das Cockpit Lexware Reisekosten ist ein anpassbares Cockpit und kann flexibel an jeden einzelnen Benutzer angepasst werden. Eine ausführliche Beschreibung zu den anpassbaren Cockpits finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Nachfolgend ist die Anwendung Cockpit: Lexware Reisekosten beschrieben.

Anwendungsbeschreibung

Mithilfe dieser Abfrageanwendung verschaffen Sie sich einen Überblick über die importierten Reisekosten aller oder einzelner Mitarbeiter. Angezeigt werden alle Reisekosten, die den Suchmerkmalen des Abfragebereiches entsprechen. Über anwendungsbezogene Aktionen können Sie beispielsweise die aus den Reiskosten erzeugten Reisebelege bearbeiten, buchen oder neue Reisekosten importieren.

Über den Button [Summe] haben Sie die Möglichkeit eine Summendarstellung der  Brutto-, Netto- und Steuerbeträge aller angezeigten Reisebelege ein- bzw. auszublenden.

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

Abfragebereich

Im Abfragebereich stehen Abfragefelder zur Eingrenzung der Anzeige zur Verfügung. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.

Die Felder im Einzelnen:

• Partner – Geben Sie bei Bedarf einen oder mehrere Partner als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Daten an oder wählen Sie diese über die Wertehilfe des Feldes aus
• Reisestatus – Geben Sie in diesem Feld den Status als Such-merkmal für die anzuzeigenden Daten an. Der Status zeigt z. B. an, ob die Reisebelege fehlerfrei übernommen, bereits archiviert (gebucht), oder mit einer Buchungssperre belegt sind. Folgende Auswahl kann gewählt werden:
  • (Alle)
  • Übernommen, fehlerfrei
  • Übernommen, fehlerhaft
  • Archiviert
  • Buchungssperre
• Lexware Personalnummer – Geben Sie bei Bedarf eine oder mehrere Lexware Personalnummern als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Daten an
• Zeitpunkt Import – Mit dieser Angabe wählen Sie die anzuzeigenden Daten aufgrund des Zeitpunktes ihres Imports aus

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Reisekosten angezeigt werden. Welche Informationen dabei angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Im Folgenden werden die Felder der Ansicht Standard beschrieben. Grundsätzlich sind alle für die Auswahl eingebbaren Felder anzeigbar, allerdings nicht erfassbar.

Ansicht Standard

• Reisenummer – In dieser Spalte wird die Nummer der Reise angezeigt
• Partner – In dieser Spalte wird die Partnernummer des Mitarbeiters angezeigt, die entweder mit den Reiskosten übermittelt oder aufgrund der Personalnummer zugeordnet wurde
• Partnername – Diese Spalte enthält den Namen des Partners
• Lexware Personalnummer – In dieser Spalte wird die Personalnummer des Mitarbeiters angezeigt
• Reisestatus – In dieser Spalte wird der Status des übernommenen Reisebeleges angezeigt. Der Status kann folgenden Wert aufweisen:
  • Übernommen, fehlerfrei – Der Reisebeleg ist fehlerfrei aus Lexware übernommen
  • Übernommen, fehlerhaft – Bei der Übernahme der Reisekosten wurden Fehler festgestellt, z.B. konnte aufgrund der Lexware Personalnummer kein Partner zugeordnet werden
  • Archiviert – Der Reisebeleg ist bereits in der Finanzbuchhaltung gebucht
  • Buchungssperre – Der Reisebeleg ist für die Aktion [Buchungen erzeugen] gesperrt
• Bruttobetrag – In dieser Spalte wird der Gesamtbruttobetrag aller unter einer Reisenummer zusammengefassten Reisebelege angezeigt
• Nettobetrag – In dieser Spalte wird der Gesamtnettobetrag aller unter einer Reisenummer zusammengefassten Reisebelege angezeigt
• Steuerbetrag – In dieser Spalte wird der Gesamtsteuerbetrag aller unter einer Reisenummer zusammengefassten Reisebelege angezeigt
• Zeitpunkt Import – Diese Spalte enthält den Zeitpunkt, zu dem die Reisekosten importiert wurden

Anwendungsbezogene Aktionen

Über die Aktionsrolle stehen die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen zur Verfügung:

• Import Reisekosten
• Reise bearbeiten
• Erneut prüfen
• Buchungssperre setzen
• Buchungssperre entfernen
• Buchungen erzeugen
• Löschen

Import Reisekosten

Mit dieser Aktion lesen Sie die von Lexware bereitgestellten Reisekosten zur Weiterverarbeitung in Comach Financials Enterprise ein. Während des Imports werden die Reisekosten aufbereitet, Belege aus den Reisekosten erzeugt und diese auf ihre Buchbarkeit geprüft.

Bei der Aufbereitung der Reisekosten wird beispielsweise die mit den Reisekosten übermittelte Personalnummer des Mitarbeiters in den entsprechenden Partner der Anwendung Partner umgesetzt. Weitere Informationen finden Sie im Dokument Einführung: Lexware Reisekosten sowie unter Customizing.

Des Weiteren wird geprüft, ob aufgrund der Steuerprozente in den Reisekosten ein gültiger Steuerschlüssel ermittelt werden konnte. Weitere Informationen finden Sie im Dokument Steuerzuordnung.

Sofern ein Fehler festgestellt wird, erhält der Reisebeleg den Status Übernommen, fehlerhaft. Ansonsten wird der Status Übernommen, fehlerfrei vergeben.

In dem angezeigten Dialogfenster können Sie den Import sofort oder im Hintergrund durchführen. Dabei werden neben den informatorisch angezeigten Einstellungen folgende Parameter berücksichtigt:

• Ordner Lexware Daten – Geben Sie das Verzeichnis (kstore) an, in dem die zu importierende CSV-Datei mit den Lexware Reisekosten abgelegt ist. Dieses Feld wird mit den Angaben aus der Anwendung Customizing vorbesetzt und kann bei Bedarf überschrieben werden.
• Dateiname – Geben Sie den Namen der Importdatei an. Dieses Feld wird mit den Angaben aus der Anwendung Customizing vorbesetzt und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Reise bearbeiten

Mit dieser Aktion wechseln Sie in die Anwendung Erzeugte Reise. In dieser Anwendung können Sie den zuvor gewählten Reisebeleg kontrollieren, bearbeiten und korrigieren. Eine Ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Erzeugte Reisen.

Erneut prüfen

Für diese Aktion ist keine Auswahl einzelner Reisekostenbelege möglich. Die erneute Prüfung wird für alle Reisekostenbelege der Anzeige durchgeführt, deren Status Übernommen, fehlerhaft ist. Belege, bei denen kein Fehler mehr festgestellt wird, erhalten dann den Status Übernommen, fehlerfrei. Fehlerfreie Reisebelege können dann über die Aktion [Buchungen erzeugen] verarbeitet werden.

Buchungssperre setzen

Die Aktion [Buchungssperre setzen] ist nur für Reisebelege mit dem Status Übernommen, fehlerfrei oder Übernommen fehlerhaft zulässig. Mit dieser Aktion setzen Sie den Status für zuvor markierte Reisebelege auf den Wert Buchungssperre und sperren diese Belege für die Aktion [Buchungen erzeugen].

Buchungssperre entfernen

Die Aktion [Buchungssperre entfernen] ist nur für Reisebelege mit dem Status Buchungssperre zulässig. Mit dieser Aktion setzen Sie den Status für zuvor markierte Reisebeleg auf den Wert Übernommen, fehlerfrei bzw. Übernommen fehlerhaft zurück. Fehlerfreie Reisebelege können dann über die Aktion [Buchungen erzeugen] verarbeitet werden.

Buchungen erzeugen

Reisebelege mit dem Status Übernommen, fehlerfrei können mit dieser Aktion gebucht werden. Die gebuchten Belege erhalten anschließend den Status Archiviert.

In dem angezeigten Dialogfenster können Sie die Reisebelege sofort oder im Hintergrund buchen. Dabei werden neben den Informatorisch angezeigten Einstellungen folgende Parameter berücksichtigt:

• Konto – In diesem Feld geben Sie den Partner an, dessen Reisebelege gebucht werden sollen. Lassen Sie dieses Feld leer, werden alle Reisebelege mit dem Status Übernommen, fehlerfrei gebucht.
• Belegdatum – Dieses Feld stellt das Belegdatum für die erzeugten Buchungen dar und wird mit dem Tagesdatum vorbesetzt
• Beleg – Hier können Sie eine Belegnummer für die Buchungen der Lexware Reisekosten angeben. Eine Belegnummer muss nur angegeben werden, wenn in der Belegart für Lexware Reisekostenbuchungen kein Nummernkreis festgelegt ist. Die für Reisekostenbuchungen zu verwendende Belegart ist in der Anwendung Customizing hinterlegt.

Löschen

Mit dieser Aktion löschen Sie zuvor markierte Reisebelege. Im angezeigten Dialogfenster müssen Sie die Aktion durch den Button [OK] bestätigen.

Customizing

Für die Anwendung Cockpit: Lexware Reisekosten sind in der Anwendung Custo­mizing unter der Hauptfunktion Finanzbuchhaltung folgende Einstellungen in der Funktion Schnittstelle Lexware Reisekosten fest­zulegen:

• Ermittlung Partner – Über dieses Feld steuern Sie, wie beim Import der Reisekosten der Partner ermittelt wird. Folgende Einstellung kann gewählt werden:
  • Übergabe Partner – Sofern diese Einstellung festgelegt ist, wird der Partner aus den importierten Reisekosten verwendet. Dieser Partner muss ein gültiger Partner in der Anwendung Partner sein.
  • Übergabe Lexware Personalnummer – Bei dieser Einstellung wird die Personalnummer aus Lexware in den Reisekosten übermittelt. Zur Ermittlung der Partnernummer während des Imports muss die Personalnummer in der Anwendung Partner dem entsprechenden Partner zugeordnet sein.
• Belegart – In diesem Feld legen Sie die Belegart fest, mit der die Reisekosten gebucht werden sollen. Es sind nur Belegarten des Belegtyps Rechnung zulässig.

Business Entitys

Für die Anwendung Cockpit: Lexware Reisekosten ist kein Business Entity relevant.

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Lexware Reisekosten besteht folgende spezielle Fähigkeit, die sich auf Aktionen bezieht. Für diese Fähigkeit können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben.

Archivierte Reisen löschen
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.DeleteArchivedTrips
Sofern ein Benutzer diese Fähigkeit besitzt, kann er über die anwendungsbezogene Aktion [Löschen] bereits gebuchte Reisebelege (Status Archiviert) löschen.

Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung Cockpit: Lexware Reisekosten nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Lexware Reisekosten bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Lexware Reisekosten ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.