Nachfolgend wird die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ beschrieben. Diese Anwendung dient primär der Abfrage von Eingangsrechnungspositionen über deren Basisinformationen, wie beispielsweise Eingangsrechnungsart und -nummer. Sie verschaffen sich mit dieser Anwendung einen Überblick über die erfassten Eingangsrechnungen.
1 Begriffsbestimmung
Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um einen Fremdbeleg, der auch eine Gutschrift sein kann.
Zusatzkostenrechnung
Zusatzkostenrechnungen sind gesonderte Rechnungen eines Lieferanten für Zusatzkosten, die bei einer Lieferung entstehen, aber nicht direkt in den Kaufpreis der einzelnen Artikel einfließen. Dies können z. B. Frachtkosten, Versicherungskosten oder Zollkosten sein. Die Zusatzkostenrechnung bezieht sich auf eine Lieferung. Sie kommt aber nicht unbedingt vom selben Lieferanten wie die Lieferung.
2 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ können Sie sich einen Überblick über alle oder ausgewählte Eingangsrechnungspositionen verschaffen. Darüber hinaus stehen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Anzeige der Belegkette für einen einzelnen Beleg.
- Wechsel über die Belegnummer in die Anwendung „Eingangsrechnungen“ zum weiteren Bearbeiten des Beleges.
Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.
2.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren.
Der Abfragebereich ist für alle Ansichten des Arbeitsbereichs gleich. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.
Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung:
| Feld | Erläuterung |
| Eingangsrechnungsart | Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Eingangsrechnungsarten als Suchmerkmal aus. |
| Eingangsrechnungsnummer | Grenzen Sie in diesem Feld bei Bedarf über eine oder mehrere Nummern die gesuchten Eingangsrechnungen ein. |
| Eingangsdatum | Geben Sie in diesem Feld einen Zeitpunkt oder einen Zeitraum als Suchmerkmal an, wann eine Eingangsrechnung erfasst wurde. |
| Buchungsnummer | Grenzen Sie in diesem Feld bei Bedarf über eine oder mehrere Buchungsnummern die gesuchten Eingangsrechnungen ein. |
| Status | Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf den oder die Status der gesuchten Eingangsrechnungspositionen. Sie können einen, mehrere oder alle der folgenden Status als Suchmerkmale auswählen:
· Allgemeiner Status – Freigegeben – Erledigt – Storniert · Status offener Posten – Nicht übertragen – Übertragen – Nicht bezahlt – Teilweise bezahlt – Komplett bezahlt – Storniert |
| Rechnungssteller | Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen oder mehrere gesuchte Rechnungssteller über die entsprechenden Partnernummern aus. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Erfassen Sie bei Bedarf einen oder mehrere Mitarbeiter als Suchmerkmal für das Feld „Zuständiger Mitarbeiter“ der Rechnungsbasis. |
| Artikel | Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen oder mehrere Artikel über die entsprechenden Artikelnummern als Suchmerkmal aus, als Suchmerkmal für den in Rechnung gestellten Artikel. |
| Zahlungsbedingung | Grenzen Sie bei Bedarf über eine oder mehrere Zahlungsbedingungen ein, welche Zahlungsbedingung die Eingangsrechnungen verwenden sollen, die die gesuchten Positionen enthalten. |
| Zahlungsart | Grenzen Sie bei Bedarf über eine oder mehrere Zahlungsarten ein, welche Zahlungsart die Eingangsrechnungen verwenden sollen, die die gesuchten Positionen enthalten. |
| Fremdbeleg | Erfassen Sie bei Bedarf eine oder mehrere Nummern als Suchmerkmal für die Fremdbelegnummern bzw. die Rechnungsnummern des Lieferanten der Eingangsrechnungen, die die gesuchten Positionen enthalten. |
| Fremdbelegdatum | Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf ein Datum oder eine Zeitspanne als Suchmerkmal für das Fremdbelegdatum bzw. das Rechnungsdatum des Rechnungsstellers an. |
| Rechnungsbetrag (Leitwährung) | Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen oder mehrere Beträge als Suchmerkmale für den Rechnungsbetrag der Eingangsrechnungsposition.
Die Leitwährung wird automatisch angezeigt |
| Firma | Wählen Sie in diesem Feld eine Firma als Suchmerkmal aus. Geben Sie dazu die Partnernummer der Firma an. |
| Löschkennzeichen | Wählen Sie die Eingangsrechnungen anhand des Löschkennzeichens aus:
· Alle · Ohne Löschkennzeichen · Mit Löschkennzeichen |
Nachdem Sie die Suchmerkmale eingegeben haben, können Sie die Suche über die Schaltfläche „Aktualisieren“ ausführen. Semiramis ermittelt nun alle Eingangsrechnungspositionen, die den Suchmerkmalen entsprechen.
2.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die Eingangsrechnungsposition angezeigt werden. Welche Informationen zu einer Rechnungsposition angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um die Eingangsrechnungsposition auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen betrachten zu können, können mehrere Ansichten erstellt werden.
2.2.1 Ansicht „Standard“
Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben. Werden weitere Spalten hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung:
| Spalte | Erläuterung |
| Auswahl | Die Spalte enthält Checkboxen. Wenn Sie die Checkboxen markieren, wählen Sie die Eingangsrechnungen der Zeilen für eine Aktion aus. Über den Aktionen-Button kann z. B. die Aktion zur Übertragung in die Finanzbuchführung gestartet werden. |
| Eingangsrechnungsart | Die Eingangsrechnungsart dient gemeinsam mit der Eingangsrechnungsnummer und der Positionsnummer zur Identifizierung der Eingangsrechnung. |
| Eingangsrechnungsnummer | Die Eingangsrechnungsnummer dient gemeinsam mit der Eingangsrechnungsart und der Positionsnummer zur Identifizierung der Eingangsrechnung. |
| Positionsnummer | Die Positionsnummer dient gemeinsam mit der Eingangsrechnungsnummer und der Eingangsrechnungsart zur Identifizierung der Eingangsrechnung. |
| Buchungsnummer | Der Buchungsnummer der Eingangsrechnung wird angezeigt. |
| Artikel | Der in der Rechnungsposition aufgeführte Artikel wird angezeigt. |
| Eingangsdatum | Das Rechnungsdatum laut Eingangsrechnung wird angezeigt. |
| Rechnungssteller | Der Rechnungssteller laut Eingangsrechnung wird angezeigt. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Der zuständige Mitarbeiter der Eingangsrechnung wird angezeigt. |
| Fakturierte Menge | Die laut Eingangsrechnungsposition fakturierte Menge des Artikels wird angezeigt. |
| Rechnungsbetrag (Belegwährung) | Der Betrag der Eingangsrechnungsposition wird in der Belegwährung angezeigt. |
| Rechnungsbetrag (Leitwährung) | Der Betrag der Eingangsrechnungsposition wird in der Leitwährung angezeigt. |
| Status | Der Status der Eingangsrechnungsposition wird angezeigt. |
Button „Wareneingangsinformation“
Nachdem Sie den Button „Wareneingangsinformation“ gedrückt haben, wird pro gefundene Eingangsrechnungsposition eine weitere Zeile eingeblendet, die ggf. Daten zum Wareneingang der in Rechnung gestellten Artikel enthält. Die entsprechenden Mengeninformationen werden nur dann angezeigt, wenn der Rechnungsposition in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ eine Wareneingangsposition zugeordnet wurde.
Hinweis:
Da erst beim Buchen bzw. Stornieren einer Eingangsrechnung die Belegketteneinträge für die zugeordneten Wareneingänge erzeugt werden, werden die Informationen aus dem Wareneingang auch nur für gebuchte bzw. stornierte Eingangsrechnungen angezeigt.
| Spalte | Erläuterung |
| Wareneingangsart | Die Art des Wareneingangs. |
| Wareneingangsnummer | Die Nummer des Wareneingangs. |
| Positionsnummer | Die Positionsnummer dient gemeinsam mit der Wareneingangsart und der Wareneingangsnummer zur Identifizierung der Wareneingangsposition. |
| Lieferpartner | Der Lieferpartner des der Wareneingangsposition zu-geordneten Wareneingangs wird angezeigt. |
| Eingangsdatum | Das Eingangsdatum des zugeordneten Wareneingangs wird dargestellt. |
| Menge | Die laut zugeordneter Wareneingangsposition gelieferte Menge des Artikels wird angezeigt. |
| Lieferwert
(Leitwährung) |
Der Nettowert der gelieferten Menge des Artikels wird vom System ermittelt und angezeigt. |
Button „Beschaffungsauftragsinformation“
Mit dem Klick auf den Button „Beschaffungsauftragsinformationen“ erscheint in der Liste eine Zeile mit den Feldern, die in der folgenden Tabelle erläutert werden.
| Spalte | Erläuterung |
| Beschaffungs-Auftragsart | Die Art des Beschaffungsauftrags. |
| Beschaffungs-Auftragsnummer | Die Nummer des Beschaffungsauftrags. |
| Positionsnummer | Die Positionsnummer dient gemeinsam mit der Art und der Nummer zur Identifizierung der Auftragsposition. |
| Lieferant | Hier wird der Lieferant angezeigt, der in dem angezeigten Beschaffungsauftrag ausgewählt wurde. |
| Erfassungsdatum | In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem der Beschaffungsauftrag erfasst wurde. |
| Zuständiger Mitarbeiter
|
Diese Spalte enthält den zuständigen Mitarbeiter, die dem jeweiligen Beschaffungsauftrag zugeordnet wurden. |
| Gesamtmenge | Die Gesamtmenge der Auftragsposition wird in diesem Feld angezeigt. |
| Netto-Gesamtbetrag (Belegwährung ) | Der Nettobetrag der Auftragsposition wird hier in der Belegwährung angezeigt. |
| Netto-Gesamtbetrag (Leitwährung ) | Der Nettobetrag der Auftragsposition wird hier in der Leitwährung angezeigt. |
Button „Verteilauftragsinformation“
Mit dem Klick auf den Button „Verteilauftragsinformationen“ erscheint in der Liste eine Zeile mit den Feldern, die in der folgenden Tabelle erläutert werden.
| Spalte | Erläuterung |
| Verteil-Auftragsart | Die Art des Verteilauftrags. |
| Verteil-Auftragsnummer | Die Nummer des Verteilauftrags. |
| Positionsnummer | Die Positionsnummer dient gemeinsam mit der Art und der Nummer zur Identifizierung der Auftragsposition. |
| Lieferant | Hier wird der Lieferant angezeigt, der in dem angezeigten Verteilauftrag ausgewählt wurde. |
| Erfassungsdatum | In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem der Verteilauftrag erfasst wurde. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Diese Spalte enthält den zuständigen Mitarbeiter, die dem jeweiligen Verteilauftrag zugeordnet wurden. |
| Gesamtmenge | Die Gesamtmenge der Auftragsposition wird in diesem Feld angezeigt. |
| Netto-Gesamtbetrag (Belegwährung ) | Der Nettobetrag der Auftragsposition wird hier in der Belegwährung angezeigt. |
| Netto-Gesamtbetrag (Leitwährung ) | Der Nettobetrag der Auftragsposition wird hier in der Leitwährung angezeigt. |
Button „Vertriebsauftragsinformation“
Mit dem Klick auf den Button „Vertriebsauftragsinformationen“ erscheint in der Liste eine Zeile mit den Feldern, die in der folgenden Tabelle erläutert werden.
| Spalte | Erläuterung |
| Vertriebs-Auftragsart | Die Art des Vertriebsauftrags. |
| Vertriebs-Auftragsnummer | Die Nummer des Vertriebsauftrags. |
| Positionsnummer | Die Positionsnummer dient gemeinsam mit der Art und der Nummer zur Identifizierung der Auftragsposition. |
| Lieferant | Hier wird der Lieferant angezeigt, der in dem angezeigten Vertriebsauftrag ausgewählt wurde. |
| Erfassungsdatum | In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem der Verteilauftrag erfasst wurde. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Diese Spalte enthält den zuständigen Mitarbeiter, die dem jeweiligen Vertriebsauftrag zugeordnet wurden. |
| Gesamtmenge | Die Gesamtmenge der Auftragsposition wird in diesem Feld angezeigt. |
| Netto-Gesamtbetrag (Belegwährung ) | Der Nettobetrag der Auftragsposition wird hier in der Belegwährung angezeigt. |
| Netto-Gesamtbetrag (Leitwährung ) | Der Nettobetrag der Auftragsposition wird hier in der Leitwährung angezeigt. |
3 Status
In der Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ werden die Status der Eingangsrechnungspositionen in der Liste im Arbeitsbereich angezeigt. Die Statusinformationen der Rechnungen bilden ein zusätzliches Informationselement. Mithilfe des Status können Sie sich über den aktuellen Verarbeitungszustand der Rechnungen informieren.
Jeder Beleg besitzt einen Belegstatus. Zusätzlich zu diesem Status hat auch jede Belegposition ihren eigenen Status. Der Belegstatus fasst dabei ggf. die Status der einzelnen Positionen zusammen.
Statusinformationen in der Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“
Sie können die Status in dieser Anwendung in dem gleichnamigen Feld im Ab-fragebereich als Suchmerkmal verwenden. Wenn Sie einen bestimmten Status auswählen, werden die Eingangsrechnungspositionen im Arbeitsbereich aufgelistet, die dem ausgewählten Status entsprechen.
Die folgenden Status der Eingangsrechnungspositionen werden angezeigt:
| Allgemeiner Status | Status offener Posten |
| · Freigegeben
· Erledigt · Storniert |
· Nicht übertragen
· Übertragen · Teilweise bezahlt · Komplett bezahlt · Storniert |
4 Customizing
Für die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
5 Business Entitys
Für die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Eingangsrechnung
com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.purchasing.OrderData
6 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.
6.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
6.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden die Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ im Framework „Beschaffung“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
Damit einer Person die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ im Framework „Rechnungswesen“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Firma
Damit eine Person Daten in der Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ abfragen oder weiterbearbeiten kann, muss
- die ihr zugeordnete Organisation in der Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein,
- mithilfe einer Berechtigungsrolle
- die Fähigkeit „Öffnen“ für die Anwendung „Eingangsrechnungen“ erlaubt sein,
- Fähigkeiten für das Business Entity „Eingangsrechnung“ erlaubt werden.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
6.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ bestehen keine Besonderheiten.
6.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ im Framework „Beschaffung“ ist für Geschäftspartner vom Typ „Lieferant“ freigegeben.
Die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen/Positionen“ im Framework „Rechnungswesen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.