Mit der Anwendung Cockpit: Dokumente verschaffen Sie sich einen Überblick über die im Dokumenten-Management verwalteten Dokumente. Nachfolgend wird beschrieben, wie die Anwendung aufgebaut ist.

Begriffsbestimmung

• Dokumentarten – Die Dokumentart ist Teil der Identifikation eines Dokuments. Dokumentart und Nummer identifizieren ein Dokument eindeutig. Mit der Dokumentart werden Vorschlagswerte für ein Dokument festgelegt. So kann z. B. eine Dokumentvorlage hinterlegt werden, nach welcher weitere Dokumente dieser Art erzeugt werden. Mit der Dokumentart bestimmen Sie außerdem, welche weiteren Felder im Dokument angezeigt werden und zu füllen sind
• Dokument – Ein Dokument ist ein Objekt, mit dem Sie Dokumentdateien verwalten und Verknüpfungen zu anderen Objekten im ERP-System herstellen. Ein Dokument ist wie ein virtueller Umschlag für die Metadaten zu einem Dokument und für die Dokumentdateien (physische Dateien, die im Knowledge Store abgelegt werden). Außerdem dient das Dokument dazu, neue Dokumentdateien zu erstellen, indem Adressaten und eine Dokumentvorlage dem Dokument hinzugefügt werden. Daraus erzeugt das ERP-System eine neue Dokumentdatei, beispielsweise einen Serienbrief.
• Dokument-Verknüpfungsarten – Dokument-Verknüpfungsarten dienen der Klassifizierung der Dokumente. Angeboten werden vordefinierte Arten:
  • für Grafiken, wie Logos zu Partner und Artikel, und
  • für Marketing-Informationen, die ausschließlich im Beziehungs-Management verwendet werden.

  Darüber hinaus können selbst definierte Dokument-Verknüpfungsarten in der Anwendung Customizing für Partner, Aufträge und sonstige Belege für Vertrieb, Beschaffung, Produktion, Lagerlogistik und Versand hinterlegt werden. Diese werden herangezogen, wenn Sie die vom System erzeugten Dokumentdateien automatisch im Dokumenten-Management ablegen möchten. Außerdem können Sie weitere Arten für Verknüpfungen zu Dokumenten verwenden.

• Dokument-Datei – Die Dokument-Datei ist die physische Datei, die im Knowledge Store abgelegt wird. Die Dateien können einem beliebigen MIME-Type-Format entsprechen. So können beispielsweise sowohl Text-, Grafik- als auch Audio-Dateien im Knowledge Store abgelegt werden.
• Dokument-Vorlage – Eine Dokument-Vorlage dient dem standardisierten Erfassen oder Erzeugen von Dokumenten oder Notizen. Die Vorlage ist wiederum ein Dokument, welches möglicherweise mit einer Dokument-Datei verbunden ist.
• Adressaten – Einem Dokument können beliebig viele Adressaten zugeordnet werden, beispielsweise für Serienbriefe oder Serien-E-Mails. Die Adressaten können vorhandene Partner im ERP-System sein oder völlig frei erfasst werden, ohne dass ein zugehöriger Partner existiert. Die vom Partner übernommene Adresse ist eine Kopie der Stammdaten und kann verändert werden.

Anwendungsbeschreibung

Mit der Anwendung Cockpit: Dokumente verschaffen Sie sich einen Überblick über die im Dokumenten-Management verwalteten Dokumente. Es stehen Ihnen verschiedene Abfragemerkmale zur Verfügung, um Dokumente zu finden. Sie können auch die benutzerdefinierten Felder als Abfragemerkmale verwenden.

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

Abfragebereich

Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung kann jedoch variieren. Der Abfragebereich ist für alle Ansichten des Arbeitsbereichs gleich. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in der Direkthilfe.

Die Felder im Einzelnen:

• Dokumentart – Wählen Sie in diesem Abfragefeld die Dokumentart der Dokumente aus, die Sie im Arbeitsbereich anzeigen möchten. Mithilfe der Dokumentart kategorisieren Sie die Dokumente. Sie können z. B. unterschiedliche Dokumentarten für Eingangs und Ausgangsrechnungen verwenden. Die Dokumentarten werden in der gleichnamigen Anwendung erfasst.
• Dokumentnummer – Wählen Sie in diesem Feld die Dokumentnummer der Dokumente aus, die Sie im Arbeitsbereich anzeigen möchten. Eine Dokumentart beschreibt zusammen mit der Dokumentnummer ein Dokument eindeutig.
  Hinweis

  Dadurch, dass in den Dokumentarten unterschiedliche Nummernkreise verwendet werden, besteht die Möglichkeit, dass mehrere Dokumente die gleiche Nummer haben.
• Dokumentbezeichnung – Geben Sie in diesem Feld eine Bezeichnung als Abfragemerkmal an. Mehrere Dokumente können die gleiche Bezeichnung haben. Die Bezeichnung ist ein zusätzlicher Name für das Dokument. Aussagekräftige Bezeichnungen erleichtern dem Benutzer die Suche nach dem richtigen Dokument.
• Status – In diesem Feld wählen Sie den Status der gesuchten Dokumente aus. Folgende Status können Sie auswählen:
  • Zurückgestellt
  • Freigegeben
  • Gesperrt
  • Erfasst
  • Kategorisiert
  • In Prüfung
  • In Bearbeitung
  • Adressatenprüfung erforderlich
• Ordner – Wählen Sie in diesem Feld den absoluten Pfad des Ordners im Knowledge Store aus, z. B.
  kstore://OLTPDBS4/Documents/Vertrieb/Rechnungen. Im Arbeitsbereich werden nur die Dokumente angezeigt, die in dem jeweils aktuellen Ordner abgelegt sind. Dokumente in weiteren Unterordnern werden nicht berücksichtigt.
• Dokument-Datei – In diesem Feld wählen Sie einen Dokument-Dateinamen als Abfragemerkmal aus.
• Dokumentart wird archiviert – In diesem Feld wählen Sie, ob die gesuchten Dokumente archiviert werden.
  Hinweis

  Ob ein Dokument archiviert wird, wird über die Art des Dokuments in der Anwendung Dokumentarten festgelegt.
• Archiv-ID – Archiv-ID ist eine automatisch generierte Bezeichnung und dient der Identifikation der Dokumentdatei im Archiv. Nur die archivierten Dokumente besitzen eine Archiv-ID. Geben Sie die Archiv-ID als Abfragemerkmal an.
• Zuletzt geändert von – Wählen Sie in diesem Feld einen Mitarbeiter aus, der das Dokument zuletzt geändert hat.
• Zuletzt geändert am – Geben Sie das Datum an, an dem das Dokument zuletzt geändert wurde.
• Erfasst von – Wählen Sie in diesem Feld einen Mitarbeiter aus, der das Dokument erfasst hat.
• Erfasst am – Geben Sie das Datum an, an dem das Dokument erfasst wurde.
• Zuständiger Mitarbeiter – In diesem Feld wählen Sie den zuständigen Mitarbeiter der Dokumente aus, die Sie im Arbeitsbereich anzeigen möchten. Dieses Abfragemerkmal kommt nur beim Dateityp Dokument zum Tragen.
• Dateityp –Wählen Sie in diesem Feld aus, welchen Dateityp das gesuchte Dokument hat. Folgende Typen stehen zur Auswahl:
  • Dokument
  • Notiz
• Adressat – Geben Sie die Identifikation eines als Adressat zugeordneten Partners als Abfragemerkmal an.
• Name Adressat – Geben Sie den Namen eines als Adressat zugeordneten Partners als Abfragemerkmal an.
• Ansprechpartner – Geben Sie die Identifikation eines als Adressat zugeordneten Ansprechpartners als Abfragemerkmal an.
• Nachname Ansprechpartner – Geben Sie den Nachnamen eines als Adressat zugeordneten Ansprechpartners als Abfragemerkmal an.
• Verknüpfung – Geben Sie ein vorhandenes Business Entity an, mit dem das gesuchte Dokument verknüpft ist. Folgende Business Entitys können Sie auswählen:
  • Artikel
  • Partner
  • Vertriebskampagne
  • Vertriebsaussicht

  Sie können nur eine Verknüpfung als Abfragemerkmal angeben.

• Alle Dokumente zum verknüpften Partner anzeigen (Checkbox) – Diese Checkbox hat nur Auswirkungen, wenn in dem Feld Verknüpfung ein Partner angegeben ist. Wenn die Checkbox deaktiviert ist, werden nur Dokumente angezeigt, die eine Verknüpfung zu dem angegebenen Partner haben. Wenn die Checkbox aktiviert ist, werden zusätzlich die Dokumente angezeigt, in denen der Partner als Adressat oder Ansprechpartner verwendet wird.
• Prüfer – Geben Sie Identifikation eines als Prüfer zugeordneten Mitarbeiters als Abfragemerkmal an.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Dokumente angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Dokument angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um ein Dokument auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen betrachten zu können, können mehrere Ansichten erstellt werden. Nachfolgend sind bereits zusammengestellte Ansichten beschrieben.

Ansicht Standard

Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben. Werden weitere Spalten hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in der Direkthilfe.

• Dateityp – In dieser Spalte wird der Dateityp des Dokuments als Symbol angezeigt. Folgende Symbole sind möglich:
  • Dokument
  • Notiz
• Dokumentart – Diese Spalte zeigt die Dokumentart des Dokumentes an.
• Dokumentnummer – In dieser Spalte wird die Nummer des Dokuments angezeigt.
• Dokumentbezeichnung – In dieser Spalte wird die Bezeichnung des Dokuments angezeigt.
• Link – In dieser Spalte wird ein Link auf die Dokument-Datei angezeigt.
• Erfasst am – In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem das Dokument erfasst wurde.
• Zuständiger Mitarbeiter – Diese Spalte zeigt den zuständigen Mitarbeiter des Dokuments an. Der Mitarbeiter wird in der Anwendung Dokumente im gleichnamigen Feld angegeben. Der zuständige Mitarbeiter ist nur beim Dateityp Dokument vorhanden.
• Status – In dieser Spalte wird der Status des Dokuments mit einem Icon angezeigt. Dokumente können folgende Status besitzen:
  • In Bearbeitung
  • In Prüfung
  • Gesperrt
  • Zurückgestellt
  • Freigegeben
  • Adressatenprüfung erforderlich

Ansicht Erweitert

Nachfolgend sind die Tabellenspalten der Ansicht Erweitert beschrieben, die nicht in der Ansicht Standard vorkommen.

• Ordner – Diese Spalte zeigt den absoluten Pfad des Ordners im Knowledge Store an, z. B.
  kstore://OLTPDBS4/Documents/Vertrieb/Rechnungen.
• Dokument-Datei – In dieser Spalte wird der Name der Dokument-Datei angezeigt.
• Dokumentart wird archiviert – In dieser Spalte wird angezeigt, ob die Dokumentart archiviert wird.
• Archiv-ID – Diese Spalte zeigt ggf. die Archiv-ID des Dokuments an. Die Archiv-ID ist eine automatisch erzeugte Bezeichnung und dient der Identifikation der Dokumentdatei im Archiv. Nur die archivierten Dokumente besitzen eine Archiv-ID.
• Zuletzt geändert von – In dieser Spalte wird der Mitarbeiter angezeigt, der das Dokument zuletzt geändert hat.
• Zuletzt geändert am – Diese Spalte zeigt das Datum an, an dem das Dokument zuletzt geändert wurde.
• Erfasst von – In dieser Spalte wird der Mitarbeiter angezeigt, der das Dokument erfasst hat.

Customizing

Für die Anwendung Cockpit: Dokumente sind in der Anwendung Customizing keine Einstellungen festzulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Cockpit: Dokumente ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Dokument

com.cisag.app.general.docman.obj.Document

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.cisag.app.general.OrderData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Dokumente bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert sein.

Damit einer Person die Anwendung Cockpit: Dokumente im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Beschaffung
• Lagerlogistik
• Rechnungswesen
• Vertrieb

Damit eine Person Dokumente abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung Dokumentarten in der Tabelle Berechtigungen erfasst sein.

Weitere Informationen zur Tabelle Berechtigungen und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation Inhaltsbezogene Berechtigungen.

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Dokumente bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Dokumente ist für Geschäftspartner vom Typ Externer Vertreter freigegeben.