1                     Themenübersicht

Nachfolgend wird die Anwendung „Cockpit: Buchungsläufe Controlling“ beschrieben.

Diese Anwendung bietet eine Übersicht über alle erfolgten Buchungsläufe, deren Herkunft und Status. Buchungsläufe können verschiedener Herkunft sein, wie zum Beispiel:

• aus der Übernahme von Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Arbeitsgangbuchungen oder Lagerbewegungen aus dem ERP
• Übergabe aus der Anlagenbuchhaltung
• Planwerte generieren
• Lagerbewegungen bzw. Arbeitsgangbuchungen

Über verschiedene Aktionen können Buchungsläufe gebucht, storniert oder wiederholt werden. Ebenso kann in die Nachbearbeitung der enthaltenen Daten verzweigt werden und auch die Übernahme der Lagerbewegungen bzw. Arbeitsgangbuchungen.

2                     Anwendungsbeschreibung

Das Cockpit liefert einen Überblick für die erfolgten und anstehenden Buchungsläufe im Controlling. Sie können ebenfalls die Fehler einsehen ggf. beheben und aus diesem Cockpit heraus die Buchungsläufe erneut starten.

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

2.1               Abfragebereich

Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Der Abfragebereich enthält die Felder, die die Buchungsläufe im Controlling eindeutig identifizieren. Die Felder des Abfragebereichs im Einzelnen:

2.2               Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Buchungsläufe im Controlling angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Ausgabebeleg angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um einen Ausgabebeleg auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen betrachten zu können, können mehrere Ansichten erstellt werden.

2.2.1          Ansicht „Standard“

Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben.

Button „Fehler anzeigen“

Mit dem Klick auf den Button „Fehler anzeigen“ erscheint in den Spaltenüberschriften eine Zeile mit Informationen hinsichtlich der beim Buchungslauf aufgetretenen Fehler. Nachfolgend sind Felder dieser Ansicht beschrieben.

Button „Referenzen anzeigen“

Mit dem Klick auf den Button „Referenzen anzeigen“ werden die Beziehungen vom zugeordneten und stornierten Buchungsläufen zum ursprünglichen Buchungslauf wiedergegeben. Nachfolgend sind Felder dieser Ansicht beschrieben.

2.3               Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung „Cockpit: Buchungsläufe Controlling“  zur Verfügung:

• Übernehmen und buchen
• Übernehmen
• Cockpit: Übertragene Buchungsdaten
• Cockpit: Erfasste Buchungen
• Buchungslauf stornieren
• Lagerbewegungen übernehmen
• Arbeitsgangbuchungen übernehmen
• Sollkosten aus Produktion übernehmen
• Fremdfertigungs-Arbeitsgangbuchungen übernehmen
• Zeiterfassungsbuchungen übernehmen
• Projektbuchungen übernehmen
• Buchungslauf wiederholen
• Übernehmen und buchen für Migration

Bei den Aktionen wird jeweils ein Standardfenster eingeblendet, auf dem Sie angeben können, ob alle oder nur die ausgewählten Buchungsläufe sofort oder im Hintergrund ausgeführt werden sollen.

Außerdem können Sie natürlich in die Detailansicht „Buchungslauf Detailansicht“ verzweigen, aus der Sie über die tabellarische Ansicht hinaus Buchungsinformationen entnehmen und auch die oben aufgeführten Aktionen ausführen können.

2.3.1          Übernehmen und buchen

Soweit der Status der Datenübertragung dies erlaubt, können Sie im eingeblendeten Dialogfenster die selektierten Buchungsläufe sofort oder im Hintergrund übernehmen und buchen. Dabei erfolgt für die übergebenen Business keys die Objektumsetzung (z.B. Dimensionen, Kostenarten). Fehlerfrei erzeugte Belege werden an den Buchungsserver übergeben.

2.3.2          Übernehmen

Bei dieser Aktion öffnet sich ein Dialogfenster mit dem Sie den Buchungslauf unter Angabe der Hintergrundbedingungen „Sofort“ oder „im Hintergrund“ übernehmen können, soweit der Status der Datenübertragung dies zulässt. Dabei erfolgt für die übergebenen Business keys die Objektumsetzung (z.B. Dimensionen, Kostenarten).

2.3.3          Cockpit: Übertragene Buchungsdaten

Diese Aktion öffnet die Anwendung „Cockpit: Übertragene Buchungsdaten“, wobei die ausgewählte Nummer mit übernommen wird, um die zum Datensatz gehörigen Informationen direkt anzeigen zu können.

Bei Auswahl eines Buchungslaufes und einer Nummer öffnet diese Aktion die Anwendung „Cockpit: Übertragene Buchungsdaten“, wobei die ausgewählte Nummer mit übernommen wird, um die zum Datensatz gehörigen Informationen direkt anzeigen zu können. Des Weiteren sind die aus den Buchungsläufen erzeugten Nummern einsehbar. Von dort gelangen Sie mit der Aktion „Erzeugte Belege“ in die Anwendung „Erzeugte Belege Controlling“. Aus dieser Anwendung heraus können die für den Buchungslauf folgenden Aktionen aufgerufen werden:

• Übernehmen und Buchen
• Übernehmen
• Übernehmen für Migration

2.3.4          Cockpit: Erfasste Buchungen

Diese Aktion öffnet die Anwendung „Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling“. Im Cockpit sehen Sie die die erfassten Buchungen für den ausgewählten Buchungslauf ggf. stornieren, löschen und anderweitig bearbeiten können.

• Buchen:
  Verzweigt in den Buchungsdialog
• Stornieren
  Die Buchung wird storniert
• An Buchungsserver Übergeben

2.3.5          Buchungslauf stornieren

Diese Aktion öffnet den Webseitendialog „Buchungslauf stornieren“ mit dem Sie den ausgewählten Buchungslauf stornieren können, wobei Sie noch Angaben zur Buchungsperiode machen und einen Buchungstext hinterlegen können. Die Aktion kann „Sofort“ oder „im Hintergrund“ erfolgen, soweit der Status der Datenübertragung (Siehe oben, Feld: „Status“) dies zulässt.

Beim Stornieren wird der gesamte Beleg kopiert, das Betragsvorzeichen und die Mengenangaben werden mit Vorzeichenumkehr versehen und der Status wird auf “Storniert” gesetzt, der des kopierten Belegs auf “Bereit zur Buchung”. (dazu werden noch formale Aktionen durchgeführt, wie eine neue Nummern- und Datumsvergabe, etc.). Dabei wird für den Original- und den Stornobeleg eine Cross-Referenz erstellt. Beide Belege erhalten den Status „Storniert“.

2.3.6          Lagerbewegungen übernehmen

Diese Aktion öffnet den Webseitendialog „Buchungslauf für Lagerbuchungen starten“, mit dem Sie mit dem Sie Lagerbewegungen an das Controlling übertragen können. Belegdatum und Buchungsdatum können dabei modifiziert werden. Voraussetzung dafür ist allerdings eine gültige Dimension- und Kostenartenzuordnung.

Beim Übernehmen werden alle relevanten Lagerbewegungen ab der letzten übertragenen Satznummer aus dem „Cockpit: Übertragungsreferenzen“ übernommen, das die zuletzt vergebenen Nummern bezogen auf den Schlüssel Firma, Anwendung und Herkunft enthält.

2.3.7          Arbeitsgangbuchungen übernehmen

Diese Aktion öffnet den Webseitendialog „Buchungslauf für Arbeitsgangbuchungen starten“, mit dem Sie Arbeitsgangbuchungen an das Controlling übertragen können. Belegdatum und Buchungsdatum können dabei modifiziert werden. Voraussetzung dafür ist allerdings eine gültige Dimensions- und Kostenartenzuordnung.

2.3.8          Sollkosten aus Produktion übernehmen

Diese Aktion öffnet den Webseitendialog „Sollkosten aus Produktion übertragen“, mit dem Sie Solldaten der Produktion an das Controlling übertragen können. Belegdatum und Buchungsdatum können dabei modifiziert werden. Vor­aussetzung dafür ist allerdings eine gültige Dimensions- und Kostenartenzuordnung aus Produktion Diese Aktion ist nur aktiv, wenn das Framework „Produktion“ eingesetzt ist.

2.3.9          Fremdfertigungs-Arbeitsgangbuchungen übernehmen

Diese Aktion öffnet den Webseitendialog „ Fremdfertigungs-Arbeitsgangbuchun-gen übertragen“, mit dem Sie Ist-Werte aus Fremdfertigungsprozessen an das Controlling in eine Zwischendatei übertragen können. Diese Aktion ist nur aktiv, wenn das Framework „Produktion“ eingesetzt ist.

2.3.10       Zeiterfassungsbuchungen übernehmen

Diese Aktion ist nur aktiv, wenn das Framework „Zeiterfassung“ eingesetzt ist. Durch die Aktionen können Hintergrundverarbeitungen gestartet werden, die Bewegungsdaten aus den entsprechenden Frameworks in das Controlling übernehmen. Dabei wird geprüft, ob überhaupt Quell-Daten zur Verarbeitung bereitgestellt worden sind, der Buchungslauf Controlling wird erstellt, und die zu verarbeitenden Quell-Daten werden gesperrt (Status = „In Bearbeitung“), die Quell-Datensätze werden in die Controlling-Schnittstelle übertragen und als „Übertragen“ markiert.

Vor dem Aufruf müssen alle erforderlichen Parametrisierungen durchgeführt worden sein: „Belegartenzuordnung“, „Kostenartenzuordnungen“, „Dimensionszuordnungen“.

2.3.11       Projektbuchungen übernehmen

Diese Aktion ist nur aktiv, wenn das Framework „Projekte“ eingesetzt ist. Die Hintergrundverarbeitung und die Voraussetzungen sind analog zu „Zeiterfassungsbuchungen übernehmen“.

2.3.12       Buchungslauf wiederholen

Diese Aktion öffnet den Webseitendialog „Buchungslauf wiederholen“, mit dem Sie den ausgewählten Buchungslauf sofort oder im Hintergrund wiederholen können. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Buchungssatz storniert ist.

2.3.13       Übernehmen und buchen für Migration

Hier wird im Prinzip die gleiche Funktion wie „Übernehmen und Buchen“ ausgeführt, nur ohne Prüfungen (z.B. Periode buchbar) und ohne Automatikbuchungen. Die Funktion wird über Berechtigungsrollen aktiviert (siehe dazu „Spezielle Fähigkeiten“).

3                     Prüfungen und Berechnungen

Es finden interne Prüfungen statt, ob die Angaben logisch richtig, sachlich korrekt oder auch in Relation zu anderen Feldern gültige Werte enthalten. Bei Inkonsistenzen wird durch Fehlermeldungen darauf aufmerksam gemacht. Ebenso wird geprüft, ob Löschungen oder Änderungen zulässig sind.

4                     Customizing

Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.

Damit einer Person die Anwendung „Cockpit: Buchungsläufe Controlling“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

5                     Business Entitys

Für die Anwendung „Cockpit: Buchungsläufe Controlling“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Auswahldefinition

com.sem.ext.app.fin.general.ogj.InterfaceDefinition

6                     Berechtigungen

Berechtigungen für die Aktion „Übernehmen und Buchen für Migration“ wird über Berechtigungsrollen gesteuert. Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.

6.1               Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung „Cockpit: Buchungsläufe Controlling“ besteht folgende spezielle Fähigkeit, die sich auf Aktionen bezieht. Für diese Fähigkeit können Sie in der Anwendung „Berechtigungsrollen“ Berechtigungen vergeben.

Übernehmen und buchen für Migration

com.sem.ext.app.fin.general.PostWithoutValidation

Sofern ein Benutzer diese Fähigkeit besitzt, kann er die anwendungsbezogene Aktion „Übernehmen und buchen für Migration“ ausführen.