1 Themenübersicht
Die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ dient primär der Abfrage von Ausgangsrechnungen über deren Basisinformationen, wie beispielsweise Ausgangsrechnungsart und -nummer. Sie verschaffen sich mit dieser Anwendung einen Überblick über die erfassten Ausgangsrechnungen. Darüber hinaus können aus der Anwendung heraus für einen Beleg oder mehrere Belege weitere Aktionen ausgeführt werden, wie z. B. Rechnungen in eine Finanzbuchhaltung übertragen.
Die wesentliche allgemeine Beschreibung eines Cockpits, worin u. a. der gewöhnliche Umgang mit einem Abfrage- und Arbeitsbereich enthalten ist, finden Sie in der Dokumentation „Cockpits“. Nachfolgend werden die Themen behandelt, die speziell für die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ gelten.
2 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Abfrageanwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ können Sie sich einen Überblick über alle oder ausgewählte Ausgangsrechnungen verschaffen. Darüber hinaus stehen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Anzeige der Belegkette für einen einzelnen Beleg
- Wechsel über die Belegnummer in die Anwendung „Ausgangsrechnungen abfragen“
- Übertragung von Rechnungen in die Finanzbuchhaltung
- Erzeugen, Löschen und Ausgaben von Rechnungslisten
Weitere Aktionen sind in diesem Kapitel beschrieben: Anwendungsbezogene Aktionen
Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.
2.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren.
Der Abfragebereich wird pro Ansicht gespeichert. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Dazu wählen Sie aus einem Felder-Vorrat die gewünschten Abfragefelder aus. Die Beschreibung der Abfragefelder finden Sie in der Regel in der Direkthilfe.
Allgemeine Beschreibungen zu einem Abfragebereich finden Sie in der Dokumentation „Cockpits“.
Informationen zur Bedeutung der Felder entnehmen Sie bitte den Erläuterungen in der Dokumentation „Ausgangsrechnungen abfragen“.
Detailsuchen
Zusätzlich zu der Hauptsuche mit den Abfragemerkmalen im Abfragebereich können Detailsuchen genutzt werden. Detailsuchen können mit der Hauptsuche kombiniert werden, sodass sowohl die Abfragemerkmale aus dem Abfragebereich als auch die Abfragemerkmale der Detailsuche als UND-Verknüpfung ausgewertet werden. Zum Kombinieren steht in der Rubrikzeile der Detailsuche eine Checkbox zur Verfügung. Um auch entsprechende Ergebnisse im Arbeitsbereich anzeigen zu können, steht pro Detailsuche ein separater Button zur Verfügung. Ist dieser Button aktiviert, dann erscheint im Arbeitsbereich eine weitere Überschriftenzeile mit entsprechenden Detailinformationen.
Folgende Detailsuchen stehen zur Verfügung:
- Lieferinformation
- Beschaffungsauftragsinformation
- Verteilauftragsinformation
- Vertriebsauftragsinformation
2.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Ausgangsrechnungen angezeigt werden. Welche Informationen zu einer Ausgangsrechnung angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um eine Ausgangsrechnung auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen zu betrachten, können mehrere Ansichten erstellt werden.
Wenn Sie zusätzlich einen Button einer Detailsuche aktiviert haben, dann enthält die Tabelle entsprechend eine weitere Überschriftenzeile und Detailinformationen.
Allgemeine Beschreibungen zu einem Arbeitsbereich finden Sie in der Dokumentation „Cockpits“.
Informationen zur Bedeutung der Spalten entnehmen Sie bitte den Erläuterungen in der Dokumentation „Ausgangsrechnungen abfragen“.
2.3 Anwendungsbezogene Aktionen
Die Anwendung finden Sie sowohl im Framework „Vertrieb“ als auch im Framework „Rechnungswesen“. Die verfügbaren Aktionen sind abweichend.
Ihnen stehen anwendungsbezogene Aktionen in der Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ im Framework „Vertrieb“ zur Verfügung, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Aktion „Rechnungskopien ausgeben“
- Aktion „Rechnungen stornieren und ausgeben“
- Aktion „Ungültige Rechnung fertig stellen und ausgeben“
In den folgenden Kapiteln sind die anwendungsbezogenen Aktionen beschrieben, die Ihnen in der Anwendung sowohl im Framework „Vertrieb“ als auch im Framework „Rechnungswesen“ angeboten werden:
- Aktion „Rechnungen übertragen“
- Aktionen für Rechnungslisten
2.3.1 Aktion „Rechnungskopien ausgeben“
Mit dieser Aktion geben Sie je eine Kopie der ausgewählten Rechnungen aus.
Die Voraussetzungen und Auswirkungen der Aktion werden in der Dokumentation „Ausgangsrechnungen abfragen“ beschrieben.
2.3.2 Aktion „Rechnungen stornieren und ausgeben“
Mit dieser Aktion können Sie Stornobelege für die ausgewählten Rechnungen erzeugen und ausgeben. Die Aktion steht nur dann zur Verfügung, wenn Ihrem Benutzer mithilfe der Berechtigungen die Fähigkeit „Massenstorno von Belegen erlauben“ zugeordnet ist.
Die weiteren Voraussetzungen und Auswirkungen sowie die Einstellungen im Dialogfenster der Aktion werden in der Dokumentation „Ausgangsrechnungen abfragen“ beschrieben.
2.3.3 Aktion „Ungültige Rechnung fertig stellen und ausgeben“
Mit dieser Aktion werden für die ausgewählten Rechnungen die Rechnungsnummern vergeben und abschließende Berechnungen durchgeführt. Der Rechnung werden keine weiteren Positionen hinzugefügt. Anschließend werden die Rechnungen ausgegeben.
Damit Ihnen die Aktion „Ungültige Rechnungen fertig stellen und ausgeben“ zur Verfügung steht, benötigen Sie administrative Berechtigungen für Ausgangsrechnungen.
Die ungültigen Ausgangsrechnungen, die durch diese Aktion fertig gestellt wer-den können, müssen folgende Bedingungen erfüllen:
- Allgemeiner Status ist „Ungültig“
- Rechnung hat keine Nummer
- Rechnung ist keine Stornorechnung
Hinweis:
Ungültige Stornorechnungen können fertig gestellt werden, indem die Originalrechnungen ausgewählt und mit der Aktion „Rechnung stornieren und ausgeben“ erneut Stornorechnungen erzeugt werden. Ungültige Rechnungen, die aus Rechnungskorrekturen erzeugt wurden, werden durch diese Aktion vollständig gelöscht.
2.3.4 Aktion „Rechnungen übertragen“
Mit dieser Aktion können Sie Rechnungen in die Finanzbuchhaltung übertragen.
Die Ausgangsrechnungen müssen beim Übertragen an die Finanzbuchhaltung folgende Status aufweisen:
- Allgemeiner Status
- Nicht storniert, oder
- Storniert
- Übertragungsstatus: Nicht übertragen
Wenn Sie die Aktion ausführen, dann wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Parameter zur Ausführung angeboten werden.
Die Parameter im Einzelnen:
| Parameter | Erläuterung |
| Nicht zugeteilte Guthabenreservierungen reduzieren | Wenn die Option „Nicht zugeteilte Guthabenreservierungen reduzieren“ aktiviert ist, werden für die ausgewählten Ausgangsrechnungen die referenzierten Debitoren-Guthabenreservierungen um die nicht zugeteilten Reservierungen reduziert. Anschließend werden die Ausgangsrechnungen übertragen.
Hinweis: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn für mindestens eine Firma in der Anwendung „Customizing“ die Funktion „Debitoren-Guthaben“ aktiviert ist. |
| Auswahl Buchungsdatum | Legen Sie fest, wie das Buchungsdatum ermittelt wird. Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen:
· Wie angegeben Bei dieser Einstellung erfassen Sie das Buchungsdatum. · Gleich Belegdatum Als Buchungsdatum wird das Datum der Ausgangsrechnung verwendet. |
| Buchungsdatum | Im Feld „Buchungsdatum“ erfassen Sie das gewünschte Buchungsdatum.
Das Feld ist eingabereit, wenn im Feld „Auswahl Buchungsdatum“ der Eintrag „Wie angegeben“ gewählt ist. |
Hinweis:
Wenn Sie Varial als Finanzbuchhaltung nutzen, dann werden Rechnungen mit einem Bruttobetrag von 0,00 nicht übertragen. Kostenstellen- und Kostenträgerinformationen stehen somit in Varial nicht zur Verfügung.
2.3.5 Aktionen für Rechnungslisten
Bei der Zusammenarbeit mit Verbänden werden Rechnungslisten im betriebswirtschaftlichen Ablauf benötigt. In einer Rechnungsliste werden periodisch alle Einzel- und/oder Sammelrechnungen, die aufgrund von Warenlieferungen an die Verbandsmitglieder erstellt wurden, für den Verband transparent gemacht.
Eine Rechnungsliste wird dem Verband entweder per EDIFACT und/oder in Papierform übermittelt.
Hinweis:
Rechnungslisten fassen eine beliebige Zahl von Ausgangsrechnungen zusammen. Dafür steht das folgende Business Object zur Verfügung:
com.cisag.app.sales.obj.CustomerInvoiceList
Mithilfe der Anwendung „Daten exportieren“ können Rechnungslisten mitsamt den zugeordneten Ausgangsrechnungen exportiert werden.
Ihnen stehen Aktionen zum Thema „Rechnungslisten“ zur Verfügung, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Aktion „Rechnungslisten erzeugen…“
- Aktion „Rechnungslisten löschen…“
- Aktion „Rechnungslisten ausgeben…“
2.3.5.1 Aktion „Rechnungslisten erzeugen…“
Mit der Aktion „Rechnungslisten erzeugen…“ erzeugen Sie Rechnungslisten für die ausgewählten Ausgangsrechnungen, bei denen ein Zahlungspartner eingetragen ist und für die noch keine Rechnungsliste erzeugt wurde.
Folgende Merkmale gelten für die Zusammenfassung von Ausgangsrechnungen in den Rechnungslisten:
- Firma
- Zahlungspartner
- Währung
Hinweis:
Für die Erzeugung der Rechnungsliste und Vergabe einer Rechnungslistennummer wird der Nummernkreis verwendet, der in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt ist.
2.3.5.2 Aktion „Rechnungslisten löschen…“
Mit der Aktion „Rechnungslisten löschen…“ löschen Sie die Rechnungslisten, die für die ausgewählten Ausgangsrechnungen erzeugt wurden.
Eine Rechnungsliste kann nur gelöscht werden, wenn sie noch nicht ausgegeben wurde.
2.3.5.3 Aktion „Rechnungslisten ausgeben…“
Mit der Aktion „Rechnungslisten ausgeben…“ geben Sie die Rechnungslisten aus, die für die ausgewählten Ausgangsrechnungen erzeugt wurden.
Hinweis:
Die Belegdokument-Vorlagen für Rechnungslisten umfassen nicht die Funktionen des Dokumenten-Managements. Die Einstellungen in der Belegdokument-Vorlage zum Dokumenten-Management haben keine Auswirkungen.
3 Customizing
Für die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Vertrieb“ relevant.
Für die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Rechnungswesen“ relevant.
| Funktion | Erläuterung |
| Debitoren-Guthaben | Das Feld „Nicht zugeteilte Guthabenreservierungen reduzieren“ wird nur angezeigt, wenn für mindestens eine Firma die Funktion „Debitoren-Guthaben“ aktiviert ist. |
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Ausgangsrechnung
com.cisag.app.sales.obj.CustomerInvoice
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
Vertrieb Belegdaten
com.cisag.app.sales.OrderData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Aktion „Rechnungen stornieren und ausgeben“ in der Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ wird folgende framework-übergreifende Fähigkeit verwendet:
Massenstorno von Belegen erlauben
com.cisag.app.general.order.DocumentCancellation
Für diese Fähigkeit können Sie in der Anwendung „Berechtigungsrollen“ Berechtigungen vergeben.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ im Framework „Vertrieb“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine Organisationsstruktur „Vertrieb“ eingebunden ist.
Damit einer Person die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ im Framework „Rechnungswesen“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine Organisationsstruktur „Rechnungswesen“ eingebunden ist.
Damit eine Person Ausgangsrechnungen abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Ausgangsrechnungsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ im Framework „Vertrieb“ ist für folgende Typen von Geschäftspartnern freigegeben:
- Kunden
- Vertreter
Die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ im Framework „Rechnungswesen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.