Die Anlagenbuchhaltung ist mit dem ERP-System, bzw. der Finanzbuchhaltung über das Cockpit: Ausgangbelege verbunden, was ausgehende Belege aus der Anlagenbuchhaltung in die Finanzbuchhaltung bzw. in das Controlling betrifft. Alle offenen Vorgänge, die die Finanzbuchhaltung bzw. das Controlling betreffen, werden ins Cockpit: Ausgangsbelege gestellt. Dadurch können Sie sich mit der Anzeige der offenen Vorgänge schnell einen Überblick über noch zu bearbeitende Belege in diesen Systemen verschaffen.

Das Cockpit: Ausgangsbelege dient der Darstellung einzelner, mehrerer oder aller Ausgangsbelege und deren Statusinformationen (Bereit zur Übertragung, Gebucht, Storniert etc.). Die Belege selbst können nicht bearbeitet werden. Aus der Anwendung heraus ist der Aufruf weiterer Aktionen möglich. Diese erlauben Mehrfachauswahlmöglichkeiten für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung oder an das Controlling. Damit ist das Cockpit: Ausgangsbelege als Werkzeug prädestiniert, um sowohl eine Übersicht über den Bearbeitungszustand der Ausgangsbelege zu erhalten als auch diese gezielt der Weiterverarbeitung zu übergeben.

Nachfolgend wird die Anwendung Cockpit: Ausgangsbelege beschrieben. Das Cockpit: Ausgangsbelege ist ein anpassbares Cockpit und kann flexibel an jeden einzelnen Benutzer angepasst werden. Eine ausführliche Beschreibung zu den anpassbaren Cockpits finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Begriffsbestimmung

• Ausgangsbeleg – Ausgangsbelege enthalten Daten aus der Anlagenbuchhaltung, die in die Finanzbuchhaltung und/oder das Controlling übergeben werden sollen. Damit diese Daten nicht ungeprüft in diesen Systemen gebucht werden, werden alle für die Fremdsysteme relevanten Vorgänge in eine Schnittstelle gestellt, aus der sie dann in die Finanzbuchhaltung bzw. das Controlling übernommen werden können.
  Die Anwendungen Cockpit: Ausgangsbelege und Cockpit: Eingangsbelege sind damit grundsätzlich ähnliche Anwendungen, da sie Schnittstellen der Anlagenbuchhaltung darstellen, die Daten zur Weiterverarbeitung bereitstellen. Im ersten Fall (Ausgangsbelege) werden Daten aus der Anlagenbuchhaltung exportiert, im anderen Fall (Eingangsbelege) in die Anlagenbuchhaltung importiert.Beide Anwendungen verknüpfen also die Teilsysteme der Finanzbuchhaltung bzw. des Controllings und der Anlagenbuchhaltung und erlauben, Belege ohne Unterbrechung der Verarbeitung teilsystemübergreifend zu bearbeiten.

Anwendungsbeschreibung

Die durch die Abschreibung erzeugten Bewegungen müssen an die Schnittstellen der Finanzbuchhaltung und des Controllings übergeben werden. Mithilfe der Abfrageanwendung Cockpit: Ausgangsbelege können Sie sich einen Überblick über alle oder einzelne Ausgangsbelege verschaffen. Darüber hinaus stehen als zentrale Bearbeitungsmöglichkeiten die Übergabe in die Schnittstelle Finanzbuchhaltung und in die Schnittstelle Controlling zur Verfügung. Je nach Parametrisierung des Gesamtsystems werden die Ausgangsbelege der Anlagenbuchhaltung in diesen Systemen sofort gebucht bzw. stehen zur Übernahme bereit. Eine Übergabe in eine Schnittstelle hat gegenüber der direkten Übergabe in ein Fremdsystem z.B. den Vorteil, dass bei fehlerhaften Belegen eine Fehlerbehandlung möglich ist.

Diese beiden Funktionen werden ergänzt durch eine Kontrollfunktion Anlagenbuchung Details, mit der Sie die Buchungen anschauen und kontrollieren können.

Die Buchungen können mit der direkten oder indirekten Methode erstellt werden. Zur Verdeutlichung der Funktionsweise sind die nachfolgenden Beispiele aufgeführt, die die Aufteilung der Anlagenbuchung auf die Konten der Finanzbuchhaltung wiedergeben. Der Gewinn/Verlust saldiert sich aus den Konten Anlagenabgang Sachanlagen und den Konten Erlöse Anlagenverkäufe:

Abfragebereich

Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.

Die Felder im Einzelnen:

• Nummer – Geben Sie hier bei Bedarf eine oder mehrere Identifikationen (Nummern) als Suchmerkmal der anzuzeigenden Ausgangsbelege an
• Bewegungsdatum – Das Bewegungsdatum wird bei einem Anlagenbeleg aus dem Bewegungsdatum der Anlagenbelegposition vorbelegt
• Anlage – Hier können Sie gezielt nach einer oder mehreren Anlagen suchen
• Abschreibungsbereich – Hier geben Sie bei Bedarf oder mehrere Identifikationen als Suchmerkmal für den Abschreibungsbereich an.
  Die Anlagenbuchhaltung erlaubt die Definition von beliebig vielen Abschreibungsbereichen.
  Für jeden Abschreibungsbereich können eigene Wertansätze und Abschreibungsmethoden verwendet werden. Dadurch kann das Anlagevermögen nach unterschiedlichen gesetzlichen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen bewertet werden.
• Anlagenbeleg – Die Belegnummer identifiziert den Anlagenbeleg. Bei der Neuanlage eines Anlagenbeleges wird die Belegnummer maschinell vergeben.
• Periodische Abrechnung – Identifikation (Nummer) der Periodischen Abrechnung
• Belegart – Hier hinterlegen Sie eine eindeutige Identifikation für den Transaktionscode. Die Erfassung ist sowohl mit Ziffern als auch Buchstaben möglich.
• Belegtyp – Hier hinterlegen Sie eine eindeutige Identifikation für den Belegtyp.
  Die Erfassung ist sowohl mit Ziffern als auch Buchstaben möglich. Belegtypen werden den Belegarten zugeordnet, d.h. ein Belegtyp kann mehreren Belegarten zugeordnet sein.
• Bilanzierungskreis – Dieses Feld dient zur Vorbesetzung bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Buchungsdialog. Das Feld wird im Buchungsdialog mit dem hier eingegebenen Wert vorbelegt.
  Bilanzierungskreise werden benutzt um das Rechnungswesen nach verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften zu bewerten und darzustellen (z.B. sind im HGB die Abschreibungsvorschriften anders als im IAS, was zu anderen Wertansätzen in der Bilanz, sowie zu einer anderen GuV führt.).
  Sofern ein Bilanzierungskreis in einer Buchung angegeben wird, werden die Werte nur in diesem Bilanzierungskreis gebucht.
• Typ – Festlegung, um welche Datenart es sich handelt. Das Feld kann die folgenden Werte annehmen:
  • Echtdaten
  • Plandaten
  • Simulationsdaten
• Status Finanzbuchhaltung – Status des Ausgangsbelegs in Bezug auf die Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Mögliche Werte:
  • In Bearbeitung
  • Bereit zur Übergabe
  • Übertragung in Bearbeitung
  • Gebucht
  • Storniert
  • Keine Übergabe
  • Fehler bei der Überhabe an die Schnittstelle
  • Sonstige
• Status Controlling – Status des Ausgangsbelegs in Bezug auf die Übergabe an das Controlling. Mögliche Werte:
  • In Bearbeitung
  • Bereit zur Übergabe
  • Übertragung in Bearbeitung
  • Gebucht
  • Storniert
  • Keine Übergabe
  • Fehler bei der Überhabe an die Schnittstelle
  • Sonstige
• Konto Soll – Wird hier ein Konto Soll hinterlegt, werden nur jene Ausgangsbelege bei der Auswahl berücksichtigt, die diesem Sollkonto entsprechen. Bleibt das Konto Soll leer, wird es bei der Auswahl nicht berücksichtigt.
• Konto Haben – Wird hier ein Konto Haben hinterlegt, werden nur jene Ausgangsbelege bei der Auswahl berücksichtigt, die diesem Habenkonto entsprechen. Bleibt das Konto Haben leer, wird es bei der Auswahl nicht berücksichtigt.
• Kostenart Soll – Kostenart des Soll-Kontos
• Kostenart Haben – Kostenart des Haben-Kontos
• Kostenklasse Soll – Kostenklasse des Soll-Kontos. Mögliche Werte:
  • Ohne Kostenklasse
  • Variable Gemeinkosten
  • Fixe Gemeinkosten
  • Variable Einzelkosten
  • Fixe Einzelkosten
• Kostenklasse Haben – Kostenklasse des Haben-Kontos. Mögliche Werte:
  • Ohne Kostenklasse
  • Variable Gemeinkosten
  • Fixe Gemeinkosten
  • Variable Einzelkosten
  • Fixe Einzelkosten
• Datenart – Die Salden werden je Datenart ausgewertet.
  Für jede Datenart, die im Controlling verwendet wird, muss in einer Tabelle eine eigene Definition hinterlegt werden. In dieser Definition wird u.a. festgelegt, ob diese Datenart bebuchbar oder budgetierbar ist.
  Datenarten sind mandantenunabhängig. Die Datenart beschreibt, ob es sich um Istwerte, Planwerte oder Sollkosten handelt.
  Für drei Standarddatenarten wird zur Installation eine Importfunktion angeboten. Weitere Datenarten können benutzerindividuell angelegt werden.
• Übergabe an Finanzbuchhaltung – Festlegung, ob jene Werte angezeigt werden, die an die Finanzbuchhaltung übergeben sind. Mögliche Werte:
  • Ja
  • Nein
  • Ignorieren
• Übergabe an Controlling – Festlegung, ob jene Werte angezeigt werden, die an das Controlling übergeben sind. Mögliche Werte:
  • Ja
  • Nein
  • Ignorieren
• Übergabedatum Finanzbuchhaltung – Buchungsdatum der Übergabe an die Finanzbuchhaltung
• Übergabedatum Controlling – Datum der Übergabe des Ausgangsbelegs an das Controlling
• Buchungsdatum Finanzbuchhaltung – Buchungsdatum des Ausgangsbelegs in der Finanzbuchhaltung
• Buchungsdatum Controlling – Buchungsdatum des Ausgangsbelegs im Controlling
• Betrag – Wird hier ein Betrag hinterlegt, werden nur jene Ausgangsbelege bei der Auswahl berücksichtigt, die diesem Betrag (mit der entsprechenden Währung) entsprechen.
  Bleibt das Betragsfeld leer, wird es bei der Auswahl nicht berücksichtigt.
• Storniert – Festlegung, ob Ausgangsbelege angezeigt werden, die storniert sind. Mögliche Werte:
  • Ja
  • Nein
  • Ignorieren
• Erzeugte Belege Controlling – Geben Sie hier bei Bedarf eine oder mehrere Belegnummern als Suchmerkmal für die Ausgangsbelege an, die bereits an das Controlling übergeben wurden
• Erzeugte Beleg Finanzbuchhaltung – Geben Sie hier bei Bedarf eine oder mehrere Belegnummern als Suchmerkmal für die Ausgangsbelege an, die bereits an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Ausgangsbelege angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Ausgabebeleg angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um einen Ausgabebeleg auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen betrachten zu können, können mehrere Ansichten erstellt werden.

Ansicht Standard

Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben. Die Daten je Ausgangsbeleg werden in zwei Zeilen dargestellt.

Daten der 1. Zeile

• Nummer – Diese Spalte zeigt die  Buchungsnummer
• Buchungszeile – Erläuternde Textzeile zur Buchung
• Bewegungsdatum – Das Bewegungsdatum wird bei einem Anlagenbeleg aus dem Bewegungsdatum der Anlagenbelegposition vorbelegt
• Anlage – Identifikation der Anlage
• Abschreibungsbereich – Diese Spalte enthält die eindeutige Identifikation für den Abschreibungsbereich
• Anlagenbeleg – Die Belegnummer identifiziert den Anlagenbeleg
• Belegart – Diese Spalte enthält die eindeutige Identifikation für den Transaktionscode
• Typ – Festlegung, um welche Datenart es sich handelt. Das Feld kann die folgenden Werte annehmen:
  • Echtdaten
  • Plandaten
  • Simulationsdaten
• Betrag – Buchungsbetrag
• Storniert – Ein Häkchen informiert ggf. darüber, ob diese Buchung in der Anlagenbuchhaltung  storniert wurde. Abhängig vom Stornierungszeitpunkt müssen diese stornierten Buchungen ggf. noch an die Finanzbuchhaltung bzw. das Controlling übergeben werden.
• Status – Status des Ausgangsbelegs in Bezug auf die Übergabe an die Finanzbuchhaltung bzw. danebenstehend für das Controlling. Mögliche Werte für beide Status:
  • In Erstellung
  • Bereit zur Übergabe
  • Übertragung läuft
  • Gebucht
  • Storniert
  • Keine Übergabe
  • Fehler bei der Überhabe an die Schnittstelle

Daten der 2. Zeile

• Übergabedatum Finanzbuchhaltung – Datum der Übergabe an die Finanzbuchhaltung
• Konto Soll – Diese Spalte enthält das Soll-Konto der Finanzbuchhaltung für die Ausgangsbuchung der Anlagenbuchhaltung
• Konto Haben – Diese Spalte enthält das Haben-Konto der Finanzbuchhaltung für die Ausgangsbuchung der Anlagenbuchhaltung
• Buchungsdatum Finanzbuchhaltung – Diese Spalte enthält ggf. das Datum der Buchung in der Finanzbuchhaltung
• Buchungsdatum Controlling – Diese Spalte enthält ggf. das Datum der Buchung im Controlling
• Kostenart Soll – Diese Spalte enthält die Kostenart des Soll-Kontos
• Kostenklasse Soll – Diese Spalte enthält die Kostenklasse des Soll-Kontos
• Kostenart Haben – Diese Spalte enthält die Kostenart des Haben-Kontos
• Kostenklasse Haben – Diese Spalte enthält die Kostenklasse des Haben-Kontos
• Übergabedatum Controlling – Datum der Übergabe an das Controlling
• Datenart – Die Salden werden je Datenart ausgewertet. Datenarten sind mandantenunabhängig. Die Datenart beschreibt, ob es sich um Istwerte, Planwerte oder Sollkosten handelt.
• Periodische Abrechnung – Diese Spalte enthält die Identifikation der Periodischen Abrechnung

Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung Abschreibungsbereiche zur Verfügung:

• Übergabe an Finanzbuchhaltung
• Übergabe an Controlling
• Anlagenbuchung Details
• Kontierung aktualisieren

Übergabe an Finanzbuchhaltung

Mit dieser Aktion können Sie Anlagenbuchungen in die Schnittstelle der Finanzbuchhaltung übertragen.

Mit Aufruf der Aktion öffnet sich das Dialogfenster Übergabe an Finanzbuchhaltung mit folgenden Eingabeparametern:

• Auswahl – Hier entscheiden Sie, welche Ausgangsbelege für die Ausgabe berücksichtigt werden. Folgende Auswahl kann gewählt werden:
  • Datenbankabfrage erneut ausführen (Auswahl ignorieren) – Bei dieser Auswahl werden die Ausgangsbelege für die Übergabe berücksichtigt, die aufgrund der Suchauswahl in der Cockpitanzeige enthalten sind
  • Nur die ausgewählten Objekte – Bei dieser Aus-wahl werden alle Ausgangsbelege berücksichtigt, die in der Cockpitanzeige für die Übergabe markiert sind
  • Alle ausgewählten Objekte überspringen – Diese Auswahl schließt alle in der Cockpitanzeige markierten Ausgangsbelege aus. Das heißt, es werden alle Belege für die Übergabe berücksichtigt, die nicht markiert, aber aufgrund der Suchauswahl in der Anzeige enthalten sind.
• Zusammengefasst – Über dieses Feld steuern Sie, ob die ausgewählten Belege zusammengefasst werden können. Sofern das Feld aktiviert ist, werden die Belege nach folgenden Merkmalen zusammengefasst:
  • Abschreibungsbereich
  • Periode
  • Konto Soll
  • Konto Haben
  • Gegenkonto
  • Dimensionen

• Summiert mit Belegart – Über dieses Feld steuern Sie, ob für die ausgewählten Belege auch eine Summierung anhand der Belegart erfolgt.
  Ist das Feld aktiviert, wird die Belegart als letztes Merkmal mit in die Gruppierung (siehe Gruppierung im Feld Zusammengefasst) für die Übergabe der Ausgangsbelege aufgenommen.
  Ist das Feld nicht aktiviert, wird die Belegart bei der Gruppierung ignoriert.

• Zielperiode – Geben Sie hier die Buchungsperiode an, in die die Belege ausgegeben werden sollen

Über den Button [Im Hintergrund] oder [Sofort] starten Sie den Verarbeitungsauftrag. Dabei werden alle Datensätze aufgrund der Auswahl gelesen, geprüft und, sofern in Ordnung, in die Schnittstelle der Finanzbuchhaltung ausgegeben.

Zusätzlich wird geprüft, ob die übergebenen Ausgangsbelege je Belegart in der Finanzbuchhaltung separate gebucht werden können. Dies erfolgt, sofern in der Belegartenzuordnung für die Herkunft Anlagenbuchhaltung eine Zuordnung der Belegart aus dem Ausgangsbeleg zur Belegart der Finanzbuchhaltung vorhanden ist.

Bei fehlerhaften Ausgansbelegen wird mit einer Fehlermeldung darauf aufmerksam gemacht und der komplette selektierte Datensatz zurückgewiesen. Nach Korrektur der fehlerhaften Angaben bzw. der Auswahl fehlerfreier Ausgangsbelege kann eine erneute Übergabe gestartet werden.

Übergabe an Controlling

Diese Aktion entspricht im Wesentlichen der zuvor beschriebenen Aktion [Übergabe an Finanzbuchhaltung]. Zusätzlich zu den dort beschriebenen Eingabeparametern stehen bei Aufruf der Aktion [Übergabe an Controlling] die Eingabeparameter Datenart Planung und Datenart Simulation zur Verfügung. Die Übertragung der Bewegungen an das Controlling kann mehrfach mit jeweils unterschiedlichen Datenarten erfolgen.

• Datenart Planung – Hier geben Sie die Datenart an, mit der die Planwerte im Controlling gebucht werden sollen.
• Datenart Simulation – Hier geben Sie die Datenart an, mit der die Simulationswerte im Controlling gebucht werden sollen.

Über den Button [Im Hintergrund] oder [Sofort] starten Sie den Verarbeitungsauftrag, der die ausgewählten Anlagenbuchungen liest, prüft und, sofern in Ordnung, in die Schnittstelle des Controllings ausgibt.

Anlagenbuchung Details

Über die Aktion [Anlagenbuchung Details] können Sie in die Detailansicht der zuvor markierten Anlagenbuchung wechseln. In der Detailansicht erhalten Sie einen Überblick über die relevanten Daten der Anlagenbuchung, ohne das Cockpit: Ausgangsbelege verlassen zu müssen.

Kontierung aktualisieren

Für Ausgangbelege in die Finanzbuchhaltung (nur für Kontenzuordnungen, nicht für Kostenartenzuordnungen) können Sie mit dieser Hintergrundanwendung die Kontierung Ihrer Belege nachträglich ändern. Das ist ab einem anzugebenden Geschäftsjahr und für einen oder alle Abschreibungsbereich/e möglich, wobei optional gebuchte Ausgangsbelege berücksichtigt werden können. Dazu müssen die Kontenzuordnungen manuell überarbeitet werden und anschließend können Sie mit diesem Hintergrundprozess die Ausgangsbelege anpassen. Es können nur die Ausgangsbelege in offenen Geschäftsjahren geändert werden, abgeschlossene Jahre dürfen nicht mehr verändert werden. Für bereits gebuchte Ausgangsbelege wird mit gleichem Konto eine Stornobewegung ausgegeben und mit dem neuen Konto eine neue Bewegung erzeugt. Noch nicht gebuchte Ausgangsbelege werden mit dem neuem Konto aktualisiert.

• Organisation – Kennung der Organisation für die die Änderung der Kontenzuordnung erfolgen soll. Nicht änderbar
• Ab Geschäftsjahr – Beginnend ab diesem Geschäftsjahr wird die Änderung der Kontenzuordnungen durchgeführt
• Abschreibungsbereich – Für diesen Abschreibungsbereich wird die Änderung der Kontenzuordnungen durchgeführt
• Mit gebuchten Ausgangsbelegen – Ist das Auswahlfeld aktiviert, werden auch die bereits gebuchten Ausgangsbelege in die Verarbeitung mit aufgenommen

Über den Button [Im Hintergrund] oder [Sofort] starten Sie die Verarbeitung.

Am Ende der Verarbeitung finden Sie im kstore unter kstore://zugehörige oltp/Export/ ein Protokoll mit dem Namen Organisation.Ausgangsbelege.Zeitstempel für die Anwendung Konten in Ausgangsbelegen ändern.

Prüfungen und Berechnungen

Es finden interne Prüfungen statt, ob die Angaben logisch richtig, sachlich korrekt oder auch in Relation zu anderen Feldern gültige Werte enthalten. Bei Inkonsistenzen wird durch Fehlermeldungen darauf aufmerksam gemacht.

Customizing

Für die Anwendung Cockpit: Ausgangsbelege sind in der Anwendung Custo­mizing keine  Einstellungen fest­zulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Cockpit: Ausgangsbelege ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Anlagenbuchung

com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetPosting

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.OrderData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Ausgangsbelege bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Cockpit: Ausgangsbelege ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Ausgangsbelege bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Ausgangsbelege ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.