Sämtliche Prozesse im ERP-System, die zu Mengen- und/oder Wertveränderungen von bestandsgeführten Artikeln führen, werden in Form von Materialbuchungen dokumentiert. Jede Materialbuchung ist einem Buchungsschlüssel zugeordnet. Der Buchungsschlüssel beschreibt den Buchungsvorgang und enthält u. a. Informationen über die Art der durchzuführenden Bestandsbewegung, wie z. B. Zugang, Abgang, Umbuchung, Umwertung oder Korrektur. Außerdem kennzeichnet der Buchungsschlüssel, ob die Buchung einen Haupt- oder Nebenvorgang darstellt und welche Folgeverarbeitungen im Anschluss an eine Buchung aufzurufen sind.
Dieses Dokument beschreibt, wie Buchungsschlüssel im System abgebildet sind und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Erfahren Sie, in welcher Beziehung ein Buchungsschlüssel zu anderen Anwendungen und Business Entitys stehen kann und wie er in die betriebswirtschaftlichen Prozesse eingebunden ist.
Anleitungen für den Umgang mit Anwendung „Buchungsschlüssel“, z. B. wie Sie Buchungsschlüssel erfassen und bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Buchungsschlüssel“.
1 Begriffsbestimmung
Bestandsbewertung
Die Bestandsbewertung ist eine fortlaufende Berechnung des entsprechenden Wertes für die im Lager vorhandenen Artikelbestände, in Geldeinheiten ausgedrückt (Hauswährungen einer Firma). Sämtliche Materialbuchungen, welche zu Mengen- beziehungsweise zu Wertveränderungen von bestandsgeführten Artikeln führen, werden in verschiedenen Bewertungsverfahren dokumentiert. Im Zuge der Verarbeitung von Materialbuchungen mithilfe des Lagerlogistik-Servers erfolgt die Aktualisierung der Bestände und deren Bewertung nach dem Verfahren des gleitenden Durchschnittspreises. Die periodisierten Bestandsbewertungen, wie FIFO (first in/first out) oder LIFO (last in/first out), können erst nach Abschluss der Buchungsperiode durchgängig ermittelt werden.
Bestandsführung
Die Bestandsführung ist eine Fortschreibung der aktuellen Lagerbestände. Diese Fortschreibung wird jeweils im Anschluss an eine Materialbuchung mit einer Mengenbewegung vom Lagerlogistik-Server aktualisiert. Die Bestandsführung erfolgt auf der kleinsten Strukturebene eines Lagerortes und Artikels bzw. Ausprägung. Wenn der Artikel mehrere Artikeleinheiten besitzt, dann werden die Mengen pro Einheit gelagert. Bestandsmengen können außerdem unterschiedliche Eigenschaften besitzen, wie z. B. die Aufteilung in unterschiedliche Qualitätssicherungs-Status.
Buchungsschlüssel
Buchungsschlüssel dienen der Beschreibung eines Buchungsvorganges. Der Buchungsschlüssel enthält unter anderem Informationen über die Art der durchzuführenden Bewegung, wie zum Beispiel Zugang, Umbuchung, Abgang, Umwertung oder Korrektur. Außerdem kennzeichnet der Buchungsschlüssel, ob die Buchung einen Haupt- oder Nebenvorgang darstellt.
Die Materialbuchung dient der Dokumentation aller Mengen- und Wertbewegungen innerhalb der Lagerlogistik. Im Zuge der Materialbuchung erfolgen die Bestandsaktualisierung und die Bestandsbewertung in Abhängigkeit des verwendeten Buchungsschlüssels.
2 Anwendungsbeschreibung
In der Anwendung „Buchungsschlüssel“ können Sie Buchungsschlüssel erfassen und bearbeiten.
Die Anwendung ist nicht in einen Identifikations- und einen Arbeitsbereich aufgeteilt. Sie hat nur einen Arbeitsbereich mit Eingabefeldern.
| Feld | Erläuterung |
| Buchungsschlüssel | Das Feld „Buchungsschlüssel“ enthält die Identifikation des Buchungsschlüssels. Die Identifikation ist innerhalb eines Systems eindeutig. Sie kann aus maximal vier Zahlen, Buchstaben oder einer Kombination daraus bestehen. Die Identifikation kann nur bis zum ersten Speichern bearbeitet werden.
Für die Anzeige oder Bearbeitung eines vorhandenen Buchungsschlüssels erfassen Sie in diesem Feld die Identifikation als Suchmerkmal. Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Sonderzeichen, dass diese in einer zu suchenden Zeichenkette aus technischen Gründen in folgende Platzhalter umgewandelt werden: · Stern (*) zu Unterstrich (_) · Fragezeichen (?) zu Prozentzeichen (%) Die Verwendung eines Unterstriches in einem Suchmerkmal würde nicht nur nach dem Unterstrich, sondern nach einem beliebigen Zeichen suchen. Gleichermaßen wird das Prozentzeichen ausgewertet, welches dann keinem, einem oder mehreren Zeichen entspricht. Die Verwendung von Unterstrichen und Prozentzeichen in Zeichenketten sollte deshalb möglichst vermieden werden, da möglicherweise andere und mehr Objekte gefunden werden als beabsichtigt. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Erfassen Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung, damit die Suche danach erleichtert wird.
Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Sonderzeichen, dass diese in einer zu suchenden Zeichenkette aus technischen Gründen in folgende Platzhalter umgewandelt werden: · Stern (*) zu Unterstrich (_) · Fragezeichen (?) zu Prozentzeichen (%) Die Verwendung eines Unterstriches in einem Suchmerkmal würde nicht nur nach dem Unterstrich, sondern nach einem beliebigen Zeichen suchen. Gleichermaßen wird das Prozentzeichen ausgewertet, welches dann keinem, einem oder mehreren Zeichen entspricht. Die Verwendung von Unterstrichen und Prozentzeichen in Zeichenketten sollte deshalb möglichst vermieden werden, da möglicherweise andere und mehr Objekte gefunden werden als beabsichtigt. |
| Vorgang | Geben Sie in diesem Feld den Buchungsvorgang an. Durch den Buchungsvorgang wird die grundsätzliche Verarbeitung der Materialbuchung gesteuert.
Wählen Sie zwischen den folgenden Vorgängen: · Zugang Wird für die Buchung von Lagerzugängen verwendet. · Abgang Wird für die Buchung von Lagerabgängen verwendet. · Umbuchung Zugang Wird für Lagerumbuchungen verwendet, die sich auf einen Ziel-Lagerort beziehen. Bei der Umbuchung wird automatisch eine Gegenbuchung mit dem Folge-Buchungsschlüssel erzeugt. · Umbuchung Abgang Wird für Lagerumbuchungen verwendet, die sich auf einen Quell-Lagerort beziehen. Dient als Folge-Buchungsschlüssel für den Vorgang „Umbuchung Zugang“. · Umwertung Zugang Wird für Lagerumwertungen verwendet, die sich auf den Ziel-Artikel beziehen oder aber auf den Ziel-Bestandseigentümer, wenn im Zuge der Umwertung der Bestandseigentümer geändert werden soll. Bei der Umwertung wird automatisch eine Gegenbuchung mit dem Folge-Buchungsschlüssel erzeugt. · Umwertung Abgang Wird für Lagerumwertungen verwendet, die sich auf den Quell-Artikel beziehen oder aber auf den Quell-Bestandseigentümer, wenn im Zuge der Umwertung der Bestandseigentümer geändert werden soll. Dient als Folge-Buchungsschlüssel für den Vorgang „Umwertung Zugang“. · Korrektur Wird für mengen- und/oder wertmäßige Korrekturen verwendet, um z. B. das Ergebnis einer Inventur abzubilden. · Verpacken Zugang Wird für Lagerzugänge verwendet, die durch das Auflösen (Auspacken) oder Bilden von Verpackungseinheiten (Verpacken) entstehen. Beim Auspacken oder Verpacken wird automatisch eine Buchung mit dem Folge-Buchungsschlüssel erzeugt. Beim Einpacken wird ein Lagerzugang über die Menge der neu gebildeten Verpackungseinheiten gebucht. In der Folgebuchung wird der Abgang der verpackten Verpackungseinheiten oder Artikeleinheiten abgebildet. Beim Auspacken wird der Abgang der aufgelösten Verpackungseinheiten abgebildet, indem die Menge dieser Verpackungseinheiten als Lagerzugang mit einem negativen Vorzeichen gebucht wird. In der Folgebuchung wird der Zugang der ausgepackten Verpackungseinheiten oder Artikeleinheiten abgebildet, indem die Menge dieser Einheiten als Lagerabgang mit einem negativen Vorzeichen gebucht wird. · Verpacken Abgang Dient nur als Folge-Buchungsschlüssel für den Vorgang „Verpacken Zugang“. Hinweis: Für die Vorgänge „Verpacken Zugang“ und „Verpacken Abgang“ ist keine Bestandsbewertung vorgesehen. |
| Vorgangstyp | · Die Zuordnung eines Vorgangstyps dient der Klassifizierung des Buchungsschlüssels. Wählen Sie einen der folgenden Vorgangstypen:
· Hauptvorgang · Sondervorgang |
| Nummernkreis | Geben Sie in das Feld „Nummernkreis“ den für den Buchungsschlüssel zu verwendenden Nummernkreis ein. Der zu verwendende Nummernkreis muss vom Typ „Materialbuchungen“ sein.
Jede Buchung auf Basis dieses Buchungsschlüssels erhält eine laufende Nummer gemäß dem angegebenen Nummernkreis. Die zur Auswahl stehenden Nummernkreise erfassen Sie zuvor in der Anwendung „Nummernkreise“. |
| Folge-Buchungsschlüssel | Der Folge-Buchungsschlüssel ist nur bei jenen Buchungsvorgängen relevant, bei denen automatisch eine Gegenbuchung erzeugt wird, wie z. B. bei Umbuchungen oder bei Lieferungen über Filial- und Konsignationslager.
Hinterlegen Sie in diesem Feld den für die Gegenbuchung erforderlichen Folge-Buchungsschlüssel. Die zur Auswahl stehenden Folge-Buchungsschlüssel müssen zuvor erfasst worden sein. Ein Folge-Buchungsschlüssel ist für folgende Buchungsvorgänge erforderlich: · Umbuchung Abgang Dient als Folge-Buchungsschlüssel des Buchungsvorgangs „Umbuchung Zugang“. · Umwertung Abgang Dient als Folge-Buchungsschlüssel des Buchungsvorgangs „Umwertung Zugang“. · Verpacken Abgang Dient als Folge-Buchungsschlüssel des Buchungsvorgangs „Verpacken Zugang“. |
| Kostenstelle (Checkbox) |
Wenn die Checkbox „Kostenstelle“ aktiv ist, dann muss zu jeder Materialbuchung dieses Buchungsschlüssels eine Kostenstelle angegeben werden.
Für automatisch erzeugte Materialbuchungen wird die Kostenstelle ggf. durch die vorgelagerten Prozesse übergeben. Ist die Checkbox im Buchungsschlüssel aktiv und wird eine Kostenstelle vom Vorprozess nicht übergeben, dann wird die Materialbuchung im Buchungsfehlerspeicher gespeichert. Hinweis: Bei aktivem Controlling wird die Prüfung auf die Kostenstelle durch die Einstellungen in den Konten und Kostenarten (Buchungsregeln) festgelegt, sodass die Kostenstellen-Einstellung im Buchungsschlüssel ggf. keine Auswirkung hat. |
| Kostenträger (Checkbox) |
Wenn die Checkbox „Kostenträger“ aktiv ist, dann muss zu jeder Materialbuchung dieses Buchungsschlüssels ein Kostenträger angegeben werden.
Für automatisch erzeugte Materialbuchungen wird der Kostenträger ggf. durch die vorgelagerten Prozesse übergeben. Ist die Checkbox im Buchungsschlüssel aktiv und wird ein Kostenträger vom Vorprozess nicht übergeben, dann wird die Materialbuchung im Buchungsfehlerspeicher gespeichert. Hinweis: Bei aktivem Controlling wird die Prüfung auf den Kostenträger durch die Einstellungen in den Konten und Kostenarten (Buchungsregeln) festgelegt, sodass die Kostenträger-Einstellung im Buchungsschlüssel ggf. keine Auswirkung hat. |
| Mengenbewegung | Wenn die Checkbox „Mengenbewegung“ aktiv ist, dann wird die Bestandsmenge einer Materialbuchung, die diesen Buchungsschlüssel verwendet, aktualisiert.
Bei Materialbuchungen, die ohne Mengenbewegung erfolgen, werden die Bestände nicht aktualisiert. Dies kommt beispielsweise bei den Buchungen der Eingangsrechnungen oder der Zusatzkostenrechnungen im Zuge der Aufrollung der vorläufigen Bewertung des Wareneingangs zum Tragen. Hinweis: Umbuchungen innerhalb eines Standortes werden von der Umschlag-Statistik nicht berücksichtigt. |
| Rubrik „Bestandsbewertung“ | |
| Bewertungstyp | Mit dem Bewertungstyp legen Sie fest, wie das Zusammenspiel unterschiedlicher Buchungsschlüssel für die Aufrollung und Nachbewertung vorläufig bewerteter Zugänge erfolgt.
Wählen Sie zwischen den folgenden Bewertungstypen: · Vorläufig · Aufrollung · Aufrollung Zusatzkosten · Endgültig Der Bewertungstyp „Vorläufig“ bewirkt, dass durch eine Materialbuchung die Artikel vorläufig bewertet werden. In der Regel werden Wareneingänge mit einem Buchungsschlüssel des Bewertungstyps „Vorläufig“ erfasst. Die aus den Eingangsrechnungen oder Zusatzkostenrechnungen resultierenden Materialbuchungen können einen Buchungsschlüssel des Bewertungstyps „Aufrollung“ oder „Aufrollung Zusatzkosten“ haben, was zu einer Korrektur der aus der Materialbuchung des Bewertungstyps „Vorläufig“ entstandenen Bewertung führt. Die Bewertungstypen „Vorläufig“, „Aufrollung“ und „Aufrollung Zusatzkosten“ sind vor allem für die Prozesse Wareneingang, Eingangsrechnung und Zusatzkostenrechnung relevant. Der Bewertungstyp „Endgültig“ bewirkt, dass eine Aufrollung der Bewertung durch eine Materialbuchung des Bewertungstyps „Aufrollung“ oder „Aufrollung Zusatzkosten“ nicht möglich ist. |
| Bewertungspreis | Bei manuell erfassten Materialbuchungen können Sie die Herkunft des Bewertungspreises angeben. Der in diesem Feld angegebene Bewertungspreis dient dabei als Vorschlagswert.
Wählen Sie in diesem Feld zwischen den folgenden Bewertungspreisen: · Verrechnungspreis 1 · Verrechnungspreis 2 · Verrechnungspreis 3 · Verrechnungspreis 4 · Verrechnungspreis 5 · Inventurpreis · Letzter Einstandspreis · Durchschnittspreis Hinweis: Bei Buchungsschlüsseln mit dem Vorgang „Umbuchung Zugang“ und „Umbuchung Abgang“ kann als Bewertungspreis immer nur der Durchschnittspreis ausgewählt werden. Bis auf Materialbuchungen aus Verteilaufträgen wird eine solche Materialbuchung immer mit dem Durchschnittspreis bewertet. Bei den meisten betriebswirtschaftlichen Prozessen, die zu Materialbuchungen führen, wird der Bewertungspreis den vorgelagerten Belegen und nicht dem Buchungsschlüssel entnommen. Folgende Auflistung stellt einige Ausnahmen dieser Regel dar: · Vertrieb: · Beschaffung: · Produktion: Hinweis: Der Bewertungspreis in der Anwendung „Vertriebsauftragsarten“ wird benutzt, um den Wareneinsatz zu ermitteln. Dieser Wert hat jedoch keine Auswirkung auf die Materialbuchung oder die daraus resultierende Bestandsbewertung. |
| Bestandsbewertung (Checkbox) |
Wenn die Checkbox „Bestandsbewertung“ aktiv ist, dann wird der Bestand im Zuge einer Materialbuchung, die diesen Buchungsschlüssel verwendet, neu bewertet.
Bei Materialbuchungen, die mit einem Buchungsschlüssel ohne Bestandsbewertung erfolgen, werden die Bestandswerte, wie Artikelkonto, Durchschnittspreis, Bestandskonten und Artikel-/Lagerortwerte generell nicht aktualisiert. Hinweise: Buchungsschlüssel ohne Bestandsbewertung können z. B. für eine Bestandserstaufnahme aus einem Altsystem herangezogen werden oder für eine rein mengenmäßige Bestandsführung verwendet werden, bei der Bestandswerte nicht relevant sind. Wurde hingegen ein Artikel oder Lagerort mindestens einmal bewertet, dann wird die Verwendung eines Buchungsschlüssels ohne Bestandsbewertung nicht empfohlen, da die Bestandswerte nach einer derartigen Buchung (ohne Bestandsbewertung) nicht mehr aktualisiert werden und dies bei Folgeprozessen zu Inkonsistenzen führen kann. Lagerort-interne Umbuchungen sind immer bewertungsneutral, d. h. sie haben keine Auswirkung auf die Bestandsbewertung. Findet die Bestandsbewertung auf Artikelebene und nicht auf Artikel-Lagerortebene statt, dann sind Lager-Umbuchungen generell bewertungsneutral. Umbuchungen bei Bestandsbewertung auf Artikel-Lagerortebene hingegen beeinflussen die lagerortspezifische Bewertung, da die Bestandswerte der verschiedenen Lagerorte unterschiedlich sein können. |
| Bei FIFO, LIFO und Jahres-LIFO berücksichtigen (Checkbox) |
Wenn Sie die mit dem Buchungsschlüssel erzeugten Materialbuchungen (bzw. die daraus resultierenden Bestände) zusätzlich nach den Verfahren „FIFO“, „LIFO“ oder „Jahres-LIFO“ nachbewerten möchten, dann aktivieren Sie neben der Checkbox „Bestandsbewertung“ auch die Checkbox „Bei FIFO, LIFO und Jahres-LIFO berücksichtigen“.
Die Checkbox steht nur dann zur Verfügung, wenn die Checkbox „Bestandsbewertung“ aktiv ist. Hinweis: Das Kumulieren der Bestände bzw. der Bestandswerte getrennt nach Zugängen und Abgängen in den Periodensummen erfolgt nur, wenn neben „Mengenbewegung“ und „Bestandsbewertung“ auch die Checkbox „Bei FIFO, LIFO und Jahres-LIFO berücksichtigen“ aktiv ist. |
| Soll-Kostenrechnungsbewegungen aus der Produktion (Checkbox) |
Wenn die Checkbox „Soll-Kostenrechnungsbewegungen aus der Produktion“ aktiv ist, dann werden die Soll-Kostenrechnungsbewegungen aus der Produktion mithilfe der Hintergrundanwendung „Rechnungswesendaten synchronisieren“ zusätzlich an die Kostenrechnung übergeben.
Sie können die Funktion nur dann deaktivieren, wenn mit diesem Buchungsschlüssel noch keine Materialbuchung erfolgt ist. Die Checkbox steht nur dann zur Verfügung, wenn die Kostenrechnung verwendet wird und die Checkbox „Bestandsbewertung“ aktiv ist. |
| Ist-Kostenrechnungsbewegungen (Checkbox) |
Wenn die Checkbox „Ist-Kostenrechnungsbewegungen“ aktiv ist, dann werden die Ist-Kostenrechnungsbewegungen mithilfe der Hintergrundanwendung „Rechnungswesendaten synchronisieren“ zusätzlich an die Kostenrechnung übergeben.
Ist die Checkbox nicht aktiv, dann können die Ist-Kostenrechnungsbewegungen über die Sachbuchungen in die Kostenrechnung übertragen werden. Sie können die Funktion nur dann deaktivieren, wenn mit diesem Buchungsschlüssel noch keine Materialbuchung erfolgt ist. Die Checkbox steht nur dann zur Verfügung, wenn die Kostenrechnung verwendet wird und die Checkbox „Bestandsbewertung“ aktiv ist. |
| Sachkontenbuchungen (Checkbox) |
Wenn die Checkbox „Sachbuchungen“ aktiv ist, dann wird die Materialbuchung als Sachbuchung an die Finanzbuchhaltung übertragen.
Die Checkbox steht nur dann zur Verfügung, wenn die Checkbox „Bestandsbewertung“ aktiv ist. Sie können die Funktion nur dann deaktivieren, wenn mit diesem Buchungsschlüssel noch keine Materialbuchung erfolgt ist. |
3 Customizing
Für die Anwendung „Buchungsschlüssel“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Funktionen relevant:
Controlling
Die Funktionen „Kostenstelle“, „Kostenträger“, „Ist-Kostenrechnungsbewegungen“ und „Soll-Kostenrechnungsbewegungen aus der Produktion“ sind in der Anwendung „Buchungsschlüssel“ nur dann sichtbar, wenn die Funktion „Controlling“ für mindestens eine Firma aktiv ist.
Rechnungswesen und Sachbuchungen
Die Funktion „Sachkontenbuchungen“ ist nur dann sichtbar, wenn die Funktionen „Rechnungswesen“ und „Sachbuchungen“ für mindestens eine Firma aktiv sind.
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Buchungsschlüssel“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Buchungsschlüssel
com.cisag.app.inventory.obj.TransactionType
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.inventory.MasterData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Buchungsschlüssel“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann wird einer Person die Anwendung „Buchungsschlüssel“ nur angezeigt, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Lagerlogistik
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Buchungsschlüssel“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Buchungsschlüssel“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.