1                     Themenübersicht

Im Rechnungswesen gelten für die Schweiz ein paar Besonderheiten, die in diesem Dokument beschrieben sind. Die Besonderheiten beziehen sich auf die in der Schweiz üblichen „5-Rappen-Rundung“ und den Zahlungsverkehr mit Einzahlungsscheinen.

2                     Begriffsbestimmung

5-Rappen-Rundung

In der Schweiz ist die kleinste im Umlauf befindliche Geldeinheit das 5-Rappen-Stück. Deshalb kann bei Währungsangaben und Berechnungen, welche eine Währungsangabe ergeben, auf 5 oder 10 auf- oder abgerundet werden.

Einzahlungsscheine mit Referenznummer

Unter den Stichworten ESR, VESR und BESR verbergen sich EinzahlungsScheine mit Referenznummer, welche im schweizerischen Zahlungsverkehr üblicherweise Verwendung finden. Einerseits muss ein Unternehmen für seine Ausgangsrechnungen (Vertrieb) diese Zahlscheine produzieren können und anderseits die Informationen der Zahlscheine in der Beschaffung verarbeiten können. Die Durchreichung dieser Informationen in Vertrieb und Beschaffung bis zur Finanzbuchführung und bis zum Zahlungsverkehr muss gewährleistet sein. Das Verfahren für diese Einzahlungsscheine wurde von der schweizerischen „Postfinance“ entwickelt. Deshalb werden auch die Einzahlungsscheine von der Post und die Einzahlungsscheine von der Bank namentlich unterschieden.

Folgende Abkürzungen für die verschiedenen Einzahlungsscheine werden verwendet. Der Schweizer spricht auch vom ESR-Beleg:

3                     Customizing Länderbesonderheiten

Wurde in der Anwendung „Customizing“ für die Funktion „Länderbesonderheiten“ der Eintrag „Schweiz“ gewählt wurde, dann werden die Felder „Zahlungsart bei ungültiger ESR“ und „5-Rappen-Rundung anwenden“ editierbar geschaltet.

Zahlungsart bei ungültiger ESR

Im Feld „Zahlungsart bei ungültiger ESR“ wird die Zahlungsart für die Eingangsrechnung zugeordnet, die vom System angewendet wird, wenn eine ungültige ESR-Nummer verwendet wurde.

5-Rappen-Rundung anwenden

Wenn die Funktion „5-Rappen-Rundung anwenden“ aktiviert wird, dann werden Beleg-Endwerte in der Währung „CHF“ (Schweizer Franken) auf 5 Rappen gerundet.

4                     5-Rappen-Rundung

Die 5-Rappen-Rundungsregel wirkt sich bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen und bei der Abwicklung von Eingangsrechnungen aus. Obwohl durch den bargeldlosen Zahlungsverkehr die Untereinheiten 1 bis 4 und 6 bis 9 des Rappens transferiert werden könnten, wird in der Schweiz auf die Rundungsregel ein sehr großer Wert gelegt.

4.1               Rundungsregel

Die Rundungen werden gemäß nachfolgender Tabelle vorgenommen.

4.2               Auswirkung im Vertrieb

Bei aktivierter 5-Rappen-Rundung werden der Netto-Auftragswert sowie der ermittelte Steuerbetrag gemäß der Rundungsregeln gerundet. Die Rundungsdifferenzen werden den jeweils betragsmäßig größten Kontierungen bei der Übertragung in das Rechnungswesen zugewiesen.

4.3               Auswirkung in der Beschaffung

Die Beträge der Eingangsrechnungen werden gemäß vorgelegter Eingangsrechnung angepasst. Der Einsatz eines Verrechnungs-Artikels wird für Rundungen empfohlen.

5                     Einzahlungsschein mit Referenznummer

Um das ESR-Verfahren in der Schweiz abwickeln zu können, sind folgende Ausführungen zu beachten bzw. sind weitere Daten zu erfassen.

5.1               Anwendung „Partner“, Ansicht „Rechnungswesen“

In der Anwendung „Partner“, Ansicht „Rechnungswesen“ können den Partnern unter dem Karteireiter „Bankverbindungen“ die Teilnehmer- bzw. Kundennummer für den ESR für Bank bzw. den ESR für Post hinterlegt werden.

Für einen Partner, der als Debitor geführt wird, kann unter dem Karteireiter „Finanzbuchführungsdaten“ festgelegt werden welche Bank bei Erstellung eines Einzahlungsscheines herangezogen werden soll. Zur Auswahl werden die Bankverbindungen angeboten, die unter dem Karteireiter „Bankverbindungen“ hinterlegt wurden.

5.2               Eingangsrechnungen

Bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ kann die Referenznummer in das Feld „ESR-Nummer“ eingetragen werden bzw. bei Anschluss von Beleglesern eingelesen werden. Die durch die Referenznummer ermittelten Beträge werden voreingestellt. Bei Abweichungen, manuellen Änderungen oder einer fehlerhaft erkannten Referenznummer wird diese Nummer nicht in die Finanzbuchführung für die weitere Bearbeitung übertragen und die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegte Zahlungsart wird automatisch übermittelt. Eine korrekte Referenznummer wird in die Finanzbuchführung mit dem Eingangsbeleg übertragen und steht dort dem automatischen Zahlungsverkehr im DTA-Format zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

5.3               Ausgangsrechnungen

Die bei der Erzeugung von Ausgangsrechnungen ermittelte Referenznummer wird in die Finanzbuchführung übertragen. Bei Zahlungseingängen und Lizenzierung der Funktion Bank-Informations-Verarbeitung (BIV) kann mithilfe des Einlesens von ESR-/BESR-Gutschriftsrecords ein automatischer Verbuchungs- und OP-Ausgleich gestartet werden. Siehe dazu die Online-Hilfe der Finanzbuchführung.

Die Referenznummer als Teil der Kodierzeile ist numerisch, 27-stellig. Die ersten sechs Stellen sind durch die Teilnehmernummer beim ESR-Bankverfahren oder durch sechs Nullstellen beim ESR-Postverfahren belegt. Die restlichen 21 Stellen werden durch die Debitorennummer, die Ausgangsrechnungsart und die Rechnungsnummer sowie einer weiteren Prüfziffer gefüllt. Da alle nicht-numerischen Zeichen für die Referenznummer nicht zugelassen sind, müssen die jeweiligen Identifikationen im System numerisch vergeben werden.

In der Regel wird die Referenznummer aus folgenden Informationen gebildet:

• Debitorennummer 8-stellig
• Ausgangsrechnungsart 3-stellig
• Rechnungsnummer 9-stellig

6                     Rechnungswesen

Firmen, für die als Länderbesonderheit „Schweiz“ eingestellt wurde, erhalten automatisch die notwendigen Einstellungen und Funktionalitäten.

6.1               Einstellungen Finanzbuchführung

Die Toleranzgrenze für Steuern sollte mindestens auf 0,03 gestellt werden.

6.2               Umsatzsteuervoranmeldung

Der Begriff „Umsatzsteuer“ im eigentlichen Sinn existiert in der Schweiz nicht. Die Mehrwertsteuerabrechnung wird in der Schweiz quartalsmäßig ermittelt und abgerechnet. Dazu wird ein von der eidgenössischen Steuerverwaltung zugesandtes, mit Barcode versehenes Formular händisch oder mit der Schreibmaschine ausgefüllt. Die Voranmeldung wird gemäß diesem Formular vom System ermittelt und ausgegeben.

6.3               Ausgangsrechnungen

Von Semiramis übertragene Rechnungsbelege enthalten die Information der Referenznummer für den automatischen Ausgleich im Hintergrund. Bei nur im Rechnungswesen erfassten Ausgangsbelegen entfällt die Referenznummer.

Das Rechnungswesen errechnet bei manuell erfassten Ausgangsbelegen aufgrund des Bruttobetrages in der Belegbasis und den Nettobeträgen aus den Kontierungszeilen im Rahmen der 5-Rappen-Rundung automatisch den korrekten Steuerbetrag. Gegebenenfalls können die Beträge noch im Rahmen der Toleranzgrenzen manuell angepasst werden.

6.4               Eingangsrechnungen

Von Semiramis übertragene Eingangsrechnungen enthalten die Kodierungszeile aufgesplittet nach Teilnehmernummer und Referenznummer im Karteireiter Optionen der Anwendung „Eingangsrechnung/-gutschrift“ in der Finanzbuchführung.

Bei nur im Rechnungswesen verbuchten Eingangsrechnungen können Sie mit der Taste „F8“ die Kodierungszeile aufnehmen. Beträge und Währungen werden voreingestellt. Ebenso werden Teilnehmernummer und Referenznummer aufgesplittet.

Das Rechnungswesen errechnet bei manuell erfassten Eingangsbelegen aufgrund des Bruttobetrages in der Belegbasis und den Nettobeträgen aus den Kontierungszeilen im Rahmen der 5-Rappen-Rundung automatisch den korrekten Steuerbetrag. Gegebenenfalls können die Beträge noch im Rahmen der Toleranzgrenzen manuell angepasst werden.