Die Ermittlung des Beschaffungsbedarfs liefert Ihrem Unternehmen eine Entscheidungsgrundlage für Bestellungen. Die Ermittlung basiert auf den vorab festgelegten Bestandsführungsmerkmalen, wie z. B. dem festgelegten Mindestbestand, und dem vorhandenen Bestand sowie den geplanten Zu- und Abgängen.
Die Deckung des Bedarfs über die Beschaffung ist eine Alternative zur Deckung des Bedarfes aus der Produktion (bei Bedarf mit Fremdfertigung). In Multi-Site-Systemen ist darüber hinaus eine Bedarfsdeckung durch Verteilung der Artikel zwischen einzelnen Lagerorten bzw. Organisationen zu erwägen. Eine Multi-Site-Produktion kann zusätzlich die Bedarfsbedeckung beschleunigen.
Für die Bedarfsdeckung über die Beschaffung können zwei unterschiedliche Wege eingeschlagen werden:
- über die Anwendung „Beschaffungsvorschläge erzeugen“
- über die Anwendung „Beschaffungsvorschläge berechnen“
Alle Beschaffungsvorschläge werden in der Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ gesammelt. Die Berechnung des Beschaffungsbedarfs hat zum Ziel, den vorhandenen Artikelbestand nach vorher festgelegten Merkmalen zu steuern.
Beschaffungsvorschläge sind vom System berechnete Empfehlungen: Welche Artikel sollten mit welcher Menge zu welchem Zeitpunkt bestellt werden, damit der Bestand dieses Artikels nicht unter den Mindestbestand absinkt. Mit anderen Worten: Damit innerhalb des betrachteten Zeitraums immer eine vorher in der Bestandsführung als ausreichend festgelegte Anzahl des Artikels am Lagerort verfügbar ist, muss bei Bedarf eine bestimmte Menge bestellt werden. Den betrachteten Zeitraum steuert der Benutzer im Zusammenhang mit der Anwendung „Beschaffungsvorschläge berechnen“ durch das „per Datum“ in Kombination mit der Wiederbeschaffungszeit.
Diese Dokumentation beschreibt, wie Beschaffungsvorschläge im System abgebildet sind und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Erfahren Sie, in welcher Beziehung ein Beschaffungsvorschlag zu anderen Anwendungen und Business Entitys stehen kann und wie er in die betriebswirtschaftlichen Prozesse eingebunden ist.
Anleitungen für den Umgang mit Beschaffungsvorschlägen, z. B. wie Sie Beschaffungsvorschläge bearbeiten und wie Beschaffungsaufträge oder -anfragen aus den Vorschlägen erzeugt werden, finden Sie im Dokument „Vorgehensweisen: Beschaffungsvorschläge“.
Siehe auch die Dokumentationen „Beschaffungsvorschläge erzeugen“ und „Beschaffungsvorschläge berechnen“.
1 Begriffsbestimmung
Bedarfszeitpunkt
Der Bedarfszeitpunkt ist der Zeitpunkt, zu dem bestimmte Mengen eines bestandsgeführten Artikels benötigt werden. Wird der Bedarf an diesem Artikel z. B. durch einen Vertriebsauftrag verursacht, so wird als Bedarfszeitpunkt der Versandtermin des Vertriebsauftrages übernommen.
Beschaffungsbedarf
Der Beschaffungsbedarf ist die Menge an bestandsgeführten Artikeln, die im Unternehmen zu bestimmten Zeitpunkten benötigt werden. Einflussgrößen für die Berechnung des Beschaffungsbedarfs sind verschiedene Merkmale wie u. a. der Mindest- und der Maximalbestand eines Artikels. Bei Bedarf fließen auch die zeitlich relevante Auftragssituation oder der verfügbare Bestand in die Berechnung ein. Auf Basis des ermittelten Beschaffungsbedarfs erzeugt das System Beschaffungsvorschläge.
Beschaffungsvorschläge
Ein Beschaffungsvorschlag ist eine vom System berechnete Empfehlung über zu bestellende Artikel und ihre Mengen sowie den Bestellzeitpunkt. Das Ziel bei der Berechnung der Beschaffungsvorschläge ist, innerhalb eines betrachteten Zeitraums, Vorschläge für zu bestellende Artikel zu erhalten, um bekannte ebenso wie noch nicht bekannte Lieferungen decken zu können. Aus Beschaffungsvorschlägen können Beschaffungsanfragen oder Beschaffungsaufträge vom System erzeugt werden.
Betrachtungshorizont
Der Betrachtungshorizont ist die betrachtete Zeitspanne, für die das System einen Wert berechnet oder eine Planung durchführt. Den Anfang des Betrachtungshorizontes gibt der Benutzer in der Regel über das „per Datum“ vor, das Ende ist abhängig von der Wiederbeschaffungszeit des betrachteten Artikels.
2 Prozesse
Im Folgenden werden die betriebswirtschaftlichen Prozesse für die Beschaffungsvorschläge sowie die dadurch bei Bedarf entstehenden Beziehungen zu anderen Anwendungen und Business Entitys beschrieben.
Bevor der eigentliche Beschaffungsprozess beginnt, können Sie sich vom System den Beschaffungsbedarf berechnen lassen. Das System greift dabei auf verschiedene Werte und Einstellungen aus der Bestandsführung zurück. Aus dem ermittelten Beschaffungsbedarf können Beschaffungsvorschläge vom System erzeugt werden.
Ein Beschaffungsvorschlag stellt eine Empfehlung dar, welche Artikel mit welcher Menge bis zu welchem Zeitpunkt bestellt werden sollten. Die Bestellmenge ist dabei die Menge des Artikels, die bestellt werden muss, damit der Bestand nicht unter den vorab in der Bestandsführung festgelegten Mindest- bzw. Meldebestand absinkt.
Sie können Beschaffungsvorschläge verwerfen, indem Sie diese löschen oder Sie können aus ihnen Beschaffungsaufträge oder –anfragen vom System erzeugen lassen. Diese werden in den entsprechenden Anwendungen weiterbearbeitet.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Einführung: Beschaffung“ sowie in den Dokumentationen „Beschaffungsaufträge“ und „Beschaffungsanfragen“ zu den gleichnamigen Anwendungen.
3 Anwendungsbeschreibung
Die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ ist eine Anwendung, in der bestehende Beschaffungsvorschläge abgefragt und neue erfasst werden können. Sie besteht aus einem Abfragebereich für die Suchmerkmale und einem Arbeitsbereich, in dem die Abfrageergebnisse aufgelistet und weiterbearbeitet werden. Der Arbeitsbereich umfasst zusätzlich einen Positionseditor für die Bearbeitung der Beschaffungsvorschläge und für die Erfassung neuer Vorschläge.
Beschaffungsvorschläge werden in einer der folgenden Anwendungen erzeugt:
- Beschaffungsvorschläge berechnen
- Beschaffungsvorschläge erzeugen (auf Basis einer Materialbedarfsplanung)
3.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich können Sie über verschiedene Suchmerkmale die Ergebnisliste der im Arbeitsbereich anzuzeigenden Beschaffungsvorschläge zu reduzieren.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Artikel | Wählen Sie einen oder mehrere Artikel als Suchmerkmal. Zulässig sind alle vorhandenen Artikel, für die Beschaffungs- und Dispositionsdaten erfasst sind. |
| Lieferant | Wählen Sie einen oder mehrere Lieferanten als Suchmerkmal. Zulässig sind alle vorhandenen Partner mit der Rolle „Lieferant“. |
| Lagerort | Wählen Sie einen oder mehrere Lagerorte als Suchmerkmal. |
| Liefertermin | Erfassen Sie als Suchmerkmal den gewünschten Liefertermin. |
| Verfügbarkeitstermin | Erfassen Sie als Suchmerkmal den gewünschten Verfügbarkeitstermin. |
| Geplantes Bestelldatum | Erfassen Sie als Suchmerkmal das vorgeschlagene Bestelldatum. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Erfassen Sie als Suchmerkmal einen oder mehrere Partner mit der Rolle „Mitarbeiter“.
Das System sucht mit diesem Suchermerkmal alle Beschaffungsvorschläge heraus, die einen dieser Mitarbeiter als Beschaffungsdisponenten enthalten. |
| Herkunft | Ein Beschaffungsvorschlag kann aus verschiedenen Prozessen heraus erzeugt werden. Wählen Sie in diesem Feld die Herkunft eines Beschaffungsvorschlages als Suchmerkmal.
Folgende Einträge stehen zur Verfügung: · Beschaffungsvorschlag Dieser Vorschlag wurde mit der Anwendung „Beschaffungsvorschläge berechnen“ erzeugt. · Beschaffungsvorschlag aus der Planung Dieser Vorschlag wurde mit der Anwendung „Beschaffungsvorschläge erzeugen“ erzeugt. · Manueller Beschaffungsvorschlag Dieser Vorschlag wurde von einem Benutzer erfasst. · Importierter Beschaffungsvorschlag Dieser Vorschlag wurde importiert. · Beschaffungsvorschlag aus Produktion Dieser Vorschlag wurde mit der Anwendung „Produktionsaufträge“ erzeugt. |
| Materialbedarfsplanung | Wählen Sie als Suchmerkmal eine oder mehrere Identifikationen von Materialbedarfsplanungen. |
| Status | Wählen Sie den Status eines Beschaffungsvorschlages als Suchmerkmal:
· Erfasst · In Bearbeitung · Freigegeben · Gesperrt |
| Bestandseigentümer | Erfassen Sie als Suchmerkmal den Bestandseigentümer (Firma), für den Beschaffungsvorschläge abgefragt werden sollen. |
| Beschaffungsorganisation | Erfassen Sie als Suchmerkmal die Beschaffungsorganisation, für die Beschaffungsvorschläge abgefragt werden sollen. |
| Standort | Erfassen Sie als Suchmerkmal den Standort, für den Beschaffungsvorschläge abgefragt werden sollen. Abgefragt werden alle Lagerorte des ausgewählten Standortes. |
| Klassifikation 1 | Wählen Sie als Suchmerkmal eine Klassifikation. Zulässig sind Knoten der Beschaffungs-Artikel-Klassifikation 1. |
| Alternative Lieferanten vorhanden | Wählen Sie aus, ob Sie nach Vorschlägen suchen möchten, für die alternative Lieferanten bestehen, oder nach jenen, für die keine alternativen Lieferanten erfasst sind. |
| Offene Kontrakte existieren | Wählen Sie aus, ob Sie nach Vorschlägen suchen möchten, die an solche Lieferanten adressiert sind, mit denen offene Kontrakte bestehen oder keine bestehen. |
| Lieferverzug | Erfassen Sie als Suchmerkmal für den Lieferverzug des Lieferanten eine oder mehrere Zeitspannen. Die Einheit „Tag“ wird vorgeschlagen. |
| Mindestbestellmenge unterschritten | Wählen Sie aus, ob Sie nach den Vorschlägen suchen möchten, die an solche Lieferanten adressiert sind, die eine Mindestbestellmenge vorgeben und diese im Beschaffungsvorschlag unterschritten ist. |
| Produktionsauftragsnummer | Erfassen Sie als Suchmerkmal die Identifikation eine Produktionsauftragsposition, für die ein Beschaffungsvorschlag erzeugt wurde. Im Beschaffungsvorschlag wird eine Fremdfertigung vorgeschlagen. |
| Löschkennzeichen | Legen Sie fest, ob Sie nach Beschaffungsvorschlägen mit oder ohne Löschkennzeichen suchen möchten. Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen:
· Alle · Ohne Löschkennzeichen · Mit Löschkennzeichen |
3.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich werden in einer Liste die Daten der Beschaffungsvorschläge angezeigt, die das System auf Basis der im Abfragebereich erfassten Suchmerkmale ermittelt hat.
Die Beschaffungsvorschläge sind keine Belege, sondern Daten, die aufgrund ausgeführter Aktionen zum Erzeugen solcher Daten in der OLTP-Datenbank als eigene Datensätze gespeichert sind. Sie können die Daten zum Teil bearbeiten.
Der Arbeitsbereich besteht aus einer Positionsliste und einem Positionseditor, über den Sie auch neue Beschaffungsvorschläge erfassen können.
3.2.1 Positionsliste
In der Positionsliste werden die ermittelten Beschaffungsvorschläge aufgeführt. Für jeden Beschaffungsvorschlag können Sie bei Bedarf eine zusätzliche Zeile mit weiteren Informationen einblenden. Dazu steht Ihnen der in der Listen-Symbolleiste der Button „Dispositionsinformation“ zur Verfügung. Siehe dazu dieses Kapitel: Button „Dispositionsinformation“
Mit der Aktion „Alternative Lieferanten vorschlagen“ werden für jeden gemäß Suchmerkmalen ermittelten Vorschlag die alternativen Lieferanten aus den Artikel-Stammdaten ermittelt (siehe bei Bedarf dieses Kapitel: Aktion „Alternative Lieferanten vorschlagen“). Für jeden alternativen Lieferanten wird in der Liste des Arbeitsbereiches eine weitere Zeile angezeigt. Die dort angezeigten Daten werden im Kapitel „Informationen über alternative Lieferanten“ beschrieben.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Herkunft
(ohne Überschrift) |
Pro Zeile wird Ihnen als erste Information die Herkunft des Beschaffungsvorschlages mithilfe eines Icons angezeigt.
Die Icons kennzeichnen folgende Herkünfte: · Beschaffungsvorschlag · Beschaffungsvorschlag aus der Planung · Manueller Beschaffungsvorschlag · Importierter Beschaffungsvorschlag · Beschaffungsvorschlag aus Produktion |
| Artikel | In dieser Spalte werden die Identifikation und die Bezeichnung des Artikels angezeigt, der beschafft werden sollte. Der Artikel kann nicht geändert werden. |
| Lieferant | Die Spalte „Lieferant“ enthält die Partneridentifikation und den Namen des Lieferanten, bei dem der Artikel beschafft werden sollte. Konnte das System beim Erzeugen des Beschaffungsvorschlages keinen Lieferanten zuordnen, dann fehlt diese Angabe. In diesem Fall muss ein Lieferant ausgewählt werden, damit der Beschaffungsvorschlag weiterverarbeitet werden kann.
Für die Zuordnung eines Lieferanten ist Folgendes zu berücksichtigen: · In den Beschaffungs-Stammdaten des Artikels ist die Funktion „Nur bei zugeordneten Lieferanten beschaffen“ einstellbar. · Ist die Funktion „Nur bei zugeordneten Lieferanten beschaffen“ nicht aktiviert, dann können alle Partner mit der Rolle „Lieferant“ zugeordnet werden. · Ist die Funktion „Nur bei zugeordneten Lieferanten beschaffen“ aktiviert, dann dürfen nur die Lieferanten zugeordnet werden, für die in den Beschaffungs-Stammdaten des Artikels lieferantenspezifische Daten erfasst sind. |
| Info | In der Spalte „Info“ werden folgende Informationen zum Lieferanten mithilfe von Icons und Tooltips angezeigt:
· Sind alternative Lieferanten vorhanden? · Verspätet sich eine Lieferung? · Bestehen offene Kontrakte? · Wurde die Mindestbestellmenge erreicht? · Besteht eine abweichende Mengeneinheit zum Planungsvorschlag? |
| Liefertermin | In dieser Spalte wird der Liefertermin vorgeschlagen.
Hinweis: Ändern Sie gleichzeitig sowohl den Liefertermin als auch den Verfügbarkeitstermin, dann ändert sich die „Übergangszeit Lagerzugang“ entsprechend den geänderten Daten. |
| Verfügbarkeitstermin | Das Datum zeigt an, wann der zu liefernde Artikel verfügbar sein soll. Mithilfe dieses Datums wird nach Abzug der „Übergangszeit Lagerzugang“ der Liefertermin vorgeschlagen.
Hinweis: Ändern Sie gleichzeitig sowohl den Liefertermin als auch den Verfügbarkeitstermin, dann ändert sich die „Übergangszeit Lagerzugang“ entsprechend den geänderten Daten. |
| Lagerort | Legen Sie den Zugangslagerort fest, zu dem der Artikel geliefert werden soll. |
| Menge | In dieser Spalte wird die zu beschaffende Menge des Artikels vorgeschlagen. Sie können neben der Menge auch die Mengeneinheit ändern, wenn in den Artikel-Stammdaten mehrere Beschaffungseinheiten festgelegt sind. Das können die allgemeinen Beschaffungseinheiten oder die lieferantenspezifischen Beschaffungseinheiten sein. |
| Status | Der Status des Beschaffungsvorschlags wird angezeigt. Ein Beschaffungsvorschlag kann mit folgenden Status gekennzeichnet sein:
· Erfasst Dieser Status wird vom System vergeben, wenn ein Beschaffungsvorschlag erzeugt wurde. Dieser Status kann nicht wieder hergestellt werden, wenn einer der anderen Status vergeben wurde. · In Bearbeitung Dieser Status kann mithilfe einer Aktion vergeben werden oder wird vom System vergeben, wenn der Beschaffungsvorschlag bearbeitet wird, z. B. durch die Zuordnung eines Lieferanten. · Freigegeben Dieser Status kann mithilfe der Aktion „Freigeben“ vergeben werden. · Gesperrt Dieser Status kann mithilfe der Aktion „Sperren“ vergeben werden. |
| Auswahl
(Checkbox) |
Damit Sie einen Beschaffungsvorschlag für die Weiterverarbeitung oder Statusänderung auswählen können, wird Ihnen in dieser Spalte eine Checkbox zur Auswahl des Vorschlags angeboten. |
Button „Dispositionsinformation“
Über den Button „Dispositionsinformation“ wird eine weitere Überschriftenzeile eingeblendet. In dieser Zeile werden die Daten zur Entstehung des Beschaffungsvorschlags angezeigt.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Materialbedarfsplanung | In dieser Spalte werden die Identifikation und die Bezeichnung der Materialbedarfsplanung angezeigt, die für die Berechnung der Daten für den Beschaffungsvorschlag herangezogen wurde. |
| Produktionsauftragsposition | Anzeige der Produktionsauftragsposition, über die der Beschaffungsvorschlag entstanden ist. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Die Partner-Identifikation des Beschaffungsdisponenten aus den Artikel-Stammdaten wird angezeigt. |
| Übergangszeit Lagerzugang | In dieser Spalte wird die in den Artikel-Stammdaten zum Zeitpunkt der Beschaffungsvorschlagserzeugung festgelegte „Übergangszeit Lagerzugang“ angezeigt. Mithilfe dieser Zeitspanne wird ausgehend vom Verfügbarkeitstermin der Liefertermin vorgeschlagen.
Hinweis: Ändern Sie gleichzeitig sowohl den Liefertermin als auch den Verfügbarkeitstermin, dann ändert sich die „Übergangszeit Lagerzugang“ entsprechend den geänderten Daten. |
| Geplantes Bestelldatum | Das Datum, zu dem der Artikel spätestens bestellt werden sollte, damit der Artikel rechtzeitig geliefert wird. Das Bestelldatum wird gemäß festgelegtem Liefertermin und der ermittelten Übergangszeit für den Lagerzugang berechnet und angezeigt. |
| Bestandseigentümer | Der Bestandseigentümer wird angezeigt, für den der Bestellvorschlag erzeugt wurde. |
| Beschaffungsorganisation | Die Beschaffungsorganisation wird angezeigt, für die der Beschaffungsvorschlag erzeugt wurde. |
Informationen über alternative Lieferanten
Mit der Aktion „Alternative Lieferanten vorschlagen“ werden für jeden Vorschlag die alternativen Lieferanten ermittelt und pro alternativem Lieferant eine weitere Zeile mit Informationen zu diesem Lieferanten angezeigt. Als alternativer Lieferant werden jene Partner ermittelt, die in den Artikel-Stammdaten bezogen auf die Beschaffungsorganisation als Lieferanten zugeordnet sind (Anwendung „Artikel“, Ansicht „Lieferant“).
Die ermittelten alternativen Lieferanten und die dazugehörigen Informationen über die Lieferanten werden nicht gespeichert. Verwenden Sie die Aktion „Alternative Lieferanten übernehmen“. Infolge wird für diesen ein Beschaffungsvorschlag erzeugt.
Hinweis:
Auch gesperrte Lieferanten werden angezeigt. Allerdings kann für gesperrte Lieferanten die Aktion „Alternative Lieferanten übernehmen“ nicht durchgeführt werden.
Hinweis:
Mithilfe der Hintergrund-Anwendung „Alternative Lieferanten berechnen“ können Sie vom System den günstigsten Lieferanten berechnen und als alternativen Lieferanten in die Artikel-Stammdaten eintragen lassen. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Alternative Lieferanten berechnen
Zur besseren Vergleichbarkeit wird auch für den Lieferanten des Vorschlages eine weitere Zeile mit den zusätzlichen Informationen angezeigt.
Pro Alternativ-Lieferant werden die folgenden Daten unter den angegeben Spaltenüberschriften angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Lieferant | In dieser Spalte werden die Partner-Identifikation und der Name des alternativen Lieferanten angezeigt. |
| Mindestbestellmenge | Die Mindestbestellmenge gemäß Artikel-Lieferantendaten wird angezeigt. |
| Einstandspreis | Der für diesen Lieferanten ermittelte Einstandspreis wird angezeigt.
Der Einstandspreis setzt sich aus dem Artikelpreis, Rabatten und Zuschlägen zusammen und wird ggf. um Skonto vermindert und um die anteiligen Bezugskosten erhöht. Für die Ermittlung wird die Währung, die Zahlungsbedingung und die Beschaffungspreisliste verwendet, die in den Partner-Stammdaten des bevorzugten Rechnungsstellers des Lieferanten hinterlegt sind. Dabei werden die Preise kaufmännisch und gemäß in der Anwendung „Customizing“ festgelegter Nachkommastellenanzahl gerundet. |
| Bonifizierter Einstandspreis | Der für diesen Lieferanten ermittelte Einstandspreis unter Berücksichtigung eventueller Boni wird angezeigt. Dieser Wert entspricht dem Einstandspreis vermindert um alle Boni, die der Lieferant gewährt, wenn in allen relevanten Beschaffungsbonusvereinbarungen des Typs „Umsatzbonus“ oder „Steigerungsbonus“ der geplante Umsatz erreicht ist.
Hinweis: Eine Beschaffungsbonusvereinbarung ist relevant, wenn der Liefertermin innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt und der Lieferant der Vereinbarung gleich dem Lieferanten (bei Partnerverwendung „Lieferant“) oder gleich dem bevorzugten Rechnungssteller des Lieferanten ist (bei Partnerverwendung „Rechnungssteller“). Hinweis: Wurde beim Lieferanten in einer Bonusvereinbarung bereits mehr Umsatz als der geplante Umsatz erreicht, dann wird der bereits erreichte Umsatz vollständig berücksichtigt. |
| Info | In der Spalte „Info“ werden folgende Informationen zum alternativen Lieferanten mithilfe von Icons und Tooltips angezeigt:
· Verspätet sich eine Lieferung? · Bestehen offene Kontrakte? · Wurde die Mindestbestellmenge erreicht? · Besteht eine abweichende Mengeneinheit zum Planungsvorschlag? |
| Liefertermin | In dieser Spalte können Sie für den alternativen Lieferanten einen Liefertermin eintragen.
Der Liefertermin aus dem Vorschlag wird übernommen. Hinweis: Ist der Lieferant gleich dem Lieferanten des Vorschlages oder ist der Lieferant gesperrt, dann wird diese Spalte nicht angezeigt. |
| Verfügbarkeitstermin | Das Datum zeigt an, wann der zu liefernde Artikel verfügbar sein soll. Mithilfe dieses Datums wird nach Abzug der „Übergangszeit Lagerzugang“ der Liefertermin vorgeschlagen. |
| Lieferverzug | Der für diesen Lieferanten ermittelte Lieferverzug wird angezeigt. Zur Ermittlung des Lieferverzuges werden alle freigegebenen und noch nicht komplett gelieferten Beschaffungsauftragspositionen für den Lieferanten und den Artikel des Vorschlages betrachtet. Der Lieferverzug einer Position ergibt sich aus
· Heute – Liefertermin, falls der Liefertermin in der Vergangenheit liegt und · Liefertermin – Wunschtermin, falls der Liefertermin nicht in der Vergangenheit, aber hinter dem Wunschtermin liegt. Falls für mehrere Positionen ein Lieferverzug berechnet wurde, wird der größte Lieferverzug angezeigt. |
| Wiederbeschaffungszeit | Die für diesen Lieferanten ermittelte Wiederbeschaffungszeit wird angezeigt. |
| Menge | In dieser Spalte können Sie die Menge erfassen, die vom alternativen Lieferanten beschafft werden soll. Falls Sie diese Menge manuell ändern, dann wird mit der Aktion „Alternative Lieferanten übernehmen“ für den Lieferanten ein Vorschlag erzeugt.
Auswählbar sind die Beschaffungseinheiten, die in den Artikel-Stammdaten für den Lieferanten festgelegt wurden. Falls für einen alternativen Lieferanten eine Menge erfasst ist, darf für keinen Lieferanten die Checkbox „Auswahl“ ausgewählt werden. Hinweis: Ist der Lieferant gleich dem Lieferanten des Vorschlages oder ist der Lieferant gesperrt, dann wird diese Spalte nicht angezeigt. |
| Auswahl | Die in dieser Spalte angebotene Checkbox dient dazu, einen alternativen Lieferanten auszuwählen, um für diesen eine Aktion auszuführen. Mit der Aktion „Alternative Lieferanten übernehmen“ wird der Lieferant des Vorschlages durch den gekennzeichneten Lieferanten ersetzt.
Pro Vorschlag darf nur ein alternativer Lieferant ausgewählt werden. Außerdem darf, wenn ein Vorschlag mit der Checkbox ausgewählt wurde, für keinen alternativen Lieferanten eine Menge eingetragen werden. Hinweis: Ist der Lieferant gleich dem Lieferanten des Vorschlages oder ist der Lieferant gesperrt, dann wird diese Checkbox nicht angezeigt. |
3.2.2 Positionseditor
Im Positionseditor können bestehende Beschaffungsvorschläge bearbeitet und neue Beschaffungsvorschläge erfasst werden. Da für vorgeschlagene alternative Lieferanten noch kein Beschaffungsvorschlag existiert, können die Daten zu alternativen Lieferanten nicht im Positionseditor angezeigt werden. Zunächst muss ein alternativer Lieferant übernommen werden, sodass für ihn ein Beschaffungsvorschlag erzeugt werden kann.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Artikel | In diesem Feld können Sie alle Artikel verwenden, die den Status „Freigegeben“ haben und für die in den Artikel-Stammdaten die beschaffungs- und dispositonsrelevanten Daten in den Ansichten „Beschaffung“ und „Disposition“ in der Anwendung „Artikel“ erfasst wurden. |
| Menge | Erfassen Sie die zu beschaffende Menge. Wählen Sie im zugehörigen, angrenzenden Einheitenfeld eine passende physikalische oder kaufmännische Maßeinheit (z. B. Kilogramm oder Stück). Auswählbar sind die Beschaffungseinheiten, die in den Artikel-Stammdaten für den Lieferanten festgelegt wurden, der für den Beschaffungsvorschlag ausgewählt ist. |
| Lagerort | Legen Sie den Zugangslagerort fest, zu dem der Artikel geliefert werden soll. |
| Lieferant | Erfassen Sie im Feld „Lieferant“ die Partner-Identifikation des Lieferanten (Partner mit der Rolle „Lieferant), bei dem der Artikel beschafft werden sollte. Sind in den Stammdaten des gewählten Artikels entsprechende Daten erfasst, dann wird die Partner-Identifikation aus den Dispositionsdaten des Artikels vorgeschlagen.
Beachten Sie in einem Multi-Site-System, dass die Lieferanten der gewählten Beschaffungsorganisation zugeordnet sein müssen. Für die Zuordnung eines Lieferanten im Beschaffungsvorschlag ist Folgendes zu berücksichtigen: · In den Beschaffungs-Stammdaten des Artikels ist die Funktion „Nur bei zugeordneten Lieferanten beschaffen“ einstellbar. · Ist die Funktion „Nur bei zugeordneten Lieferanten beschaffen“ nicht aktiviert, dann können alle Partner mit der Rolle „Lieferant“ zugeordnet werden. Ist die Funktion „Nur bei zugeordneten Lieferanten beschaffen“ aktiviert, dann dürfen nur die Lieferanten zugeordnet werden, für die in den Beschaffungs-Stammdaten des Artikels lieferantenspezifische Daten erfasst sind. |
| Liefertermin | Erfassen Sie den Liefertermin, zu dem der Lieferant die Artikel liefern sollte. |
| Übergangszeit Lagerzugang | Die „Übergangszeit Lagerzugang“ zum Zeitpunkt der Planung wird angezeigt. Mithilfe dieser Zeitspanne wird ausgehend vom Verfügbarkeitstermin der Liefertermin vorgeschlagen. |
| Geplantes Bestelldatum | Das Datum, zu dem der Artikel spätestens bestellt werden sollte, damit der Artikel rechtzeitig geliefert wird. Das Bestelldatum wird gemäß festgelegtem Liefertermin und der ermittelten Übergangszeit für den Lagerzugang berechnet und angezeigt. |
| Verfügbarkeitstermin | Das Datum zeigt an, wann der zu liefernde Artikel verfügbar sein soll. Mithilfe dieses Datums wird nach Abzug der „Übergangszeit Lagerzugang“ der Liefertermin vorgeschlagen. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Erfassen Sie die Partner-Identifikation des zuständigen Mitarbeiters für den Beschaffungsvorschlag. Er ist der Ansprechpartner im eigenen Haus und muss als Partner mit der Rolle „Mitarbeiter“ erfasst und dadurch dem eigenen Unternehmen zugeordnet sein.
Der zuständige Mitarbeiter wird aus den Dispositionsdaten des gewählten Artikels vorgeschlagen. |
| Bestandseigentümer | Der Bestandseigentümer ist der rechtmäßige Eigentümer eines Artikelbestandes. Mit dieser Angabe wird festgelegt, für wen der Beschaffungsvorschlag erfasst wird. Diese Festlegung wird nicht in einen folgenden Beschaffungsauftrag oder eine folgende Beschaffungsanfrage übernommen. Der Bestandseigentümer wird erneut gemäß den Einstellungen des Folgebelegs ermittelt. |
| Beschaffungsorganisation | Erfassen Sie eine Beschaffungsorganisation, die für den Beschaffungsvorschlag zuständig ist. Sie wird aus den Artikel-Dispositionsstammdaten des gewählten Artikels vorgeschlagen. |
3.3 Anwendungsbezogene Aktionen
Ihnen stehen verschiedene Aktionen in der Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ zur Verfügung, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen“
- Aktion „Beschaffungsanfragen erzeugen“
- Aktion „Bearbeiten“
- Aktion „Freigeben“
- Aktion „Sperren“
- Aktion „Alternative Lieferanten vorschlagen“
- Aktion „Alternative Lieferanten übernehmen“
- Aktion „Beschaffungsvorschläge duplizieren“
- Aktion „Löschkennzeichen setzen/entfernen“
3.3.1 Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen“
Aus den in der Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ ausgewählten Beschaffungsvorschlägen können geeignete Beschaffungsaufträge über die Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen…“ erzeugt werden.
Hinweis:
Die erzeugten Beschaffungsaufträge werden anschließend in der gleichnamigen Anwendung weiterbearbeitet.
Die Beschaffungsvorschläge werden bei der Datenübertragung in die Materialbedarfsplanung berücksichtigt. Übernommen werden ausschließlich Beschaffungsvorschläge mit diesen Status: „In Bearbeitung“, „Freigegeben“ oder „Gesperrt“. Beschaffungsvorschläge mit dem Status „Erfasst“ werden im Zuge der Übertragung je Planung gelöscht und müssen demnach neu erzeugt werden.
Dialogfenster „Beschaffungsaufträge erzeugen“
Vor der Ausführung der Aktion wird das Dialogfenster „Beschaffungsaufträge erzeugen“ geöffnet.
Die Felder unter dem Karteireiter „Parameter“ im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Art | Erfassen Sie die Beschaffungs-Auftragsart, die für die zu erzeugenden Beschaffungsaufträge verwendet werden soll. |
| Vorschläge zu Positionen zusammenfassen | Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob Vorschläge, die zu einem Beschaffungsauftrag zusammengefasst werden können, zusätzlich zu einer Position im zu erzeugenden Beschaffungsauftrag zusammengefasst werden sollen, wenn die Bedingungen zutreffen.
Ist die Funktion aktiviert, dann werden Beschaffungsvorschläge zu einer Beschaffungsauftragsposition zusammengefasst, wenn folgenden Daten übereinstimmen: · Artikel · Lagerort · Liefertermin · Mengeneinheit Ist die Funktion deaktiviert, dann wird pro Vorschlag eine separate Beschaffungsauftragsposition erzeugt. |
| Alle Warnungen bestätigen | Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob während der Ausführung der Aktion auftretende Warnungen automatisch bestätigt werden sollen.
Ist die Funktion aktiviert, dann wird die Aktion auch bei auftretenden Warnungen erfolgreich ausgeführt. Ist die Funktion deaktiviert, dann wird die Aktion bei auftretenden Warnungen abgebrochen. |
Auswirkungen
Beschaffungsaufträge werden gemäß folgenden Bedingungen erzeugt:
- Das System berücksichtigt alle in der Ergebnisliste ausgewählten Beschaffungsvorschläge und erzeugt aus ihnen Aufträge unter Berücksichtigung der weiteren Zusammenfassungsbedingungen.
- Beschaffungsvorschläge werden zu einem Beschaffungsauftrag zusammengefasst, wenn die Beschaffungsorganisation und der Lieferant übereinstimmen.
- Ist im Dialogfenster zur Aktion die Funktion „Vorschläge zu Positionen zusammenfassen“ aktiviert, dann werden Beschaffungsvorschläge, deren Artikel, Lagerort, Liefertermin und Mengeneinheit übereinstimmen, zu einer Beschaffungsauftragsposition zusammengefasst.
- Das Belegdatum ist das aktuelle Tagesdatum.
- Als zuständiger Mitarbeiter des Folgebelegs wird der dem Benutzer zugeordnete Mitarbeiter vorgeschlagen, der das Erzeugen ausgelöst hat.
- Die Belegart hat der Benutzer im Dialogfenster ausgewählt.
- Weitere Daten für den Beschaffungsauftrag werden ggf. als Vorschlagswerte aus anderen Bereichen übernommen, z. B. aus der Belegart oder den Artikel-Stammdaten.
- Nach dem Erzeugen der Beschaffungsaufträge werden die entsprechenden Beschaffungsvorschläge automatisch vom System gelöscht.
Automatische Kontraktzuordnung
Wird bei der Erzeugung von Beschaffungsaufträgen mit automatischer Kontraktzuordnung gearbeitet, dann kommt wird eine Fehlermeldung ausgegeben, wenn zu einem Vorschlag ein passender Kontrakt gefunden wird, die Menge des Vorschlages aber zu groß ist.
Teilen Sie in einem solchen Fall die Menge des Vorschlages ggf. auf zwei Vorschläge auf (z. B. mit der Aktion „Beschaffungsvorschläge duplizieren“. Siehe: Aktion „Beschaffungsvorschläge duplizieren“). Tragen Sie dabei in den ursprünglichen Vorschlag die zum Kontrakt passende Menge ein. Die restliche
Menge erfassen Sie im neuen Vorschlag. Wenn Sie die Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen“ erneut ausführen, dann wird die aus dem ersten Vorschlag stammende Auftragsposition dem Kontrakt zugeordnet und der Kontrakt geschlossen. Wenn ein weiterer passender Kontrakt vorhanden ist, dann wird dieser der zweiten Position zugeordnet. Beachten Sie bitte, dass die Funktion „Vorschläge zu Positionen zusammenfassen“ für diesen Fall nicht aktiviert ist.
Hinweis:
Sie können in der Beschaffungs-Auftragsart einstellen, ob bei der Erzeugung von Beschaffungsaufträgen eine automatische Kontraktzuordnung durchgeführt wird.
3.3.2 Aktion „Beschaffungsanfragen erzeugen“
Aus den in der Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ ausgewählten Beschaffungsvorschlägen können Beschaffungsanfragen über die Aktion „Beschaffungsanfragen erzeugen…“ erzeugt werden.
Hinweis:
Die erzeugten Beschaffungsanfragen werden anschließend in der gleichnamigen Anwendung weiterbearbeitet.
Die Beschaffungsvorschläge werden bei der Datenübertragung in die Materialbedarfsplanung berücksichtigt. Übernommen werden ausschließlich Beschaffungsvorschläge mit diesen Status: „In Bearbeitung“, „Freigegeben“ oder „Gesperrt“. Beschaffungsvorschläge mit dem Status „Erfasst“ werden im Zuge der Übertragung je Planung gelöscht und müssen demnach neu erzeugt werden.
Dialogfenster „Beschaffungsanfragen erzeugen“
Vor der Ausführung der Aktion wird das Dialogfenster „Beschaffungsanfragen erzeugen“ geöffnet.
Die Felder unter dem Karteireiter „Parameter“ im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Art | Erfassen Sie die Beschaffungs-Anfrageart, die für die zu erzeugenden Beschaffungsanfragen verwendet werden soll. |
| Vorschläge zu Positionen zusammenfassen | Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob Vorschläge, die zu einer Beschaffungsanfrage zusammengefasst werden können, zusätzlich zu einer Position in der zu erzeugenden Beschaffungsanfrage zusammengefasst werden sollen, wenn die Bedingungen zutreffen.
Ist die Funktion aktiviert, dann werden Beschaffungsvorschläge zu einer Beschaffungsanfrageposition zusammengefasst, wenn folgenden Daten übereinstimmen: · Artikel · Lagerort · Liefertermin · Mengeneinheit Ist die Funktion deaktiviert, dann wird pro Vorschlag eine separate Beschaffungsanfrageposition erzeugt. |
| Alle Warnungen bestätigen | Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob während der Ausführung der Aktion auftretende Warnungen automatisch bestätigt werden sollen.
Ist die Funktion aktiviert, dann wird die Aktion auch bei auftretenden Warnungen erfolgreich ausgeführt. Ist die Funktion deaktiviert, dann wird die Aktion bei auftretenden Warnungen abgebrochen. |
Auswirkungen
Beschaffungsanfragen werden gemäß folgenden Bedingungen erzeugt:
- Das System berücksichtigt alle markierten Beschaffungsvorschläge und erzeugt aus ihnen Anfragen unter Berücksichtigung der weiteren Zusammenfassungsbedingungen.
- Beschaffungsvorschläge werden zu einer Beschaffungsanfrage zusammengefasst, wenn die Beschaffungsorganisation und der Lieferant übereinstimmen.
- Ist im Dialogfenster die Funktion „Vorschläge zu Positionen zusammenfassen“ aktiviert, dann werden Beschaffungsvorschläge, deren Artikel, Lagerort, Liefertermin und Mengeneinheit übereinstimmen, zu einer Beschaffungsanfrageposition zusammengefasst.
- Das Belegdatum ist das aktuelle Tagesdatum.
- Als zuständiger Mitarbeiter des Folgebelegs wird der dem Benutzer zugeordnete Mitarbeiter vorgeschlagen, der das Erzeugen ausgelöst hat.
- Die Belegart hat der Benutzer im Dialogfenster ausgewählt.
- Weitere Daten für die Beschaffungsanfrage werden ggf. als Vorschlagswerte aus anderen Bereichen übernommen, z. B. aus der Belegart oder den Artikel-Stammdaten.
- Nach dem Erzeugen der Beschaffungsanfragen werden die entsprechenden Beschaffungsvorschläge automatisch vom System gelöscht.
3.3.3 Aktion „Bearbeiten“
Über die Aktion „Bearbeiten“ kann der Status von ausgewählten Beschaffungsvorschlägen auf „In Bearbeitung“ geändert werden.
Auswirkungen
- Die ausgewählten Beschaffungsvorschläge erhalten den Status „In Bearbeitung“.
- Für Beschaffungsvorschläge mit der Herkunft „Beschaffungsvorschlag aus der Planung“ hat der Statuswechsel folgende Auswirkungen:
- Beschaffungsvorschläge mit den Status „In Bearbeitung“, „Freigegeben“ und „Gesperrt“ können bei der Materialbedarfsplanung berücksichtigt werden. Details lassen sich in der Materialbedarfsplanung selbst festlegen.
- Beschaffungsvorschläge mit dem Status „Erfasst“ werden im Zuge der Übertragung in die jeweilige Planung gelöscht und müssen ggf. neu erfasst oder erzeugt werden.
3.3.4 Aktion „Freigeben“
Über die Aktion „Freigeben“ kann der Status von ausgewählten Beschaffungsvorschlägen auf „Freigegeben“ geändert werden.
Auswirkungen
- Die ausgewählten Beschaffungsvorschläge erhalten den Status „Freigegeben“.
- Für Beschaffungsvorschläge mit der Herkunft „Beschaffungsvorschlag aus der Planung“ hat der Statuswechsel folgende Auswirkungen:
- Beschaffungsvorschläge mit den Status „In Bearbeitung“, „Freigegeben“ und „Gesperrt“ können bei der Materialbedarfsplanung berücksichtigt werden. Details lassen sich in der Materialbedarfsplanung selbst festlegen.
- Beschaffungsvorschläge mit dem Status „Erfasst“ werden im Zuge der Übertragung in die jeweilige Planung gelöscht und müssen ggf. neu erfasst oder erzeugt werden.
3.3.5 Aktion „Sperren“
Über die Aktion „Sperren“ kann der Status von ausgewählten Beschaffungsvorschlägen auf „Gesperrt“ geändert werden.
Auswirkungen
- Die ausgewählten Beschaffungsvorschläge erhalten den Status „Gesperrt“.
- Für Beschaffungsvorschläge mit der Herkunft „Beschaffungsvorschlag aus der Planung“ hat der Statuswechsel folgende Auswirkungen:
- Beschaffungsvorschläge mit den Status „In Bearbeitung“, „Freigegeben“ und „Gesperrt“ können bei der Materialbedarfsplanung berücksichtigt werden. Details lassen sich in der Materialbedarfsplanung selbst festlegen.
- Beschaffungsvorschläge mit dem Status „Erfasst“ werden im Zuge der Übertragung in die jeweilige Planung gelöscht und müssen ggf. neu erfasst oder erzeugt werden.
3.3.6 Aktion „Alternative Lieferanten vorschlagen“
Mit der Aktion „Alternative Lieferanten vorschlagen“ werden für jeden Vorschlag, der in der Liste im Arbeitsbereich angezeigt wird, die alternativen Lieferanten ermittelt. Für jeden alternativen Lieferant wird in der Liste im Arbeitsbereich eine weitere Zeile mit Informationen zu diesem Lieferanten angezeigt.
Alternative Lieferanten sind jene Lieferanten, die in den Artikel-Stammdaten des Artikels bezogen auf die Beschaffungsorganisation als Artikel-Lieferanten erfasst sind.
Zur Übersicht werden auch Daten, wie z. B. die Mindestbestellmenge, zum eigentlich vorgeschlagenen Lieferanten in einer separaten Zeile angezeigt.
Siehe auch dieses Kapitel: Informationen über alternative Lieferanten
3.3.7 Aktion „Alternative Lieferanten übernehmen“
Mit der Aktion „Alternative Lieferanten übernehmen“ können Vorschläge zu den ausgewählten alternativen Lieferanten erzeugt werden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, den ursprünglichen Lieferanten durch einen der alternativen Lieferanten zu ersetzen oder die Menge des Vorschlages auf mehrere Lieferanten aufzuteilen.
Voraussetzung für das Erzeugen eines Vorschlages für einen alternativen Lieferanten ist, das pro bestehendem Vorschlag nur ein alternativer Lieferant für das Erzeugen eines neuen Beschaffungsvorschlages ausgewählt ist und keine Menge für diesen festgelegt wurde.
Auswirkungen
Ist für einen alternativen Lieferanten keine Menge erfasst und die Checkbox in der Spalte „Auswahl“ nicht aktiviert, dann wird ein neuer Vorschlag in der Liste der Beschaffungsvorschläge mit der Menge 0 angezeigt. Die Zeile des ursprünglichen Beschaffungsvorschlages bleibt unberührt.
Ist für einen alternativen Lieferanten keine Menge erfasst und die Checkbox in der Spalte „Auswahl“ aktiviert, dann wird ein neuer Vorschlag in der Liste der Beschaffungsvorschläge mit derselben Menge angezeigt, die für den ursprünglichen Beschaffungsvorschlag erfasst war. Die Zeile des ursprünglichen Beschaffungsvorschlages erhält ein Löschkennzeichen.
Die neuen Beschaffungsvorschläge und die Änderungen an bestehenden Beschaffungsvorschlägen sind nicht gespeichert, sodass sie bearbeitet werden können. Beispielweise kann ein Löschkennzeichen entfernt werden oder die Aktion „Aktualisieren“ ausgeführt werden, um alle Änderungen zu verwerfen.
3.3.8 Aktion „Beschaffungsvorschläge duplizieren“
Mithilfe dieser Aktion können Sie die in der Liste im Arbeitsbereich ausgewählten Beschaffungsvorschläge duplizieren. Die neue Zeile befindet sich im Bearbeitenmodus und ist nicht gespeichert.
3.3.9 Aktion „Löschkennzeichen setzen/entfernen“
Um Beschaffungsvorschläge mit einem Löschkennzeichen versehen zu können, wählen Sie die jeweilige Zeile im Arbeitsbereich zuvor mithilfe der Checkbox in der Spalte „Auswahl“ aus. Drücken Sie danach auf die Aktion „Löschkennzeichen setzen“ in der Standard-Symbolleiste der Anwendung. Die ausgewählten Beschaffungsvorschläge werden danach mit einem Löschkennzeichen versehen. Nach dem Speichern werden sie gelöscht.
Ein bereits gesetztes Löschkennzeichen können Sie auf gleiche Weise wieder entfernen, indem Sie auf die Aktion „Löschkennzeichen entfernen“ drücken.
4 Customizing
Für die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
5 Business Entitys
Für die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Beschaffungsvorschlag
com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseRequirements
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.purchasing.OrderData
6 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
6.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
6.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
6.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ bestehen keine Besonderheiten.
6.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.