In dieser Dokumentation wird die Vorgehensweise für den Umgang mit der Anwen­dung „Daten importieren“ bezogen auf Beschaffungskontrakte beschrieben. Diese Vorgehensweisen ent­hal­ten allgemeine Anleitungsschritte und welche Besonderheiten zu berücksichtigen sind. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Daten importieren“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.

1                  Allgemeines

Der Import des Beschaffungskontraktes basiert im Wesentlichen auf dem aktuellen Datenmodell, welches in der Repository-Datenbank hinterlegt ist. Für den Datenexport stehen mehr Attribute als für den Datenimport zur Verfügung. Deshalb ist sinnvoll, für den Export und Import separate Filter festzulegen.

1:1-Beziehungen basieren im Datenmodell in der Regel auf einem technischen GUID-Attribut. Je nach Anwendungsfall kann beim Import entweder das technische GUID-Attribut verwendet werden oder der fachliche Schlüssel aus dem Ziel-Objekt (meist code oder number). Bei einigen Business Objects ist für die Umwandlung fachlicher Schlüssel zu technischem Schlüssel eine Organisation notwendig. Die jeweils relevante Organisation steht im Normalfall nicht direkt in der Import-Quelle, sondern ist über den Belegkontext vorgegeben. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel „Übersicht: Attribute “.

Sowohl in der Basis als auch in der Position eines Beschaffungskontraktes werden Hash-Code-Business-Objects referenziert. Das sind fachlich zusammen­gehö­rende Attributgruppen, die für viele Kontrakte immer wieder gleich sind und deren Wiederverwendung somit Speicherplatz in der Datenbank und im Hauptspeicher spart. Über eine spezielle Konvertierung stellen sich die Hash-Code-Business-Objects für den Export bzw. Import wie Parts dar.

Bestimmte Daten der Beschaffungskontrakte wie Hauswährungswerte, Status sowie interne Hilfsattribute können nicht importiert werden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches das geeignete Format der Importdatei ist, dann gehen Sie wie folgt vor: Erfassen Sie über die Anwendung „Beschaffungskontrakte“ ein Beispiel und exportieren Sie dieses mit dem Filter für den Import im gewünschten Format mit den gewünschten Attributen. Die so entstehende Beispieldatei lässt sich als Vorlage für die zu erzeugenden Importdateien verwenden.

Beim Import gelten die gleichen Regeln wie bei der Bearbeitung über die Anwendung. Zum Beispiel kann in einer gespeicherten Position der Artikel nicht mehr nachträglich geändert werden. Attributwerte werden ignoriert, wenn sie im aktuellen Kontext nicht übernommen werden können. Ebenso wird bei der Vorschlagswertermittlung die gleiche Logik durchlaufen, sodass sich Import und Anwendung identisch verhalten. Gleiches gilt für die Prüfungen.

2                  Vorgehensweise: Beschaffungskontrakte importieren

1. Öffnen Sie die Anwendung „Daten importieren“.
2. Lassen Sie sich den bzw. einen Filter für dieses Business Object anzeigen: cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract
   • Der Filter für den Import eines Beschaffungskontraktes wird geöffnet.
3. Duplizieren oder erfassen Sie bei Bedarf einen neuen Filter für dieses Business Object.
4. Ändern Sie bei Bedarf die bereits ausgewählten Attribute des Filters.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Daten importieren“.
   • Das Dialogfenster „Daten importieren“ wird geöffnet.
6. Im Dialogfenster „Daten importieren“ können Sie Einstellungen für die Import­datei vornehmen. Eine Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.
7. Drücken Sie einen der Buttons „Im Hintergrund“ oder „Sofort“.

• Der Import wird ausgeführt.

3                  Neue Beschaffungskontrakte erzeugen

Nachfolgend finden Sie die für den Import notwendigen Attribute für die Basis und die Positionen sowie Beispiele.

Notwendige Attribute der Basis

Die minimal notwendigen Attribute pro Basisobjekt:

Optional können Sie mithilfe des Imports auch eine Nummer (number) übergeben. In diesem Fall wird die über den Nummernkreis gemäß Art ermittelte Nummer ignoriert. Zudem muss über geeignete Konventionen dafür gesorgt werden, dass die über den Import vergebene Nummer nicht mit einer bereits vergebenen oder zukünftig automatisch zu vergebenen übereinstimmt.

Bei Bedarf können Sie zudem beim Schlüssel OrganizationAssignments eine Aufzählung der zulässigen Organisationen angeben:

Beschaffungskontrakt-Abruforganisation   OrganizationalUnit

Hinweis:

Beim Erfassen wird die Beschaffungsorganisation vorgeschlagen.

Notwendige Attribute der Positionen

Die minimal notwendigen Attribute pro Positionsobjekt:

Optional können Sie bei einer neuen Position auch eine Nummer (number) mitgeben.

Beispiel für den Typ „Menge/Termin“

Ein entsprechendes Minimal-XML für Kontrakte des Typs „Menge/Termin“ mit fachlichen Attributen und zwei Positionen hat z. B. den folgenden Inhalt:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>

<semiramis xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract” xsi:schemaLocation=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract PurchaseContract.xsd” created=”2005-12-28T07:36:29.729Z” locale=”en-US-XMLSchemaCompliant” xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance”>

<PurchaseContract xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract”>

<invoiceRecipientData>

<Partner>00000</Partner>

</invoiceRecipientData>

<Type>100</Type>

<supplierData>

<SupplierPartner>10020</SupplierPartner>

</supplierData>

<Details>

<Item>4711</Item>

<totalQuantity>

<amount>10</amount>

<Uom>St.</Uom>

</totalQuantity>

<expiryDate>2006-12-30T23:00:01.000Z</expiryDate>

</Details>

<Details>

<Item>4712</Item>

<totalQuantity>

<amount>20</amount>

<Uom>St.</Uom>

</totalQuantity>
<expiryDate>2006-12-30T23:00:01.000Z</expiryDate>

</Details>

</PurchaseContract>

</semiramis>

Beispiel für den Typ „Wert/Termin“

Ein analoges Beispiel für Kontrakte des Typs „Wert/Termin“, welches zudem Preise und Angaben für Unterlieferung und Überlieferung enthält, hat z. B. den folgenden Inhalt[1]:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>

<semiramis xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract” xsi:schemaLocation=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract PurchaseContract.xsd” created=”2005-12-28T07:36:29.729Z” locale=”en-US-XMLSchemaCompliant” xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance”>

<PurchaseContract xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract”>

<invoiceRecipientData>

<Partner>00000</Partner>

</invoiceRecipientData>

<Type>200</Type>

<supplierData>

<SupplierPartner>10020</SupplierPartner>

</supplierData>

<Details>

<Item>4711</Item>

<values>

<grossValue>

<amount>10000.000000</amount>

<Currency>EUR</Currency>

</grossValue>

</values>

<grossPrice>

<amount>10.000000</amount>

<Currency>EUR</Currency>

</grossPrice>
<expiryDate>2006-12-30T23:00:01.000Z</expiryDate>

<underDeliveryLimit>1.0000</underDeliveryLimit>
<overDeliveryLimit>2.0000</overDeliveryLimit>

</Details>

<Details>

<Item>4712</Item>

<values>

<grossValue>

<amount>20000.000000</amount>

<Currency>EUR</Currency>

</grossValue>

</values>

<grossPrice>

<amount>20.000000</amount>

<Currency>EUR</Currency>

</grossPrice>
<expiryDate>2006-12-30T23:00:01.000Z</expiryDate>

<underDeliveryLimit>3.0000</underDeliveryLimit>
<overDeliveryLimit>4.0000</overDeliveryLimit>

</Details>

</PurchaseContract>
</semiramis>

Bei den Typen „Fixe Menge“ und „Fixer Wert“ wird die Angabe des Wertes expiryDate ignoriert.

Die restlichen benötigten Attribute werden in diesen Beispielen jeweils über die Vorschlagswerte gemäß Stammdaten hinzugefügt.

Sie können darüber hinaus weitere Werte importieren und statt der fachlichen Attribute auch technische verwenden. Eine Auflistung der Attribute finden Sie in Kapitel „Übersicht: Attribute “.

4                  Besonderheiten bei der Bearbeitung eines Kontraktes

Bei der Bearbeitung eines vorhandenen Kontraktes müssen Sie Folgendes beachten: Beim Importieren von Beschaffungskontrakten in Multi-Site-Systemen und Single-Site-Systemen mit aktivierten inhaltsbezogenen Berechtigungen wird zwingend eine Beschaffungsorganisation benötigt. Beim Bearbeiten eines vorhandenen Kontraktes ergibt sich die Beschaffungsorganisation immer aus dem in der Datenbank gespeicherten Beleg. Eine evtl. abweichende Beschaffungsorganisation in der Import-Quelle wird in diesem Fall ignoriert.

Für das Auffinden eines in der Datenbank gespeicherten Beschaffungskontraktes wird entweder seine technische Identifikation (PurchaseContract:guid) oder seine fachliche Identifikation (Type [oder type] und number) benötigt.

Bei den Abruforganisationen können sämtliche Möglichkeiten des Imports – also insbesondere auch Löschen – verwendet werden. Auch dafür wird für das Auffinden des gespeicherten Partners ausschließlich die fachliche Identifikation (Partner-Identifikation) benötigt.

Bei den Positionen können sämtliche Möglichkeiten des Imports – also insbesondere auch Löschen – verwendet werden. Auch dafür wird für das Auffinden einer gespeicherten Position entweder die technische Identifikation (PurchaseContractDetail:guid) oder die fachliche Identifikation (number) benötigt.

Änderungen über den Import sind nur dann möglich, wenn keine Prüfung das verhindert.

5                  Automatische Freigabe nach dem Import

Sofern der Import erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie einen bearbeiteten Beschaffungskontrakt automatisch nach dem Import freigeben lassen. Diese Möglichkeit ist insbesondere in Kombination mit dem Eröffnungsstatus „In Bearbeitung“ (siehe Art) sinnvoll. So verhindern Sie, dass ein noch nicht vollständig importierter Beschaffungskontrakt bereits in Folgebelegen verwendet werden kann. Während der Freigabe hat der Beschaffungskontrakt den Status „Ungültig“, sodass der Beschaffungskontrakt auch in diesem Schritt nicht verwendet werden kann.

Für diese Funktionalität müssen Sie für die relevante Instanz das virtuelle Basis-Attribut autoRelease auf den Wert true setzen.

Ist diese Funktion aktiviert und bestehen keine sonstigen Fehler, dann wird im Meldungsprotokoll eine zusätzliche Informationsmeldung mit dem Hinweis ausgegeben, dass der Beschaffungskontrakt automatisch freigegeben wurde. War dies nicht möglich, dann wird eine Warnung ausgegeben.

6                  Tipps für die Altdatenübernahme

Wenn Sie den Import für die Altdatenübernahme benutzen möchten, dann ist Folgendes hilfreich:

Stellen Sie sicher, dass alle Stammdaten korrekt übernommen wurden. Damit vermeiden Sie eine unnötige Fehlerbearbeitung bei den Kontrakten.

7                  Übersicht: Attribute

Nachfolgend sind die Attribute der einzelnen Business Objects aufgeführt, die für den Import zur Verfügung stehen. Bei Fremdschlüsselattributen steht zusätzlich der entsprechende Beziehungsname dabei. Die Identifikations- und Pflichtfelder sind Änderungen unterworfen und können durch Anpassungen erweitert werden.

Bei einigen Business Objects ist für die Umwandlung fachlicher Schlüssel zu technischem Schlüssel eine Organisation notwendig. Bei den Attributlisten ist dies über die folgenden Anmerkungen in der Spalte „Attribut“ gekennzeichnet.

• Beschaffungsorganisation           (immer gemäß Basis)
• Firma                                         (immer gemäß Basis)

Die Identifikationsattribute (Key Attribute) werden zudem über ein (K) gekennzeichnet.

7.1             Basisdaten

7.1.1         Beschaffungskontrakt (PurchaseContract)

7.1.2         Abrufende Organisationen (PurchaseContractOrganizationAssignment)

7.1.3         Lieferantendaten (supplierData, deliverySupplierData, invoiceSupplierData)

Die Lieferantendaten in den folgenden Verwendungen sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar. Das gleiche gilt für die Adressdaten.

Analog zu den technischen Attributnamen wurden die folgenden Part-Namen vergeben:

• supplierData Lieferant
• deliverySupplierData Lieferpartner
• invoiceSupplierData Rechnungssteller

Die folgenden Attribute bestehen demnach pro Verwendung jeweils einmal.

7.1.4         Lieferdaten (deliveryData)

Die Lieferdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

7.1.5         Rechnungsdaten (invoicingData)

Einige Rechnungsdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

7.1.6         Auftragslieferdaten (orderDeliveryData)

Die Auftragslieferdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

7.1.7         Texte (TextAssignments)

text

Das folgende Beispiel enthält zwei Basistexte. Der Kopftext referenziert den Textbaustein „TXT1“, und der zweite Text enthält einen freien Fußtext für die Sprachen de und en:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>

<semiramis xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract” xsi:schemaLocation=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract PurchaseContract.xsd” created=”2005-12-28T07:36:29.729Z” locale=”en-US-XMLSchemaCompliant” xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance”>

<PurchaseContract xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract”>

<invoiceRecipientData>

<Partner>00000</Partner>

</invoiceRecipientData>

<Type>100</Type>

<supplierData>

<SupplierPartner>10020</SupplierPartner>

</supplierData>

<TextAssignments>

<code>TXT1</code>

<sequence>10</sequence>

<document index=”0″>PURCHASE_CONTRACT</document>

<type>HEADER</type>

</TextAssignments>

<TextAssignments>

<code></code>

<sequence>20</sequence>

<document index=”0″>PURCHASE_CONTRACT</document>

<type>FOOTER</type>

<text>

<language>de</language>

<text>Dies ist ein Beispieltext.</text>

<contentType>text/plain</contentType>

</text>

<text>

<language>en</language>

<text>This is an example text.</text>

<contentType>text/plain</contentType>

</text>

</TextAssignments>
</PurchaseContract>
</semiramis>

Bei den Texten können Sie auch diverse Formatierungen verwenden. Benötigen Sie Beispiele für konkrete Formatierungen, dann erfassen Sie am besten einen Musterbeleg mit den gewünschten Textformatierungen und exportieren diesen.

Hinweis:

Normalerweise werden Texte aus der Importdatei importiert und evtl. Vorschlagswerte aus den Partner-Stammdaten usw. ignoriert. Hat die Server-Property com.cisag.app.general.order.bi.applyAllwaysTextDefaults den Wert true, dann werden in jedem Fall die Vorschlagswerte ermittelt und mit den ggf. in der Importdatei vorhandenen Texten kombiniert. Hierbei ist zum einen zu beachten, dass die Nummern der Textzeilen passend gewählt sein müssen und dass zum anderen im Ergebnis nur eine Text-Zeile mit einem Artikeltext entsteht.

7.2             Positionsdaten: Beschaffungskontrakt­positionen (PurchaseContractDetail)

[1] Die Angabe des Wertes values.grossValue.Currency bzw. grossPrice.Currency dient hier nur zur Information und ist nicht erforderlich. Die Währung der Kontraktbasis wird immer verwendet.

[2] Mit den Attributen confirmationRequired und confirmationRequiredUsed können Sie die folgenden drei Zustände ausdrücken:

• keine Angabe im Kontrakt:

confirmationRequiredUsed  : false

confirmationRequired      : false

• Auftragsbestätigung erforderlich:

confirmationRequiredUsed  : true

confirmationRequired      : true

• Auftragsbestätigung nicht erforderlich:

confirmationRequiredUsed  : true

confirmationRequired      : false

   Hinweis:

   Sofern das Attribut confirmationRequired den Wert true hat, wird das Attribut confirmationRequiredUsed automatisch auf true gesetzt.