In diesem Dokument werden die anwendungsbezogenen Aktionen beschrieben, die in der Anwendung „Beschaffungskontrakte“ zur Verfügung stehen.
Die Felder der Anwendung „Beschaffungskontrakte“ werden in dieser Dokumentation beschrieben: Beschaffungskontrakte
Anleitungen für den Umgang mit der Anwendung „Beschaffungskontrakte“, z. B. wie Sie Beschaffungskontrakte erfassen und bearbeiten, finden Sie in diesem Dokument: Vorgehensweisen: Beschaffungskontrakte
1 Aktionen zur Bearbeitung
Die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Aktionen dienen zur Bearbeitung eines Beschaffungskontraktes.
1.1 Standardaktionen
Die Standardaktionen „Neu“, „Basis duplizieren“, „Aktualisieren“, „Prüfen“, „Speichern“, „Löschen“ sowie das Zusammenspiel zwischen Positionstabelle und Positionseditor sind in dieser Dokumentation beschrieben: Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung
1.2 Aus Angebot erzeugen
Über die Aktion „Aus Angebot erzeugen“ unter dem Neu-Menübutton in der Standard-Symbolleiste kann aus einem Beschaffungsangebot ein Beschaffungskontrakt erzeugt werden.
Voraussetzungen
Diese Aktion steht für den Kontrakttyp „Konsignation“ nicht zur Verfügung.
Sets, Naturalrabatte und Pseudo-Artikel können in Beschaffungskontrakten nicht verwendet werden. Solche Positionen werden nach der Bestätigung einer entsprechenden Warnung ausgeschlossen.
Auswirkungen
Das System erzeugt einen neuen Beschaffungskontrakt auf der Basis des ausgewählten Angebots. Aus dem Angebot werden dabei der Lieferant und die Währung in die Kontraktbasis sowie die Positionen in die Positionstabelle übernommen. Fehlende Daten werden aus der Beschaffungs-Kontraktart und den Lieferanten- oder Artikel-Stammdaten herangezogen.
Bei der Übernahme der Angebotspositionen in den Beschaffungskontrakt haben Sie die Wahl zwischen Einzelübernahme und Gesamtübernahme:
- Einzelübernahme
Die Einzelübernahme aktivieren Sie mithilfe der Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“. Ist sie aktiviert, dann wird die Angebotsposition als neue Kontraktposition zunächst in den Positionseditor übernommen. Sie können sie bearbeiten und müssen sie in die Positionstabelle des Beschaffungskontraktes übernehmen.
Bei der Einzelübernahme von Positionen stehen Ihnen im Positionseditor weitere Buttons zur Bearbeitung der Positionen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung
- Gesamtübernahme
Ist die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“ nicht aktiviert, dann erfolgt die Gesamtübernahme. Dabei werden alle Angebotspositionen in einem Schritt in den Kontrakt als neue Positionen in die Positionstabelle übernommen und der Kontrakt wird sofort gespeichert. Danach sind bestimmte Daten, wie z. B. die Artikel-Identifikation einer Position, nicht mehr änderbar. Tritt beim Übernehmen ein Fehler auf, dann wechselt das System automatisch in den Modus der Einzelübernahme.
Zwischen der Kontraktbasis und der Angebotsbasis und zwischen den Angebotspositionen und den korrespondierenden Kontraktpositionen wird eine Belegkettenbeziehung erzeugt.
Hinweis:
Beachten Sie bitte, dass im Gegensatz zu der gleichnamigen Aktion im Beschaffungsauftrag in diesem Fall keinerlei Status-Änderungen an das Angebot weitergeleitet werden. Allerdings können Sie bei Bedarf die Funktion „Angebotspositionen erledigen“ nutzen.
1.3 Allgemeinen Status ändern
Über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie den Allgemeinen Status des Beschaffungskontraktes ändern. Den Status einzelner Kontraktpositionen können Sie auch alternativ über den Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors ändern.
Eine Beschreibung der folgenden Aktionen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen
Weitere Informationen zur Bedeutung und zu den Auswirkungen des Allgemeinen Status des Kontraktes und der einzelnen Kontraktpositionen finden Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungskontrakte
1.3.1 Freigeben
Über die Aktion „Freigeben“ in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button können Sie den gesamten Beleg inklusive aller Positionen freigeben.
Führen Sie dazu die Aktion „Freigeben“ für einen gespeicherten Beleg aus und die Belegbasis sowie alle Positionen werden in den Status „Freigegeben“ überführt.
1.3.2 Positionen freigeben
Über die Aktion „Positionen freigeben…“ in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button können Sie zum einen die Basis und optional auch alle oder ausgewählte Positionen freigeben.
1.3.3 Sperren
Sofern die Belegbasis nicht im Status „Erledigt“ und nicht im Status „Ungültig“ ist, können Sie den gesamten Beleg inklusive aller Positionen sperren.
Führen Sie dazu die Aktion „Sperren“ in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button für einen gespeicherten Beleg aus und die Belegbasis sowie alle Positionen werden in den Status „Gesperrt“ überführt.
1.3.4 Positionen sperren
Sofern die Belegbasis nicht im Status „Erledigt“ ist, steht Ihnen in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button die Aktion „Sperren“ zur Verfügung.
Die im Positionseditor geöffnete Position wird durch das Ausführen der Aktion sowohl im Positionseditor als auch in der Positionstabelle sofort in den Status „Gesperrt“ überführt. Der Beleg muss für diese Aktion nicht gespeichert sein.
1.3.5 Positionen erledigen
Über die Aktion „Positionen erledigen…“ in der Standard-Symbolleiste können Sie alle oder ausgewählte Positionen erledigen. Sofern dann alle Positionen erledigt sind, wechselt auch die Belegbasis in den Status „Erledigt“.
1.3.6 Freigeben (Positionseditor)
Sofern die Belegbasis im Status „Freigegeben“ ist, steht Ihnen für eine Position in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button die Aktion „Freigeben“ zur Verfügung.
Die im Positionseditor geöffnete Position wird durch das Ausführen der Aktion sowohl im Positionseditor als auch in der Positionstabelle sofort in den Status „Freigegeben“ überführt. Der Beleg muss für diese Aktion nicht gespeichert sein.
1.3.7 Sperren (Positionseditor)
Sofern die Belegbasis nicht im Status „Erledigt“ ist, steht Ihnen in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button die Aktion „Sperren“ zur Verfügung.
Die im Positionseditor geöffnete Position wird durch das Ausführen der Aktion sowohl im Positionseditor als auch in der Positionstabelle sofort in den Status „Gesperrt“ überführt. Der Beleg muss für diese Aktion nicht gespeichert sein.
1.4 Positionen suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)
In diversen Beleg-Anwendungen, wie z. B. in Beschaffungsanfragen, -angeboten, -aufträgen oder Vertriebsaufträgen, Verteilaufträgen usw., können Sie mithilfe der Aktion „Positionen suchen und hinzufügen…“ geeignete Positionen aus anderen Belegen suchen und diese dem Zielbeleg hinzufügen. Der Ursprungsbeleg, in dem die Position gesucht wird, kann den gleichen Belegtyp haben wie der Zielbeleg. Zusätzlich stehen auch andere Belegtypen als Quelle zur Verfügung.
Anders als bei der Funktion „Duplizieren“ im Positionseditor, werden bei der Übernahme einer Position aus einem Ursprungsbeleg nur ausgewählte Daten wie beispielsweise die Artikelidentifikation und Menge aus der Ursprungsbelegposition übernommen.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Positionen suchen und hinzufügen
1.5 Artikel suchen und hinzufügen (Positionstabelle)
Mit der Aktion „Artikel suchen und hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionstabelle können Sie mithilfe der Suche nach Beschaffungs-Artikeln, Lieferanten-Artikeln oder ggf. Artikelmerkmalen neue Positionen zu dem Beschaffungskontrakt hinzufügen.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Artikel suchen und hinzufügen
1.6 Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)
Mithilfe der Aktion „Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionstabelle wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie nach Varianten-Artikeln zu einem Referenz-Artikel suchen und für die gewünschten Varianten-Artikel jeweils eine Gesamtmenge erfassen. Wählen Sie anschließend die Aktion „Gesamt übernehmen“, dann werden automatisch neue Grundpositionen für die Positionstabelle des Beleges erzeugt und gespeichert, wenn keine Meldungen das Speichern verhindern. Im Fall auftretender Meldungen erfolgt die Übernahme mithilfe des Positionseditors.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen
1.7 Preis ermitteln (Positionseditor)
Mit der Aktion „Preis ermitteln…“ in der Symbolleiste des Positionseditors können Sie für eine erfasste Kontraktposition vom System einen Preis ermitteln lassen.
Voraussetzungen
- Im Positionseditor ist eine bestehende Position geöffnet oder eine neue wird erfasst.
- Damit das System für einen Artikel einen Preis ermitteln kann, müssen mindestens eine Preis-Listung und eine Preisliste im System vorhanden sein, auf die Folgendes zutrifft:
- Zum betroffenen Artikel sind Daten enthalten.
- Der Lieferant und die Währung entsprechen den im Kontrakt erfassten Daten (Kontraktpartner, Währung des Rechnungsstellers).
Auswirkungen
Das System ermittelt einen Preis für die erfasste Menge des Artikels in der im Positionseditor geöffneten Kontraktposition. Das System zieht dazu die hinterlegte Preis-Listung inkl. der darin enthaltenen Preislisten heran und sucht einen gültigen Artikelpreis zum Bezugsdatum und zum Berechnungszeitpunkt für den festgelegten Partner.
Ergebnis der Preisermittlung:
- Preis wurde ermittelt
Der ermittelte Preis wird in das Feld „Preis“ der Kontraktposition übernommen.
- Preis wurde nicht ermittelt
Kann das System anhand der erfassten Daten keinen Preis für den Artikel ermitteln, dann wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Preislisten, die der ausgewählten Preis-Listung zugeordnet sind, keinen Eintrag für den Artikel enthalten.
Hinweis:
Ändern Sie in diesem Fall bei Bedarf die Daten für die Preisermittlung und führen die Aktion erneut aus.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Dokument: Einführung: Beschaffungspreise
2 Kontraktbestätigung ausgeben…
Mithilfe der Aktion „Kontraktbestätigung ausgeben…“ geben Sie das Belegdokument „Kontraktbestätigung“ aus.
Bei jedem Ausführen dieser Aktion gibt das System eine Kontraktbestätigung aus. Die Kontraktbestätigung wird mit dem erfassten Belegdatum auf dem gemäß Kontrakt ermitteltem bzw. festgelegtem Ausgabemedium und mit dem Format gemäß im Kontrakt hinterlegter bzw. gewählter Belegdokument-Vorlage ausgegeben.
Das Belegdokument wird in der Korrespondenzsprache des Kontraktpartners ausgegeben.
3 Abgelaufene Terminkontrakte erledigen
Sie können abgelaufene Terminkontrakte mithilfe der Hintergrund-Anwendung „Abgelaufene Beschaffungskontrakte erledigen“ erledigen.
Bei terminabhängigen Kontrakten wird der Status „Erledigt“ nicht automatisch vom System vergeben. Der Benutzer kann mithilfe dieser Hintergrund-Anwendung bei Bedarf eine Prüfung des Systems auslösen. Dabei vergleicht das System den Termin aller noch nicht erledigter Positionen aller Terminkontrakte mit dem aktuellen Datum und vergibt dann den Status „Erledigt“, wenn der Termin bereits abgelaufen ist. Falls anschließend bei einem davon betroffenen Kontrakt alle Positionen erledigt sind, dann wechselt auch die dazugehörende Belegbasis auf den Status „Erledigt“.
Hinweis:
Kontrakte dieser Kontrakttypen werden berücksichtigt:
- Fixer Termin
- Konsignation
- Menge/Termin
- Wert/Termin