In dieser Dokumentation werden Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung „Daten importieren“ bezogen auf Beschaffungsaufträge beschrieben. Diese Vorgehensweisen enthalten allgemeine Anleitungsschritte und welche Besonderheiten zu berücksichtigen sind. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Daten importieren“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.

1                  Allgemeines

Der Import eines Beschaffungsauftrages basiert im Wesentlichen auf dem aktuellen Datenmodell, welches in der Repository-Datenbank hinterlegt ist. Für den Datenexport stehen mehr Attribute als für den Datenimport zur Verfügung. Deshalb ist sinnvoll, für den Export und Import separate Filter festzulegen.

1:1-Beziehungen basieren im Datenmodell in der Regel auf einem technischen GUID-Attribut. Je nach Anwendungsfall kann beim Import entweder das technische GUID-Attribut verwendet werden oder der fachliche Schlüssel aus dem Ziel-Objekt (meist code oder number). Bei einigen Business Objects ist für die Umwandlung fachlicher Schlüssel zu technischem Schlüssel eine Organisation notwendig. Die jeweils relevante „Organisation“ steht im Normalfall nicht direkt in der Import-Quelle, sondern ist über den Belegkontext vorgegeben. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel „Übersicht: Attribute“.

Sowohl in der Basis als auch in der Posi­tion eines Beschaffungsauftrages werden Hash-Code-Business-Objects referenziert. Dies sind fachlich zusammengehörende Attributgruppen, die für viele Belege immer wieder gleich sind und deren Wiederverwendung somit Speicherplatz in der Datenbank und im Hauptspeicher spart. Über eine spezielle Konvertierung stellen sich diese Hash-Code-Business-Objects für den Export bzw. Import wie Parts dar.

Bestimmte Daten der Beschaffungsaufträge wie Dispositionsmengen, gelieferte/fakturierte Mengen, Hauswährungswerte, Status sowie interne Hilfsattribute können nicht importiert werden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches das geeignete Format der Importdatei ist, dann gehen Sie wie folgt vor: Erfassen Sie über die Anwendung „Beschaffungsaufträge“ einen Beispiel-Beleg und exportieren Sie diesen mit dem Filter für den Import im gewünschten Format mit den gewünschten Attributen. Die so entstehende Beispieldatei lässt sich als Vorlage für die zu erzeugenden Importdateien verwenden.

Beim Import gelten die gleichen Regeln wie bei der Bearbeitung über die Anwendung. Zum Beispiel kann in einer gespeicherten Position der Artikel nicht mehr nachträglich geändert werden. Attributwerte werden ignoriert, wenn sie im aktuellen Kontext nicht übernommen werden können. Ebenso wird bei der Vorschlagswertermittlung die gleiche Logik durchlaufen, sodass sich Import und Anwendung identisch verhalten. Gleiches gilt für die Prüfungen.

2                  Vorgehensweise: Beschaffungs­aufträge importieren

1. Öffnen Sie die Anwendung „Daten importieren“.
2. Lassen Sie sich den bzw. einen Filter für dieses Business Object anzeigen: cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrder

• Der Filter für den Import von Beschaffungsaufträgen wird geöffnet.

3. Duplizieren oder erfassen Sie bei Bedarf einen neuen Filter für dieses Business Object.
4. Ändern Sie bei Bedarf die bereits ausgewählten Attribute des Filters.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Daten importieren“.

• Das Dialogfenster „Daten importieren“ wird geöffnet.

6. Im Dialogfenster „Daten importieren“ können Sie Einstellungen für die Importdatei vornehmen. Eine Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.
7. Drücken Sie einen der Buttons „Im Hintergrund“ oder „Sofort“

• Der Import wird ausgeführt.

3                  Neue Beschaffungsaufträge erzeugen

Die minimal notwendigen Attribute pro Basisobjekt:

Optional können Sie mithilfe des Imports auch die Nummer (number) übergeben. In diesem Fall wird die über den Nummernkreis gemäß Art ermittelte Nummer ignoriert. Zudem muss über geeignete Konventionen dafür gesorgt werden, dass die über den Import vergebene Nummer nicht mit einer bereits vergebenen oder zukünftig automatisch zu vergebenen übereinstimmt.

Die minimal notwendigen Attribute pro Positionsobjekt:

Optional können Sie mithilfe des Imports einer Position auch eine Nummer (number) mitgeben.

Ein entsprechendes Minimal-XML mit fachlichen Attributen und zwei Positionen hat z. B. den folgenden Inhalt:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>

<semiramis xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrder” xsi:schemaLocation=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrder PurchaseOrder.xsd” created=”2005-02-01T15:24:40.390Z” locale=”en-US-XMLSchemaCompliant” xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance”>

<PurchaseOrder xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrder”>

<invoiceRecipientData>

<Partner>00000</Partner>

</invoiceRecipientData>

<Type>100</Type>

<supplierData>

<SupplierPartner>100300A</SupplierPartner>

</supplierData>

<Details>

<Item>TSTA0</Item>

<totalQuantity>

<amount>10</amount>

<Uom>St.</Uom>

</totalQuantity>

<priceOriginType>DEFINITION</priceOriginType>

<grossPrice>

<amount>1.000000</amount>

<Currency>EUR</Currency>

</grossPrice>

</Details>

<Details>

<Item>TSTA1</Item>

<totalQuantity>

<amount>20</amount>

<Uom>St.</Uom>

</totalQuantity>

<priceOriginType>DEFINITION</priceOriginType>

<grossPrice>

<amount>2.000000</amount>

<Currency>EUR</Currency>

</grossPrice>

</Details>

</PurchaseOrder>

</semiramis>

Die restlichen Attribute werden in diesem Beispiel über die Vorschlagswerte gemäß Stammdaten etc. hinzugefügt.

Sie können darüber hinaus weitere Werte importieren und statt der fachlichen Attribute auch technische verwenden. Eine Auflistung der Attribute finden Sie im Kapitel „Übersicht: Attribute“.

Hinweis:

Eine vom Basiswert abweichende Währung beim Bruttopreis wird ignoriert.

Wird eine Position erzeugt, dann kann sie nicht mit demselben Import storniert werden (der Fall „canceled==true“ steht nicht zur Verfügung). Möchten Sie eine neue Position stornieren, dann müssen Sie zwei Importe durchführen. Im ersten erzeugen Sie die Position mit allen Daten (ohne das Attribut canceled) und im zweiten stornieren Sie die Position, indem sie das Attribut canceled auf true setzen. Beachten Sie, dass im zweiten Import jede weitere Änderung an dieser Position ignoriert wird.

4                  Besonderheiten bei der Bearbeitung eines Auftrages

Bei der Bearbeitung eines vorhandenen Auftrages müssen Sie Folgendes beachten: Beim Importieren von Beschaffungsaufträgen in Multi-Site-Systemen und Single-Site-Systemen mit aktivierten inhaltsbezogenen Berechtigungen wird zwingend eine Beschaffungsorganisation benötigt. Beim Bearbeiten eines vorhandenen Auftrages ergibt sich die Beschaffungsorganisation immer aus dem in der Datenbank gespeicherten Beleg. Eine evtl. abweichende Beschaffungsorganisation in der Import-Quelle wird in diesem Fall ignoriert.

Für das Auffinden eines in der Datenbank gespeicherten Beschaffungsauftrages wird entweder seine technische Identifikation (PurchaseOrder:guid) oder seine fachliche Identifikation (Type [oder type] und number) benötigt.

Bei den Positionen können sämtliche Möglichkeiten des Imports – also insbesondere auch Löschen – verwendet werden. Auch dazu wird für das Auffinden einer gespeicherten Position entweder die technische Identifikation (PurchaseOrderDetail:guid) oder die fachliche Identifikation (number) benötigt.

Änderungen über den Import sind nur dann möglich, wenn keine Prüfung dies verhindert.

Für stornierte Positionen und für Positionen, die beim Importieren storniert werden (Attribut canceled wird auf true gesetzt), werden keine weiteren Daten aus der Importdatei übernommen.

Wird für eine Detailposition das Stornokennzeichen entfernt, dann wird auch für die dazugehörige Grundposition das Stornokennzeichen entfernt. Hierbei ist zu beachten, dass die Werte der Grundposition nicht aus der Importdatei übernommen werden. Sie können jedoch Daten für die Grundposition als zusätzlichen Block nach den Detailpositionen aufführen.

Mit folgender XML-Datei wird z. B. in der Detailposition 10-10 des Beschaffungsauftrages 100-123456789 die Stornierung aufgehoben und gleichzeitig in der Grundposition das Feld „Bezug“ auf den Text „abc“ gesetzt:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>

<semiramis xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrder” xsi:schemaLocation=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrder PurchaseOrder.xsd” created=”2006-09-25T13:15:18.028Z” locale=”en-US-XMLSchemaCompliant” xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance” nlsMode=”MULTI_LANGUAGE” dateTimeMode=”COMPACT”>

<PurchaseOrder xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrder”>

<number>123456789</number>

<Type>

<code>100</code>

</Type>

<Details>

<number>10</number>

<SubDetails>

<number>10</number>

<subNumber>10</subNumber>

<canceled>false</canceled>

</SubDetails>

</Details>

<Details>

<number>10</number>

<reference>abc</reference>

</Details>

</PurchaseOrder>

</semiramis>

Alternativ können Sie auch für die Grundposition die Stornierung aufheben, wodurch allerdings automatisch bei allen Detailpositionen dieser Position das Stornokennzeichen entfernt wird.

5                  Automatische Freigabe nach dem Import

Sofern der Import erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie einen bearbeiteten Beschaffungsauftrag automatisch nach dem Import freigeben lassen. Diese Möglichkeit ist insbesondere in Kombination mit dem Eröffnungsstatus „In Bearbeitung“ (siehe Art) sinnvoll. So verhindern Sie, dass ein noch nicht vollständig importierter Beschaffungsauftrag bereits in Folgebelegen verwendet werden kann. Während der Freigabe hat der Beschaffungsauftrag den Status „Ungültig“, sodass der Beschaffungsauftrag auch in diesem Schritt nicht verwendet werden kann.

Für diese Funktionalität müssen Sie für die relevante Instanz das virtuelle Basis-Attribut autoRelease auf den Wert true setzen.

Ist diese Funktion aktiviert und bestehen keine sonstigen Fehler, dann wird im Meldungsprotokoll eine zusätzliche Informationsmeldung mit dem Hinweis ausgegeben, dass der Beschaffungsauftrag automatisch freigegeben wurde. War dies nicht möglich, dann wird eine Warnung ausgegeben.

6                  Tipps für die Altdatenübernahme

Für den Import von Altdaten haben wir folgende Tipps:

• Stellen Sie sicher, dass alle Stammdaten korrekt übernommen wurden. Damit vermeiden Sie eine unnötige Fehlerbearbeitung bei den Aufträgen.
• Stellen Sie – wenigstens temporär für die Datenübernahme – die Funktionen in der Anwendung „Customizing“ und den relevanten Arten so ein, dass eine möglichst hohe Importgeschwindigkeit erreicht wird.

Das Schreiben der temporären Verfügbarkeitssätze ist beim Import automatisch deaktiviert – also selbst dann, wenn die Funktion in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist.

• Möchten Sie beim Import die Ermittlung neuer Preise und Rabatte vermeiden, dann schalten Sie die entsprechende Herkunft auf „Manuell“ und übernehmen Sie die Werte direkt aus dem Quell-System.
• Deaktivieren Sie die automatische Kontraktauswahl.
• Die gelieferte und fakturierte Menge können Sie mithilfe des Imports nicht beeinflussen. Deshalb ist sinnvoll, wenn Sie im Altsystem alle Wareneingänge abschließen und fakturieren. Offene Liefermengen für noch nicht erledigte Aufträge können Sie dann als Gesamt­menge in die neuen Positionen des Ziel-Systems importieren. Ausstehende Wareneingänge, Rechnungen etc. können Sie danach im neuen System erfassen und buchen.

7                  Übersicht: Attribute

Nachfolgend sind die Attribute der einzelnen Business Objects aufgeführt, die für den Import zur Verfügung stehen. Bei Fremdschlüsselattributen steht zusätzlich der entsprechende Beziehungsname dabei. Die Identifikations- und Pflichtfelder sind Änderungen unterworfen und können durch Anpassungen erweitert werden.

Bei einigen Business Objects ist für die Umwandlung fachlicher Schlüssel zu technischem Schlüssel eine Organisation notwendig. Bei den Attributlisten ist dies über die folgenden Anmerkungen in der Spalte „Attribut“ gekennzeichnet.

• Beschaffungsorganisation (immer gemäß Basis)
• Firma (immer gemäß Basis)
• Land zur Firma (immer gemäß Basis)
• Lagerlogistikorganisation (gemäß Basis oder Position)

Die Identifikationsattribute (Key Attribute) werden über ein (K) gekennzeichnet.

7.1             Basisdaten

7.1.1         Beschaffungsauftrag (PurchaseOrder)

7.1.2         Lieferantendaten (supplierData, deliverySupplierData, invoiceSupplierData)

Die Lieferantendaten in den folgenden Verwendungen sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar. Das gleiche gilt für die Adressdaten. Analog zu den technischen Attributnamen wurden die folgenden Part-Namen vergeben:

• supplierData Lieferant
• deliverySupplierData Lieferpartner
• invoiceSupplierData Rechnungssteller

Die folgenden Attribute bestehen demnach pro Verwendung jeweils nur einmal.

7.1.3         Intrastat-Daten (intrastatData)

Die Intrastat-Daten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

7.1.4         Lieferdaten (deliveryData)

Die Lieferdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

7.1.5         Rechnungsdaten (invoicingData)

Einige Rechnungsdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

7.1.6         Auftragslieferdaten (orderDeliveryData)

Die Auftragslieferdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

7.1.7         Ausgabeeinstellungen (outputSettings)

Die Ausgabeeinstellungen sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

7.1.8         Texte (TextAssignments)

text

Das folgende Beispiel enthält zwei Basistexte. Der Kopftext referenziert den Textbaustein „TXT1“ und der zweite Text enthält einen freien Fußtext für die Sprachen de und en:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>

<semiramis xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrder ” xsi:schemaLocation=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrder PurchaseOrder.xsd” created=”2005-12-28T07:36:29.729Z” locale=”en-US-XMLSchemaCompliant” xmlns:xsi=”http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance”>

<PurchaseOrder xmlns=”com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrder”>

<invoiceRecipientData>

<Partner>00000</Partner>

</invoiceRecipientData>
<Type>100</Type>

<supplierData>

<SupplierPartner>10020</SupplierPartner>

</supplierData>
<TextAssignments>

<code>TXT1</code>

<sequence>10</sequence>

<document index=”0″>PURCHASE_ORDER</document>
<document index=”1″>DELIVERY_DUN</document>
<document index=”2″>RETURN_OF_GOODS</document>

<type>HEADER</type>

</TextAssignments>

<TextAssignments>

<code></code>

<sequence>20</sequence>
<document index=”0″>PURCHASE_ORDER</document>
<document index=”1″>DELIVERY_DUN</document>
<document index=”2″>RETURN_OF_GOODS</document>

<type>FOOTER</type>

<text>

<language>de</language>

<text>Dies ist ein Beispieltext.</text>

<contentType>text/plain</contentType>

</text>

<text>

<language>en</language>

<text>This is an example text.</text>

<contentType>text/plain</contentType>

</text>

</TextAssignments>
</PurchaseOrder>
</semiramis>

Bei den Texten können Sie auch diverse Formatierungen verwenden. Benötigen Sie Beispiele für konkrete Formatierungen, dann erfassen Sie am besten einen Musterbeleg mit den gewünschten Textformatierungen und exportieren diesen.

Hinweis:

Normalerweise werden Texte aus der Importdatei importiert und evtl. Vorschlagswerte aus den Partner-Stammdaten usw. ignoriert. Hat die Server-Property com.cisag.app.general.order.bi.applyAllwaysTextDefaults den Wert true, dann werden in jedem Fall die Vorschlagswerte ermittelt und mit den ggf. in der Importdatei vorhandenen Texten kombiniert. Hierbei ist zum einen zu beachten, dass die Nummern der Textzeilen passend gewählt sein müssen und dass zum anderen im Ergebnis nur eine Text-Zeile mit einem Artikeltext entsteht.

7.2             Positionsdaten (Grundpositionen)

7.2.1         Beschaffungsauftragspositionen (PurchaseOrderDetail)

7.2.2         Lieferantendaten (deliverySupplierData)

Die Attribute entsprechen denen in der Basis. Siehe dieses Kapitel:  Lieferantendaten (supplierData, deliverySupplierData, invoiceSupplierData)

7.2.3         Intrastat-Daten (intrastatData)

Die Attribute entsprechen denen in der Basis. Siehe dieses Kapitel: Intrastat-Daten (intrastatData)

7.2.4         Lieferdaten (deliveryData)

Die Lieferdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

7.2.5         Auftragslieferdaten (orderDeliveryData)

Die Attribute entsprechen denen in der Basis. Siehe dieses Kapitel: Auftragslieferdaten (orderDeliveryData)

7.2.6         Kostendatenaufteilung (CostingData)

Wenn die Funktion „Kostendaten aufteilen“ aktiviert ist, dann können Sie für verschiedene Kombinationen aus Kostenstellen und Kostenträgern eine Teilmenge der Position angeben.

7.3             Positionsdaten (Naturalrabatte)

7.3.1         Beschaffungsauftragsposition (PurchaseOrder
Detail)

7.3.2         Lieferantendaten (deliverySupplierData)

Die Attribute entsprechen denen in der Basis. Siehe dieses Kapitel: Lieferantendaten (supplierData, deliverySupplierData, invoiceSupplierData)

7.3.3         Intrastat-Daten (intrastatData)

Die Attribute entsprechen denen in der Basis. Siehe dieses Kapitel: Intrastat-Daten (intrastatData)

7.3.4         Lieferdaten (deliveryData)

Die Lieferdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

7.3.5         Auftragslieferdaten (orderDeliveryData)

Die Attribute entsprechen denen in der Basis. Siehe dieses Kapitel: Auftragslieferdaten (orderDeliveryData)

7.4             Positionsdaten (Komponenten)

7.4.1         Beschaffungsauftragsposition (PurchaseOrderDetail)

7.4.2         Intrastat-Daten (intrastatData)

Die Attribute entsprechen denen in der Basis: Siehe dieses Kapitel: Intrastat-Daten (intrastatData)