In dieser Dokumentation werden die anwendungsbezogenen Aktionen beschrieben, die in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ sowie in den Abfrage-Anwendungen „Cockpit: Beschaffungsaufträge“ und „Cockpit: Beschaffungsaufträge/Positionen“ zur Verfügung stehen.

Die Felder der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ werden in dieser Dokumentation beschrieben: Beschaffungsaufträge

Anleitungen für den Umgang mit Beschaffungsaufträgen, z. B. wie Sie Beschaffungsaufträge erfassen oder bearbeiten, finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Beschaffungsaufträge

Beschaffungs-Auftragsarten dienen zur Identifikation von Beschaffungsaufträgen. Sie enthalten Einstellungen und Vorschlagswerte und legen u. a. den Typ der Beschaffungsaufträge fest (z. B. Konsignationsauftrag). Sie werden separat in dieser Dokumentation beschrieben: Beschaffungs-Auftragsarten

1                  Aktionen zur Bearbeitung

Die in diesem Kapitel beschriebenen Aktionen dienen zur Bearbeitung eines Beschaffungsauftrags.

1.1             Standardaktionen

Die Standardaktionen „Neu“, „Basis duplizieren“, „Aktualisieren“, „Prüfen“, „Speichern“, „Löschen“ sowie das Zusammenspiel zwischen Positionstabelle und Positionseditor sind in dieser Dokumentation beschrieben: Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung

1.2             Weitere Aktionen zum Erzeugen von Beschaffungsaufträgen

1.2.1         Aus Angebot erzeugen…

Mithilfe der Aktion „Aus Angebot erzeugen…“ unter dem Neu-Menu in der Standard-Symbolleiste erzeugen Sie aus einem vorhandenen Beschaffungsangebot einen Beschaffungsauftrag. Wenn Sie mit Beschaffungsangeboten arbeiten, dann ist diese Vorgehensweise empfehlenswert, weil dabei die bereits erfassten Daten des Beschaffungsangebotes übernommen und somit nicht erneut erfasst werden müssen. Außerdem erzeugt das System dabei Belegreferenzen, sodass Sie mit der Belegkette arbeiten können.

Auswirkungen

Das System erzeugt einen neuen Beschaffungsauftrag auf der Basis des ausge­wählten Angebots. Aus dem Angebot werden in den Auftrag diese Daten übernommen: der Lieferant, viele Daten der Belegbasis sowie die Positionen. Fehlende Daten werden aus der Beschaffungs-Auftragsart und den Lieferanten- oder Artikel-Stammdaten herangezogen.

Bei der Übernahme der Angebotspositionen in den Beschaffungsauftrag haben Sie die Wahl zwischen Einzelübernahme und Gesamtübernahme. Die Einzelübernahme aktivieren Sie mithilfe der Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“. Ist sie aktiviert, dann wird die Angebotsposition als neue Auftragsposition zunächst in den Positionseditor übernommen. Sie können sie bearbeiten und müssen sie in die Positionstabelle des Beschaffungsauftrages übernehmen.

Ist die Funktion nicht aktiviert, dann erfolgt die Gesamtübernahme. Dabei werden alle Angebotspositionen in einem Schritt in den Auftrag als neue Positionen in die Positionstabelle übernommen und der Auftrag wird sofort gespeichert. Danach sind bestimmte Daten, wie z. B. die Artikel-Identifikation einer Position, nicht mehr änderbar. Tritt beim Übernehmen ein Fehler auf, dann wechselt das System automatisch in den Modus der Einzelübernahme.

Bei der Einzelübernahme von Positionen stehen Ihnen im Positionseditor weitere Buttons zur Bearbeitung der Positionen zu Verfügung. Diese sind in dieser Dokumentation beschrieben: Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung

Beim Speichern wird der Auftragsstatus der übernommenen Angebotspositionen und der Angebotsbasis aktualisiert. Zwischen der Auftragsbasis und der Angebotsbasis und zwischen den Angebotspositionen und den korrespondierenden Auftragspositionen wird eine Belegkettenbeziehung erzeugt. Zusätzlich wird für jede Auftragsposition im Feld „Angebotsposition“ die Identifikation der zugehörigen Angebotsposition angezeigt.

1.2.2         Aus Beschaffungsangebotsvergleich erzeugen

In der Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ werden Ange­bote angezeigt, die auf eine Beschaffungsanfrage eingegangen sind. Dort kann der Benutzer die Beschaffungsangebote vergleichen und aus ihnen einen oder mehrere Beschaffungsaufträge erzeugen, um z. B. verschiedene ange­fragte Artikel bei unterschiedlichen Anbietern zu bestellen. Angebots­positionen mit demselben Lieferanten werden dabei ggf. in einem Auftrag kombiniert.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungsangebote vergleichen

1.2.3         Aus Beschaffungsvorschlägen erzeugen

Ein Beschaffungsvorschlag ist eine vom System berechnete Empfehlung über zu bestellende Artikel und ihre Mengen sowie den Bestellzeitpunkt. Beschaffungsvorschläge werden in den Anwendungen „Beschaffungsvorschläge berechnen“ und „Beschaffungsvorschläge erzeugen“ automatisch vom System erzeugt. Mit der Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ werden die berechneten „Beschaffungsvorschläge“ bearbeitet. Bei Bedarf können Sie dort auch neue Beschaffungsaufträge erzeugen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungsvorschläge

1.2.4         Aus Vertriebsauftrag erzeugen (externes Streckengeschäft)

Für einen Vertriebsauftrag mit Streckengeschäftspositionen kann in der Anwendung „Vertriebsaufträge“ und in den Abfrageanwendungen „Cockpit: Vertriebsaufträge“ und „Cockpit: Vertriebsaufträge/Positionen“ über die Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen“ für diese Positionen jeweils ein Beschaffungsauftrag erzeugt werden.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Vertriebsaufträge: Aktionen

Streckengeschäfte werden in dieser Dokumentation beschrieben: Einführung: Streckengeschäft

1.3             Verschieben von Terminen

Die Beschreibung der Aktionen „Liefertermin verschieben“ und „Wunschtermin verschieben“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Wiedervorlage-, Versand-, Liefer- und Wunschtermin verschieben

1.4             Lieferung/Verrechnungspositionen erledigen

In der Standard-Symbolleiste finden Sie unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ die Aktionen zum Erledigen einer Lieferung oder von Verrechnungspositionen, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:

• Lieferung manuell erledigen…
• Manuelle Erledigung der Lieferung aufheben…
• Verrechnungspositionen erledigen…

1.4.1         Lieferung manuell erledigen…

Mithilfe der Aktion „Lieferung manuell erledigen…“ unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ in der Standard-Symbolleiste erledigen Sie vorzeitig die Lieferung von Positionen mit einer Menge ungleich null (0). Verwenden Sie diese Aktion, wenn der jeweiligen Position kein weiterer Wareneingang zugeordnet werden soll. Offene Rechnungen bleiben von dieser Aktion unberührt.

Die manuelle Erledigung der Lieferung wird pro Position protokolliert und im Status-Icon mithilfe eines blauen Rahmens um den Lieferstatus visualisiert.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferung und Verrechnungspositionen manuell erledigen

1.4.2         Manuelle Erledigung der Lieferung aufheben…

Mithilfe der Aktion „Manuelle Erledigung der Lieferung aufheben…“ unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ heben Sie bei einzelnen oder allen Positionen die manuelle Erledigung der Lieferung auf.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferung und Verrechnungspositionen manuell erledigen

1.4.3         Verrechnungspositionen erledigen…

Mithilfe der Aktion „Verrechnungspositionen erledigen…“ unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ in der Standard-Symbolleiste erledigen Sie vorzeitig den Rechnungsstatus von Positionen mit einer Null-Menge (0). Verwenden Sie diese Aktion, wenn der jeweiligen Position keine weitere Eingangsrechnung zugeordnet werden soll.

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferung und Verrechnungspositionen manuell erledigen

1.5             Positionen stornieren/Stornierung aufheben

Beschaffungsauftragspositionen, zu denen noch kein Wareneingang und noch keine Eingangsrechnung zugeordnet wurden, können storniert werden. Wareneingänge und Eingangsrechnungen, die zu einer stornierten Beschaffungsauftragsposition gehören, werden vom System abgewiesen. Im Gegensatz zu gelöschten Positionen verbleiben stornierte Positionen im System.

Sind alle Positionen eines Auftrages storniert, dann ist der ganze Auftrag als storniert gekennzeichnet.

Hinweis:

Bei einem stornierten Beschaffungsauftrag heben Sie die Stornierung der Belegbasis auf, indem Sie bei mindestens einer Position die Stornierung aufheben. Alternativ können Sie auch eine neue Auftragsposition erfassen.

Hinweis:

Stornierte Positionen und Aufträge dürfen gesperrt und freigegeben werden.

Informationen zu den Auswirkungen finden Sie in diesem Kapitel:

• Auswirkungen

Informationen zu den einzelnen Aktionen finden Sie in diesen Kapiteln:

• Mehrere Positionen stornieren…
• Für mehrere Positionen die Stornierung der Positionen aufheben…
• Einzelne Position im Positionseditor stornieren
• Für eine einzelne Position im Positionseditor die Stornierung aufheben

1.5.1         Auswirkungen

1.5.1.1      Stornieren einer Position

• Status

Der Lieferstatus, der Fakturierstatus und der Status für die interne Verrechnung werden mit dem Status „Erledigt“ gekennzeichnet. Die Dispositionsmengen werden auf 0 reduziert.

• Preise und Mengen

Der Nettopreis und die Positionswerte (z. B. Bruttobetrag, Nettobetrag, Bareinkaufswert, Einstandswert) werden auf den Wert „0“ geändert. Die gelieferte/fakturierte Menge sowie die dazugehörigen offenen Mengen und Werte werden ebenfalls auf den Wert „0“ geändert.

• Gewichte

Das Bruttogewicht, das Nettogewicht sowie das Volumen werden auf den Wert „0“ geändert.

• Verfügbarkeit

In der Verfügbarkeit wird die Position nicht mehr berücksichtigt.

• Detailpositionen

Bestehen Detailpositionen zur Grundposition, dann werden auch alle Detailpositionen storniert.

• Basis

Sind alle Positionen des Auftrages storniert, dann wird auch die Auftragsbasis storniert.

• Referenzierte Angebotsposition

Ist die Position mit einer Angebotsposition über eine Referenz verbunden, dann wird die Gesamtmenge der Auftragsposition aus der bestellten Menge der Angebotsposition herausgerechnet.

• Referenzierte Kontraktposition

Ist die Position mit einer Kontraktposition über eine Referenz verbunden, dann wird die Gesamtmenge der Auftragsposition aus der abgerufenen Menge der Kontraktposition herausgerechnet.

Hinweis:

Eine eventuell vorhandene Referenz zu einer Angebotsposition oder Kontraktposition wird nicht gelöscht.

1.5.1.2      Stornieren einer Position aufheben

• Status

Der Lieferstatus, Fakturierstatus und der Status für die interne Verrechnung werden neu ermittelt.

• Preise

Der Nettopreis und die Positionswerte (z. B. Bruttobetrag, Nettobetrag, Bareinkaufswert, Einstandswert) werden neu berechnet.

• Gewichte

Das Bruttogewicht, das Nettogewicht sowie das Volumen werden aus den Artikel-Stammdaten neu berechnet.

• Verfügbarkeit

In der Verfügbarkeit wird die Position wieder normal berücksichtigt.

• Detailpositionen

Bestehen Detailpositionen zur Grundposition, dann wird auch für jede Detailposition die Stornierung aufgehoben.

• Grundposition

Wird bei einer Detailposition die Stornierung aufgehoben und ist die Grundposition storniert, dann wird auch die Stornierung der Grundposition aufgehoben.

• Basis

Ist die Auftragsbasis storniert, dann wird auch die Stornierung der Auftragsbasis aufgehoben, wenn die Stornierung einer Position aufgehoben wird.

• Referenzierte Angebotsposition

Ist die Position mit einer Angebotsposition über eine Referenz verbunden, dann wird die Gesamtmenge der Auftragsposition zu der bestellten Menge der Angebotsposition hinzugerechnet.

• Referenzierte Angebotsposition

Ist die Position mit einer Kontraktposition über eine Referenz verbunden, dann wird die Gesamtmenge der Auftragsposition zu der abgerufenen Menge der Kontraktposition hinzugerechnet.

1.5.2         Mehrere Positionen stornieren…

Mithilfe der Aktion „Positionen stornieren…“ unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ in der Standard-Symbolleiste stornieren Sie einzelne oder alle Positionen.

Hinweis:

Den ganzen Beschaffungsauftrag stornieren Sie, indem Sie mit dieser Aktion alle Positionen stornieren. Verwenden Sie hierfür die Meta-Checkbox im Dialogfenster.

1.5.3         Für mehrere Positionen die Stornierung der Positionen aufheben…

Mithilfe der Aktion „Stornierung der Positionen aufheben…“ unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ in der Standard-Symbolleiste heben Sie die Stornierung für einzelne oder alle Positionen auf.

1.5.4         Einzelne Position im Positionseditor stornieren

Mithilfe der Aktion „Stornieren“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors stornieren Sie die im Positionseditor geöffnete und nicht stornierte Position.

1.5.5         Für eine einzelne Position im Positionseditor die Stornierung aufheben

Mithilfe der Aktion „Stornierung aufheben“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors heben Sie für die im Positionseditor geöffnete und stornierte Position die Stornierung auf.

1.6             Lieferpartner-Daten ändern…

Mithilfe der Aktion „Lieferpartner-Daten ändern…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste ändern Sie die Lieferpartner-Daten (Name, Adresse, Ansprechpartner) eines Lieferpartners für mehrere Positionen gleichzeitig.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferempfänger/Lieferpartner-Daten ändern

1.7             Lieferkonditionen ändern…

Mithilfe der Aktion „Lieferkonditionen ändern…“ können Sie die Lieferbedingung, die Versandbedingung sowie den Spediteur in den Positionen und der Basis eines bereits gespeicherten Belegs ändern. Falls notwendig, werden dabei auch die Frachtkosten aktualisiert.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Lieferkonditionen ändern

1.8             Rechnungskonditionen ändern

Mithilfe der Aktion „Rechnungskonditionen ändern…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie sich auf einen Blick die gültigen Rechnungskonditionen in einem Dialogfenster anzeigen lassen. Bei Bedarf können Sie die angezeigten Rechnungskonditionen manuell bearbeiten, auch wenn bereits Positionen bestehen. Diese Bearbeitung ist unabhängig vom Status des Beleges und der Belegpositionen. Auch die Rechnungskonditionen für gesperrte Belege können bearbeitet werden.

Mit den geänderten Rechnungskonditionen werden nach dem Bestätigen der Aktion die Preise und Beträge neu ermittelt.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Rechnungskonditionen ändern

1.9             Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…

Mit der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…“ in der Standard-Symbolleiste und der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…“ im Positionseditor können Sie für Pseudo-Artikel abweichende Bezeichnungen in den Positionen hinterlegen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Pseudo-Artikelbezeichnung ändern

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

1.10         Allgemeinen Status ändern

Unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste stehen Ihnen Aktionen zur Bearbeitung des Allgemeinen Status für einen geöffneten Beschaffungsauftrag zur Verfügung. Den Status einzelner Auftragspositionen können Sie mithilfe der entsprechenden Aktionen ändern, die unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors verfügbar sind, wenn eine Position im Positionseditor geöffnet ist.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen

Weitere Informationen zur Bedeutung und zu den Auswirkungen des Allgemei­nen Status des Auftrags und der einzelnen Auftragspositionen finden Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungsaufträge

1.10.1      Freigeben

Mithilfe der Aktion „Freigeben“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste ändern Sie den Allgemeinen Status des Auftrages auf „Freigegeben“. Sowohl die Basis als auch alle Positionen werden dadurch freigeben.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen

1.10.2      Positionen freigeben…

Über die Aktion „Positionen freigeben…“ in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button können Sie zum einen die Basis und optional auch alle oder ausgewählte Positionen freigeben.

1.10.3      Sperren

Mithilfe der Aktion „Sperren“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste ändern Sie den Allgemeinen Status des Auftrages auf „Gesperrt“. Sowohl die Basis als auch alle Positionen werden dadurch gesperrt.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen

1.10.4      Positionen sperren…

Mithilfe der Aktion „Positionen sperren…“ in der Standard-Symbolleiste können Sie alle oder ausgewählte Positionen sperren. Der Status der Belegbasis wird hierdurch nicht geändert.

1.10.5      Freigeben (Positionseditor)

Sofern die Belegbasis im Status „Freigegeben“ ist, steht Ihnen für eine Position in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button die Aktion „Freigeben“ zur Verfügung.

Die Position im Positionseditor wird durch das Ausführen der Aktion sowohl im Positionseditor als auch in der Positionstabelle sofort in den Status „Freigegeben“ überführt. Der Beleg muss für diese Aktion nicht gespeichert sein.

1.10.6      Sperren (Positionseditor)

Sofern die Belegbasis nicht im Status „Erledigt“ ist, steht Ihnen für eine Position im Positionseditor unter dem Aktionen-Button die Aktion „Sperren“ zur Verfügung.

Die Position im Positionseditor wird durch das Ausführen der Aktion sowohl im Positionseditor als auch in der Positionstabelle sofort in den Status „Gesperrt“ überführt. Der Beleg muss für diese Aktion nicht gespeichert sein.

1.11         Positionen suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)

In diversen Beleg-Anwendungen, wie z. B. in Beschaffungsanfragen, -angeboten, -aufträgen oder Vertriebsaufträgen, Verteilaufträgen usw., können Sie mithilfe der Aktion „Positionen suchen und hinzufügen…“ geeignete Positionen aus anderen Belegen suchen und diese dem Zielbeleg hinzufügen. Der Ursprungsbeleg, in dem die Position gesucht wird, kann den gleichen Belegtyp haben wie der Zielbeleg. Zusätzlich stehen auch andere Belegtypen als Quelle zur Verfügung.

Anders als bei der Funktion „Duplizieren“ im Positionseditor, werden bei der Übernahme einer Position aus einem Ursprungsbeleg nur ausgewählte Daten wie beispielsweise die Artikelidentifikation und Menge aus der Ursprungsbelegposition übernommen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Positionen suchen und hinzufügen

1.12         Fremdfertigungspositionen suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)

Mithilfe der Aktion „Fremdfertigungspositionen suchen und hinzufügen…“ fassen Sie Fremdfertigungspositionen aus verschiedenen Beschaffungsaufträgen zusammen. Fremdfertigungspositionen werden dazu von einem Beschaffungsauftrag in einen anderen Beschaffungsauftrag verschoben. Die Aktion steht zur Verfügung, wenn der geöffnete Beschaffungsauftrag eine Fremdfertigungsposition enthält.

Wenn Sie auf die Aktion drücken, dann öffnet sich Dialogfenster, in dem Sie die gewünschten Positionen auswählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, dann fügt das System die ausgewählten Fremdfertigungspositionen dem geöffneten Beschaffungsauftrag hinzu. Gleichzeitig werden die Fremdfertigungspositionen aus den Beschaffungsaufträgen gelöscht, von denen Sie übernommen wurden.

Wenn in einem Beschaffungsauftrag, keine weiteren Positionen mehr vorhanden sind, dann wird die Auftragsbasis ebenfalls gelöscht.

1.13         Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)

Mit der Aktion „Artikel suchen und hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionstabelle können Sie mithilfe der Suche nach Beschaffungs-Artikeln, Lieferanten-Artikeln oder ggf. Artikelmerkmalen neue Positionen zu dem Beschaffungsauftrag hinzufügen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Artikel suchen und hinzufügen

1.14         Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)

Mithilfe der Aktion „Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionstabelle wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie nach Varianten-Artikeln zu einem Referenz-Artikel suchen und für die gewünschten Varianten-Artikel jeweils eine Gesamtmenge erfassen. Wählen Sie anschließend die Aktion „Gesamt übernehmen“, dann werden automatisch neue Grundpositionen für die Positionstabelle des Beleges erzeugt und gespeichert, wenn keine Meldungen das Speichern verhindern. Im Fall auftretender Meldungen erfolgt die Übernahme mithilfe des Positionseditors.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen

1.15         Alternative Variante… (Positionseditor)

Mithilfe der Aktion „Alternative Variante…“ in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button wählen Sie für einen im Positionseditor geöffneten Referenz-Artikel einen Varianten-Artikel. Ist bereits ein Varianten-Artikel geöffnet, dann wählen Sie einen alternativen Varianten-Artikel.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel auswählen

1.16         Preisherkunft… (Positionseditor)

Mithilfe der Aktion „Preisherkunft…“ in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button werden Ihnen die Herkunft und das Zustandekommen der gefundenen und automatisch ermittelten Preise sowie einige dazugehörige Werte angezeigt.

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Preisherkunft

1.17         Kontierungsdaten aktualisieren (Positionseditor)

• Mithilfe der Aktion „Kontierungsdaten aktualisieren“ in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button werden die Kontierungsdaten unter Berücksichtigung des Berechnungszeitpunkts (Basis) und des Liefertermins (Position) aus den Stammdaten ermittelt und in die jeweiligen Felder eingefügt.

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

Folgende Daten werden aktualisiert:

• Kontoherkunft
• Konto
• Kostenstelle
• Kostenträger

Die Aktion steht nur dann zur Verfügung, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der aktuelle Benutzer ist ein interner Mitarbeiter.
• Der Beleg kann bearbeitet werden.
• Für die Position ist kein Löschkennzeichen gesetzt.
• Die Position ist nicht storniert.
• Der Kostenträger kann manuell geändert werden.

Hinweis:

Der Kostenträger kann in den folgenden Fällen nicht manuell geändert werden:

• Zur Beschaffungsauftragsposition gehört eine Produktionsauftragsposition (Fremdfertigungsposition oder Beistellartikel).
• Zur Beschaffungsauftragsposition gehört eine Vertriebsauftragsposition und für die Firma ist in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Controlling“, im Feld „Kostenträgerherkunft auftragsbezogene Beschaffung“ der Eintrag „Aus Vertriebsauftrag (Art-Belegnummer-Belegposition)“ ausgewählt.

1.18         Bestandswerte… (Positionseditor)

Mithilfe der Aktion „Bestandswerte…“ wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem die Bestandswerte für den Artikel angezeigt werden, der zur Position gehört, die im Positionseditor geöffnet wurde.

Hinweis:

Beachten Sie bitte, dass unter ungünstigen Umständen die Materialbuchungen nicht zu den Zuordnungen passen und somit ein Bestandswert nur schwer nachvollziehbar ist. Das kann beispielsweise vorkommen, wenn die Rechnungen nicht passend zu den Wareneingängen zugeordnet werden:

 

Beispiel:

Zu einem Beschaffungsauftrag über 10 St. erhalten Sie zwei Rechnungen über je 5 St., aber mit unterschiedlichen Rechnungsbeträgen: 5 Euro und 10 Euro.

Fall 1:

Nach der ersten Rechnung folgt ein Wareneingang über 5 St., der mit 5 Euro gebucht wird. Nach der zweiten Rechnung folgt der zweite Wareneingang, der mit 10 Euro gebucht wird. Nun könnten die Rechnungen zu den Wareneingängen nicht passend zugeordnet werden, sondern die erste Rechnung könnte dem zweiten Wareneingang zugeordnet werden und umgekehrt. Somit passen die Rechnungen nicht zu den Buchungen.

Fall 2:

Wenn erst beide Rechnungen vorliegen und danach die Wareneingänge folgen, dann werden diese mit je 7,50 Euro gebucht. Das ist aus dem buchenden Wareneingang und der zugeordneten Rechnung schwierig nachzuvollziehen, da im Gegensatz zum „Normalfall“ keine Korrekturbuchungen durch die Eingangsrechnungen entstehen.

1.19         Kontraktabruf (bei Übernahme aus Positionseditor)

Beschaffungskontrakte sind vertragliche Rahmenvereinbarungen über Warenlieferungen oder Dienstleistungen zwischen einem Lieferanten und dem eigenen Unternehmen in der Rolle des Kunden. Kontrakte werden über Kontraktabrufe in Beschaffungsaufträgen benutzt. Einer Beschaffungsauftragsposition kann entweder automatisch oder manuell eine freigegebene Kontraktposition zugeordnet werden.

Eine Kontraktposition rufen Sie manuell ab, indem Sie in dem Feld „Kontraktposition“ die Identifikation des dazugehörenden Kontraktes und die Positionsnummer der Position eintragen.

Wenn in der Beschaffungsauftragsposition die Funktion „Automatische Kontraktauswahl“ aktiviert ist, dann wird der Kontraktabruf automatisch durchgeführt. Das System ermittelt alle passenden Kontraktpositionen. Passt nur eine Kontraktposition, dann wird diese automatisch in das Feld „Kontraktposition“ übernommen. Wurden mehrere passende Kontraktpositionen gefunden, dann öffnet sich das Dialogfenster „Kontraktauswahl“, in dem Sie eine Position auswählen können.

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Kontraktauswahl nicht zur Verfügung. Bestehen mehrere passende Kontraktpositionen, dann wird in diesem Fall immer die letzte passende verwendet.

Auswirkungen

Der Abrufstatus der Kontraktposition wird aktualisiert. Sowohl zwischen der Beschaffungsauftragsposition und der Kontraktposition als auch zwischen der Auftragsbasis und der Kontraktbasis wird eine Belegreferenz erzeugt. Falls in der Kontraktposition ein Bruttopreis hinterlegt ist, dann wird dieser als Bruttopreis der Auftragsposition übernommen. Die Preisherkunft wird dabei auf „Kontrakt“ umgestellt.

Die Gesamtmenge und der Bruttobetrag aller Abrufe werden in der Kontraktposition als abgerufene Menge bzw. abgerufener Wert kumuliert. Dafür werden in der Kontraktposition die abgerufene Menge der Kontraktposition um die bestellte Gesamtmenge des Artikels und der abgerufene Wert um den Bruttobetrag der Auftragsposition erhöht.

Gleichzeitig werden in der Kontraktposition die „Offenen Menge“ und der „Offene Wert“ entsprechend aktualisiert.

Hinweis:

Wird für die Auftragsposition ein Wareneingang gebucht, dann werden in der Kontraktposition auch die „Gelieferte Menge“ und der „Gelieferte Wert“ aktualisiert. Dafür werden in der Kontraktposition die „Gelieferte Menge“ um die Menge des Wareneingangs und der „Gelieferte Wert“ um den Bruttobetrag des Wareneingangs erhöht.

1.20         Neu berechnen

Mithilfe der Aktion „Neu berechnen“ in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button lassen Sie bei Bedarf die Beträge eines Beleges neu berechnen. Die Neuberechnung findet normalerweise automatisch beim Speichern statt, sofern die Funktionen zu Auftragswertrabatten oder positionsübergreifenden Rabatten aktiviert sind oder deren Verwendung geändert wurde.

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

Hinweis:

Beachten Sie, dass keine neue Preisermittlung durchgeführt wird, sondern nur z. B. eventuell geänderte Wechselkurse für die Umrechnung der Hauswährungen berücksichtigt werden.

Möchten Sie alle Beschaffungsangebote, Beschaffungsaufträge, Vertriebsangebote, Vertriebsaufträge und Verteilaufträge neu berechnen lassen, dann steht Ihnen dazu diese Hintergrund-Anwendung zur Verfügung: Angebote und Aufträge neu berechnen

2                  Erzeugung von Folgebelegen und Ausgabe von Belegdokumenten

Ein Beschaffungsauftrag kann aus der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ heraus weiterbearbeitet werden, indem ein Folgebeleg erzeugt wird. In der Regel wird dafür auch ein eigener Datenbestand über entsprechende Business Entitys aufgebaut. Gleichzeitig wird mit vielen dieser Aktionen auch ein Belegdokument erzeugt.

Viele der Aktionen können auch in den Cockpit-Anwendungen zu Beschaffungsaufträgen ausgeführt werden. Die Bedeutungen der Aktionen in einer Cockpit-Anwendung entsprechen den gleichnamigen Aktionen in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“.

2.1             Aktionen zur Erzeugung von Bestellungen und Bestelländerungen

Eine Bestellung ist das Belegdokument zum Beschaffungsauftrag. Die Bestellung dient dazu, den Lieferanten über die getroffenen Vereinbarungen des Beschaffungsauftrages zu informieren. Um eine Bestellung zu erzeugen, stehen Ihnen in den Anwendungen „Beschaffungsaufträge“ und „Cockpit: Beschaffungsaufträge“ verschiedene Aktionen zu Verfügung.

Hinweis:

Über die Anwendung „Bestellungen abfragen“ können Sie eine Bestellung öffnen und bei Bedarf weitere Kopien der Belegdokumente ausgeben.

2.1.1         Bestellung mit Preisangaben erzeugen und ausgeben

Mit der Aktion „Bestellung mit Preisangaben erzeugen und ausgeben…“ kann eine Bestellung mit Preisangaben erzeugt und das entsprechende Belegdokument ausgegeben werden. Auf dem Belegdokument wird für jede Position der Bruttopreis der Position ausgewiesen.

Hinweis:

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

2.1.2         Bestellung ohne Preisangaben erzeugen und ausgeben

Mit der Aktion „Bestellung ohne Preisangaben erzeugen und ausgeben…“ kann eine Bestellung ohne Preisangaben erzeugt und das entsprechende Belegdokument ausgegeben werden.

2.1.3         Bestelländerung erzeugen und ausgeben

Mit der Aktion „Bestelländerung erzeugen und ausgeben…“ kann eine geänderte „Bestellung“ erzeugt und das entsprechende Belegdokument ausgegeben werden. Eine Bestelländerung verfolgt die Änderungen zu bereits erzeugten Bestellungen oder Bestelländerungen und zeigt diese an. Nutzen Sie die Bestelländerung, um den Lieferanten über veränderte Bestellpositionen zu informieren.

Eine Bestelländerung kann für einen Beschaffungsauftrag nur dann erzeugt werden, wenn bereits eine Bestellung für diesen Auftrag vorhanden ist. Ist diese Bestellung mit Preisangaben, dann sind alle Bestelländerungen für diesen Auftrag ebenfalls mit Preisangaben. Ist diese Bestellung ohne Preisangaben, dann sind alle Bestelländerungen für diesen Auftrag ebenfalls ohne Preisangaben.

Damit eine Bestelländerung erzeugt werden kann, darf keine Bestellbestätigung für den jeweiligen Beschaffungsauftrag in Bearbeitung sein. Außerdem muss der Auftrag den Bestellstatus „Bestelländerung erforderlich“ haben.

2.1.4         Voraussetzungen

Eine Bestelländerung kann nur dann erzeugt werden, wenn mindestens eine Bestellung vorhanden ist. Ist eine Bestellung vorhanden, dann kann keine weitere Bestellung erzeugt werden.

Eine Bestelländerung kann nur dann erzeugt werden, wenn keine Bestellbestätigung für den jeweiligen Beschaffungsauftrag in Bearbeitung ist.

Die Basis muss mit diesem Bestellstatus gekennzeichnet sein: Bestelländerung erforderlich

Für den Bestellstatus „Bestelländerung erforderlich“ der Position sind folgende Daten und Einstellungen beim Vergleich des Auftrags mit der letzten Bestellung/Bestelländerung relevant:

• Stornokennzeichen
• Artikel
• Ausprägung
• Gesamtmenge bzw. gelieferte Menge

Hinweis:

„Gelieferte Menge“ nur dann, wenn die Lieferung manuell erledigt wurde und in der Anwendung „Customizing“ diese Einstellung festgelegt ist: Reduzierte Menge verwenden

• Wunschtermin

Hinweis:

Der Liefertermin ist für den Bestellstatus nicht relevant.

• Lieferpartner (Nummer, Name, Adresse)
• Lieferbedingung (inkl. Ortsbezug)
• Versandbedingung
• Lagerort
• Lieferempfänger (Nummer, Name, Adresse)
• Texte für Bestellung

Falls Preise gemäß der ursprünglichen Bestellung verwendet werden, dann werden für den Vergleich auch die folgenden Daten und Einstellungen verwendet:

• Bruttopreis
• Preisdimension und Preiseinheit
• Rabatte 1 bis 4
• Keine Basisrabatte
• Keine positionsübergreifenden Rabatte
• Keine Auftragswertrabatte

Hinweis:

Zu beachten ist zudem, dass Grund- und Detailpositionen hinsichtlich des Bestellstatus als Einheit betrachtet werden, wobei Beistellmaterial für Fremdfertigungspositionen diesbezüglich nicht relevant ist.

Für den Bestellstatus der Basis sind folgende Daten und Einstellungen relevant:

• Eine Position wurde nicht bestellt.
• Eine Position wurde gelöscht.
• Für eine Position ist eine Bestelländerung erforderlich.
• Bestätigung erforderlich

Hinweis:

Bezüglich der Änderungserkennung ist nur der Wechsel von „Nicht erforderlich“ auf „Erforderlich“ relevant.

• Bestätigung bis

Hinweis:

Ist nur dann relevant, wenn „Bestätigung erforderlich“ in der Auftragsbasis aktiviert ist.

• Rechnungssteller (Nummer, Name, Adresse)
• Zahlungsbedingung
• Zahlungsart
• Valutadatum
• Texte für Bestellung

Falls Preise gemäß der ursprünglichen Bestellung verwendet werden, dann werden für den Vergleich auch die folgenden Daten und Einstellungen verwendet:

• Rabatte 1 bis 4 gemäß Basis
• Keine positionsübergreifenden Rabatte
• Keine Auftragswertrabatte

2.1.5         Auswirkungen

Das System erzeugt für den Beschaffungsauftrag ein Belegdokument „Bestellung“ auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Belegdokumenten-Vorlage.

Zuvor wird als eigener Datenbestand ein Business Entity „Bestellung“ erzeugt, das die Daten der Bestellung bzw. Bestelländerung enthält. Die neu erzeugte Bestellung bzw. Bestelländerung ist durch eine Belegreferenz mit dem Beschaffungsauftrag verbunden und dient als Grundlage für die Ausgabe.

Hinweis:

Gesperrte Auftragspositionen, zu denen keine Bestellung besteht, sowie Positionen im Status „In Bearbeitung“, werden bei der Erzeugung ausgelassen.

Als die zu bestellende Menge wird normalerweise die Gesamtmenge der Auftragsposition übernommen. Wenn in der Anwendung „Customizing“ für die Beschaffungsorganisation in der Funktion „Beschaffung“ festgelegt ist, dass für erledigte Bestellpositionen die gelieferte Menge übernommen werden soll, dann wird bei erledigten Auftragspositionen anstatt der Gesamtmenge die gelieferte Menge übernommen. Die Beträge der Positionen werden entsprechend ermittelt und ebenfalls übernommen. Die Preise werden auf einer Bestellung bzw. Bestelländerung als Bruttopreise dargestellt.

Hinweis:

Auch bei einer Bestellung ohne Preisangaben werden Beträge und Preise in dem Business Entity „Bestellung“ gespeichert. Allerdings werden die Preise nicht auf dem Belegdokument und in der Anwendung „Bestellungen abfragen“ angezeigt.

Beim Erzeugen einer Bestelländerung werden die Positionen mit der zuletzt für diesen Auftrag erzeugten Bestellung bzw. Bestelländerung verglichen und das Ergebnis in einem Änderungsstatus vermerkt. Dieser Status enthält die Information, ob die Position seit der letzten Bestellung oder Bestelländerung neu hinzugefügt, geändert, entfernt oder storniert wurde. Wurde seit der letzten Bestellung oder Bestelländerung die Stornierung der Auftragsposition aufgehoben, dann wird dies ebenfalls im Änderungsstatus vermerkt.

Hinweis:

Beachten Sie, dass für den Änderungsstatus der Bestellposition in der Regel nur die im Bericht verwendeten Daten relevant sind und somit der Änderungsstatus der Bestellposition ggf. vom auslösenden Bestellstatus der Auftragsposition abweicht. Bei gelöschten oder stornierten Positionen werden die Daten der Bestellposition nicht aus dem Auftrag, sondern aus der vorherigen Bestellung/Bestelländerung gelesen.

2.2             Bestätigungsmahnung ausgeben…

Sofern sowohl gemäß der letzten Bestellung als auch dem Auftrag die Funktion „Bestätigung erforderlich“ aktiviert ist und entweder noch für die Bestellbasis oder eine der Positionen der letzten Bestellung eine Rückmeldung aussteht und der Termin „Bestätigung bis“ abgelaufen ist, kann für den Beschaffungsauftrag eine Bestätigungsmahnung ausgegeben werden. Diese bezieht sich immer auf die letzte Bestellung bzw. Bestelländerung und nicht auf die ggf. abweichenden aktuellen Daten des Beschaffungsauftrages.

Voraussetzungen

Die Ausgabe des Belegdokumentes „Bestätigungsmahnung“ ist nur möglich, wenn die Funktion „Bestätigung ausstehend“ in der Auftragsbasis aktiviert ist und das Datum im Feld „Bestätigung bis“ kleiner oder gleich dem aktuellen Tagesdatum ist (also heute oder in der Vergangenheit).

Auswirkungen

Bei jedem Ausführen der Aktion erzeugt das System das Belegdokument „Bestätigungsmahnung“ auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Belegdokumenten-Vorlage.

In dem Belegdokument werden alle Positionen der letzten Bestellung mit ihrem aktuellen Bestätigungsstatus aufgeführt.

Bei Bedarf kann die angedruckte Bestätigungsmahnstufe erhöht werden. Zudem können Sie ein Belegdatum für den zu erzeugenden Beleg erfassen.

2.3             Liefermahnung ausgeben…

Für einen Beschaffungsauftrag geben Sie mithilfe der Aktion „Liefermahnung ausgeben…“ das Belegdokument „Liefermahnung“ aus. In der Liefermahnung werden alle Positionen aufgeführt, die nicht komplett geliefert wurden.

Voraussetzungen

Die Ausgabe des Belegdokumentes „Liefermahnung“ ist nur möglich, wenn Auftragspositionen vorhanden sind, deren Lieferstatus ungleich „Komplett geliefert“ ist.

Auswirkungen

Bei jedem Ausführen der Aktion erzeugt das System das Belegdokument „Liefermahnung“ auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format gemäß hinterlegter bzw. gewählter Belegdokumenten-Vorlage.

Im Belegdokument werden nur die Auftragspositionen aufgeführt, deren Lieferstatus ungleich „Komplett geliefert“ ist.

Im Beschaffungsauftrag wird der Zähler „Liefermahnungsanzahl“ um eins erhöht.

2.4             Aktionen zur Rücksendung von gelieferten Artikeln

Mithilfe verschiedener Aktionen können Sie gelieferte Artikel an den Lieferanten zurücksenden. Die Aktionen sind in folgenden Kapiteln beschrieben:

• Rück-Lieferauftrag erzeugen…
• Rück-Lieferauftrag mit Materialbuchung erzeugen und Lieferschein ausgeben…
• Rück-Lieferauftrag ohne Materialbuchung erzeugen und Lieferschein ausgeben…

Diese Aktionen stehen Ihnen in den Anwendungen „Beschaffungsaufträge“ und „Cockpit: Beschaffungsaufträge/Positionen“ zur Verfügung.

Die Aktionen „Rück-Lieferauftrag erzeugen…“ und „Rück-Lieferauftrag mit Materialbuchung erzeugen und Lieferschein ausgeben…“ bewirken ein Buchen der abgegangenen Mengen, sind also das Gegenstück zum Buchen des Wareneingangs.

Die Aktion „Rück-Lieferauftrag ohne Materialbuchung erzeugen und Lieferschein ausgeben…“ dagegen hat keine Auswirkungen, mit ihr kann nur ein Lieferauftrag für die Rücklieferung ausgegeben werden.

2.4.1         Rück-Lieferauftrag erzeugen…

Mithilfe der Aktion „Rück-Lieferauftrag erzeugen…“ wird ein Lieferauftrag für die Rücksendung von Artikeln an den Lieferanten erzeugt. Dieser Lieferauftrag kann kommissioniert und verpackt werden. Bei einer abschließenden Lieferscheinerzeugung werden Materialbuchungen erzeugt.

Voraussetzungen

Eine Rücksendung mit Materialbuchung ist für Artikelmengen nur von solchen Beschaffungsauftragspositionen möglich, für die folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Allgemeiner Status: Freigegeben
• Lieferstatus: „Teilweise geliefert“ oder „Komplett geliefert“

Auswirkungen

Bei der Ausführung dieser Aktion wird zuerst ein Business Entity „Lieferauftrag“ erzeugt. Als Lieferauftragsart wird die in der Beschaffungs-Auftragsart im Feld „Lieferauftragsart für Warenrücksendung“ hinterlegte Lieferauftragsart verwendet. Ist dort keine Lieferauftragsart hinterlegt, wird die in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Warenrücksendung“, bezogen auf die Beschaffungsorganisation des Auftrages hinterlegte Lieferauftragsart verwendet.

Als Belegdatum wird das im Dialogfenster zur Aktionsausführung erfasste Datum verwendet.

Die zurückzuliefernde Menge einer Auftragsposition wird aus der in der Ansicht „Rück-Lieferauftrag“ der Positionstabelle in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ hinterlegten Dispositionsmenge übernommen. Die gelieferte Menge der Auftragsposition wird in diesem Fall sofort reduziert. Ebenso ändern sich die offene Menge sowie die entsprechenden Werte und Status.

In der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ werden die Dispositionsmengen in der Ansicht „Rück-Lieferauftrag“ der Positionstabelle auf null gesetzt.

Der Lieferauftrag kann kommissioniert und verpackt werden.

Beachten Sie, dass beim Buchen des Lieferauftrages der Buchungsschlüssel gemäß Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“, Unterfunktion „Warenrücksendung“ bezogen auf die Beschaffungsorganisation relevant ist.

2.4.2         Rück-Lieferauftrag mit Materialbuchung erzeugen und Lieferschein ausgeben…

Mithilfe der Aktion „Rück-Lieferauftrag mit Materialbuchung erzeugen und Lieferschein ausgeben…“ wird ein Lieferauftrag mit Materialbuchungen für zurückzuliefernde Artikelmengen erzeugt und gleichzeitig der zugehörige Lieferschein dafür ausgegeben. Voraussetzung ist, dass die betroffene Beschaffungsauftragsposition mit dem Allgemeinen Status „Freigegeben“ und mit dem Lieferstatus „Teilweise geliefert“ oder „Komplett geliefert“ gekennzeichnet ist.

Voraussetzungen

Eine Rücksendung mit Materialbuchung ist für Artikelmengen nur von solchen Beschaffungsauftragspositionen möglich, für die folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Allgemeiner Status: Freigegeben
• Lieferstatus: „Teilweise geliefert“ oder „Komplett geliefert“

Außerdem ist die Rücksendung mit Materialbuchung unter den folgenden Bedin­gungen nicht möglich:

• Der Artikel wird zusätzlich zur 1. Artikeleinheit in mindestens einer weiteren Artikeleinheit geführt.
• Der Lagerort ist in Lagerplätze strukturiert.

Auswirkungen

Bei der Ausführung dieser Aktion wird zuerst ein Business Entity „Lieferauftrag“ erzeugt. Dieser Lieferauftrag wird direkt geliefert und das Belegdokument „Lieferschein“ zur Warenrücklieferung wird ausgegeben.

Als Belegdatum wird das im Dialogfenster erfasste Datum verwendet.

Die zurückzuliefernde Menge einer Auftragsposition wird aus der in der Ansicht „Rück-Lieferschein mit Materialbuchung“ der Positionstabelle in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ hinterlegten Dispositionsmenge übernommen.

Zusätzlich erfolgt eine entsprechende Materialbuchung: Mit dem Wareneingang wurde der Zugang der bestellten Artikel gebucht. Nun wird als „Gegenstück“ der Abgang der zurückgeschickten Artikelmenge gebucht. In der Bestands­führung werden die entsprechenden Werte und Mengen reduziert.

Als Lieferauftragsart wird die in der Beschaffungs-Auftragsart im Feld „Lieferauftragsart für Warenrücksendung“ hinterlegte Lieferauftragsart verwendet. Ist dort keine Lieferauftragsart hinterlegt, dann wird die in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“, Unterfunktion „Warenrücksendung“, bezogen auf die Beschaffungsorganisation hinterlegte Lieferauftragsart verwendet.

Beachten Sie, dass beim Buchen des Lieferauftrages der Buchungsschlüssel gemäß Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“, Unterfunktion „Warenrücksendung“ bezogen auf die Beschaffungsorganisation relevant ist.

Für den Beschaffungsauftrag und die mit ihm verbundenen Belege hat die Aktion „Lieferauftrag erzeugen und Warenrücklieferschein mit Materialbuchung ausgeben…“ folgende Auswirkungen:

• Die gelieferte Menge für diese Auftragsposition wird entsprechend reduziert und in der Positionstabelle unter „Geliefert“ angezeigt. Die Dispositionsmengen in der Ansicht „Rück-Lieferschein mit Materialbuchung“ der Positionstabelle werden auf null gesetzt.
• Die zur Lieferung offene Menge für diese Auftragsposition ändert sich, ebenso die noch nicht fakturierte Menge dieser Auftragsposition.

Beispiel:

60 St. einer Bestellung von 100 St. wurden bereits geliefert. Das System zeigt eine zur Lieferung offene Menge von 40 St. an. Senden Sie 40 St. zurück, dann zeigt das System anschließend 20 St. als gelieferte Menge und 80 St. als zur Lieferung offene Menge an.

• Der Status der Auftragsposition und die Status aller der Auftragsposition über eine Belegreferenz verbundenen Belege und Belegpositionen werden entsprechend vom System aktualisiert.

2.4.3         Rück-Lieferauftrag ohne Materialbuchung erzeugen und Lieferschein ausgeben…

Mithilfe der Aktion „Rück-Lieferauftrag ohne Materialbuchung erzeugen und Lieferschein ausgeben…“ wird ein Lieferauftrag ohne Materialbuchungen für zurückzuliefernde Artikelmengen erzeugt und gleichzeitig der zugehörige Lieferschein dafür ausgegeben. Voraussetzung ist, dass die Basis und die betroffene Beschaffungsauftragsposition mit dem Allgemeinen Status „Freigegeben“ gekennzeichnet sind.

Hinweis:

Wurde die Rücksendung ohne Materialbuchung durchgeführt, dann kann in der Anwendung „Materialbuchungen“ eine manuelle Korrekturbuchung für zurückgesendete Liefermengen durchgeführt werden.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Materialbuchungen

Voraussetzungen

Eine Rücksendung ohne Materialbuchung ist für Artikelmengen nur dann möglich, wenn sowohl die betroffene Beschaffungsauftragsposition und die Beschaffungsauftragsbasis mit dem Allgemeinen Status „Freigegeben“ gekennzeichnet sind.

Auswirkungen

Bei der Ausführung dieser Aktion wird zuerst ein neues Business Entity „Lieferauftrag“ erzeugt. Dieser Lieferauftrag wird direkt (ohne Materialbuchungen) mit dem Status „Geliefert“ gekennzeichnet und das Belegdokument „Lieferschein“ für die Warenrücklieferung wird ausgegeben.

Als Lieferauftragsart wird die in der Beschaffungs-Auftragsart im Feld „Lieferauftragsart für Warenrücksendung“ hinterlegte Lieferauftragsart verwendet. Ist dort keine Lieferauftragsart hinterlegt, dann wird die in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“, Unterfunktion „Warenrücksendung“, bezogen auf die Beschaffungsorganisation hinterlegte Lieferauftragsart verwendet.

Als Belegdatum wird das im Dialogfenster erfasste Datum verwendet.

Die zurückzuliefernde Menge einer Auftragsposition wird aus der in der Ansicht „Rück-Lieferschein ohne Materialbuchung“ der Positionstabelle in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ hinterlegter Dispositionsmenge übernommen.

In der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ werden die Dispositionsmengen in der Ansicht „Rück-Lieferschein ohne Materialbuchung“ der Positionstabelle auf null gesetzt.

Die gelieferten Mengen, Status und Werte der Auftragspositionen ändern sich nicht.

2.5             Lieferaufträge für externe Lieferungen erzeugen…

Mit der Aktion „Lieferaufträge für externe Lieferungen erzeugen…“ erzeugen Sie Lieferaufträge des Typs „Externe Lieferung“ für Abholungen, externe Streckengeschäfte oder Lieferungen an einen internen Standort.

Voraussetzungen

Die Aktion steht nur dann zur Verfügung, wenn in der Beschaffungs-Auftragsart im Feld „Lieferauftragsart für externe Lieferung“ eine Lieferauftragsart hinterlegt ist.

Einstellungen

Wenn Sie die Aktion ausführen, dann wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie die folgenden Einstellungen festlegen können:

Feld	Erläuterung
Für Lieferungen an	Im Feld „Für Lieferungen an” legen Sie fest, für welche Typen externer Lieferungen die Lieferaufträge erzeugt werden sollen. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen: ·       Alle Berücksichtigt werden alle Beschaffungsauftragspositionen, welche die weiteren Voraussetzungen erfüllen. ·       An Kunde durch Abholung Berücksichtigt werden die Beschaffungsauftragspositionen, in denen eine Lieferbedingung mit der Liefermethode „Abholung“ verwendet wird. Mit dieser Auswahl erzeugen Sie Lieferaufträge, für die Sie Abholscheine erzeugen können. ·       An Kunde durch Lieferung des Lieferanten Berücksichtigt werden die Beschaffungsauftragspositionen, in denen eine Lieferbedingung mit der Liefermethode „Lieferung“ verwendet wird. Mit dieser Auswahl erzeugen Sie Lieferaufträge für externe Streckengeschäfte, für die Sie Streckenlieferscheine erzeugen können. ·       An internen Standort durch Abholung Berücksichtigt werden die Beschaffungsauftragspositionen, in denen als Lieferempfänger ein interner Standort angegeben ist. Mit dieser Auswahl erzeugen Sie Lieferaufträge z. B. für Lieferungen des Lieferanten an Ihr Abgangslager.
Nur offene Liefermenge berücksichtigen	Mit der Funktion „Nur offene Liefermenge berücksichtigen“ legen Sie fest, ob die bereits gelieferte Menge einer Beschaffungsauftragsposition bei der Ermittlung der zu liefernden Menge des Lieferauftrags berücksichtigt wird. Wenn Sie die Checkbox aktivieren, dann wird die bereits gelieferte Menge von der Gesamtmenge der Position abgezogen. Andernfalls wird die Gesamtmenge, abzüglich der ggf. stornierten Menge, als zu liefernde Menge verwendet.
Nach Liefertermin gruppieren	Mit der Funktion „Nach Liefertermin gruppieren” legen Sie fest, ob bei der Lieferauftragserzeugung zusätzlich zu den weiteren Gruppierkriterien anhand des Liefertermins der Be-schaffungsauftragsposition gruppiert werden soll.
Warnungen automatisch bestätigen	Beim Ausführen der Aktion können Warnungen auftreten, die Sie bestätigen müssen, damit die Lieferaufträge erzeugt werden können. Nachdem Sie die Warnungen gelesen haben, können Sie sie mithilfe der Funktion „Warnungen automatisch bestätigen“ beim erneuten Ausführen der Aktion automatisch bestätigen lassen.

Auswirkungen

Für die Beschaffungsauftragspositionen werden Lieferaufträge des Typs „Externe Lieferung“ gemäß den Einstellungen erzeugt. Als Lieferauftragsart wird die in der Beschaffungs-Auftragsart im Feld „Lieferauftragsart für externe Lieferung“ hinterlegte Lieferauftragsart verwendet.

Als Belegdatum wird das im Dialogfenster erfasste Datum verwendet.

Die Beschaffungsauftragspositionen werden anhand der folgenden Kriterien zu Lieferaufträgen gruppiert:

• Lieferpartner
• Lieferbedingung
• Versandbedingung
• Spediteur
• Liefertermin (gemäß Einstellung)

Bei der Lieferauftragserzeugung werden nur die Positionen berücksichtigt, die den angegebenen Merkmalen entsprechen und die mit dem Status „Kein Lieferauftrag in Bearbeitung“ (des Status „Status externe Lieferung“) gekennzeichnet sind. Für Beschaffungsaufträge, für die eine Bestellbestätigung erforderlich ist, werden nur die Positionen berücksichtigt, die mit dem Bestätigungsstatus „Bestätigt“ gekennzeichnet sind.

Die berücksichtigten Beschaffungsauftragspositionen erhalten den Status „Lieferauftrag in Bearbeitung“ (des Status „Status externe Lieferung“).

Die zu liefernde Menge eines Lieferauftrages ergibt sich aus der Gesamtmenge der Beschaffungsauftragsposition abzüglich der ggf. stornierten Menge und gemäß Einstellung ggf. abzüglich der bereits gelieferten Menge.

Die gelieferte Menge und die Lieferstatus der Beschaffungsauftragspositionen werden erst aktualisiert, wenn entweder der Lieferauftrag erledigt oder die Eingangsrechnung gebucht wird. Dies ist in der Beschaffungs-Auftragsart festgelegt.

2.6             Eingangsrechnungen für Streckenlieferungen erzeugen…

Mit der Aktion „Eingangsrechnungen für Streckenlieferungen erzeugen…” erzeugen Sie im Rahmen eines externen Streckengeschäfts die Eingangsrechnungen über externe Lieferungen, wenn für den Lieferanten das Lieferanten-Gutschriftsverfahren verwendet wird.

Voraussetzungen

• In der Beschaffungs-Auftragsart ist im Feld „Lieferstatus-Aktualisierung bei externen Streckengeschäften“ der Eintrag „Bei Rückmeldung der externen Lieferung“ festgelegt.
• Für den als Rechnungssteller zu verwendenden Lieferanten ist in den Lieferantendaten des Partners die Verwendung des Gutschriftsverfahrens festgelegt.
• Für die verknüpfte Vertriebsauftragsposition ist im Feld „Beschaffungsanbindung“ der Eintrag „Externes Streckengeschäft“ ausgewählt.
• Die Basis und die zu fakturierenden Positionen des Beschaffungsauftrags sind freigegeben.

Auswirkungen

Über die in den Beschaffungsauftragspositionen vorhandene offene Rechnungsmenge wird eine Eingangsrechnungsposition erzeugt.