In dieser Dokumentation wird die Vorgehensweise für den Umgang mit der Anwen­dung „Daten importieren“ bezogen auf Beschaffungsanfragen beschrieben. Diese Vorgehensweisen ent­hal­ten allgemeine Anleitungsschritte und welche Besonderheiten zu berücksichtigen sind. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Daten importieren“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.

1                  Allgemeines

Der Import einer Beschaffungsanfrage basiert im Wesentlichen auf dem aktuellen Datenmodell, welches in der Repository-Datenbank hinterlegt ist. Für den Datenexport stehen mehr Attribute als für den Datenimport zur Verfügung. Deshalb ist sinnvoll, für den Export und Import separate Filter festzulegen.

1:1-Beziehungen basieren im Datenmodell in der Regel auf einem technischen GUID-Attribut. Je nach Anwendungsfall kann beim Import entweder das technische GUID-Attribut verwendet werden oder der fachliche Schlüssel aus dem Ziel-Objekt (meist code oder number). Bei einigen Business Objects ist für die Umwandlung fachlicher Schlüssel zu technischem Schlüssel eine Organisation notwendig. Die jeweils relevante Organisation steht im Normalfall nicht direkt in der Import-Quelle, sondern ist über den Belegkontext vorgegeben. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel „Übersicht: Attribute“.

Sowohl in der Basis als auch in der Position einer Beschaffungsanfrage werden Hash-Code-Business-Objects referenziert. Dies sind fachlich zusammengehörende Attributgruppen, die für viele Anfragen immer wieder gleich sind und deren Wiederverwendung einigen Speicherplatz in der Datenbank und im Hauptspeicher spart. Über eine spezielle Konvertierung stellen sich diese Hash-Code-Business-Objects für den Export bzw. Import wie Parts dar.

Bestimmte Daten der Beschaffungsanfragen wie Hauswährungswerte, Status sowie interne Hilfsattribute können nicht importiert werden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches das geeignete Format der Importdatei ist, dann gehen Sie wie folgt vor: Erfassen Sie über die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ eine Beispiel-Beschaffungsanfrage und exportieren Sie diese mit dem Filter für den Import im gewünschten Format mit den gewünschten Attributen. Die so entstehende Beispieldatei lässt sich als Vorlage für die zu erzeugenden Importdateien verwenden.

Beim Import gelten die gleichen Regeln wie bei der Bearbeitung über die Anwendung. Zum Beispiel kann in einer gespeicherten Position der Artikel nicht mehr nachträglich geändert werden. Attributwerte werden ignoriert, wenn sie im aktuellen Kontext nicht übernommen werden können. Ebenso wird bei der Vorschlagswertermittlung die gleiche Logik durchlaufen, sodass sich Import und Anwendung identisch verhalten. Gleiches gilt für die Prüfungen.

Hinweis:

Bestehende Beschaffungsanfragen können durch den Import zusätzlicher Daten erweitert werden. Die bestehenden Daten werden sofern möglich durch die Importdaten ersetzt.

2                  Vorgehensweise: Beschaffungsanfragen importieren

1. Öffnen Sie die Anwendung „Daten importieren“.
2. Lassen Sie sich den bzw. einen Filter für dieses Business Object anzeigen:
   cisag.app.purchasing.obj.RequestForProposal

• Der Filter für den Import von Beschaffungsanfragen wird geöffnet.

3. Duplizieren oder erfassen Sie bei Bedarf einen neuen Filter für dieses Business Object.
4. Ändern Sie bei Bedarf die bereits ausgewählten Attribute des Filters.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Daten importieren“.

• Das Dialogfenster „Daten importieren“ wird geöffnet.

6. Im Dialogfenster „Daten importieren“ können Sie Einstellungen für die Import­datei vornehmen. Eine Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumen­tation „Daten importieren“.
7. Drücken Sie einen der Buttons „Im Hintergrund“ oder „Sofort“.

• Der Import wird ausgeführt.

3                  Automatische Freigabe nach dem Import

Sofern der Import erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie eine bearbeitete Beschaffungsanfrage automatisch nach dem Import freigeben lassen. Diese Möglichkeit ist insbesondere in Kombination mit dem Eröffnungsstatus „In Bearbeitung“ (siehe Art) sinnvoll. So verhindern Sie, dass eine noch nicht vollständig importierte Beschaffungsanfrage bereits in Folgebelegen verwendet werden kann. Während der Freigabe hat die Beschaffungsanfrage den Status „Ungültig“, sodass die Beschaffungsanfrage auch in diesem Schritt nicht verwendet werden kann.

Für diese Funktionalität müssen Sie für die relevante Instanz das virtuelle Basis-Attribut autoRelease auf den Wert true setzen.

Ist diese Funktion aktiviert und bestehen keine sonstigen Fehler, dann wird im Meldungsprotokoll eine zusätzliche Informationsmeldung mit dem Hinweis ausgegeben, dass die Beschaffungsanfrage automatisch freigegeben wurde. War dies nicht möglich, dann wird eine Warnung ausgegeben.

4                  Übersicht: Attribute

Nachfolgend sind die Attribute der einzelnen Business Objects aufgeführt, die für den Import zur Verfügung stehen. Bei Fremdschlüsselattributen steht zusätzlich der entsprechende Beziehungsname dabei. Die Identifikations- und Pflichtfelder sind Änderungen unterworfen und können durch Anpassungen erweitert werden.

Bei einigen Business Objects ist für die Umwandlung fachlicher Schlüssel zu technischem Schlüssel eine Organisation notwendig. Bei den Attributlisten ist dies über die folgenden Anmerkungen in der Spalte „Attribut“ gekennzeichnet.

• Beschaffungsorganisation (immer gemäß Basis)
• Firma (immer gemäß Basis)
• Land zur Firma (immer gemäß Basis)
• Lagerlogistikorganisation (gemäß Basis oder Position)

Die Identifikationsattribute (Key Attributes) werden zudem über ein (K) gekennzeichnet.

4.1             Basisdaten

4.1.1         Beschaffungsanfrage (RequestForProposal)

4.1.2         Lieferdaten (deliveryData)

Die Lieferdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

4.1.3         Lieferempfängerdaten (deliveryRecipientData)

Die Lieferempfängerdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

4.1.4         Beschaffungsorganisation (invoiceRecipientData)

Einige Daten der Beschaffungsorganisation sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

4.1.5         Rechnungsdaten (invoicingData)

Einige Rechnungsdaten sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

4.1.6         Beschaffungsanfrage-Lieferanten-Zuordnung (SupplierAssignments)

In einer Beschaffungsanfrage können ein oder mehrere Partner als Anfrageempfänger und Lieferpartner verwendet werden. Zu jedem Anfrageempfänger werden Adressdaten, Ansprechpartner, Lieferpartner und Ausgabedokumente hinterlegt.

Der erste Anfrageempfänger wird direkt in der Anwendung „Beschaffungsanfragen“ verwendet – die Daten für alle Anfrageempfänger stehen im Dialogfenster zum Feld „Anfrageempfänger“ zur Verfügung.

Die folgenden Attribute bestehen demnach pro Anfrageempfänger.

Ausgabeeinstellungen (outputSettings)

Die Ausgabeeinstellungen sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

Anfrageempfänger (supplierData)

Die Daten der Anfrageempfänger sind in der Datenbank als Hash-Code-Business-Object abgelegt und stellen sich für den Export bzw. Import als Part dar.

4.1.7         Texte (TextAssignments)

text

Bei den Texten können Sie auch diverse Formatierungen verwenden. Benötigen Sie Beispiele für konkrete Formatierungen, dann erfassen Sie am besten einen Musterbeleg mit den gewünschten Textformatierungen und exportieren diesen.

Hinweis:

Normalerweise werden Texte aus der Importdatei importiert und evtl. Vorschlagswerte aus den Partner-Stammdaten usw. ignoriert. Hat die Server-Property com.cisag.app.general.order.bi.applyAllwaysTextDefaults den Wert true, dann werden in jedem Fall die Vorschlagswerte ermittelt und mit den ggf. in der Importdatei vorhandenen Texten kombiniert. Hierbei ist zum einen zu beachten, dass die Nummern der Textzeilen passend gewählt sein müssen und dass zum anderen im Ergebnis nur eine Text-Zeile mit einem Artikeltext entsteht.

4.2             Positionsdaten (Grundpositionen)

4.2.1         Beschaffungsanfragepositionen (RequestForProposalDetail)

4.2.2         Lieferempfängerdaten (deliveryRecipientData)

Die Attribute entsprechen denen in der Basis. Siehe dieses Kapitel: Lieferempfängerdaten (deliveryRecipientData)

4.2.3         Kostendatenaufteilung (CostingData)

Wenn die Funktion „Kostendaten aufteilen“ aktiviert ist, dann können Sie für verschiedene Kombinationen aus Kostenstellen und Kostenträgern eine Teilmenge der Position angeben.

4.3             Positionsdaten (Detailpositionen)

Beschaffungsanfragepositionen (RequestForProposalDetail)