Die Beschaffung hat die Aufgabe, ein Unternehmen optimal mit den materiellen und immateriellen Gütern zu versorgen, die es als Vormaterial für die Produktion, den innerbetrieblichen Verbrauch oder zum Wiederverkauf im Handelsgeschäft benötigt. Optimal heißt in diesem Zusammenhang, die richtigen Güter in der richtigen Qualität zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Menge ggf. am richtigen Ort verfügbar zu haben. Dieses stellt die Beschaffung sicher, u. a. durch die Auswahl des optimalen Lieferanten.
Das Suchen von neuen oder alternativen Bezugsquellen und das Einholen von Angeboten bei möglichen Lieferanten spielt für die Deckung des Bedarfes von Unternehmen eine wichtige Rolle. Eine weitere mögliche Motivation ist, sich eine Übersicht über aktuelle Marktpreise zu verschaffen. Der erste Schritt ist oft das Erstellen und Übermitteln von Anfragen an die in Frage kommenden Lieferanten. In den Anfragen wird dem Lieferanten mitgeteilt, welche Güter wo und zu welchem Termin benötigt werden, und häufig auch, bis wann ein entsprechendes Angebot erwartet wird. Häufig sind auch eine genauere Spezifikation der benötigten Güter sowie die Abwicklungsmodalitäten zu Lieferung und Rechnung bzw. Bezahlung enthalten.
Angebote gehen dann in der Regel als Reaktion auf Anfragen (oder Ausschreibungen) innerhalb der gesetzten Angebotsfrist ein.
In diesem Dokument wird beschrieben, wie die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ aufgebaut ist. Die Bereiche der Anwendung und die Eingabefelder werden beschrieben. Unter anderem wird pro Feld erläutert, was das Feld bedeutet, welche Werte oder Daten Sie erfassen können oder woher ggf. automatisch angezeigte Vorschlagswerte und Standard-Einstellungen übernommen werden.
Welche Aktionen Sie nutzen können, um eine Beschaffungsanfrage zu bearbeiten, werden im Dokument „Beschaffungsanfragen: Aktionen“ beschrieben.
Anleitungen für den Umgang mit Beschaffungsanfragen, z. B. wie Sie Beschaffungsanfragen erfassen oder bearbeiten, finden Sie im Dokument „Vorgehensweisen: Beschaffungsanfragen“.
Beschaffungs-Anfragearten sind Teil der Identifikation von Beschaffungsanfragen und enthalten Einstellungen und Vorschlagswerte. Sie werden im Dokument „Beschaffungs-Anfragearten“ beschrieben.
Einen Überblick über die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Prozesse in der Beschaffung erhalten Sie in der Dokumentation „Einführung: Beschaffung“.
1 Begriffsbestimmung
Beschaffungsanfrage
Die Beschaffungsanfrage ist eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots an einen oder mehrere Lieferanten. Eine Beschaffungsanfrage enthält in der Regel Angaben zum Artikel, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zum Ort der Lieferung und zur Angebotsfrist.
2 Anwendungsbeschreibung
Mit der Anwendung „Beschaffungsanfragen“ erfassen oder bearbeiten Sie Beschaffungsanfragen.
Die Anwendung besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.
2.1 Identifikationsbereich
Der Identifikationsbereich der Beschaffungsanfrage enthält die relevanten Felder, um die Beschaffungsanfrage eindeutig zu identifizieren, sowie allgemeingültige Basisdaten für die Beschaffungsanfrage. Diese Basisdaten sind unter Karteireitern angeordnet.
Die jeweiligen Felder sind in den folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Felder zur Identifikation
- Basis: Karteireiter „Allgemeines“
- Basis: Karteireiter „Lieferempfänger“
- Basis: Karteireiter „Lieferpartner“
- Basis: Karteireiter „Beschaffungsorganisation“
- Basis: Karteireiter „Rechnungskonditionen“
- Basis: Karteireiter „Klassifikationen“
- Basis: Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“
Vorschlagswerte
Die Beschaffungsanfragebasis enthält:
- allgemeingültige Daten der Anfrage, die für alle Positionen gelten und dort nicht abweichend erfasst werden können, wie z. B. die Angebotsfrist,
- Vorschlagswerte für die Anfragepositionen, die in die Positionen übernommen werden und dort noch pro Position abweichend hinterlegt werden können, wie z. B. Wunschtermin.
In vielen Feldern sowohl der Beschaffungsanfragebasis als auch der einzelnen Anfragepositionen werden automatisch Daten angezeigt, die als Einstellungen und Vorschlagswerte aus den Stammdaten anderer Bereiche übernommen wurden. So werden viele Daten der Beschaffungsanfrage aus der Beschaffungs-Anfrageart übernommen. Sind in der Anfrageart bestimmte Daten nicht erfasst, dann können diese Daten in der Anfrage z. B. aus den Lieferant-Stammdaten herangezogen werden.
2.1.1 Felder zur Identifikation
Zur Identifizierung dienen die Beschaffungs-Anfrageart und die Beschaffungsanfragenummer. Neben dieser Identifikation werden der zusammengefasste Status des Beschaffungsanfrage und der Anfrageempfänger angezeigt. Eine Beschaffungsanfrage kann an mehrere Anfrageempfänger gerichtet werden. In diesem Fall wird der erste Anfrageempfänger angezeigt.
Siehe auch das Kapitel „Mehrere Anfrageempfänger“.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Nummer | Im Feld „Nummer“ wird die eindeutige Identifikation der Beschaffungsanfrage angezeigt. Sie besteht aus zwei Angaben: der Beschaffungs-Anfrageart im ersten Eingabefeld und der Beschaffungsanfragenummer im zweiten Eingabefeld. Die verwendete Beschaffungs-Anfrageart dient gemeinsam mit der Beschaffungsanfragenummer zur Identifizierung der Beschaffungsanfrage.
· Anfrageart Wählen Sie eine vorhandene Beschaffungs-Anfrageart für die Beschaffungsanfrage, die Sie erfassen oder bearbeiten möchten. Nach dem Ausführen der Neu-Aktion kann die Beschaffungs-Anfrageart nicht mehr geändert werden. · Anfragenummer Die Beschaffungsanfragenummer wird automatisch vom System auf der Basis des Nummernkreises erzeugt, der in der Beschaffungs-Anfrageart festgelegt wurde. Sie kann nicht manuell vergeben werden. Erfassen Sie bei Bedarf als Auswahlmerkmal die Beschaffungsanfragenummer der Beschaffungsanfrage, die Sie bearbeiten möchten. Hinweis: Eine einmal einer Anfrage zugeteilte Nummer kann nicht wieder verwendet werden, auch wenn die Anfrage nicht gespeichert wurde. |
| Status | Die Statusinformationen zu dieser Beschaffungsanfrage werden angezeigt, ggf. als Zusammenfassung der Status für mehrere Anfrageempfänger. Eine neue Beschaffungsanfrage erhält den Status, der in der verwendeten Anfrageart als „Eröffnungsstatus“ hinterlegt ist. Er kann ggf. manuell geändert werden.
Siehe auch das Kapitel „Status und Statusänderungen“. |
| Anfrageempfänger | Eine Beschaffungsanfrage kann an mehrere Anfrageempfänger gerichtet werden. Der Anfrageempfänger wird über seine Partner-Identifikation eindeutig identifiziert und zugeordnet. Als Anfrageempfänger kommen nur Partner mit der Partnerrolle „Lieferant“ bezogen auf die Beschaffungsorganisation infrage.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Mehrere Anfrageempfänger“. Weitere Informationen zur Partnerrolle „Lieferant“ finden Sie in diesem Dokument: Partner, Ansicht „Lieferant“ Hinweis: Ist eine Beschaffungsanfrage mit einem Angebot über eine Belegreferenz verbunden, dann können der oder die erfassten Anfrageempfänger nicht mehr geändert werden. |
Mehrere Anfrageempfänger
In einer Beschaffungsanfrage können ein oder mehrere Partner als Anfrageempfänger verwendet werden. Der erste Anfrageempfänger wird im Feld „Anfrageempfänger“ ausgewählt. Im Identifikations- und Arbeitsbereich der Beschaffungsanfrage werden dann die zum ersten genannten Anfrageempfänger gehörenden Daten und Vorschlagswerte angezeigt.
Weitere Anfrageempfänger können in einem Dialogfenster ausgewählt werden. Dieses Fenster öffnen Sie über den Rauten-Button vor dem Feld Anfrageempfänger. Auch weitere Daten zu den anderen Anfrageempfängern, wie Adresse, zugeordneter Lieferpartner oder Spediteur, können über dieses Dialogfenster erfasst, angesehen oder verändert werden. Ist der Rauten-Button gefüllt, dann sind bereits Daten für mehr als einen Anfrageempfänger erfasst. Sonst ist der Rauten-Button leer.
Das Dialogfenster stellt drei Ansichten zur Verfügung:
- Anfrageempfänger: Namens- und Adressdaten, der Ansprechpartner, der Status sowie das Ausgabemedium und die Kommunikationsverbindung für das Belegdokument werden pro Anfrageempfänger angezeigt.
- Lieferpartner: Der dem Anfrageempfänger jeweils zugeordnete Lieferpartner wird mit Namens- und Adressdaten, dem Ansprechpartner, dem zugeordneten Spediteur sowie dem Ausgabemedium und der Kommunikationsverbindung für das Belegdokument angezeigt.
- Empfänger/Lieferpartner: Alle Namens- und Adressdaten sowie Ansprechpartner werden angezeigt, ebenso der Status pro Anfrageempfänger, der Spediteur und das Ausgabemedium und die Kommunikationsverbindung für das Belegdokument.
Die Felder des Dialogfensters und ihre Funktionsweise entsprechen den Eingabefeldern des Identifikationsbereichs der Anwendung. D. h. die Beschreibungen bezüglich möglicher Einträge oder der Herkunft von Vorschlagswerten für die Felder im Identifikationsbereich gelten gleichermaßen für die Eingabefelder im Dialogfenster.
Die Belegausgabe-Einstellungen für die einzelnen Anfrageempfänger werden grundsätzlich im Dialogfenster vorgenommen. In der Belegbasis ist kein Karteireiter „Belegausgabe“ verfügbar.
Die folgenden Felder werden pro Anfrageempfänger angezeigt, wenn im Dialogfenster die Ansicht „Empfänger/Lieferpartner“ gewählt wurde. Die Ansichten „Anfrageempfänger“ und „Lieferpartner“ zeigen einen Ausschnitt der beschriebenen Felder.
| Feld | Erläuterung |
| Anfrageempfänger | Siehe die Erläuterung zum gleichnamigen Feld: Anfrageempfänger |
| · Name
· Adresse (jeweils |
Siehe diese Erläuterung: Basis: Karteireiter „Allgemeines“, Felder „Name, Adresse“ |
| zu Händen
(Anfrageempfänger) |
Siehe diese Erläuterung: Basis: Karteireiter „Allgemeines“, Feld „zu Händen“ |
| Status | Der Angebotsstatus der Beschaffungsanfrage in Bezug auf die einzelnen Anfrageempfänger wird angezeigt. Dieser Angebotsstatus zu den einzelnen Anfragen hat die folgenden Werte:
· Kein Angebot erhalten · Angebot erhalten Hinweis: Der Status „Angebot erhalten“ wird auch dann verwendet, wenn nicht für alle Positionen ein Angebot eingegangen ist. Der Angebotsstatus der Anfrageempfänger wird für die Ermittlung des Angebotsstatus der Anfrage verwendet. |
| Lieferpartner | Siehe diese Erläuterung: Basis: Karteireiter „Lieferpartner“, Feld „Lieferpartner“ |
| · Name
· Adresse (jeweils Lieferpartner) |
Siehe diese Erläuterung: Basis: Karteireiter „Lieferpartner“, Felder „Name, Adresse“ |
| zu Händen
(Lieferpartner) |
Siehe diese Erläuterung: Basis: Karteireiter „Lieferpartner“, Feld „zu Händen“ |
| Spediteur | Siehe diese Erläuterung: Basis: Karteireiter „Lieferempfänger“, Feld „Spediteur“ |
| Belegdokumente | Der Belegdokumenttyp „Anfrage“ ist voreingestellt und nicht veränderbar. Für diesen Typ werden die Ausgabeeinstellungen angezeigt. |
| Medium | Das Ausgabemedium wird angezeigt, auf dem das Belegdokument laut Vorlage ausgegeben wird. Grundsätzlich möglich sind die Ausgabemedien:
· Drucker (dabei auch Ausgabe in Datei möglich), · E-Mail, · Fax. Sofern mehrere Belegdokumentvorlagen für einen Belegdokumenttyp existieren und in den Kunden-Stammdaten oder der Anwendung „Customizing“ für mehrere Ausgabemedien hinterlegt sind, können Sie in diesem Feld ein Ausgabemedium auswählen. |
| Kommunikationsverbindung | In diesem Feld können Sie eine Faxnummer oder E‑Mail-Adresse erfassen, wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen haben.
Siehe auch das Kapitel „Berechtigungen“. Mehrere E-Mail-Empfänger erfassen Sie, indem Sie die E-Mail-Adressen mit Kommata und Leerzeichen getrennt hintereinander eintragen. Diese manuell erfassten Empfängerdaten ersetzen die ggf. automatisch ermittelten Empfängerdaten für die Ausgabemedien E-Mail und Fax. |
2.1.2 Basis: Karteireiter „Allgemeines“
Unter diesem Karteireiter sind die Informationen zu den beteiligten Personen und Organisationen sowie zu Datums- und Fristangaben zusammengefasst.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| · Name
· Adresse (jeweils Anfrageempfänger) |
Name und Adresse des Anfrageempfängers werden vom System automatisch aus den Partner-Stammdaten gefüllt.
Richtet sich die Beschaffungsanfrage an mehr als einen Anfrageempfänger, dann werden die Daten des ersten Anfrageempfängers angezeigt. Die Daten weiterer Anfrageempfänger können über ein separates Dialogfenster angesehen und bearbeitet werden, das über den Rauten-Button vor dem Feld „Anfrageempfänger“ aufgerufen werden kann. Siehe das Kapitel „Mehrere Anfrageempfänger“. Hinweis: In diesen Feldern geänderte Daten werden nur in der Anfrage gespeichert, nicht in den Partner-Stammdaten. Hat sich in den Stammdaten der Name oder die Adresse des ersten Anfrageempfängers geändert, dann können die aktuellen Daten über den Aktualisieren-Button rechts neben dem Feld „Name“ in den Beleg übernommen werden. |
| zu Händen | Ein Ansprechpartner beim Anfrageempfänger kann unter „zu Händen“ ausgewählt, geändert oder frei erfasst werden. Dabei wird aus den Partner-Stammdaten des Anfrageempfängers ggf. ein Beschaffungs-Ansprechpartner als Vorschlagswert angezeigt.
Weitere Informationen zur Funktionalität dieses Feldes und den möglichen Vorgehensweisen entnehmen Sie bitte diesem Dokument: Feld „zu Händen“. Der Ansprechpartner des ersten Anfrageempfängers wird angezeigt. Die Daten weiterer Anfrageempfänger können über ein separates Dialogfenster angesehen und bearbeitet werden, das über den Rauten-Button vor dem Feld „Anfrageempfänger“ geöffnet werden kann. Siehe Kapitel „Mehrere Anfrageempfänger“. |
| Wunschtermin | Der Wunschtermin bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem Sie bzw. das eigene Unternehmen die Lieferung der Artikel erwarten. Das System schlägt ein Datum vor, das sich aus der Einstellung im Feld „Wunschtermin-Berechnung“ in der verwendeten Beschaffungs-Anfrageart ergibt.
Der Wunschtermin wird ggf. in ein mit der Anfrage verbundenes Angebot als Vorschlagswert übernommen. Dieses Feld wird mit der Terminart angezeigt, die in den Stammdaten des ersten Anfrageempfängers festgelegt wurde. Die Terminart bestimmt u. a. eine Genauigkeit für Terminangaben in Form eines festgelegten Zeitraumes von z. B. Tagen oder Kalenderwochen. Diese Terminart kann nicht verändert werden. Sie müssen den Wunschtermin in dieser vorgegebenen Terminart erfassen, z. B. als einen bestimmten Kalendertag, eine Kalenderwoche oder einen Monat. Wenn Sie einen Termin in einer anderen Terminart erfassen, dann wird Ihre Eingabe beim Prüfen automatisch in das zulässige Format umgewandelt. |
| Erfassungsdatum | Das Erfassungsdatum ist das Datum, an dem die Beschaffungsanfrage erfasst wurde. Das System trägt automatisch das aktuelle Datum ein. Es kann noch geändert werden, wenn dies z. B. für Auswertungen und Statistiken sinnvoll ist. |
| Angebot bis | Unter „Angebot bis“ kann als Angebotsfrist z. B. ein Datum erfasst werden, bis wann Ihr Unternehmen vom Anfrageempfänger ein Angebot erwartet.
Diese Frist wird zur Berechnung des Angebotsfriststatus vom System verwendet. Siehe auch das Kapitel „Status und Statusänderungen“. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Als Ansprechpartner im eigenen Haus kann in diesem Feld ein interner Mitarbeiter gewählt werden. Er muss als Partner der Rolle „Mitarbeiter“ erfasst und dem eigenen Unternehmen zugeordnet sein.
Ermittlung des Vorschlagswerts: Das System prüft, ob der aktuelle Benutzer, der die Beschaffungsanfrage gerade bearbeitet, einem internen Mitarbeiter zugeordnet ist. Relevant ist dabei die vom System aktuell verwendete Datenbank. Das System führt alle Stamm- und Bewegungsdaten für die betriebswirtschaftlichen Anwendungen pro Unternehmen in einer Online-Transaction-Processing (OLTP)-Datenbank. Auch die Mitarbeiter-Stammdaten werden auf dieser OLTP-Datenbank erfasst. Findet nun das System in der aktuell verwendeten OLTP-Datenbank einen internen Mitarbeiter, dem der aktuelle Benutzer zugeordnet ist, dann wird dieser Mitarbeiter in diesem Feld vorgeschlagen. |
2.1.3 Basis: Karteireiter „Lieferempfänger“
Unter dem Karteireiter „Lieferempfänger“ finden Sie Angaben über den Standort (Logistikorganisation), der die Artikel dieser Beschaffungsanfrage entgegennehmen soll.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Lieferempfänger | Der Lieferempfänger nimmt die Lieferung der bestellten Artikel entgegen. Der Lieferempfänger ist der Standort des Lagerortes, zu dem geliefert werden soll. Er wird in diesem Feld über seine Partner-Identifikation eindeutig identifiziert und angezeigt. Aus den Lieferempfänger-Stammdaten werden die Namens- und Adressdaten übernommen und angezeigt. |
| · Name
· Adresse |
Die Felder „Name“ und „Adresse“ werden vom System automatisch gefüllt. Die Daten stammen aus den Partner-Stammdaten des Lieferempfängers und können in diesem Feld nicht verändert werden.
Der Lieferempfänger wird ggf. in ein mit der Anfrage verbundenes Angebot übernommen. |
| zu Händen | Ein Ansprechpartner beim Lieferempfänger kann unter „zu Händen“ ausgewählt, geändert oder frei erfasst werden. Dabei wird aus den Partner-Stammdaten des Lieferempfängers ggf. ein Beschaffungs-Ansprechpartner vorgeschlagen.
Weitere Informationen zur Funktionalität dieses Feldes und den möglichen Vorgehensweisen entnehmen Sie bitte diesem Dokument: Feld „zu Händen“. |
| Spediteur | Der Spediteur sorgt für die Güterversendung. Er beauftragt ein Unternehmen mit dem Transport (Speditionsgeschäft) oder führt den Transport selbst durch.
Als Spediteur ist jeder Partner zulässig, der in den Partner-Stammdaten als „Spediteur“ gekennzeichnet ist. In der Anfragebasis wird der Spediteur angezeigt, der dem Lieferpartner des ersten Anfrageempfängers zugeordnet wird. Sind dem Lieferpartner mehrere Spediteure zugeordnet, dann wird der als „Bevorzugt“ gekennzeichnete vorgeschlagen. Die Spediteure für weitere Anfrageempfänger können über den Rauten-Button vor dem Feld „Anfrageempfänger“ angesehen und bearbeitet werden. Siehe dazu das Kapitel „Mehrere Anfrageempfänger“. |
| Lagerort | Der Lagerort bezeichnet in Beschaffungsanfragen den Ort, an den gewünschte Artikel geliefert werden sollen.
Der Lagerort wird als Vorschlagswert aus der Beschaffungs-Anfrageart übernommen. Ist dort kein Lagerort erfasst, dann wird er als Vorschlagswert aus den Lieferpartner-Stammdaten des ersten Anfrageempfängers herangezogen. Ist dort ebenfalls kein Lagerort erfasst, dann wird als Zugangslagerort der Lagerort verwendet, der in der Anwendung „Customizing“ unter der Funktion „Beschaffung“ für die Beschaffungsorganisation hinterlegt ist. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass der Vorschlagswert von der Einstellung im Feld „Lagerort-Vorschlagswert“ abhängt. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass sich der Lagerort der Position auch aus den Artikel-Stammdaten ergeben kann. Wählen Sie bei Bedarf einen anderen im System vorhandenen und für die Beschaffungsorganisation zulässigen Lagerort. |
| Lagerort-Vorschlagswert | In diesem Feld wird festgelegt, ob bzw. unter welchen Bedingungen der Lagerort vorgeschlagen werden soll. Der gewählte Eintrag wird als Vorschlagswert bei der Erfassung der Grundpositionen verwendet.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Immer vorschlagen · Vorschlagen, wenn leer · Kein Vorschlagswert Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation „Beschaffungs-Anfragearten“. |
| Lieferbedingung | Lieferbedingungen beschreiben Vereinbarungen zwischen Käufer und Verkäufer. Mit ihnen werden ggf. die Art der Lieferung und der Erfüllungsort festgelegt, z. B. „frei Haus“ oder „Abholung“.
Die Lieferbedingung wird als Vorschlagswert aus der Beschaffungs-Anfrageart übernommen. Ist sie dort nicht erfasst, dann wird sie aus den Lieferpartner-Stammdaten zum ersten Anfrageempfänger ermittelt. Die Lieferbedingung wird ggf. in ein mit der Anfrage verbundenes Angebot übernommen. Bei einem INCO-Term als Lieferbedingung müssen Sie einen Ortsbezug angeben. Weitere Informationen zu den INCO-Terms finden Sie im Dokument „Lieferbedingungen“. |
| Versandbedingung | Versandbedingungen beschreiben die Art und Weise, wie die Artikel transportiert werden, z. B. per Spedition, per Kurier oder per Post.
Die Versandbedingung wird als Vorschlagswert aus der Beschaffungs-Anfrageart übernommen. Ist sie dort nicht erfasst, dann wird sie aus den Lieferpartner-Stammdaten zum ersten Anfrageempfänger ermittelt. Die Versandbedingung wird ggf. in ein mit der Anfrage verbundenes Angebot übernommen. Weitere Informationen zu Versandbedingungen finden Sie im Dokument „Versandbedingungen“. |
2.1.4 Basis: Karteireiter „Lieferpartner“
Unter dem Karteireiter „Lieferpartner“ sind die Daten des bei der Lieferung beteiligten Partners angeordnet.
Die Felder im Einzelnen:
| Felder | Erläuterung |
| Lieferpartner | In der Anfragebasis wird der Lieferpartner angezeigt, der dem ersten Anfrageempfänger zugeordnet wird. Die Lieferpartner für weitere Anfrageempfänger können über den Rauten-Button vor dem Feld „Anfrageempfänger“ angesehen und bearbeitet werden. Siehe dazu das Kapitel „Mehrere Anfrageempfänger“.
Der Lieferpartner übernimmt die Lieferung oder Versendung der bestellten Artikel. Der Lieferpartner ist ein Partner mit der Rolle „Lieferant“. Er wird in diesem Feld über seine Partner-Identifikation eindeutig identifiziert und zugeordnet. Aus seinen Partner-Stammdaten werden die Namens- und Adressdaten als Vorschlagswerte übernommen. Als Lieferpartner sind alle Partner zulässig, die dem ersten Anfrageempfänger in den Partner-Stammdaten als Lieferpartner zugeordnet sind. Der Lieferpartner kann mit dem Anfrageempfänger übereinstimmen. Weitere Informationen zur Partnerrolle „Lieferant“ finden Sie in diesem Dokument: Partner, Ansicht „Lieferant“ Sind dem Anfrageempfänger mehrere Lieferpartner zugeordnet, dann wird der als „Bevorzugt“ gekennzeichnete Lieferpartner in die Beschaffungsanfrage übernommen. Sie können einen anderen Lieferpartner wählen, der dem Anfrageempfänger zugeordnet ist. |
| · Name
· Adresse |
Felder „Name“ und „Adresse“ werden vom System automatisch gefüllt. Die Daten stammen aus den Partner-Stammdaten des Lieferpartners und können in diesem Feld nicht verändert werden.
Hinweis: Diese Daten werden nicht in die Anfrage kopiert. |
| zu Händen | Ein Ansprechpartner beim Lieferpartner kann unter „zu Händen“ ausgewählt, geändert oder frei erfasst werden. Dabei wird aus den Stammdaten des Lieferpartners ggf. ein Beschaffungs-Ansprechpartner vorgeschlagen.
Weitere Informationen zur Funktionalität dieses Feldes und den möglichen Vorgehensweisen entnehmen Sie bitte diesem Dokument: Feld „zu Händen“. |
2.1.5 Basis: Karteireiter „Beschaffungsorganisation“
Unter dem Karteireiter „Beschaffungsorganisation“ finden Sie die Daten der für die Beschaffungsanfrage zuständigen Beschaffungsorganisation.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Beschaffungsorganisation | Die Beschaffungsorganisation ist jene Organisation, die sich um die Bearbeitung der Beschaffungsanfrage kümmert. Sie wird in diesem Feld über ihre Partner-Identifikation eindeutig identifiziert. Die Namens- und Adressdaten werden zum Zeitpunkt der Anfrageerfassung in die Anfrage kopiert.
Die Beschaffungsorganisation muss vor dem Ausführen der Neu-Aktion in der Titelleiste der Anwendung ausgewählt werden. Sie ist danach für die Beschaffungsanfrage nicht mehr änderbar. In einem Single-Site-System ohne inhaltsbezogene Berechtigungen ist dies immer der Mandant. Die Beschaffungsorganisation ist zudem die für die Berechtigung relevante Organisation. Weitere Informationen finden Sie in den Dokumenten „Einführung: Multi-Site“ und „Inhaltsbezogene Berechtigungen“. |
| · Name
· Adresse |
Die Felder „Name“ und „Adresse“ werden vom System automatisch gefüllt. Die Daten stammen aus den Partner-Stammdaten der Beschaffungsorganisation und können in diesem Feld nicht verändert werden. |
| zu Händen | Ein Ansprechpartner der Beschaffungsorganisation kann unter „zu Händen“ ausgewählt, geändert oder frei erfasst werden. Dabei wird aus den Partner-Stammdaten der Beschaffungsorganisation ggf. ein Ansprechpartner vorgeschlagen.
Weitere Informationen zur Funktionalität dieses Feldes und den möglichen Vorgehensweisen entnehmen Sie bitte diesem Dokument: Feld „zu Händen“. |
2.1.6 Basis: Karteireiter „Rechnungskonditionen“
Rechnungskonditionen enthalten Informationen zu den Bedingungen, die für die Bezahlung einer möglichen Lieferung gelten sollen.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Zahlungsbedingung | Die Zahlungsbedingung beschreibt Bedingungen, die für die Bezahlung der Rechnung gelten sollen: Bei den Zahlungsbedingungen können Fristen und Prozentsätze für die Gewährung von Skonto hinterlegt werden. Hält sich der Rechnungsempfänger (in diesem Fall die Beschaffungsorganisation bzw. deren Firma) bei der Bezahlung an eine der festgelegten Fristen, dann kann er den für dieses Intervall hinterlegten Skontoprozentsatz vom Rechnungsbetrag abziehen. Eine Zahlungsbedingung wirkt sich ggf. auf die Berechnung des Bareinkaufswertes aus.
Weitere Informationen finden Sie im Dokument „Zahlungsbedingungen“. |
| Zahlungsart | Die Zahlungsart bezeichnet die Art und Weise, wie die Rechnung bezahlt werden soll, z. B. per Bankeinzug oder per Nachnahme.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Zahlungsarten“. |
2.1.7 Basis: Karteireiter „Klassifikationen“
Die Beschaffungsanfrage kann Beschaffungsanfrage-Klassifikationen zugeordnet werden.
| Feld | Erläuterung |
| · Klassifikation 1
· Klassifikation 2 · Klassifikation 3 · Klassifikation 4 · Klassifikation 5 |
Die Beschaffungsanfrage kann vorhandenen Klassifikationen des Typs „Beschaffungsanfrage-Klassifikation 1“ (bis 5) zugeordnet werden.
Auf Basis der Zuordnungen zu Klassifikationen lassen sich Daten organisieren und für beliebige Auswertungen und Abfragen strukturieren. |
2.1.8 Basis: Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“
Unter dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ können Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge hinterlegt werden. Auf gespeicherte Texte und Datei-Anhänge wird durch ein Notiz-Icon hingewiesen, das auf dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ zu finden ist.
Weitere Informationen zu Texten und Datei-Anhängen und deren Verwendung finden Sie in der Dokumentation „Texte“.
Hinweis:
Als Vorschlagswert für die Sprache der Texte und Textbausteine der Beschaffungsanfrage wird die Inhaltssprache des Anfrageempfängers übernommen. Dies gilt auch dann, wenn der Lieferpartner eine abweichende Inhaltssprache verwendet. Sie können die Texte auch in anderen Sprachen erfassen, indem Sie vor dem Erfassen des Textes die Sprache im Feld „Sprache“ in der Symbolleiste des Karteireiters ändern.
2.2 Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich enthält die Beschaffungsanfragepositionen. Diese umfassen den angefragten Leistungsumfang:
- Welche Artikel wurden angefragt und sind ggf. vom Lieferanten zu liefern:
- in welcher Menge?
- zu welchem Wunschtermin?
- An welchen Zugangslagerort sollen die Artikel ggf. geliefert werden?
Der Arbeitsbereich besteht aus einer Anfragepositionstabelle und einem Anfragepositionseditor. In der Anfragepositionstabelle wird ein Ausschnitt der Daten der Anfragepositionen dargestellt.
Die Beschaffungsanfragepositionen werden im Positionseditor einzeln erfasst. Dort werden weitere Daten der Anfragepositionen angezeigt. Die Felder der Positionstabelle sind dabei mit den gleichen Daten gefüllt wie die gleichnamigen Felder im Positionseditor.
Hinweis:
Das System bietet die Massenerfassung von Positionen an: Im Positionseditor können Sie eine spezielle Tastatursteuerung für Beleg-Anwendungen nutzen, um die Positionsdaten, auch mehrerer Positionen, bei Bedarf über den Nummernblock Ihrer Tastatur zu erfassen (statt Tabulator-Taste nutzen Sie die Plus- und Minus-Tasten). Weitere Informationen finden Sie im Bedienungsleitfaden zum Thema „Tastatursteuerung“.
Einige Felder der Anfragepositionen werden mit Vorschlagswerten gefüllt, die aus der Anfragebasis übernommen werden. Sie könne für jede Anfrageposition mit anderen Daten ersetzt werden. Weitere Vorschlagswerte können u. a. aus den Artikel-Stammdaten übernommen werden.
Detailpositionen
In Beschaffungsanfragen können neben den Grundpositionen auch Detailpositionen verwendet werden. Detailpositionen werden ergänzend zu vorhandenen Grundpositionen erfasst oder erzeugt und sind von diesen abhängig. Wird die Grundposition gelöscht, werden auch die Detailpositionen gelöscht. Für Detailpositionen werden zum Teil die Daten der Grundposition übernommen. Einige Daten können nur auf Ebene der Grundposition geändert werden und werden automatisch für die Detailpositionen übernommen.
Wenn der in der Grundposition zugeordnete Artikel ein Set-Artikel ist, dann werden die Komponenten einer Handelsstückliste als Detailpositionen dargestellt. Die Komponenten der Handelsstückliste werden in der gleichnamigen Anwendung festgelegt.
Ist die verwendete Handelsstückliste vom Aufbautyp variabel, dann können die Detailpositionen im Auftrag verändert, gelöscht oder neu hinzugefügt werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Handelsstücklisten“.
2.2.1 Anfragepositionstabelle
In der Positionstabelle wird eine Übersicht über alle Anfragepositionen gezeigt.
Im Einzelnen werden die folgenden Daten der Anfragepositionen in der Tabelle unter den angegebenen Spaltenüberschriften angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Position | Die Positionsnummer dient der genauen Identifizierung der einzelnen Beschaffungsanfragepositionen. Mithilfe der Positionsnummer können auch die einzelnen Positionen in verschiedenen Belegen über eine Belegreferenz verbunden werden.
Die Positionsnummer wird vom System auf der Basis des Nummernkreises automatisch erzeugt, der in der verwendeten Beschaffungs-Anfrageart festgelegt ist. Sie können die Positionsnummer im Positionseditor auch manuell vergeben. Sobald eine Position in die Positionstabelle übernommen wurde, lässt sich die Positionsnummer nicht mehr ändern. Siehe auch die Beschreibung zum Feld „Position“ im Positionseditor: Position |
| Texthinweis | Wird in der Spalte „Texthinweis“ ein Icon angezeigt, dann ist dies ein Hinweis auf bestehende Positionstexte. |
| Artikel | Der angefragte Artikel wird angezeigt. Der Artikel wird im Positionseditor bearbeitet. Sobald eine Position gespeichert wurde, lässt sich der Artikel auch im Positionseditor nicht mehr ändern.
Hinweis: Der Artikel lässt sich vor dem Speichern einer Position auch in der Positionstabelle ändern. Siehe auch die Beschreibung des Feldes „Artikel“: Artikel |
| Wunschtermin | Der Wunschtermin bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem Ihr Unternehmen die Lieferung des Artikels erwartet. Sie können den Termin in der Spalte ändern.
Siehe auch die Beschreibung des Feldes „Wunschtermin“: Wunschtermin |
| Gesamtmenge | Die angefragte Gesamtmenge des Artikels wird angezeigt. Sie können die Menge in der Spalte ändern.
Siehe auch die Beschreibung des Feldes „Gesamtmenge“: Gesamtmenge |
| Lagerort | Der Lagerort wird angezeigt, zu dem der gewünschte Artikel geliefert werden soll. Sie können den Lagerort in der Spalte ändern.
Siehe auch die Beschreibung des Feldes „Lagerort“: Lagerort |
| Status | Die Statusinformationen zu dieser Anfrageposition werden angezeigt, ggf. als Zusammenfassung mehrerer Anfrageempfänger.
Siehe auch das Kapitel „Status und Statusänderungen“. |
2.2.2 Positionseditor
Im Positionseditor sind die Daten unter Karteireitern angeordnet, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Positionseditor: Karteireiter „Allgemeines“
- Positionseditor: Karteireiter „Lieferempfänger“
- Positionseditor: Karteireiter „Kontierung“
- Positionseditor: Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“
Hinweis:
Das System bietet die Massenerfassung von Positionen an: Im Positionseditor können Sie eine spezielle Tastatursteuerung für Beleg-Anwendungen nutzen, um die Positionsdaten, auch mehrerer Positionen, bei Bedarf über den Nummernblock Ihrer Tastatur zu erfassen (statt Tabulator-Taste nutzen Sie die Plus- und Minus-Tasten). Weitere Informationen finden Sie im Bedienungsleitfaden zum Thema „Tastatursteuerung“.
Wenn in der Symbolleiste des Positionseditors der Button „Bei Übernahme prüfen“ aktiviert ist, dann prüft das System bei der Übernahme der Anfrageposition in die Anfragepositionstabelle, ob alle Pflichtfelder erfasst wurden und ob alle erfassten Daten zulässig sind. Sonst wird dies nur beim Speichern der Anfrage geprüft.
In der Symbolleiste des Positionseditors wird die Positionsnummer der aktuell im Positionseditor geöffneten Anfrageposition angezeigt.
| Feld | Erläuterung |
| Position | Im Feld „Position“ wird die Positionsnummer angezeigt. Sie dient der genauen Identifizierung der einzelnen Beschaffungsanfragepositionen und wird automatisch erzeugt.
Sie können die Positionsnummer in diesem Feld manuell vergeben. Sobald eine Position in die Positionstabelle übernommen wurde, lässt sich die Positionsnummer nicht mehr ändern. Aufgrund der Positionsnummer werden die Positionen vom System automatisch sortiert. Diese Sortierung kann der Benutzer nicht direkt ändern. Die Sortierung kann nur über das manuelle Vergeben von Positionsnummern beeinflusst werden. Hinweis: Aufgrund der automatischen Nummerierung und Sortierung können neue Positionen zwar eingefügt werden, sie können dabei aber nicht zwischen zwei vorhandene Positionen platziert werden. Neue Positionen erhalten zunächst immer die nächste fortlaufende Nummer und werden am Ende der Positionen einsortiert. Deshalb ist sinnvoll, im Nummernkreis festzulegen, dass die Positionen in 5er- oder 10er-Schritten nummeriert werden. Dann können Sie eine Position ergänzen und dieser manuell eine Positionsnummer geben, die zwischen den Nummern der vorhandenen Positionen liegt. Ergebnis: Die neue Position wird in der Liste an der gewünschten Stelle zwischen den vorhandenen Positionen einsortiert. |
2.2.2.1 Positionseditor: Karteireiter „Allgemeines“
Unter dem Karteireiter „Allgemeines“ werden die grundlegenden Daten der Anfrageposition erfasst: die angefragten Artikel, Mengen, Termine und erwartete Preise. Der Status der Anfrageposition wird angezeigt.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Artikel | Pro Position wird ein Artikel erfasst. Sie können alle Artikel verwenden, die den Status „Freigegeben“ haben und für die in den Stammdaten die beschaffungsrelevanten Daten in der Ansicht „Beschaffung“ bezogen auf die Beschaffungsorganisation erfasst wurden. Das System prüft die Verwendbarkeit des Artikels und zeigt eine entsprechende Meldung an.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Artikel, Ansicht „Beschaffung“ Bei Referenz-Artikeln bietet Ihnen das System eine Auswahl über ein Dialogfenster an. Diese Besonderheit wird in diesem Kapitel beschrieben: Auswahl eines Varianten-Artikels zum Referenz-Artikel Hinweis: Für Pseudo-Artikel wird die ggf. von den Artikel-Stammdaten abweichende Artikelbezeichnung angezeigt. Diese können Sie über die Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern“ bei Bedarf ändern. Wird aus der Anfrage ein Beschaffungsangebot erzeugt, dann wird der Artikel in die entsprechend Position des Angebots übernommen. |
| Gesamtmenge | Die Gesamtmenge bezeichnet die Menge dieses Artikels, die geliefert werden soll.
Wählen Sie eine passende physikalische oder kaufmännische Maßeinheit (z. B. Kilogramm oder Stück) und erfassen Sie die gewünschte Menge. Das System prüft die Zulässigkeit der Mengeneinheit. Folgende Mengeneinheiten sind zulässig: · die für diesen Artikel in der Anwendung „Artikel“ in den Ansichten „Beschaffung“ oder „Lieferanten“ hinterlegten Beschaffungseinheiten · alle Mengeneinheiten desselben physikalischen Typs wie die Beschaffungseinheiten, die in diese umrechenbar sind Ermittlung des Vorschlagswertes: 1. Die in den Artikel-Stammdaten des Anfrageempfängers zugeordnete erste Beschaffungseinheit wird als Vorschlagswert übernommen. 2. Ansonsten wird die erste Beschaffungseinheit als Vorschlagswert übernommen. In einer Beschaffungsanfrageposition sind keine negativen Mengen zulässig. Wird aus der Anfrage ein Angebot erzeugt, dann wird die Menge zusammen mit der Einheit in die entsprechende Position des Angebotes übernommen. |
| Herkunft Einheiten-Verbindlichkeit | In diesem Feld wird festgelegt, woher die Einstellung für die Einheiten-Verbindlichkeit herangezogen wird.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Artikel Mit diesem Eintrag übernehmen Sie die Einstellung für die Einheiten-Verbindlichkeit aus den Artikel-Stammdaten. · Manuell Mit diesem Eintrag legen Sie eine Einstellung für die Einheiten-Verbindlichkeit individuell fest. Dieses Feld wird angezeigt, wenn in der Anwendung „Customizing“ für den Mandanten die Funktion „Bestand in logistischen Einheiten führen“ aktiviert ist. Diese Funktion finden Sie in der Funktion „Lagerlogistik“, Unterfunktion „Bestände“. |
| Einheiten-Verbindlichkeit | Im Feld „Einheiten-Verbindlichkeit“ legen Sie fest, wie verbindlich die erfasste Mengeneinheit des Artikels zu berücksichtigen ist. Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen:
· Unverbindlich Die Mengeneinheit ist nicht relevant, sodass ein Artikel in beliebigen Verpackungsgrößen geliefert werden darf. · In Verpackungsstruktur enthalten Die Mengeneinheit muss berücksichtigt werden. Dabei muss der Artikel in der angegebenen Mengeneinheit geliefert werden, diese darf jedoch in einer größeren Verpackungseinheit enthalten sein. · Verbindlich Die Mengeneinheit muss berücksichtigt werden. Der Artikel muss genau in der angegebenen Mengeneinheit geliefert werden. Die Lieferung in einer größeren Verpackungseinheit ist ausgeschlossen. Beispiel: Sie bestellen 2 Kartons. In einem Karton sind jeweils 5 Stück enthalten. – Ist die Einheiten-Verbindlichkeit „Unverbindlich“ festgelegt, dann dürfen sowohl 2 Kartons als auch 10 einzelne Stück oder eine andere Verpackungseinheit, z. B. 5 kleine Kartons à 2 Stück, geliefert werden. – Ist „In Verpackungsstruktur enthalten“ festgelegt, dann muss die Einheit „Karton“ in der Lieferung enthalten ist. Diese kann jedoch auch in einer größeren Verpackungseinheit vorkommen, wie z. B. 2 kleine Kartons, die in einem großen Karton enthalten sind. – Ist „Verbindlich“ festgelegt, dann müssen genau 2 Kartons mit jeweils 5 Stück geliefert werden. Dieses Feld ist abhängig von der Einstellung im Feld „Herkunft Einheiten-Verbindlichkeit“. Ist darin der Eintrag „Manuell“ festgelegt, dann ist das Feld „Einheiten-Verbindlichkeit“ in der Regel einstellbar. In allen anderen Fällen wird eine Einheiten-Verbindlichkeit aus anderen Quellen herangezogen und angezeigt, z. B. aus den Artikel-Stammdaten. Dieses Feld wird angezeigt, wenn in der Anwendung „Customizing“ für den Mandanten die Funktion „Bestand in logistischen Einheiten führen“ aktiviert ist. Diese Funktion finden Sie in der Funktion „Lagerlogistik“, Unterfunktion „Bestände“. |
| Wunschtermin | Der Wunschtermin bezeichnet den Zeitpunkt, an dem das eigene Unternehmen die Lieferung des angefragten Artikels erwartet.
Der Wunschtermin kann für jede Anfrageposition ein anderer Zeitpunkt sein, also pro Position geändert werden. Dieses Feld wird mit der Terminart angezeigt, die beim ersten Anfrageempfänger in den Partner-Stammdaten festgelegt wurde. Der Wunschtermin wird aus der Anfragebasis übernommen. Siehe auch die Beschreibung des Feldes „Wunschtermin“ im Identifikationsbereich in diesem Kapitel: Basis: Karteireiter „Allgemeines“ |
| Status | Die Statusinformationen zu dieser Anfrageposition werden angezeigt, ggf. als Zusammenfassung mehrerer Anfrageempfänger.
Siehe auch das Kapitel „Status und Statusänderungen“. |
| Verfügbarkeitstermin | Das Datum zeigt an, wann der zu liefernde Artikel verfügbar sein soll. Das Datum wird ermittelt, indem zum Liefertermin die „Übergangszeit Lagerzugang“ hinzugerechnet wird.
Beachten Sie bitte bei Bedarf den zugehörigen Tooltip, in dem die Anzahl an Tagen für die „Übergangszeit Lagerzugang“ angezeigt wird. Dieses Feld wird nur dann verwendet, wenn gemäß Art die Verfügbarkeit beeinflusst wird. |
| Lagerort | Wählen Sie in diesem Feld einen im System vorhandenen Lagerort, zu dem der gewünschte Artikel geliefert werden soll.
Der Lagerort wird ggf. aus der Anfragebasis als Vorschlagswert übernommen und kann für jede Anfrageposition individuell geändert werden. Siehe auch die Beschreibung des Feldes „Lagerort“ im Identifikationsbereich in diesem Kapitel: Basis: Karteireiter „Lieferempfänger“ Hinweis: Beachten Sie bitte, dass der Vorschlagswert von der Einstellung im Feld „Lagerort-Vorschlagswert“ abhängt. |
| Zieleinstandspreis | Der Zieleinstandspreis ist der Preis, den Sie für den gewünschten Artikel erwarten. Er kann nur manuell erfasst werden.
Als Währung wird die Leitwährung übernommen. Der Zieleinstandspreis wird ggf. auf dem Belegdokument mit ausgegeben. Erfassen Sie deshalb nur dann den Zieleinstandspreis, wenn Sie dem Anfrageempfänger Ihre Preisvorstellungen mitteilen möchten. Der Zieleinstandspreis wird in der Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ verwendet, um die prozentualen Abweichungen der angebotenen Einstandspreise der Lieferanten von Ihrem Zieleinstandspreis anzeigen zu lassen. |
| · Preisdimension
· Preiseinheit |
Im Feld „Preisdimension“ legen Sie fest, auf welche Einheit und wie viele Einheiten sich der Zieleinstandspreis bezieht. Im ersten Teil des Feldes wählen Sie Anzahl der Einheiten, z. B. pro 1 oder in Zehnerpotenzen, d. h. pro 10, pro 100 usw. Im zweiten Teil des Feldes wählen Sie eine Preiseinheit. Die Preiseinheit kann von der Mengeneinheit abweichen.
Als Vorschlagswert wird die Preisdimension verwendet, die in den Beschaffungsdaten des Artikels hinterlegt ist. Die festgelegte Preisdimension wird zusammen mit dem Zieleinstandspreis für den Angebotsvergleich in der Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ verwendet. |
| Bezug | Der „Bezug“ ist ein frei verwendbares Feld für kurze Texte. Nutzen Sie es bei Bedarf, z. B. um eine Preisliste zu referenzieren oder um auf frühere Kontakte mit diesem Lieferanten hinzuweisen, wie Telefonate oder frühere Angebote.
Der Bezug wird ggf. in ein aus der Anfrage erzeugtes Beschaffungsangebot als Vorschlagswert übernommen. Die in diesem Feld erfassten Daten dienen nur zur Information. Sie haben keine weiteren Auswirkungen im System. |
Auswahl eines Varianten-Artikels zum Referenz-Artikel
Haben Sie in der der Anfrageposition einen Referenz-Artikel über seine Artikelnummer erfasst und übertragen diese in die Positionstabelle, dann wird der Referenz-Artikel entweder automatisch vom System durch einer seiner Varianten-Artikel ersetzt oder ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie einen der zum Referenz-Artikel zugehörigen Varianten-Artikel auswählen können.
Eine Beschreibung dieser Aktion finden Sie in der Dokumentation „Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel auswählen“.
Hinweis:
Sie können bei Bedarf einen Varianten-Artikel über seine Artikelnummer auch direkt in der Anfrageposition zuordnen.
Bei der Preisermittlung in Angeboten bzw. Aufträgen zieht das System die für den Varianten-Artikel hinterlegten Preisinformationen heran. Sind für den Varianten-Artikel keine Preisinformationen hinterlegt, dann werden die Preisinformationen des Referenz-Artikels verwendet. Wird auch für den Referenz-Artikel kein Preis gefunden, dann stellt das System die Preisherkunft ggf. auf „Manuell“ um.
2.2.2.2 Positionseditor: Karteireiter „Lieferempfänger“
Unter dem Karteireiter „Lieferempfänger“ finden Sie Angaben über den Standort (Logistikorganisation), der den Artikel dieser Beschaffungsanfrageposition entgegennimmt.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Lieferempfänger | Der Lieferempfänger nimmt die Lieferung der bestellten Artikel entgegen. Der Lieferempfänger ist der Standort des Lagerortes, zu dem geliefert werden soll. Er wird in diesem Feld über seine Partner-Identifikation eindeutig identifiziert und angezeigt. |
| · Name
· Adresse |
Die Felder „Name“ und „Adresse“ werden vom System automatisch gefüllt. Die Daten stammen aus den Partner-Stammdaten des Lieferempfängers und können in diesem Feld nicht verändert werden. Der Lieferempfänger wird ggf. in ein mit der Anfrage verbundenes Angebot übernommen. |
| zu Händen | Ein Ansprechpartner beim Lieferempfänger kann unter „zu Händen“ ausgewählt, geändert oder frei erfasst werden. Dabei wird aus den Partner-Stammdaten des Lieferempfängers ggf. ein Beschaffungs-Ansprechpartner vorgeschlagen.
Weitere Informationen zur Funktionalität dieses Feldes und den möglichen Vorgehensweisen entnehmen Sie bitte diesem Dokument: Feld „zu Händen“ |
| Lagerort-Vorschlagswert | In diesem Feld wird festgelegt, ob bzw. unter welchen Bedingungen der Lagerort vorgeschlagen werden soll. Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen:
· Immer vorschlagen · Vorschlagen, wenn leer · Kein Vorschlagswert · Fix Grundpositionswert verwenden Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation „Beschaffungs-Anfragearten“. |
2.2.2.3 Positionseditor: Karteireiter „Kontierung“
Unter dem Karteireiter „Kontierung“ werden Daten zur Kostenrechnung erfasst.
| Feld | Erläuterung |
| Kostenstelle | Erfassen Sie die Kostenstelle des Bereichs oder der Abteilung, für die der Artikel beschafft werden soll. Der Vorschlagswert ergibt sich aus den relevanten Stammdaten, wie z. B. den Artikel-Stammdaten.
Die Kostenstelle wird als Vorschlagswert in die nachgelagerten Belege übernommen, bis hin zur Materialbuchung. Sie kann anschließend für verschiedene Auswertungen im Rahmen der Kostenrechnung genutzt werden. |
| Kostenträger | Erfassen Sie einen Kostenträger, z. B. einen Artikel, eine Artikel-Klassifikation oder einen Vorgang. Der Vorschlagswert ergibt sich aus den relevanten Stammdaten, wie z. B. den Artikel-Stammdaten.
Der Kostenträger wird als Vorschlagswert in die nachgelagerten Belege übernommen, bis hin zur Materialbuchung. Er kann anschließend für verschiedene Auswertungen im Rahmen der Kostenrechnung genutzt werden. |
| Kostendaten aufteilen
(Checkbox) |
Mit dieser Funktion legen Sie fest, ob die Artikelmenge der Position auf mehrere Kostenstellen und Kostenträger aufgeteilt werden kann.
Wenn die Funktion aktiviert ist, dann steht eine Tabelle zur Verfügung, in der Sie die Artikelmenge der Position auf mehrere Kostenstellen und Kostenträger aufteilen können. Enthielten die Felder „Kostenstelle“ und „Kostenträger“ bereits Werte, dann werden diese beim Aktivieren der Funktion aus den Feldern entfernt und in eine Tabellenzeile übernommen. Ist die Funktion nicht aktiviert, dann werden die Felder „Kostenstelle“ und „Kostenträger“ verwendet und die Tabelle ist nicht eingabebereit. Enthielt die Tabelle bereits Werte, dann werden diese beim Deaktivieren der Funktion mit einem Löschkennzeichen versehen und in den Feldern „Kostenstelle“ und „Kostensträger“ werden die aus den Stammdaten ermittelten Vorschlagswerte angezeigt. |
Tabelle zur Aufteilung der Kostendaten
Wenn die Funktion „Kostendaten aufteilen“ aktiviert ist, dann steht eine Tabelle zur Verfügung, in der Sie die Artikelmenge der Position auf mehrere Kostenstellen und Kostenträger aufteilen können.
In der ersten Tabellenzeile wird in der Spalte „Menge“ die Menge angezeigt, die keiner Kostenstellen und keinem Kostenträger zugeordnet ist.
Die Aufteilung wird als Vorschlag in die Angebotsposition übernommen.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Kostenstelle | Erfassen Sie die Kostenstelle des Bereichs oder der Abteilung, für die ein Teil der Artikel beschafft werden soll.
Die Kostenstelle wird als Vorschlagswert in die nachgelagerten Belege übernommen, bis hin zur Materialbuchung. Sie kann anschließend für verschiedene Auswertungen im Rahmen der Finanzbuchhaltung oder der Kostenrechnung genutzt werden. |
| Kostenträger | Erfassen Sie einen Kostenträger, für den ein Teil der Artikel beschafft werden soll, z. B. einen Artikel, eine Artikel-Klassifikation oder einen Vorgang.
Der Kostenträger wird als Vorschlagswert in die nachgelagerten Belege übernommen, bis hin zur Materialbuchung. Er kann anschließend für verschiedene Auswertungen im Rahmen der Finanzbuchhaltung oder der Kostenrechnung genutzt werden. |
| Menge | Erfassen Sie die Menge, die für die erfasste Kostenstelle und den Kostenträger beschafft werden soll. Die Summe der Teilmengen darf die Gesamtmenge der Position nicht überschreiten.
In der ersten Zeile wird die Menge angezeigt, die keiner Kostenstelle und keinem Kostenträger zugeordnet ist. |
2.2.2.4 Positionseditor: Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“
Unter dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ können Texte, Textbausteine und Datei-Anhänge hinterlegt werden. Auf gespeicherte Texte und Datei-Anhänge wird durch ein Notiz-Icon hingewiesen, das auf dem Karteireiter „Datei-Anhänge/Texte“ zu finden ist.
Weitere Informationen zu Texten und Datei-Anhängen und deren Verwendung finden Sie in der Dokumentation „Texte“.
Hinweis:
Als Vorschlagswert für die Sprache der Texte und Textbausteine der Beschaffungsanfrage wird die Inhaltssprache des Anfrageempfängers übernommen. Dies gilt auch dann, wenn der Lieferpartner eine abweichende Inhaltssprache verwendet. Sie können die Texte auch in anderen Sprachen erfassen, indem Sie vor dem Erfassen des Textes die Sprache im Feld „Sprache“ in der Symbolleiste des Karteireiters ändern.
Bei dem Texttyp „Positionstext gemäß Artikel“ wird der jeweilige Positionstext aus den Artikel-Stammdaten in der Spalte „Anhang/Text“ angezeigt. Durch anschließendes Ändern des Texttyps in „Positionstext“ kann der ermittelte Text positionsgebunden angepasst werden.
3 Status und Statusänderungen
Die Statusinformationen der Beschaffungsanfrage bilden ein zusätzliches eigenes Informationselement. Mit ihrer Hilfe können Sie sich schnell ein Bild über den aktuellen Verarbeitungszustand der Beschaffungsanfrage und der einzelnen Anfragepositionen machen. Die Statusinformationen werden im System gespeichert. Eine Ausnahme bilden die Fristenstatus, die zum Zeitpunkt der Anzeige mit dem aktuellen Datum verglichen und nur angezeigt werden.
Status werden sowohl auf der Ebene der gesamten Beschaffungsanfrage als auch der einzelnen Anfragepositionen geführt. Bei der Beschaffungsanfrage führt das System außerdem für jeden Anfrageempfänger einen eigenen Angebotsstatus. Der Status der Anfragebasis fasst dabei den Angebotsstatus der Anfrageempfänger zusammen.
Hinweis:
Die Angebotsstatus zu den einzelnen Anfrageempfängern finden Sie im Dialogfenster für die Anzeige aller Anfrageempfänger. Wählen Sie dazu ggf. den Rauten-Button vor dem Feld „Anfrageempfänger“.
Status
Die Beschaffungsanfragebasis verwendet die folgenden Status:
- Allgemeiner Status (zum Teil manuell änderbar)
- Angebotsstatus (automatisch ermittelt)
- Angebotsfriststatus (automatisch ermittelt)
- Auftragsstatus (automatisch ermittelt)
Die Anfragepositionen haben eigene, ggf. von der Basis abweichende Allgemeine Status, Angebotsstatus und Auftragsstatus. Der Allgemeine Status beschreibt die Verwendbarkeit von Beschaffungsanfragen im System. Der Angebotsstatus zeigt an, ob Beschaffungsangebote auf die Anfrage eingegangen sind. Der Angebotsfriststatus gibt an, ob die Angebotsfrist mittlerweile überschritten wurde. Der Auftragsstatus zeigt an, ob eines oder mehrere der verbundenen Angebote eine Beziehung zu einem Beschaffungsauftrag haben.
Hinweis:
Der Auftragsstatus wird nur dann ermittelt, wenn in der Beschaffungs-Anfrageart die Funktion „Auftragstatus ermitteln“ aktiviert ist.
Die Beschaffungsanfragen und –anfragepositionen können die in der Tabelle aufgeführten Status aufweisen.
| Allgemeiner Status | Angebotsstatus | Angebotsfriststatus |
| · In Bearbeitung
· Freigegeben · Gesperrt · Ungültig · Erledigt · Reorganisation |
· Keine Angebote erhalten
· Angebote teilweise erhalten · Angebote komplett erhalten |
· Angebotsfrist überschritten |
| Auftragsstatus | ||
| · Nicht beauftragt
· Teilweise beauftragt · Komplett beauftragt · Mehr beauftragt · Auftragsstatus nicht verwendet |
3.1 Allgemeiner Status
In der verwendeten Anfrageart kann ausgewählt werden, ob neue Anfragen mit dem Status „In Bearbeitung“ oder „Freigegeben“ erzeugt werden. In Anfragen mit dem Status „In Bearbeitung“ können Aktionen nicht ausgeführt werden, wie z. B. die Belegausgabe oder das Erzeugen eines Angebotes aus der Anfrage. Die Daten der Anfrage können aber weiterhin bearbeitet und gespeichert werden.
Sie können eine Beschaffungsanfrage insgesamt oder einzelne Beschaffungsanfragepositionen freigeben. Eine einmal freigegebene Anfrage kann nicht mehr den Status „In Bearbeitung“ erhalten. Eine solche Anfrage kann nur bei Bedarf gesperrt werden. In der Anwendung „Beschaffungsangebote“ können Beschaffungsangebote nur aus freigegebenen Beschaffungsanfragen erzeugt werden.
Sie können eine Beschaffungsanfrage insgesamt oder einzelne Beschaffungsanfragepositionen sperren. Ist eine Beschaffungsanfrage gesperrt, dann sind alle Positionen ebenfalls gesperrt. Neue Positionen können zwar hinzugefügt werden, diese sind aber gleichzeitig gesperrt. Aus gesperrten Beschaffungsanfragen können keine Beschaffungsangebote erzeugt werden, und einzeln gesperrte Positionen werden bei der Erzeugung von Beschaffungsangeboten ausgelassen. Bei der Ausgabe von Beschaffungsanfragen wird eine Sperre der Anfrage oder einzelner Positionen nicht berücksichtigt. Die Daten der Anfrage können aber weiterhin bearbeitet und gespeichert werden. Für einzeln gesperrte Positionen sind ebenfalls keine Aktionen möglich. Allerdings kann die Beschaffungsanfrage ggf. weiter bearbeitet werden. Darin enthaltene gesperrte Positionen fallen dann aus der Bearbeitung heraus.
Das System vergibt automatisch den Allgemeinen Status „Erledigt“, sobald für alle Anfrageempfänger die entsprechenden Angebote erfasst wurden.
3.2 Angebotsstatus
Der Angebotsstatus wird automatisch vom System ermittelt. Sie können also manuell keine Statusänderung auslösen. Der Angebotsstatus zeigt an, ob Beschaffungsangebote für die Anfrage eingegangen sind.
Hinweis:
Dies geschieht nur, wenn Anfrage und Angebot mit einer Belegreferenz verbunden sind. Eine Belegreferenz wird vom System automatisch erzeugt, wenn neue Angebote über die Aktion „Aus Anfrage erzeugen“ oder „Positionen suchen und hinzufügen“ (Quelle „Beschaffungsanfrage“, Ziel „Beschaffungsangebot“) erzeugt werden. Sie können die Belegreferenz auch manuell erfassen, diese Vorgehensweise wird im Dokument „Beschaffungsangebote“ erklärt.
Die Bedeutung der einzelnen Angebotsstatus:
| Status | Ebene | Bedeutung |
| Keine Angebote erhalten | Basis | Von keinem der Anfrageempfänger ist ein Angebot für die Anfrage eingegangen. |
| Position | Von keinem der Anfrageempfänger ist ein Angebot für die Anfrageposition eingegangen. | |
| Angebote teilweise erhalten | Basis | Mindestens von einem Anfrageempfänger ist ein Angebot für die Anfrage eingegangen.
Hinweis: Für den Angebotsstatus der Anfragebasis wird nicht geprüft, ob das jeweilige Angebot tatsächlich alle Anfragepositionen enthält. |
| Position | Mindestens von einem Anfrageempfänger ist ein Angebot für die Anfrageposition eingegangen. | |
| Angebote komplett erhalten | Basis | Von allen Anfrageempfängern ist ein Angebot für die Anfrage eingegangen.
Hinweis: Für den Angebotsstatus der Anfragebasis wird nicht geprüft, ob das jeweilige Angebot tatsächlich alle Anfragepositionen enthält. |
| Position | Von allen Anfrageempfängern ist ein Angebot für die Anfrageposition eingegangen. |
3.3 Angebotsfriststatus
Der Angebotsfriststatus „Angebotsfrist überschritten“ wird nicht gespeichert. Er wird beim Öffnen der Beschaffungsanfrage durch Vergleich des Eintrags bei „Angebot bis“ mit dem aktuellen Datum ermittelt und angezeigt.
3.4 Auftragsstatus
Der Auftragsstatus wird automatisch vom System ermittelt. Sie können ihn nicht manuell festlegen. Der Auftragsstatus zeigt an, ob Beschaffungsaufträge für ein mit der Anfrage verbundenes Angebot erzeugt wurden. Voraussetzung ist, dass in der Anfrageart die Funktion „Auftragstatus ermitteln“ aktiviert ist.
Hinweis:
Der Auftragsstatus kann nur dann ermittelt werden, wenn Anfrage, Angebot und Auftrag mit einer Belegreferenz miteinander verbunden sind.
Eine Belegreferenz zwischen Anfrage und Angebot wird automatisch erzeugt, wenn neue Angebote mithilfe der Aktion „Aus Anfrage erzeugen“ erzeugt werden oder die Aktion „Positionen suchen und hinzufügen“ verwendet wird (Ursprungsbeleg „Beschaffungsanfrage“, Zielbeleg „Beschaffungsangebot“). Sie können die Belegreferenz auch manuell erfassen, diese Vorgehensweise wird in der Dokumentation „Beschaffungsangebote“ beschrieben.
Eine Belegreferenz zwischen Angebot und Auftrag wird automatisch erzeugt, wenn neue Aufträge mithilfe der Aktion „Aus Angebot erzeugen“ erzeugt werden oder die Aktion „Positionen suchen und hinzufügen“ verwendet wird (Ursprungsbeleg „Beschaffungsangebot“, Zielbeleg „Beschaffungsauftrag“).
Die Status im Einzelnen:
| Status | Ebene | Bedeutung |
| Nicht beauftragt | Basis | Keine der Positionen ist in einem Beschaffungsauftrag enthalten. |
| Position | Die Position ist in keinem Beschaffungsauftrag enthalten. | |
| Teilweise beauftragt | Basis | Mindestens eine Position ist in einem Beschaffungsauftrag enthalten. |
| Position | Die Position ist in mindestens einem Beschaffungsauftrag mit einer Teilmenge enthalten. | |
| Komplett beauftragt | Basis | Alle Positionen sind in einem oder mehreren Beschaffungsaufträgen enthalten. |
| Position | Die Position ist in einem oder mehreren Beschaffungsaufträgen mit der kompletten Menge enthalten. | |
| Mehr beauftragt | Basis | Alle Positionen sind in einem oder mehreren Beschaffungsaufträgen enthalten und mindestens eine Position hat eine höhere Menge als in der Beschaffungsanfrageposition. |
| Position | Die Position ist in einem oder mehreren Beschaffungsaufträgen mit einer insgesamt höheren Menge enthalten als in der Beschaffungsanfrageposition. | |
| Auftragsstatus nicht verwendet | Basis | In der Beschaffungs-Anfrageart ist die Funktion „Auftragstatus ermitteln“ deaktiviert. |
| Position | In der Beschaffungs-Anfrageart ist die Funktion „Auftragstatus ermitteln“ deaktiviert. |
4 Customizing
Für die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen relevant.
Hinweis:
Falls nicht anders angegeben, dann beziehen sich die Daten in der Anwendung „Customizing“ auf die Beschaffungsorganisation der Beschaffungsanfrage.
Funktion „Basis“
Für die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Basis“ relevant.
| Feld/Funktion | Erläuterung |
| · Hauswährung 1
· Hauswährung 2 · Hauswährung 3 |
Von den bis zu drei Hauswährungen ist eine als Leitwährung gekennzeichnet.
In Beschaffungsanfragen können mehrere Felder zu Preisen und Beträgen eine Währung enthalten, die in der Regel aus den Stammdaten des Lieferanten übernommen wird. Sie muss in jede der Hauswährungen umrechenbar sein. Die entsprechenden Umrechnungsfaktoren werden in der Anwendung „Wechselkurse“ erfasst. Siehe auch Dokumentation „Wechselkurse“. |
Funktion „Beschaffung“
Für die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Beschaffung“ relevant.
| Feld | Erläuterung |
| · Wechselkursverwendung
· Kurstyp |
Diese Einstellungen steuern für Beschaffungsbelege die Umrechnung von anderen Währungen in die Leitwährung Ihres Unternehmens. |
| Lagerort | Wenn in den Lieferpartnerdaten und auch in der Beschaffungs-Anfrageart kein Lagerort erfasst wurde, der als Vorschlagswert für den Lagerort in die Anfragebasis übernommen werden kann, dann wird der in diesem Feld erfasste Zugangslagerort als Vorschlagswert herangezogen. Wählen Sie deshalb einen im System erfassten Lagerort aus, zu dem die bestellten Artikel geliefert werden sollen.
Hinweis: Beachten Sie, dass sich der Lagerort der Positionen auch aus den Artikel-Stammdaten ergeben kann. |
| Unterfunktion „Dokumente“ | Die Einstellungen in der Funktion „Dokumente“ beeinflussen die Ausgabe der Belegdokumente in der Beschaffung. So wird u. a. eine Belegdokument-Vorlage ausgewählt, die den Aufbau des Belegdokumentes „Anfrage“ steuert.
Die hinterlegte Belegdokument-Vorlage gilt dann, wenn in den Stammdaten des relevanten Partners keine abweichenden Angaben erfasst sind. Sind für ein Belegdokument mehrere Vorlagen hinterlegt, dann werden die als „Bevorzugt“ gekennzeichneten herangezogen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „Mehrere Anfrageempfänger“. Ergänzend kann festgelegt werden, aus welchen Mitarbeiter-Stammdaten das System die Absenderadresse für E-Mails heranzieht. Bei der Auswahl „Konkrete Adresse“ kann eine Standard-E‑Mail-Absenderadresse für alle Belegdokumente eines Typs, z. B. Auftragsbestätigungen, festgelegt werden. |
Funktion „Lagerlogistik“
Für die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Lagerlogistik“ relevant.
| Unterfunktion | Erläuterung |
| Unterfunktion: Bestände/
Funktion „Bestand in logistischen Einheiten führen“ (Checkbox) |
Die Positionsfelder „Herkunft Einheiten-Verbindlichkeit“ und „Einheiten-Verbindlichkeit“ werden nur dann angezeigt, wenn die Funktion „Bestand in logistischen Einheiten führen“ für den Mandanten aktiviert ist. |
5 Business Entity
Für die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Beschaffungsanfrage
com.cisag.app.purchasing.obj.RequestForProposal
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
Beschaffung Belegdaten
com.cisag.app.purchasing.OrderData
6 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
6.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ bestehen folgende spezielle Fähigkeiten, die sich auf Aktionen beziehen. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung „Berechtigungsrollen“ Berechtigungen vergeben.
- Belegdokument-Vorlagen übersteuern
com.cisag.app.general.OverrideDocumentOutputOptions
Mit dieser Fähigkeit können Sie bei der Belegdokumentausgabe im Ausgabedialogfenster die in der Belegdokument-Vorlage festgelegten Ausgabeeinstellungen grundsätzlich ändern.
- Abweichenden E-Mail-Absender verwenden
com.cisag.sys.services.output.UseDifferentMailFrom
Mit dieser Fähigkeit können Sie bei der Belegdokumentausgabe im Ausgabedialogfenster die E‑Mail-Adresse des Absenders ändern.
- Abweichenden Fax Absender verwenden
com.cisag.sys.services.output.UseDifferentFaxSender
Mit dieser Fähigkeit können Sie bei der Belegdokumentausgabe im Ausgabedialogfenster die Faxnummer des Absenders ändern.
6.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
Damit eine Person Beschaffungsanfragen abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Beschaffungs-Anfragearten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
6.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ bestehen keine Besonderheiten.
6.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Beschaffungsanfragen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegebe