Belegarten Rechnungseingangsbuch

Über die Belegarten werden die Eingabefelder und Funktionen für das Rechnungseingangsbuch beeinflusst. Aufgrund der Einstellungen in den Belegarten können Sie die Belegvorerfassung im Rechnungseingangsbuch auf wesentliche Daten, wie z.B. das Belegdatum und Felder, für die laut Belegart eine Angabe erforderlich ist, begrenzen.

In diesem Dokument ist die Anwendung Belegarten Rechnungseingangsbuch beschrieben.

Anwendungsbeschreibung

In dieser Anwendung legen Sie die Belegarten fest, die für die Vorerfassung von Eingangsrechnungen im Rechnungseingangsbuch gültig sind. Des Weiteren können Sie der Belegart einen Nummernkreis zuordnen, der für die automatische Vergabe der Belegnummer verwendet werden soll. Dieser Nummernkreis muss vom Typ Finanzbuchhaltung Rechnungseingangsbuchbeleg sein.

Unter dem Karteireiter Buchung legen Sie unter anderem fest, für welche Felder in der Vorerfassung ein Eingabewert erforderlich ist und beeinflussen damit auch die Kontrollen in der Vorerfassung.

Darüber hinaus können Sie eine Prüfung auf doppelt erfasste Belegnummern im Rechnungseingangsbuch aktivieren.

Die Anwendung Belegarten Rechnungseingangsbuch besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Im Identifikationsbereich der Anwendung geben Sie die Identifikation der Belegart sowie die dazugehörige Bezeichnung an. Des Weiteren können Sie der Belegart einen Belegnummernkreis zuordnen.

Die Felder im Einzelnen:

  • Belegart – Geben Sie in diesem Feld eine frei wählbare Identifikation für die Belegart ein, z.B. eine aussagekräftige Abkürzung oder eine fortlaufende Nummerierung
  • Bezeichnung – Die Bezeichnung ist ein zusätzlicher Name für ein Objekt. Aussagekräftige Bezeichnungen erleichtern dem Benutzer die Suche. Die Bezeichnung ist frei wählbar und kann mehrdeutig sein, das heißt mehrere Objekte können die gleiche Bezeichnung tragen. Empfohlen wird die Vergabe jeweils unterschiedlicher Bezeichnungen. Die Bezeichnung kann in mehreren Sprachen erfasst werden.
  • Nummernkreis Beleg – Geben Sie in diesem Feld den Nummernkreis ein, der für die automatische Vergabe der Belegnummer verwendet werden soll, oder wählen Sie diesen über die Wertehilfe des Feldes aus. Der hier angegebene Nummernkreis muss vom Typ Finanzbuchhaltung Rechnungseingangsbuchbeleg sein.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich der Anwendung erfassen Sie eine neu oder bearbeiten eine bereits bestehende Belegart für das Rechnungseingangsbuch. Dazu stehen Ihnen die Felder unter den folgenden Karteireitern zur Verfügung:

Karteireiter Buchen

Unter diesem Karteireiter legen Sie Einstellungen für die Erfassungsfelder im Rechnungseingangsbuch fest.

Die Felder im Einzelnen:

  • Nullbuchungen erlaubt – Anhand dieses Feldes wird gesteuert, ob im Rechnungseingangsbuch Buchungen mit Nullbetrag zulässig sind oder nicht
  • Belegnummer – Dieses Feld dient als Vorschlagswert bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch. Die Vorbesetzung eines Wertes für die Belegnummer ist auch über die Verwendung von Belegnummernkreisen möglich.
  • Belegnummer erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss. Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend eine Belegnummer eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, erfolgt in der Vorerfassung eine Kontrolle, welche jegliche Buchungen ohne Belegnummer als fehlerhaft abweist.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen eine Belegnummer benötigt, dann wird die Belegnummer unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für die Belegnummer erfordert.

  • Belegnummer erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden, ob ein einmal vorgegebener Wert im Feld Belegnummer bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten wird.
    Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Erfassungsvorgang eine neue Belegnummer, entweder manuell oder automatisch, vergeben werden. Die Belegnummer des vorangegangenen Beleges bleibt in diesem Fall nicht erhalten.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass eine einmal vorgegebene Belegnummer grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis eine neue Belegnummer eingegeben wird.
  • Belegdatum – Dieses Feld dient als Vorschlagswert bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch. Eine Vorbesetzung des Belegdatums mit einem fixen Wert ist möglich.
  • Belegdatum erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss.
    Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend ein Belegdatum eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, erfolgt in der Vorerfassung eine Kontrolle, welche jegliche Buchungen ohne Belegdatum als fehlerhaft abweist.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen ein Belegdatum benötigt, dann wird das Belegdatum unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für das Belegdatum erfordert.

  • Wertsteuerung Belegdatum – Anhand dieses Feldes kann eine automatische Vorbelegung für das Feld Belegdatum bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden. Es werden die folgenden Werte unterschieden:
    • Deaktiviert – Sofern die Auswahl Deaktiviert getroffen wird, erfolgt keine automatische Vorbesetzung des Belegdatums. Bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch muss für jeden Vorgang ein neues Belegdatum, manuell erfasst werden.
    • Aus Tagesdatum bilden – Diese Auswahl sorgt dafür, dass das Belegdatum im Rechnungseingangsbuch aus dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt wird
    • Aus Endedatum Periode bilden – Diese Auswahl sorgt dafür, dass das Belegdatum im Rechnungseingangsbuch mit dem letzten Tag aus der aktuellen Buchungsperiode vorbelegt wird
  • Belegdatum erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden, ob ein einmal vorgegebener Wert im Feld Belegdatum bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten wird.
    Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Erfassungsvorgang ein neues Belegdatum angegeben werden. Das Belegdatum des vorangegangenen Beleges bleibt in diesem Fall nicht erhalten.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass ein einmal vorgegebenes Belegdatum grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis ein neues Belegdatum eingegeben wird.
  • Konto (Buchhaltungskennzeichen – Dieses Feld dient zur Vorbesetzung bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Rechnungseingangsbuch. Das Feld wird bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch mit dem hier eingegebenen Wert vorbelegt. Es werden die folgenden Werte unterschieden:
    • 1 = Debitor – Es muss eine Debitorenkontonummer als Konto verwendet werden
    • 2 = Kreditor – Es muss eine Kreditorenkontonummer als Konto verwendet werden
  • Konto – Dieses Feld dient zur Festlegung eines Vorschlagswertes bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Rechnungseingangsbuch. Das Feld erhält bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch den hier eingegebenen Vorschlagswert.
  • Konto erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss. Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend ein Konto eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, werden durch die Kontrolle in der Vorerfassung jegliche Buchungen ohne Konto als fehlerhaft abgewiesen.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen ein Konto benötigt, dann wird das Konto unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für das Konto erfordert.

  • Konto erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden, ob ein einmal vorgegebener Wert im Feld Konto bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten wird. Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Erfassungsvorgang ein neues Konto angegeben werden. Das Konto des vorangegangenen Beleges bleibt in diesem Fall nicht erhalten.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass ein einmal vorgegebenes Konto grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis ein neues Konto eingegeben wird.

Hinweis
Das Erhalten des Kontos endet in jedem Fall mit Wechsel der Belegart oder mit dem Verlassen der Rechnungsvorerfassung.

  • Soll/Haben-Kennzeichen – Dieses Feld dient zur Festlegung eines Vorschlagswertes bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Buchungsdialog. Das Feld erhält im Rechnungseingangsdialog den hier eingegebenen Vorschlagswert. Mögliche Werte:
    • 1 = Leer – Kein Vorschlagswert
    • 2 = Soll – Das angegebene Konto wird im Soll gebucht
    • 3 = Haben – Das angegebene Konto wird im Haben gebucht
  • Soll/Haben-Kennzeichen erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden wie lange, bzw. für welche Buchungen ein einmal vorgegebener Wert im Feld Soll/Haben-Kennzeichen des Rechnungseingangsdialogs erhalten wird. Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Buchungsvorgang das Soll/Haben-Kennzeichen erneut erfasst werden.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass ein einmal vorgegebenes Soll/Haben-Kennzeichen in allen Buchungen grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis ein neues Soll/Haben-Kennzeichen eingegeben wird.

Hinweis
Das Erhalten des Soll/Haben-Kennzeichens endet in jedem Fall mit Wechsel der Belegart oder mit dem Verlassen des Rechnungseingangsdialoges.

  • Soll/Haben-Kennzeichen schützen – Anhand dieses Feldes kann festgelegt werden, ob der Wert des zugeordneten Feldes Soll/Haben-Kennzeichen im Rechnungseingangsdialog überschrieben werden kann oder nicht. Ist das Feld mit einem entsprechenden Schutz versehen, wird es bei der Erfassung automatisch übersprungen.
  • Gegenkonto – Dieses Feld dient zur Festlegung eines Vorschlagswertes bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Rechnungseingangsbuch. Das Feld erhält bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch den hier eingegebenen Vorschlagswert.
  • Gegenkonto erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss.
    Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend ein Gegenkonto eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, werden durch die Kontrolle in der Vorerfassung jegliche Buchungen ohne Gegenkonto als fehlerhaft abgewiesen.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen ein Gegenkonto benötigt, dann wird das Gegenkonto unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für das Gegenkonto erfordert.

  • Gegenkonto erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden, ob ein einmal vorgegebener Wert im Feld Gegenkonto bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten wird. Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Erfassungsvorgang ein neues Gegenkonto angegeben werden. Das Gegenkonto des vorangegangenen Beleges bleibt in diesem Fall nicht erhalten.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass ein einmal vorgegebenes Gegenkonto grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis ein neues Gegenkonto eingegeben wird.

Hinweis
Das Erhalten des Gegenkontos endet in jedem Fall mit Wechsel der Belegart oder mit dem Verlassen der Rechnungsvorerfassung.

  • Steuer-Schlüssel – Dieses Feld dient zur Festlegung eines Vorschlagswertes bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Rechnungseingangsbuch. Das Feld erhält bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch den hier eingegebenen Vorschlagswert.
  • Steuerschlüssel erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss. Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend ein Steuerschlüssel eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, werden durch die Kontrolle in der Vorerfassung jegliche Buchungen ohne Steuerschlüssel als fehlerhaft abgewiesen.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen einen Steuerschlüssel benötigt, dann wird der Steuerschlüssel unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für den Steuerschlüssel erfordert.

  • Steuerschlüssel erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden, ob ein einmal vorgegebener Wert im Feld Steuerschlüssel bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten wird. Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Erfassungsvorgang ein neuer Steuerschlüssel angegeben werden. Der Steuerschlüssel des vorangegangenen Beleges bleibt in diesem Fall nicht erhalten.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass ein einmal vorgegebener Steuerschlüssel grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis ein neuer Steuerschlüssel eingegeben wird.

Hinweis
Das Erhalten des Steuerschlüssels endet in jedem Fall mit Wechsel der Belegart oder mit dem Verlassen der Rechnungsvorerfassung.

  • Buchungsperiode – Dieses Feld dient als Vorschlagswert bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Rechnungseingangsbuch. Das Feld erhält bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch den hier eingegebenen Vorschlagswert.
  • Buchungsperiode erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss. Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend eine Buchungsperiode eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, werden durch die Kontrolle in der Vorerfassung jegliche Buchungen ohne Buchungsperiode als fehlerhaft abgewiesen.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen eine Buchungsperiode benötigt, dann wird diese unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für eine Buchungsperiode erfordert.

  • Wertsteuerung Buchungsperiode – Anhand dieses Feldes kann eine automatische Vorbelegung für das Feld Buchungsperiode bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden. Es werden die folgenden Werte unterschieden:
    • Deaktiviert – Sofern die Auswahl Deaktiviert getroffen wird, erfolgt keine automatische Vorbesetzung der Buchungsperiode. Bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch muss für jeden Vorgang eine neue Buchungsperiode erfasst werden.
    • Dem Belegdatum entsprechend – Die Auswahl Dem Belegdatum entsprechend sorgt dafür, dass die Buchungsperiode in der Vorerfassung aus dem Belegdatum gebildet wird.
  • Buchungsperiode erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden, ob ein einmal vorgegebener Wert im Feld Buchungsperiode bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten wird. Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Erfassungsvorgang eine neue Buchungsperiode angegeben werden. Die Buchungsperiode des vorangegangenen Beleges bleibt in diesem Fall nicht erhalten.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass eine einmal vorgegebene Buchungsperiode grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis eine neue Buchungsperiode eingegeben wird.

Hinweis
Das Erhalten der Buchungsperiode endet in jedem Fall mit Wechsel der Belegart oder mit dem Verlassen der Rechnungsvorerfassung.

  • Buchungstext – Dieses Feld dient als Vorschlagswert bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Rechnungseingangsbuch. Das Feld erhält bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch den hier eingegebenen Vorschlagswert.
  • Buchungstext erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss. Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend ein Buchungstext eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, werden durch die Kontrolle in der Vorerfassung jegliche Buchungen ohne Buchungstext als fehlerhaft abgewiesen.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen einen Buchungstext benötigt, dann wird der Buchungstext unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für den Buchungstext erfordert.

  • Buchungstext erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden, ob ein einmal vorgegebener Wert im Feld Buchungstext bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten wird. Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Erfassungsvorgang ein neuer Buchungstext angegeben werden. Der Buchungstext des vorangegangenen Beleges bleibt in diesem Fall nicht erhalten.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass ein einmal vorgegebener Buchungstext grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis ein neuer Buchungstext eingegeben wird.

Hinweis
Das Erhalten des Buchungstextes endet in jedem Fall mit Wechsel der Belegart oder mit dem Verlassen der Rechnungsvorerfassung.

  • Verband – Dieses Feld dient als Vorschlagswert bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Rechnungseingangsbuch. Das Feld erhält bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch den hier eingegebenen Vorschlagswert.
  • Verband erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss. Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend ein Verbandskonto eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, werden durch die Kontrolle in der Vorerfassung jegliche Buchungen ohne Verbandskonto als fehlerhaft abgewiesen.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen ein Verbandskonto benötigt, dann wird das Verbandskonto unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für das Verbandskonto erfordert.

  • Verband erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden, ob ein einmal vorgegebener Wert im Feld Verband bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten wird.
    Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Erfassungsvorgang ein neuer Verband angegeben werden. Der Verband des vorangegangenen Beleges bleibt in diesem Fall nicht erhalten.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass ein einmal vorgegebener Verband grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis ein neuer Verband eingegeben wird.

Hinweis
Das Erhalten des Verbandes endet in jedem Fall mit Wechsel der Belegart oder mit dem Verlassen der Rechnungsvorerfassung.

  • Verbandsmitgliedsnummer erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss. Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend eine Verbandsmitgliedsnummer eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, werden durch die Kontrolle in der Vorerfassung jegliche Buchungen ohne Verbandsmitgliedsnummer als fehlerhaft abgewiesen.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen eine Verbandsmitgliedsnummer benötigt, dann wird diese unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für eine Verbandsmitgliedsnummer erfordert.

  • Benutzer für Wiedervorlage – Dieses Feld dient als Vorschlagswert bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Rechnungseingangsbuch. Das Feld erhält bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch den hier eingegebenen Vorschlagswert.
  • Benutzer erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für das bezogene Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss. Es werden die folgenden Werte unterschieden:
    • Deaktiviert – Sofern die Auswahl Deaktiviert getroffen wird, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend ein Benutzer für Wiedervorlage eingegeben werden muss.
    • Erforderlich für Debitoren OP – Die Auswahl Erforderlich für Debitoren OP aktiviert in der Vorerfassung eine Kontrolle, welche OP Neuanlagen auf Debitorenkonten ohne die Angabe eines Benutzers für Wiedervorlage als fehlerhaft abweist.
    • Erforderlich für Kreditoren OP – Die Auswahl Erforderlich für Kreditoren OP aktiviert in der Vorerfassung eine Kontrolle, welche OP Neuanlagen auf Kreditorenkonten ohne die Angabe eines Benutzers für Wiedervorlage als fehlerhaft abweist.
    • Erforderlich für Sachkonten OP – Die Auswahl Erforderlich für Sachkonten OP aktiviert in der Vorerfassung eine Kontrolle, welche OP Neuanlagen auf Sachkonten ohne die Angabe eines Benutzers für Wiedervorlage als fehlerhaft abweist.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen einen Benutzer für Wiedervorlage benötigt, dann wird dieser unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für den Benutzer für Wiedervorlage erfordern sollte.

  • Benutzer erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden, ob ein einmal vorgegebener Wert im Feld Benutzer Wiedervorlage bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten wird.
    Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Erfassungsvorgang ein neuer Benutzer für die Wiedervorlage angegeben werden. Der Benutzer des vorangegangenen Beleges bleibt in diesem Fall nicht erhalten.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass ein einmal vorgegebener Benutzer für Wiedervorlage grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis ein neuer Benutzer eingegeben wird.

Hinweis
Das Erhalten des Benutzers für Wiedervorlage endet in jedem Fall mit Wechsel der Belegart oder mit dem Verlassen der Rechnungsvorerfassung.

  • Rechnungsnummer – Dieses Feld dient als Vorschlagswert bzw. zur Steuerung des gleichnamigen Feldes im Rechnungseingangsbuch. Das Feld erhält bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch den hier eingegebenen Vorschlagswert.
  • Rechnungsnummer erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss.
    Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend eine Rechnungsnummer eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, werden durch die Kontrolle in der Vorerfassung jegliche Buchungen ohne Rechnungsnummer als fehlerhaft abgewiesen.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen eine Rechnungsnummer benötigt, dann wird diese unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für eine Rechnungsnummer erfordert.

  • Wertsteuerung Rechnungsnummer -Anhand dieses Feldes kann eine automatische Vorbelegung für das Feld Rechnungsnummer bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden. Es werden die folgenden Werte unterschieden:
    • Deaktiviert – Sofern die Auswahl Deaktiviert getroffen wird, erfolgt keine automatische Vorbesetzung der Rechnungsnummer. Bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch muss für jeden Vorgang eine neue Rechnungsnummer erfasst werden.
    • Aus Belegnummer übernehmen – Die Auswahl Aus Belegnummer übernehmen sorgt dafür, dass die Belegnummer auch in das Feld Rechnungsnummer übernommen wird.
  • Rechnungsnummer erhalten – Anhand dieses Feldes kann gesteuert werden, ob ein einmal vorgegebener Wert im Feld Rechnungsnummer bei der Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch erhalten wird.
    Sofern das Feld deaktiviert ist, muss für jeden Erfassungsvorgang eine neue Rechnungsnummer angegeben werden. Die Rechnungsnummer des vorangegangenen Beleges bleibt in diesem Fall nicht erhalten.
    Die Aktivierung des Feldes sorgt dafür, dass eine einmal vorgegebene Rechnungsnummer grundsätzlich so lange erhalten bleibt, bis eine neue Rechnungsnummer eingegeben wird.

Hinweis
Das Erhalten der Rechnungsnummer endet in jedem Fall mit Wechsel der Belegart oder mit dem Verlassen der Rechnungsvorerfassung.

  • Betrag erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss. Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend ein Betrag eingegeben werden muss.
    Ist dieses Feld aktiviert, werden durch die Kontrolle in der Vorerfassung jegliche Buchungen ohne Betrag als fehlerhaft abgewiesen.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen ein Betrag benötigt, dann wird der Betrag unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für den Betrag erfordert.

  • Controlling Angaben erforderlich – Anhand dieses Feldes kann für die Vorerfassung im Rechnungseingangsbuch festgelegt werden, unter welcher Bedingung zwingend ein Wert für dieses Feld vorliegen bzw. eingegeben werden muss.
    Sofern dieses Feld deaktiviert ist, erfolgt in der Vorerfassung keine durch die Belegart gesteuerte Kontrolle, dass zwingend Angaben für das Controlling (z.B. eine Kostenstelle) eingegeben werden müssen.
    Ist dieses Feld aktiviert, werden durch die Kontrolle in der Vorerfassung jegliche Buchungen ohne Controlling Angaben als fehlerhaft abgewiesen.

Hinweis
Anwendungseigene Kontrollen gehen immer vor. Generell können durch Einstellungen in diesem Feld keine systemeigenen Kontrollen außer Kraft gesetzt werden. Wenn das Rechnungseingangsbuch aus technischen Gründen Angaben für das Controlling benötigt, dann werden diese unabhängig von der hier getroffenen Einstellung angefordert. Ebenso wird ein definierter Eingabezwang außer Kraft gesetzt, wenn die Vorerfassung aus technischen Gründen zwingend eine Eingabeunterlassung für Controlling Angaben erfordert.

Erweiterung für die Schweiz
  • Belegeingabe – Mit dieser Einstellung steuern Sie die Art der Eingabe von ESR- oder QR-Belegen. Folgende Einstellungen können gewählt werden:
    • (Leer)
    • ESR-Manuell
    • ESR-Belegleser
    • QR-Manuell
    • QR-Belegleser

Die Auswahl …Manuell und …Belegleser bewirkt, dass sich im Rechnungseingangsbuch bei der Neuerfassung eines Rechnungsbeleges ein Dialogfenster zur Eingabe der entsprechenden Felder öffnet. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Erweiterung: Rechnungseingangsbuch für die Schweiz.

Karteireiter Dublettenprüfung

Mit Hilfe dieses Karteireiters ist eine Prüfung auf doppelt vergebene Nummern im System möglich. Durch die Einstellungen in den nachfolgenden Feldern können Sie gezielt festlegen, in welchem Kontokreis (Debitoren, Kreditoren und / oder bei Sachkonten) und in welchem Nummernkreis (Belegnummern, externe Rechnungsnummern) die Prüfungen stattfinden sollen. Zusätzlich kann bestimmt werden, ob sich diese Prüfungen über ein Geschäftsjahr oder über alle Geschäftsjahre erstrecken sollen.

Mit dieser Funktion steht Ihnen ein gutes Kontroll-Instrument zur Verfügung, um zu überprüfen, ob Beleg- oder Rechnungsnummern im Rechnungseingangsbuch bereits vorhanden sind. Ist das der Fall, werden diese Buchungen als fehlerhaft abgewiesen.

Die Prüfungen finden je Belegart sowohl im Rahmen der manuellen Vorerfassung, als auch im Rahmen der automatischen Verarbeitung der Rechnungseingänge via Schnittstelle statt.

Die Felder im Einzelnen:

  • Einschränkung Personenkonto – In diesem Feld geben Sie an, in welchem Kontokreis (Debitoren, Kreditoren und / oder Sachkonten) die Dublettenprüfung vorgenommen werden soll. Mögliche Eingabewerte für dieses Feld:
    • Keine Einschränkung – Eine Prüfung auf doppelt vergebene Nummern findet bei Debitoren, bei Kreditoren und bei den damit im Zusammenhang bebuchten Sachkonten statt. Reine Sachbungen sind grundsätzlich von der Prüfung ausgeschlossen.
    • Nur Debitoren – Eine Prüfung auf doppelt vergebene Nummern findet nur bei dem jeweiligen Debitor statt
    • Nur Kreditoren – Eine Prüfung auf doppelt vergebene Nummern findet nur bei dem jeweiligen Kreditor statt
    • Für Debitoren und Kreditoren – Eine Prüfung auf doppelt vergebene Nummern findet nur bei dem jeweiligen Debitor oder Kreditor statt. Die damit im Zusammenhang bebuchten Sachkonten werden nicht geprüft.

Hinweis
Da bei den Einstellungen Nur Debitoren, Nur Kreditoren und Für Debitoren und Kreditoren nur der jeweilige Partner (Debitor, Kreditor) hinsichtlich einer doppelten Belegnummer geprüft wird, ist die Einstellung  Keine Einschränkung zu wählen, um die Prüfung über alle Partner vorzunehmen.

  • Einschränkung Geschäftsjahr – In diesem Feld geben Sie an, ob die Dublettenprüfung nur innerhalb eines Geschäftsjahres oder in allen Geschäftsjahren durchgeführt werden soll. Mögliche Eingabewerte für dieses Feld:
    • Keine Einschränkung – Es wird in allen vorhandenen Geschäftsjahren auf doppelt vergebene Nummern geprüft.  Das heißt, eine Belegnummer und / oder eine externe Rechnungsnummer darf es nur einmal im System geben. Entsprechend der Auswahl in dem Feld Einschränkung Personenkonto gilt diese Reglementierung entweder nur für Debitoren, für Kreditoren, für beide Arten der Personenkonten oder auch für Sachkonten.
    • Nur Debitoren – Innerhalb eines Geschäftsjahres darf bei den Debitoren eine Belegnummer und / oder externe Rechnungsnummer nur einmal existieren
    • Nur Kreditoren – Innerhalb eines Geschäftsjahres darf bei den Kreditoren eine Belegnummer und / oder externe Rechnungsnummer nur einmal existieren
    • Für Debitoren und Kreditoren – Innerhalb eines Geschäftsjahres darf bei den Debitoren und Kreditoren eine Belegnummer und / oder eine externe Rechnungsnummer nur einmal existieren
  • Dublettenprüfung Belegnummer – Ist dieses Feld aktiviert, erfolgt bei der manuellen Vorerfassung und bei der automatischen Verarbeitung der Rechnungseingänge via Schnittstelle eine Fehlermeldung, sofern eine Belegnummer bereits vorhanden ist. Die Rechnung bzw. Buchung kann mit der bereits vorhandenen Belegnummer nicht erfasst werden. Sofern dieses Feld nicht aktiviert ist, werden Belegnummern nicht geprüft.
  • Dublettenprüfung externe Rechnungsnummer – Ist dieses Feld aktiviert, erfolgt bei der manuellen Vorerfassung und bei der automatischen Verarbeitung der Rechnungseingänge via Schnittstelle eine Fehlermeldung, sofern eine externe Rechnungsnummer bereits vorhanden ist. Die Rechnung bzw. Buchung kann mit der bereits vorhandenen externen Rechnungsnummer nicht erfasst werden. Sofern dieses Feld nicht aktiviert ist, werden externe Rechnungsnummern nicht geprüft.

Customizing

Für die Anwendung Belegarten Rechnungseingangsbuch sind in der Anwendung Custo­mizing keine Einstellungen fest­zulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Belegarten Rechnungseingangsbuch ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

  • Berechtigungen zu vergeben,
  • Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
  • Daten zu importieren oder zu exportieren

Belegarten Rechnungseingangsbuch

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.receiptbook.obj.TransactionCode

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.receiptbook.MasterData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Belegarten Rechnungseingangsbuch bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung Belegarten Rechnungseingangsbuch nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

  • Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Belegarten Rechnungseingangsbuch bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Belegarten Rechnungseingangsbuch ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.

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