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Um Datenmengen zu reduzieren, können Sie bei der Reorganisation von Belegen historische Belege erzeugen, die Sie anstelle der Originalbelege aufbewahren. Die historischen Belege können Sie im ERP-System anzeigen und bei der Erfassung neuer Belege heranziehen. Für welche Belegtypen und Belegarten historische Daten bei der Reorganisation erzeugt werden, legen Sie mithilfe der Anwendung Beleg-Reorganisationseinstellungen/Historische Daten fest. Historische Belegdaten können ebenfalls reorganisiert werden.

Welche Attribute eines Belegtyps als historische Daten erhalten bleiben, wird pro Belegtyp per Programmierung festgelegt. Für Vertriebsaufträge werden diese Daten in der Anwendung Cockpit: Historische Vertriebsaufträge angezeigt.

In dieser Dokumentation wird die Anwendung Beleg-Reorganisationseinstellungen/Historische Daten beschrieben.

Begriffsbestimmung

• Historische Belege – Historische Belege sind Kopien von erledigten Belegen mit reduzierten Daten, die anstelle der Original-Belege aufbewahrt werden. Historische Belege können bei der Reorganisation von Belegen erzeugt werden oder durch den Import von Belegdaten eines Altsystems entstehen. Sie können typischerweise nur angezeigt werden.

Anwendungsbeschreibung

Mithilfe dieser Anwendung können Sie für ausgewählte Belegtypen und die gewünschten Belegarten festlegen, dass beim Reorganisieren eines Beleges die Werte bestimmter fest programmierter Attribute als historische Daten erhalten bleiben.

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Anwendungsbereich.

Abfragebereich

Im Abfragebereich können Sie bei Bedarf Suchmerkmale eingeben und anschließend über die Aktion Aktualisieren die entsprechenden Beleg-Reorganisationseinstellungen vom System heraussuchen und im Arbeitsbereich anzeigen lassen.

• Belegtyp – Wählen Sie als Suchmerkmal einen oder mehrere Belegtypen aus, für die Sie im Arbeitsbereich die Festlegungen zur Erzeugung historischer Daten anzeigen oder bearbeiten möchten.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich der Anwendung Beleg-Reorganisationseinstellungen/Historische Daten erfassen Sie neue oder bearbeiten bereits bestehende Beleg-Reorganisationseinstellungen. Der Arbeitsbereich der Anwendung besteht aus einer Tabelle. Pro Beleg-Reorganisationseinstellung wird in der Tabelle eine Zeile mit den jeweils zugehörigen Daten unter den folgenden Spaltenüberschriften angezeigt:

• Belegtyp – Wählen Sie in dieser Spalte einen Belegtyp aus, dem Sie eine Aufbewahrungskategorie zuordnen möchten. Nach dem ersten Speichern ist der Belegtyp nicht mehr änderbar.
• Belegart-Auswahl – Bei Bedarf können Sie die Erzeugung historischer Daten auf eine oder mehrere Belegarten einschränken. Wählen Sie einen der folgenden Werte aus:
  • Alle Belegarten – Für alle Belegarten des Belegtyps werden historische Daten erzeugt.
  • Festgelegte Belegarten – Nur für die festgelegten Belegarten des Belegtyps werden historische Daten erzeugt.
  • Alle außer festgelegte Belegarten – Für alle Belegarten des Belegtyps außer den festgelegten werden historische Daten erzeugt.
• Belegart – Dieses Feld wird in Abhängigkeit von dem Wert des Feldes Belegart-Auswahl verwendet:
  • Alle Belegarten – Das Feld Belegart steht nicht zur Verfügung.
  • Festgelegte Belegarten – Nur für die in diesem Feld erfassten Belegarten des Belegtyps werden historische Daten erzeugt.
  • Alle außer festgelegte Belegarten – Für alle Belegarten des Belegtyps, außer den in diesem Feld erfassten Belegarten, werden historische Daten erzeugt.

  Die Belegarten erfassen Sie mithilfe des Dialog-Fensters Belegart zuordnen, das Sie mit einem Klick in die Tabellenzelle öffnen.
  Wenn Sie mehrere Belegarten angeben, dann wird am Zellenanfang die Anzahl der Belegarten in eckigen Klammern angezeigt, gefolgt von den Identifikationen der zugeordneten Belegarten. In diesem Fall sind die Bezeichnungen und Verknüpfungen zu den Belegarten nur in dem Dialog-Fenster verfügbar.

Customizing

Für die Anwendung Aufbewahrungskategorien-Zuordnungen/Belegtypen sind in der Anwendung Customizing keine Einstellungen festzulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Beleg-Reorganisationseinstellungen/Historische Daten ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Beleg-Reorganisationseinstellungen/Historische Daten
com.cisag.app.general.orderarchive.obj.DocumentReorganizationSettings

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Beleg-Reorganisationseinstellungen/Historische Daten bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Beleg-Reorganisationseinstellungen/Historische Daten ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Beleg-Reorganisationseinstellungen/Historische Daten bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Beleg-Reorganisationseinstellungen/Historische Daten ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.