Zur Unterstützung der Arbeitsabläufe bietet Comarch ERP Enterprise mit dem Workflow-Mangement zahlreiche nützliche Funktionen an. Die zugehörigen Anwendungen finden Sie im Framework „Workflow-Management“. Eine Beschreibung der Funktionen des Workflow-Managements finden Sie in den zugehörigen Anwendungsdokumentationen. Eine Einführung finden Sie in dieser Dokumentation: „Einführung: Workflow-Management“.

Nachfolgend finden Sie einen kurzen Einstieg in das Thema „Workflow-Management“, sodass Sie ohne großen Aufwand mit „Aktivitäten“ und „Aufgaben“ arbeiten können.

Eine Aktivität beschreibt eine Tätigkeit, die durch einen oder mehrere Benutzer bearbeitet werden kann. Die Bearbeitung der Tätigkeit durch die Benutzer erfolgt aufgrund einer oder mehrerer Aufgaben, in denen die entsprechende Tätigkeit für jeden Benutzer beschrieben ist. Eine Aktivität bildet also eine Klammer um die daraus entstandenen Aufgaben und enthält erforderliche Informationen über die Aufgaben.

14.1 Aktivitäten

Zu jedem Business Entity lassen sich Aktivitäten erfassen. Sie erfassen eine Aktivität, indem Sie das Kontextmenü durch rechten Mausklick auf ein Business Entity öffnen. Dabei ist egal, ob sich das Business Entity in einem Feld, einer Tabelle, Liste oder auch in den Favoriten befindet. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Aktivität erfassen“ aus.

Kontextmenü-Ausschnitt zu einem Business Entity
mit dem Eintrag „Aktivität erfassen“

Anschließend öffnet sich die Anwendung „Aktivitäten“, in der Sie verschiedene Einstellungen zur Aktivität vornehmen können. Anschließend speichern Sie die neu erfasste Aktivität über den Speichern-Button. Beim Speichern der Aktivität wird für jeden eingetragenen Bearbeiter der Aktivität eine Aufgabe erfasst.

14.2 Aufgaben

Mit Erreichen des eingestellten Startzeitpunktes wechseln die geplanten Aufgaben in den Zustand „Zu bearbeiten“. Zu bearbeitende Aufgaben werden im andockbaren Fenster „Aufgaben suchen“ angezeigt.

Liegen für Sie neue Aufgaben vor, dann erkennen Sie dies an dem Symbol mit der leuchtenden Glühbirne. Liegen für Sie keine relevanten Aufgaben vor, dann leuchtet die Glühbirne nicht. Liegen ausschließlich geplante Aufgaben vor, dann erscheint anstatt der Glühbirne ein Kalendersymbol.

Im Fenster „Aufgaben suchen“ werden Ihnen automatisch alle Aufgaben angezeigt, die Sie betreffen. Sie können wählen, ob Sie alle Aufgaben einsehen möchten, die aktuellen Aufgaben, die Aufgaben, deren Bearbeitungszeitraum bereits abgelaufen ist (verspätete Aufgaben), oder geplante Aufgaben. In der Symbolleiste des andockbaren Fensters können Sie die gewünschte Ansicht auswählen, indem Sie mithilfe der Maus auf das Auswahlfeld und in dessen Menü auf einen Eintrag klicken.

Auswahl der anzuzeigenden Aufgaben

Sie können gezielt Aufgaben suchen, indem Sie Suchmerkmale in die Suchfelder eintragen. Anschließend drücken Sie den Startbutton. Alle den Suchmerkmalen entsprechenden Aufgaben werden Ihnen in der Ergebnisliste angezeigt.

Über die Einträge in der Ergebnisliste werden Ihnen in einem Tooltip weitere Informationen zur Verfügung gestellt:

Markierte Aufgabe mit Tooltip

Durch rechten Mausklick auf die Aufgabe rufen Sie das Kontextmenü auf.

Kontextmenü zur ausgewählten Aufgabe

Sie öffnen das in der Aufgabe zu bearbeitende Business Entity, indem Sie entweder den Eintrag „Öffnen“ im Kontextmenü auswählen oder mit der Maus doppelt auf die angezeigte Aufgabe klicken. Gleichzeitig wird die Workflow-Symbolleiste und damit der Workflow-Modus aktiviert.

In der Workflow-Symbolleiste stehen Ihnen folgende Funktionen als Buttons zur Verfügung.

Workflow-Symbolleiste

Buttons der Symbolleiste von links nach rechts:

• Aufgaben für das aktuell betrachteten Business Entity anzeigen

Mit diesem Button zeigen Sie im andockbaren Fenster „Aufgaben suchen“ ausschließlich die Aufgaben für das aktuell betrachtete Business Entity an. Das Ausführen dieser Aktion ändert das Suchmerkmal „Business Entity“ auf den Eintrag „Verknüpft“ und startet die Suche.

Wenn Aufgaben für das Business Entity vorhanden sind, dann wird der Button gelb angezeigt. Andernfalls wird er grau dargestellt.

• Übernehmen

Setzt den Status der Aufgabe auf „in Bearbeitung“. Bei Einzelverarbeitung werden die Aufgaben der anderen Bearbeiter der Aktivität auf „gesperrt“ gesetzt.

• Durchgehende Bearbeitung

Mit diesem Button wird der Modus für die durchgehende Bearbeitung aktiviert. Bei der durchgehenden Bearbeitung können mehrere aufeinander folgende Aufgaben erledigt werden, ohne den Workflow-Bearbeitungsmodus zu verlassen. Mit dem Erledigen einer Aufgabe wird automatisch die nächste Aufgabe geöffnet.

• Erledigen

Nachdem Sie die Bearbeitung Ihrer Aufgabe abgeschlossen haben, setzen Sie über diesen Button den Status Ihrer Aufgabe auf „Erledigt“.

• Unbearbeitet abschließen

Wenn Sie die Aufgabe nicht bearbeiten, dann können Sie sie über diesen Button ohne Bearbeitung abschließen.

• Zurückstellen

Haben Sie eine Aufgabe zum Bearbeiten übernommen, möchten diese aber wieder zurückgeben (z. B. damit andere Kollegen sie bearbeiten können), dann drücken Sie den Button „Zurückstellen“. Die Aufgabe erhält wieder den Status „Zu bearbeiten“.

• Weiterleiten

Sie können mithilfe des Buttons „Weiterleiten“ eine Aufgabe an einen anderen Bearbeiter weiterleiten.

• Vorverlegen

Ist die Aufgabe im Status „Geplant“, dann kann der Startzeitpunkt mithilfe des Buttons „Vorverlegen“ verändert werden.

• Verknüpfen
• Ist in der Aktivität festgelegt, dass Business Objects verknüpft werden dürfen, dann können Sie mithilfe des Buttons „Verknüpfen“ das angezeigte Business Object mit der Aktivität verknüpfen.
• Prozess anzeigen

Mithilfe dieses Buttons können Sie sich den Prozess zur Aufgabe in der Anwendung „Prozesse“ anzeigen lassen.

• Aktivität anzeigen

Über den Button „Aktivität“ öffnen Sie die zur Aufgabe gehörende Aktivität in der Anwendung „Aktivitäten“.

• Workflow-Modus verlassen

Sie verlassen den Workflow-Modus, indem Sie den Abbrechen-Button rechts in der Workflow-Symbolleiste drücken. Die Workflow-Symbolleiste wird dann deaktiviert.

Weiterführende Informationen und Beschreibungen entnehmen Sie bitte den Dokumentationen zum Workflow-Management.