1                     Themenübersicht

Die Ausgangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel oder Leistungen. Der Vorgang im Rechnungswesen für die Erzeugung einer Rechnung wird als Fakturierung bezeichnet. Bei der Fakturierung werden Ausgangsrechnungen als Belege und Belegdokumente erzeugt.

Im Zuge der Erzeugung der Ausgangsrechnung werden auch sofort die Belegdokumente erzeugt außer für Ausgangsrechnungen aus Kassenbelegen. Pro Rechnung wird eine eindeutige Rechnungsnummer vergeben. Die Nummernvergabe erfolgt aufgrund des bei der Ausgangsrechnungsart hinterlegten Nummernkreises.

In dieser Dokumentation wird beschrieben, wie Ausgangsrechnungen im System erzeugt werden. Erfahren Sie, wie eine Ausgangsrechnung in die betriebswirtschaftlichen Pro­zesse eingebunden ist.

Welche Rolle Ausgangsrechnungsarten dabei spielen und wie sie erfasst oder erzeugt werden, ist in der Dokumentation „Ausgangsrechnungsarten“ beschrieben.

2                     Begriffsbestimmung

Ausgangsrechnungen

Die Ausgangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Die Ausgangsrechnung ist ein Beleg, der auch eine Gutschrift sein kann.

3                     Prozesse und Belegkette

3.1               Prozessgrafik

3.2               Prozessbeschreibung

Eine Ausgangsrechnung kann von verschiedenen Anwendungen aus erzeugt werden. Abhängig vom angezeigten Beleg ist der Inhalt der zu erzeugenden Ausgangsrechnung. Ist beispielsweise ein Lieferauftrag die Ausgangsbasis einer Ausgangsrechnung, dann enthält die Ausgangsrechnung nur die mit diesem Lieferauftrag gelieferten Artikel. Ist z. B. ein Vertriebsauftrag die Ausgangsbasis, dann enthält die Ausgangsrechnung alle gelieferten Artikel, die noch nicht fakturiert wurden – unabhängig von der Anzahl der Lieferaufträge, mit denen diese Artikel geliefert wurden.

Bei der Ausgangsrechnungserzeugung werden Liefer- oder Auftragspositionen wertmäßig dem zugeordneten Rechnungsempfänger (Debitor) unter Berücksichtigung der im Auftrag vereinbarten Konditionen in Rechnung gestellt.

Ausgangsrechnungen können einen positiven (Kennzeichnung als Rechnung) oder negativen (Kennzeichnung als Gutschrift) Endbetrag haben. Anderenfalls entsteht eine Nullrechnung.

Nachdem die Ausgangsrechnungen erzeugt wurden, können sie an eine Finanzbuchführung übertragen werden. Dazu steht Ihnen die Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ zur Verfügung.

Auf den Belegdokumenten werden die Beträge positiv dargestellt und erhalten die entsprechende Überschrift „Rechnung“ oder „Gutschrift“. Bei einem Betrag von null bekommt das Belegdokument die Überschrift „Nullrechnung“. Bei abweichenden kundenspezifischen Belegdokument-Vorlagen werden ggf. andere Begriffe verwendet.

Hinweis:

Gutschriften sind eine Untermenge des Begriffs „Ausgangsrechnungen“.

3.3               Belegkette

In der jeweiligen Belegkette wird eine oder werden mehrere Ausgangsrechnungen referenziert. Das ist abhängig von dem Beleg, auf dessen Basis eine Ausgangsrechnung erzeugt wird.

4                     Voraussetzungen für die Ausgangsrechnungserzeugung

Die Erzeugung einer Ausgangsrechnung ist nur für Auftragspositionen möglich, für die folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der allgemeine Auftragsstatus ist „Freigegeben“.
• Der Kommissionsstatus ist „Erledigt“.
• Der Lieferstatus ist „Freigegeben zur Fakturierung“.

Ist ein Auftrag mit einem Sammelrechnungskennzeichen versehen, dann kann eine Ausgangsrechnung für diesen Auftrag nur über eine Cockpit-Anwendung erzeugt werden.

5                     Entscheidungsmerkmale pro Ausgangsrechnungserzeugung

Vertriebs- und Lieferaufträge sowie Verteilaufträge in Multi-Site-Systemen können mehrere Positionen umfassen, für die z. B. verschiedene Lieferempfänger eingetragen sind. Damit Positionen auf einer Rechnung zusammengefasst werden können, müssen folgende Merkmale übereinstimmen:

• Rechnungsempfänger
• Ausgangsrechnungsart
• Zahlungsbedingung
• Zahlungspartner
• Währung
• Rechnungssteller
• Valutadatum
• Steuer-Register
• Preisdarstellung
• Ausgabemedium
• Ausgabeadresse
• Sammelrechnungskennzeichen
• Rechnung, die nur Steuern berechnet (Musterlieferung)
• Umsatzsteuer-ID des Lieferempfängers
• Empfängerland des Lieferempfängers
• Ursprungsrechnung

Hinweis:

Für Gutschriften aus Vertriebsaufträgen der Typen „Rücksendungsgutschrift“ und „Rücksendungsersatzauftrag“ wird der Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsposition in die Ausgangsrechnung übernommen.

6                      Erzeugungsverfahren

Nachfolgend wird im Wesentlichen beschrieben, in welchen Fällen und unter welchen Bedingungen eine Ausgangsrechnung erzeugt wird.

Ausgangsrechnungen aus Kassenbelegen werden automatisch mit einer Hintergrundanwendung erzeugt. Deshalb werden sie nachfolgend nicht betrachtet.

6.1               Fakturierung aus dem Vertriebsauftrag

Sowohl beim Ausführen der Fakturierung direkt aus dem Vertriebsauftrag heraus als auch beim Sammelabruf über eine Cockpit-Anwendung wird Folgendes berücksichtigt:

Die ausgewählten Auftragspositionen werden mit ihrer jeweiligen Dispositionsmenge zuzüglich aller noch nicht verrechneten Lieferungen zur Rechnungserzeugung herangezogen. Die Sortierung ist abhängig von den Einstellungen in den Partner-Stammdaten im Feld „Sortierung der Rechnungspositionen“.

Hinweis:

Sammelrechnungen können nicht aus der Anwendung „Vertriebsaufträge“ erzeugt werden: Enthält der Vertriebsauftrag ein Sammelrechnungskennzeichen, dann können die Aktionen „Rechnung erzeugen und ausgeben…“ und „Rechnung mit Materialbuchung erzeugen und ausgeben…“ zwar ausgeführt werden, aber eine Rechnung entsteht nicht.

Hinweis:

Ist eine Bestätigung erforderlich, dann kann kein Folgebeleg erzeugt werden.

6.2               Fakturierung aus einem Lieferauftrag

Wird die Fakturierung aus dem Lieferauftrag ausgeführt, dann wird genau eine Rechnung für diesen Lieferauftrag erzeugt. Voraussetzung ist, dass der Lieferauftrag zur Fakturierung freigegeben ist.

Hinweis:

Sind Belege mit Sammelrechnungskennzeichen versehen, können sie ausschließlich über eine Cockpit-Anwendung und dort nur mit der Aktion „Rechnungen erzeugen und ausgeben“ mit dem Parameter „Sammelrechnungskennzeichen“ berechnet werden.

6.3               Sonderfälle der Ausgangsrechnungserzeugung

Positionen mit reinen Wertberechnungen, Wertgutschriften

Ausgangsrechnungen mit Positionen für die reine Wertberechnung oder Wertgutschriften können wie folgt erzeugt werden:

1. Erfassen Sie eine Auftragsposition mit der Menge null. Der Lieferstatus ist nach dem Prüfen sofort „Vollständig geliefert“.
2. Erfassen Sie für diese Position einen positiven oder einen negativen Einzelpreis. Alternativ können Sie die automatische Preisermittlung nutzen.
   • Eine Dispositionsmenge oder „offene Menge“ existiert für Nullmengen nicht. Deshalb ist in der Positionsliste für diese Position in der Ansicht „Rechnungen“ eine Funktion „Fakturierung“ (Checkbox) vorhanden.
3. Aktivieren Sie die Funktion „Fakturierung“.
   • Die Position wird bei der Rechnungserzeugung mit ihrem Positionsbetrag ohne Menge auf der Rechnung erscheinen.

Rechnungen mit einem Rechnungsendbetrag von null

Auf einer Rechnung können sich positive und negative Beträge aufheben: Ein Rechnungsendbetrag von null ist die Folge. Für diesen Fall kann über die Ausgangsrechnungsart entschieden werden, ob eine Nullrechnung mit einer Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis für Ausgangsrechnungen erzeugt werden soll oder mit einer Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis, der speziell für Nullrechnungen festgelegt werden kann.

• Nullrechnungen mit einer Rechnungsnummer aus dem Ausgangsrechnungsnummernkreis

Sollen Nullrechnungen mit dem für Ausgangsrechnungen festgelegten Nummernkreis erzeugt werden, dann erhält die Nullrechnung die nächste freie Rechnungsnummer daraus. Das zugehörige Belegdokument wird ausgegeben.

• Nullrechnungen mit eigenem Nullrechnungs-Nummernkreis

Sollen Nullrechnungen mit einem eigenen Nullrechnungen-Nummernkreis erzeugt werden, dann erhält die Nullrechnung die nächste freie (interne) Rechnungsnummer daraus. Der Nummernkreis ist vom Typ „intern“. Ein Beleg wird erzeugt, aber kein Belegdokument ausgegeben. Außerdem wird die Nullrechnung nicht an die Finanzbuchführung übergeben.

Nullrechnungen können storniert werden.

6.4               Rechnungen stornieren

Rechnungen sind Belege, die nicht gelöscht werden können. Rechnungen müssen storniert werden. Das Stornieren einer Rechnung erzeugt einen weiteren Beleg. Die Funktion löst einen neuen, zum Original deckungsgleichen Beleg aus, jedoch mit umgekehrtem Mengenvorzeichen.

Voraussetzungen

• Die Ausgangsrechnung hat folgende Status:
• Allgemeiner Status: Nicht Storniert
• Status offener Posten: Nicht bezahlt
• Die Buchungsperiode, in die das gewünschte Rechnungsdatum des Stornobelegs fällt, hat den Status „Offen“.
• Die Ausgangsrechnung stammt nicht aus einem Kassenbeleg, denn solche Ausgangsrechnungen können weder storniert noch ausgegeben werden.
• Handelt es sich um eine Ausgangsrechnung mit Materialbuchung, dann darf keiner der Ursprungsbelege mit einem Löschkennzeichen versehen sein.
• Für das Stornieren von Ausgangsrechnungen in der Anwendung „Cockpit: Ausgangsrechnungen“ ist die Fähigkeit „Massenstorno von Belegen erlauben“ erforderlich.

Auswirkungen

Ist die Ausgangsrechnung, die storniert werden soll, eine Rechnung mit Materialbuchung, dann werden alle Materialbuchungen beim Stornieren noch einmal mit umgekehrten Mengenvorzeichen aber gleichem Buchungsschlüssel erzeugt.

Wurde die Lieferung aus einem Lager mit Lagerplätzen und in Folge aus der Warenausgangszone abgebucht, dann wird beim Stornieren wieder in die Warenausgangszone zurückgebucht. Danach muss „manuell“ dafür gesorgt werden (über Lageranforderungen), dass die Artikel aus der Warenausgangszone wieder auf Lagerplätze eingelagert werden.

Nach dem Stornieren bekommen die stornierte Ausgangsrechnung und Storno-Rechnung den allgemeinen Status „Storniert“. Daraufhin kann eine neue Ausgangsrechnung erzeugt und ausgegeben werden.

Hinweis:

Das Stornieren einer Ausgangsrechnung löst die Erzeugung einer neuen, zum Original deckungsgleichen Gutschrift aus.

Das Stornieren einer Gutschrift löst die Erzeugung einer neuen, zum Original deckungsgleichen Rechnung aus.

7                     Einzel- und Massen-Ausgangsrechnungserzeugung

Ausgangsrechnungen können auf folgenden Ausgangsbelegen und Anwendungen einzeln oder gesammelt erzeugt werden:

Einzelerzeugung

• Vertriebs- oder Verteilauftrag

In den Anwendungen „Vertriebsaufträge“ und „Verteilaufträge“ werden gemäß den Entscheidungsmerkmalen einzelne Rechnungen erzeugt.

• Lieferauftrag

In der Anwendung „Lieferaufträge“ wird aus einem Lieferauftrag genau eine Ausgangsrechnung erzeugt.

• Storno-Rechnung

Durch das Stornieren einer bereits bestehenden Ausgangsrechnung wird eine Storno-Rechnung erzeugt.

Massenerzeugung

• Sammelrechnung für mehrere Vertriebsaufträge bezogen auf deren Lieferungen

Über die Anwendung „Cockpit: Lieferaufträge“ kann für mehrere Lieferaufträge eine Ausgangsrechnung (Sammelrechnung) oder mehrere Ausgangsrechnungen (Einzelfakturierung) erzeugt werden.

• Sammelrechnung für mehrere Vertriebsaufträge für nicht kommissionierte Artikel

Über die Anwendung „Cockpit: Vertriebsaufträge“ kann für mehrere Vertriebsaufträge eine Rechnung mit Materialbuchung erzeugt werden, wenn für eine Auftragsposition Folgendes zutrifft:

• Der Positionsstatus ist „Freigegeben“, „Kein Lieferauftrag in Bearbeitung“, „Nicht fakturiert“ oder „Teilweise fakturiert“.
• Der Artikel wird nicht in Ausprägungen geführt.
• Der Lagerort ist ein einfaches Lager und somit nicht in Lagerzonen oder Lagerplätzen unterteilt.
• Sammelrechnung für mehrere Verteilaufträge bezogen auf deren Lieferung

Über die Anwendung „Cockpit: Verteilaufträge“ kann für mehrere Lieferaufträge die interne Verrechnung ausgeführt werden. Darüber werden eine oder mehrere Ausgangsrechnungen erzeugt. Siehe dazu die Dokumentation „Interne Verrechnung“.

• Eine Sammelrechnung kann auch auf Basis eines Sammelrechnungskennzeichens erzeugt werden.

Hinweis:

Für die Erzeugung des Belegs „Ausgangsrechnung“ können Sie den Parameter „Belegdatum“ bei Bedarf bearbeiten. Das System zeigt als Vorschlagswert das aktuelle Datum an. Dies können Sie durch ein beliebiges Datum ersetzen. Auf dem Belegdokument erscheint dann das von Ihnen erfasste Belegdatum.

Hinweis:

Ohne vorherige Kommissionierung können nur solche Auftragspositionen fakturiert werden, für die Folgendes zutrifft:

• Eine notwendige Ausprägung für den Artikel ist bereits in der Auftragsposition Anderenfalls muss in der Lieferauftragsart eine automatische Zuteilung von Ausprägungen eingestellt sein.
• Der Artikel hat keine weiteren Artikeleinheiten.
• Der Lagerort ist weder lagerplatz- noch lagerzonengeführt.

Für die Rechnungserzeugung mit Materialbuchung ist darüber hinaus notwendig, dass die Ausprägung im Auftrag zugeordnet wurde, da in diesem Fall die Lieferauftragsart nicht berücksichtigt wird.

8                     Verfahren bei der Vergabe der Ausgangsrechnungsnummern

Pro Ausgangsrechnung wird eine eindeutige Rechnungs- oder Gutschriftennummer vergeben. Die Ausgangsrechnungsart ist der Vertriebs-Auftragsart zugeordnet.

Bei der Rechnungserzeugung werden die Rechnungs- oder Gutschriften­nummern wie folgt vergeben:

9                     Vorkasse-Zahlungen

Bei der Erzeugung einer Ausgangsrechnung aus einem Vorkasse-Auftrag werden die im Auftrag zugeordneten Vorkasse-Zahlungen ermittelt und in den festgelegten Hauswährungen gespeichert. Das ermöglicht im Rechnungswesen einen Abgleich der dort erfassten Vorkasse-Zahlungen und der später aus den Vorkasse-Aufträgen erzeugten Ausgangsrechnungen. Der Auftragswert ergibt sich dabei durch den Wert der zum Zeitpunkt der Rechnungserzeugung gültigen Auftragsbestätigung.

Im Fall von Teilrechnungen wird der anteilige Betrag der Vorkasse-Zahlung der Teilrechnung zugeordnet. Für diese Berechnung wird die einem Auftrag zugeordnete Vorkasse-Zahlung mit dem Teilrechnungsbetrag multipliziert und diese Summe durch den Gesamtauftragsbetrag (gemäß Auftragsbestätigung) dividiert. Ist der Gesamtbetrag des Auftrags null, dann werden für diesen Auftrag keine Zahlungen ermittelt.

Beispiel

Einem Vorkasse-Auftrag über 120 EUR werden 100 EUR einer Vorkasse-Zahlung zugeordnet. Für diesen Auftrag wird eine Teilrechnung über 80 EUR erzeugt.

Berechnung der Vorkasse-Zahlung für die Teilrechnung:

100 Euro * 80 EUR / 120 EUR = 66,67 EUR

Mit der Teilrechnung werden 66,67 EUR als Vorkasse-Zahlung gespeichert.

Die Zahlungsbeträge für eine Rechnung werden ohne Berücksichtigung der berechneten Zahlungsbeträge für andere Rechnungen ermittelt. Daher kann nicht in jedem Fall gewährleistet werden, dass die Summe der zugeordneten Zahlungen für einen Auftrag mit der Summe der ermittelten Zahlungen für alle Rechnungen für diesen Auftrag übereinstimmt.

Bei dieser Berechnung der Zahlungen für Ausgangsrechnungen ist Folgendes zu beachten:

• Auftragswerte und Zahlungszuordnungen werden zum Zeitpunkt der Rechnungserzeugung berücksichtigt. Diese können später geändert werden. Diese Änderungen haben jedoch keine Auswirkungen auf bereits erzeugte Rechnungen.
• Die berechneten Zahlungen werden entsprechend der Währungen gerundet. Dabei erfolgt jedoch keine Behandlung von Rundungsdifferenzen über mehrere Teilrechnungen hinweg. Wenn also ein Auftrag mit einer zugeordneten Zahlung von 100 EUR in drei gleichen Teilen fakturiert wird, dann wird für jede Rechnung eine Zahlung von 33,33 EUR gespeichert, so dass sich in Summe 99,99 EUR ergeben.
• Im Fall von Nicht-Endverbraucher-Sammelrechnungen wird der enthaltene Auftragswert über die Summe der Nettowerte und Steuerwerte der zugehörigen Positionen errechnet. Da der Steuerwert der Positionen nicht exakt ist, entstehen u. U. Abweichungen zwischen den ermittelten und den zugeordneten Zahlungen.
• Verrechenbare Lieferauftragszusatzpositionen in Sammelrechnungen werden ebenfalls bei der Auftragswertermittlung berücksichtigt. Wurde zusätzlich eine Vorkasse-Zahlung mehreren Aufträgen zugeordnet, von denen nur ein Teil in dieser Rechnung enthalten ist, dann kann das dazu führen, dass in Summe ein höherer Zahlungsbetrag ermittelt wird.

Beispiel:

Auftrag A hat den Wert 100 EUR, Auftrag B den Wert 200 EUR und Auftrag C den Wert 300 EUR.

Die Zahlung Z in Höhe von 600 EUR ist allen drei Aufträgen passend zugeordnet.

Der Lieferauftrag zu Auftrag A enthält eine Zusatzposition im Wert von 10 EUR. Daraufhin wird eine Sammelrechnung für die Aufträge A und B erzeugt. Für diese wird die Zahlung in Höhe von 310 Euro ermittelt.

Später wird der Auftrag C fakturiert und für ihn eine Zahlung von 300 EUR ermittelt.

In Summe wurde ein Zahlungsbetrag in Höhe von 610 EUR ermittelt.

• Wird eine Ausgangsrechnung storniert, dann werden die Zahlungen des Originalbelegs negiert. Zahlungen werden nicht erneut ermittelt.
• Wird für einen Auftrag mit zugeordneter Zahlung eine Gutschrift erzeugt, dann wird der Wert der ermittelten Zahlung ebenfalls negiert.
• Sind Artikel nicht lieferbar und wird daraufhin nur eine Teilrechnung erzeugt, dann wird auch nur ein Teilzahlungsbetrag ermittelt.
• Wird für nicht lieferbare Artikel eine Gutschrift über einen neuen Vertriebsauftrag erzeugt, dem keine Zahlung zugeordnet ist, dann wird auch keine Zahlung für diese Gutschrift ermittelt.