1 Themenübersicht

In diesem Dokument wird beschrieben, welche Rolle Ausgangsrechnungsarten bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen spielen. Die in den Ausgangsrechnungsarten hinterlegten Vorschlagswerte und Einstellungen für die Ausgangsrechnungen werden beschrieben.

Anleitungen für den Umgang mit Ausgangsrechnungsarten, z. B. wie Sie Ausgangsrechnungsarten erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation Vorgehensweisen: Ausgangsrechnungsarten.

2 Begriffsbestimmung

Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen sind Belege mit Belegdokumenten und enthalten eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Ausgangsrechnungen können einen positiven (Kennzeichnung Rechnung) oder negativen (Kennzeichnung als Gutschrift) Endbetrag haben. Anderenfalls entsteht eine Nullrechnung.

Auf den Belegdokumenten werden die Beträge positiv dargestellt und erhalten die entsprechende Überschrift „Rechnung/Gutschrift“. Bei einem Betrag von null bekommt das Belegdokument die Überschrift „Nullrechnung“.

Ausgangsrechnungsarten

Ausgangsrechnungsarten dienen der Identifikation von Ausgangsrechnungen und bieten die Möglichkeit verschiedene Vorschlagswerte und Einstellungen für Ausgangsrechnungen festzulegen.

3 Anwendungsbeschreibung

Ausgangsrechnungsarten werden bei der Konfiguration der Rechnungen und Gutschriften und deren Belegdokumente verwendet. Die Ausgangsrechnungsarten dienen der Identifizierung der Ausgangsrechnungen und enthalten Einstellungen für die Ausgangsrechnungen. Sie sind relevant für eine einschränkende Auswahl in einer Suche.

Die Ausgangsrechnungsarten bestimmen die Nummernkreise für die Ausgangsrechnungen und Gutschriften. Der Buchungsschlüssel für Abgangsbuchungen bei der Fakturierung mit Materialbuchungen wird ebenfalls hier festgelegt.

Die Auswahlmöglichkeit „Nullrechnungen erzeugen“ ist laut Vorbelegung nicht aktiviert. Damit ist sichergestellt, dass diese Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von Null nicht in dem aktuellen Rechnungsnummernkreis, sondern mit einer internen Rechnungsnummer erzeugt werden.

Dadurch existieren für die Folgeverarbeitung (Finanzbuchhaltung, Statistik) nur Rechnungen mit einem Betrag ungleich Null. Die erzeugte Nullrechnung kann aber in der Anwendung Ausgangsrechnungen anzeigt werden.

Werden Nullrechnungen erzeugt, ist die Checkbox aktiviert, entsteht eine „ganz normale“ Ausgangsrechnung.

Eingabefelder

Die Anwendung „Ausgangsrechnungsarten“ ist nicht in Identifikations- und Arbeitsbereich aufgeteilt. Sie verfügt über Eingabefelder. Der Eintrag im Feld „Art“ identifiziert die Ausgangsrechnungsart eindeutig. Zusätzlich wird eine „Bezeichnung“ für die Ausgangsrechnungsart erfasst. Für jede Ausgangsrechnungsart kann ein gesonderter Nummernkreis zugeordnet werden.

Feld		Erläuterung
Art		Im Feld „Art“ wird die eindeutige Identifikation der Ausgangsrechnungsart erfasst. Die Identifikation kann aus Zahlen, Buchstaben oder einer Zahlen-Buchstaben-Kombination bestehen. Sie ist freiwählbar. Die Identifikation der Art dient dazu, in weiteren Anwendungen die richtige Ausgangsrechnungsart zu finden, um z. B. Ausgangsrechnung eine richtige Art zuzuweisen und dadurch bestimmte Vorschlagswerte zu übernehmen.
Bezeichnung		Die Bezeichnung ist ein zusätzlicher Name der Ausgangsrechnungsart. Aussagekräftige Bezeichnungen erleichtern dem Benutzer die Suche nach der richtigen Ausgangsrechnungsart. Die Bezeichnung ist frei wählbar und kann mehrdeutig sein, das heißt mehrere Ausgangsrechnungsarten können die gleiche Bezeichnung tragen. Empfohlen wird die Vergabe jeweils unterschiedlicher Bezeichnungen. Die Bezeichnung kann in mehreren Sprachen erfasst werden.
Nummernkreis		Wie für alle Belege wird in der Ausgangsrechnungsart ein Nummernkreis ausgewählt, mit dessen Hilfe das System für neue Ausgangsrechnungen automatisch eine Nummer nach einem bestimmten Muster erzeugt. Dazu wurde zumindest ein Nummernkreis für Ausgangsrechnungen erfasst. Hinweis für die Länderbesonderheiten in Italien: In Italien sind sowohl Rechnungsnummern als auch das Rechnungsdatum chronologisch zu führen. Ist für die Firma, für die die Ausgangsrechnung erstellt wird, die Länderbesonderheit „Italien“ aktiviert, dann wird neben der letzten gezogenen Nummer des Nummernkreises auch das letzte Rechnungsdatum gemerkt. Liegt das Belegdatum einer neu zu erstellenden Ausgangsrechnung vor dem gemerkten Rechnungsdatum, dann wird das Datum durch das gemerkte ersetzt. Liegt das Belegdatum hinter dem gemerkten Datum, dann bleibt das Belegdatum unverändert und wird sich gemerkt.
Gutschriften-Nummernkreis		Für Gutschriften wird hier ein gesonderter Nummernkreis ausgewählt, mit dessen Hilfe das System für neue Gutschriften automatisch eine Nummer nach einem bestimmten Muster erzeugt. Dazu wurde zumindest ein Nummernkreis für Ausgangsrechnungen erfasst. Sollen Ausgangsrechnungen und Gutschriften innerhalb eines Nummernkreises vergeben werden, dann muss hier der gleiche Nummernkreis wie im Feld Nummernkreis für die Ausgangsrechnungen eingetragen werden. Hinweis für die Länderbesonderheiten in Italien: In Italien sind sowohl Rechnungsnummern als auch das Rechnungsdatum chronologisch zu führen. Ist für die Firma, für die die Ausgangsrechnung erstellt wird, die Länderbesonderheit „Italien“ aktiviert, dann wird neben der letzten gezogenen Nummer des Nummernkreises auch das letzte Rechnungsdatum gemerkt. Liegt das Belegdatum einer neu zu erstellenden Ausgangsrechnung vor dem gemerkten Rechnungsdatum, dann wird das Datum durch das gemerkte ersetzt. Liegt das Belegdatum hinter dem gemerkten Datum, dann bleibt das Belegdatum unverändert und wird sich gemerkt.
Buchungsschlüssel		Buchungsschlüssel steuern die Verarbeitung der Materialbuchungen. Diese werden bei allen Materialbewegungen notwendig, die zu Veränderungen im Wert oder in der Menge der bestandsgeführten Artikel führen. Wählen Sie hier einen Buchungsschlüssel aus, der für die Buchung der Ausgangsrechnungen vom Typ „Ausgangsrechnungen“ gelten soll, die diese Art verwenden.
Steuer-Register	Geben Sie das Steuer-Register an, das für Ausgangsrechnungen dieser Art verwendet werden soll. Im Vertriebs- oder Verteilauftrag wird das angegebene Steuer-Register anstatt des Steuer-Registers aus den Partner-Stammdaten verwendet. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird im Vertriebs- oder Verteilauftrag das Steuer-Register aus den Partner-Stammdaten als Vorschlagswert verwendet. Hinweis: Werden in den Vertriebsaufträgen einer Art verschiedene Steuer-Register angegeben, dann müssen Sie zusätzlich im Nummernkreis der Ausgangsrechnungsart einen Bestandteil des Steuer-Registers in die Nummerierung integrieren und einen eigenen Zähler dafür festlegen. Nur dann wird die chronologisch fortlaufende Nummerierung der Ausgangsrechnungen je Steuer-Register gewährleistet.
Eigenen Nummernkreis für Nullrechnungen verwenden (Checkbox)		Geben Sie mit dieser Checkbox an, ob für Nullrechnungen ein eigener Nummernkreis verwendet werden soll. Diesen geben Sie im Feld “Nullrechnungen-Nummernkreis“ an. Wenn Sie die Checkbox deaktivieren, wird der Nummernkreis aus dem Feld ”Nummernkreis” verwendet.
Nullrechnungen-Nummernkreis		Wenn die Checkbox für Nullrechnungen ausgeben nicht abgehakt wurde, wird hier für Nullrechnungen ein gesonderter Nummernkreis ausgewählt, mit dessen Hilfe das System für neue Ausgangsrechnungen mit dem Gesamtwert Null automatisch eine Nummer nach einem bestimmten Muster erzeugt. Dazu wurde zumindest ein Nummernkreis für Ausgangsrechnungen erfasst. Hinweis für die Länderbesonderheiten in Italien: In Italien sind sowohl Rechnungsnummern als auch das Rechnungsdatum chronologisch zu führen. Ist für die Firma, für die die Ausgangsrechnung erstellt wird, die Länderbesonderheit „Italien“ aktiviert, dann wird neben der letzten gezogenen Nummer des Nummernkreises auch das letzte Rechnungsdatum gemerkt. Liegt das Belegdatum einer neu zu erstellenden Ausgangsrechnung vor dem gemerkten Rechnungsdatum, dann wird das Datum durch das gemerkte ersetzt. Liegt das Belegdatum hinter dem gemerkten Datum, dann bleibt das Belegdatum unverändert und wird sich gemerkt.
Endverbraucherpreise verwenden		Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann können Ausgangsrechnungen dieser Art für die Kunden verwendet werden, die als Endverbraucher gekennzeichnet sind. In den Ausgangsrechnungen werden Preise und Werte inklusive der Mehrwertsteuer dargestellt.
Verrechnungsposition intern verrechnen		Für Ausgangsrechnungen kann festgelegt werden, ob und wie Verrechnungspositionen intern verrechnet werden sollen. Wählen Sie zwischen folgenden Einstellungen: · Nein · Ja, mit Wert Ist „Ja, mit Wert“ eingestellt, dann – werden für die interne Verrechnung die relevanten Preise und Werte der Ausgangsrechnungsposition verwendet, die Preisherkunft auf „Manuell“ und „Preis ermittelt“ auf erfolgreich gesetzt, – werden beim Storno die Positionen analog mit umgekehrten Vorzeichen geschrieben. · Ja, ohne Wert Ist „Ja, ohne Wert“ eingestellt, dann wird für die interne Verrechnung kein Preis verwendet und die Preisherkunft und Rabattherkunft auf „Manuell“ und „Preis ermittelt“ auf „nicht ermittelt“ gesetzt. Als Buchungsinformation für die interne Verrechnung wird für „Beleg“ die Ausgangsrechnungsposition und für „Auftrag“ die Vertriebsauftragsposition, wenn diese aus einem Vertriebsauftrag stammt, oder alternativ die Vertriebsauftragsbasis verwendet, wenn die Position aus einem Lieferauftrag stammt.

4 Customizing

Funktion „Lagerlogistik“

Ist die Funktion „Lagerlogistik“ nicht aktiviert, so gilt Folgendes:

Das Feld „Buchungsschlüssel“ ist nicht sichtbar.

Hinweis:

Sofern Sie die „Lagerlogistik“ nachträglich aktivieren, ist der Buchungsschlüssel eine Pflichtangabe. Sie sollten daher in diesem Fall in allen Ausgangsrechnungsarten einen Buchungsschlüssel nachtragen.

Funktion „Vertrieb“

Sie können in der Anwendung „Customizing“ unter „Vertrieb“, „Nummernkreise“ einen Nummernkreis im Feld „Ausgangsrechnungsarten-Nummernkreis“ hinterlegen. Wenn für die in der Workflow-Symbolleiste ausgewählte Vertriebsorganisation ein Nummernkreis hinterlegt ist, dann wird die nächste Nummer aus dem Nummernkreis bei der Neuanlage einer Art vorgeschlagen.

5 Business Entitys

Für die Anwendung „Ausgangsrechnungsarten“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

Berechtigungen zu vergeben,
Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
Daten zu importieren oder zu exportieren.

Ausgangsrechnungsart

com.cisag.app.sales.obj.InvoiceType

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

Vertrieb Belegdaten

com.cisag.app.sales.OrderData

6 Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

6.1 Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung „Ausgangsrechnungsarten“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

6.2 Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann wird einer Person die Anwendung „Ausgangsrechnungsarten“ nur angezeigt, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

Vertrieb

Die Anwendung „Ausgangsrechnungsarten“ umfasst die Tabelle „Berechtigungen“. Damit eine Person die Ausgangsrechnungsarten nutzen kann, muss sie in den Partner-Stammdaten mindestens einer Organisation zugeordnet sein, die in der Tabelle „Berechtigungen“ der Ausgangsrechnungsarten erfasst wurde.

Hinweis:

Die Tabelle ist nur dann sichtbar, wenn für den Benutzer über eine Berechtigungsrolle die Fähigkeit „Berechtigungen anzeigen“ für das zugehörige Business Entity vergeben wurde. Um inhaltsbezogene Berechtigungen bearbeiten zu können, benötigt er zusätzlich die Fähigkeit „Berechtigungen ändern“.

Daneben sind ihm die generellen Fähigkeiten zum Öffnen der jeweiligen Anwendung und zum Öffnen und Bearbeiten des jeweiligen Business Entitys zuzuweisen.

Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation Inhaltsbezogene Berechtigungen.

6.3 Besonderheiten

Für die Anwendung „Ausgangsrechnungsarten“ bestehen keine Besonderheiten.

6.4 Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung „Ausgangsrechnungsarten“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.

Comarch ERP Enterprise 6.4