Ausgangsrechnungen importieren

1                     Themenübersicht

In dieser Dokumentation wird die Vorgehensweise für den Umgang mit der Anwen­dung „Daten importieren“ bezogen auf Ausgangsrechnungen beschrieben. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen, Auswirkungen und Beschränkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Daten importieren“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.

2                     Allgemeines

Der Import von Ausgangsrechnungen ermöglicht das Erzeugen und die Aktualisierung von Ausgangsrechnungen. Die Aktualisierung einer Ausgangsrechnung ist jedoch nur dann möglich, wenn die Ausgangsrechnung auch mithilfe des Imports auf dem Zielsystem erzeugt wurde. Außerdem wird vorausgesetzt, dass die Ausgangsrechnung zwischenzeitlich nicht geändert bzw. weiterverarbeitet wurde.

Ausgangsrechnungen aus einem Kassenbeleg können nicht importiert werden.

Für den Import ist nicht nötig, dass sich zugehörige Quell-Aufträge auf dem Zielsystem befinden. Sind die Quell-Aufträge auf dem Zielsystem vorhanden, dann werden Belegketteneinträge erzeugt.

Wenn die Importdatei ausschließlich die Pflicht- und Identifikationsattribute enthält, dann wird eine Null-Rechnung erzeugt.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass der Import von Ausgangsrechnungen vornehmlich für die Altdatenübernahme zur Verfügung steht und davon ausgegangen wird, dass die Ausgangsrechnungen im Status „Erledigt“ sind. Eine einwandfreie Weiterverarbeitung eines importierten Beleges ist möglich, kann aber nicht in allen Fällen (wie z. B. bei einer Weiterverarbeitung durch eine App) garantiert werden und ist deshalb im Einzelfall zu prüfen.

Aufbau einer Ausgangsrechnung

Eine Ausgangsrechnung besteht aus einer Rechnungsbasis und Rechnungspositionen:

  • Basisdaten: Ausgangsrechnungsart und –Nummer etc.
  • Positionsdaten: Positionsnummer, Artikel, Menge, Preis etc.

Positionsdaten können nicht separat importiert werden, sondern nur mit Zuordnung zu einer Rechnung, die eindeutig durch die Basisdaten identifiziert ist.

3                     Vorgehensweise: Ausgangsrechnungen importieren

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Daten importieren“.
  2. Lassen Sie sich den bzw. einen Filter für dieses Business Object anzeigen: cisag.app.sales.obj.CustomerInvoice
  • Der Filter für den Import von Ausgangsrechnungen wird geöffnet.
  1. Duplizieren oder erfassen Sie bei Bedarf einen neuen Filter für dieses Business Object.
  2. Ändern Sie bei Bedarf die bereits ausgewählten Attribute des Filters.
  3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Daten importieren“.
  • Das Dialogfenster „Daten importieren“ wird geöffnet.
  1. Im Dialogfenster „Daten importieren“ können Sie Einstellungen für die Import­datei vornehmen. Eine Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.
  2. Drücken Sie einen der Buttons „Im Hintergrund“ oder „Sofort“.
    • Der Import wird ausgeführt.
Voraussetzungen: Notwendige Attribute für den Import festlegen

Geben Sie mindestens folgende Attribute pro Ausgangsrechnung an:

  • Identifikationsattribute
  • Pflichtattribute

Ohne die Identifikationsattribute kann die Ausgangsrechnung nicht im System erzeugt werden. Wenn Daten zu einem Pflichtfeld fehlen, dann kann die Ausgangsrechnung nicht importiert werden.

Einige Identifikations- und Pflichtattribute können über Fremdschlüssel-Bezieh­ungen (erkennbar durch Kursivschrift im Filter) angegeben werden. Diese Attribute sind nicht Bestandteil der Ausgangsrechnung. Business Objects, die mit Fremdschlüssel-Beziehungen referenziert werden, werden durch deren Iden­tifi­kationsattribute identifiziert. Sie können nicht über den Import für Ausgangsrechnungen importiert werden, sondern müssen bereits vorhanden sein. Die Identifikations- und Pflichtattribute der Basis- und Positionsdaten sind im Kapitel „Übersicht: Identifikations- und Pflicht-Attribute“ zusammengestellt. Weitere wichtige Felder sind im Kapitel „Übersicht: Weitere wichtige Attribute“ beschrieben.

4                     Übersicht: Identifikations- und Pflicht-Attribute

Nachfolgend sind die notwendigen Attribute der einzelnen Business Objects aufgeführt. Bei Fremdschlüsselattributen steht zusätzlich der entsprechende Beziehungsname dabei. Die Identifikations- und Pflichtfelder sind Änderungen unterworfen und können durch Anpassungen erweitert werden.

Die Identifikationsattribute (Key-Attribute) werden über ein (K) gekennzeichnet.

4.1               Basisdaten

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung/Part/
mögliche Werte
Bezeichnung
Number (K)   Identifikation der Ausgangsrechnung
Type (K) Type Identifikation der Ausgangsrechnungsart

Hinweis:

Bei einer Endverbraucherrechnung muss bei der Ausgangsrechnungsart die Funktion „Endverbraucherpreise verwenden“ aktiviert werden.

customer CustomerPartner Rechnungsempfänger

Hinweis:

Bei einer Endverbraucherrechnung muss der Kunde ein Endverbraucher sein.

invoicingParty InvoicingParty Rechnungssteller
status CANCELED = storniert

COMPLETED = nicht storniert

INVALID = ungültig

Rechnungsstatus
date   Belegdatum
valuationDate   Valutadatum
paymentMethod PaymentMethod Zahlungsart
paymentTerms PaymentTerms Zahlungsbedingung
paymentStatus NONE = nicht bezahlt

PARTIAL = teilweise bezahlt

COMPLETE = nicht bezahlt

Zahlungsstatus
kindOfPricing GROSS = Brutto,

NET = Netto

Preisdarstellung
currency Currency Währung
positionSorting COMPANY = gemäß Customizing-Einstellung

ORDER = nach Aufträgen

DELIVERYSLIP = nach Lieferscheinen

Sortierung der Positionen
triggerOfCreation SALES_ORDER = Vertriebsauftrag

DISTRIBUTION_ORDER = Verteilauftrag

INVENTORY_TRANS
ACTION = Materialbuchung

Ursprung der Ausgangsrechnung
outputMethod.medium PRINTER = Drucker

EMAIL = E-Mail

FAX = Fax

EDI = EDI

FILE = Datei

Ausgabemedium
outputMethod.
mediumAddress
  Adresse des Mediums

(E-Mail-Adresse,
Druckername etc.)

4.1.1          Rechnungsdaten

Für jeden Quell-Auftrag einer Ausgangsrechnung muss ein Rechnungsdatenobjekt importiert werden:

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung/mögliche Werte Bezeichnung
OrderInfo.orderType   Auftragsart des Quell-Auftrags
OrderInfo.orderNumber   Auftragsnummer des Quell-Auftrags

4.1.2          Auftragsbeziehungen

Behandelt die Ausgangsrechnung die Fakturierung eines oder mehrerer Lieferaufträge und sollen diese Belegbeziehungen im Zielsystem in der Belegkette sichtbar werden, dann müssen diese Auftragsbeziehungen importiert werden. Dazu sind folgende Attribute anzugeben.

Hinweis:

Die Belegketteneinträge zum Vertriebsauftrag werden automatisch erzeugt. Sie sollen nicht in der Importdatei enthalten sein.

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung/mögliche Werte Bezeichnung
OrderReferences.shippingOrder.number   Lieferscheinnummer
OrderReferences.shippingOrder.type   Lieferauftragsart

4.2               Positionsdaten

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung/mögliche Werte Bezeichnung
Details.number (K)   Positionsnummer
Details.subNumber (K)   Komponentenpositionsnummer – 0, wenn Grundposition
Details.ean   Europäische Artikelnummer (EAN)

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Belegposition mithilfe einer EAN importieren

Details.item Details.Item Artikel
Details.quantity.
amount
  Menge
Details.quantity.uom Details.quantity.Uom Mengeneinheit
Details.taxCode Details.TaxCode Steuerschlüssel
Details.detailType NORMAL = Normal

FIXED_KIT = Hauptposition eines fixen Sets

VARIABLE_KIT = Hauptposition eines variablen Sets

REBATE_IN_KIND = Naturalrabatt

CONFIGURATION_DETAIL = Konfigurationsposition

Positionsart
Details.
priceDimension
PER_UNIT = pro

PER_10_UNITS = pro 10

PER_100_UNITS =
pro 100

PER_1000_UNITS =
pro 1000

PER_10000_UNITS =
pro 10000

PER_100000_UNITS =
pro 100000

Preisdimension
Details.priceUom Details.PriceUom Einheit für Preisdimension
Details.itemPriceClassification   Artikel-Preis-Klassifikation. Die Klassifikation ist zwingend anzugeben, wenn für die Position positionsübergreifende Rabatte verrechnet werden.
Details.deliveryCustomer Details.DeliveryCustomer Lieferempfänger
Details.referenceOrder.orderType   Auftragsart des Quell-Auftrags
Details.referenceOrder.orderNumber   Auftragsnummer des Quell-Auftrags
Details.referenceOrder.detailNumber   Auftragspositionsnummer des Quell-Auftrags
Details.referenceOrder.subDetailNumber   Auftragsdetailpositionsnummer des Quell-Auftrags
Details.retailNetValue ForeignAmount Netto-Gesamtbetrag inkl. Steuern

Hinweis:

Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für Endverbraucherrechnungen.

Folgende Tabelle enthält Pflichtfelder, die bei einer Endverbraucherrechnung zusätzlich anzugeben sind.

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung/mögliche Werte Bezeichnung
Details.retailNetValue ForeignAmount Netto-Gesamtbetrag inkl. Steuern
Details.netValue ForeignAmount Nettobetrag

Hinweis:

Wenn der Nettobetrag nicht angegeben ist, dann wird er automatisch als Differenz von Netto-Gesamtbetrag inkl. Steuern und dem Steuerbetrag ermittelt.

Details.taxValue ForeignAmount Steuerbetrag

Hinweis:

Wenn der Steuerbetrag nicht angegeben ist, dann wird er automatisch als Differenz von Netto-Gesamtbetrag inkl. Steuern und dem Nettobetrag ermittelt.

Hinweis:

Wenn Steuerbetrag und Nettobetrag angegeben sind, dann muss die Summe von Nettobetrag und Steuerbetrag den Netto-Gesamtbetrag inkl. Steuern ergeben, sonst kann die Rechnung nicht importiert werden.

Auftragsbeziehungen

Behandelt die Ausgangsrechnung die Fakturierung eines oder mehrerer Lieferaufträge und sollen diese Belegbeziehungen im Zielsystem in der Belegkette auch auf Positionsebene sichtbar werden, müssen diese Auftragsbeziehungen importiert werden. Dazu sind folgende Attribute anzugeben.

Hinweis:

Die Belegketteneinträge zum Vertriebsauftrag werden automatisch erzeugt. Sie sollen nicht in der Importdatei enthalten sein.

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung/mögliche Werte Bezeichnung
Details.OrderReferences.shippingOrderDetail.orderType   Lieferauftragsart
Details.OrderReferences.shippingOrderDetail.orderNumber   Lieferscheinnummer
Details.OrderReferences.shippingOrderDetail.detailNumber   Positionsnummer
Details.OrderReferences.shippingOrderDetail.subDetailNumber   Detailpositionsnummer

5                     Übersicht: Weitere wichtige Attribute

Für den Import einer Ausgangsrechnung sind normalerweise zusätzliche Daten erforderlich, um eine „sinnvolle“ Ausgangsrechnung zu erzeugen. Wenn diese Daten fehlen, dann werden die zugehörigen Attribute mit Vorschlagswerten belegt. Beispielsweise werden alle Rechnungsbeträge, die nicht angegeben wurden, auf 0 gesetzt. Im Folgenden werden weitere wichtige Felder beschrieben, die keine Pflichtfelder sind, aber trotzdem notwendig sind.

5.1               Basisdaten

Hinweis:

Eine Beschreibung der Parts „ForeignAmount“ und „DomesticAmount“ finden Sie im Kapitel „Währungsattribute“.

Attributpfad Part Bezeichnung
taxInfo[x].netAmount ForeignAmount Netto vor Steuern für Steuerschlüssel x.

Hinweis:

Die Daten dürfen für Endverbraucherrechnungen nicht angegeben werden.

taxInfo[x].netAmount

Domestic

DomesticAmount Netto vor Steuern in Hauswährung für Steuerschlüssel x.

Hinweis:

Die Daten dürfen für Endverbraucherrechnungen nicht angegeben werden.

taxInfo[x].taxCode   Steuerschlüssel x
taxInfo[x].taxAmount ForeignAmount Steuerbetrag für Steuerschlüssel x.

Hinweis:

Die Daten dürfen für Endverbraucherrechnungen nicht angegeben werden.

taxInfo[10].
taxAmountDomestic
DomesticAmount Steuerbetrag für Steuerschlüssel x in Hauswährung.

Hinweis:

Die Daten dürfen für Endverbraucherrechnungen nicht angegeben werden.

grossAmount ForeignAmount Bruttobetrag
grossAmountDomestic DomesticAmount Bruttobetrag in Hauswährung
netAmount ForeignAmount Nettobetrag

Hinweis:

Der Wert wird bei einer Endverbraucherrechnung automatisch ermittelt und darf in der Importdatei nicht angegeben werden.

netAmountDomestic DomesticAmount Nettobetrag in Hauswährung

Hinweis:

Der Wert wird bei einer Endverbraucherrechnung automatisch ermittelt und darf in der Importdatei nicht angegeben werden.

5.2               Positionsdaten

Hinweis:

Eine Beschreibung der Parts „ForeignAmount“ und „DomesticAmount“ finden Sie im Kapitel „Währungsattribute“.

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung/Part/
mögliche Werte
Bezeichnung
Details.grossPrice ForeignAmount Bruttopreis
Details.
grossPriceDomestic
DomesticAmount Bruttopreis in Hauswährung
Details.netPrice ForeignAmount Nettopreis
Details.
netPriceDomestic
DomesticAmount Nettopreis in Hauswährung
Details.grossValue ForeignAmount Bruttobetrag
Details.
grossValueDomestic
DomesticAmount Bruttobetrag in Hauswährung
Details.netValue ForeignAmount Nettobetrag abzgl.
Basis- und Positionsrabatte
Details.
netValueDomestic
DomesticAmount Nettobetrag abzgl.
Basis- und Positionsrabatte in Hauswährung
Details.
netDetailValue
ForeignAmount Nettobetrag abzgl.
Positionsrabatte
Details.
netDetailValue
Domestic
DomesticAmount Nettobetrag abzgl.
Positionsrabatte in Hauswährung
Details.taxRate   Steuersatz
Details.taxValue ForeignAmount Steuerbetrag
Details.
taxValueDomestic
DomesticAmount Steuerbetrag in Hauswährung
Details.statisticRelevant true/false Wenn Ausgangsrechnungspositionen bei der Aufbereitung der statistischen Daten berücksichtigt werden sollen, dann muss das Feld auf „true“ gesetzt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Aufbereitung der Statistikdaten einen Fehler verursacht, wenn der Artikel der Rechnungsposition nicht ein Vertriebs-Artikel ist.
Details.quantities[x].
amount
  Menge der Mengeneinheit x. Diese Felder werden bei der Aufbereitung der statistischen Daten berücksichtigt. Sie sind unbedingt anzugeben, wenn Details.statisticRelevant auf „true gesetzt wird.
Details.quantities[x].uom Details.quantity.Uom Mengeneinheit x. Diese Felder werden bei der Aufbereitung der statistischen Daten berücksichtigt. Sie sind unbedingt anzugeben, wenn Details.statisticRelevant auf „true“ gesetzt wird.

Die in der folgenden Tabelle aufgeführten Attribute sind nur für Endverbraucherrechnungen relevant.

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung/Part/
mögliche Werte
Bezeichnung
Details.
retailGrossPrice
ForeignAmount Bruttopreis inkl. Steuern
Details.
retailGrossPriceDomestic
DomesticAmount Bruttopreis inkl. Steuern in Hauswährung
Details.retailNetPrice ForeignAmount Nettopreis inkl. Steuern
Details.
retailNetPriceDomestic
DomesticAmount Nettopreis inkl. Steuern in Hauswährung
Details.retailGrossValue ForeignAmount Brutto-Gesamtbetrag inkl. Steuern
Details.
retailGrossValueDomestic
DomesticAmount Brutto-Gesamtbetrag inkl. Steuern in Hauswährung
Details.retailNetValue ForeignAmount Netto-Gesamtbetrag inkl. Steuern
Details.
retailNetValueDomestic
DomesticAmount Netto-Gesamtbetrag inkl. Steuern in Hauswährung

Hinweis:

Rabatte werden bei einer Endverbraucherrechnung nicht importiert.

6                     Währungsattribute

Alle Rechnungsbeträge sind entweder in Fremdwährung bzw. Hauswährung angegeben. Diese müssen über folgende Parts importiert werden:

  • ForeignAmount
  • DomesticAmount

6.1               Fremdwährung (ForeignAmount)

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung Bezeichnung
amount   Wert
currency Currency Währung

6.2               Hauswährung (DomesticAmount)

Attributpfad Fremdschlüssel-Beziehung Bezeichnung
amount1   Wert 1
amount2   Wert 2
amount3   Wert 3
exact   Bit 0-1 = Exakter Wert in:

1=Währung 1

2=Währung 2

3=Währung 3

0=kein Wert ist exakt Bit 3-8 = Währungskombination

 

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