1                     Themenübersicht

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Auftragsbestätigungen im System behandelt und wie sie erzeugt werden. Sie finden Informationen zu den Beziehungen einer Auftragsbestätigung zu anderen Belegen und wie sie in die betriebswirtschaftlichen Prozesse eingebunden sind.

Die Auftragsbestätigung ist ein Beleg mit Belegdokument zu einem Vertriebs­auftrag, der dem Auftraggeber die Annahme eines Auftrags mit den im Vertriebsauftrag festgelegten kaufmännischen Vereinbarungen bestätigt. Die Auftragsbestätigung enthält Daten zu den bestellten Artikeln, Mengen, Preisen, Konditionen und Terminen. Pro Vertriebsauftrag können eine oder mehrere Auftragsbestätigungen erzeugt und die Belegdokumente dazu ausgegeben werden.

Unterschieden werden Auftragsbestätigungen und Änderungsbestätigungen. Änderungsbestätigungen sind eine besondere Form der Auftragsbestäti­gungen, die Änderungen nach einer bereits erzeugten Auftragsbestätigung dokumentieren. Die Änderungsbestätigung enthält alle bisher bestätigten Positionen der letzten aktiven Auftragsbestätigung sowie Änderungen zu im Vertriebsauftrag erfassten Dispositionsmengen.

In der Anwendung „Vertriebsaufträge“ können pro Vertriebsauftrag eine oder mehrere Auftragsbestätigungen erzeugt und die Belegdokumente ausgegeben werden. Die erzeugten Belege können in der Anwendung „Auftragsbestätigungen abfragen“ geöffnet und bei Bedarf weitere Kopien der Belegdokumente „Auftragsbestätigungen“ ausgegeben werden. Erzeugte Auftragsbestätigungen können nicht verändert werden.

Einstellungen zur Erzeugung von Auftragsbestätigungen legen Sie in der Anwendung „Vertriebs-Auftragsarten“ fest. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Vertriebs-Auftragsarten“.

2                     Begriffsbestimmung

Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung ist ein Belegdokument, das einem Partner mit der Partnerrolle Kunde die Annahme eines Auftrages bestätigt. Die Auftragsbestätigung enthält in der Regel Daten zu den bestellten Artikeln, Mengen, Preisen, Konditionen und Terminen.

Vertriebs-Auftragsarten

Vertriebs-Auftragsarten dienen der Identifikation von Vertriebsaufträgen und der Festlegung des Typs des Vertriebsauftrages (Kundenauftrag, Konsignationslagerauftrag, Filialauftrag). Außerdem enthalten Vertriebs-Auftragsarten automatische Einträge (Vorschlagswerte) und Einstellungen für die erzeugten Vertriebsaufträge. Die Einstellungen steuern Prüfungen und Berechnungen des Systems für die Vertriebsaufträge dieser Art sowie die Weiterbearbeitung der Aufträge in nachgelagerten Belegen.

Vertriebsauftrag

Der Vertriebsauftrag ist das Basiselement des Vertriebsablaufes. Er definiert den Leistungsumfang, die Lieferbedingungen und die Zahlungsbedingung für den Vertrieb der Artikel. Er legt insbesondere fest, welche Artikel in welcher Menge und zu welchem Preis vertrieben werden. Und: Wann und an welche Adresse(n) die Lieferung(en) und die Fakturierung erfolgen. Außerdem regelt der Vertriebsauftrag, wie die Auftragskosten verrechnet werden.

3                     Prozesse

Im Folgenden werden die betriebswirtschaftlichen Prozesse für die Auftrags­be­stätigungen sowie die dadurch ggf. entstehenden Beziehungen zu anderen Anwen­dungen und Business Entitys beschrieben.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Einführung: Vertrieb“.

Beispielhafter Vertriebsprozesses

4                     Auftragsbestätigungserzeugung

Eine Auftragsbestätigung resultiert immer aus einem Vertriebsauftrag. Eine Auftragsbestätigung ist ein Beleg (mit gleichnamigem Belegdokument), der die in einem Vertriebsauftrag getroffenen kaufmännischen Vereinbarungen doku­mentiert. Sie werden wie folgt erzeugt:

• Auftragsbestätigungen können direkt aus einem Vertriebsauftrag in der Anwendung „Vertriebsaufträge“ erzeugt und ausgegeben werden: Dabei werden die Auftragsbestätigungen als Belege erzeugt und gleichzeitig auch die zugehörigen Belegdokumente ausgegeben.
• In den Cockpit-Anwendungen können für mehrere Vertriebsaufträge auf einmal Auftragsbestätigungen (Belege) erzeugt und ausgegeben werden.

Zu einem Vertriebsauftrag können beliebig viele Auftragsbestätigungen erzeugt werden. Eine Auftragsbestätigung bezieht sich aber immer genau auf einen Vertriebsauftrag („1:n“-Beziehung).

Eine Auftragsbestätigung kann jederzeit erzeugt werden. Eine Änderungsbestä­tigung kann nur dann erzeugt werden, wenn mindestens eine Auftragsbestätigung vorhanden ist.

Beim Erzeugen können Sie wählen, ob eine Auftragsbestätigung oder eine Änderungsbestätigung erzeugt werden soll.

• Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung ist dazu ge­dacht, sie an den Kunden zu senden, um die beauftragten Artikel mit Men­gen, Preisen und Bedingungen zu bestätigen. Sie gibt immer den aktuellen Stand eines Vertriebsauftrags wider. Sie können beliebig viele Auftragsbestä­ti­gungen erzeugen.

• Änderungsbestätigung

Eine Änderungsbestätigung dagegen verfolgt die Änderungen zu bereits erzeug­ten Auftragsbestätigungen und stellt sie dar. Nutzen Sie die Änderungs­bestätigung, wenn Sie nach dem Versenden einer Auftragsbestäti­gung die Bedin­gungen des Auftrags geändert haben und somit die bereits erzeugte und an den Kunden versendete Auftragsbestätigung nicht mehr stimmt.

Weitere Informationen finden Sie auch in der Dokumentation „Vertriebsaufträge“.

In der Anwendung „Vertriebsaufträge“ ist unter dem Karteireiter „Allgemeines“ die Funktion „Auftragsbestätigung erforderlich“ verfügbar. Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob ein Auftrag erst weiterbearbeitet werden kann (z. B. in einer Kommis­sionie­rung oder Lieferung), nachdem für die entsprechenden Positionen des Ver­triebs­auftrages eine Auftragsbestätigung erzeugt wurde.

Vorkasse-Aufträge

Für Vorkasse-Aufträge wird gemäß Festlegung in der Anwendung „Customizing“ für die Über- und Unterschreitung eines zu zahlenden Vorkasse-Betrages (ggf. inkl. Steuern) ein Mindestbetrag berechnet und in das Business Entity „Auftragsbestätigung“ ein entsprechender Betrag gespeichert, aber nicht im Beleg angezeigt oder ausgegeben. Die Festlegung in der Anwendung „Customizing“ bezieht sich auf die Firma der Vertriebsorganisation, für die der Vertriebsauftrag erfasst wurde. Die Berechnung erfolgt in der Beleg- und Leitwährung. Dabei ist eine Umrechnung zu beachten: Sind die Unter- und Überschreitung in absoluten Beträgen in der Leitwährung festgelegt, dann wird zunächst der bestmöglich passende Hauswährungsbetrag in die Belegwährung umgerechnet und gerundet. Danach wird die Grenze in der Belegwährung ermittelt und daraus die gerundete Grenze in den Hauswährungen. Eine prozentuale Unter- und Überschreitung wird ebenfalls zunächst auf den Endbetrag in der Belegwährung angewendet. Verwendet wird dieser berechnete Betrag für die mögliche Freigabe eines Vorkasse-Auftrages, wenn dieser außerhalb der Zahlungstoleranz liegt. Siehe bei Bedarf die Dokumentation „Vertriebsaufträge: Aktionen“ und darin dieses Kapitel: Vorkasse-Aufträge außerhalb der Zahlungstoleranz freigeben…

Aktion: Auftragsbestätigung erzeugen

Eine Auftragsbestätigung wird mithilfe der Aktion „Auftragsbestätigung erzeugen und ausgeben“ zu einem zugehörigen Vertriebsauftrag erzeugt. Dabei entstehen ein Beleg und ein Belegdokument.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Vertriebsaufträge: Aktionen“

5                     Auftragsbestätigung

In der Anwendung „Auftragsbestätigungen abfragen“ können einzelne Auftragsbestätigungsbelege angezeigt werden. Anleitungen für den Umgang mit der Anwendung „Auftragsbestätigungen abfragen“ finden Sie in den Dokumenten „Auftragsbestätigungen abfragen“ und „Vorgehensweisen: Auftragsbestätigungen abfragen“.

Identifikation einer Auftragsbestätigung

Die Vertriebs-Auftragsart des zugrunde liegenden Vertriebsauftrages ist gleichzeitig Teil der Auftragsbestätigungsidentifikation. Daneben wird automatisch vom System eine Auftragsbestätigungsnummer vergeben. Diese ergibt sich aus dem Nummernkreis für Vertriebsauftragsbestätigungen, der in der verwendeten Vertriebs-Auftragsart festzulegen ist.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Vertriebs-Auftragsarten“.