1 Themenübersicht
Die Hintergrundanwendung „Archivierungsprozess von abgeschlossenen Jahren“ ermöglicht es die Salden für bereits geschlossene Geschäftsjahre zu archivieren. Für bereits archivierte Geschäftsjahre bietet die Anwendung einen Umkehrprozess, der die Archivierung wieder zurücknehmen kann.
Nachfolgend finden Sie die Beschreibung der Hintergrundanwendung und zu deren Parametern. Sie werden außerdem über die Auswirkungen der Archivierung informiert.
2 Begriffsbestimmung
Hintergrund-Anwendung
Eine Hintergrund-Anwendung ist eine Anwendung, die ohne Interaktion mit einem Benutzer ausgeführt wird. Eine Hintergrundanwendung kann entweder durch einen Verarbeitungsauftrag, durch einen Aufruf oder durch eine andere Anwendung geöffnet werden.
3 Beschreibung
Die Hintergrundanwendung „Archivierungsprozess von abgeschlossenen Jahren“ deckt zwei Funktionen ab, die Archivierung von Geschäftsjahren und das Zurücknehmen der Archivierung.
Hinweis:
Sowohl die Archivierung als auch die Rücknahme der Archivierung kann sehr zeitintensiv sein. Es wird daher empfohlen, den Prozess über Nacht oder am Wochenende zu starten.
3.1 Geschäftsjahr archivieren
Diese Funktion bewirkt, dass die Salden des angegebenen Geschäftsjahres archiviert, d. h. in die Datei „Anlagenbuchhaltung Periodensalden nach Geschäftsjahresabschluss“ (Business Object „FinalPeriodValues“) ausgelagert werden. Voraussetzung für diesen Prozess ist:
- Das Geschäftsjahr muss ein bereits abgeschlossenes Jahr sein
- Das Vorjahr muss bereits archiviert sein.
- Das Business Object „FinalPeriodValues“ darf für das Geschäftsjahr keine Salden enthalten.
3.1.1 Auswirkungen
Da der Archivierungsprozess Auswirkungen auf die Verfügbarkeit von Daten hat, sollte dieser erst ausgeführt werden, wenn Sie die Daten nicht mehr benötigen und die Geschäftsjahresprüfung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Die Berichte in einem archivierten Geschäftsjahr können nur noch für das Bestandskonto gruppiert aufgerufen werden. Die weiteren Gruppierungen sind dann nicht mehr möglich. Hiervon ausgenommen ist das Anlagengitter. Die Ausgabe ist weiterhin für alle Anlagen möglich.
Wurde die Archivierung für ein Geschäftsjahr durchgeführt, ist das Feld „Archiviert“ im betreffenden Geschäftsjahr aktiviert. Ein als archiviert gekennzeichnet Geschäftsjahr kann nicht wieder geöffnet werden.
3.2 Geschäftsjahr archivieren zurücknehmen
Mit dieser Funktion kann eine durchgeführte Archivierung zurückgenommen werden. Durch den Saldenneuaufbau werden die Salden des angegebenen Geschäftsjahres in die Saldendatei „Anlagenbuchhaltung Periodensalden offene Geschäftsjahre“ (Business Object „AssetAccountingBalanceSum“) zurückgeschrieben. Voraussetzung für diesen Prozess ist:
- Das Geschäftsjahr muss als archiviert gekennzeichnet sein
- Das Folgejahr darf noch nicht archiviert sein.
3.2.1 Auswirkungen
Wurde die Archivierung für ein Geschäftsjahr zurückgenommen, ist das Feld „Archiviert“ im betreffenden Geschäftsjahr deaktiviert.
Mit der Rücknahme der Archivierung sind die Daten des Geschäftsjahres wieder verfügbar. Die Berichte können somit nach allen für sie möglichen Merkmalen gruppiert aufgerufen werden.
4 Parameter
Die Hintergrundanwendung hat folgende Parameter:
| Feld | Erläuterung |
| Organisation | In diesem Feld wird die zum Zeitpunkt des Aufrufs geladene Organisation angezeigt. Für diese Organisation können Sie ein Geschäftsjahr archivieren oder dessen Archivierung zurücknehmen. |
| Geschäftsjahr | G eben Sie in diesem Feld das Geschäftsjahr an, das archiviert oder dessen Archivierung zurückgenommen werden soll. |
| Funktion | Über dieses Feld wird gesteuert, welche der folgenden Funktionen für das Geschäftsjahr ausgeführt werden soll.
· Geschäftsjahr archivieren: Diese Funktion ist für geschlossene und nicht archivierte Geschäftsjahre zulässig. · Archivierung zurücknehmen: Diese Funktion ist nur für archivierte Geschäftsjahre zulässig. |
| Kennwort | Dieses Feld ist nur verfügbar, sofern die Archivierung für ein Geschäftsjahr zurückgenommen werden soll. Für die Ausführung der Hintergrundanwendung geben Sie hier das entsprechende Kennwort an. |
5 Customizing
Für die Anwendung „Archivierungsprozess von abgeschlossenen Jahren“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
6 Business Entitys
Für die Anwendung „Archivierungsprozess von abgeschlossenen Jahren“ ist kein Business Entity relevant.
7 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
7.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Archivierungsprozess von abgeschlossenen Jahren“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
7.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung „Archivierungsprozess von abgeschlossenen Jahren“ nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Rechnungswesen
7.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Archivierungsprozess von abgeschlossenen Jahren“ bestehen keine Besonderheiten.
7.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Archivierungsprozess von abgeschlossenen Jahren“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.