1 Themenübersicht
Sie können Workflow-Aktivitäten an Ihren E-Mail-Client übertragen, z. B. nach Microsoft Outlook. Die Aktivitäten können als Kalendereinträge und als Aufgaben übertragen werden. Dadurch stehen diese Daten auch außerhalb des ERP-Systems, z. B. für die Kommunikation mit Geschäftspartnern, zur Verfügung.
2 Begriffsbestimmung
<begin com.cisag.app.terminus.000018 34 38 2 de>Aktivitäten<end com.cisag.app.terminus.000018 34 38 2 de>
<begin com.cisag.app.terminus.000018 34 40 2 de>Eine Aktivität beschreibt eine Tätigkeit, die durch einen oder mehrere Benutzer bearbeitet werden kann. Die Bearbeitung der Tätigkeit durch die Benutzer erfolgt aufgrund einer oder mehrerer Aufgaben, in denen die entsprechende Tätigkeit für jeden Benutzer beschrieben ist. Eine Aktivität bildet also eine Klammer um die daraus entstandenen Aufgaben und enthält erforderliche Informationen über die Aufgaben.
Aktivitäten entstehen im Rahmen des Workflow-Managements oder des Beziehungs-Managements und sind Teil des Workflows.<end com.cisag.app.terminus.000018 34 40 2 de>
3 Anwendungsbeschreibung
Mit der Anwendung „Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen“ legen Sie anhand von Merkmalen fest, welche Workflow-Aktivitäten als Kalendereinträge oder Aufgaben an den E-Mail-Client übertragen werden. Die Einstellungen werden pro Benutzer oder pro Datenbank vorgenommen.
Hinweis:
Zusätzlich zu den Einstellungen in dieser Anwendung müssen Sie in Ihrem E-Mail-Client die Einstellungen zur Synchronisation mit Comarch ERP Enterprise festlegen.
Aktivitäten können in OLTP-Datenbanken oder in der Repository-Datenbank gespeichert sein. In der Standard-Symbolleiste wählen Sie den Datenbanktyp aus. Damit legen Sie fest, ob Sie die Einstellungen für die Aktivitäten der ausgewählten OLTP-Datenbank oder der Repository-Datenbank vornehmen möchten.
Die Anwendung „Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen“ besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.
3.1 Identifikationsbereich
Im Identifikationsbereich der Anwendung legen Sie fest, für welchen Benutzer oder welche Datenbank Sie neue Einstellungen erfassen oder bereits vorhandene bearbeiten.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| <begin com.sem.ext.app.emailint.EmailClientSynchronizationConfigurationMaintenanceConfigurationLevel 18 11 2 de>Ebene<end com.sem.ext.app.emailint.EmailClientSynchronizationConfigurationMaintenanceConfigurationLevel 18 11 2 de> | Wählen Sie aus, auf welcher Ebene Sie die Einstellungen vornehmen möchten. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen:
· Benutzer Wenn Sie diese Ebene auswählen, dann können Sie die Einstellungen für Ihren eigenen Benutzer bearbeiten. Benutzer mit administrativen Berechtigungen dürfen darüber hinaus die Einstellungen anderer Benutzer bearbeiten. Wenn Einstellungen auf Benutzerebene vorhanden sind, dann werden diese anstatt der Datenbankbezogenen Einstellungen verwendet. · Datenbank Damit Sie die Einstellungen auf Datenbankebene bearbeiten können, benötigen Sie administrative Berechtigungen für die Anwendung besitzen. Andernfalls werden die Einstellungen nur angezeigt und können nicht bearbeitet werden. |
| <begin com.sem.ext.app.emailint.EmailClientSynchronizationConfigurationUserGuid 18 11 2 de>Benutzer<end com.sem.ext.app.emailint.EmailClientSynchronizationConfigurationUserGuid 18 11 2 de> | Geben Sie den Benutzer ein, für den Sie die Einstellungen neu erfassen oder bearbeiten möchten.
Hinweis: Das Feld wird nur dann angezeigt, wenn Sie im Feld „Konfigurationsebene“ der Wert „Benutzer“ ausgewählt ist. |
| <begin com.sem.ext.app.emailint.EmailClientSynchronizationConfigurationMaintenanceDatabaseGuid 18 11 2 de>Datenbank<end com.sem.ext.app.emailint.EmailClientSynchronizationConfigurationMaintenanceDatabaseGuid 18 11 2 de> | Die Identifikation und die Bezeichnung der aktuell ausgewählten Dankenbank werden angezeigt.
Das Feld wird nur dann angezeigt, wenn im Feld „Konfigurationsebene“ der Wert „Datenbank“ ausgewählt ist. |
3.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich legen Sie anhand von Auswahlmerkmalen fest, welche Aktivitäten mit dem E-Mail-Client synchronisiert werden sollen. Sie können die Einstellungen für Kalendereinträge und für Aufgaben getrennt voneinander festlegen.
Im Folgenden werden die Felder für die beiden Karteireiter „Kalendereinträge“ und „Aufgaben“ gemeinsam beschrieben. Die Aktivitäten, die auf dem Karteireiter „Kalendereinträge“ ausgewählt werden, werden als Termine in den Kalender des E-Mail-Clients übertragen. Die Aktivitäten, die auf dem Karteireiter „Aufgaben“ ausgewählt werden, werden als Aufgaben in den Kalender des E-Mail-Clients übertragen.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| <begin com.cisag.sys.workflow.ActivityStartTime 18 11 2 de>Beginndatum<end com.cisag.sys.workflow.ActivityStartTime 18 11 2 de> | Wenn Sie die Aktivitäten übertragen möchten, die ab einem bestimmten Datum zu bearbeiten sind, dann geben Sie dieses Datum ein. |
| <begin com.cisag.sys.workflow.ActivityEndTime 18 11 2 de>Enddatum<end com.cisag.sys.workflow.ActivityEndTime 18 11 2 de> | Wenn Sie die Aktivitäten übertragen möchten, die bis zu einem bestimmten Datum zu bearbeiten sind, dann geben Sie dieses Datum ein.
Eine Aktivität soll innerhalb eines bestimmten Zeitraumes bearbeitet werden. Dieser Zeitraum wird durch Beginn- und Enddatum definiert. Erreicht die Aktivität das Ende des Zeitraumes, ohne bearbeitet zu werden, so wird die Aktivität eskaliert. |
| <begin com.cisag.pgm.workflow.ActivityClass 18 11 2 de>Kategorie<end com.cisag.pgm.workflow.ActivityClass 18 11 2 de> | Wählen Sie aus, welche Kategorien von Aktivitäten übertragen werden sollen.
Als Kalendereinträge können nur Termine übertragen werden. Für Aufgaben bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten: · Aufgabe · Hintergrundverarbeitung · Fax · Brief · Telefon |
| <begin com.cisag.pgm.workflow.ActivityPriority 18 11 2 de>Priorität<end com.cisag.pgm.workflow.ActivityPriority 18 11 2 de> | Wählen Sie die Priorität der Aktivität als Auswahlmerkmal aus. |
| <begin com.cisag.sys.workflow.ActivitySourceType 18 11 2 de>Ursprung<end com.cisag.sys.workflow.ActivitySourceType 18 11 2 de> | Wählen Sie aus, welchen Ursprung die Aktivitäten haben, die übertragen werden sollen. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen:
· Andere Anwendungen Die Aktivität ist in einer anderen Anwendung entstanden. · Ad hoc Die Aktivität wurde vom Benutzer ad hoc angelegt, z. B. für die Wiedervorlage. · Beziehungs-Management Die Aktivität wurde im Beziehungs-Management erfasst. · Aktivitätsdefinition Die Aktivität wurde auf Basis einer Aktivitätsdefinition erzeugt, z. B. beim Eintreten eines Ereignisses. · Hintergrundverarbeitung Die Aktivität wurde bei der Hintergrundverarbeitung erzeugt. |
| <begin com.cisag.sys.workflow.ActivityState 18 11 2 de>Status<end com.cisag.sys.workflow.ActivityState 18 11 2 de> | Wählen Sie aus, welchen Status die Aktivitäten haben, die übertragen werden sollen.
Eine Aktivität hat einen der folgenden Status: · Geplant · Zu bearbeiten · In Bearbeitung · Verspätet · Verspätet in Bearbeitung · Erledigt · Unbearbeitet erledigt |
| <begin com.cisag.sys.workflow.Confirmation 18 11 2 de>Bestätigung<end com.cisag.sys.workflow.Confirmation 18 11 2 de> | Wählen Sie aus, ob zum Erledigen der Aktivitäten, die übertragen werden sollen, eine Bestätigung erforderlich ist. |
| <begin com.cisag.pgm.workflow.Initiator 18 11 2 de>Initiative<end com.cisag.pgm.workflow.Initiator 18 11 2 de> | Wählen Sie aus, ob die Initiative für Aktivitäten, die übertragen werden sollen, von extern oder intern kommt.
Extern bedeutet, dass die Aktivität aufgrund eines Ereignisses außerhalb des Betriebs angelegt wurde. Aktivitäten, die über eine Aktivitätsdefinition entstehen, erhalten die Initiative „intern“. |
| <begin com.cisag.pgm.workflow.ActivityClassification1 18 11 2 de>Klassifikation 1<end com.cisag.pgm.workflow.ActivityClassification1 18 11 2 de>
<begin com.cisag.pgm.workflow.ActivityClassification2 18 11 2 de>Klassifikation 2<end com.cisag.pgm.workflow.ActivityClassification2 18 11 2 de> <begin com.cisag.pgm.workflow.ActivityClassification3 18 11 2 de>Klassifikation 3<end com.cisag.pgm.workflow.ActivityClassification3 18 11 2 de> <begin com.cisag.pgm.workflow.ActivityClassification4 18 11 2 de>Klassifikation 4<end com.cisag.pgm.workflow.ActivityClassification4 18 11 2 de> <begin com.cisag.pgm.workflow.ActivityClassification5 18 11 2 de>Klassifikation 5<end com.cisag.pgm.workflow.ActivityClassification5 18 11 2 de> |
Geben Sie eine oder mehrere Aktivitäts-Klassifikationen als Auswahlmerkmal ein. |
4 Customizing
Für die Anwendung „Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
5 Business Entitys
Für die Anwendung „Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Einstellungen zur Synchronisation mit dem E-Mail-Client
com.sem.ext.app.emailint.obj.EmailClientSynchronizationConfiguration
6 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
6.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
6.2 Organisations-Zuordnungen
Damit eine Person die Anwendung „Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen“ nutzen kann, muss sie dem Mandanten zugeordnet sein.
6.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen“ bestehen keine Besonderheiten.
6.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.