1 Themenübersicht
Mit der App „Microsoft-Outlook-Anbindung“ werden Partner-Kontaktdaten und Workflow-Aktivitäten an den E-Mail-Client Microsoft Outlook übertragen. Dadurch stehen diese Daten auch außerhalb des ERP-Systems zur Verfügung. Für den Betrieb der App steht ein Add-In für Microsoft Outlook 2007, Microsoft Outlook 2010 und Microsoft Outlook 2013 zur Verfügung.
In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie das Add-In installieren und welche Einstellungen Sie festlegen müssen.
Auch in Comarch ERP Enterprise nehmen Sie Einstellungen für den Betrieb der App vor. Weitere Informationen finden Sie in den Dokumentationen „Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen“ und „Adressbücher“.
2 Installation
2.1 Add-In installieren
Voraussetzungen
Die folgenden Bibliotheken, die Sie im Microsoft Download Center erhalten, müssen auf Ihrem Computer installiert sein:
- .NET 4.0
- VSTO
Für die Installation des Add-Ins auf Ihrem Computer benötigen Sie die folgenden Dateien, die mit der App-Auslieferung zur Verfügung gestellt werden:
- exe
- Setup.exe
Anleitung
- Führen Sie die Datei setup.exe aus und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten.
- Geben Sie den Ordner ein, in dem die Installationsdateien abgelegt werden sollen. Legen Sie fest, ob das Add-In nur für Ihren Windows-Benutzer oder für alle Benutzer auf dem Computer installiert werden soll.
- Drücken Sie auf „Weiter“.
- Das Add-In wird installiert. In dem folgenden Ordner werden die folgenden Dateien abgelegt:
[Benutzer]\[Lokale Anwendungsdaten]\Microsoft\Outlook\SemiramisAddin\
Dateien:
- txt (enthält Informationen über Fehler und Vorgänge in dem Add-In)
- xml (enthält benutzerspezifische Einstellungen für das Add-In)
- In Microsoft Outlook stehen Menüeinträge für Comarch ERP Enterprise zur Verfügung.
2.2 Fehlerbehebung
Wenn die Menüeinträge für Comarch ERP Enterprise nach der Installation des Add-Ins oder zu einem späteren Zeitpunkt nicht in Outlook angezeigt werden, dann ist das Add-In inaktiv oder deaktiviert.
Anleitung: Inaktives Add-In aktivieren
- In Microsoft Outlook 2007: Wählen Sie im Menü „Extras“ den Eintrag „Vertrauensstellungscenter…“.
In Microsoft Outlook 2010 und 2013: Öffnen Sie den Karteireiter „Datei“ und wählen Sie den Menüeintrag „Optionen“
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Prüfen Sie im Bereich „Add-Ins“, ob das Comarch ERP Enterprise Add-In aktiv ist.
- Wenn das Add-In inaktiv ist, dann wählen Sie im unteren Bereich des Fensters im Feld „Verwalten“ den Eintrag „COM-Add-Ins“ und drücken Sie auf „Gehe zu…“.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Wählen Sie das Comarch ERP Enterprise Add-In über die Checkbox aus.
Wenn das Add-In in der Liste nicht zur Auswahl steht, dann ist es deaktiviert. Führen Sie in diesem Fall die unter „Anleitung: Deaktiviertes Add-In aktivieren“ beschriebenen Schritte aus. Führen Sie danach die oben genannten Schritte erneut aus.
- Drücken Sie auf „OK“.
- Starten Sie Microsoft Outlook neu.
- Die Menüeinträge für Comarch ERP Enterprise werden angezeigt.
Anleitung: Deaktiviertes Add-In aktivieren
- Wählen Sie im unteren Bereich des Fensters im Feld „Verwalten“ den Eintrag „Deaktivierte Elemente“ und drücken Sie auf „Gehe zu…“.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Markieren Sie „Comarch ERP Enterprise Add-In“ und drücken Sie auf „Aktivieren“.
- Schließen Sie das Fenster.
- Starten Sie Microsoft Outlook neu.
- Das Add-In ist nicht mehr deaktiviert. Führen Sie ggf. die unter „Anleitung: Inaktives Add-In aktivieren“ beschriebenen Schritte aus um das Add-In zu aktivieren.
2.3 Add-In deinstallieren
- Führen Sie die Datei „setup.exe“ aus, die in folgendem Ordner abgelegt ist:
[Benutzer]\[Lokale Anwendungsdaten]\Microsoft\Outlook\SemiramisAddin\
- Wählen Sie die Option „Comarch ERP Enterprise Outlook Addin entfernen“.
- Drücken Sie auf „Fertig stellen“.
- Das Add-In wird entfernt. Die Dateien „Log.txt“ und „SemiramisSynchronizationSettings.xml“ werden nicht gelöscht.
Hinweis:
Alternativ können Sie das Add-In entfernen, indem Sie die Windows-Funktion zum Deinstallieren von Programmen verwenden.
3 Konfiguration
3.1 Web-Service-Zugriff für Benutzer einrichten
Die Kommunikationsverbindung zwischen dem Add-In in Microsoft Outlook und Comarch ERP Enterprise wird über einen Web-Service vom Typ „SOAP“ hergestellt. Dazu muss für die Benutzer, die das Add-In verwenden, der SOAP-Zugriff erlaubt sein.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Systemcockpit“ in Comarch ERP Enterprise.
- Wählen Sie im Feld „Typ“ den Wert „System“ aus.
- Stellen Sie sicher, dass im Feld „Name“ das aktuell verwendete System angezeigt wird.
- Öffnen Sie den Karteireiter „Editor“ und darauf den unteren Karteireiter „Benutzer-Zuordnungen“.
- Geben Sie den betreffenden Benutzer in der Rubrik „Benutzer-Zuordnungen abfragen“ als Abfragemerkmal ein und drücken Sie den Button „Aktualisieren“ im Kopf der Tabelle „Benutzer-Zuordnungen“.
- In der Tabelle werden die für den Benutzer gültigen Einstellungen für die verschiedenen Zugriffskanäle angezeigt.
- Wählen Sie in der Spalte „SOAP-Zugriff“ den Wert „Erlaubt“ aus.
- Speichern Sie die Einstellung.
- Der für die Kommunikationsverbindung erforderliche Web-Service-Zugriff ist für den Benutzer eingerichtet.
3.2 Synchronisationseinstellungen in Microsoft Outlook vornehmen
Die Synchronisationseinstellungen nehmen Sie in dem Dialog „Synchronisationseinstellungen Comarch ERP Enterprise “ vor.
In MS Outlook 2007 öffnen Sie den Dialog, indem Sie im Menü „Werkzeuge“ den Eintrag „Comarch-ERP-Enterprise-Synchronisation“ auswählen.
In MS Outlook 2010 und 2013 öffnen Sie den Dialog, indem Sie den Button „Comarch-ERP-Enterprise-Synchronisation“ auf dem Karteireiter „Add-Ins“ drücken.
3.2.1 Verbindung zu Comarch ERP Enterprise einrichten
Zur Synchronisation der Aktivitäten und Kontakte ist eine Verbindung zwischen Microsoft Outlook und Comarch ERP Enterprise erforderlich. Dazu müssen Sie die Anmeldeinformationen Ihres Benutzers auf dem Karteireiter „Verbindungseinstellungen“ in den Synchronisationseinstellungen des Add-Ins angeben.
Felder des Karteireiters „Verbindungseinstellungen“
| Feld | Erläuterung |
| Zertifikat | In diesem Feld werden alle Comarch ERP-Enterprise-Zertifikate zur Auswahl angeboten, die auf dem Computer installiert sind. |
| Server-Adresse | In diesem Feld geben Sie die Adresse des Comarch-ERP-Enterprise-Servers ein, zu dem die Verbindung hergestellt werden soll. |
| Datenbank | In diesem Feld werden die verfügbaren Datenbanken zur Auswahl angeboten, nachdem Sie die Verbindung mit dem Server hergestellt haben. |
Anleitung
- Öffnen Sie den Dialog „Synchronisationseinstellungen Comarch ERP Enterprise “ in Microsoft Outlook.
- Öffnen Sie in dem Dialog den Karteireiter „Verbindungseinstellungen“.
- Wählen das Zertifikat aus, mit dem Sie sich in Comarch ERP Enterprise anmelden möchten.
- Geben Sie die Adresse des Comarch-ERP-Enterprise-Servers ein.
- Drücken Sie auf den Button „Verbinden“.
- Die Verbindung wird hergestellt und im Feld „Datenbank“ werden die verfügbaren Datenbanken zur Auswahl angeboten.
- Wählen Sie die Datenbank aus, auf der Ihre Aktivitäten und Partner-Kontaktdaten gespeichert sind.
Karteireiter „Verbindungseinstellungen“
- Drücken Sie auf „OK“.
- Die Verbindung zu Comarch ERP Enterprise ist eingerichtet. Die ausgewählte Datenbank wird als Quelle für die Aktivitäten- und Adressbuch-Synchronisation verwendet.
Der Status der Verbindung wird am linken unteren Rand des Dialogfensters angezeigt.
3.2.2 Aktivitäten-Synchronisation einstellen
Sie können verschiedene Einstellungen zur Synchronisation Ihrer Workflow-Aktivitäten vornehmen. Beispielsweise können Sie festlegen, ob die Aktivitäten automatisch oder manuell übertragen werden oder zu welchen Zeitpunkten sie übertragen werden. Dazu stehen die Felder des Karteireiters „Termine und Aufgaben“ zur Verfügung.
Zusätzlich zu den Einstellungen in Microsoft Outlook legen Sie im ERP-System auf Benutzer- oder Datenbankebene fest, welche Aktivitäten übertragen werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen“.
Felder des Karteireiters „Termine und Aufgaben“
| Feld | Erläuterung |
| Datenbank | Aktivitäten können auf einer OLTP-Datenbank und der Repository-Datenbank gespeichert sein. In diesem Feld legen Sie fest, von welcher Datenbank die Aktivitäten übertragen werden. |
| Kalender | Sie können in Outlook mehrere Kalender führen. In diesem Feld wählen Sie den Kalender aus, in den die Aktivitäten übertragen werden sollen. |
| Synchronisationsstart
(Radio-Buttons) |
Legen Sie fest, zu welchen Zeitpunkten die Aktivitäten übertragen werden sollen.
Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen: · Zeitgesteuert Die Aktivitäten werden in einem von Ihnen festgelegten Intervall übertragen. · Beim Start von Outlook Die Aktivitäten werden immer dann übertragen, wenn Microsoft Outlook gestartet wird. Voraussetzung dafür ist, dass das Add-In aktiviert ist. · Manuell Die Aktivitäten werden übertragen, wenn Sie auf den Button „Synchronisieren“ drücken. |
| Einheit | Wählen Sie die Zeiteinheit aus, die Sie für die zeitgesteuerte Synchronisation verwenden möchten.
Das Feld ist nur dann eingabebereit, wenn Sie den Synchronisationstyp „Zeitgesteuert“ ausgewählt haben. |
| Wert | Wählen Sie den Wert für die im Feld „Einheit“ ausgewählte Zeiteinheit aus.
Das Feld ist nur dann eingabebereit, wenn Sie den Synchronisationstyp „Zeitgesteuert“ ausgewählt haben. |
| Nächste Synchronisation | In diesem Feld wird angezeigt, wann die Aktivitäten das nächste Mal übertragen werden. Sie können den Wert ändern. |
| Fortschrittsanzeige | Legen Sie fest, ob der Fortschritt der Synchronisation angezeigt wird und wie die Anzeige geschlossen wird.
Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen: · Nach Bestätigung schließen Nachdem die Synchronisation abgeschlossen ist, müssen Sie dies bestätigen und damit die Fortschrittsanzeige schließen. · Automatisch schließen Die Fortschrittsanzeige wird automatisch geschlossen, sobald die Synchronisation abgeschlossen ist. · Versteckt Der Fortschritt der Synchronisation wird nicht angezeigt. |
Anleitung
- Öffnen Sie den Dialog „Synchronisationseinstellungen Comarch ERP Enterprise“ in Microsoft Outlook.
- Öffnen Sie in dem Dialog den Karteireiter „Termine und Aufgaben“.
Karteireiter „Termine und Aufgaben“
- Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest.
- Drücken Sie auf „OK“.
- Die Aktivitäten werden zu den festgelegten Zeitpunkten übertragen.
Wenn Sie den Synchronisationstyp „Manuell“ gewählt haben, dann können Sie die Aktivitäten übertragen, indem Sie in dem Dialogfenster zunächst auf den Button „Übernehmen“ und anschließend auf den Button „Synchronisieren“ drücken.
Sie können die Aktivitäten auch aus dem Hauptfenster heraus synchronisieren. Dazu steht der Button „Aktivitäten synchronisieren“ zur Verfügung.
In Microsoft Outlook 2007 finden Sie den Button unter der Standardsymbolleiste (siehe folgende Abbildung). In Microsoft Outlook 2010 und 2013 finden Sie den Button auf dem Karteireiter „Add-Ins“.
- Die übertragenen Aktivitäten werden als Termine und Aufgaben in Microsoft Outlook angezeigt.
Für die Termine und Aufgaben, die aus Aktivitäten entstanden sind, werden in den Bearbeiten-Dialogen zusätzliche Felder angezeigt. Sie können die Werte dieser Felder nicht ändern. In Comarch ERP Enterprise können Sie die Daten wie gewohnt bearbeiten. Nach einer erneuten Synchronisation werden die geänderten Daten auch in Microsoft Outlook angezeigt.
Hinweis:
Wenn eine Aktivität keinen Endzeitpunkt besitzt (sondern der Wert „31.12.9999“ gespeichert ist), dann wird das Ende des Termins oder das Fälligkeitsdatum der Aufgabe mit dem Beginn gleichgesetzt.
Outlook-Kalender mit einem Termin und einer Aufgabe aus dem ERP-System
Bearbeiten-Dialog eines Termins, mit zusätzlichen Feldern
Bearbeiten-Dialog einer Aufgabe, mit zusätzlichen Feldern
Zusätzliche Felder für Termine und Aufgaben
| Feld | Erläuterung |
| Aktivität | In diesem Feld werden die Identifikationen der Datenbank und der zugrundeliegenden Aktivität als Hyperlink angezeigt.
Wenn Sie auf den Text klicken, dann wird die Aktivität in Comarch ERP Enterprise geöffnet. |
| Priorität | In diesem Feld wird die Priorität der Aufgabe oder des Termins angezeigt. Die in Comarch ERP Enterprise festgelegten Prioritäten werden wie folgt in Microsoft Outlook abgebildet:
· Priorität 1 bis 3: Hoch · Priorität 4 bis 6: Normal · Priorität 7 bis 9: Niedrig Hinweis: |
| Kategorie | In diesem Feld wird die Kategorie der zugrundeliegenden Workflow-Aktivität angezeigt. |
| Status | In diesem Feld wird der Status der Aufgabe oder des Termins angezeigt. Die in Comarch ERP Enterprise festgelegten Status werden wie folgt in Microsoft Outlook abgebildet:
· „Geplant“ und „Zu bearbeiten“: Nicht begonnen · In Bearbeitung: In Bearbeitung · „Verspätet“ und „Verspätet in Bearbeitung“: Zurückgestellt · „Erledigt“ und „Unbearbeitet erledigt“: Erledigt Hinweis: |
| Ursprung | In diesem Feld wird der Ursprung der zugrundeliegenden Workflow-Aktivität angezeigt. |
| Verknüpfungen | In diesem Feld wird die als bevorzugt gekennzeichnete Verknüpfung der Aktivität angezeigt.
Wenn Sie auf den Text klicken, dann wird das verknüpfte Objekt in Comarch ERP Enterprise geöffnet. |
3.2.3 Adressbuch-Synchronisation einstellen
Damit die Partner-Kontaktdaten übertragen werden können, müssen Sie in einem Adressbuch gespeichert werden. Damit ein Benutzer ein Adressbuch übertragen kann, muss er diesem zugeordnet sein. Weitere Informationen finden Sie in den Dokumentationen „Adressbücher“ und „Cockpit: Adressbucheinträge“.
Sie können verschiedene Einstellungen zur Synchronisation der Partner-Kontaktdaten vornehmen. Beispielsweise können Sie festlegen, ob die Adressbücher automatisch oder manuell übertragen werden oder zu welchen Zeitpunkten sie übertragen werden. Dazu stehen die Felder des Karteireiters „Adressbuch“ zur Verfügung.
Felder des Karteireiters „Adressbuch“
| Feld | Erläuterung |
| Synchronisationsstart
(Radio-Buttons) |
Legen Sie fest, zu welchen Zeitpunkten die Adressbücher übertragen werden sollen.
Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen: · Zeitgesteuert Die Adressbücher werden in einem von Ihnen festgelegten Intervall übertragen. · Beim Start von Outlook Die Adressbücher werden immer dann übertragen, wenn Microsoft Outlook gestartet wird. Voraussetzung dafür ist, dass das Add-In aktiviert ist. · Manuell Die Adressbücher werden übertragen, wenn Sie auf den Button „Synchronisieren“ drücken. |
| Einheit | Wählen Sie die Zeiteinheit aus, die Sie für die zeitgesteuerte Synchronisation verwenden möchten.
Das Feld ist nur dann eingabebereit, wenn Sie den Synchronisationstyp „Zeitgesteuert“ ausgewählt haben. |
| Wert | Wählen Sie den Wert für die im Feld „Einheit“ ausgewählte Zeiteinheit aus.
Das Feld ist nur dann eingabebereit, wenn Sie den Synchronisationstyp „Zeitgesteuert“ ausgewählt haben. |
| Nächste Synchronisation | In diesem Feld wird angezeigt, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Adressbücher das nächste Mal übertragen werden, wenn die zeitgesteuerte Synchronisation eingestellt ist.
Wenn der Synchronisationstyp „Zeitgesteuert“ ausgewählt ist, dann können Sie den Wert ändern. Klicken Sie dazu auf den Teil des Anzeigetextes, den Sie ändern möchten, z. B. den Tag, und erhöhen oder verringern Sie den Wert mithilfe der Pfeilbuttons am rechten Rand des Felds. |
| Fortschrittsanzeige | Legen Sie fest, ob der Fortschritt der Synchronisation angezeigt wird und wie die Anzeige geschlossen wird.
Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen: · Nach Bestätigung schließen Nachdem die Synchronisation abgeschlossen ist, müssen Sie dies bestätigen und damit die Fortschrittsanzeige schließen. · Automatisch schließen Die Fortschrittsanzeige wird automatisch geschlossen, sobald die Synchronisation abgeschlossen ist. · Versteckt Der Fortschritt der Synchronisation wird nicht angezeigt. |
Anleitung
- Öffnen Sie den Dialog „Synchronisationseinstellungen Comarch ERP Enterprise“ in Microsoft Outlook.
- Öffnen Sie in dem Dialog den Karteireiter „Adressbuch“.
Karteireiter „Adressbuch“
- Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest.
- Drücken Sie auf „OK“.
- Die Adressbücher werden zu den festgelegten Zeitpunkten übertragen. Wenn Sie den Synchronisationstyp „Manuell“ gewählt haben, dann können Sie die Adressbücher übertragen, indem Sie zunächst auf den Button „Übernehmen“ und anschließend auf den Button „Synchronisieren“ drücken.
Sie können die Adressbücher auch aus dem Hauptfenster heraus synchronisieren. Dazu steht der Button „Adressbücher synchronisieren“ zur Verfügung.
In Microsoft Outlook 2007 finden Sie den Button unter der Standardsymbolleiste. In Microsoft Outlook 2010 und 2013 finden Sie den Button auf dem Karteireiter „Add-Ins“.
- Die übertragenen Adressbücher werden als Adressbucheinträge in Microsoft Outlook angezeigt und tragen die Bezeichnung des im ERP-System gespeicherten Adressbuchs. Sie können bei Bedarf in die Kontaktliste übernommen werden.
Für die Kontakte, die aus Adressbüchern des ERP-Systems übertragen wurden, werden im Bearbeiten-Dialog zusätzliche Felder angezeigt, beispielsweise die Kommunikationsdaten des Partners. Im Feld „Notizen“ werden die Texte angezeigt, die in den Partner-Stammdaten auf dem Karteireiter „Texte“ der Ansicht „Basis“ erfasst wurden. Sie können die Werte dieser Felder nicht ändern.
Bearbeiten-Dialog eines Kontakts, mit zusätzlichen Feldern
Zusätzliche Felder für Kontakte
| Feld | Erläuterung |
| Partnernummer | In diesem Feld wird die Partnernummer angezeigt. Wenn Sie auf die Nummer klicken, dann wird der Partner in Comarch ERP Enterprise geöffnet. |
| Partnerrolle | In diesem Feld werden die Rollen angezeigt, die dem Partner zugeordnet sind- |
| Organisation | In diesem Feld wird die Organisation angezeigt, zu der der Partner gehört.
Wenn der Partner eine Person ist, dann wird die bevorzugte zuständige Organisation angezeigt. Wenn der Partner eine Organisation ist, dann bleibt das Feld leer. Wenn Sie auf die Nummer klicken, dann wird die Organisation in Comarch ERP Enterprise geöffnet. |
| Organisationstyp | In diesem Feld wird der Typ der Organisation angezeigt. |
| Zuständiger Mitarbeiter | In diesem Feld wird die Partnernummer des Mitarbeiters angezeigt, der als zuständiger Mitarbeiter in den Partnerdaten eingetragen ist.
Wenn Sie auf die Nummer klicken, dann wird der Mitarbeiter in Comarch ERP Enterprise geöffnet. |
| Zugehörigkeit | In diesem Feld wird angezeigt, ob es sich um einen internen oder externen Partner handelt. |
3.2.4 E-Mail-Archivierung einstellen
Das Add-In bietet die Möglichkeit, E-Mails zu archivieren, indem sie als Dokumente in das ERP-System übertragen werden. Sie können Ihre E-Mails sowohl einzeln archivieren als auch Regeln zur automatischen Archivierung verwenden.
Für jede übertragene E-Mail wird ein Dokument vom Typ „Notiz“ erzeugt. Für jeden Anhang einer übertragenen E-Mail wird ebenfalls ein eigenes Dokument vom Typ „Notiz“ erzeugt. Jedes Dokument, das aus einem Anhang erzeugt wurde, wird bei dem Dokument, das aus der zugehörigen E-Mail erzeugt wurde, als Verknüpfung eingetragen.
Informationen zum Dokumenten-Management in Comarch ERP Enterprise finden Sie in der Dokumentation „Einführung: Dokumenten-Management“.
Zur Archivierung der E-Mails können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Dazu stehen die Felder des Karteireiters „Archivierung im Dokumenten-Management“ zur Verfügung.
Felder des Karteireiters „Archivierung im Dokumenten-Management“
| Feld | Erläuterung |
| Ordner | Wählen Sie den Ordner aus, aus dem Ihre E-Mails automatisch übertragen werden sollen.
Sie müssen die E-Mails, die archiviert werden sollen, in dem ausgewählten Ordner ablegen. Darüber hinaus können Sie alle E-Mails auch einzeln archivieren. |
| E-Mails archivieren
(Checkbox) |
Mit dieser Funktion legen Sie fest, ob Ihre E-Mails automatisch als Dokumente in Comarch ERP Enterprise übertragen werden. Sie können mit weiteren Einstellungen festlegen, welche E-Mails übertragen werden.
Wenn Ihre E-Mails automatisch archiviert werden sollen, dann müssen Sie zusätzlich eine Regel dafür in Microsoft Outlook erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zu MS Outlook. Wenn Sie die Checkbox deaktivieren, dann werden die E-Mails nicht automatisch übertragen. Sie können Ihre E-Mails jedoch einzeln archivieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „E-Mails einzeln archivieren“. |
| Dokumentart | Wählen Sie die Dokumentart aus, die bei der Dokumenterzeugung verwendet werden soll.
Hinweis: |
| Unbekannte Adressen berücksichtigen (Checkbox) |
Mit dieser Funktion legen Sie fest, ob bei der automatischen Archivierung von E-Mails auch diejenigen E-Mails archiviert werden, deren Empfänger- und Absenderadressen allesamt keinem Adressbuch in Comarch ERP Enterprise zugeordnet sind. Wenn mindestens eine dieser E-Mail-Adressen einem Adressbuch zugeordnet ist, dann wird die E-Mail bei der automatischen Archivierung archiviert.
Wenn Sie die Checkbox aktivieren, dann werden auch diejenigen E-Mails automatisch archiviert, deren Empfänger- und Absenderadressen allesamt keinem Adressbuch in Comarch ERP Enterprise zugeordnet sind. |
Anleitung
- Öffnen Sie den Dialog „Synchronisationseinstellungen Comarch ERP Enterprise“ in Microsoft Outlook.
- Öffnen Sie in dem Dialog den Karteireiter „Archivierung im Dokumenten-Management“.
Karteireiter „Archivierung im Dokumenten-Management“
- Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest.
- Drücken Sie auf „OK“.
4 E-Mail-Archivierung
Sie können Ihre E-Mails automatisch archivieren lassen oder sie einzeln bei Bedarf archivieren. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie E-Mails einzeln archivieren und wie Sie bereits archivierte E-Mails in Comarch ERP Enterprise anzeigen.
Weitere Informationen zur automatischen Archivierung finden Sie unter der Erläuterung der Checkbox „E-Mails archivieren“ im Abschnitt „Felder des Karteireiters „Archivierung im Dokumenten-Management““.
4.1 E-Mails einzeln archivieren
Voraussetzungen
Das Add-in ist aktiviert.
Anleitung
- Öffnen Sie die E-Mail zur Bearbeitung.
- Klicken Sie auf den Button „E-Mail archivieren“.
Alternativ wählen Sie im Kontextmenü einer E-Mail den Eintrag „E-Mail archivieren“.
- Die E-Mail wird als Dokument in Comarch ERP Enterprise erzeugt. In einem Fenster wird der Fortschritt der Archivierung angezeigt.
- Nachdem die E-Mail archiviert wurde, bestätigen Sie dies, indem Sie auf „OK“ klicken.
- In Comarch ERP Enterprise wurde ein Dokument erzeugt, in das die Daten der E-Mail wie folgt übertragen wurden:
- Das Feld „Beschreibung“ enthält die Kopfdaten der E-Mail, d. h. Betreff, Sendedatum, Absender und Empfänger.
Aufgrund der Zeichenbegrenzung wird ggf. nicht die gesamte Empfängerliste in das Feld übernommen.
- Auf dem Karteireiter „Notizen“ wird der Inhalt der E-Mail angezeigt. Der Text besitzt das HTML-Format der E-Mail.
- Auf dem Karteireiter „Verknüpfungen“ werden alle Business-Entity-Instanzen aufgelistet, die im Text der E-Mail mit einer URL referenziert werden. Darüber hinaus werden die Partnernummern des Absenders und aller Empfänger als Verknüpfungen angezeigt, wenn diese zuvor als Kontakte in MS Outlook übertragen wurden.
- Im Bearbeiten-Dialog der E-Mail steht der Button „Archiviertes Dokument anzeigen“ zur Verfügung. Im Kontextmenü der E-Mail steht ein gleichnamiger Eintrag zur Verfügung.
4.2 Archivierte E-Mails anzeigen
Voraussetzungen
Das Add-in ist aktiviert. Es besteht eine Verbindung zu dem Comarch-ERP-Enterprise-Server.
Anleitung
- Öffnen Sie die E-Mail zur Bearbeitung.
- Klicken Sie auf den Button „Archiviertes Dokument anzeigen“.
Alternativ wählen Sie im Kontextmenü einer E-Mail den Eintrag „Archiviertes Dokument anzeigen“.
In Comarch ERP Enterprise wird das Dokument, das durch die Archivierung erzeugt wurde, in der Anwendung „Dokumente“ geöffnet.