Diese Dokumentation beschreibt, wie Abwesenheiten im System abgebildet sind und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Eine Abwesenheit ist ein erfasster Zeitraum, in der ein Benutzer keine Workflow-Aufgaben bearbeiten kann. Während einer Abwesenheit können delegierbare Workflow-Aufgaben, die dem Benutzer zugeordnet sind, an einen Stellvertreter weitergeleitet werden. Die hierfür notwendigen Stellvertreterbeziehungen werden ebenfalls in der Anwendung Abwesenheiten erfasst. Die während einer Abwesenheit eines Benutzers delegierten Workflow-Aufgaben werden bei dem Stellvertreter im Workflow-Eingangskorb angezeigt.

Voraussetzung für die Weiterleitung einer Workflow-Aufgabe an einen Stellvertreter bei Abwesenheit ist, dass die Bearbeitung von Aufgaben in Stellvertretung in der zugehörigen Aktivitätsdefinition bzw. der Aktivität bei Abwesenheiten erlaubt ist. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in den Dokumentationen Aktivitätsdefinitionen und Aktivitäten.

Begriffsbestimmung

• Abwesenheit – Eine Abwesenheit ist ein erfasster Zeitraum, in der ein Benutzer keine Workflow-Aufgaben bearbeiten kann. Während einer Abwesenheit können delegierbare Workflow-Aufgaben, die dem Benutzer zugeordnet sind, an einen Stellvertreter weitergeleitet werden.
• Vertretungsregelung – Eine Vertretungsregelung legt Stellvertreter für einen Benutzer fest, die Workflow–Aufgaben des Benutzers bearbeiten können, wenn der Benutzer im System als abwesend erfasst ist. Damit eine Workflow-Aufgabe delegiert werden kann, muss die Aufgabe einem Benutzer mit einer erfassten Abwesenheit zugeordnet sein, sie muss einen Status haben in dem die Aufgabe bearbeitet werden kann, die Startzeit muss in der Vergangenheit sein und die Aktivitätsdefinition muss die Bearbeitung von Aufgaben in Stellvertretung bei Abwesenheiten erlauben.

Anwendungsbeschreibung

Mit der Anwendung Abwesenheiten erfassen oder bearbeiten Sie Abwesenheiten für Benutzer, legen Stellvertreter für den Benutzer fest und können sich anzeigen lassen, für wen der Benutzer als Stellvertreter erfasst ist.

Die Anwendung Abwesenheiten besteht aus einem Identifi­kations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die die Abwesenheit eindeutig identifizieren, sowie die für die Abwesenheit allge­mein­gültigen Basis­daten.

Die Felder im Einzelnen:

• Benutzer – Geben Sie in diesem Feld einen Benutzer ein, für die Sie eine Abwesenheit anzeigen, erfassen bearbeiten oder löschen möchten. Wenn Sie über die spezielle Fähigkeit Abwesenheiten für andere Benutzer verwalten verfügen, dann können Sie nicht nur Ihre eigenen Abwesenheiten, sondern auch Abwesenheiten anderer Benutzer verwalten.
• Abwesenheitsstatus – In diesem Feld wird der Abwesenheitsstatus für den Benutzer erfasst oder angezeigt.
  • Mit dem Eintrag Abwesend, wird für den Benutzer eine Abwesenheit erfasst oder angezeigt. In diesem Zeitraum hat der Benutzer den Status Abwesend und Workflow-Aufgaben des Benutzers werden bei der Erfüllung der entsprechenden Voraussetzungen an seine Stellvertreter delegiert. Delegierte Aufgaben werden Bei den Stellvertretern im Workflow-Eingangskorb angezeigt.
  • Mit dem Eintrag Nicht abwesend wird für den Benutzer eine Anwesenheit erfasst oder Angezeigt. In diesem Zeitraum werden die Workflow-Aufgaben dieses Benutzers nicht an seine Stellvertreter delegiert. Der Benutzer kann in diesem Zeitraum seinerseits Workflow-Aufgaben von Abwesenden Benutzern als Stellvertreter im Workflow-Eingangskorb angezeigt bekommen, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.
• Beginnzeitpunkt – In diesem Feld werden das Datum und die Uhrzeit für den Beginnzeitpunkt der Abwesenheit erfasst oder angezeigt. Das Feld ist in zwei Bereiche unterteilt. Im linken Bereich wird das Datum für den Beginnzeitpunkt erfasst oder angezeigt. Im rechten Bereich wird die Uhrzeit für den Beginnzeitpunkt erfasst oder angezeigt.
• Endzeitpunkt – In diesem Feld werden das Datum und die Uhrzeit für den Endzeitpunkt der Abwesenheit erfasst oder angezeigt. Das Feld ist in zwei Bereiche unterteilt. Im linken Bereich wird das Datum für den Endzeitpunkt erfasst oder angezeigt. Im rechten Bereich wird die Uhrzeit für den Endzeitpunkt erfasst oder angezeigt.
• Beschreibung – In diesem Feld können Sie bei Bedarf einen frei wählbaren Text als Beschreibung für die Abwesenheit erfassen oder sich die erfasste Beschreibung anzeigen lassen.

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung Abwesenheiten besteht aus den Karteireitern Vertreter und Vertretene Benutzer.

Karteireiter Vertreter

Im Karteireiter Vertreter können Sie für den Identifikationsbereich ausgewählten Benutzer Stellvertreter festlegen, an die während der Abwesenheit Workflow-Aufgaben delegiert werden können.

Der Karteireiter besteht aus einer Positionsliste mit den Folgenden Spalten:

• Stellvertreter – Geben Sie in dieser Spalte einen Benutzer ein, an den die Aufgaben des Abwesenden während seiner Abwesenheit delegiert werden sollen.
• Abwesenheitsstatus – In dieser Spalte wird der aktuelle Abwesenheitsstatus des Stellvertreters angezeigt.
• Beginnzeitpunkt – In dieser Spalte wird der Beginnzeitpunkt der aktuellen Abwesenheit des Stellvertreters angezeigt.
• Endzeitpunkt – In dieser Spalte wird der Endzeitpunkt der aktuellen Abwesenheit des Stellvertreters angezeigt.

Karteireiter Vertretene Benutzer

Im Karteireiter Vertretene Benutzer werden die Benutzer angezeigt, die den im Identifikationsbereich dieser Anwendung angezeigten Benutzer als Stellvertreter bei einer Abwesenheit erfasst haben. Der im Identifikationsbereich angezeigte Benutzer kann also von den in diesem Karteireiter angezeigten Benutzern Workflow-Aufgaben im Workflow-Eingangskorb angezeigt bekommen, wenn diese Abwesend sind.

Der Karteireiter besteht aus einer Positionsliste mit den folgenden Spalten:

• Vertretener Benutzer – In dieser Spalte werden die Benutzer angezeigt, die den im Identifikationsbereich angezeigten Benutzer als Stellvertreter bei einer Abwesenheit erfasst haben.
• Abwesenheitsstatus – In dieser Spalte wird der aktuelle Abwesenheitsstatus des vertretenen Benutzers angezeigt.
• Beginnzeitpunkt – In dieser Spalte wird der Beginnzeitpunkt der aktuellen Abwesenheit des vertretenen Benutzers angezeigt.
• Endzeitpunkt – In dieser Spalte wird der Endzeitpunkt der aktuellen Abwesenheit des vertretenen Benutzers angezeigt.

Customizing

Für die Anwendung Abwesenheiten sind in der Anwendung Custo­mizing die Einstellungen in der Unterfunktion Vertretungsregelungen der Hauptfunktion Workflow-Management relevant:

• Herkunft der Vorschlagswerte für Stellvertreter – Wählen Sie eine Herkunft der Vertretungsregelungen in der Anwendung Abwesenheiten aus:
  • Keine – Bei der Herkunft Keine werden beim Erfassen einer neuen Abwesenheit keine Vertretungsregelungen vorgeschlagen.
  • Vertreter – Bei der Herkunft Vertreter werden die Ergebnisse der Workflow-Funktion substituteohne Organisationsbezug vorgeschlagen.
  • Vorgesetzter – Bei der Herkunft Vorgesetzter werden die Ergebnisse der Workflow-Funktion superiorohne Organisationsbezug vorgeschlagen.
• Stellvertreter benachrichtigen – Mit diesem Feld legen Sie fest, ob Stellvertreter eine E-Mail-Benachrichtigung über delegierte Aufgaben eines Abwesenden Benutzers erhalten. Mögliche Einstellungen sind:
  • Nie – Bei der Auswahl Nie erhalten Stellvertreter keine E-Mail-Benachrichtigungen.
  • Immer – Bei der Auswahl Immer werden Stellvertreter auf Cc gesetzt, wenn eine E-Mail-Benachrichtigung an den abwesenden Bearbeiter versendet wird.
• Bei Statuswechsel benachrichtigen – In diesem Feld legen Sie fest, ob der Abwesende Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen erhält, wenn seine Workflow-Aufgaben und Aktivitäten während der Abwesenheit den Status wechseln, weil die Aufgaben z.B. in Stellvertretung bearbeitet oder weitergeleitet werden. Folgende Einträge können gewählt werden:
  • Nie – Der Abwesende Benutzer erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen, wenn seine Workflow-Aufgaben in Stellvertretung bearbeitet oder weitergeleitet werden.
  • Immer – Der Abwesende Benutzer erhält bei jedem Statuswechsel eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn seine Workflow-Aufgaben in Stellvertretung bearbeitet oder weitergeleitet werden.
• Abwesenheiten anderer Benutzer verwalten – Mit diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzer in der Anwendung Abwesenheiten die Abwesenheiten anderer Benutzer anzeigen, erfassen, bearbeiten und löschen können. Folgende Einträge können ausgewählt werden:
  • Keine – Kein Benutzer kann die Abwesenheiten anderer Benutzer anzeigen, erfassen, bearbeiten oder löschen.
  • Vorgesetzter – Benutzer, die in der Anwendung Stellen als Vorgesetzter für einen anderen Benutzer erfasst sind, können die Abwesenheiten des Benutzers anzeigen, erfassen, bearbeiten oder löschen.
  • Stellvertreter – Benutzer, die in der Anwendung Stellen als Stellvertreter für einen anderen Benutzer erfasst sind, können die Abwesenheiten des Benutzers anzeigen, erfassen, bearbeiten oder löschen.

Business Entitys

Für die Anwendung Abwesenheiten ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Abwesenheit

com.cisag.sys.workflow.obj.Absence

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumen­tation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Abwesenheiten besteht folgende spezielle Fähigkeit, die sich auf Aktionen bezieht. Für diese Fähigkeit können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben.

Abwesenheitsstatus für andere Benutzer ändern

com.cisag.sys.workflow.ChangeOtherUsersAbsenceStatus

Benutzer mit dieser Fähigkeit können Abwesenheiten für andere Personen anzeigen, erfassen, bearbeiten und löschen.

Organisations-Zuordnungen

Damit eine Person die Anwendung Abwesenheiten nutzen kann, muss sie dem Mandanten zugeordnet sein.

Besonderheiten

Für die Anwendung Abwesenheiten bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Abwesenheiten ist für Geschäftspartner vom Typ Extern freigegeben.