1                     Themenübersicht

In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung „Projekte“ beschrieben. Die Vorgehensweisen ent­hal­ten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie ein Projekt erfassen und bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Projekte“, die unter ande­rem auch Feld- und Aktions-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Doku­mentation „Projekte.

2                     Projekt erfassen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Geben Sie eine vorhandene Projektart in den ersten Teil des Feldes „Projekt“ ein.
3. Drücken Sie auf „Neu“.
   • Die Anwendung wechselt in den Neu-Modus und das Feld „Kunde“ wird fokussiert.
4. Geben Sie den Kunden Ihres Projekts, eine Projektbezeichnung und alle weiteren erforderlichen Daten unter den Karteireitern des Identifikationsbereichs an.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.
   • Das Projekt wird gespeichert. Sie können das Projekt beispielsweise in der Anwendung „Projektbelege“ mit Belegen verknüpfen, in der Anwendung „Projektaktivitäten“ die Aktivitäten zur Durchführung des Projekts erfassen, und die Projektschritte erfassen.

3                     Projekt duplizieren

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, das Sie duplizieren möchten.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste im Neu-Menü „Basis duplizieren“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
4. Legen Sie im Feld „Plandaten“ fest, wie der geplante Beginn und das geplante Ende des neuen Projekts ermittelt werden sollen. Sie können die Plandaten des duplizierten Projekts übernehmen, ein anderes Beginndatum oder ein anderes Enddatum angeben. Die geplante Dauer des duplizierten Projekts wird dabei immer übernommen.
5. Drücken Sie auf „OK“.
   • Die Anwendung wechselt in den Neu-Modus und die Basisdaten des duplizierten Projekts werden übernommen. Nicht übernommen werden die Projektschritte, die Abrechnungspositionen, die Notizen und die verknüpften Belege des duplizierten Projekts. Wenn in der Projektart festgelegt ist, dass der Kostenträger manuell angegeben wird, dann wird der Kostenträger nicht übernommen.
6. Ändern Sie bei Bedarf die duplizierten Daten.
7. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.
   • Das Projekt wird gespeichert.

4                     Projekt aus Vorlage erzeugen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste im Neu-Menü „Aus Vorlage erzeugen…“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
3. Geben Sie die Identifikation eines Projekts vom Typ „Vorlage“ ein.
   • Die Felder „Kunde“ und „Rechnungsempfänger“ werden mit Vorschlagswerten aus der Projekt-Vorlage gefüllt. Sind die Werte in der Vorlage nicht angegeben, bleiben die Felder leer.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Werte in den Feldern „Kunde“ und „Rechnungsempfänger“.
5. Legen Sie im Feld „Plandaten“ fest, wie der geplante Beginn und das geplante Ende des neuen Projekts ermittelt werden sollen. Sie können die Plandaten des duplizierten Projekts übernehmen, ein anderes Beginndatum oder ein anderes Enddatum angeben. Die geplante Dauer des duplizierten Projekts wird dabei immer übernommen.
6. Drücken Sie auf „OK“.
   • Das neue Projekt wird gespeichert, die Basisdaten und die Projektschritte der Projekt-Vorlage werden in das neue Projekt übernommen. Nicht übernommen werden die Abrechnungspositionen und die Notizen. Wenn in der Projektart festgelegt ist, dass der Kostenträger manuell angegeben wird, dann wird der Kostenträger nicht übernommen.

5                     Projektschritt erfassen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, für das Sie einen Projektschritt erfassen möchten.
3. Drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors auf „Neuen Projektschritt erfassen“.

Hinweis:
Wenn Sie einen untergeordneten Projektschritt erfassen möchten, dann markieren Sie einen vorhandenen Projektschritt und drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors auf „Neuen untergeordneten Projektschritt erfassen“.

• Das erste Feld des Positionseditors wird fokussiert

4. Geben Sie die erforderlichen Daten des Projektschritts an.
5. Drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors auf „Übernehmen“.
   • In der Positionsliste wird eine neue Zeile mit den erfassten Daten hinzugefügt.
6. Wenn Sie den Projektschritt einer Art zugeordnet haben, dann wählen Sie bei Bedarf eine Projektschrittphase aus.
7. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.
   • Das Projekt und der Projektschritt werden gespeichert.

6                     Projektschritt duplizieren

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, in dem Sie einen Projektschritt duplizieren möchten.
3. Öffnen Sie den Projektschritt, den Sie duplizieren möchten, im Positionseditor.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors auf „Duplizieren“.
   • Eine neue Position wird vorbereitet. Die Position befindet sich auf derselben Ebene der Projektstruktur wie der duplizierte Projektschritt.
5. Ändern Sie bei Bedarf die Daten des duplizierten Projektschritts.
6. Drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors auf „Übernehmen“.
   • In der Positionsliste wird eine neue Zeile mit den erfassten Daten hinzugefügt.
7. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.
   • Das Projekt und die Projektschritte werden gespeichert.

7                     Vorhandenen Projektschritt hinzufügen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, in dem Sie einen Projektschritt hinzufügen möchten.
3. Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste im Aktionen-Menü auf „Projektschritte hinzufügen…“.
   • Eine Dialogsuche wird geöffnet.
4. Suchen Sie sich mit Hilfe der Suchkriterien den Projektschritt heraus, den Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie den Projektschritt mit der Auswahl-Checkbox aus. Sie können auch mehrere Projektschritte gleichzeitig hinzufügen.
5. Drücken Sie auf „Übernehmen“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
6. Wählen Sie aus, wie der geplante Beginn und das geplante Ende des hinzugefügten Projektschritts ermittelt werden sollen. Eine ausführliche Beschreibung der Auswahlmöglichkeiten finden Sie in der Dokumentation „Projekte“
7. Wenn aufgrund Ihrer Auswahl nötig, geben Sie ein Datum für den geplanten Beginn oder das geplante Ende des Projektschritts ein.
8. Drücken Sie „Projektschritte hinzufügen…“.
   • In der Positionsliste wird eine neue Zeile hinzugefügt. Die Daten des Projektschritts werden übernommen. Nicht übernommen werden die Notizen dun die Projektaktivitäten.
9. Ändern Sie bei Bedarf die Daten des Projektschritts.
10. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.
    • Das Projekt und die Projektschritte werden gespeichert.

8                     Plandaten eines Projektschritts ändern

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, in dem Sie die Daten ändern möchten.
3. Markieren Sie in der Positionsliste den Projektschritt, dessen geplanten Beginn oder dessen geplantes Ende Sie ändern möchten.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste unter dem Aktionen-Menü auf „Plandaten ändern…“.
   • Ein Dialogfenster wird geöffnet.
5. Wählen Sie aus, wie der neue geplante Beginn und das neue geplante Ende des Projektschritts ermittelt werden sollen. Eine ausführliche Beschreibung der Auswahlmöglichkeiten finden Sie in der Dokumentation „Projekte“
6. Wenn aufgrund Ihrer Auswahl nötig, geben Sie ein Datum für den geplanten Beginn oder das geplante Ende des Projektschritts ein.
7. Drücken Sie auf „Übernehmen“.
   • Die geänderten Daten werden übernommen.
8. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
9. Geben Sie den Verantwortlichen und einen Grund für die Änderung an.
10. Drücken Sie auf „Schließen“.
    • Die geänderten Daten werden gespeichert.

9                     Belege zu einem Projektschritt erzeugen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, in dem Sie Belege erzeugen möchten.
3. Markieren Sie in der Positionsliste den Projektschritt, für den Sie einen Beleg erzeugen möchten.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste unter dem Aktionen-Menü z. B. auf „Vertriebsangebot erzeugen…“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
5. Geben Sie die erforderlichen Daten zur Erzeugung des Belegs an.
6. Drücken Sie auf „Übernehmen“.
   • Die Belegbasis wird erzeugt und mit dem Projektschritt verknüpft.

10                Projekt oder Projektschritt abrechnen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, das Sie abrechnen möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter „Projektabrechnung“.
4. Drücken Sie auf dem Karteireiter in der Symbolleiste der Liste auf „Neue Abrechnungsposition erfassen“.
   • In der Liste wird eine neue Zeile hinzugefügt.
5. Geben Sie entweder ein Datum oder einen Projektschritt und einen Fortschrittsgrad an.
6. Geben Sie den abzurechnenden Bruttopreis, den Artikel für die Vertriebsauftragsposition und eine Vertriebs-Auftragsart an.
7. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.
   • Die Abrechnungsposition wird gespeichert.
8. Markieren Sie die Zeile mit der Position, die Sie abrechnen möchten.
9. Drücken Sie unter dem Aktionen-Menü auf dem Karteiereiter „Projektabrechnung“ auf „Position abrechnen…“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
10. Wählen Sie aus, ob Sie die Aktion sofort oder im Hintergrund ausführen möchten, indem Sie den entsprechenden Button drücken.
    • Ein Vertriebsauftrag wird erzeugt, der eine Position mit dem angegebenen Artikel und dem Bruttopreis enthält. Der Vertriebauftrag wird auch dann erzeugt, wenn die in der Abrechnungsposition angegebenen Bedingungen (Datum und Fortschritt) nicht erfüllt sind.

Abhängig davon, ob Sie ein Datum oder einen Projektschritt angegeben haben, wird der Vertriebsauftrag mit der Projektbasis oder dem Projektschritt verknüpft.

Hinweis:
Um alle erfassten Positionen abzurechnen, verwenden Sie die anwendungsbezogene Aktion „Projekt abrechnen“. Mit dieser Aktion werden nur dann Vertriebsaufträge erzeugt, wenn die in der Abrechnungsposition angegebenen Bedingungen (Datum und Fortschritt) erfüllt sind.

11                Abrechnungsposition vor dem Abrechnen löschen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, in dem Sie eine Abrechnungsposition löschen möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter „Projektabrechnung“.
4. Markieren Sie die Zeile mit der Abrechnungsposition, die Sie löschen möchten.
5. Drücken Sie in der Symbolleiste der Liste auf „Abrechnungsposition löschen“.
   • Die Zeile erhält ein Löschkennzeichen.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Speichern“.
   • Die Zeile wird gelöscht und das Projekt wird gespeichert.

12                Durch Abrechnung entstandene Verknüpfung mit einem Vertriebsauftrag löschen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, in dem Sie eine Verknüpfung löschen möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter „Projektabrechnung“.
4. Markieren Sie die Zeile mit dem Vertriebsauftrag, dessen Verknüpfung Sie löschen möchten.
5. Drücken Sie unter dem Aktionen-Menü in der Symbolleiste der Liste auf „Verknüpfung löschen“.
   • Die Verknüpfung wird gelöscht. Die Beträge des Vertriebsauftrags werden bei der Ermittlung der Kosten und Erlöse des Projekts nicht mehr berücksichtigt. Der Vertriebsauftrag selbst wird nicht gelöscht.

13                Erfasste Zeiten zu Projekt übertragen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, zu dem Sie die erfassten Zeiten übertragen möchten.
3. Drücken Sie im Aktionen-Menü der Standard-Symbolleiste auf „Projekt berechnen…“
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
4. Abhängig davon, welche Zeiten Sie übertragen möchten, aktivieren Sie eine, mehrere oder jede der Checkboxen „Freigegebene Zeiten übertragen“, „Erfasste Zeiten übertragen“ und „Abgerechnete Zeiten übertragen“.
5. Wählen Sie aus, ob Sie die Aktion sofort oder im Hintergrund ausführen möchten, indem Sie den entsprechenden Button drücken.
   • Die Zeiten werden zu den Projektschritten und der Projektbasis übertragen. Diese Werte in den Feldern „Ist-Dauer“ in der Projektbasis und den Projektschritten werden aktualisiert.

14                Plandaten des Projekts aktualisieren

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, in dem Sie die Plandaten der Projektbasis aktualisieren möchten.
3. Drücken Sie im Aktionen-Menü der Standard-Symbolleiste auf „Projekt berechnen…“
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
4. Abhängig davon, welche Plandaten Sie aktualisieren möchten, aktivieren Sie eine, mehrere oder jede der Checkboxen „Geplante Kosten summieren“, „Geplante Erlöse summieren“ und „Geplante Dauer summieren“.
5. Wählen Sie aus, ob Sie die Aktion sofort oder im Hintergrund ausführen möchten, indem Sie den entsprechenden Button drücken.
   • Abhängig von Ihrer Auswahl werden die Werte in den Feldern der Projektbasis „Gesamtkosten“, „Gesamterlöse“ und „Geplante Dauer“ aktualisiert.

15                Löschkennzeichen für ein Projekt setzen

Sie können Projekte nicht löschen, aber ein Löschkennzeichen setzen. Beim Reorganisieren werden mit einem Löschkennzeichen versehene Objekte endgültig gelöscht, wenn sie nicht mehr verwendet werden. Objekte mit einem Löschkennzeichen können in anderen Objekten nicht mehr neu zugeordnet werden, z. B. können Sie keine Projektzeitvorlagen für Projekte mit einem Löschkennzeichen erfassen. Zum Zeitpunkt des Setzens des Löschkennzeichens bereits bestehende Zuordnungen können weiterhin verwendet werden.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, für das Sie ein Löschkennzeichen setzen möchten.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Löschkennzeichen setzen“
   • Das Projekt erhält ein Löschkennzeichen.

16                Löschkennzeichen eines Projekts entfernen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Projekte“.
2. Öffnen Sie das Projekt, dessen Löschkennzeichen Sie entfernen möchten.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Löschkennzeichen entfernen“
   • Das Löschkennzeichen wird entfernt.